ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐÀO THỊ THANH XUÂN KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội - 2010 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐÀO THỊ THANH XUÂN KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG Hà Nội - 2010 Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6 Nguồn tài liệu tham khảo 7 Phương pháp nghiên cứu 8 Bố cục đề tài NỘI DUNG 1.1 Chương Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Tổng quan công tác quản lý đô thị 11 1.1.1 Khái niệm chung 11 1.1.2 Nội dung chủ yếu công tác quản lý đô thị 14 1.2 Giới thiệu khái quát Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Vài nét hình thành phát triển Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 20 1.2.1 1.2.2 1.3 Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 Khối lượng, thành phần nội dung tài liệu lưu trữ bảo quản Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Khối lượng, thành phần nội dung tài liệu quản lý đô thị kho Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bảo quản liệu Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Thu thập bổ sung ti liu Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 20 20 23 23 27 38 38 Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 1.4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 39 1.4.3 Công tác bảo quản tài liệu Chương Đánh giá giá trị tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị Giá trị nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Giá trị tài liệu công tác quy hoạch xây dựng đô thị Giá trị tài liệu công tác quản lý giải vi phạm, tố cáo đất đai nhà Giá trị tài liệu việc sử dụng khai thác cơng trình sở hạ tầng kỹ thuật thị Giá trị tài liệu lưu trữ công tác quản lý kiến trúc bảo vệ cảnh quan mơi trường thị Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý thị Khái qt hình thức tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Số lượng, thành phần độc giả đến khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ có liên quan đến công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu liên quan đến công tác quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu khai thác Hiệu việc khai thác, sử dụng tài liệu Sở Quy hoạch – Kiến trúc công tác quản lý đô thị Hà Nội Nhận xét tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Ưu điểm 43 Hạn chế Chương Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc công tác quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội Các giải pháp Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Xây dựng ban hành quy định Sở công tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng Đẩy mạnh cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 76 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.3.1 2.3.2 3.1 3.1.1 3.1.2 Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 45 46 50 51 52 55 55 63 68 69 75 75 80 80 83 Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.2 Đa dạng hóa hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT Thường xuyên tiến hành kiểm tra có báo cáo tình hình cơng tác lưu trữ công tác khai thác, sử dụng TLLT hàng năm Xây dựng, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để quản lý TLLT hồn thiện hệ thống công cụ tra cứu Những kiến nghị khuyến cáo người khai thác, sử dụng 86 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LC 100 102 Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 89 92 93 98 109 Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội MỞ ĐẦU 1- Lý chọn đề tài: Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng xã hội Bất quan dù lớn hay nhỏ, quốc gia dù mạnh hay yếu … trình hoạt động phát triển cần phải có thơng tin, mà tài liệu lưu trữ lại chứa đựng lượng thông tin tương đối lớn Tài liệu lưu trữ không sử dụng để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử mà sử dụng vào nhiều mục đích khác kinh tế, trị, văn hoá, xã hội… Để tài liệu lưu trữ ngày khẳng định ý nghĩa, vị trí to lớn hoạt động xã hội việc sử dụng phát huy giá trị chúng trở thành mục đích nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ Từ ngày 1/8/2008 Thủ đô Hà Nội mở rộng thêm tồn diện tích tự nhiên dân số tỉnh Hà Tây, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc xã huyện Lương Sơn, tỉnh Hồ Bình Việc mở rộng địa giới hành Thành phố Hà Nội đặt thách thức không nhỏ cho nhà quản lý Để có thị phát triển bền vững, có sắc, giữ gìn tính ổn định, quyền thành phố Hà Nội ln coi công tác quản lý đô thị nhiệm vụ quan trọng Công tác quản lý đô thị lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều nội dung như: quản lý quy hoạch xây dựng, đất nhà ở, hạ tầng kỹ thuật, cảnh quan môi trường đô thị … Để quản lý tốt vấn đề trên, quan chức thường xuyên phải sử dụng đến tài liệu lưu trữ để làm sở cho việc xác định quy hoạch giải vấn đề cụ thể Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội quan quản lý nhà nước quy hoạch – kiến trúc Hà Nội Tại Kho Lưu trữ Sở bảo quản nhiều tài liệu công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc, cảnh quan môi trường đô thị … Nguồn tài liệu công cụ giúp nhà quản lý, nhà nghiên cứu khai thác, sử dụng để tìm giải pháp cho vấn đề quy hoạch, quản lý xây dựng cơng trình kiến trúc, cơng trình cơng cộng, cơng trình hạ tầng kỹ thut Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội theo chủ trương phát triển tồn diện Thủ bảo tồn di tích lịch sử, nét văn hoá truyền thống Tuy nhiên, vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội chưa đem lại hiệu cao Đây vấn đề cần quan tâm nghiên cứu Để góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu bảo quản Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nói riêng nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác quản lý đô thị thành phố Hà Nội, chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” 2- Mục tiêu đề tài: Với mục đích trên, đề tài hướng tới mục tiêu sau đây: - Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - Đánh giá nhu cầu thực tế tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội - Đề xuất số giải pháp cụ thể nhằm góp phần đẩy mạnh việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội 3- Nhiệm vụ đề tài: Để thực mục tiêu trên, đề tài triển khai thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu nội dung công tác quản lý đô thị khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - Tìm hiểu nội dung đánh giá giá trị nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội - Nhận xét tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoch - Kin trỳc H Ni Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 Kho sỏt, ỏnh giỏ nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ quản lý đô thị 4- Đối tượng phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau: + Thành phần, nội dung ý nghĩa khối tài liệu lưu trữ bảo quản Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội + Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Từ nêu lên ưu điểm khuyết điểm chúng + Đề xuất số giải pháp nhằm tổ chức nâng cao hiệu việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài sâu nghiên cứu loại hình, nội dung đặc điểm tài liệu bảo quản kho lưu trữ Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội việc khai thác, sử dụng nguồn tài liệu để phục vụ công tác quản lý đô thị Thành phố Hà Nội 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hướng nghiên cứu nhiều người quan tâm Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu, đăng tạp chí chun ngành như: “Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta” tác giả Vũ Thị Phụng - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp đổi mới” tác giả Phan Đình Nham - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - yêu cầu cấp bách mang tính chất xã hội” tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3/1998 … Các viết tập trung nghiên cứu mặt lý luận chung công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; số có đề cập đến quan cụ thể Bên cạnh đó, cịn có số đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ số báo cáo khoa học sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng – trường Đại học KHXH & NV Hà Nội nghiên cứu lĩnh vực Nhưng qua tìm hiểu, chúng tơi thấy có số cơng trình nghiên cứu có liên quan trực tiếp đến đề tài như: Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 Kho sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội phục vụ cơng tác quản lý thị” khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thu Hà Đề tài đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội chính, số hiệu đạt Vì phạm vi tài liệu nhiều, nên đề tài chưa sâu phân tích nội dung nhóm tài liệu phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý quy hoạch xây dựng đô thị giai đoạn 1994 – 2000 Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội” báo cáo khoa học Nguyễn Thị Thùy Dung Nguyễn Thị Kiều Yến - “Khảo sát đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ Phông Sở Xây dựng Hà Nội bảo quản Trung tâm Lưu trữ UBND thành phố Hà Nội phục vụ quản lý quy hoạch đô thị” báo cáo khoa học tham gia hội nghị khoa học sinh viên Ngồi ra, cịn có viết “Cơng tác lưu trữ vai trị lĩnh vực quản lý thị thành phố Hà Nội” PGS.TS Vũ Thị Phụng (Kỷ yếu Hội thảo khoa học chủ đề “Quản lý phát triển Thăng Long – Hà Nội” UBND Thành phố Hà Nội, T3/2008) Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, chưa có đề tài sâu nghiên cứu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị thành phố Hà Nội Vì thế, đề tài luận văn chúng tơi có kế thừa, khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu trước 6- Nguồn tài liệu tham khảo: Để thực đề tài này, dựa vào nguồn tài liệu chủ yếu sau : + Các văn quy phạm pháp luật tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, nghị định hướng dẫn, thông tư, định … + Các văn quy phạm Nhà nước liên quan đến vấn đề quy hoạch, kiến trúc, xây dựng Lut Xõy dng, Lut Quy hoch Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 Kho sỏt, ỏnh giỏ nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội + Các tài liệu liên quan đến sở lý luận chung công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: giáo trình, cơng trình, đề tài nghiên cứu cấp độ khác nhau, báo cáo khoa học, tham luận kỷ yếu hội nghị, viết đăng tải tạp chí chuyên ngành, luận văn tiến sĩ, thạc sĩ … liên quan đến đề tài + Một số báo cáo công tác lưu trữ quan, đơn vị bảo quản Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội + Các viết báo, tạp chí, trang web có đề cập đến vấn đề quy hoạc, kiến trúc xây dựng + Nguồn tài liệu quan trọng tài liệu khảo sát từ thực tế Kho lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 7- Phương pháp nghiên cứu: Đề tài thực sở vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lênin, đặc biệt chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử; sử dụng nguyên tắc trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc sử dụng xuyên suốt trình nghiên cứu đề tài Trên sở phương pháp luận nói trên, đề tài cịn vận dụng phương pháp cụ thể sau đây: - Phương pháp khảo sát thực tế: áp dụng để khảo sát thành phần, nội dung tài liệu tình hình cơng tác lưu trữ, cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội - Phương pháp mơ tả, thống kê, phân tích: phương pháp sử dụng để giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu bảo quản Kho lưu trữ Sở; thống kê số lượng tài liệu khai thác thành phần độc giả đến khai thác - Phương pháp tổng hợp: đề tài sử dụng phương pháp việc tổng kết thực trạng đưa giải pháp khắc phục hạn chế công tác khai thác, sử dụng tài liệu Sở Quy hoạch - Kiến trúc H Ni Đào Thị Thanh Xuân Khoá: 2006 - 2009 ... đích phục vụ cho công tác quản lý đô thị thành phố Hà Nội, chọn đề tài ? ?Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội? ?? 2-. .. công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội Nội dung chương gồm: Phân tích giá trị nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến. .. nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội phục vụ công