Đang tải... (xem toàn văn)
Từ xưa đến nay sách luôn là phương tiện thông dụng nhất để lưu truyền tri thức khoa học và kinh nghiệm của nhân dân từ đời này sang đời khác. Vì vậy sách giúp chúng ta nâng cao tầm hiểu biết, cập nhật được những thông tin mới trên thế giới để có thể bắt kịp với nhịp sống của nhân loại. Nhưng một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể bảo tồn, luân chuyển nguồn tài nguyên quý giá đó đến từng cá nhân một cách có hiệu quả nhất, để ngày càng có nhiều người biết đọc và biết sử dụng sách. Hầu hết các hệ thống nhà sách (hiệu sách) ở nước ta hoạt động theo kiểu truyền thống (thủ công). Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, thế kỷ của công nghệ thông tin. Vậy chúng ta phải làm thế nào để áp dụng tin học vào hệ thống quản lý bán sách. Chính vì điều này mà chúng em đã chọn đề tài :“Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán sách tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ”. Qua quá trình khảo sát thực tế và đi sâu nghiên cứu, phân tích hệ thống quản lý của nhà sách Nguyễn Văn Cừ,chúng em đã đưa ra mô hình mới về cách quản lý bán sách với sự trợ giúp của hệ thống máy tính.Nhằm thay thế một số công việc mà trước đó phải thao tác bằng tay trên giấy tờ đạt hiệu quả không cao, mất nhiều thời gian.
Trường Đại học Giao thông vận tải Khoa Công nghệ thông tin *************** PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS) ĐỀ TÀI: Quản lý nhà sách Nguyễn Văn Cừ Nhóm SV thực hiện: Nguyễn Việt Hưng Nguyễn Văn Hải Nguyễn Thị Thu Hà Lê Trung Thống Đặng Quyết Chiến Lớp: KHMT-K51 GV hướng dẫn: Nguyễn Đức Dư Hà Nội, 8 – 2012 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC STT Công việc Người thực hiện Ngày bắt đầu Ngày hoàn thanh 1 Khảo sát (thu thập thông tin) • Tên bài toán • Lý do chọn đề tài • Lấy mẫu (Cần có giải thích rõ về vai trò, ý nghĩa, nơi dùng, ai làm…) Lê Trung Thống Đặng Quyết Chiến 21/08/2012 23/08/2012 2 Phỏng vấn( 5đóng 5 mở) Tóm tắt nội dung sau mỗi cuộc phỏng vấn Nguyễn Thị Thu Hà Đặng Quyết Chiến 23/08/2012 25/08/2012 3 Lập phiếu hỏi Quan sát (Về cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT) Nguyễn Văn Hải 23/08/2012 26/08/2012 4 Tổng hợp kết quả khảo sát • Theo công việc • Theo dữ liệu Nguyễn Việt Hưng 26/08/2012 27/08/2012 5 Chỉnh sửa và hoàn thiện, soát lỗi Nguyễn Việt Hưng 27/08/2012 28/08/2012 I – LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Từ xưa đến nay sách luôn là phương tiện thông dụng nhất để lưu truyền tri thức khoa học và kinh nghiệm của nhân dân từ đời này sang đời khác. Vì vậy sách giúp chúng ta nâng cao tầm hiểu biết, cập nhật được những thông tin mới trên thế giới để có thể bắt kịp với nhịp sống của nhân loại. Nhưng một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể bảo tồn, luân chuyển nguồn tài nguyên quý giá đó đến từng cá nhân một cách có hiệu quả nhất, để ngày càng có nhiều người biết đọc và biết sử dụng sách. Hầu hết các hệ thống nhà sách (hiệu sách) ở nước ta hoạt động theo kiểu truyền thống (thủ công). Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, thế kỷ của công nghệ thông tin. Vậy chúng ta phải làm thế nào để áp dụng tin học vào hệ thống quản lý bán sách. Chính vì điều này mà chúng em đã chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán sách tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ”. Qua quá trình khảo sát thực tế và đi sâu nghiên cứu, phân tích hệ thống quản lý của nhà sách Nguyễn Văn Cừ, chúng em đã đưa ra mô hình mới về cách quản lý bán sách với sự trợ giúp của hệ thống máy tính. Nhằm thay thế một số công việc mà trước đó phải thao tác bằng tay trên giấy tờ đạt hiệu quả không cao, mất nhiều thời gian. II – KHẢO SÁT Giới thiệu về nhà sách: Nhà sách Nguyễn Văn Cừ là một chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành Nghĩa TP.Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp có bề dày hoạt động về sách vở, văn phòng phẩm và siêu thị. Thương hiệu Thành Nghĩa và nhà sách Nguyễn Văn Cừ trên toàn quốc đã in sâu vào giới học sinh, sinh viên, đội ngũ chi thức, các nhà khoa học và công chúng trong hơn 15 năm qua. 1. Phỏng vấn 1.1. Kế hoạch phỏng vấn Người hỏi: Nguyễn Thị Thu Hà Người được hỏi : Lê Văn Nghiêm Thời gian hẹn: 8h45. Thời gian bắt đầu :9h. Thời gian kết thúc :9h30. - Đối tượng được hỏi giám đốc nhà sách - Cần thu thập các thông tin cần thiết cho việc quản lý bán sách.( dữ liệu nhập sách, bán sách, sách tồn, thống kê thu chi từng tuần, tháng, thông tin về trình độ tin học.) 1.2. Nội dung phỏng vấn Câu 1: Xin bác cho biết cơ cấu tổ chức nghiệp vụ các nhân viên của nhà sách mình như thế nào? Trả lời: Các nhân viên sẽ được chia ra theo nghiệp vụ của mình: Bộ phận nhập hàng: + Nhập các mặt hàng sách vở và văn phòng phẩm vào kho. + Bộ Phận kiểm kê sẽ kiểm tra các mặt hàng được nhập vào sau khi được thông qua sẽ hoàn tất báo cáo và chuyển hàng lên để bán ra cho khách hàng. Bộ phận bán hàng: + Nhân viên chỉ dẫn: được bố trí ở các gian hàng hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của mình mua được những món đồ mình cần thiết. + Thu Ngân: kiểm tra các mặt hàng và thanh toán hóa đơn cho khách hàng. Bộ phận kế toán: Kiểm kê sổ sách, tiền tệ, thành lập các báo cáo liên quan đến tài chính. Bộ phận bảo vệ: + Giữ xe và các vật dụng cá nhân đảm bảo về tài sản chung cho khách hàng khi tham gia mua hàng tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ + Bảo đảm an ninh của nhà sách và tài sản của nhà sách Câu 2: Với quy mô ngày càng lớn thì nhà sách có cách thức quản lí nhập hàng và bán hàng như thế nào? Trả lời: Như đã nói ở trên, mỗi bộ phận nhân viên sẽ thực hiện công việc của mình tùy theo nghiệp vụ đào tạo. Với bộ phận nhập hàng sẽ kiểm kê các mặt hàng cần nhập và ghi lại báo cáo sau đó hệ thống bán hàng sẽ thống kê số lượng 1 lần nữa sau đó sẽ đưa các sản phẩm đó lên trên các kệ hàng theo từng phân khu của nhà sách để khách hàng có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các mặt hàng mà mình cần. Với khách mua hàng thì ở đây là các quầy tự chọn, khách hàng sẽ được tự mình lựa chọn các hàng hóa, sách vở mình muốn mua tại từng quầy hàng, ở mỗi quầy hàng đều có nhân viên phục vụ để hướng dẫn cho khách hàng nếu cần thiết. Sau khi khách hàng đã chọn được món đồ mình cần mua sẽ ra quầy thu ngân do hệ thống thu ngân phụ trách, các thu ngân sẽ thực hiện nhiệm vụ kiểm kê và thanh toán, ghi hóa đơn cho khách hàng. Câu 3: Với quy mô kinh doanh lớn như thế hẳn là nhà sách không thể tránh khỏi những rắc rối về chuyện có những mặt hàng không bán được và bị tồn kho, vậy với những mặt hàng như thế thì nhà sách giải quyết như thế nào và việc kiểm kê khối lượng tồn kho sẽ được thực hiện ra sao? Trả lời: Việc theo dõi lượng hàng tồn kho là rất cần thiết, và cần được làm theo phương pháp định kì, việc theo dõi thường xuyên như thế sẽ giúp nhà sách nắm bắt được các mặt hàng nào khó bán ra và không phù hợp nhu cầu của khách hàng, thông qua đó bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ biết được tình hình và cho ra các chiến lược nhập hàng đúng đắn và ổn định Về vấn đề tồn kho, nhà sách thường hàng tháng đều làm thống kê về lượng hàng sắp hết và đã hết, thị trường cần nhiều những loại mặt hàng như thế nào, qua đó thì đưa ra kế hoạch nhập hàng cụ thể, biết được tình hình lượng hàng bán được , lượng hàng còn tồn đọng trong kho. Câu 4: Nhà sách có những loại báo cáo gì? Trả lời: Báo cáo kết quả kinh doanh: Báo cáo tồn kho: Báo cáo tài chính: Báo cáo nhập kho: Câu 5: Nhà sách có gặp phải những khó khăn gì khi phải thực hiện các công việc trên bằng tay hay không? Trả lời: Có, việc cập nhật và lưu trữ các thông tin của sách và khách hàng mất nhiều thời gian và công sức. Các việc lập hoá đơn, lập báo cáo,…đều thực hiện bằng tay nên dễ sai sót. 1.3. Tóm tắt nội dung sau phỏng vấn Đánh giá chung: Sau cuộc phỏng vấn và trò chuyện cho thấy là nhà sách gặp khó khăn trong công việc cập nhật và lưu trữ thông tin nhà sách vì những công việc này vẫn là thực hành theo phương pháp thủ công điều này khiến cho công việc bị ảnh hưởng, chậm trễ về mặt thời gian, công sức. Một nhà sách có quy mô lớn lại càng cần 1 hệ thống lưu trữ và quản lí tự động để thuận tiện cho các công việc như lập báo cáo, thống kê hàng tháng, những công việc này nếu để làm bằng tay dễ gây ra sai sót là điểu không thể tránh khỏi không những thế còn tốn hao tiền lương để thuê nhân công thực hiện. Từ những phỏng vấn trên cho thấy khả năng nhà sách cần 1 phần mềm hỗ trợ quản lí công việc xuất nhập và bán sách là rất cao, vì là 1 công ty có hơn 40 chi nhánh trên toàn quốc với quy mô rộng lớn như thế việc đầu tư cho một phần mềm có tốt có thể ở mức giá chi phí cao hơn bình thường là hoàn toàn có khả năng. Dựa trên những quan sát thực tế nhà sách, và có đi khảo sát các tiệm sách nhỏ khác đưa ra được những kết luận tạm thời về hệ thống sẽ thiết lập sau này như sau: Nhà sách chia ra làm các bộ phận phụ trách các nghiệp vụ khác nhau, Bộ phận nhập hàng làm công việc kiểm kê các mặt hàng trong kho, đồng thời thông qua lượng hàng trong kho còn hay hết sẽ lập báo cáo để thông báo việc cần nhập thêm các mặt hàng vào kho Cần có 1 kho dữ liệu về SẢN PHẨM lưu trữ thông tin (Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mã thể loại, mã tác giả,mã nhà sản xuất, số lượng tồn) Khi nhập hàng vào kho cần thông qua phiếu nhập PHIẾU NHẬP lưu trữ các thông tin ( Số phiếu nhập, mã nhà sản xuất, ngày nhập) Do sách nhập vào kho có thể do nhiều nhà sản xuất, nhiều nhà cung cấp, xuất bản nên cần có 1 trường dữ liệu mang tên NHÀ XUẤT BẢN NHÀ XUẤT BẢN: lưu trữ các thông tin về : (Mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại) Nhà sách có nhiều thể loại sách khác nhau nên cần có 1 trường dữ liệu lưu trữ thông tin các thể loại THỂ LOẠI lưu trữ các thông tin về( mã thể loại và tên thể loại) Khách mua sách còn chọn lọc không chỉ theo thể loại mà còn theo tên của tác giả, nên cần 1 trường dữ liệu về thông tin các Tác giả để phục vụ cho nhu cầu mua sách của khách hàng TÁC GIẢ lưu trữ thông tin của (Mã tác giả, tên tác giả, liên lạc) Khi khách hàng đến mua sách ta lập Hóa Đơn HÓA ĐƠN (Số hóa đơn, ngày bán ) Cuối tháng, nhà sách phải lập báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại sách. Hàng tháng phải lập báo cáo doanh thu nhằm mục đích đánh giá tình hình tiêu thụ đối với từng loại mặt hàng, lập báo cáo doanh thu tổng hợp cho biết tổng số tiền bán từng tháng của cửa hàng. 2. Phiếu hỏi PHIẾU HỎI CHO NHÂN VIÊN CỦA NHÀ SÁCH Họ tên : Chức vụ : Bộ phận : Ngày : TÓM TẮT VỀ CÔNG VIỆC Tóm tắt ngắn gọn vai trò và mục đích công việc của bạn(không quá 2 dòng) ? ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… CÁC CÂU HỎI TRONG PHẦN KHẢO SÁT Phần trắc nghiệm: 1. Nhà sách trả lương cho bạn dưới hình thức nào? Chọn một câu trả lời dưới đây: Thẻ ATM Tiền mặt Hình thức khác 2. Bạn có thường xuyên phải viết các báo cáo, thống kê hay không? Chọn một câu trả lời dưới đây: Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ 3. Bạn có hài lòng với điều kiện làm việc hiện tại (phòng làm việc, bàn ghế, quang cảnh, cơ sở vật chất, CNTT…) Chọn một câu trả lời dưới đây: Rất hài lòng Bình thường Chưa hài lòng. 4. Bạn có muốn tin học hóa hệ thống quản lý bán sách của nhà sách không? Chọn một câu trả lời dưới đây: Có Không Ý kiến khác Phần tự luận: 5. Bạn có ý kiến gì về cách quản lí của nhà sách hiện nay: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… 6. So với các nhà sách lớn các trên cả nước bạn thấy cách quản lý của nhà sách có khác gì so với các nhà sách khác hay không? ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… NHẬN XÉT: Nhận xét chung của bạn về cách quản lý của nhà sách: ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………\ ………………………………………………… • Tóm tắt kết quả phiếu hỏi 3. Biểu mẫu 3.1. Hóa đơn bán hàng Hoá đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các chủ thể trong một nền kinh tế a. Đối tượng sử dụng: - Người mua hàng và đơn vị phân phối sản phẩm. - Thường bao gồm 2 liên (1 bản chính và 1 bản sao). Liên 1 được đơn vị phân phối sản phẩm lưu trữ như một chứng từ để từ đó xây dựng các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tồn kho…… Liên 2 được giao cho khách hàng nhằm làm căn cứ xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của khách hàng với món hàng được mua trong hóa đơn, cung cấp các chi tiết về địa chỉ, số điện thoại, website… về đơn vị phân phối để có thể liên lạc. - Được lập bởi nhân viên thu ngân của đơn vị phân phối sản phẩm. b. Vai trò: - Làm chứng từ gốc trong kế toán. - Làm chứng từ thuế. - Chứng từ thương mại quốc tế. c. Ý nghĩa: - Giải quyết tranh chấp. - Làm căn cứ pháp lý cho việc chuyển nhượng hàng hóa giữa các bên. - Là căn cứ xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của người mua với hàng hóa được ghi trong đó. 3.2. Phiếu nhập kho a. Đối tượng sử dụng: - Sử dụng trong nội bộ công ty/chi nhánh. - Đơn vị nhận hàng hóa. - Được lập bởi thủ kho hoặc người được giao trách nhiệm. - Được lưu giữ để phục vụ công việc kế toán, báo cáo của kế toán. b. Vai trò, ý nghĩa: - Giúp thực hiện kiểm kê lượng hàng hóa nhập ban đầu. - Ghi nhận nghiệp vụ đã phát sinh hay hoàn thành. - Tạo căn cứ kế toán để ghi sổ nghiệp vụ. - Ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ. - Là căn cứ trong việc kế toán - Giúp kiểm soát nội bộ về việc nhập hàng hóa. 3.3. Báo cáo tồn kho [...]... sửa chữa các hệ thống liên quan đến CNTT • Quản lí hệ thống máy tính của nhà sách • Quản lí hệ thống thanh toán tiền ở quầy thu ngân • Quản lí các hệ thống máy móc khác ,hệ thống điện ,hệ thống điều hòa trong nhà sách Phòng quản lý nhân sư: • Quản lí tất cả các nhân viên trong nhà sách • Phân công công việc cho nhân viên của các bộ phận • Chịu trách nhiệm về số nhân viên mình quản lí • Hệ thống nhân... Nguyễn Thị Thu Hà Nguyễn Văn Hải Nguyễn Việt Hưng Đặng Quyết Chiến Lê Trung Thống Quản lý nhà sách Quản lý bán sách Quản lý kho Nhập kho Kiểm tra sách Lập phiếu nhập sách Nhận đơn đặt hàng Cập nhật thông tin khách hàng Lập hóa đơn bán hàng Tìm kiếm sách Báo cáo, thống kê Quản lý hành chính Tìm kiếm theo tên sách Báo cáo tồn kho hàng tháng Tính lương nhân viên Tìm kiếm theo tên tác giả Thống kê doanh thu... trong nhà sách Ban giám đốc Phòng tài chính Phòng kĩ thuật ` Phòng quản lí nhân sự Phòng kinh doanh Giám đốc: Người đưa ra các quyết định trong cách quản lý của nhà sách Phòng tài chính: Tổ chức hệ thống quản lý của toàn nhà sách • Lập báo cáo tài chính của nhà sách • Giám sát bán hàng thông qua các hoạt động tài chính • Quản lý tài chính của nhà sách nhanh gọn chính xác • Giám sát bán hàng thông. .. lượng sách còn lại của từng mã sách Bảng lương: Ghi số tiền phải trả cho nhân viên hàng tháng Sổ thu chi: Ghi số tiền phải trả và thu được Công việc liên quan T1 T2 T1 T1,T2 T3 T3 T4 T4 TUẦN 2: SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC STT 1 2 3 4 5 II Công việc Quản lý kho Quản lý bán hàng Tìm kiếm sách Quản lý báo cáo thống kê Quản Lý Hành Chính SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 1 Sơ đồ Người thực hiện Nguyễn. .. thức tính: ∑( sách trong kho ) = Lượng sách trong trước khi cập nhật - lượng sách trong phiếu xuất +lượng sách trong phiếu nhập - Dữ liệu đầu ra: Số lượng sách được cập nhật trong kho 2.2: Quản lý bán hàng: 1.Cập nhật thông tin khách hàng: - Sự kiện xảy ra khi có khách đặt hàng qua đơn - Mục đích Việc cập nhật thông tin khách hàng nhằm lưu trữ thông tin khách hàng - Quy trình cập nhật thông tin khách hàng... người quản lí dễ dàng tìm kiếm loại sách mà khách hàng yêu cầu - Quy trình: Sau khi khách hàng yêu cầu 1 tên sách thì người quản lí sẽ tìm kiếm tên sách đó trong cơ sở dữ liệu, nếu tìm thấy thì trả kết quả cho khách hàng nếu k tìm thấy thì thông báo sách đó không có trong nhà sách - Dữ liệu đầu vào: tên sách mà khách hàng yêu cầu - Dữ liệu đầu ra: kết quả tìm kiếm sách trong cơ sở dữ liệu 2 Tìm kiếm sách. .. liệu đầu ra: kết quả tìm kiếm sách trong cơ sở dữ liệu 3 Tìm kiếm sách theo tên nhà xuất bản: - Sự kiện xảy ra: khi có khách hàng yêu cầu tìm sách của một nhà xuất bản nào đó - Mục đích: Tìm kiếm sách theo tên nhà xuất bản nhằm mục đích giúp người quản lí dễ dàng tìm kiếm loại sách mà khách hàng yêu cầu - Quy trình: sau khi khách hàng yêu cầu tên nhà xuất bản thì người quản lí sẽ tìm kiếm tên nhà xuất... thời gian sách được nhập vào kho, sách được nhập vào trong khoảng thời gian 3 tháng từ khi sách được nhập vào nhà sách sẽ cho vào chương trình khuyến mại và giảm giá, biết được số lượng sách nhập vào thì sẽ biết được sách đó mình bán có chạy hay không, biết được giá cả của sách nhập vào để định mức giá sách bán ra cho khách hàng - Quy trình thực hiện khi nhập phiếu nhập là nhập mã sách, tên sách, số... kiếm theo tên nhà xuất bản Thống kê các khoản chi theo từng ngày Xuất kho Lập phiếu xuất kho Cập nhật kho 2 Mô tả chi tiết chức năng lá: 2.1 Quản lý kho a) Nhập kho: 1 Kiểm tra sách - Sự kiện được kích hoạt : khi có sách mới được nhập vào kho - Mục đích: Việc kiểm tra đầu vào của việc nhập sách là để đảm bảo chất lượng sách được nhập vào đồng thời đảm bào sách nhập vào có đúng hàng mà nhà sách yêu cầu... cầu tìm sách của 1 tác giả nào đó - Mục đích: Tìm kiếm sách theo tên tác giả nhằm mục đích giúp người quản lí dễ dàng tìm kiếm loại sách mà khách hàng yêu cầu - Quy trình: sau khi khách hàng yêu cầu tên tác giả thì người quản lí sẽ tìm kiếm tên tác giả đó trong cơ sở dữ liệu, nếu tìm thấy thì trả kết quả cho khách hàng nếu không tìm thấy thì thông báo sách của tác giả đó không có trong nhà sách - Dữ