QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH GIẢI PHÁP KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM (VISCO) CÁC LOẠI HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU XUẤT KHẨU XUẤT PHI MẬU DỊCH TẠM XUẤT, TÁI NHẬP NHẬP KHẨU XUẤT KHẨU TẠI CHỖ NHẬP PHI MẬU DỊCH TẠM NHẬP, TÁI XUẤT NHẬP KINH DOANH A MỤC ĐÍCH: Đảm bảo cho Nhân viên XNK thực đầy đủ theo trình tự bước để đạt hiệu tốt công việc B PHẠM VI ÁP DỤNG: Áp dụng cho Phịng Xuất nhập thuộc Cơng ty TNHH Giải pháp kiểm định Việt Nam (VISCO) C NỘI DUNG: Quy trình xuất nhập hàng hóa: Xuất phi mậu dịch Tạm xuất, tái nhập Xuất chỗ Nhập phi mậu dịch Tạm nhập, tái xuất Nhập kinh doanh Quy trình Xuất nhập QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HĨA [IMPORT/ EXPORT PROCESS] … XUẤT PHI MẬU DỊCH TẠM XUẤT, TÁI NHẬP Điều kiện áp dụng VISCO xuất hàng với VISCO xuất hàng mục đích khơng phải để sửa chữa, bảo thương mại (hàng hành… sau hoàn quà tặng, hàng thành việc sửa chữa, mẫu ) bảo hành VISCO tiến hành tái nhập Quy trình 1/ Thỏa thuận việc giao hàng; 2/ Xuất kho; (1) 3/ Thông quan; (2) 4/ Lưu chứng từ (9) XUẤT KHẨU TẠI CHỖ NHẬP PHI MẬU DỊCH TẠM NHẬP, TÁI XUẤT NHẬP KINH DOANH VISCO xuất bán cho VISCO nhập hàng với VISCO nhập hàng với VISCO nhập hàng đối tác (xuất vào Khu mục đích khơng phải mục đích khơng phải với mục đích thương chế xuất Khu thương mại (hàng thương mại (hàng mại (nhập bán cho công nghiệp) 1/ Thỏa thuận việc 1/ Xuất kho; (1) giao hàng; 2/ Thông quan; (2) 2/ Xuất kho; (1) 3/ Lưu chứng từ (9) 3/ Thông quan; (2) 4/ Tái nhập; (7) 5/ Lưu chứng từ (9) mẫu, hàng quà tặng, mượn cho hội thảo, đối tác) khuyến ) hội nghị ) 1/ Thỏa thuận việc giao hàng; 2/ Thông quan; (6) 3/ Nhập kho; (8) 4/ Lưu chứng từ (9) 1/ Thỏa thuận việc giao hàng; 2/ Thông quan; (6) 3/ Nhập kho; (8) 4/ Tái xuất; (7) 5/ Lưu chứng từ (9) 1/ Hỏi giá; (3) 2/ Đặt hàng; (4) 3/ Thanh toán; (5) 4/ Thông quan; (6) 5/ Nhập kho; (8) 6/ Lưu chứng từ (9) Biểu mẫu - Các biểu mẫu quy trình Hỏi giá, Báo giá, Đặt hàng, Xuất nhập kho, Lưu trữ chứng từ… VISCO quy định; - Các biểu mẫu quy trình Thanh tốn Ngân hàng quy định; - Các biểu mẫu quy trình Thơng quan hàng hóa Bộ tài Tổng cục Hải quan quy định Theo: Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010; Thông tư số 205 /2010/TT-BTC ngày 15/12/2010; Quyết định số 1257/TCHQ-QĐ ngày 14/12/2001;  Công văn số 3640/TCHQ-GSQL ngày 22/06/2009    Chú ý Xem nội dung biểu để biết thêm chi tiết quy trình (1) - Biểu - Xuất kho (2) - Biểu - Thông quan hàng xuất (3) - Biểu - Hỏi giá Quy trình Xuất nhập (4) - Biểu - Đặt hàng (5) - Biểu - Thanh toán (6) - Biểu - Thông quan hàng nhập (7) - Biểu – Thông quan hàng tái nhập, tái xuất (8) - Biểu - Nhập kho (9) - Biểu - Lưu chứng từ Biểu XUẤT KHO [NOTICE OF DELIVERY] Quy trình 1/ Nhân viên XNK đề nghị Bộ phận quản lý kho xuất hàng 2/ Phải kiểm tra hàng hóa đảm bảo xuất hàng theo yêu cầu 3/ Sau thông quan, tiến hành bàn giao hàng cho công ty dịch vụ vận tải trực tiếp bàn giao hàng cho đối tác Biểu mẫu - …/ Chú ý …/ Quy trình Xuất nhập Biểu THÔNG QUAN HÀNG XUẤT KHẨU [EXPORT CUSTOMS DECLARATION] … XUẤT PHI MẬU DỊCH TẠM XUẤT XUẤT KHẨU TẠI CHỖ Quy trình 1/ Chuẩn bị hàng để xuất 2/ Tiến hành truyền liệu phần mềm qua mạng làm thủ tục thông quan chi cục Hải quan nơi xuất hàng 3/ Thông báo cho bên liên quan việc hoàn thành thủ tục xuất hàng Hồ sơ chứng từ - Giấy giới thiệu: 02 bản; - Giấy giới thiệu: 01 bản; - Giấy giới thiệu: 01 bản; - TKHQ: 02 gốc (Form 1.1) ; - TKHQ: 02 gốc (Form 1.1); - TKHQ: 02 gốc (Form 1.2); - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ - Phụ lục TKHQ: 02 gốc (nếu cần) (Form 3) sung chứng từ sau: sung chứng từ sau: ; - Hóa đơn: 01 gốc ; - Hóa đơn thương mại: 01 gốc; - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ - Thông báo định thoả - Hợp đồng cho mượn, cho thuê/ thỏa thuận sung chứng từ sau: thuận biếu, tặng hàng hóa: 01 sao; xuất để sửa chữa, bảo hành… : 01 sao; - TKTGTT: 02 gốc (Form 3.*); - trường hợp - Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 - Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 xuất khơng nhiều 08 mục hàng hóa; 04 gốc; gốc; gốc - trường hợp xuất nhiều 08 - Vận đơn: 01 gốc - Vận đơn: 01 gốc mục hàng hóa… - Chứng từ khác (nếu cần) - Chứng từ khác (nếu cần) - Hóa đơn thương mại: 01 gốc; - Packinglist: 01 gốc; - Hợp đồng ngoại thương: 01 sao; - Chứng từ khác (nếu cần) Biểu mẫu - Form 1.1: HQ/2002-PMD Quy trình Xuất nhập - Form 1.1: HQ/2002-PMD - Form 1.2: HQ/2009-TC - Form 2.1: PLTKHQ/2009-TC - Form 3.*: Biểu HỎI GIÁ [INQUIRY] … Đối với sản phẩm phân phối độc quyền Quy trình Sản phẩm quen thuộc Đã có Bảng giá dành cho Nhà phân phối thức Việt Nam Sản phẩm Đối với sản phẩm khác Một số nhà cung cấp VISCO thường liên hệ: Liên hệ với nhà cung cấp để hỏi giá: 1/ Nhân viên XNK điền đầy đủ thông tin vào form RFQ (Form 4.1) gửi email cho NCC để yêu cầu báo giá (CC email cho người có liên quan) 2/ Sau nhận báo giá từ NCC, tập hợp lại thông tin làm sở báo giá cho phòng Kinh doanh Báo giá coi đầy đủ thể thơng tin sau: * Mơ tả hàng hóa: Tên, Model, Thông số kỹ thuật… * Số lượng * Đơn giá * Điều kiện giao hàng * Điều kiện tốn 3/ Tính tốn chi phí nhập gửi báo giá cho phòng Kinh doanh (CC email cho người có liên quan) 4/ Lưu báo giá vào file tài liệu Biểu mẫu - Form 4.1: RFQ Chú ý - Khi yêu cầu báo giá, nhân viên XNK nên đề nghị NCC báo giá với điều kiện giao hàng EXW FCA Với điều kiện VISCO chủ động tính mức cước phí vận tải sử dụng dịch vụ vận tải có lợi để tiết kiệm chi phí nhập (Fedex, UPS, DHL, Forwarder ) Quy trình Xuất nhập [Biểu 4] ĐẶT HÀNG [ORDER] Điều kiện - Hợp đồng đầu ký; - Khách hàng chuyển tiền đặt cọc (tùy thuộc vào điều kiện toán HĐ đầu ra); - Trong trường hợp cần thiết phải đặt hàng sớm (VD: Khách hàng chưa chuyển tiền đặt cọc, hợp đồng đầu chưa ký xong …) cần phải có xác nhận Giám đốc, Phó giám đốc người có thẩm quyền khác cơng ty để tiến hành đặt hàng Quy trình 1/ Lập Đơn đặt hàng P/O (Form 4.2) gửi email cho NCC để đặt hàng (CC email cho người có liên quan) 2/ Sau nhận xác nhận đặt hàng từ NCC lưu P/O vào file tài liệu Biểu mẫu - Form 4.2: P/O Chú ý - Đối với NCC khác mới: phải cố gắng thương thảo điều kiện thương mại cách phù hợp tối ưu - Khi có đơn đặt hàng mà thời điểm đặt hàng gần nhau, phải kiểm tra nơi NCC giao hàng để kết hợp đơn hàng với cho có lợi làm thủ tục thông quan Hải quan để hạn chế tối đa việc bị áp thuế suất cao giảm chi phí thơng quan hàng hóa - Nhân viên XNK phải cân nhắc thời gian NCC giao hàng, thời gian cần giao hàng cho đối tác nước, thời hạn tốn để chọn ngày giao hàng có lợi nhất, tránh giữ hàng kho lâu toán sớm cho NCC - Nhân viên XNK nên đề nghị NCC giao hàng theo điều kiện EXW FCA cung cấp trọng lượng, kích thước hàng hóa để VISCO tự chủ động cước phí vận tải sử dụng dịch vụ vận tải (Fedex, UPS, DHL, Forwarder ) có lợi nhằm tiết kiệm chi phí nhập Quy trình Xuất nhập [Biểu 5] THANH TOÁN [PAYMENT] Đối với hãng phân phối độc quyền … Nội dung - VISCO trả chậm 60 ngày kể từ ngày NCC giao hàng (ngày lập hóa đơn thương mại / ngày lập vận tải đơn) Thanh toán T/T Đối với nhà cung cấp khác - Đối với nhà cung cấp có mối quan hệ tốt từ trước: khuyến khích tốn T/T để tiết kiệm chi phí thời gian - Đối với nhà cung cấp lần đầu có mối quan hệ chưa tốt: khuyến khích tốn L/C để đảm bảo an tồn cho VISCO Quy trình Thanh tốn T/T Thanh tốn L/C 1/ Phịng XNK kết hợp với Phịng Kế tốn để chọn ngày toán phù hợp (theo thời hạn toán theo tình hình tài chính) 2/ Nhân viên XNK lập chứng từ toán gửi tới NH theo dõi q trình tốn tiền chuyển cho đối tác 3/ Thông báo cho đối tác bên liên quan việc hoàn thành toán 1/ Mở L/C (liên hệ NH để biết chi tiết thủ tục mở L/C) 2/ Yêu cầu NH Ký hậu vận đơn phát hành Bảo lãnh nhận hàng Chứng từ Vietcombank Techcombank Phòng TTQT: Ms Hiền/Ms Trà (04.3755.6380) - Lệnh chuyển tiền: 02 gốc (Form 5.1); Đơn xin mua ngoại tệ: 01 gốc (Form 5.2) ; Invoice: 01 sao; TKHQ: 01 gốc; P/O: 01 Biểu mẫu - Form 5.1: VCB-LCT - Form 5.2: VCB-DXMNT Phịng TTQT: Ms Hồi Linh (04.2220.8989/133), Phòng QHKH: Ms Hiền (04.2220.8989/139) - Lệnh chuyển tiền : 02 gốc (Form 6.1); HĐ mua bán ngoại tệ : 01 gốc (Form 6.1); TKHQ: 01 gốc ; P/O: 01 sao; Invoice: 01 gốc - Form 6.1: TCB-LCT - Form 6.2: TCB-HDMBNT - Thư yêu cầu Ký hậu vận đơn/ Thư yêu cầu phát hành Bảo lãnh nhận hàng: 01 gốc; - Invoice: 01 - Vận tải đơn: 01 gốc (nếu y/c ký hậu vận đơn); 01 (nếu y/c phát hành bảo lãnh nhận hàng); - Khế ước nhận nợ (nếu toán vốn vay) / Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu toán vốn tự có): 01 gốc - / Chú ý - Đối với trường hợp VISCO chuyển tiền nguồn vốn vay phịng XNK phải liên hệ với cán tín dụng ngân hàng để lập 01 chứng từ vay vốn Ngân hàng - Phòng XNK ý đến thời hạn toán để làm thủ tục chuyển tiền cho Olympus kịp thời, tránh ảnh hưởng đến uy tín Cơng ty - Đối với VISCO HN liên hệ với Ngân hàng sau: Quy trình Xuất nhập [Biểu 6] THÔNG QUAN HÀNG NHẬP KHẨU [IMPORT CUSTOMS DECLARATION] NHẬP PHI MẬU DỊCH … Quy trình 1/ 2/ 3/ 4/ 5/ TẠM NHẬP NHẬP KINH DOANH Nhận thông báo hàng Lập chứng từ để khai báo Hải quan Truyền khai báo liệu điện tử phần mềm để lấy số tờ khai Tiến hành thông quan hàng hóa Chi cục Hải quan nơi hàng Thông báo cho bên liên quan việc hoàn thành thủ tục nhập hàng Chứng từ - Giấy giới thiệu: 02 bản; - Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan: 01 bản; - TKHQ: 02 gốc (Form 1.1); (nếu luồng xanh) - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung chứng từ sau: - Invoice: 01 gốc; - Packing List: 01 gốc – trường hợp nhập nhiều 01 kiện hàng; - Vận đơn: 01 gốc; - Thông báo định thoả thuận biếu, tặng hàng hóa: 01 sao; - Cơng văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 gốc; - Chứng từ khác (nếu cần) Quy trình Xuất nhập - Giấy giới thiệu: 02 bản; - Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan: 01 bản; - TKHQ: 02 gốc (Form 1.1); (nếu luồng xanh) - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung chứng từ sau: - Giấy giới thiệu: 02 bản; - Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan: 01 (Form 7.*); - TKHQ: 02 gốc (Form 1.3); (nếu luồng xanh) - Phụ lục TKHQ: 02 gốc (Form 2.2) – trường hợp nhập nhiều 03 mục hàng hóa; - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ - Invoice: 01 gốc; - Packing List: 01 gốc – trường hợp nhập sung chứng từ sau: nhiều 01 kiện hàng; - TKTGTT: 02 gốc - trường hợp nhập - Vận đơn: 01 gốc; khơng nhiều 08 mục hàng hóa; 04 - Hợp đồng mượn, thuê… : 01 sao; gốc - trường hợp nhập nhiều 08 mục - Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 hàng hóa… gốc; - PL TKTGTT: 02 gốc (nếu cần) (Form 3.2); - Chứng từ khác (nếu cần) - Invoice: 01 gốc; - Packing List: 01 gốc – trường hợp nhập nhiều 01 kiện hàng; - Vận đơn: 01 gốc; - P/O: 01 sao; - Chứng từ khác (nếu cần) Biểu mẫu - Form 1.1: HQ/2002-PMD - Form 1.1: HQ/2002-PMD - Form Form Form Form Form Form Form 1.3: 2.2: 3.1: 3.2: 7.1: 7.2: 7.3: HQ/2002-NK PL TK/2002-NK HQ/2008-TGTT HQ/2008-PLTG Phieu tiep nhan Fedex Phieu tiep nhan UPS Phieu tiep nhan HSHQ Chú ý - Nhân viên XNK phải ý khai báo TKHQ cho máy phụ kiện chấp nhận đồng để hưởng mức thuế NK thấp - Chuẩn bị P/O, Invoice, Packing List, Vận tải đơn cho thơng tin tồn chứng từ thống với phù hợp với mục đích khai báo TKHQ Hướng dẫn khai TKHQ:  Khai báo tên hàng hóa cách dễ hiểu Tên hàng phải đầy đủ, chi tiết ký mã hiệu, nhãn hiệu, xuất xứ hàng hoá, phù hợp với tiêu chí tờ khai trị giá Cụ thể: Tên hàng khai báo tên thương mại thông thường kèm theo đặc trưng hàng hoá, như: Cấu tạo, vật liệu cấu thành, thành phần, hàm lượng, cơng suất, kích cỡ, kiểu dáng, cơng dụng, nhãn hiệu, xuất xứ,… (theo Khoản 1.3.1.1, Điều 24, Phần II, Chương III, Thông tư 205/2010/TT-BTC ngày 15/12/2010)   Phần địa người xuất khẩu: cần ghi tên quốc gia, không cần ghi địa chi tiết Chú ý phần: Tỷ giá tính thuế (thường xuyên thay đổi), Điều kiện giao hàng Xuất xứ hàng hóa (theo P/O Invoice), đơn hàng giao hàng phần (cần thể thông tin P/O), Invoice + Packing List bên thứ phát hành (cần thể thông tin P/O) Quy trình Xuất nhập [Biểu 7] THƠNG QUAN HÀNG TÁI NHẬP, TÁI XUẤT [IMPORT CUSTOMS DECLARATION] TÁI NHẬP … Quy trình 1/ 2/ 3/ 4/ 5/ Nhận thơng báo hàng Lập chứng từ để khai báo Hải quan Truyền khai báo liệu qua mạng để có kết thơng quan Tiến hành thơng quan hàng hóa Chi cục Hải quan nơi hàng Thông báo cho bên liên quan việc hàng TÁI XUẤT 1/ Chuẩn bị hàng để tái xuất 2/ Lập chứng từ để khai báo Hải quan 3/ Truyền khai báo liệu qua mạng để có kết thông quan 4/ Tiến hành thủ tục thông quan Chi cục Hải quan nơi xuất hàng 5/ Thông báo cho bên liên quan việc hoàn thành thủ tục xuất hàng Chứng từ - Giấy giới thiệu: 02 bản; - Giấy giới thiệu: 02 bản; - TKHQ PMD: 02 gốc (Form 1.1); - TKHQ PMD: 02 gốc (Form 1.1); - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung chứng từ - > Nếu TK phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung chứng từ sau: sau: - Invoice: 01 gốc; - Invoice: 01 gốc; - Packing List: 01 gốc – trường hợp nhập nhiều 01 kiện hàng; - Packing List: 01 gốc – trường hợp nhập nhiều 01 kiện - Vận đơn: 01 gốc; hàng; - TKHQ tạm nhập trước đây: 01 sao; - Vận đơn: 01 gốc; - Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 gốc; - TKHQ tạm xuất trước đây: 01 sao; - Chứng từ khác (nếu cần) - Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 gốc; - Chứng từ khác (nếu cần) Biểu mẫu - Form 1.1: HQ/2002-PMD Chú ý - …/ Quy trình Xuất nhập 10 [Biểu 8] NHẬP KHO [NOTICE OF ARRIVAL] Quy trình 1/ Sau thơng quan hàng hóa xong, nhân viên XNK phải kiểm tra hàng hóa đảm bảo hàng nhập theo đơn đặt hàng 2/ Tiến hành bàn giao hàng cho Bộ phận quản lý kho để nhập kho Biểu mẫu - …/ Chú ý - …/ Quy trình Xuất nhập 11 BIỂU LƯU CHỨNG TỪ [ARCHIVE DOCUMENTS] Quy trình 1/ Sau hồn thành thủ tục thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, nhân viên XNK tiến hành lưu trữ hồ sơ chứng từ vào file tài liệu 2/ Bộ hồ sơ lưu trữ theo thứ tự bao gồm:  TKHQ: 01 Bản lưu người khai HQ  PL TKHQ: 01 Bản lưu người khai HQ (nếu có)  TGTT: 01 gốc  P/O: 01  Vận tải đơn: 01 gốc / 01  Invoice: 01 gốc  Packing List: 01 gốc  C/O, C/Q: gốc +  Các chứng từ khác cần thiết 3/ Nhập số liệu lô hàng vào Sổ theo dõi hàng Xuất nhập file Excel theo dõi hàng xuất nhập Biểu mẫu - …/ Chú ý - Ngoài gốc chứng từ, lưu thêm tùy mục đích sử dụng Quy trình Xuất nhập 12 ... mẫu quy trình Hỏi giá, Báo giá, Đặt hàng, Xuất nhập kho, Lưu trữ chứng từ… VISCO quy định; - Các biểu mẫu quy trình Thanh tốn Ngân hàng quy định; - Các biểu mẫu quy trình Thơng quan hàng hóa. .. 4/ Lưu chứng từ (9) XUẤT KHẨU TẠI CHỖ NHẬP PHI MẬU DỊCH TẠM NHẬP, TÁI XUẤT NHẬP KINH DOANH VISCO xuất bán cho VISCO nhập hàng với VISCO nhập hàng với VISCO nhập hàng đối tác (xuất vào Khu mục đích... với Ngân hàng sau: Quy trình Xuất nhập [Biểu 6] THÔNG QUAN HÀNG NHẬP KHẨU [IMPORT CUSTOMS DECLARATION] NHẬP PHI MẬU DỊCH … Quy trình 1/ 2/ 3/ 4/ 5/ TẠM NHẬP NHẬP KINH DOANH Nhận thông báo hàng Lập