Đang tải... (xem toàn văn)
KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
TRƯỜNG CĐ CNTT HỮU NGHỊ VIỆT HÀN KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP GVHD : Nguyễn Thị Kim Ánh SVTH : Trương Thị Hòa Lớp : CCTM03F Đà Nẵng, tháng 5 năm 2010 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội bộ được thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra; kiểm tra sẽ giúp cho các nhà quản trị sẽ ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh; tăng cương tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp. Nội dung của đề tài gồm 3 phần chính : Phần I Khái quát về kiểm tra Phần II Nội dung về kiểm tra nội bộ Phần III Sự hiệu quả của kiểm tra nội bộ Trong quá trình làm đề tài có sự hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Kim Ánh.Tuy vậy, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô góp ý kiến để đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! SV:Trương Thị Hòa Trang i Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .I MỤC LỤC .II PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA 1 1.1. CHỨC NĂNG KIỂM TRA .1 1.1.1. Kiểm tra là gì? .1 1.1.2. Mục đích kiểm tra .1 1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra 1 1.1.5. Quy trình kiểm tra 2 1.2 .CÁC HÌNH THỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG KIỂM TRA .2 1.2.1. Kiểm tra dự phòng .2 1.2.2. Kiểm tra hiện hành .2 1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi .3 1.2.4. Kiểm tra trọng yếu .3 1.2.5. Kiểm tra hành vi .3 1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi 3 1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp .3 1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp .3 PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ 4 1.3. HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC 4 1.3.2. Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao? 5 1.3.3. Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ 5 1.4. CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ .7 1.4.1. Môi trường kiểm tra .7 1.4.2. Đánh giá rủi ro 8 1.4.3. Những hoạt động kiểm tra 9 1.4.4. Thông tin và trao đổi thông tin .9 1.4.5. Giám sát và thẩm định .9 PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ .11 1.5. ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ THỰC SỰ CÓ HIỆU QUẢ .11 1.6.LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM TRA NỘI BỘ HIỆU QUẢ? .12 1.7 .Ý NGHĨA CỦA VIỆC KIỂM TRA NỘI BỘ .13 .13 KẾT LUẬN .14 TÀI LIỆU THAM KHẢO .15 SV:Trương Thị Hòa Trang ii Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1. Chức năng kiểm tra 1.1.1. Kiểm tra là gì? Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được họach định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế họach hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một xí nghiệp. mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị. 1.1.2. Mục đích kiểm tra - Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức. - Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. - Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn. - Xác định và dự đóan những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất … - Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm. - Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm. - Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để lọai bớt những gì ít quan trọng. - Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hòan tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại lợi nhuận cao. 1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích báo cáo. Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu họach định, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và động viên họ. một nhà quản trị hữu hiệu cần phài theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ cần phải đạt, thực sự họ được làm và đã đạt. Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đế. Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phác họa một cách cẩn thận. 1.1.4. Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra Trong tác phẩm “Các vấn đề cốt yếu của quản lý”, của các giáo sư Kontz và O’Donnell của đại học California đã liệt kê các nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo để xây dưng cơ chế kiểm tra. SV:Trương Thị Hòa Trang 1 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp Gồm có 7 nguyên tắc: 1. Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế họach họat động của doanh nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. 2.Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản lý. 3. Sự kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu. 4.Việc kiểm tra phải khách quan. 5.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức . 6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó. 7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động. 1.1.5. Quy trình kiểm tra Điều chỉnh Phản hồi 1.2 .Các hình thức thực hiện chức năng kiểm tra 1.2.1. Kiểm tra dự phòng - Nhằm tiên liệu trước việc sai sót có thể sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại. - Rất cần thiết do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra 1.2.2. Kiểm tra hiện hành - Giúp sửa chữa kịp thời những khó khăn mới phát sinh - Thực hiện bằng giám thị trực tiếp SV:Trương Thị Hòa Trang 2 Xác định các tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đo lường. Đo lường và đánh giá các sai lệch Hành động điều chỉnh sai lệch Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp 1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi - Xảy ra sau hoạt động. - Có sai lệch rồi quản lý mới biết. - Nhờ hình thức này mà người quản lý có thể có được những tin tức với nội dung có ý nghĩa về hiệu quả của công tác hoạch định. 1.2.4. Kiểm tra trọng yếu - Phải là những điểm có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của tổ chức. - Chọn đúng điểm trọng yếu là nghệ thuật. 1.2.5. Kiểm tra hành vi 1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi - Dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác. - Dùng những tiêu chuẩn tương đối so sánh người này với người khác. - Quản lý bằng mục tiêu của họ, và đánh giá họ qua trao đổi. 1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp - Nhân viên làm tốt thưởng - Nhân viên làm việc không có kết quả thì tìm nguyên nhân. Nếu do năng lực thì bồi huấn, nếu do động cơ thì kích thích. Nếu hai biện pháp trên vô hiệu thì kỹ luật gồm khiển trách, đình chỉ công tác, chuyển công tác khác có mức lương thấp hơn, sa thải. 1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp - Chọn lọc - Văn hóa tổ chức - Tiêu chuẩn hóa - Huấn luyện SV:Trương Thị Hòa Trang 3 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ 1.3. Hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức 1.3.1. Định nghĩa kiểm tra nội bộ? “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.” SV:Trương Thị Hòa Trang 4 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp 1.3.2. Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao? Hệ thống kiểm tra nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm tra nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm tra sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm tra nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm tra. Phòng kiểm tra nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm tra nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật. 1.3.3. Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm tra nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh: Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi. Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình. Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. SV:Trương Thị Hòa Trang 5 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm tra nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm tra nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận. Bảng 1.1.3. Phương pháp đánh giá tinh hiệu quả của kiểm tra Tiêu chuẩn Mức độ đánh giá Hoàn toàn không Không chắc chắn Trung bình Khá Hoàn toàn chắc chắn Hệ thống kiểm tra gắn liền với kết quả mong muốn. 1 2 3 4 5 Khách quan 1 2 3 4 5 Toàn diện 1 2 3 4 5 Đúng thời điểm 1 2 3 4 5 Có thể chấp nhận được 1 2 3 4 5 Qua bảng cho thấy, kiểm tra có thể thoả mãn các tiêu chuẩn: kiểm tra gắn liền với những kết quả mong muốn, tính khách quan, tính toàn diện, đúng thời điểm và có thể chấp nhận được.Bảng này còn ngụ ý rằng một hệ thống kiểm tra cần được thiêt kế và đánh giá theo những điều kiệncủa 5 tiêu chuẩn Tổng số điểm thu được qua đánh giá được xếp hạng từ thấp (5điểm) đến cao (25 điểm) Tổng số điểm càng cao, thì tính hiệu quả kiểm tra càng cao. SV:Trương Thị Hòa Trang 6 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp Một hệ thống kiểm tra không đáp ứng năm tiêu chuẩn có thể gây ra những thiệt hại cho tổ chức hơn là đem lại hiệu quả cho nó. Sau đây là mô hình kiểm tra hiệu chỉnh cho phép nhà quản trị khám phá và diều chỉnh những lệch lạc so với mục tiêu ,kế hoạch và tiêu chuẩn đã được thiềt lập của doanh nghiệp.Qúa trình này phụ thuộc rất nhiều vào thông tin phản hồi và phản ứng của kiểm tra. 1.4. Các thành phần hệ thống kiểm tra nội bộ Một hệ thống kiểm tra được coi là hữu hiệu được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp và tổ chức đạt hoạch mục tiêu,chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: 1.4.1. Môi trường kiểm tra Môi trường kiểm tra đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm tra của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm tra cũng phản SV:Trương Thị Hòa Trang 7 Bắt đầu Xác định hệ thống con Nhận diện các đặc điểm Thiết lập các tiêu chuẩn Chẩn đoán và hiệu chỉnh Tiến hành so sánh Thu thập thông tin [...]...Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp Môi trường kiểm tra là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nói đến môi trường kiểm tra, người ta hay đề cập đến những vấn đề như: - Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp - Năng lực... chứng khoán như quy định của Điều 28 trong Dự thảo Luật chứng khoán đang trong quá trình thẩm định SV:Trương Thị Hòa Trang 10 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ 1.5 Để hệ thống kiểm tra nội bộ thực sự có hiệu quả Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm tra trong công ty bạn Tuỳ từng công ty,... cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm tra nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độ Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm tra ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm tra với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng... Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp - Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong doanh nghiệp - Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp - Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Ví du: Nhận thức của các... hệ thống kiểm tra nội bộ Công tác kiểm tra, kiểm tra thường chồng chéo, phiến diện, chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.t toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính Đây là một trong các... không… Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm tra Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức... cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết? SV:Trương Thị Hòa Trang 12 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp 1.7 Ý nghĩa của việc kiểm tra nội bộ Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi... thực thi Những hoạt động kiểm tra cũng đảm rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm tra có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm tra thường bao gồm các công việc như: - Phê duyệt - Ủy quyền - Kiểm tra - Đối chiếu - Soát xét... tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này SV:Trương Thị Hòa Trang 8 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp 1.4.3 Những hoạt động kiểm tra Những hoạt động kiếm tra được thể hiện dưới dạng các... kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm tra nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện 1.6.Làm thế nào để kiểm tra nội bộ hiệu quả? Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm tra hệ thống kiểm tra nội bộ phù hợp . Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ 1.3. Hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ 1.5. Để hệ thống kiểm tra nội bộ thực sự có hiệu quả