DỰ ÁN:CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CĨ Q, CĨ NHÀ BẠC TỶ” – Ngân hàng MHB LÊ HỒ NGỌC UN OU - MBA12B [DỰ ÁN:CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB MỤC LỤC GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page LÊ HỒ NGỌC UYÊN OU - MBA12B [DỰ ÁN:CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CĨ Q, CĨ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB Giới thiệu 1.1 Tổng quan Ngân hàng Phát triển nhà đồng sông Cửu Long (MHB) ngân hàng thương mại hoạt động đa năng, đóng vai trị chủ đạo cho vay phát triển nhà ở, xây dựng kết cấu hạ tầng, hoạt động an toàn, hiệu MHB cung cấp đầy đủ sản phẩm, dịch vụ tài ngân hàng đại 1.2 Lý hình thành dự án Để tăng cường mục tiêu huy động vốn từ khách hàng cá nhân, Tổng giám đốc Ngân hàng MHB định triển khai chương trình khuyến mại “CĨ LÃI, CĨ Q, CĨ NHÀ BẠC TỶ” tồn hệ thống, dành cho sản phẩm tiền gửi tiết kiệm với hai mục tiêu: Tăng trưởng huy động vốn thu hút khách hàng gửi Dự án Phòng Marketing Hội sở Ngân hàng MHB trực tiếp đạo thực giám sát Ban Giám đốc Báo cáo nhằm đánh giá lại trình thực Dự án, rút mặt mạnh, mặt yếu trình thực để Ban lãnh đạo cấp tồn thể nhân viên có nhìn sâu sát rút kinh nghiệm cho việc thực Dự án tương tự tốt Mục tiêu dự án: Tăng trưởng huy động vốn thu hút khách hàng gửi mới, cụ thể: Các chi nhánh cấp I: Sài Gòn, Chợ Lớn, Gia Định, Đồng Tháp, Cần Thơ, Hà Nội, Quảng Ninh Vốn huy động từ dự án Từ 30.000.000.000 đồng trở lên Khách hàng từ dự án Từ 100 khách hàng trở lên Các chi nhánh lại Vốn huy động từ dự án Từ 10.000.000.000 đồng trở lên Khách hàng từ dự án Từ 50 khách hàng trở lên Quy mô, phạm vi dự án Tên Dự án: “Chương trình khuyến mại CÓ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” Quy mơ: Dự án thực tồn hệ thống Ngân hàng MHB Thời gian thực dự án: 112 ngày, từ ngày 12/09/2012 đến ngày 08/02/2013 GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page LÊ HỒ NGỌC UYÊN OU - MBA12B [DỰ ÁN:CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CĨ Q, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB Thời gian chương trình khuyến mại diễn ra: 45 ngày, từ ngày 26/11/2012 đến ngày 28/01/2013 Nhân sự: Các phận tham gia 3.1 • • • • • • Phịng Marketing Phịng Chế độ kế tốn kiểm tra Phịng Kế tốn - Tài Ban Quản lý nguồn vốn Ban quản lý Core Banking Trung tâm thẻ Phòng Markering xây dựng chương trình, chịu trách nhiệm triển khai giám sát toàn hệ thống Báo cáo trực tiếp Tổng Giám Đốc có phát sinh  Chi tiết cơng việc cụ thể sau: Bộ Phận Phòng Marketing Phòng Chế độ kế tốn kiểm tra Phịng Kế tốn – Tài Ban Quản lý nguồn vốn GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Mô tả công việc - Sản xuất quà tặng chuyển quà tặng cho Chi nhánh/Sở giao dịch - Thiết kê/sản xuất phương tiện quảng cáo Banner, Pano, Poster, thư ngỏ gửi CN/SGD - Tổ chức quay thưởng, trao giải - Tiến hành thực hoạt động PR cần thiết phương tiện truyền thơng - Lập hướng dẫn quy trình quản lý báo cáo quà tặng - Lập biểu mẫu quản lý, báo cáo quà tặng hướng dẫn CN/SGD thực - Đối với quà tặng: Căn danh sách khách hàng nhận quà, hạch toán ghi nhận chi phí - Đối với khách hàng trúng thưởng: Ghi có vào tài khoản thẻ cho khách hàng; Riêng với giải đặc biệt vào Hợp đồng mua bán hộ toán tiền cho Bên bán - Tính tốn ban hành lãi suất chương trình khuyến mại theo Page LÊ HỒ NGỌC UYÊN OU - MBA12B [DỰ ÁN:CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB - Ban Quản lý Core Banking - Trung tâm thẻ - quy định Ngân hàng nhà nước Phân bổ doanh số CN/SGD Viết phần mềm lập mã dự thưởng, quà tặng, phần mềm giám sát & báo cáo kết quản lý chương trình Cung cấp báo cáo doanh số số lượng khách hàng chương trinh In thẻ cho khách hàng trúng thưởng Chi phí 3.2 Chi phí chương trình phát sinh phận Marketing Bộ phận Tài – Kế tốn công việc sau: Sản xuất quà tặng Vận chuyển quà tặng Thiết kế/sản xuất Banner, Pano quảng cáo trời, Poster, Thư ngỏ, Clip quảng cáo Radio, thiết kế quảng cáo báo • Chương trình Tổ chức quay thưởng, trao giải • PR phương tiện truyền thơng • Chi trả cho khách hàng trúng thưởng • • • Dự kiến chi phí cụ thể sau: Cơng việc Sản xuất quà tặng Thiết kế sản xuất quảng cáo PR Vận chuyển Chi trả trúng thưởng Tổ chức quay thưởng, trao giải Tổng cộng Chi phí dự kiến (Đvt: đồng) 550.000.000 250.000.000 100.000.000 100.000.000 2.500.000.000 50.000.000 4.200.000.000 Trưởng phận Marketing Trưởng phịng Tài – Kế tốn có trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý báo cáo với TGĐ để phê duyệt khoản chi phí nêu trên, đảm bảo đạt hiệu tối đa cho Dự án Thời gian 3.3 - Thời gian thực dự án: 112 ngày kể từ ngày 12/9/2012 - Thời điểm bắt đầu: 12/09/2012 GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page LÊ HỒ NGỌC UYÊN OU - MBA12B - [DỰ ÁN:CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB Các mốc thời gian sau: Stt Cơng việc Thời gian Lập BQL Dự án Lên quy trình thực Lập dự tốn khoản chi trình TGĐ Đặt thiết kế mẫu sản xuất quà, quảng cáo Ban hành công văn hướng dẫn thực đến toàn hệ thống Chuyển quà pano xuống tồn chi nhánh Hồn thiện hình thức Chi nhánh thực PR phương tiện truyền thông Các Chi nhánh/SGD bắt đầu áp dụng chương trình Tổ chức quay thưởng, trao giải tổng kết chương trình Kết thúc Tuần tháng Tuần tháng Tuần tháng Tuần tháng 10 Tuần tháng 10 10 Cơ cấu công việc (WBS) GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page Tuần tháng 10 Tuần tháng 10 Tuần tháng 11 Tuần tháng GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page Tiến độ dự án Cơng việc Thời gian Lập BQL Dự án days Lên quy trình thực days Lập Dự toán days Đặt thiết kế mẫu sản xuất quà, pano 20 days quảng cáo Chuyển quà pano xuống chi nhánh 15 days Hồn thiện chương trình tổ chức PR 11 days Ban hành công văn hướng dẫn toàn hệ 10 days thống Lập phần mềm cho chương trình 20 days Vận hành thử nghiệm hoàn thiện phần days mềm Áp dụng chương trình 45 days Tổ chức quay thưởng, trao giải days Tổng kết chương trình days GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page Bắt đầu Wed 9/12/12 Fri 9/14/12 Wed 9/19/12 Kết thúc Thu 9/13/12 Tue 9/18/12 Thu 9/20/12 Fri 9/21/12 Thu 10/18/12 Fri 10/19/12 Fri 11/9/12 Thu 11/8/12 Fri 11/23/12 Wed 9/19/12 Tue 10/2/12 Wed 9/19/12 Tue 10/16/12 Wed 10/17/12 Tue 10/23/12 Mon 11/26/12 Tue 1/29/13 Tue 2/5/13 Mon 1/28/13 Mon 2/4/13 Fri 2/8/13 GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page Ma trận phân công trách nhiệm (RAM) GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 10 Trách nhiệm Mối quan hệ Bộ phận Dự án- RACI GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 11 Thể lệ chương trình khuyến “CĨ LÃI, CĨ Q, CĨ NHÀ BẠC TỶ” Hàng hóa, dịch vụ khuyến mãi: Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn từ tháng đến tháng Thời gian khuyến mãi: từ ngày đến ngày Địa bàn khuyến mãi: áp dụng địa điểm giao dịch Ngân hàng MHB tồn quốc Hình thức khuyến mãi: Khách hàng tham gia khuyến mại nhận 02 hình thức quyền lợi sau: 4.1 Quay số xác định trúng thưởng, áp dụng cho kỳ hạn từ tháng đến tháng 4.2 Tặng quà khách hàng gửi tiết kiệm từ tháng, áp dụng cho tất khách hàng cá nhân tham gia chương trình Khách hàng chương trình khuyến mại: Khách hàng cá nhân người Việt Nam, người Việt Nam định cư nước ngoài, cá nhân nước cư trú, hoạt động hợp pháp lãnh thổ Việt Nam theo quy định pháp luật Việt Nam Cơ cấu giải thưởng quay số xác định trúng thưởng (bằng VND): Tổng giá trị giải thưởng 2.707.878.800 đồng Cơ cấu thưởng giải Nội dung giải thưởng hộ chung cư Giải đặc biệt cao cấp Lan Phương Giải Thẻ ATM Giải nhì Thẻ ATM Giải khuyến khích Thẻ ATM - Trị giá giải Số thưởng (vnđ) giải Thành (vnđ) tiền 1.079.878.800 01 1.079.878.800 10.000.000 2.000.000 44 44 440.000.000 88.000.000 500.000 2200 1.100.000.000 Tổng 2289 2.707.878.800 Đối với giải nhất: chi nhánh giải Đối với giải nhì: chi nhánh giải nhì Đối với giải khuyến khích: giải chi nhánh 50 giải khuyến khích Đối với giải đặc biệt: giải thưởng hộ chung cư cao cấp Lan Phương có diện tích 62,93 m2 tọa lạc 104 Hồ Văn Tư – Phường Trường Thọ - Quận Thủ Đức – TP.HCM, giải cho toàn hệ thống Ngân hàng MHB GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 12 Gải thưởng quà tặng ngay: Kỳ hạn tháng tháng – tháng GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Mức tiền gửi khách Quà tặng hàng Từ 100 triệu đến túi shopping MHB 250 triệu Từ 250 triệu đến túi đeo đa MHB 550 triệu túi cần đẩy cao cấp Từ 550 triệu trở lên MHB Từ 60 triệu đến 200 túi shopping MHB triệu Từ 200 triệu đến túi đeo đa MHB Page 13 400 triệu Từ 400 triệu trở lên tháng – tháng túi cần đẩy cao cấp MHB Từ 30 triệu đến 100 túi shopping MHB triệu Từ 100 triệu đến túi đeo đa MHB 200 triệu túi cần đẩy cao cấp Từ 200 triệu trở lên MHB Liên lạc, Giao tiếp Quản lý thông tin Dự án: P Marketing BAN GIÁM ĐỐC 9.1 Liên lạc, Giao tiếp - P BAN GIÁM Trưởng dự án tứcMarketing ĐỐC phận Marketing người đứng đầu Dự án, làm đầu mối Trưởng liên hệ cần trao đổi, kiểm tra công việc phong ban chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc - Các hình thức trao đổi thơng tin thành viên dự án: o o Email o Điện thoại o - Các văn như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên Fax Họp hàng tuần vào thứ sáng để thành viên Báo cáo, trao đổi công việc  Danh sách thành viên Ban QLDA Bộ Phận Phòng Marketing Liên hệ Ms Thảo – TP Ms Ngọc P Chế độ Kế toán Ms Dung kiểm tra Ban quản lý Core Mr Khoa Banking Trung tâm thẻ Ms Minh Anh GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Điện thoại Fax 08.3930905 08.3930906 0943.997.363 Email ngocpxp@mhb.com.vn 08 39153985 08.39153989 08.35210785 khoavnd@mhb.com.vn 08.38226812 anhpm@mhb.com.vn Page 14 9.2 Quản lý thông tin - Các thông tin giao tiếp bên tham gia dự án thực với u cầu nhanh chóng, xác phải xác nhận bên thông qua văn fax - Hồ sơ phòng lưu trữ theo trình tự thời gian phân loại sau: o Văn bản, giấy tờ giao dịch, ấn phẩm liên quan đến dự án o Hồ sơ kế toán - tài chính: Các hóa đơn, hợp đồng với đối tác cung cấp Các chứng từ thu – chi, Hồ sơ tạm ứng, tốn chi phí Dự án o Các biên giao nhận … đảm bảo để toán cung cấp đầy đủ hồ sơ cho kiểm toán sau Quản lý rủi ro dự án Tuy MHB thực nhiều dự án tương tự dự án lần rủi ro mà dự án gặp phải dự trù quản lý nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro, đạt hiệu tốt cho dự án 10.1 Những rủi ro gặp phải • Tiến độ khâu chuẩn bị bị trễ gây ảnh hưởng đến thời gian khuyến mại chương trình • Số lượng q khơng đủ để trao cho khách • Quà hệ thống pano, poster không đạt chuẩn chất lượng thiết kế đề • Phần mềm cho việc cấp phát mã dự thưởng cho chương trình bị lỗi giao dịch viên chi nhánh thực truy cập đồng loạt • Các chi nhánh khơng nắm rõ quy trình thực 10.2 Biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro khắc phục rủi ro xảy • Các phận Dự án nghiêm túc thực theo kế hoạch duyệt Tổng giám đốc Mọi sai lệch trình thực hiên phải giải trình cụ thể vào họp tuần dự án GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 15 • Bộ phận Marketing phải lựa chọn nơi sản xuất quà tặng tốt (có thể đặt hàng nơi sản xuất quà Chương trình ”May túi ba gang, đựng vàng đựng lãi” lần trước chất lượng hàng chương trình tốt) • Theo dõi kiểm soát lượng quà để tránh thất thoát, đồng thời có kế hoạch đặt hàng sản xuất thêm kịp thời lượng quà hết • Đảm bảo kế hoạch PR chi nhánh địa điểm trung tâm hệ thống truyền thông khớp hợp lý với thời gian chương trình diễn nhằm có tác động lớn đến khách hàng • Về phần mềm quản lý giám sát chương trình, ban Core Banking cần thực tiến độ, tiến hành chạy thử đặc biệt phải đóng/khố phần mềm kết thúc chương trình khuyến mại tránh trường hợp cấp phát mã cho khách hàng khách hàng không nằm danh sách quay thưởng • Bộ phận Chế độ kế tốn kiểm tra cần thiết lập quy trình thực chặt chẽ; có cơng văn hướng dẫn chi tiết đến chi nhánh/SGD giải đáp thắc mắc cặn kẽ cho nhân viên chi nhánh, đặc biệt giao dịch viên 10.3 Ma trận định lượng rủi ro Dự án sử dụng mơ hình định lượng rủi ro (QRA) để đánh giá phản ứng kịp thời: Xác suất xảy rủi ro Trung Cao Cao Thấp CAO Trung Cao TB M ức độ Thấp ản h TB hư ởn g Thấp THẤP THẤP GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 16 Xá c suấ t xả Trung CAO Khâu chuẩn bị trễ tiến độ Xác suất xảy Thấp Mức độ ảnh hưởng Cao Số lượng quà tặng bị thiếu TB Cao Chất lượng quà tặng PR TB Cao Rủi ro Phần mềm tạo mã dự thưởng Thấp giám sát Cao Chi nhánh không nắm rõ chương trình Cao Cao Hành động Cần nghiêm túc thực tiến độ dễ ảnh hưởng lớn đến thời gian khuyến Dễ ảnh hưởng đến uy tín Ngân hàng  Cần báo cáo theo sát để chủ động chuẩn bị Ảnh hưởng đến hiệu chương trình  Cần chọn lựa, thực tốt Thử nghiệm rút kinh nghiệm từ chương trình trước; tn thủ quy trình Cơng văn hướng dẫn rõ ràng, ban hành nhắc nhở chi nhánh 10 Kết dự án Dự án Chương trình khuyến mại ”Có lãi, có quà, có nhà bạc tỷ” diễn thành cơng tiến độ Chương trình giúp cho nguồn vốn huy động với kỳ hạn dài tăng lên đáng kể, tương ứng với số lượng khách hàng tăng lên cho toàn hệ thống MHB Tuy nhiên, có số sai sót diễn trình triển khai dự án Ví dụ pano, poster quảng cáo chi nhánh thực chưa đồng bộ, chưa phát huy hết vai trò; phần mềm không gặp trục trặc lớn đôi lúc truy cập chậm làm ảnh hưởng đến thời gian phục vụ khách hàng 11 Bài học kinh nghiệm rút từ dự án Đây dự án không q phức tạp có quy mơ lớn, rộng khắp Dự án giao cho Phòng Marketing làm trưởng phận, hợp tác với nhiều phịng ban khác có tham gia trực tiếp 44 chi nhánh/SGD có nhiều cơng tác phát sinh ngồi dự kiến Tuy nhiên, Dự án lên kế hoạch chuẩn bị chu đáo, thực tế có biện pháp kiểm soát rủi ro rõ ràng nên dự án diễn thành cơng mong đợi  Cần có kế hoạch chi tiết trước thực dự án GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 17 Cần đốc thúc thực báo cáo phận liên quan theo sát tiến độ dự án để Ban quản lý dự án có thay đổi, sách kịp thời đắn Khi có kinh nghiệm nhiều cho dự án loại này, rút ngắn thời gian chuẩn bị cho dự án, dành thời gian nhiều cho chương trình khuyến mại Người viết báo cáo LÊ HỒ NGỌC UYÊN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page 18 ... [DỰ ÁN: CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CÓ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB MỤC LỤC GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN Page LÊ HỒ NGỌC UYÊN OU - MBA12B [DỰ ÁN: CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CĨ Q, CÓ... HỒ NGỌC UYÊN OU - MBA12B [DỰ ÁN: CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CÓ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB - Ban Quản lý Core Banking - Trung tâm thẻ - quy định Ngân hàng nhà nước Phân bổ doanh số... LƯU TRƯỜNG VĂN Page LÊ HỒ NGỌC UN OU - MBA12B [DỰ ÁN: CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI “CĨ LÃI, CÓ QUÀ, CÓ NHÀ BẠC TỶ” – NGÂN HÀNG MHB Thời gian chương trình khuyến mại diễn ra: 45 ngày, từ ngày 26/11/2012