Đang tải... (xem toàn văn)
XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Lớp K08407B Tiểu Luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực Đề Tài: XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX Giảng viên hướng dẫn: PGS.TSKH Phạm Đức Chính Nhóm thực hiện: Nhóm 10 K08407B Trần Xuân Quỳnh K084071364 Lê Huy Hoàng K084071313 Nguyễn Quốc Khánh K084071321 Đặng Văn Hòa K084071311 Phạm Công Thi K084971377 TPHCM - 2011 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mục Lục NHÓM 10-K08407B Page 3 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, khi mà công nghệ không còn là yếu tố tạo nên ưu thế cạnh tranh giữa các công ty, thì vai trò của con người trong một tổ chức ngày càng trở nên quan trọng.Yếu tố con người đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiêp. Chính vì lí do đó mà các vấn đề về quản trị nhân sự ngày càng được quan tâm nhiều trong các tổ chức. Để có được một đổi ngũ nhân viên có chất lượng tốt , yêu nghề cũng như trình độ chuyên môn cao thật không đơn giản. Trong mọi tổ chức, người quản lý thường quan sát và nhìn nhận về tình hình thực hiên công việc của các nhân viên dưới quyền của mình sau những khoản thời gian nhất định để từ đó có được những kết luận chính xác và đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc quản lý nhân lực nhằm nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cá nhân cũng như mục tiêu của tổ chức. Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Để hiểu rõ tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức, NHÓM 10-K08407B Page 4 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính nhóm quyết định thực hiện đề tài “ Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX” Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng được lựa chọn của việc nghiên cứu là các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX Nội dung nghiên cứu: Tìm hiểu và đánh giá các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính Ông Đặng Văn Hưng do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập. Từ đó đưa ra những hướng để hoàn thiện cách đánh giá này. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Việc nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ về công việc hay những nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX để từ đó hiểu được cách xây dựng các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập đối với Trưởng phòng hành chính. Nhận xét đánh giá và đưa ra những phương pháp để hoàn thiện hơn hệ thống đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập đối với Trưởng phòng hành chính. Phạm vi nghiên cứu: Phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX . Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX là một trong những đơn vị đầu ngành về xuất nhập khẩu nông sản tại Việt Nam. Phương pháp nghiên cứu: Thông qua những dữ liệu mà nhóm chúng tôi suu tầm từ công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX và nguồn thông tin nhóm chúng tôi tìm được trên những wedsite trên mạng .Đây là một bộ phân làm việc theo khuôn khổ và đi vào nề nếp nên nhóm chúng tôi đã tiến hành phân tích , xử lý dữ liệu theo phương pháp định lượng đánh giá năng lực thực hiện một cách cẩn thận để tiến hành xây dựng nên các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của trưởng phòng hành chính Công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX. NHÓM 10-K08407B Page 5 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính Kết cấu đề tài : Chương 1 : Cơ sở lý luận Chương 2 : Xây dựng tiêu chí đánh giá Chương 3 : Kết luận CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LÝ THUYẾT ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC 1.1Đánh giá hiệu suất công việc 1.1.1Khái niệm đánh giá hiệu suất công việc Đánh giá hiệu suất làm việc là một phương pháp chính thức để đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên xét theo các mục tiêu đã được giao phó. Mục đích chính của phương pháp này là truyền đạt các mục tiêu cá nhân, khuyến khích thực hiện hiệu quả, cung cấp và đón nhận ý kiến phản hồi và chuẩn bị cho một kế hoạch phát triển hiệu quả và đồng bộ. Nhìn chung, việc đánh giá hiệu suất làm việc thường được tiến hành theo chu kỳ hàng năm hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết. Cuộc kiểm tra toàn bộ hàng năm này sẽ tạo cơ hội cho các nhà quản lý và công ty phát hiện ra các vấn đề về hiệu suất làm việc trước khi chúng trở thành thói quen. Cuộc kiểm tra này cũng giúp nhân viên và nhà quản lý tập trung vào mục tiêu và kết quả thực hiện liên quan đến chế độ lương bổng, khen thưởng hoặc thăng tiến. Kết quả của việc đánh giá vừa là sự xác nhận vừa chính thức đưa ra ý kiến phản hồi vốn là một phần công việc trong mối quan hệ giữa nhà quản lý và cấp dưới 1.1.2Mục đích của việc đánh giá hiệu suất công việc - Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc của mình so với yêu cầu và so với đồng nghiệp. NHÓM 10-K08407B Page 6 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính - Giúp nhân viên điều chingr sửa chữa sai lầm của mình. - Khuyến khích, động viên nhân viên thong qua cấc điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ - Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển, sắp xếp cơ cấu tổ chức. - Mở rộng hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về cơ hội và hoạch định nghề nghiệp - Tăng cường mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên, cấp dưới. - Bắt buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc 1.1.3Vai trò của đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên đối với quản trị nguồn nhân lực. Trong thực tế, việc đánh giá hiệu suất làm việc đôi khi bất tiện và rõ ràng là tốn thời gian. Nhưng khi được tiếp cận bằng những suy nghĩ đúng đắn và cách thực hiện hiệu quả, việc đánh giá này sẽ xứng đáng với những nỗ lực đã bỏ ra. Khi nhìn nhận rằng nhiệm vụ chính yếu của một nhà quản lý là đạt được kết quả công việc thông qua nhân viên, thì một phương pháp có hệ thống để đánh giá tài sản con người là điều bắt buộc. Ngoài việc cung cấp những hiểu biết sâu sắc về hiệu suất làm việc của nhân viên, các cuộc đánh giá còn tạo cơ hội cho các nhà quản lý đạt được các mục tiêu khác như: + Truyền đạt mục tiêu cho những người báo cáo trực tiếp + Tăng năng suất bằng cách đưa ra ý kiến phản hồi kịp thời + Giúp tổ chức có quyết định đúng đắn về lương bổng, phát triển và thăng tiến + Bảo vệ tổ chức thoát khỏi những vụ kiện tụng của các nhân viên bị thôi việc, hạ cấp hay từ chối tăng lương thưởng 1.1.4Quy trình nội dung đánh giá nhân viên 1.1.4.1Xác định mục tiêu của việc đánh giá Đánh giá nhân viên có nhiều mục tiêu: - Nâng cao và hoàn thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. - Xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. - Nhận biết khả năng của nhân viên. NHÓM 10-K08407B Page 7 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính - Để sắp sếp người đúng việc, thông qua đánh giá nhân biết được khả năng của nhân viên cũng như những khiếm khuyết từ thuyên chuyển bố trí công việc thích hợp. - Tăng cường mối quan hệ trong công ty… 1.1.4.3Xác định thời gian đánh giá một nhân viên Thời gian đánh giá nhân viên theo tuần, theo tháng,theo quí hay theo năm tùy theo mục đích sử dụng việc đánh giá của từng công ty 1.1.4.4Chọn lựa phương pháp đánh giá Có rất nhiều phương pháp đánh giá, ta cần lựa chọn phương pháp đánh giá đúng. Nhà quản lý có thể dựa vào mục tiêu của việc đánh giá để xác định phương pháp đánh giá phù hợp cho từng vị trí công việc. 1.1.4.5Xác định tiêu chí đánh giá Đây là bước quan trọng trong quy trình đánh giá nhân viên, mỗi nhà quản lý sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá nhân viên riêng. Tiêu chí đánh giá có hai loại: - Tinh thần trách nhiệm (mức độ hoàn thành công việc, chất lượng công việc,…). Tiêu chí này được xây dựng dựa vào bảng mô tả công việc của nhân viên. - Thái độ làm việc (tuân thủ nội quy, làm việc chăm chỉ,…).Được xây dựng dựa trên hành vi, thái độ của nhân viên đối với công việc. 1.1.4.6Các tiêu chí đánh giá nhân viên phải thỏa nguyên tắc SMART Các tiêu chí đánh giá được xây dựng phải dựa trên một nguyên tắc nhất quán nhằm đạt hiệu quả cao nhất , đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng hợp lý cho quỹ thời gian của mình trong việc đánh giá.Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau: * S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. * M-Measurable: Đo đếm được. * A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình. NHÓM 10-K08407B Page 8 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính * R-Realistic: Thực tế, không viển vông. * T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. 1.1.4.7Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên Điều quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên. Toàn bộ những bước trên, cuối cùng cần phải đạt được các kết quả sau: Xác định công việc: Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân sự và nhân viên về: Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì? Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứvào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Đánh giá việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu. Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau. Cung cấp thông tin phản hồi: Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc 1.2Các phương pháp để đánh giá hiệu suất công việc 1.2.1Phương pháp xếp hạng luân phiên Đây là một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc .Cách thựchiện: Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá; Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất 1.2.2Phương pháp bảng điểm NHÓM 10-K08407B Page 9 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong bảngliệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc . vàsắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo cácthang điểm 1.2.3Phương pháp lưu giữ Lãnh đạo ghi lại những sai lầm, trục trặc lớn hay những kết quả rất tốt trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Những kết quả bình thường sẽ không ghi lại. Do đó, những nhân viên thực hiện công việc rất tốt hoặc rất yếu sẽ được đánh giá riêng. Đối với những nhân viên đã có những sai sót lớn, lãnh đạo sẽ lưu ý kiểm tra lại xem nhân viên đã khẵc phục được chưa. Phương pháp phê bình lưu giữ sẽ nhẵc nhở các lãnh đạo nhớ về những điểm yếu, những sai sót của cấp dưới và có biện pháp giúp đỡ họ làm việc tốt hơn, tránh bớt sai lầm trong thực hiện công việc. 1.2.4Phương pháp quan sát hành vi Phương pháp quan sát hành vi được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên. Căn cứ vào hai yếu tố: số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi, người lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc chung của nhân viên 1.2.5Phương pháp quản trị theo mục tiêu Quản trị theo mục tiêu chú trọng lên các vấn đề: - Sự phối hợp của lãnh đạo và nhân viên đối với việc xếp đặt mục tiêu cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. - Định kỳ xem xét các tiến bộ đã đạt được. - Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong công việc. NHÓM 10-K08407B Page 10 [...]... hành các hoạt động của Công ty trong những năm tiếp theo Sơ Đồ Tổ Chức Và Cơ Cấu Quản Lý công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX Tổng số lao động bình quân của công ty là 1435 người Đây là một lực lượng lao động lớn nên việc quản lý phải thật khéo léo và linh hoạt 2.1.2Giới thiệu phòng hành chính của công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX: Phòng hành chính là một bộ phận quan trọng của công ty Chức vụ trưởng phòng. .. HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX NHÓM 10-K08407B Page 13 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính 2.1 Giới Thiệu Về Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX: 2.1.1Giới thiệu chung : Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX có trụ sở chính tại số 61 Nguyễn Văn Giai, Đakao, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 38201754 - 38201998 - 38203033 - Fax: 08 38201997 Website: www.INTIMEXhcm.com E-mail :INTIMEXhcm@INTIMEXhcm.com... sự… Hỗ trợ các phòng ban khác như phòng kinh doanh xuất khẩu , phòng tài chính kế toán ,phòng kinh tế tổng hợp… 2.3 Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính: 2.3.1Kỹ năng và hiểu biết công việc: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, chuyên môn và ngoại ngữ + Thường xuyên học hỏi nâng cao nhận thức và nghiệp vụ 2.3.2 Khối lượng công việc: + Số lượng công việc giải... năng lực và kết quả thực hiên công việc tốt của nhân viên quyết định một phần không nhỏ sự thành công của một tổ chức,để làm được điều này thì việc xác định đúng các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc cũng không kém phần quan trọng Các tiêu chí này cần phải được các doanh nghiệp quan tâm và thuờng xuyên sửa đổi, bổ sung nhằm có được các tiêu chí phù hợp, đánh giá chính xác công bằng nhằm thúc đẩy khuyến... ràng, chính xác yêu cầu của - doanh nghiệp đối với bản thân việc đánh giá sẽ giúp cho nhân viên hiểu được những điểm mạnh, yếu của họ trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có thể điều chỉnh, cố gắng rèn luyện phấn đấu tốt hơn Nhược điểm: - Tốn nhiều thời gian Khó đồng bộ trong toàn công ty Khó xác định rõ trọng số đánh giá CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH... hành chính do Ông Đặng Văn Hưng đảm trách NHÓM 10-K08407B Page 16 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính Trong Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX, phòng hành chính là một phòng độc lập chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc, phòng hành chính có những chức năng nhiệm vụ như sau: a Chức năng tham mưu: Nghiên cứu và nắm vững quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công Ty, kiểm tra việc. .. tiêu chí đánh giá Ki: trọng số quan trọng của từng tiêu chí đánh giá Gi: điểm số đánh giá năng lực thực hiên của nhân viên Ưu điểm và khuyết điểm của phương pháp đánh giá định lượng Ưu điểm: - Định lượng đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên giúp cho các doanh nghiệp - có thể dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên Mang lại hiệu quả cao cho việc đánh giá Việc công bố các chỉ tiêu cũng giúp... thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và quản lý việc chấp hành các nội quy đó b Chức năng hậu cần: Phục vụ các công tác hành chính để Tổng Ban Giám Đốc(TBGĐ) thuận tiện trong việc chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty c Chức năng đại diện: Cùng với công đoàn trao đổi, dung hòa các. .. Website: www.INTIMEXhcm.com E-mail :INTIMEXhcm@INTIMEXhcm.com Công ty Cổ phần Tập đoàn INTIMEX, tên gọi trước đây là Công ty Cổ phần XNK INTIMEX (INTIMEX Hochiminh) chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 07 năm 2006 INTIMEX Hochiminh được hình thành trên cơ sở cổ phần hóa Chi nhánh Công ty XNK INTIMEX tại TPHCM được thành lập năm 1995 và trực thuộc Bộ Công Thương Sau 10 năm hoạt động dưới hình thức... giữa các cá nhân với cá nhân, giữa các cá nhân với tổ chức Xử lý tốt các mâu thuẫn nội bộ trong tập thể cán bộ công nhân viên, gìn giữ đoàn kết và kỷ luật trong công ty Tổ chức phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt do ban Giám đốc phân công NHÓM 10-K08407B Page 17 Quản Trị Nguồn Nhân Lực PGS.TSKH Phạm Đức Chính 2.2 Mô tả công việc của Trưởng Phòng Hành Chính tại công ty . chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX để từ đó hiểu được cách xây dựng các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX. công ty - Khó xác định rõ trọng số đánh giá CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN