Chương 5: Tổ chức giải quản lý văn LOGO Người trình bày Ths Hồng Thị Ba NỘI DUNG www.thmemgallery.com Một số vấn quản lý ề chung văn Tổ chức giải quản lý văn Company Logo 5.1 Một số vấn ề chung VB QL www.thmemgallery.com 5.1.1 5.1.2 Khái niệm phân loại VBQL Chức văn quản lý Company Logo 5.1.1 Khái niệm phân loại VBQL www.thmemgallery.com Văn QL gì? Phân loại văn QL Company Logo 5.1.2 Chức VBQL www.thmemgallery.com Chức pháp lý Chức quản lý Chức thơng tin Chức văn hóa Chức xã hội Company Logo 5.2 Tổ chức giải quản lý VB www.thmemgallery.com Quản lý văn ến Quản lý văn i Tổ chức giải quản lý VB mật Lập lưu trữ hồ sơ Company Logo 5.2.1 Quản lý VB ến www.thmemgallery.com Bước 1: Nhận VB ến Bước 2: Sơ phân loại VB Bước 3: Bóc bì VB Bước 4: Đóng dấu “ ến” vào VB Bước 5: Trình chánh VP Bước 6: Đăng ký VB ến Bước 7: Chuyển giao VB ến Bước 8: Giải theo dõi việc giải VB Company Logo 5.2.1 Quản lý VB ến www.thmemgallery.com Bước 1: Nhận VB Văn thư tiếp nhận ến - Lướt qua lượt ngồi bì ể xác ịnh xem VB ến có gửi úng ịa khơng, khơng úng trả lại - Kiểm tra xem bì VB có ngun vẹn khơng? Nếu thấy khơng ngun vẹn phải lập biên trước người ưa VB - Thực thủ tục giao nhận Company Logo 5.2.1 Quản lý VB ến www.thmemgallery.com Bước 2: Sơ phân loại VB - Loại khơng cần bóc bì, khơng cần vào sổ ăng ký: thư riêng gửi cho cá nhân, sách, báo, tài liệu tham khảo - Loại phải bóc bì, vào sổ ăng ký: VB ngồi bì ề tên quan, khơng có dấu mật - Loại khơng bóc bì phải vào sổ ăng ký: VB ghi rõ tên người nhận, VB mật, VB gửi cho ảng ủy oàn thể quan Company Logo 5.2.1 Quản lý VB ến www.thmemgallery.com Bước 3: Bóc bì VB - Những VB có dấu mức ộ khẩn cần ược bóc trước - Tránh làm rách cơng văn bên trong, làm ịa nơi gửi, dấu bưu iện - Khi lấy VB cần rà soát lại xem có sót VB khơng, ối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số ký hiệu ghi VB xem có khớp khơng? Nếu có sai sót phải báo cáo cán phụ trách biết hỏi lại nơi gửi - Các VB không úng thể thức phải trả lại nơi gửi ể thực úng quy ịnh - Đối với VB thuộc loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì ính kèm theo VB ể làm chứng - Trường hợp VB có kèm theo phiếu gửi sau nhận ủ phải ký xác nhận óng dấu vào phiếu gửi trả lại phiếu cho quan gửi Company Logo 6.2.5 Kỹ thuật soạn thảo số loại HĐ www.thmemgallery.com Soạn thảo HĐ MBHH Soạn thảo HĐ DV Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản ối tượng HĐ Phải nêu tên HH danh từ thông dụng ể bên ký kết quan hữu quan ều hiểu ược Nếu HH trao ổi với nước ngồi HĐ phải tên mặt hàng tiếng Việt tiếng nước tham gia ký kết tiếng anh Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản số lượng HH Số lượng HH phải ược ghi xác, rõ ràng, theo ơn vị o lường hợp pháp nhà nước quy ịnh Nếu tính theo trọng lượng phải ghi trọng lượng tịnh trọng lượng bì Trong HĐ có mua bán nhiều loại HH khác phải ghi riêng số lượng, trọng lượng loại, sau ó ghi tổng giá trị HH MB Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản chất lượng, qui cách HH Trong HĐ phải ghi rõ phẩm chất, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, mầu sắc,… Tùy theo loại HH mà bên thỏa thuận k phẩm chất, qui cách cho phù hợp dựa phương pháp - Căn theo TC chất lượng - Nếu HH chưa ược TCH, phải áp dụng cách mô tả tỉ mỉ ể thỏa thuận CL, qui cách, ặc tính HH - Nếu hàng ã ược SX ổn ịnh, thỏa thuận theo mẫu hàng - Ngồi ra: xác ịnh CL theo k kỹ thuật, x sau ã xem sơ bộ, x theo hàm lượng chất HH, x theo lượng thành phần, x theo trọng lượng tự nhiên, x theo trạng HH, x theo phẩm chất bình quân tương ương Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản bao bì, ký mã hiệu Cần quy ịnh rõ ràng việc mơ tả tỉ mỉ hình thức, kích thước, chất liệu làm bao bì, vị trí ặt ND ký mã hiệu, phải ảm bảo nguyên tắc mỹ thuật, rõ ràng Thông thường quy ịnh theo công nghệ bao bì óng gói, in ấn ký mã hiệu nhà SX Đối với loại HH cần hai lớp bao bì qui ịnh rõ cách thức lớp cách rõ ràng, ầy ủ ể bên thực Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản giao nhận hàng Thời gian giao nhận hàng Địa iểm giao nhận Phương thức giao nhận Giấy tờ giao nhận Phương thức giải cố xảy nghiệm thu, bàn giao HH CL hàng không úng HĐ, hàng bị hư hỏng vận chuyển,… - Phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, trách nhiệm vận chuyển HH - Phương tiện, trách nhiệm thời gian bốc xếp HH - Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản bảo hành HH hướng dẫn sử dụng Phải ghi rõ thời hạn bảo hành qui chế bảo hành, tài liệu hướng dẫn sử dụng cần thiết, hàng dược phẩm, mỹ phẩm phương tiện kỹ thuật Đối với loại HH có ghi vào bao bì thời hạn sử dụng ã có VB hướng dẫn sử dụng ặt bao bì khơng cần ghi HĐ Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản giá - Đơn vị tính giá - Giá sở: giá bán HH cộng thêm phí chuyên chở, bảo quản, lưu kho,… - Đồng tiền tính giá - Phương pháp ịnh giá Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản toán - Đồng tiền toán cách thức toán + Đối với hàng nội ịa, việc toán phải theo qui ịnh NN + Đối với HH XNK tùy theo tính chất loại giao dịch kinh tế, quan hệ chi trả mà bên chọn cách thức toán: toán tiền mặt, ngân phiếu; toán ổi hàng; toán sec; toán ủy nhiệm chi; toán thẻ tín dụng - Số lần tốn, số tiền cho lần toán thời iểm lần toán (tạm ứng, toán hết…) Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản trách nhiệm vật chất Xác ịnh cụ thể trường hợp phải bồi thường, mức phạt cụ thể không thực ược iều khoản HĐ như: giao nhận hàng chậm, hàng giao không ủ số lượng, không úng qui cách phẩm chất, thiếu phụ tùng phụ kiện, chậm toán,… Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com 10 Điều khoản tranh chấp HĐ Các bên cần thỏa thuận vấn ề sau: - Các bên cần x trách nhiệm thông báo cho biết tiến ộ thực HĐ Nếu có vấn ề tranh chấp bên thỏa thuận dùng biện pháp thương lượng ể giải chủ yếu - Trong trường hợp việc thương lượng không mang lại kết quả, ưa ơn khiếu nại lên tòa án kinh tế trọng tài kinh tế ể giải - Các bên phải thỏa thuận trước trách nhiệm trả chi phí kiểm tra trọng tài Theo thơng lệ bên vi phạm HĐ phải chịu trách nhiệm khoản chi phí Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com 11 Điều khoản hiệu lực HĐ HĐ có hiệu lực từ ngày ký sau số ngày bên thỏa thuận HĐ chấm dứt hiệu lực từ ngày ký biên lý HĐ Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com 12 Điều khoản thỏa thuận khác (nếu cần) Trong trường hợp xét thấy cần thiết, bên ưa vào HĐ vấn ề cụ thể ó mà pháp luật HĐ chưa qui ịnh ể thỏa thuận cho ầy ủ rõ ràng lợi ích bên tránh khả xấu xảy Company Logo Soạn thảo HĐ DV www.thmemgallery.com Phần mở tải HH ầu: HĐ MB vận Cách soạn thảo + + + + - iều khoản chủ yếu Công việc giao dịch: x cụ thể số lượng, chủng loại, qui cách, khối lượng sửa chữa, ND công việc dv Chất lượng công việc Tiến ộ thực cơng việc thời gian hồn thành Về vật tư: Vật tư cũ, hỏng tháo dỡ bên thu hồi Bên chịu trách nhiệm cung cấp vật tư, phụ tùng ặc chủng khó tìm kiếm TT Giá Nghiệm thu Bảo hành Thanh tốn Thời gian có hiệu lực HĐ Trách nhiệm vi phạm Company Logo www.themegallery.com LOGO ... Một số vấn quản lý ề chung văn Tổ chức giải quản lý văn Company Logo 5. 1 Một số vấn ề chung VB QL www.thmemgallery.com 5. 1.1 5. 1.2 Khái niệm phân loại VBQL Chức văn quản lý Company Logo 5. 1.1 Khái... www.thmemgallery.com Soạn thảo văn quản lý Soạn thảo hợp ồng Company Logo 6. 1 Soạn thảo văn quản lý www.thmemgallery.com Một số nguyên tắc soạn thảo văn Thể thức văn Company Logo 6. 1.1 Một số nguyên tắc... 5. 2 Tổ chức giải quản lý VB www.thmemgallery.com Quản lý văn ến Quản lý văn i Tổ chức giải quản lý VB mật Lập lưu trữ hồ sơ Company Logo 5. 2.1 Quản lý VB ến www.thmemgallery.com Bước 1: Nhận VB