BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỜI NĨI ĐẦU Trong cơng xây dựng phát triển đất nước Học tập nhiệm vụ hàng đầu hoc tập để tích lũy tri thức học tập tích lũy tri thức phải có trọng tâm có định hướng.Tri thức nghề nghiệp quan trọng vốn tri thức vô hạn Muốn sâu vào nghề nghiệp, muốn đóng góp nhiều cho xã hội trước hết phải có vốn tri thức phong phú lĩnh vực cơng tác, vốn tri thức có ích chuyển thành lực nghề nghiệp, chuyển thành hoạt động thực tiễn, phục vụ xã hội; gắn tri thức với lao động, học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn tri thức hữu ích Chính lẽ mà Đảng Nhà nước ta đưa phương châm đào tạo rằng:"Lý thuyết gắn với thực tiễn" Nhận thức điều sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội nói chung sinh viên Ngành Lưu trữ học Quản Trị Văn Phịng nói riêng cần có quan tâm mức tầm quan trọng lý luận thực tiễn Về thân, muốn làm tốt thành thạo tất cơng việc chun mơn nghiệp vụ, đồng thời qua rèn luyện cho tác phong, kỹ làm việc phẩm chất đạo đức người cán làm việc quan hành Nhà nước Đây dịp để sinh viên học hỏi phát huy hết khả mà có lẽ trình học tập trường chưa nhận thấy điều Để củng cố thêm kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, đồng ý Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội Trường Đại học Nông Lâm Huế Huế, tham gia thực tập Nhà trường Trong trình thực tập, tơi tìm hiểu hoạt động, chức năng, nhiệm vụ Cơ quan, trực tiếp thực số cơng việc giao từ rút nhiều điều bổ ích cho thân Dưới Báo cáo trình thực tập, tìm hiểu thực tế Văn phịng Trường Đại học Nơng Lâm Huế Trong q trình thực chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp chân thành cán hướng dẫn Nhà trường, quý quan nơi thực tập, để giúp có Báo cáo hồn chỉnh Cuối cùng, xin gửi lời chúc, lời cảm ơn sâu sắc tới tới Lãnh đạo quan, cán quan thầy, cô giáo giúp tơi hồn thành xong Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng Tơi xin chân thành cảm ơn./ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Phần I CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nông Lâm Huế Phịng Tổ chức - Hành Trường Đại học Nơng Lâm, Đại học Huế (tiền thân Trường Đại học Nông nghiệp II Hà Bắc) thành lập ngày 14 tháng năm 1967 huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang (Hà Bắc cũ) theo Quyết định số 124/CP phủ Ngày 5/8/1983 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay Thủ tướng Chính phủ) định số 213/CP sáp nhập với trường Cao đẳng Nông nghiệp Huế thành Trường Đại học Nông nghiệp II Huế Ngày 4/4/1994, Thủ Tướng Chính phủ Nghị định 30/CP thành lập Đại học Huế, trường Đại học Nông nghiệp II Huế đổi tên thành Trường Đại học Nông Lâm Huế trường thành viên Đại học Huế 1.1 Vị trí, chức Trường Trường Đại học Nơng Lâm, Đại học Huế có sứ mạng đào tạo cán kỹ thuật bậc Đại học bậc Sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hỗ trợ phát triển nguồn lực Nông Lâm Ngư nghiệp phát triển nông thôn cho tỉnh miền Trung nước 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn hoạt động Nhà trường 1.2.1 Cơng tác trị tư tưởng Tổ chức tốt đợt học tập trị đầu năm học, phổ biến, quán triệt Nghị Đảng, pháp luật Nhà nước, quy chế Bộ giáo dục & đào tạo, nội quy, quy định Đại học Huế Nhà trường, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho cán bộ, viên chức lao động Tổ chức tốt ngày lễ tết phong trào Thể dục-Thể thao, Văn hóa văn nghệ Hầu hết cán bộ, viên chức lao động chấp hành nghiêm túc Nghị Đảng, chủ trương, sách pháp luật Nhà nước Nhà trường tạo khơng khí trị lành mạnh, ổn định, giữ vững đồn kết trí xây dựng mối quan hệ tốt cộng đồng 1.2.2 Công tác đào tạo công tác sinh viên Tuyển sinh hàng năm, hệ đại học quy tuyển tăng 10% so với năm trước, nâng tổng số sinh viên quy lên 4686 sinh viên Hệ đại học khơng quy (VHVL) hàng năm tuyển giảm tiêu, 70 - 75% tiêu theo kế hoạch, đưa số lượng sinh viên khơng quy trường đến 1800 sinh viên Hệ sau đại học tuyển hàng năm tăng lên 10 - 20% riêng năm học 2009 - 2011 tuyển 113 học viên cao học cho ngành đào tạo Hiện Trường đào tạo 13 nghiên cứu sinh 232 học viên cao học Tổ chức hàng năm bình quân 95 buổi dự giờ, 56 buổi giảng thử cho giảng viên hợp đồng, 65 buổi sinh hoạt học thuật cấp khoa môn Hầu hết giảng viên tập đơn vị tổ chức giảng thử từ lần Nhờ đó, giảng viên hồn thành tốt nhiệm vụ tập giảng dạy thông qua thời gian tập thời hạn Tồn trường tích cực chuẩn bị chuyển đổi phương thức đào tạo, từ đào tạo theo niên chế sang đào tạo tín Tổ chức tốt hội thảo: “CBVC lao động Trường Đại học Nông lâm với công tác đào tạo thời kỳ hội nhập” Đáp ứng việc đào tạo theo tín chỉ, nhà trường nhanh chóng hồn chỉnh khung chương trình ngành đào tạo theo tín Đã chuyển đổi lên lớp cho tất khoa giảng đường (từ 45 phút/tiết thành 50 phút/tiết) Tích cực biên soạn giáo trình, giảng nghiệm thu 26 giáo trình, 40 giảng đưa vào giảng dạy cho từ năm học 2005 đến Hiện nhà trường nỗ lực để tin hóa đào tạo, hồn thiện hệ thống máy chiếu giảng đường để phục vụ giảng dạy, tương lai gần điện tử hóa giáo trình, Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG giảng Thư viện trường tin hóa phần, tiếp tục đổi phương thức hoạt động Đã tổ chức, sử dụng có hiệu tài liệu có, thường xuyên bổ sung tài liệu mới, giáo trình phục vụ kịp thời cho nhu cầu học tập nghiên cứu giảng viên sinh viên Các phòng, ban chức có nhiều cố gắng đảm bảo phục vụ ngày tốt nhu cầu đào tạo trường Quản lý sử dụng có hiệu máy móc thiết bị phục vụ cho đào tạo Các trại thực hành thí nghiệm Hương Bằng, Thủy An Trung tâm nghiên cứu trồng Tứ Hạ tổ chức lại thành lập Viện nghiên cứu phát triển vào hoạt động tốt Tổ chức tốt kỳ thi tốt nghiệp Đại học hệ quy với số lượng 3.808 sinh viên, bình qn năm 39,62% sinh viên đạt loại khá, giỏi Thi tốt nghiệp Đại học hệ khơng quy (VHVL) 2.405 sinh viên, bình qn năm 25,17% sinh viên đạt khá, giỏi Đa số giảng viên thực nghiêm túc nội quy, quy chế giảng dạy Tổng số giảng giảng viên tồn trường hồn thành bình qn hàng năm 95.000 chuẩn, (đã toán vượt với tổng số tiền gần 11tỷ đồng) Công tác quản lý sinh viên vào nếp theo phương thức quản lý để phục vụ tốt việc đào tạo theo hệ thống tín Nhà trường tăng cường công tác giáo viên chủ nhiệm lớp, bước hoàn thiện hệ thống cố vấn học tập, ban hành quy chế sinh viên, mã hóa giảng đường, mã hóa sinh viên phục vụ việc đăng ký học theo tín Các chế độ sách sinh viên đáp ứng kịp thời đầy đủ Nhà trường trì liên lạc địa phương với gia đình, thơng báo kịp thời kết rèn luyện học tập sinh viên Điều có tác dụng giáo dục sinh viên 1.2.3 Công tác nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế Nghiên cứu khoa học hai nhiệm vụ nhà trường Năm học công tác NCKH Trường giữ nếp tốt, hầu hết giảng viên nghiên cứu viên tham gia nghiên cứu khoa học Nguồn kinh phí NCKH hàng năm Trường cấp liên kết với quan trường 30 tỷ đồng Nhà trường trích quỹ tự có cho đề tài NCKH giảng viên, sinh viên từ năm 2005 đến 319 triệu đồng Toàn trường hàng năm triển khai 04 đề tài cấp Nhà nước, 24 đề tài cấp Bộ, 04 đề tài bản, 85 đề tài cấp trường, 11 đề tài liên kết, 14 đề tài Hợp tác quốc tế, 98 đề tài NCKH sinh viên Nhìn chung đề tài NCKH nghiệm thu đạt kết tốt, số lại từ đến hết tháng 12 năm 2010 tổ chức nghiệm thu kế hoạch Đặc biệt, Khoa Thuỷ sản thành lập mạnh dạn triển khai thành công chế phẩm: “Bokashi trầu” Sản phẩm ứng dụng vào sản xuất có khả thương mại hóa cao Hợp tác quốc tế mạnh trường, nhiều tập thể giảng viên nổ công tác Trung tâm phát triển nông thơn miền Trung phát huy tốt khả tìm kiếm nguồn hợp tác quốc tế mang lại hiệu tốt, góp phàn nâng cao vị trường khu vực miền Trung phạm vi nước Khoa Chăn nuôi thú y, Khoa Nông học, Khoa Thủy sản đơn vị mạnh hợp tác quốc tế mang lại nhiều kết đáng trân trọng 1.2.4 Công tác bồi dưỡng phát triển đội ngũ Nhà trường coi trọng công tác bồi dưỡng phát triển đội ngũ cán giảng dạy cán quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, viên chức học, nâng cao trình độ chun mơn lực nghiệp vụ Hiện nay, tổng số cán viên chức lao động trường 428 người, số giảng viên 287 người (chiếm 60,48%) Số cán có trình độ đại học trường gồm 187 người (chiếm 66,42% tổng số giảng viên), Tiến sĩ 61 người (tăng so với năm trước 04 người), Thạc sĩ 127 người 76 giảng viên Hiện có 20 cán Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG làm NCS, 10 người học Thạc sĩ nước ngồi Về cấu tổ chức, trường có khoa với 40 tổ môn, đảm nhận 200 mơn học; có phịng chức năng, 01 thư viện, có 02 trại thực hành thí nghiệm 04 trung tâm, 01 Viện nghiên cứu phát triển phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học Hiện nhà tường đào tạo 18 chuyên ngành bậc đại học, chuyên ngành bậc thạc sĩ 02 chuyên ngành bậc tiến sĩ 1.2.5 Chăm lo đời sống thực chế độ sách Công tác chăm lo đời sống, bảo đảm việc làm, bảo đảm quyền lợi ích hợp pháp, đáng người lao động nhiệm vụ đồng thời mục tiêu quan trọng để đảm bảo ổn định trị đảm bảo phát triển vững bền Nhà trường Trong năm qua Nhà trường trọng đến biện pháp bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho CBVC, bố trí cơng việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đồng thời cịn tìm thêm nhiều việc làm, nâng cao thu nhập cho CBVC tham gia chương trình dự án, hợp đồng đào tạo hệ khơng quy Nhà trường ban hành văn điều chỉnh sửa đổi “ Quy chế Chi tiêu nội bộ, Quy chế điều hành, Quản lý nội Quy chế thi đua - KT ; Hoàn thiện tiêu chí tuyển dụng giữ nguồn lao động ”, nhằm đáp ứng nguyện vọng đại đa số CBVC Trong năm qua, từ nguồn quỹ phúc lợi trường chi hỗ trợ cho cán cơng chức đón ngày lễ tết với tổng số tiền bình quân 2.200.000 đ/ người/ năm Cũng từ nguồn quỹ trường sử dụng chi tiêu cho nhiều hoạt động TDTT, VHVN tạo khí vui tươi, phấn khởi cán viên chức lao động toàn trường Năm Nhà trường trích gần 100 triệu đồng để hỗ trợ cho CBVC tắm biển (trong tổ chức cho hàng trăm lượt người tham quan nước) Việc sử dụng quỹ tự có quỹ phúc lợi tiến hành công khai, dân chủ nguyên tắc kế tốn tài Nhà trường thực tốt chế độ sách nâng lương, trợ cấp, độc hại, chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ nghĩ dưỡng sức nhà trường thực tốt việc thăm hỏi CBVC lao động lúc ốm đau, hoạn nạn, thực tốt quy định hiếu hỉ Bên cạnh quan tâm Nhà trường cố gắng nổ lực cao đơn vị, CBVC - lao động gia đình việc chăm lo cải thiện đời sống Tính đến nay, hầu hết gia đình có đủ phương tiện thiết yếu như: máy vi tính, tivi, xe máy Trên 70% gia đình xây nhà lầu nhà kiến cố, số CBVC mua xe ôtô Ban Thanh tra nhân dân trường hoạt động chức trách tích cực từ năm học 2005 đến khơng có vi phạm chế độ sách, khơng có đơn thư khiếu kiện, nên Ban tra TTNH trường tra, xử lý Thông qua kiểm tra, kiểm toán Bộ giáo dục & Đào tạo, Bộ tài kiểm tra cấp, Trường ĐHNL Huế luôn đánh giá đơn vị thực tốt, quy định quản lý tài bảo hộ an tồn lao động 1.2.6 Công tác xây dựng sở vật chất, thiết bị Tuy khó khăn kinh phí ngân sách cấp nhà trường thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, cân đối thu chi hợp lý Trong năm qua Nhà trường hoàn thành hạng mục xây dựng sở vật chất theo dự kiến năm học trước Trang Web trường hoạt động phục vụ tốt CBVC sinh viên Trường làm thêm 02 nhà xe cán đưa vào sử dụng Đã xây dựng đưa vào sử dụng nhà để hoá chất khoa Cơ bản, giảng đường E, D, nhà thí nghiệm trung tâm, ba nhà làm việc cho khoa Thủy sản, Lâm nghiệp, Tài nguyên đất & môi trường nông nghiệp Nhà trường tăng cường mua sắm chiết bị phục vụ đào tạo (trang bị chiếu cho tất giảng đường A,B,C,E,D; lắp đặt máy chiếu projector cho số giảng đường B7, B8, B9, B10, B11) Hệ thống phịng thí nghiệm, phịng đa chức khoa phòng làm việc môn ngày tăng cường sở vật chất Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG đại 1.2.7 Cơng tác thi đua, phong trào công tác xã hội, từ thiện Năm học 2009 - 2010 năm có nhiều phong trào thi đua sôi Phong trào “Dân chủ, kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”, phong trào “Giỏi việc trường, đảm việc nhà” phong trào “Xây dựng gia đình nhà giáo văn hóa”, phong trào “Vì tiến phụ nữ” tiếp tục triển khai thực đông đảo CBVC lao động hưởng ứng Tổ chức thực tốt vận động “Nói không với tiêu cực thi cử bệnh thành tích giáo dục”, “Nói khơng với đào tạo khơng đạt chuẩn, không đáp ứng yêu cầu xã hội” Bộ giáo dục & đào tạo tổ chức 1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nông Lâm Huế (Có phụ lục I kèm theo) Trường có khoa (Khoa Nông học, chăn nuôi - Thú y, Lâm nghiệp, khí - cơng nghệ, Tài ngun đất Mơi trường Nông nghiệp, Thủy sản, Khuyến Nông Phát triển nơng thơn khoa bản), phịng (Phịng Kế hoạch- Tài chính, Tổ chức - Hành chính, Khoa học Công nghệ - Hợp tác quốc tế, Đào tạo Đại học, Đào tạo sau đại học, Kiểm định Đảm bảo chất lượng, Công tác sinh viên, Thông tin - Thư Viện, Kế hoạch - Tài chính) 05 trung tâm Viện nghiên cứu (Trung tâm phát triển Nông thôn miền Trung, Tung tâm nghiên cứu phát triển công nghệ Nông Lâm nghiệp, Trung tâm nghiên cứu biến đổi khí hậu, Trung tâm nghiên cứu xử lý chất thải Nông nghiệp Viện nghiên cứu phát triển) Tổng số cán viên chức lao động trường 450 người 287 cán giảng dạy với 66% phó giáo sư, tiến sĩ thạc sĩ Hiện đào tạo 21 ngành, chuyên ngành bậc đại học, ngành cao học, ngành tiến sỹ Trong suốt chặng đường 45 năm qua, tập thể cán công chức lao động Trường nỗ lực phấn đấu, xây dựng nhà trường không ngừng lớn mạnh nghiên cứu khoa học nông nghiệp chuyển giao công nghệ, nâng cao chất lượng đào tạo cán khoa học nhà trường, phát triển hợp tác quốc tế nâng cao vị nhà trường, góp phần vào nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước, cơng xố đói giảm nghèo nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trải qua gần 45 năm xây dựng trưởng thành Đại học Nông lâm Huế đào tạo 17.000 kỹ sư; 500 thạc sĩ kỹ thuật ngành Nông – Lâm – Ngư nghiệp Cơ khí – Cơng nghệ; hàng trăm tiến sĩ Các cán Trường đào tạo đáp ứng có hiệu nghiệp phát triển đất nước đặc biệt góp phần bước thực thắng lợi nghị “Tam nơng”, đóng góp đáng kể vào thành công nghiệp công nghiệp hóa đại hóa đất nước, đặc biệt tỉnh miền Trung – Tây Nguyên Trong năm tới để đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước xu hội nhập, đảm bảo vấn đề an ninh lương thực và an toàn thực phẩm, vấn đề cơng nghiệp hố đại hố nơng thơn địi hỏi cơng tác đào tạo đội ngũ phải có bước nhảy vọt chất Phải tạo chuyển đổi hợp lý ngành nghề, chất lượng đội ngũ sở vật chất đáp ứng kịp thời thay đổi nhanh chóng kinh tế thị trường lao động có trình độ cao Trường Đại học Nông Lâm - Đại học Huế phải khẳng định vai trò hàng đầu miền Trung đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố đại hố nơng nghiệp - nơng thơn; góp phần xây dựng Đại học Huế ngày lớn mạnh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Sơ đồ cấu tổ chức trường Đại học Nông Lâm ĐẢNG ỦY HỘI ĐỒNG KHOA HỌC - ĐÀO TẠO BAN THANH TRA NHÂN DÂN CƠNG ĐỒN BAN GIÁM HIỆU ĐỒN TNCS HCM PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH HỘI SINH VIÊN PHỊNG ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC HỘI CỰU CHIẾN BINH PHỊNG CƠNG TÁC SINH VIÊN KHOA CƠ BẢN PHỊNG KHẢO THÍ & ĐBCLGD KHOA NƠNG HỌC PHỊNG QLKH ĐỐI NGOẠI KHOA CHĂN NI THÚ Y PHỊNG ĐÀO TẠO SĐH KHOA LÂM NGHIỆP PHỊNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH KHOA CƠ KHÍ CƠNG NGHỆ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN KHOA TN ĐẤT & MTNN TRUNG TÂM PTNT MIỀN TRUNG KHOA THỦY SẢN TRUNG TÂM NC KH & CGCNNLN KHOA KH.NÔNG & PTNT TRUNG TÂM Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NCMƠI TRƯỜNG&CT VIỆN NC PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM NC BIẾN ĐỔI KHÍ HẬU MT 1.4 Chức nhiệm vụ phịng chun mơn Nhà trường 1.4.1 Phịng Tổ chức – Hành chính: Phịng Tổ chức - hành tham mưu giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ như: - Đảm bảo thực tốt chế độ thông tin báo cáo, tổng hợp định kỳ đột xuất, soạn thảo văn chung Nhà trường Xây dựng kế hoạch hàng năm, chương trình cơng tác q, tháng, tuần Nhà trường Theo dõi tiến độ thực kế hoạch, chương trình cơng tác Nhà trường - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc Nhà trường theo quy định - Đề nghị xét kỷ niệm chương ngành; tổ chức thực công tác cải cách hành chính; quy chế dân chủ, quy chế làm việc, phịng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm nội quan - Tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ; tiếp nhận quản lý công văn đi, đến; quản lý loại dấu Trường Đại học Nông Lâm - Thực công tác Lễ tân, đối nội, đối ngoại đảm bảo lịch sự, văn minh mang lại hiệu cao - Quản lý tài chính, tài sản Nhà trường theo quy định Pháp luật - Thực số nhiệm vụ khác Hiệu trưởng trưởng phân cơng 1.4.2 Phịng Đào tạo Đại học: Tham mưu cho Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, đạo triển khai thực hiện, kiểm tra giám sát tồn cơng tác giảng dạy học tập hệ đào tạo đại học cao đẳng trường Đề xuất hướng giải vấn đề phát sinh trình đào tạo; Phối hợp với Khoa, đơn vị chức lĩnh vực quản lý sinh viên việc nâng cao chất lượng hiệu đào tạo - Cụ thể hóa triển khai thực văn bản, quy định Bộ Giáo dục Đào tạo công tác đào tạo - Nghiên cứu xây dựng mục tiêu, định hướng phát triển, cấu ngành nghề, mô hình đào tạo quy trình đào tạo đại học cao đẳng, kể hình thức liên kết đào tạo - Xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn kế hoạch đào tạo hàng năm (bao gồm dự kiến số lượng marketing đào tạo) để Hiệu trưởng trình cấp phê duyệt - Dự thảo văn quy chế, quy định liên quan tới cơng tác đào tạo đại học để trình Hiệu trưởng phê duyệt ban hành - Chuẩn bị liệu liên quan đến công tác đào tạo đại học cao đẳng cho Hiệu trưởng làm việc với quan cấp trên, quan bên đơn vị trường - Thực chế độ báo cáo định kỳ công tác đào tạo lên cấp hàng tháng có yêu cầu - Phối hợp với Khoa xây dựng chương trình đào tạo tồn khóa tất ngành, chun ngành đào tạo Trường; 1.4.3 Phịng Cơng tác Sinh viên Tham mưu cho Hiệu trưởng Đảng ủy công tác trị tư tưởng cơng tác sinh viên nhà trường Tổ chức hoạt động nhằm phục vụ sinh viên tuyên truyền, quảng bá hình ảnh nhà trường - Chủ trì xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác trị tư tưởng sinh viên; Thường xuyên theo dõi, nắm bắt tình hình tư tưởng sinh viên trường, phản ánh kịp thời, đầy đủ khách quan cho Ðảng uỷ, BGH, Ban công tác trị sinh viên Đại Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG học Huế; đồng thời đề xuất chủ trương, biện pháp giải thích hợp vấn đề liên quan đến tư tưởng sinh viên - Chủ trì tổ chức học tập tuần sinh hoạt cơng dân đầu khố, cuối khoá đầu năm học; đợt sinh hoạt trị, học tập nội quy, quy chế, buổi nói chuyện thời nước quốc tế cho sinh viên, nhằm nâng cao giác ngộ trị, ngăn chặn ảnh hưởng xấu tệ nạn xã hội - Phối hợp với Khoa, Đoàn niên, Hội sinh viên, xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh; tổ chức thực hoạt động phong trào cho sinh viên, buổi hội diễn, triển lãm, hoạt động văn hoá văn nghệ thể thao sinh viên - Chủ trì tổ chức buổi đối thoại sinh viên với lãnh đạo cấp Trường; Thơng qua để kịp thời giải nắm tâm tư, nguyện vọng sinh viên - Chủ trì phối hợp với Đồn TNCSHCM Hội sinh viên để tổ chức sinh hoạt ngoại khóa đội tình nguyện Trường - Phối hợp với Văn phòng Đảng uỷ Trường tổ chức lớp học tập Nghị Đảng, tìm hiểu Ðảng, bồi dưỡng đối tượng kết nạp Ðảng cho sinh viên - Tiến hành thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào Trường sau kỳ thi tuyển sinh hệ quy hàng năm; Xử lý trường hợp SV không đủ điều kiện thủ tục, hồ sơ vào trường; Phối hợp với Phòng Đào tạo ĐH để xếp ngành, xếp lớp định ban cán lớp (nếu cần) - In gửi phiếu báo điểm, giấy gọi nhập học cho thí sinh, chứng nhận kết thi theo yêu cầu - Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ sinh viên theo phân cấp Cập nhật quản lý liệu, lưu trữ hồ sơ, lý lịch sinh viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh cấp, khoa đơn vị liên quan - Chịu trách nhiệm cấp Sổ tay sinh viên; Thẻ sinh viên, Bảng tên sinh viên điều động sinh viên có yêu cầu - Chịu trách nhiệm xác nhận, chứng thực loại giấy giới thiệu giấy tờ liên quan đến sinh viên (trừ kết học tập) - Chịu trách nhiệm tập hợp đề nghị Nhà trường xét khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo quy chế Bộ GD&ĐT quy định Trường; Soạn thảo định khen thưởng, kỷ luật định, quy định có liên quan đến sinh viên để Hiệu trưởng ký ban hành 1.4.4 Phòng Đào tạo sau Đại hoc:Tham mưu cho Hiệu trưởng việc hoạch định chiến lược phát triển đào tạo sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ sau tiến sĩ) nhà trường Quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát tồn cơng tác giảng dạy học tập loại hình đào tạo sau đại học trường - Cụ thể hoá triển khai thực quy định Bộ Giáo dục - Đào tạo Đại học Huế công tác đào tạo sau đại học - Định kỳ xây dựng kế hoạch đào tạo SĐH trường quản lý chương trình đào tạo SĐH tồn trường - Quản lý kết học tập, đánh giá chất lượng đào tạo để đề xuất thay đổi nhằm nâng cao chất lượng đào tạo - Phối hợp với khoa chun mơn phát triển chương trình đào tạo SĐH Đề xuất với đơn vị xây dựng chương trình liên kết đào tạo với Đại học nước Chịu trách nhiệm khâu nối làm thủ tục cần thiết khác - Điều phối hoạt động giảng dạy quản lý chất lượng giảng dạy Trường có liên kết đào tạo SĐH - Tổ chức phát bằng, cấp chứng chứng nhận kết học tập học viên NCS - Tổ chức quản lý việc biên soạn, in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy nhằm phục vụ cơng tác giảng dạy học tập bậc đào tạo SĐH Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - Báo cáo định kỳ với quan chủ quản Đào tạo sau đại học vấn đề liên quan 1.4.5 Phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng giáo dục:Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch, quy trình hoạt động tổ chức triển khai cơng tác khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục, đào tạo toàn diện Nhà trường; Thực nghiệp vụ đảm bảo chất lượng đào tạo Nhà trường theo qui định chung Bộ Giáo dục & Đào tạo, Trường - Tham mưu cho Hiệu trưởng việc xây dựng mục tiêu, sách, quy trình, quy định kế hoạch cụ thể hoạt động khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục Trường; - Xây dựng triển khai kế hoạch hợp tác lĩnh vực đảm bảo chất lượng với tổ chức có liên quan ngồi nước; - Xây dựng trình Hiệu trưởng ký ban hành văn hướng dẫn cơng tác khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục sở quy chế Bộ GD&ĐT Hướng dẫn theo dõi thực văn đơn vị Trường - Lập kế hoạch trình Hiệu trưởng định tổ chức thực hoạt động đảm bảo chất lượng giáo dục - Tổ chức phối hợp với quan, đơn vị trường thực việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chun mơn, nghiệp vụ khảo thí, đánh giá đảm bảo chất lượng giáo dục cho giáo viên cán có liên quan đến cơng tác kiểm định - Chủ trì việc thực ba cơng khai chất lượng giáo dục nhà trường - Tiếp nhận xử lý loại đơn từ, hồ sơ, công văn liên quan đến cơng tác khảo thí đảm bảo chất lượng đào tạo 1.4.6 Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế công tác sở hữu trí tuệ Trường - Tổng hợp kế hoạch ngắn hạn, trung hạn dài hạn Trường Lập báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm tài theo yêu cầu Hiệu trưởng cấp - Phối hợp với tổ Quản trị vật tư Phòng TC-HC theo dõi quản lý giá trị tài sản, vật tư thiết bị Trường Lập thẻ tài sản báo cáo TS hàng quý - Phối hợp với phòng Tổ chức Hành kiểm kê lý tài sản theo phân cấp Đại học Huế; lập thẻ tài sản - Tổng hợp báo cáo thống kê hàng năm theo yêu cầu Trường quan chuyên môn - Lập báo cáo lao động thu nhập tháng đầu năm năm theo yêu cầu quan cấp - Lập tổ chức thực kế hoạch tài trình Giám đốc Đại học Huế phê duyệt, giao dự toán hàng năm - Khai thác, sử dụng có hiệu nguồn lực tài trường 1.4.7 Phịng Khoa học cơng nghệ Hợp tác quốc tế:Tham mưu cho Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế cơng tác sở hữu trí tuệ Trường - Chủ động mở rộng hợp tác nghiên cứu với quan, tổ chức nước - Xây dựng chương trình, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ - Tổ chức xây dựng, tham gia đấu thầu, tuyển chọn đề tài, dự án khoa học công nghệ nước - Hướng dẫn đơn vị lập kế hoạch, thực nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ - Phối hợp với phịng Kế hoạch tài lập phương án phân bổ, quản lý kinh phí nghiên cứu khoa học công nghệ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - Giám sát tiến độ thực hiện, tổ chức nghiệm thu, đánh giá kết đề tài, dự án nghiên cứu khoa học nước - Lưu trữ hồ sơ đề tài dự án khoa học công nghệ II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị văn phịng 2.1 Về tạo dựng hình ảnh quan Trụ sở Trường Đại học Nông Lâm nằm khuôn viên rộng xây dựng từ năm 1983 với diện tích 12008m2 Nhìn chung, cán bộ, giáo viên lao động có lập trường tư tưởng trị vững vàng, ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương, đường lối Đảng, pháp luật Nhà nước Chủ động xây dựng chương trình cơng tác, đề xuất phương án giải công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phụ trách theo thẩm quyền, trình tự, nguyên tắc thủ tục hành Nhà nước Thực nghiêm chỉnh Pháp luật cơng chức, viên chức Hồn thành nhiệm vụ theo phân công Lãnh đạo nhà trường, chịu trách nhiệm trước pháp luật, lãnh đạo Nhà trường việc thi hành nhiệm vụ Cán bộ, giáo viên lao động chủ động thu thập thông tin, văn đạo cấp trên, theo dõi thống kê số liệu, lưu trữ tài liệu, tư liệu có liên quan đến cơng việc phân công để tham mưu, đề xuất giải cơng việc cách xác, có sở, pháp luật phù hợp với thực tiễn tình hình Giữ gìn đồn kết, thống phối hợp giúp đỡ công tác, tăng cường kỷ cương, kỷ luật quan Chấp hành nghiêm chỉnh phân công, quản lý, điều hành lãnh đạo Trong thi hành công vụ, công chức, viên chức phải phục tùng đạo, hướng dẫn cấp Xây dựng nếp sống lành mạnh, trung thực, cần kiệm, liêm chính, chí cơng vơ tư Nêu cao ý thức phê tự phê bình tinh thần cởi mở, chân thành, đồn kết, xây dựng lợi ích chung Ý thức làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; cán công chức, viên chức làm bảo đảm giấc, nghỉ phép theo quy định; có ý thức chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế làm việc, đấu tranh chống biểu tiêu cực tồn quan 2.2 Về trình độ, phương pháp quản lý, điều hành hoạt động quan Bản thân tơi, qua thời gian cơng tác tìm hiểu thực tế đơn vị nhìn cách tổng thể, Trường Đại học Nơng Lâm Huế có cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức nhiệm vụ thể cụ thể theo sơ đồ nêu Nhà trường làm việc theo chế độ thủ trưởng, cấp phải tuân thủ đạo, điều hành cấp trên; đồng thời phát huy dân chủ, nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp, đoàn kết, kỷ cương thống thực thi cơng vụ Hiệu trưởng có khả nhạy bén sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, có tầm nhìn chiến lược cho tương lai; vào trình độ chun mơn, lãnh đạo Nhà trường có phân công hợp lý cán bộ, công chức, viên chức làm việc phịng chun mơn đảm bảo trình độ lực Cán bộ, công chức, viên chức tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định pháp luật, chương trình, kế hoạch cơng tác đề hàng tuần, tháng, quý, năm Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động Nhà trường lãnh đạo quan tâm giám sát thường xuyên Hiệu trưởng đạo giao nhiệm vụ cho Phó hiệu trưởng, Trưởng phịng Tổ chức – Hành chính, Trưởng phịng đơn vị trực thuộc theo dõi, đôn đốc thực kế hoạch, chương trình cơng tác hàng tháng, q, năm đột xuất đơn vị 2.3 Về phong cách giao tiếp, ứng xử cán bộ, công chức, viên chức Mối quan hệ làm việc cán bộ, công chức, viên chức nhà trường: Là quan hệ cộng tác, phối hợp, hướng vào mục tiêu chung Các công chức, viên chức làm Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 10 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG việc mà theo dõi, giải quyết, cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm: - Thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn nhiều nên chia thành tập, đơn vị bảo quản cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Xem xét, loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đế quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực cần thiết - Kiểm tra, chỉnh sữa thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Văn bản, tài liệu hồ sơ phải xếp khoa học, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Tùy vào tình hình thực tế quan, tổ chức loại công việc, hồ sơ để xếp cho hợp lý: - Những tài liệu có khổ giấy lớn phải gấp lại theo kích thước chung khổ giấy hồ sơ Đối với tài liệu ghi âm, băng hình phải có chế độ bảo quản riêng ghi thích vào hồ sơ, nộp tài liệu phải nộp kèm theo hồ sơ - Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục d) Biên mục hồ sơ: - Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; Đối với tờ bị bỏ sót đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự a,b,c sau (ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b) Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ - Viết mục lục văn bản: Ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ - Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) - Viết bìa hồ sơ: Ghi thông tin tên phông, tên quan, đơn vị; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ Chữ viết bìa phải rõ ràng, tả; Chỉ viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ; hồ sơ chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi giải * Nhận xét: - Ưu điểm: Lãnh đạo Nhà trường đánh giá vai trị vị trí cơng tác lập hồ sơ q trình hoạt động quan, từ có văn bản, nhắc nhở, đôn đốc cán bộ, công chức viên chức Nhà trường thực cách nghiêm túc - Nhược điểm: Bên cạnh cán thực tốt cơng tác cịn số cán làm chưa tốt chưa có tâm huyết công tác dẫn đến hồ sơ cán không cao Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 18 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Phần II CƠNG TÁC LƯU TRỮ I Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Tài liệu lưu trữ tài liệu kết thúc công việc văn thư quan; tài liệu lập hồ sơ tập trung bảo quản kho lưu trữ trường Bộ phận quản lý công tác lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lý cơng tác lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn quy định công tác lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho quan hàng năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan thời gian tới Đối với Trường Đại học nông Lâm đơn vị nhỏ nên không thành lập tổ, phịng lưu trữ mà cơng tác lưu trữ Nhà trường phịng Tổ chức - Hành Chịu trách nhiệm việc tham mưu cho Hiệu trưởng biện pháp quản lý tốt tài liệu lưu trữ Nhà trường, phịng Tổ chức - Hành chịu trách nhiệm nghiệp vụ chỉnh lý, xắp xếp tài liệu kho lưu trữ hành Nhà trường Các cán bộ, công chức, viên chức đảm nhận công việc văn thư, lưu trữ Nhà trường đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Tại Trường Đại học Nông Lâm, việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài lãnh đạo nhà trường quan tâm Một yếu tố làm pháp lý cho việc thực nguyên tắc quản lý tập trung thống công tác lưu trữ toàn quốc hệ thống văn quy pham pháp luật ngành lưu trữ Để thực quy định Nhà nước công tác lưu trữ Nhà trường áp dụng trực tiếp văn hướng dẫn nghiệp vụ trung ương mà không ban hành thêm văn hướng dẫn nội Nhà trường văn như: Quy chế văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ Lãnh đạo Nhà trường thường xuyên có kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc, khen thưởng cho cán làm tốt công tác II Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan Trường Đại học Nông Lâm đơn vị quản lý nhà nước công tác giáo dục đào tạo nên thành phần nội dung tài liệu bao gồm tài liệu hình thành trình hoạt động Nhà trường, cụ thể: - Các tài liệu hướng dẫn đạo công tác đào tạo Đại học Huế Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành - Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án cơng tác giáo dục đào tạo - Các báo cáo tình hình cơng tác hoạt động cảu nhà trường - Tài liệu công tác đào tạo, bồi dưỡng tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ - Tài liệu giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật - Tài liệu họp, thảo luận hội thảo khoa học chuyên môn nghiệp vụ Nhà trường - Tài liệu báo cáo thống kê định kỳ - Tài liệu việc quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc Nhà trường theo quy định - Hồ sơ dề nghị xét kỷ niệm chương ngành; cơng tác cải cách hành - Tài liệu cơng tác tài kế tốn, đảng, đồn Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 19 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG III Cơng tác chỉnh lý tà liệu Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ theo phương án phân loại quan trọng Đây khâu quan trọng lưu trữ, bước chuyển tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ Công việc địi hỏi người thực phải có kiến thức chun mơn, đào tạo bản, có kinh nghiệm nghề nghiệp đảm bảo yêu cầu Là bước cuối hoàn thành hồ sơ tài liệu quan, nên tiến hành cẩn thận, kỹ thuật, xác cao Với tài liệu lưu trữ, hàng năm quan lập kế hoạch chỉnh lý, tài liệu phân loại xác định giá trị tài liệu mức sơ bộ, từ kinh nghiệm học tập, vận dụng công tác chỉnh lý tài liệu vào công việc thực tiễn địa phương Căn vào tài liệu quan, số lượng tài liệu hàng năm khơng nhiều, việc chỉnh lý tài liệu tiến hành chọn: Thời gian- mặt hoạt động Quy trình chỉnh lý tiến hành theo bước sau: - Phân loại tài liệu + Phân loại tài liệu thành nhóm lớn + Từ nhóm lớn phân chia tài liệu thành nhóm nhỏ theo năm + Từ nhóm nhỏ theo năm chia tài liệu thành nhóm nhỏ phân theo tên loại văn - Lập hồ sơ Là công việc quan trọng công tác chỉnh lý tài liệu Sau xếp loại văn thành tập văn thư tiến hành kiểm tra lại lần đảm bảo độ xác tránh nhầm lẫn tài liệu Những văn không thuộc phông chỉnh lý giấy mời họp, thơng báo chữ ký… để thành cặp riêng Kết thúc công việc nhóm nhỏ hồ sơ, tài liệu hồ sơ xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành văn Trường hợp số hồ sơ mà có nhiều văn bản, dày phải phân chia thành tập cho phù hợp số thứ tự đánh từ tập đầu tập cuối - Biên mục hồ sơ + Đánh số tờ, + Viết mục lục văn bản, + Viết chứng từ kết thúc, + Viết bìa hồ sơ - Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp - Xây dựng cơng cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ IV Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Thu thập tài liệu q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu cịn thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Hồ sơ lưu trữ tài sản Quốc gia, mà trực tiếp quan sinh quản lý tài liệu Tài liệu lưu trữ phản ánh cách trung thực tình hình phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng lĩnh vực đời sống xã hội Do việc lưu trữ Lưu trữ quan nơi lưu giữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quan Vì vậy, thành phần tài liệu lưu trữ quan phải phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Đối với lưu trữ quan nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động thân quan đơn vị trực thuộc Đây nguồn thu quan trọng thường xuyên lưu trữ quan Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 20 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - Văn thư quan: Văn thư quan nơi tập trung quản lý toàn đầu mối văn đi, đến quan Hồ sơ công văn lưu (đi đến) lập văn thư quan, Sau thời gian nộp vào lưu trữ - Các phòng, ban, đơn vị thuộc quan: Đây nơi hình thành nên hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phòng, ban,đơn vị trình hoạt động Các hồ sơ nộp vào lưu trữ quan sau năm kể từ cơng việc giải xong Tài liệu hình thành phòng, ban, đơn vị trình lập hồ sơ cơng việc cán chun mơn IV Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ q trình cung cấp thơng tin từ tài liệu lưu trữ cho quan, ban, ngành, cá nhân có liên quan giải cơng việc theo nhiệm vụ giao Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ, nhằm biến thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ yêu cầu công việc Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lãnh đạo quan quan tâm trọng nhằm phục vụ cho đạo điều hành quan, nhờ có tài liệu lưu trữ mà sinh viên thực tập có tư liệu để nghiên cứu tra tìm để hoàn thành báo cáo thực tập Tốt nghiệp Tài liệu lưu trữ cịn có tác dụng phục vụ cho việc xây dựng chủ trương, xây dựng đề án, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, củng cố an ninh quốc phịng, giải chế độ sách cho đối tượng người có cơng, góp phần thực tốt nhiệm vụ quan Nhà nước cấp Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan tổ chức nhiều hình thức như: Sử dụng tài liệu phịng đọc, cơng bố, giới thiệu tài liệu, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ Tất tài liệu tổ chức cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khai thác cán văn thư lưu trữ vào sổ đăng ký giao nhận đầy đủ V Tình hình bảo quản tài liệu Tài liệu lưu trữ sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác chúng tài liệu gốc, bị hư hỏng, mát thất lạc khơng làm lại gây nên tổn thất lớn Bởi vậy, chúng cần bảo quản tốt phòng kho lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng phải tuân theo quy định chặt chẽ, đem trao đổi, mua bán sử dụng tùy tiện Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tương lai Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí vai trị quan trọng nghiệp vụ công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ mà không làm tốt dẫn đến hệ khơng có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, sử dụng vào mục đích phục vụ hoạt động người, mục đích cuối việc lưu trữ tài liệu nhằm đưa để người khai thác sử dụng vào hoạt động thực tiễn, bảo quản cho tốt Trong bảo quản tài liệu cần lơ khâu nghiệp vụ thơi hậu khó lường, để sai lầm xảy khơng thể có hội sửa chữa, làm nguồn tài liệu lưu trữ quý giá - di sản dân tộc Chính tầm quan trọng Bảo quản tài liệu lưu trữ vậy, nên công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ Nhà nước quy định khoản 1, Điều 17 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia: "Tài liệu lưu trữ phải bảo quản an toàn kho lưu trữ" để cụ thể hóa vấn đề này, Điều 14 Nghị định 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ Đây thể quan tâm Đảng Nhà nước ta công tác Bảo quản liệu lưu trữ, thời kỳ hội nhập kinh tế Ngồi quan cịn lưu trữ văn đến quan cấp trên, đơn vị khác gửi đến có giá trị nộp lưu VI Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nhiệm vụ, Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 21 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG yêu cầu bắt buộc cho công tác lưu trữ thời đại ngày Qua trình nghiên cứu Quy chế văn thư, lưu trữ Trường Đại học Nông Lâm Huế, trình tìm hiểu thực tiễn cơng tác lưu trữ, tiến hành thực hành số công việc lưu trữ em nhận thấy rằng: công tác lưu trữ tạiTrường Đại học Nông Lâm Huế quan tâm Điều thể chổ: Quy chế văn thư, lưu trữ quy định cụ thể xác u cầu thực cơng tác lưu trữ quan(từ: Thu thập tài liệu vào lưu trữ, chế độ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ,chỉnh lý hồ sơ tài liệu ) vấn đề liên quan đến lưu trữ (như: kinh phí hoạt động lưu trữ, trách nhiệm quyền hạn cán công chức làm lưu trữ, ) việc thực công tác lưu trữ khẳng định quan tâm Lãnh đạo nhà trường cơng tác Từ thực tiễn tìm hiểu thực hành số khâu công tác lưu trữ em thấy Nhà trường thực tốt cơng tác lưu trữ quan theo quy định công tác lưu trữ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Tài liệu lưu trữ bảo quản tốt, kỹ thuật, xếp cách khoa học đảm bảo tốt việc bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ cách hiệu Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 22 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Kết cụ thể công việc làm mặt hạn chế: Trong suốt q trình thực tập Trường Đại học Nơng Lâm Huế em nghiên cứu, tìm hiểu thu kết tốt việc thực tập mình, cụ thể: 1.1 Về cơng tác Văn phịng: - Trường Đại học Nông Lâm Huế quan nhà nước quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thuộc Đại học Huế nên công tác văn phòng vạch thực cách quy củ, khơng chồng chéo có cấu tổ chức ổn định; - Hoạt động toàn quan quy định cụ thể Quy chế hoạt động đề ra, trình hoạt động giúp đỡ trực tiếp UBND tỉnh, Đại học Huế nên hoạt động Nhà trường diễn thuận lợi - Các cán thuộc phận chun trách có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có khả nghiên cứu, dự thảo, giải công việc theo chuyên môn yêu cầu cấp trên; Được trang bị phịng óc, có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để giải công việc cách thuận lợi nhanh chóng; áp dụng nhiều chương trình cơng nghệ thơng tin phù hợp vào lĩnh vực công việc 1.2 Về công tác văn thư: - Nhà trường ban hành quy chế văn thư, lưu trữ; thiết lập quy trình soạn thảo, phê duyệt, ban hành văn Hàng năm nhà trường tạo điều kiện cho cán quan tham gia lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ tham gia cá buổi hội thảo văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh lớp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức; - Trang thiết bị quan đại, đầy đủ đáp ứng tất nhu cầu công tác văn thư; việc tổ chức quản lý công văn giấy tờ quan tương đối chặc chẽ, đặc biệt sử dụng công nghệ thông tin việc quản lý công văn đi, công văn đến; - Công văn phát hành năm theo quy trình, thể thức luật định 1.3 Công tác lưu trữ: - Xây dựng kho chuyên dụng trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại Hằng năm tạo điều kiện cho cán làm công tác lưu trữ học lớp bồi dưỡng công tác lưu trữ - Phần mềm Lưu trữ xúc tiến hồn thành nhằm phục vụ tốt cho cơng tác lưu trữ Nhà trường II Kết cụ thể sinh viên trình Thực tập: Trong trình thực tập Trường Đại học Nơng Lâm Huế với cán quan cử học thực tập quan cơng tác ngồi việc thực hành nội dung đợt thực tập em cịn phải làm nhiệm vụ chun mơn Phịng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, sau số hoạt động cụ thể trình thực tập: - Đối với cơng tác văn phịng, em tìm hiểu nắm số công việc như: Phát thảo sơ đồ bố trí phịng làm việc nơi thực tập địa số 102 đường Phùng Hưng, thành phố Huế; nắm quy chế làm việc lịch giao ban; thống kê cấu tổ chức nhân Nhà trường, tham gia tiếp khách, lễ tân… - Đối với cơng tác văn thư, bên cạnh việc tìm hiểu quy chế văn thư, lưu trữ Nhà trường em làm công việc cụ thể sau: thực nghiệp vụ văn thư bóc bì cơng văn, bỏ văn vào bì, ngồi em cịn thiết lập quy trình xử lý cơng văn – công văn đến, thống kê số lượng công văn đến công văn Nhà trường năm 2010, 2011 tháng đầu năm 2012 - Đối với công tác lưu trữ, em nghiên cứu tìm hiểu làm cơng việc sau: Sắp xếp ghi nhãn cho tài liệu kho ; làm vệ sinh kho; Biên soạn bảng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng Trường Đại học Nông Lâm Huế; thành lập phương Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 23 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG án phân loại tài liệu nhà trường… 2.1 Những mặt hạn chế: Bên cạnh mặt đạt kể trên, suốt trình thực tập em rút mặt hạn chế số vấn đề mà tiến hành thực tập, cụ thể: 2.2.1 Đối với cơng tác văn phịng: Trụ sở Nhà trường rộng nên khách đến liên lạc với quan thường phải xa gây số khó khăn việc việc tiếp khách giải công việc 2.2.2 Đối với công tác văn thư: Đội ngũ văn thư phòng, khoa phần lớn chưa qua lớp đào tạo văn thư; Việc phân công giải công văn đến – cán văn thư chuyên trách phận văn thư chuyên trách chưa thật rạch ròi; 2.2.3 Đối với cơng tác Lưu trữ: Tình trạng tồn đọng Phòng, khoa còn; chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành chưa tiến hành thường xuyên; 2.2.4 Những mặt hạn chế sinh viên trình thực tập: - Trong trình thực tập việc thực nhiệm vụ chuyên môn quan chiếm thời gian tương đối nhiều so với thực nhiệm vụ sinh viên thực tập (do cán quan); Nội dung chủ yếu q trình thực tập cơng tác văn thư, lưu trữ, chưa tìm hiểu sâu cơng tác văn phịng; - Nhóm thực tập mắc số sai lầm nhỏ công tác thực hành dán nhãn, xếp cặp hộp lên giá - Một số hồ sơ kho chưa chỉnh lý hoàn chỉnh; chưa lập Danh mục nguồn nộp lưu; chưa thiết lập danh mục nguồn nộp lưu III Kết Luận đề xuất 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác Hành văn phịng - Cơng tác văn phịng có ý nghĩa quan trọng cơng tác quản lý Nhà nước nói chung cơng xây dựng phát triển kinh tế quốc dân nói riêng - Một hệ thống hố cơng tác văn phịng hồn chỉnh tiền đề cho việc xây dựng chiến lược kinh tế tồn diện, khơi phục sữa chữa cơng trình cách nhanh chóng đảm bảo chất lượng phục hồi nguyên trạng cơng trình Do giảm cơng sức bộ, công nhân viên, tiết kiệm vật tư phí khác Nhà nước - Trong lĩnh vực quản lý hành thực chức nhiệm vụ nhiều liên quan đến cơng tác văn phịng, có lúc dùng tài liệu lưu trữ chứng để giải công việc cụ thể khai thác thông tin cần thiết đáng tin cậy phục vụ cho nghiên cứu tình hình, tổng kết, đút rút kinh nghiệm cơng tác vạch chủ trương sách định quản lý - Cơng tác văn phịng cung cấp nhiều tài liệu có ý nghĩa lịch sử Đây sở liệu quan trọng việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hoá, tư tưởng lịch sử địa phương, ngành quan nói riêng Giúp làm sáng tỏ nhiều vấn đề lịch sử cách đắn khách quan tránh sai sót việc đánh giá kiện, tượng người lịch sử Nhìn chung, cơng tác văn phịng có ý nghĩa tác động đến nhiều mặt đời sống xã hội hôm - Qua thời gian tiếp xúc thực tế với hướng dẫn anh chị quan giúp tơi hiểu rõ hơn, hồn thiện kỹ cần có nhân viên văn phịng, việc trực tiếp tự thực hành nghiệp vụ văn phịng giúp cho tơi có nhìn cách đắn khả thân điều tiền đề tạo động lực cho tơi tự hồn thiện - Trong trình thực tập quan, thân tơi nhận thấy Văn phịng Trường Đại Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 24 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG học Nơng Lâm Huế có ưu điểm nhược điểm sau: 3.1.1 Về ưu điểm - Sự phân công công việc phận, nhân viên quan tạo nên vận hành thống nhất, giúp giải cơng việc nhanh chóng dễ dàng - Các cán bộ, cơng chức có thái độ hịa đồng việc hướng dẫn cơng việc mà chưa biết - Việc xây dựng bố trí văn phịng đại hợp lý Nhà trường tốt nên giúp cho công việc giải cách nhanh chóng mang lại hiệu cao - Trang thiết bị tương đối đầy đủ đáp ứng nhu cầu công việc - Công tác giải công văn giấy tờ cán thực theo quy trình - Cán làm cơng tác văn phịng có tư tưởng trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình có tinh thần, trách nhiệm cao cơng việc - Phương pháp quản lý, đạo điều hành Lãnh đạo văn phòng thực chặt chẽ khoa học - Đặc biệt Lãnh đạo Nhà trường quan tâm ln xác định cơng tác Văn phịng khâu quan trọng hoạt động Trường Đại học nơng Lâm Do năm qua không ngừng đạo tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán nhân viên làm công tác công văn giấy tờ - Số lượng văn bản, giấy tờ đến quan cán Văn thư chuyển đi, giải nhanh chóng, xác hiệu - Cán Văn thư quản lý dấu quan chặt chẽ, giữ gìn, bảo quản loại dấu cẩn thận 3.1.2 Về nhược điểm: - Kinh phí hoạt động, biên chế hạn hẹp, cịn nhân nên dẫn đến sức ép công việc tăng lên Bộ phận văn thư – lưu trữ có cán phụ trách kiêm nhiệm nên phải đảm nhiệm nhiều công việc - Kho lưu trữ quan chưa nâng cấp quan tâm, trang bị mức - Trang thiết bị có trang bị đầy đủ chưa đại hóa đơi lúc gặp trục trặc kỹ thuật nên chưa đáp ứng công việc giao - Công tác đăng ký văn đi, đến quản lý hồ sơ, tài liệu thực thủ công nên hiệu công việc chưa cao 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 3.2.1 Đối với Văn phịng Trường Đại học Nơng Lâm Huế Qua q trình thực tập, nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế phịng Tổ chức Hành Trường Đại học Nơng Lâm Huế, em tiếp thu học hỏi nhiều kinh nghiệm cho thân nhằm tạo hành trang vững cho cơng việc sau mình, nhiên bên cạnh em xin có số kiến nghị nhỏ sau: − Lãnh đạo quan cần quan tâm việc tăng cường đầu tư cung cấp thêm trang thiết bị, máy móc phục vụ cơng tác lưu trữ máy vi tính, máy hút bụi, máy điều hòa, quạt ánh sáng, giá hộp thiết bị phòng cháy chữa cháy − Điều chỉnh số khâu nghiệp vụ chưa thực hoàn chỉnh để đảm bảo thống với quy định nhà nước nâng cao hiệu hoạt động chung quan − Khi lập hồ sơ cần phải ghi mục lục văn bản, đầy đủ thông tin cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý tra tìm − Cần sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký quản lý văn điđến, công tác lưu trữ − Cán văn thư cần mạnh dạn đề xuất ý kiến cá nhân xây dựng chương trình kế hoạch nhằm phát triển công tác văn thư - lưu trữ cao đáp ứng yêu cầu đổi thời kỳ cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước − Về cơng tác chun mơn quan cần có quy chế cụ thể rõ ràng để tất cán Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 25 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG quan phải lập hồ sơ cơng việc đảm nhiệm, đảm bảo nộp hồ sơ kỳ hạn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 3.2.2 Đối với Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà nội Qua trình đào tạo Trường Đại học Khoa học Xã hội nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội ngành Lưu tữ học Quản Trị Văn Phịng giúp cho tơi nhìn nhận vai trị quan trọng cơng tác này, tạo tiền đề cho công việc cán Văn Phịng tương lai Nhìn chung kiến thức chun ngành qua trình đào tạo đáp ứng yêu cầu thực tế cơng việc Phản ảnh xác quan tâm Ban Giám hiệu nhà trường quý thầy cô giáo công tác giảng dạy song bên cạnh cịn đề chưa hợp lý như: số môn nghiệp vụ làm tiền đề cho cơng việc lại thời gian số tiết môn khác môn soạn thảo văn môn cần đầu tư nhiều số tiết lại học đơn vị học trình, ngồi mơn nghiệp vụ lưu trữ lại học nhiều mơn nghiệp vụ văn phịng hay quản trị văn phòng lại chưa đầu tư nhiều, Nên làm cho sinh viên cảm thấy chưa hiểu sâu rõ môn chuyên ngành phân bố chương trình chưa thực rõ ràng, nên học môn trước môn sau, trình tìm hiểu thực tế nghiệp vụ văn phịng chưa tâm Vì nhà trường cần xem xét lại vấn đề này, khung chương trình chuẩn, cụ thể Trong trình đào tạo sinh viên chủ yếu tiếp cận với lý thuyết mà chưa thực hành công tác Văn phịng Vì đề nghị nhà trưịng có liên hệ với quan tạo điều kiện cho sinh viên thường xuyên thực tế để tìm hiểu thêm công việc Và đặc biệt yếu tố quan trọng mà sinh viên, phụ huynh, nhà trường xã hội quan tâm vấn đề công việc sinh viên sau trường Do kính mong Ban Giám hiệu nhà trường có biện pháp linh hoạt, động việc hợp tác với quan đơn vị nhằm mặt cung cấp nguồn nhân lực cho xã hội cách kịp thời mặt khác sinh viên sau trường nhanh chóng có việc làm ổn định Hy vọng với ý kiến nhỏ bé giúp cho Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội ngày phát triển lựa chọn đáng tin cậy cho sinh viên nước 3.3 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 26 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BẢN KIỂM ĐIỂM CÁ NHÂN Họ tên: Nguyễn Thanh Nhân Ngày sinh: 01/01/1987 Hiện học lớp: LT2-TTH – Niên khóa: 2010-2012 Ngành: Lưu trũ học Quản trị văn phòng Trong thời gian từ ngày: 02/5/2012 đến ngày: 29/6/2012, em tham gia thực tập Văn Phịng Trường Đại học Nơng Lâm Huế Qua đợt thực tập này, thân em có bước chuyển biến nhận thức rút nhiều kinh nghiệm quý báu Nay em xin tự đánh giá, kiểm điểm kết thực tập thân sau: Những việc làm Trong thời gian thực tập tuân thủ nội quy, quy chế thực tập nhà trường chấp hành nội quy quan, ln cố gắng rèn luyện cho tác phong cán văn phòng Thực tốt công tác thực tập, thân cố gắng học hỏi, nghiên cứu tư liệu để hoàn thành viết, ln tham gia thực nghiệp vụ: Đóng dấu, đăng ký văn - đến, phân loại chỉnh lý tài liệu Tơn trọng, nhiệt tình, hịa đồng với người Nguyên nhân kết đạt Qua thời gian thực tập hướng dẫn tận tình chị Phan Thị Hằng cán văn thư trường Thầy Nguyễn Tiến Long - Phó trưởng phịng Phụ trách hành giúp em nắm nghiệp vụ văn thư lưu trữ, truyền đạt nhiều kinh nghiệm để em hoàn thiện tác phong Những mặt cịn hạn chế Lần đầu tiếp xúc với mơi trường làm việc nên có phần bỡ ngỡ, lúng túng nên tiến độ thực công việc em chậm, thiếu kinh nghiệm giải công việc Trên tự kiểm điểm thân Trong trình thực tập quan, cố gắng thực tốt công tác thực tập theo quy định nhà trường quan khơng tránh khỏi sai sót, em kính mong ban lãnh đạo quan thầy , anh, chị nhận xét góp ý, để em hiểu biết thêm q trình cơng tác em xin gửi đến tập thể cán văn phịng tồn thể q thầy, Trường Đại học Nông Lâm Huế Cùng quý thầy cô Trường Đại học Khoa hoc xã hội Nhân văn – Đại học quốc Gia Hà Nội lời chúc sức khoẻ lời cảm ơn chân thành Huế, ngày 05 tháng năm 2012 sinh viên Nguyễn Thanh Nhân Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 27 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỜI KẾT THÚC Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp chưa thể nói hoàn chỉnh đầy đủ Tuy nhiên với thời gian vốn kiến thức cịn hạn chế nên khơng tránh sai sót, mong góp ý quý thầy cô, anh, chị Trường Đại học Nông Lâm Huế, Trường Đại học Khoa hoc xã hội Nhân văn Hà Nội, tất bạn đồng thực tập để em rút học kinh nghiệm quý báu chuẩn bị hành trang cho tương lai Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 28 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/Nghị định 110 công tác văn thư nghị định 111 công tác lưu trữ 2/sổ đăng ký công văn đến quan 3/các loại văn quan ban hành 4/sách soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ trường trung học nghiệp vụ trung ương II 5/Tài liệu tập huấn công tác văn thư lưu trữ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 29 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU .1 Phần I .2 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nông Lâm Huế Phịng Tổ chức - Hành 1.1 Vị trí, chức Trường 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn hoạt động Nhà trường 1.2.1 Cơng tác trị tư tưởng 1.2.2 Công tác đào tạo công tác sinh viên 1.2.3 Công tác nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế 1.2.4 Công tác bồi dưỡng phát triển đội ngũ 1.2.5 Chăm lo đời sống thực chế độ sách 1.2.6 Công tác xây dựng sở vật chất, thiết bị 1.2.7 Công tác thi đua, phong trào công tác xã hội, từ thiện 1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nơng Lâm Huế (Có phụ lục I kèm theo) 1.4 Chức nhiệm vụ phịng chun mơn Nhà trường 1.4.1 Phịng Tổ chức – Hành chính: Phịng Tổ chức - hành tham mưu giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ như: 1.4.2 Phòng Đào tạo Đại học: Tham mưu cho Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, đạo triển khai thực hiện, kiểm tra giám sát tồn cơng tác giảng dạy học tập hệ đào tạo đại học cao đẳng trường Đề xuất hướng giải vấn đề phát sinh trình đào tạo; Phối hợp với Khoa, đơn vị chức lĩnh vực quản lý sinh viên việc nâng cao chất lượng hiệu đào tạo 1.4.3 Phịng Cơng tác Sinh viên .7 1.4.4 Phòng Đào tạo sau Đại hoc:Tham mưu cho Hiệu trưởng việc hoạch định chiến lược phát triển đào tạo sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ sau tiến sĩ) nhà trường 1.4.5 Phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng giáo dục:Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch, quy trình hoạt động tổ chức triển khai cơng tác khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục, đào tạo toàn diện Nhà trường; Thực nghiệp vụ đảm bảo chất lượng đào tạo Nhà trường theo qui định chung Bộ Giáo dục & Đào tạo, Trường 1.4.6 Phịng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế công tác sở hữu trí tuệ Trường 1.4.7 Phòng Khoa học công nghệ Hợp tác quốc tế:Tham mưu cho Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế cơng tác sở hữu trí tuệ Trường - Chủ động mở rộng hợp tác nghiên cứu với quan, tổ chức nước .9 - Xây dựng chương trình, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ - Tổ chức xây dựng, tham gia đấu thầu, tuyển chọn đề tài, dự án khoa học công nghệ nước - Hướng dẫn đơn vị lập kế hoạch, thực nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ - Phối hợp với phòng Kế hoạch tài lập phương án phân bổ, quản lý kinh phí nghiên cứu khoa học cơng nghệ - Giám sát tiến độ thực hiện, tổ chức nghiệm thu, đánh giá kết đề tài, dự án nghiên cứu khoa học nước 10 - Lưu trữ hồ sơ đề tài dự án khoa học công nghệ 10 II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị văn phòng 10 2.1 Về tạo dựng hình ảnh quan 10 2.2 Về trình độ, phương pháp quản lý, điều hành hoạt động quan 10 2.3 Về phong cách giao tiếp, ứng xử cán bộ, công chức, viên chức .10 2.4 Về cảnh quan môi trường làm việc 11 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 2.5 Cơng tác đón tiếp khách .11 2.6 Đánh giá chung kiến nghị .12 2.6.1 Ưu điểm .12 2.6.2 Nhược điểm 12 2.6.3 Kiến nghị .12 III Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách 13 IV Quản lý văn 14 4.1 Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư 14 4.2 Soạn thảo ban hành văn 14 4.2.1 Văn Nhà trường ban hành 15 4.3 Quản lý văn đến 15 4.4 Việc quản lí sử dụng dấu 16 V Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 16 5.1 Trách nhiệm thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ 17 5.2 Nội dung công tác lập hồ sơ hành 17 5.2.1 Xây dựng Danh mục hồ sơ 17 5.2.2 Trình tự bước lập hồ sơ .17 Phần II 19 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 19 I Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan 19 II Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan 19 III Công tác chỉnh lý tà liệu .20 IV Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ 20 IV Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu .21 V Tình hình bảo quản tài liệu 21 VI Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 21 Phần III 23 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 23 I Kết cụ thể công việc làm mặt hạn chế: 23 1.1 Về cơng tác Văn phịng: 23 1.2 Về công tác văn thư: 23 1.3 Công tác lưu trữ: 23 II Kết cụ thể sinh viên trình Thực tập: 23 2.2.1 Đối với cơng tác văn phịng: .24 2.2.2 Đối với công tác văn thư: 24 2.2.3 Đối với công tác Lưu trữ: 24 2.2.4 Những mặt hạn chế sinh viên trình thực tập: 24 III Kết Luận đề xuất 24 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm cơng tác Hành văn phịng 24 3.1.1 Về ưu điểm 25 3.1.2 Về nhược điểm: 25 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: .25 3.3 Đ ÁNH GIÁ KẾ QUẢ T .26 CỘ HÒA XÃ HỘ CHỦNGHĨA VIỆ NAM 27 NG I T LỜI KẾT THÚC 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân ... TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Phần I CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nơng Lâm Huế Phịng Tổ chức - Hành Trường Đại học Nơng Lâm, Đại học. .. tên thành Trường Đại học Nông Lâm Huế trường thành viên Đại học Huế 1.1 Vị trí, chức Trường Trường Đại học Nông Lâm, Đại học Huế có sứ mạng đào tạo cán kỹ thuật bậc Đại học bậc Sau đại học; nghiên... hoạt động quản lý Nhà nước nói chung Cơng tác văn thư Trường Đại học Nông Lâm Huế: Tất công văn đến công văn đơn vị gửi đến phải đăng ký thống phận văn thư Cán văn thư trình lãnh đạo công văn đăng