Đang tải... (xem toàn văn)
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP I. Khái niệm 1. Khái niệm tổ chức doanh nghiệp: Tổ chức chỉ một cơ cấu chủ định về vai trò, nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hóa. Về bản chất: tổ chức bộ máy quản trị, tổ chức nhân sự, tổ chức công việc Về mặt tổng quát: là thiết lập lại một cấu trúc thích hợp và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận Thực chất: thực hiện việc phân quyền và phối hợp giữa các bộ phận hướng tới thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối quan hệ qua lại phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định cùng nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp • Phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh: vì mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là cơ sở để xác định và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính. Đồng thời, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp phải đảm bảo thích ứng với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. • Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng, cụ thể, chính xác: trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm đối với từng bộ phận, từng cá nhân nhằm phát huy tính năng động, sáng tạo và tự chịu trách nhiệm của các bộ phận cũng như các cá nhân trong cơ cấu tổ chức đó, tạo điều kiện cho họ hiểu và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. • Đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận: trong kinh doanh doanh nghiệp lưu trú, muốn có sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao thì phải tạo ra và duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, giúp cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có tính tối ưu.
Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC KINH TẾ BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ KINH DOANH LƯU TRÚ ĐỀ TÀI: TÓM TẮT NỘI DUNG CHÍNH VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hải Đường NTH: Nhóm BF2 Lớp: 36K3.2 Tháng 10 năm 2012 Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 1 Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP I. Khái niệm 1. Khái niệm tổ chức doanh nghiệp: Tổ chức chỉ một cơ cấu chủ định về vai trò, nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hóa. Về bản chất: tổ chức bộ máy quản trị, tổ chức nhân sự, tổ chức công việc Về mặt tổng quát: là thiết lập lại một cấu trúc thích hợp và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận Thực chất: thực hiện việc phân quyền và phối hợp giữa các bộ phận hướng tới thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối quan hệ qua lại phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định cùng nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp • Phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh: vì mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là cơ sở để xác định và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính. Đồng thời, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp phải đảm bảo thích ứng với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. • Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng, cụ thể, chính xác: trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm đối với từng bộ phận, từng cá nhân nhằm phát huy tính năng động, sáng tạo và tự chịu trách nhiệm của các bộ phận cũng như các cá nhân trong cơ cấu tổ chức đó, tạo điều kiện cho họ hiểu và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. • Đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận: trong kinh doanh doanh nghiệp lưu trú, muốn có sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao thì phải tạo ra và duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, giúp cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có tính tối ưu. Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 2 Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường • Đảm bảo tính cân đối và hiệu quả: việc lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải đảm bảo gọn nhẹ, có hiệu lực quản trị cao, trên cơ sở chi phí quản trị ít nhất. Tức là đảm bảo tính linh hoạt, kinh tế của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. III. Các yếu tố của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp • Chuyên môn hóa • Bộ phận hóa • Quyền hạn • Phạm vi kiểm soát • Điều phối hoạt động 1. Chuyên môn hóa. Chuyên môn hóa tạo điều kiện cho việc nâng cao năng suất lao động và giúp cho người quản lý quản lý công việc được chặt chẽ Tuy nhiên do đặc thù kinh doanh của ngành đòi hỏi gia tăng việc điều phối 2. Bộ phận hóa. Quy mô doanh nghiệp lớn phát sinh nhu cầu tổ chức thành từng nhóm lao động được gọi là bộ phận hóa. Mục đích: Đảm bảo sự điều phối và kiểm soát hoạt động một cách hiệu quả. Quá trình chuyên môn hóa và bộ phận hóa được mô tả qua sơ đồ: Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 3 GIÁM ĐỐC KS TRƯỞNG LỄ TÂN TRƯỞNG BUỒNG NV 1 NV n NV 1 NV n TGĐ KS TP KẾ TOÁNTP NHÂN SỰ TP MARKETING GĐ LƯU TRÚ GD ĂN UỐNG GĐ DV BỔ SUNG QUẢN ĐỐC BUỒNG TRƯỞNG BAR TRƯỞNG BÀN TRƯỞNG BẾP TT LỄ TÂN Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường * Chú ý khi quyết định bộ phận hóa - Phải quyết định đến mô hình giám sát - Phải cung cấp nguồn vốn cho mỗi hoạt động - Phải có biện pháp đánh giá cho mỗi bộ phận - Phải có tác dụng thúc đẩy việc phối hợp tốt hơn trong hoạt động 3. Quyền hạn Cùng với việc phân bổ quyền lực thì gắn liền với việc giao quyền Trong doanh nghiệp lưu trú chú ý đến mối quan hệ giữa cấp điều hành trực tiếp và cấp điều hành gián tiếp. Khi có mâu thuẫn thường cấp điều hành trực tiếp yêu cầu cấp điều hành gián tiếp điều chỉnh công việc để không ảnh hưởng đến hoạt động của họ và giám đốc là người trong tài 4. Phạm vi kiểm soát Là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hiệu quả nhất, có nghĩa là nhà quản trị có thể giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng , có kết quả. Theo kinh nghiệm thì tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng từ 3 đến 9 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên con số này có thể tăng lên hoặc giảm xuống tùy thuộc vào công việc của nhân viên là đơn giản hay phức tạp, khả năng của nhà quản trị, năng lực của nhân viên dưới quyền. Về mặt tổ chức, phạm vi kiểm soát có liên quan chặt chẽ đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp. Cùng với một số lượng nhân viên như nhau, nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn quản trị rộng thì nó sẽ có ít tầng nấc trung gian. Ngược lại , nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn quản trị hẹp thì doanh nghiệp đó sẽ có nhiều cấp trung gian hơn. * Những chú ý khi chon lựa phạm vi kiếm soát thích hợp: - Tính tương tự của công việc - Đào tạo và chuyên nghiệp hóa - Sự ổn định của công việc - Sự thường xuyên tác động qua lại - Sự hợp nhất công việc - Sự phân tán nhân viên 5. Điều phối hoạt động Là điều khiển các hoạt đông tạo ra sự nhịp nhàng liên kết với nhau. Những mắc xích liên kết tạo nên những hình thức liên hợp giữa những bộ phận. Ba hình thức liên hợp thường xuyên diễn ra trong DNLT: liên hợp góp phần, liên hợp liên tục và liên hợp hỗ tương xoay chiều. Các hình thức liên hợp trong DNLT Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 4 Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường Loại liên hợp Đặc trưng Vai trò điều phối Góp phần(tích lũy) Sự độc lập tương đối Đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng và hiệu quả. Liên hợp liên tục Đầu ra của công việc này thành đầu vào của công việc khác Chú ý đến các mắc xích liên kết giữa các công việc. Hỗ tương xoay chiều Đầu ra của công việc này thành đầu vào của công việc khác Thông qua sự truyền đạt trực tiếp để tìm quyết định chung. IV. Các nguyên tắc chủ đạo của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1. Thang bậc quản lý • Nguyên tắc: mọi người trong tổ chức đều cần có người lãnh đạo và làm việc dưới sự chỉ huy của người này • Xác định rõ trách nhiệm của từng cấp trên- dưới • Xác định mối liên hệ công việc giữa nhân viên với cơ quan • Hạn chế: áp dụng nghiêm ngặt sẽ bóp chết tính sáng tạo của tổ chức 2. Tính thống nhất trong quản lý và điều hành • Nguyên tắc: mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp trên duy nhất • Tạo sự thống nhất trong việc thực thi nhiệm vụ • Thường bị vi phạm ở hầu hết tổ chức khi nó phát triển về quy mô và công việc được chuyên môn hóa 3. Sự ủy quyền • Nguyên tắc: quyền hạn được giao phó tương đồng với trách nhiệm • Các mức độ giao quyền: Thu thập thông tin cho quyết đinh của lãnh đạo. Đưa ra hai hay ba giải pháp cho lãnh đạo lựa chọn. Có ý kiến về sự phê chuẩn của lãnh đạo. Có quyền quyết định nhưng phải báo cáo lại cho lãnh đạo biết kết quả. Có toàn quyền không cần thiết liên lạc cho lãnh đạo trong tất cả mọi vấn đề. V. Các kiểu cơ cấu tổ chức 1. Cơ cấu chức năng Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 5 Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường Là dạng cơ cấu tổ chức được sử dụng phổ biến ở Việt Nam hiện nay. Cơ cấu chức năng được hình thành bằng cách nhóm gộp các hoạt động trong doanh nghiệp theo từng chức năng cụ thể như tài chính, sản xuất, marketing nhân sự…. Cơ cấu chức năng phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong môi trường ổn định Ưu điểm: không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện, chuyên sâu về nhiều lĩnh vực, nó cho phép phát huy các năng lực chuyên môn theo hướng chuyên môn hóa , đồng thời cơ cấu chức năng không đòi hỏi nhiều nỗ lực phối hợp giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận, phòng ban. Nhược điểm: dễ gây ách tắc trong công việc nếu không có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, nó gây khó khăn cho việc xác định trách nhiệm, mức độ đóng góp của từng bộ phận vào kết quả chung, đồng thời cơ cấu chức năng cũng không khuyến khích sự phát triển của nhà quản trị đa năng am hiểu nhiều lĩnh vực. 2. Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự hoạt động của tổ chức Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 6 Tổng giám đốc KS Giám đốc Mar Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Trưởng BP lưu trú Trưởng BP ăn uống Trưởng BP dịch vụ Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường Phạm vi hoạt động: Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục, hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học v.v Ngày nay, kiểu cơ cấu này vẫn con được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức nhỏ v.v Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến là người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Ưu điểm: Cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hòan tòan về kết quả việc của người dưới quyền. Nhược điểm: Với mô hình cơ cấu tổ chức này đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức tổ diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đường vịng theo kênh liên hệ đã quy định. 3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng Để khắc phục các nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, hiện nay kiểu cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi doanh nghiệp). Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 7 GIÁM ĐỐC NHÂN VIÊN 1 NHÂN VIÊN 2 NHÂN VIÊN 3 Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ phận trực tuyến và chức năng nó phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp. Nhược điểm: Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngòai ra mỗi khi các người lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không đưa ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Nó giống như cơ cấu tham mưu trong quân đội. Nhờ đó, người lãnh đạo lợi dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp của các bộ môn thực hiện các chức năng quản lý. 4. Cơ cấu ma trận Là dạng cơ cấu được thiết kế dựa theo hai tuyến có thể đồng thời theo chức năng và theo thị trường hoặc sản phẩm. Dạng cơ cấu này rất linh động và rất phù hợp với những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường năng động, thường xuyên thay đổi. Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 8 TỔNG GIÁM ĐỐC P. KẾ TOÁN P. KINH DOANH P. MAR ĂN UỐNGBỔ SUNGLƯU TRÚ L.TAN BUỒNG BÀN BẾP BAR……… . ……… …… Bài tập nhóm môn QTKD Lưu trú GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hải Đường Ưu điểm: của cơ cấu này là nó giúp doanh nghiệp có thể đồng thời đạt được nhiều mục đích, nhà quản trị có thể điều động nhân sự một cách linh hoạt và đồng thời cơ cấu ma trận cũng giúp đào tạo nhà quản trị theo hướng đa năng… Nhược điểm: đòi hỏi nhân viên phải thực sự năng động, am hiểu lĩnh vực, trong cơ cấu dễ xuất hiện mâu thuẫn về quyền hạn và sự thống nhất trong mệnh lệnh. Nhóm thực hiện: BF2 Lớp 36K03.2 9 GD KS TT LỄ TAN TT BUỒNG TT BÀN MARKETING NHÂN VIEN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN SỰ NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN TÀI CHÍNH NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN . Đường CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP I. Khái niệm 1. Khái niệm tổ chức doanh nghiệp: Tổ chức chỉ một cơ cấu chủ định về vai trò, nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hóa. Về bản chất: tổ chức bộ. chung của doanh nghiệp. II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp • Phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh: vì mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là cơ sở. sở để xác định và hoàn thiện cơ cấu tổ chức chính. Đồng thời, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp phải đảm bảo thích ứng với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. • Đảm bảo sự phân quyền