Đang tải... (xem toàn văn)
Ở nước ta, máy tính đã được các cơ quan quản lý, các doanh nghiệp quan tâm trang bị trong những năm gần đây, song chủ yếu dùng soạn thảo văn bản và một số ứng dụng khác nhưng còn hạn chế, chủ yếu là các đơn vị có nhân lực, am hiểu về công nghệ. Tuy nhiên với tốc độ phát triển và hội nhập kinh tế hiện nay, vấn đề sử dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết.
LỜI NÓI ĐẦU Cùng với các thành tựu khoa học của nhân loại, ngành công nghệ thông tin với hai lĩnh vực chính là tin học và viễn thông ngày càng phát triển mạnh mẽ. Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin là nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, trong các doanh nghiệp, trường học. Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh và trở thành công cụ hữu ích trợ giúp cho con người trong nhiều lĩnh vực khác nhau của xã hội và đặc biệt trong lĩnh vực quản lý. Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin không ngừng đòi hỏi cán bộ làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao trình độ bắt kịp với những tiến bộ trên thế giới. Ở nước ta, máy tính đã được các cơ quan quản lý, các doanh nghiệp quan tâm trang bị trong những năm gần đây, song chủ yếu dùng soạn thảo văn bản và một số ứng dụng khác nhưng còn hạn chế, chủ yếu là các đơn vị có nhân lực, am hiểu về công nghệ. Tuy nhiên với tốc độ phát triển và hội nhập kinh tế hiện nay, vấn đề sử dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết. Việc áp dụng các thành tựu tin học vào quản lý, nó tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức của con người. Thay vì phải tự ghi chép, tính toán, xử lý các thông tin một cách thủ công, nó có thể: - Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm. - Lưu trữ thông tin với khối lượng lớn. - Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau. - Thông tin đảm bảo chính xác, an toàn Trong công tác quản lý của trường cũng vậy, với một số lượng lớn các học sinh, giáo viên và cán bộ của trường, công tác quản lý thi tuyển sinh THPT là khá vất vả và tốn nhiều nhân lực do khối lượng lưu trữ và xử lý thông tin quá nhiều đối với đội ngũ các cán bộ còn nhiều hạn chế, rất khó kiểm soát chặt chẽ. Vấn đề đặt ra là làm sao giải quyết bài toán với chi phí về thời gian, nhân lực thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo các yếu tố như tính an toàn dữ liệu, thuận tiện cho người sử dụng Thực tế cho thấy hiện nay một số trường cũng đã sử dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý trường học từ lâu, từ việc quản lý hồ sơ, quản lý điểm, xử lý học tập, xếp lịch thi, xếp thời gian biểu, quản lý giáo viên và nhân viên song số đó là không nhiều và hầu như chỉ tồn tại tại các trường lớn. Chính vì vậy nhóm em xin tìm hiểu về đề tài : “ Phân tích hệ thống quản lý hồ sơ và điểm trong trường trung học phổ thông Ngô Sĩ Liên”. I.Giới thiệu về trường THPT Ngô Sĩ Liên 1.Giới thiệu về trường THPT Ngô Sĩ Liên Trường THPT Ngô Sĩ Liên được thành lập năm 1946, ngay khi thành lập, trường được mang tên là trường Trung học tư thục Hoàng Hoa Thám. Năm 1947, Bộ Giáo dục nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà quyết định thành lập Trường Trung học quốc lập mang tên danh nhân Ngô Sĩ Liên - Trường Trung học cấp II, III Ngô Sĩ Liên; Năm học 1959 - 1960, trường tách riêng 7 lớp cấp II thành trường cấp II Ngô Sỹ Liên, 11 lớp cấp 3 thành trường cấp III Ngô Sĩ Liên; năm 1994, trường đổi tên thành trường PTTH Chuyên ban Ngô Sĩ Liên; ngày 18 tháng 11 năm 2004, tại Quyết định số 134/QĐ-UB của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Bắc Giang, trường được đổi tên thành trường THPT Ngô Sĩ Liên. Trải qua 68 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã có một bề dày truyền thống và là niềm tự hào của của nhân dân trong tỉnh. Trong nhiều năm qua, nhà trường luôn đạt danh hiệu Tập thể Tiên tiến, Tiên tiến xuất sắc và dẫn đầu cấp THPT toàn tỉnh, được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động hạng Ba, hạng Nhì, Hạng Nhất và Huân chương Độc lập hạng Ba và danh hiệu Anh hùng Lao động trong thời kì đổi mới; được Thủ tướng Chính phủ tặng Cờ thi đua đơn vị xuất sắc. Nhà trường đạt chuẩn quốc gia vào các năm 2003, 2013. Địa chỉ: phường Ngô Quyền, thành phố Bắc Giang 2.Sứ mạng và tầm nhìn của trường THPT Ngô Sĩ Liên Bắc Giang • Trang bị cho học sinh những kiến thức khoa học phổ thông vững vàng, đáp ứng với mọi yêu cầu, tiêu chí kiểm tra đánh giá của Bộ Giáo dục và Đào tạo; • Cung cấp hành trang kiến thức vững chắc, xây dựng phương pháp học tập, tự học, giúp học sinh có các kỹ năng mềm cần thiết để vào học các trường đại học uy tín ở Việt Nam; • Tạo một môi trường mở, khuyến khích sự phát triển óc sáng tạo, khả năng suy luận, năng lực tư duy, hoạt động tự chủ và độc lập của học sinh; đồng thuậ, đoàn kết và hợp tác cao giữa các cán bộ, giáo viên và công nhân viên; xây dựng thang giá trị sống đậm đà bản sắc văn hóa và một hương hiệu mạnh cho nhà trường; • Đào tạo những công dân tương lai được phát triển toàn diện, mạnh khỏe về thể chất, mạnh mẽ về trí lực, có lối sống đạo đức lành mạnh, có kỹ năng sống, có trách nhiệm với bản thân, gia đình và xã hội để đáp ứng được mọi yêu cầu trong giai đoạn hội nhập quốc tế của đất nước. 3. Phần mềm kế toán của trường THPT Ngô Sĩ Liên 3.1.Khái niệm về phần mềm kế toán trong trường học Phần mềm kế toán trong trường học là gói phần mềm tích hợp đầy đủ các giải pháp chi phí, kế toán và tài chính, được thiết kế cho các trường học, trung tâm. 3.2.Vai trò của phần mềm kế toán • Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, theo dõi và đo lường kết quả hoạt động tài chính của đơn vị. • Thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công:việc cơ giới hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người làm kế toán. • Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn. • Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa. • Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành nên một xã hội số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên internet. • Đây cũng là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ. 3.3.Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán trong trường THPT Ngô Sĩ Liên 3.3.1. Phần mềm • Kế toán chi phí - lập phiếu chi về việc sửa chữa, cải tạo cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, chi tốt nghiệp, chi nghiệp vụ quản lý quỹ học sinh,… • Kế toán thu phí - lập phiếu thu của các khối lớp, các khóa học chính thức, ngoại khóa, phiếu thu ở các lớp ngoại khóa, nội khóa,… • Kế toán vốn bằng tiền - lập phiếu thu, phiếu chi trực tiếp, các khoản thu chi qua ngân hàng,… • Kế toán tài chính - hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính • Kế toán tổng hợp - các nghiệp vụ kế toán chuyên ngành giáo dục, đào tạo • Báo cáo sổ kế toán - nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp tài khoản,… • Sổ kế toán đặc biệt - sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo công nợ,… • Báo cáo thuế - bảng kê hàng hóa mua vào, bán ra,… • Báo cáo tài chính - cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, báo cáo quyết toán thu chi quỹ học phí ,… 3.3.2.Phần cứng Được xây dựng dựa trên điều kiện cơ sở vật chất của trường, vốn là 1 trường nhỏ nên hệ thống phần cứng tương đối đơn giản, đáp ứng nhu cầu công việc bao gồm: • Máy chủ có tốc độ xử lí, truy xuất dữ liệu lớn • Hệ thống máy con đầy đủ đáp ứng nhu cầu cho công việc quản lí trong trường • Hệ điều hành: Hỗ trợ Window XP SP2 & SP3, Window Vista, Window 7, Window 8, Window Server 2003, Window Server 2008. Đối với hệ điều hành Window XP SP2 & SP3 có phần mềm hỗ trợ .Net Framework 3.5. • Cơ sở dữ liệu: Hỗ trợ SQL Server 2008. • Ổ cứng máy chủ: >=200GB • Ram máy chủ: Ram >= 32 GB cho trường có số lượng người dùng trên 50 user. • Ram máy cá nhân: >= 1GB. • Ổ cứng máy cá nhân: >= 60 GB. • Microsoft Office: Hỗ trợ phiên bản 2007, 2010. 3.3.3.Hệ thống mạng • Hệ thống mạng Lan băng thông rộng, giúp việc truyền phát dữ liệu diễn ra nhanh chóng • Hệ thống mạng kết nối internet nhằm giúp trao trao đổi thông tin 3.3.4.Con người • Được đào tạo bài bản, cũng như có những hiểu biết về quy trình vận hành bộ máy hệ thống thông tin và thực hiện các công việc được giao. • Bao gồm nhân viên kế toán , nhân viên ké toán tổng hợp, nhân viên tài vụ,… 3.3.5.Cơ sở dữ liệu • Bảng danh mục tài khoản • Bảng danh mục hàng hóa : Thông tin về hàng hoá gồm có: mã hàng, đơn hàng, loại hàng, đơn vị tính, số lượng, thành tiền… • Bảng danh mục kho hàng: Thông tin về kho gồm có: mã kho, tên kho, địa chỉ, loại kho. Một kho chứa nhiều hàng hoá, mỗi hàng hoá chứa trong một kho. • Hồ sơ nhân viên: Thông tin của nhân viên gồm có: mã nhân viên, họ và tên, chức vụ, hệ số, bằng cấp, ngày sinh, địa chỉ. • Bảng danh mục đối tác: Thông tin về mỗi nhà cung cấp gồm có: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, người liên hệ, mã số thuế, điện thoại, số fax, dư Nợ đầu kỳ, dư Có đầu kỳ. Mỗi nhà cung cấp bán nhiều hàng hoá. Mỗi hàng hoá chỉ mua được từ một nhà cung cấp. • Phiếu nhập hàng mua: Thông tin về phiếu nhập gồm có: số phiếu nhập, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ…. Mỗi phiếu nhập của một nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập lập bởi một kho hàng. Một kho hàng có nhiều phiếu nhập. • Phiếu xuất trả hàng: Nếu hàng hoá mua về không đủ tiêu chuẩn, trường học sẽ trả lại hàng cho người bán. Khi trả hàng trường sẽ lập phiếu xuất. Thông tin trên phiếu xuất: Số phiếu xuất, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung. Khi thu tiền trả lại của người bán sẽ lập phiếu thu với nội dung: số phiếu thu, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung. • Phiếu chi: Khi thanh toán tiền cho người bán, trường học sẽ lập phiếu chi. Mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu chi. Mỗi phiếu chi lập cho một người cung cấp. Thông tin trên phiếu chi gồm có: số phiếu chi, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung. II.Phân tích hệ thống quản lý hồ sơ và điểm trong trường THPT Ngô Sĩ Liên 1.Phần cứng, con người, hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu Phần cứng : sử dụng chung với hệ thống phần mềm kế toán và được trang bị thêm một máy chủ để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ và điểm của học sinh. Con người : sử dụng chung với phần mềm kế toán. Hệ thống mạng: sử dụng mạng LAN + Internet, cùng với hệ thống phần mềm kế toán. Cơ sở dữ liệu: tận dụng các cơ sở dữ liệu sẵn có của phần mềm kế toán đồng thời bổ sung thêm cơ sở dữ liệu HOC SINH, DIEM, KHEN THUONG. 2.Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ và điểm 2.1.Nhiệm vụ cơ bản • Quản lý các hoạt động chuyên môn, cơ sở dữ liệu về hồ sơ học sinh, hồ sơ cán bộ, hệ thống quản lý giảng dạy và đào tạo; • Truy cập khai thác dữ liệu từ hệ thống để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ và điểm 2.2.Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm Trong nhà trường PTTH, mỗi học sinh bắt đầu nhập trường phải nộp một bộ hồ sơ thông tin cá nhân. Nhân viên văn phòng sẽ kiểm tra hồ sơ. Thiếu thông tin, giấy tờ thì yêu cầu học sinh nộp bổ sung. Nhân viên văn phòng sẽ nhập thông tin về học sinh (sơ yếu lý lịch). Sau khi nhà trường tiến hành xếp lớp cho hoc sinh thì tiến hành làm thẻ học sinh. Mỗi học kỳ, một học sinh có các loại điểm: điểm miệng, điểm 15 phút, điểm một tiết, điểm thi học kỳ do giáo viên bộ môn cho. Nhân viên văn phòng sẽ xác định các thông tin về điểm (lớp, môn, loại diểm, tên học sinh) để nhập điểm vào hệ thống. Hết học kỳ, giáo viên bộ môn sẽ tính điểm trung bình học kỳ từng môn. Và họ xác định cách tính diểm từ quy định tính điểm của ban giám hiệu để tính trung bình cả học kỳ cho các học sinh. Mỗi lớp có một giáo viên chủ nhiệm. Giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm quản lý kỷ luật từng học sinh trong lớp. Và cuối mỗi học kỳ giáo viên chủ nhiệm sẽ nhận xét, đánh giá hạnh kiểm, xếp loại học lực cho học sinh (thông qua bảng điểm các môn, điểm trung bình các môn học). Cuối mỗi học kỳ, giáo viên chủ nhiệm sẽ thông báo kết quả học tập cả học kỳ cho học sinh. Trong nhà trường, ban giám hiệu có trách nhiệm cung cấp quy định khen thưởng kỷ luật. Cuối mỗi học kỳ ban giám hiệu nhận được báo cáo về tình hình chung của từng lớp và đưa ra quyết định khen thưởng cho từng tập thể lớp và cá nhân học sinh. 2.3.Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý Hệ thống quản lý hồ sơ và điểm trong trường THPT Ngô Sĩ Liên gồm ba chức năng chính: Quản lý hồ sơ: Khi nhập trường, mỗi học sinh phải nộp một bộ Hồ sơ cá nhân (HSCN). Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra và thu lại hồ sơ này. Trước tiên Bộ phận văn thư tiến hành kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ thông tin giấy tờ và có hợp lệ hay không? Nếu hợp lệ thì thu lại hồ sơ làm thủ tục ký xác nhận cho học sinh, ngược lại nếu thì đề nghị Học sinh sửa lại, hoặc nộp bổ sung Sau khi đã thu hồ sơ cá nhân của học sinh, bộ phận văn thư tiến hành lưu lại những thông tin cá nhân của học sinh dựa trên hồ sơ đó vào CSDL. Quy trình thực hiện là: Nhập những thông tin quan tâm về học sinh như sơ yếu lý lịch, ngoài ra còn có các thông tin liên quan đến việc học như lớp, cô giáo chủ nhiệm…vào những trường tương ứng trong Form nhập liệu. Sau khi đã có được những thông tin về học sinh, cần tiến hành làm thẻ học sinh cho từng em. Thẻ học sinh được làm ra để tiện cho việc quản lý học sinh của trường. Thẻ gồm những thông tin trong mẫu thẻ học sinh như: Họ tên, giới tính, ngày-tháng-năm sinh,…Ngoài những thông tin đó ra mỗi em sẽ được có một mã học sinh duy nhất, không trùng với ai. Thẻ học sinh sẽ được phát cho từng học sinh vào đầu năm, và được sử dụng cho cả 3 năm học. Quản lý điểm : Mỗi học kỳ, học sinh có các loại điểm: miệng, 15 phút, 1 tiết, học kỳ do giáo viên các bộ môn chấm. Theo định kỳ giáo viên bộ môn sẽ cung cấp điểm bộ môn theo từng lớp cho bộ phận quản lý điểm. Sau khi được giáo viên bộ môn cung cấp điểm của các học sinh theo từng lớp. Nhân viên quản lý điểm sẽ xác định những thông tin liên quan như: lớp, môn, loại điểm để chuẩn bị tiến hành nhập điểm. Đây là bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến điểm của học sinh trong trường. Khi đã xác định thật chính xác các thông tin về điểm, nhân viên bắt đầu tiến hành nhập điểm tương ứng với từng tên học sinh trong lớp. Cuối mỗi học kỳ, ban giám hiệu có trách nhiệm cung cấp quy định tính điểm cả năm cho từng lớp. Bộ phận quản lý điểm có trách nhiệm xác định những quy định tính điểm theo từng lớp riêng. Những lớp chuyên có cách tính điểm trung bình cả học kỳ khác với lớp chọn và khác với lớp thường. Các lớp chuyên thì môn chuyên có hệ số tính điểm riêng, thường cao hơn so với lớp chọn và lớp thường. Việc xác định cách tính điểm theo loại lớp là rất cần thiết. Bộ giáo dục có quy định chung về cách tính điểm trung bình bộ môn cho mọi môn, mọi lớp. Nhưng chỉ có cách tính điểm trung bình cả học kỳ của tất cả các môn thì thay đổi tùy thuộc vào loại lớp. Mỗi loại lớp khác nhau thì có cách tính điểm riêng như đã nói ở trên. Quản lý khen thưởng : Theo tổ chức trong trường PTTH, mỗi lớp sẽ có một giáo viên có trách nhiệm quản lý học tập và kỷ luật của học sinh trong lớp. Đó là giáo viên chủ nhiệm. Giáo viên chủ nhiệm là người trực tiếp quản lý học sinh. Vì vậy, cuối mỗi học kỳ, giáo viên chủ nhiệm sẽ nhận xét về học lực của mỗi học sinh trong lớp thông qua điểm trung bình bộ môn và điểm trung bình học kỳ. Đồng thời, giáo viên chủ nhiệm sẽ đánh giá ý thức kỷ luật của học sinh trong lớp bằng cách đánh giá hạnh kiểm học sinh thuộc loại nào: tốt, khá, trung bình, yếu kém. Nhận xét đánh giá của giáo viên chủ nhiệm sẽ được nhập vào trong hệ thống và nó sẽ là cơ sở để báo cáo tình hình chung của lớp cho ban giám hiệu. Từ nhận xét và đánh giá học lực, hạnh kiểm của giáo viên chủ nhiệm theo lớp, hệ thống sẽ tạo ra báo cáo tình hình chung của tập thể lớp sau một học kỳ. Báo cáo gồm báo cáo về học tập như tỷ lệ phần trăm các loại học lực trong lớp: giỏi bao nhiêu phần trăm, khá, trung bình, yếu kém bao nhiêu phần trăm. Ngoài báo cáo về học tập, còn báo cáo về kỷ luật. Tương tự như báo cáo về học tập, báo cáo về kỷ luật cũng thông kê tỷ lệ phần trăm các loại hạnh kiểm trong lớp. Đồng thời, báo cáo những lớp, học sinh xuất sắc xin phê duyệt khen thưởng. Từ báo cáo chung của từng lớp, danh sách những cử viên có đầy đủ điều kiện khen thưởng, ban giám hiệu sẽ đưa ra quyết định khen thưởng cuối cùng cho những tập thể và cá nhân xuất sắc. Sau đó, bộ phận quản lý khen thưởng sẽ tạo quyết định khen thưởng như giấy khen…. 3. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 3.1.Lý do phải xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng Sơ đồ phân cấp chức năng là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ. Như vậy BPC cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn; và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. 3.2.Cách thức xây dựng • Bước 1: Gạch chân (liệt kê) tất cả các động từ mô tả các hoạt động nghiệp vụ có trong hệ thống ( có thể loại bỏ, thay đổi tên hoặc sửa lại). • Bước 2: Nhóm các động từ có cùng chung hoạt động nhiệm vụ chính và đặt tên cho chức năng cha. • Bước 3: Xây dựng biểu đồ BPC từ trên xuống dưới Mức 1: Coi hệ thống chỉ gồm có một chức năng duy nhất Mức 2 : Liệt kê tất cả các hoạt động nghiệp vụ chính ( chức năng cha) Mức 3 ->n : Phân rã chức năng ở mức (n-1) thành các chức năng nhỏ hơn Như vậy ta có chức năng duy nhất là Quản lý điểm và hồ sơ, các chức năng cha gồm ba chức năng là: Quản lý hồ sơ; Quản lý điểm và Quản lý khen thưởng. Chức năng “Quản lý hồ sơ” gồm: Kiểm tra hồ sơ; Nhập hồ sơ và Làm thẻ học sinh Chức năng “Quản lý điểm” gồm: Xác định thông tin điểm; Nhập điểm; Xác định cách tính điểm; Tính điểm Chức năng “Quản lý khen thưởng” gồm: Nhập nhận xét và đánh giá hạnh kiểm, học lực; Báo cáo tình hình chung của lớp; Quyết định khen thưởng tập thể, cá nhân Ta có sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ và điểm trong trường THPT Ngô Sĩ Liên: Quản lý hồ sơ và điểm Quản lý hồ sơ Quản lý điểm Quản lý khen thưởng Kiểm tra hồ sơ Nhập hồ sơ Làm thẻ học sinh Xác định thông tin điểm Nhập điểm Xác định cách tính điểm Nhập nhận xét và đánh giá hạnh kiểm, học lực Báo cáo tình hình chung của lớp Quyết định khen thưởng tập thể cá nhân Tính điểm [...]... cán bộ quản lý và giáo viên • Thường xuyên tổ chức nhiều buổi tập huấn cho giáo viên và cán bộ quản lý III.Kết luận Phần mềm quản lý điểm và hồ sơ là rất cần thiết đối với trường THPT Ngô Sĩ Liên nói chung và các trường THPT trong cả nước nói riêng Nó tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý điểm và hồ sơ, giúp các nhà quản lý quản lý các thông tin điểm số, quá trình học tập của học sinh và quá... Điểm thành phần Điểm tổng kết 7.Đánh giá hệ thống quản lý điểm và hồ sơ trong trường THPT Ngô Sĩ Liên Nhìn chung công tác quản lý học sinh còn gặp nhiều hạn chế như: việc xây dựng kế hoạch ứng dụng phần mềm quản lý chưa cụ thể, phù hợp với đặc điểm tình hình mà thường xây dựng chung với kế hoạch chuyên môn; nội dung của công tác quản lý thực hiện ở mức độ trung bình; các phương pháp quản lý chưa được... mềm quản lý học sinh trong trường thực trạng trên xuất phát từ các nguyên nhân chính sau: Về nguyên nhân khách quan: do cơ sở vật chất của trường còn hạn chế, thiếu kinh phí cho việc xây dựng phần mềm quản lý điểm và hồ sơ , gây khó khăn cho giáo viên và cán bộ quản lý trong việc thực hiện phần mềm Về nguyên nhân chủ quan: • Cán bộ quản lý còn xem nhẹ việc xây dựng phần mềm quản lý điểm và hồ sơ •... trình giảng dạy của giáo viên trong trường THPT Với phương châm : “Đơn giản trong thực hiện, hiệu quả trong sử dụng” và hưởng ứng lời kêu gọi của Bộ Giáo dục và đào tạo trong việc tin học hóa trong việc quản lý giáo dục Vì vậy xây dựng phần mềm quản lý điểm và hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của trường Hầu như đại đa số giáo viên và học sinh có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng và vai trò của phần mềm này... hồ sơ, Nhập hồ sơ, Làm thẻ học sinh Kho dữ liệu : Hồ sơ học sinh, Học sinh, Thẻ học sinh Tác nhân ngoài : Học sinh 5.2. 2Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý điểm Các chức năng : Xác định thông tin điểm, Nhập điểm, Xác định cách tính điểm, Tính điểm Kho dữ liệu : Bảng điểm, Quy định tính điểm Tác nhân ngoài : Giáo viên 5.2. 3Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý. .. tin trong sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh xuống tương ứng với từng chức năng xử lý • Liệt kê all các kho dữ liệu và luồng dữ liệu tương ứng với từng chức năng xử lý Chức năng ở mức 2 là Quản lý hồ sơ, Quản lý điểm và Quản lý khen thưởng Tác nhân ngoài : Học sinh, Giáo viên, Ban giám hiệu Kho dữ liệu: Học sinh, Phiếu thông tin cá nhân, Thẻ học sinh, Bảng điểm, Quy định tính điểm, Phiếu nhận xét và đánh... tác quản lý chưa được sử dụng rộng rãi trong tập thể giáo viên • Sự phối hợp của giáo viên chủ nhiệm với cán bộ quản lý chưa tốt • Sự chỉ đạo của cán bộ cấp trên chưa thực sự toàn diện và hiệu quả • Thực hiện ứng dụng hệ thống phần mềm nhà trường làm chưa tốt • Việc đánh giá, quản lý học sinh còn nhiều hạn chế,… 8.Đề xuất giải pháp • Tăng cường sử dụng phần mềm vào công tác quản lý điểm và hồ sơ •... dựng sơ đồ mức ngữ cảnh Tác nhân ngoài : Học sinh, Giáo viên, Ban giám đốc Chức năng : Quản lý hồ sơ và điểm Các bước xây dựng: • Copy chức năng ở mức 1 trong biểu đồ phân cấp chức năng xuống • Liệt kê tất cả các tác nhân ngoài, luồng thông tin vào/ra từ tác nhân ngoài tới hệ thống 5.Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu 5.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Các bước thực hiện: • Copy tất cả chức năng ở mức 2 trong. .. khen thưởng 5.2 .Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Các bước thực hiện: • Copy tất cả các chức năng ở mức 3 trong sơ đồ phân cấp chức năng • Copy tất cả các tác nhân ngoài, kho dữ liệu, luồng dữ liệu trong DFD mức đỉnh tương ứng với từng chức năng xử lý • Thêm các kho dữ liệu, tác nhân ngoài, luồng dữ liệu(nếu phát sinh thêm) 5.2.1 .Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý hồ sơ Các chức... hạnh kiểm và học lực, Báo cáo tình hình lớp và Khen thưởng tập thể cá nhân Kho dữ liệu : Phiếu nhận xét đánh giá, Báo cáo, Quyết định khen thưởng, Học sinh Tác nhân ngoài : Giáo viên, Ban giám hiệu 6.Mô hình E-R Giáo viên Lớp Mã giáo viên Mã lớp Họ tên GV Tên lớp Mã GVCN Dạy Môn học Học sinh Mã GV Mã môn học Số hiệu HS Mã môn học Tên môn học Họ tên HS Mã lớp Mã lớp Điểm Số hiệu HS Mã môn học Điểm thành . có sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý hồ sơ và điểm trong trường THPT Ngô Sĩ Liên: Quản lý hồ sơ và điểm Quản lý hồ sơ Quản lý điểm Quản lý khen thưởng Kiểm tra hồ sơ Nhập hồ sơ Làm. duy nhất là Quản lý điểm và hồ sơ, các chức năng cha gồm ba chức năng là: Quản lý hồ sơ; Quản lý điểm và Quản lý khen thưởng. Chức năng Quản lý hồ sơ gồm: Kiểm tra hồ sơ; Nhập hồ sơ và Làm thẻ. thể lớp và cá nhân học sinh. 2.3.Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý Hệ thống quản lý hồ sơ và điểm trong trường THPT Ngô Sĩ Liên gồm ba chức năng chính: Quản lý hồ sơ: Khi nhập trường, mỗi