MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trên thế giới hiện nay, tin học là một ngành phát triển không ngừng.Thời kỳ công ngiệp đòi hỏi thông tin nhanh chóng, chính xác.Có thể nói tin học đã chiếm một vị trí quan trọng trong cuộc sống hàng ngày ,trong các ngành khoa học kỹ thuật.Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển chung của ngành tin học thế giới và khu vực,ngành tin hoc nước ta đã có bước phát triển nhất định . Việc đưa tin học vào quản lý, nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm 1 quản lý giấy tờ bằng thủ công như trước đây.Tin học hoá nhằm thu hẹp không gian lưu trữ,tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Còn ở Việt Nam ngành tin học tuy còn non trẻ nhưng cũng đang từng bước bứt phá được những thành công trong việc áp dụng tin học vào việc phát triển kinh - tế xã hội, góp phần vào việc phát triển và khẳng định mình trên trường quốc tế. Trong thời gian thực tập chuyên ngành,em đã nhận được đề tài "Quản lý giáo viên trường trung học phổ thông NA RÌ ". Là một sinh viên nghành CNTT đang được học tập trong khoa CNTT -ĐHTN, với mục đích tổng hợp những kiến thức đã học và tìm hiểu để vận dụng vào giải quyết công việc thực tiễn, đặc biệt là dưới sự hướng dẫn rất nhiệt tình của thầy giáo Trần Mạnh Tuấn trong bộ môn hệ thống thông tin, em đã hoàn thành đề tài của mình. Nội dung chính của đề tài : Chương I : Tìm hiểu về Access Chương II: Khảo sát và phân tích bài toán Chương III: Thiết kế cơ sở dữ liệu Qua kết quả thu thập tài liệu và nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại trường THPT Na Rì - Bắc Kạn về công tác quản lý em đã hoàn thành đề tài của mình . Trong quá trình làm bài , mặc dù đã có nhiều cố gắng song bước đầu làm quen với một bài toán thực tế mà kinh nghiệm còn chưa nhiều nên chương trình của em không tránh khỏi những sai sót . Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thày cô để chương trình của em ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Trần Mạnh Tuấn đã nhiệt tình tạo điều kiện và hướng dẫn em hoàn thành đề tài . Em xin chân thành cảm ơn ! Thái nguyên, ngày 06 tháng 04 năm 2009 Sinh viên thực hiện LỤC THỊ TIỆP 2 CHƯƠNG I : TÌM HIỂU VỀ ACCESS 1.1 Khái quát về Microsoft Access. Microsoft Access là một hệ cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế. Với Microsoft Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh.Nếu cần lập trình, Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do tính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải lập trình vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với Access chỉ cần thuwc hiện nhũng thao tác dơn giản Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà còn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database).Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng , truy vấn , báo cáo hỗ trợ cho người dùng .Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu .Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học .Với Wizard và các phương tiện hoạt động khác ,sẽ tiết kiệm được thời gian , công sức trong việc xây dựng và thiết kế công trình . Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là :Bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu , thống kê , kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác. 3 1.2. Giới thiệu các công cụ mà Microsoft Access cung cấp. Microft Access cung cấp cho người dùng 6 đối tượng : *Các đối tượng chính 1.2.1. Bảng ( table ). Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng,Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức (memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE. Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác. Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu , ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu . Để đảm bảo an toàn dữ liệu , Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc .Do đó , người dùng không phải kiểm tra tính toàn toàn vẹn dữ liệu khi nhập 4 - Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục - Chỉnh sửa cấu trúc bảng - Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau: - Tạo bảng: - Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục - Chỉnh sửa cấu trúc bảng - Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập 1.2.2. Truy vấn (Query). Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó .Có thể nói sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo . Trong Access có 2 loại truy vấn : - Truy vấn lựa chọn (select query) : Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng , các truy vấn theo một điều kiện nào đó . - Truy vấn hành động: Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý một dữ liệu nào đó .Ví dụ như xoá dữ liệu (Query delete), cập nhật dữ liệu (Query update), chèn dữ liệu (Quary Append), tạo bảng (Query make table). 5 Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin , tăng tính đa dạng , mềm dẻo của thông tin đầu ra . Ngoài ra,ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các câu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý. Khi xây dựng một truy vấn cần phải: - Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu. - Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. - Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chon. - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp. 1.2.3.Biểu mẫu ( Form ). Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo các hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng. Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin.Tuy nhiên, trên biểu mẫu (Form ),giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Accsess được dùng để: -Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. -Tổ chức giao diện chương trình. 6 -Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn. -Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng. Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau: 1. Biểu mẫu một cột (Single Column ): Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình,trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, hình chữ nhật haytrang trí các hình ảnh…Với biểu mẫu,người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu từ bàn phím. 2. Biểu mẫu nhiều cột dạnh bảng (Tabular ) : Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhương ưu tiên hơn là ta có thể tạo viền, tạo bảng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thì không thể làm được. 3. Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form ): biểu mẫu chính/ phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan hệ một - nhiều.Trong mẫu biểu chính/ phụ, người ta hay sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin,hạn chế việc gõ bằng bàn phím. 4. Biểu mẫu đồ hoạ ( Graph ) : 7 Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quarthoongs kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị…làm chokeets quả có tính trực quan giống như trong Word,Excel… 1.2.4. Báo cáo (Report ). Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước. Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý hoàn thiện.Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy.Thiết kế các báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian.tuy nhiên,với Access thì công việc trở nên thuận tiện hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu.Trong đó,người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard,vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ. Khác với Form,Report chỉ kết xuát thông tin chứ không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm ( Group/Total ), báo biểu theo cột (summary ),báo biểu dạng bảng (Tabular ). Mặc dù Report không hỗ trợ các điều khiển tương tác nhưng ta có thể điền vào Report các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp kiểm tra. Phạm vi sử dụng của báo biêutrong Access chủ yếu là: -In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu. 8 -sắp xếp dữ liệu trước khi in. -Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu,thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau. Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel… 1.2.5. Macro . Macro là tập hợp các hành động dùng để thực hiện một nhiêm vụ một cách tự động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống Menu,kích hoạt các nút lệnh,mở đóng các bảng,mẫu biểu,truy vấn…Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin,kiểm soát các phím nóng. -Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động. -Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access. Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh. -dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn giản. Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật khẩu. Gắn Macro với một bàn phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro từ bất kỳ phím nào trong cơ sở dữ liệu. 1.2.6. Module Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu,các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh,các vòng lặp…làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kiết xuất thông tin. Ngoài ra,ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũng như của Win dow để đưa vào chương trình. Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm,thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn. 1.3. Kết luận chung. Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các khoản dữ liệu. Vì sự sắp xếp dữ liệu là có thể dự báo trước được, nên ta có thể sắp xếp các khoản dữ liệu này để lọc ra các khoản thông tin hữu dụng. tất cả các đối tượng trên của Micrrosoft Access cho chúng ta xem và xử lý, thay đổi các thông tin trong cơ sở dữ liệu theo nhiều phương pháp khác nhau. 9 CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ (KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG THPT NA RÌ) 1. Giới thiệu về trường. Tại trường THPT NA RÌ - BẮC KẠN hiện nay mọi công việc quản lý nhân sự đều làm bằng thủ công, rất bất tiện và tốn thời gian.Với giai đoạn hiện nay Công nghệ thông tin đang trong đà phát triển theo từng ngày từng giờ mà một công việc như quản lý nhân sự tại đó lại phải làm bằng thủ công mỗi lần kiểm tra hồ sơ một ai đó lại phải rở một tập hồ sơ ra tìm rất mất thời gian va công sức hay tìm xem cán bộ nào đó có bị phạt hay không cũng phải mở tập hồ sơ ra tìm… Vì vậy với nhu cầu Công nghệ phát triển như hiện nay việc đưa tin hoá vào công tác quản lý làm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian độ chính xác cao và tiện lợi hơn rất nhiều so với phương pháp thủ công trên giấy tờ.Tin học giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc dữ liệu, tự động hoá hệ thống, cụ thể hoá các thông tin theo nhu câù của con người.Chính vì những ưu điểm đó của bài toán quản lý nên em đã mạnh dạn dùng những kiến thức đã học để xây dựng chương trình quản lý nhân sự trường THPT NA RÌ BẮC KẠN. 2. Qúa trình quản lý giáo viên tại trường THPT NA RÌ. Trường THPT NA RÌ được thành lập ngày 20/09/1965 theo quyết định số 279/QĐ-TC của sở GDĐT BẮC KẠN. Trường có chức năng và nhiệm vụ giáo dục thế hệ thanh niên ở địa phương trở thành những học sinh chăm ngoan, thực hiện tốt nguyên lý :" học đi đôi với hành, nhà trường gắn liền với xã hội". Trên cơ sở đẩy mạnh phong trào thi đua "dạy tốt, học tốt", phát huy tinh thần làm chủ của cán bộ giáo viên và học sinh, bảo đảm thực hiện chương trình nội dung và phương pháp giáo dục theo những quy định của ngành nhằm không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện cho học sinh theo mục tiêu đã quy định cho cấp học. 10 [...]... nhanh hơn và tốt hơn Vì vậy tin học hoá công tác quản lý giáo viên của trường THPT NA RÌ nói riêng và công tác quản lý giáo viên nói chung ở giai đoạn hiện nay là rất cần thiết Nếu áp dụng chương trình quản lý giáo viên, có thể đáp ứng được phần nào những vấn đề mà phần thực trạng của bài toán đã đề ra Trên cơ sở giữ lại những ưu điểm của quy trình tính toán và quản lý giáo viên trước đây, bổ xung và cải... của tin học trong đời sống xã hội và văn hóa, giảm nhẹ đi rất nhiều công tác quản lý điểm của học sinh đối với giáo viên nơi đây được dễ dàng hơn Vì vậy, việc ứng dụng chương trình quản lý giáo viên vào trong công tác quản lý của trường THPT NA RÌ sẽ phần nào đáp ứng được các yêu cầu còn vướng mắc, giúp cho công tác quản lý của nhà trường đi vào nề nếp và hiệu quả hơn 5 Đề xuất hệ thống quản lý mới... phục vụ các yêu cầu quản lý ta có thể phát sinh các luồng thông tin như sau: • Luồng thông tin đưa vào: phát sinh khi có yêu cầu quản lý hồ sơ giáo viên • Luồng thông tin ra: phát sinh khi có nhu cầu lấy thông tin phục vụ yêu cầu quản lý Hai luồng thông tin này được minh họa như sau: Thông tin vào Quá trình xử lý 15 Thông tin ra 1 Thông tin vào của hệ thống : - Sơ yếu lý lịch của giáo viên - Các quyết... trình lưu trữ và xử lý thông tin Tại trường THPT NA RÌ hiện nay, mọi công việc về quản lý nói chung và công tác quản lý giáo viên nói riêng đều phải làm bằng thủ công, rất bất tiện và tốn nhiều thời gian Với một số lượng lớn cán bộ giáo viên như vậy đã gây không ít khó khăn trong việc quản lý, nhất là việc điều động, thuyên chuyển công tác, theo dõi các quá trình công tác hoặc quá trình lương của giáo. .. thống quản lý mới tiện ích hơn Về việc cập nhật những thông tin của giáo viên cần quản lý, vẫn do cán bộ tổ chức nhập thông tin vào máy tính Khi muốn biết những thông tin về một giáo viên nào đó thì chỉ việc điền những thông tin mà mình cần biết, máy tính sẽ tự động tra cứu và tìm kiếm theo yêu cầu Việc áp dụng tin h ọc vào trong công tác quản lý giáo viên trong nh à trường làm giảm nhẹ công tác quản lý. .. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU - MỤC TIÊU QUẢN LÝ 3.1.1.Yêu cầu của bài toán Bài toán đặt ra ở trường THPT NA RÌ là công tác quản lý giáo viên trong toàn trường Quản lý giáo viên của trường cần được xây dựng bởi một phần mềm tin học với mục đích là thực hiện công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm công sức cho người làm công việc quản lý Bài toán đó phải đáp ứng được các yêu cầu sau: -... thiết bị phần cứng và các phần mềm trong tương lai 3.1.2 Mục tiêu quản lý * Cập nhật thông tin về giáo viên * Theo dõi các thông tin của giáo viên trong thời gian giảng dạy và làm việc tại trường * Theo dõi và quản lý thi đua khen thưởng * Thống kê, báo cáo và tìm kiếm khi có yêu cầu 3.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁO VIÊN TRƯỜNG THPT NA RÌ 3.2.1 Phân tích và thiết kế hệ thống về chức năng Thực chất... LƯƠNG DÂN TỘC CÁN BỘ QUẢN LÝ DM lương DM dân tộc TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO DM TĐ ĐT - Chức năng cập nhật hồ sơ giáo viên: CÁN BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ GIÁO VIÊN HỒ SƠ GV LƯƠNG LƯƠNG 23 KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT KT - KL - Chức năng tra cứu - tìm kiếm: HỒ SƠ GIÁO VIÊN TRA CỨU GIÁO VIÊN THEO CH ỨC VỤ TRA CỨU THEO TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN CHỨC VỤ TĐ CM CÁN BỘ QUẢN LÝ - Chức năng thống kê – báo cáo: CÁN BỘ QUẢN LÝ DANH SÁCH GV KHEN... Trong trường chỉ có một người quản lý các thông tin đối với giáo viên nên khi có những công việc khác cần giải quyết sẽ gây ra sự quá tải với người quản lý Các nhu cầu tìm kiếm rất phức tạp, để lấy một số thông tin về một vài giáo viên nào đó thì sẽ phải mất một thời gian nhất định Khi thống kê danh sách, theo tổ hoặc theo chuyên môn… 16 Qua thực tế có thể thấy việc quản lý giáo viên trong trường hiện nay... gian và công sức Với những khó khăn và bất cập trong việc quản lý giáo viên như hiện nay thì việc đưa tin học vào áp dụng vào quản lý trong trường sẽ nâng cao được hiệu quả một cách đáng kể Việc áp dụng tin học sẽ giảm nhẹ công tác quản lý vốn trước kia rất rườm rà, cồng kềnh Có thể tính theo dõi và quản lý và truy xuất những thông tin về giáo viên như theo dõi thi đua khen thưởng, kỉ luật… Việc áp dụng . dùng những kiến thức đã học để xây dựng chương trình quản lý nhân sự trường THPT NA RÌ BẮC KẠN. 2. Qúa trình quản lý giáo viên tại trường THPT NA RÌ. Trường THPT NA RÌ được thành lập ngày 20/09/1965. hoá công tác quản lý giáo viên của trường THPT NA RÌ nói riêng và công tác quản lý giáo viên nói chung ở giai đoạn hiện nay là rất cần thiết. Nếu áp dụng chương trình quản lý giáo viên, có thể. công tác quản lý điểm của học sinh đối với giáo viên nơi đây được dễ dàng hơn. Vì vậy, việc ứng dụng chương trình quản lý giáo viên vào trong công tác quản lý của trường THPT NA RÌ sẽ phần