Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Như chúng ta đã biết hoạt động quản là hoạt động đòi hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân. Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó, bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Trong đó công tác văn thư - Lưu trữ là một hoạt động có ý nghĩa rất quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước. Đồng thời đây cũng là công việc không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan, nhất là trong công cuộc đổi mới Nhà nước ta hiện nay. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan từ cấp trung ương đến địa phương. Do đó, công tác văn thư- lưu trữ trong các cơ quan luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính Nhà nước thông quan các văn bản, tài liệu. Việc làm tốt công tác văn thư - Lưu trữ thì không những giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác mà nó còn đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin trên mọi lĩnh vực và đảm bảo bí mật cho cơ quan. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có chủ trương chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm thực hiện tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Sau khi hoàn thành xong chương trình học lý thuyết của lớp liên thông Đại học Lưu trữ học - Quản trị văn phòng của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội phối hợp với trường Cao đẳng sư phạm Thừa Thiên Huế tổ chức, được sự đồng ý của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội cùng trường Cao đẳng sư phạm Thừa Thiên Huế và sự tiếp nhận của lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện cho em có đợt thực tập đúng quy định các nội dung mà bản đề cương thực tập đã đề ra đồng thời giúp em kiểm chứng kiến thức đã học ở trường so với thực tiễn và bổ sung thêm những kinh nghiệm trong công tác Văn thư - Lưu trữ thông qua đợt thực tập về công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND xã Hương Phong trong thời gian từ ngày 19/5/2014 đến ngày 11/1/2014. Qua quá trình thực tập đã đem lại cho bản thân em những kết quả ý nghĩa rất quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã học hỏi và đúc rút được để bổ sung thêm vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cán bộ văn phòng trong đợt thực tập. Đối với UBND xã Hương Phong là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương thường xuyên chỉ đạo các đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của mình nên công tác công văn giấy tờ là một trong những bộ phận không thể thiếu được để giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định và cũng nhằm phục vụ kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả công việc của cơ quan. Là một cán bộ Văn thư - Lưu trữ, đợt thực tập này không những giúp cho bản thân bổ sung thêm những kiến thức, những kinh nghiệm trong các khâu nghiệp vụ và còn giúp bản thân nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư - Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong sự phát triển của đất nước. Cũng như đã giúp bản thân nhận ra những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn. Từ đây có thể khắc phục được những điểm yếu về kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành. Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làm báo cáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại Ủy ban nhân dân xã Hương Phong. Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần: SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Phần I: Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Hương Phong. Phần II: Khảo sát về tình hình thực tế công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Hương Phong. Phần III: Kết quả thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quả trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Hương Phong. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, của cán bộ hướng dẫn cũng như của các thầy, cô giáo hướng dẫn của trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội để giúp bản thân hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp. Cuối cùng, em xin gửi lời chúc, lời cám ơn đến lãnh đạo cơ quan, các cán bộ trong cơ quan cùng quý thầy, cô giáo đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và hoàn thành xong báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng. Em xin chân thành cám ơn! Hương Phong, ngày 15 tháng 7 năm 2014 Sinh viên thực tập Đặng Thị Thu Hiền SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng PHẦN I: NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯƠNG PHONG A. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND và văn phong HĐNĐ&UBND xã Hương Phong 1. Sự hình thành của Văn phòng UBND xã Hương Phong UBND xã Hương Phong đóng trụ sở tại thôn Vân Quật Thượng, xã Hương Phong, thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế, cách thành phố Huế khoảng 12km, cách trung tâm thị xã Hương Trà 17 km, là một đơn vị hành chính thuộc thị xã Hương Trà. Có diện tích 1.569 ha và dân số khoảng 12 nghìn người. Địa giới hành chính của xã Hương Phong tương đối thuận lợi. Qua quá trình hoạt động xã Hương Phong đã được những thành tựu đáng kể về chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng từng bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho người dân. Địa bàn xã Hương Phong gồm 06 thôn đó là: Thôn Thanh Phước, thôn Tiền Thành, thôn Vân Quật Thượng, thôn An Lai, thôn Vân Quật Đông và thôn Thuận Hòa. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hương Phong 2.1. Chức năng của UBND xã Hương Phong: UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra và được tổ chức chỉ đạo thi hành hiến pháp, pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hương Phong - UBND xã Hương Phong có nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực ở địa phương như: nông - ngư nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại dịch vụ; văn hoá xã hội; giáo dục y tế; khoa học công nghệ; môi trường và đặc biệt là chăm lo cho đời sống nhân dân. - Đảm bảo an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương và quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương . - Tổ chức biên chế đội ngũ cán bộ Nhà nước có tư cách chính trị, có nghiệp vụ chuyên môn và có chế độ bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của cấp trên. - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà của quyền lợi ích hợp pháp cho người dân, cơ quan, chống tham ô tham nhũng và các tệ nạn xã hội khác. - Tổ chức tuyên truyền cho nhân dân về chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và các quy định của địa phương. - UBND xã Hương Phong chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND xã và UBND thị xã về hoạt động của mình. 2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hương Phong UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra gồm : - Chủ tịch: Phụ trách chung - nội chính - 02 Phó chủ tịch : Một Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế và một Phó Chủ tịch phụ trách Văn hoá - Xã hội - Các đồng chí uỷ viên Uỷ ban nhân dân UBND xã Hương Phong gồm có 07 bộ phận chuyên môn trực thuộc UBND xã đó là : SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Văn phòng HĐND &UBND xã - Bô phận Địa chính - Xây dựng - Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch - Bộ phận Kế toán - Tài chính - Bộ phận Văn hóa xã hội - Ban công an xã - Ban chỉ huy Xã đội UBND xã chỉ đạo và tổ chức cho các bộ phận trực thuộc xã thực hiện việc cải cách hành chính trong việc giải quyết các yêu cầu công việc của các tổ chức và công dân nhằm giảm bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiết trong công việc và được sự đồng tình ủng hộ của các tổ chức và công dân . 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Xã hương phong. 3.1. Vị trí chức năng của văn phòng HĐND & UBND xã Hương Phong Văn phòng HĐND & UBND xã là cơ quan thuộc HĐND & UBND xã có chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ trực tiếp giúp thường trực HĐND & UBND xã. Đảm bảo thống nhất sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành mọi công tác của HĐND & UBND xã. Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức của UBND xã. Đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND thị xã, Văn phòng UBND thị xã và phòng Nội vụ thị xã. 3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND xã Hương Phong - Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội trên địa bàn; tham mưu giúp UBND xã ban hành các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương. - Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các đại biểu HĐND xã và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao. SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND xã trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, các thôn, trường học, trạm y tế, hợp tác xã trên địa bàn của UBND, Chủ tịch UBND xã; đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động cho HĐND & UBND xã. - Theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã trong việc thực hiện các công việc của UBND xã. Bao gồm: Dự thảo các quyết định, kế hoạch, báo cáo thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh và các dự thảo khác. - Thu thập cung cấp và xử lý thông tin thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, kịp thời chính xác phục vụ công tác của HĐND & UBND. - Theo dõi đôn đốc các hoạt động của các thôn, các trường, trạm y tế và các hợp tác xã trong việc thực hiện các công việc do UBND xã gia, tham gia góp ý trong quá trình xây dựng các đề án do cấp trên ban hành. - Tổ chức thực hiện các mối liên hệ giữa HĐND & UBND với các tổ chức đoàn thể nhân dân. - Tham mưu giúp UBND xã về công tác thi đua khen thưởng và văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức tiếp xúc cử tri, chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND & UBND, thực hiện công tác bầu cử theo quy định của pháp luật. - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND, quản lý công tác hành chính văn thư và cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc trong cơ quan UBND xã. - Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của UBND xã tại các quyết định cụ thể và theo sự phân công của chủ tịch UBND xã. SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng 3.3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng HĐND&UBND xã Hương Phong Văn phòng UBND xã Hương Phong được tổ chức thống nhất và làm việc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND xã. Cán bộ văn phòng giúp chủ tịch UBND xã theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn khác thực hiện các công việc do chủ tịch UBND xã giao. Hiện nay, cán bộ, công chức văn phòng UBND xã Hương Phong biên chế 02 người. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm: - 01 công chức văn phòng phụ trách công tác văn phòng và thống kê. - 01 công chức phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ. - 01 nhân viên tạp vụ Cả 02 văn phòng đã qua đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ về văn phòng và trung cấp hành chính. Công chức phụ trách công tác văn phòng, thống kê là người chịu trách nhiệm chính về công tác văn phòng, thống kê do UBND xã giao. Giữ các loại dấu của UBND xã; có trách nhiệm theo dõi tổng hợp tình hình làm báo cáo; lập chương trình công tác phục vụ kịp thời công tác của Chủ tịch, các Phó chủ tịch và UBND xã; kiểm tra về mặt hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND xã trước khi trình ký; quản lý hồ sơ cán bộ; tổ chức công tác thi đua khen thưởng, quản lý tài sản chung của cơ quan; tổ chức lịch tiếp dân cho các thành viên UBND theo sự phân công của Chủ tịch; chuẩn bị nội dung tổ chức các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của UBND, thực hiện công tác cải cách hành chính. Công chức phụ trách Văn thư - Lưu trữ là người quản lý về lĩnh vực văn thư và lưu trữ của cơ quan, đánh máy các văn bản, photo tài liệu và chuyển văn bản đến các cá nhân, tổ chức có liên quan. SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn phòng cơ quan 2.1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan Do đặc thù cơ quan Ủy ban nhân dân cấp xã số lượng các bộ phận chuyên môn không nhiều nên hầu hết các bộ phận được sắp xếp vào ngồi chung với nhau. Cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong cũng vậy để hạn chế việc lãng phí thời gian đi lại và công sức trong phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận chuyên môn nên ở văn phòng cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong có bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, bộ phận Địa chính - Xây dựng cùng sử dụng chung trong một phòng và phòng này được gọi là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã Hương Phong đã tạo điều kiện cho các công chức phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất. Tùy vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà các bộ phận hoạt động, đặt dưới sự điều hành của lãnh đạo UBND xã. * Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc. * Nhược điểm: Các bộ phận khó tập trung trong việc giải quyết công việc của mình do ở đây có các bộ phận dùng chung phòng, số lượng người dân đến liên hệ công việc nhiều nên có lúc giải quyết công việc còn để kéo dài. 2.2. Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng: Bản thân, qua thời gian thực tập tại cơ quan UBND xã Hương Phong nhận thấy: Hầu hết, cán bộ, công chức trong văn phòng là người chủ động thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi thống kê các số liệu, tư liệu liên quan đến công việc của mình để tham mưu đề xuất giải quyết công việc một cách chính xác, đúng pháp luật và phù hợp với tình hình của địa phương. SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công công việc của lãnh đạo. Ý thức làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức là quan hệ cộng tác, phối hợp trong giải quyết công việc; cán bộ, công chức đi làm đảm bảo thời gian, nghỉ phép đúng theo quy định, có ý thức chấp hành tốt các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đấu tranh chống các biểu hiện tiêu cực và tránh gây phiền hà cho người dân. Các trang thiết văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu giải quyết các công việc. Các trang thiết bị được bố trí khá hợp lý và đảm bảo diện tích làm việc thoải mái cho các cán bộ, công chức. 2.3. Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng Văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việc được thuận lợi hơn. Ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển do đó trang thiết bị là một yếu tố quan trọng trong các lĩnh vực, để đảm bảo năng suất chất lượng, hoạt động của văn phòng nên lãnh đạo UBND đã đầu tư và mua sắm những trang thiết bị nhằm phục vụ cho công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng hơn. Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như bàn, ghế ngồi, tủ đựng tài liệu, điện thoại, các phương tiện dùng để soạn thảo, sao in văn bản như máy photocopy, máy vi tính đều được trang bị để phục vụ cho công tác. - Bàn làm việc, ghế ngồi được bố trí thuận lợi để làm việc như: đóng dấu và đăng ký các văn bản đi - đến của cơ quan, đóng dấu công chứng, hồ sơ giấy tờ của các tổ chức, cá nhân. Bàn làm việc vừa tầm người ngồi. - Tủ đựng tài liệu: Tủ kính dùng để đựng các công văn đến hàng ngày và các sổ sách, giấy tờ và các vật dụng khác. + Tủ gỗ: dùng để sắp xếp các cặp, hộp tài liệu đi đến của cơ quan. - Điện thoại: Là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa các cơ quan, đơn vị hoặc các cá nhân. SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 10 [...]... sơ lưu trữ SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 24 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng B CÔNG TÁC LƯU TRỮ I Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan Những năm gần đây công tác lưu trữ đã được UBND xã Hương Phong quan tâm chú trọng và đã có nhiều tiến bộ hơn trước UBND xã vẫn chưa có cán bộ lưu trữ riêng mà chỉ có cán bộ kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưu trữ. .. nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu Uỷ ban nhân dân xã đã ban hành nhiều văn bản trong quá trình hoạt động đây là khối tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan Chính vì vậy, quy chế về văn thư - lưu trữ của UBND xã được ban hành để cán bộ phận và cán bộ phụ trách văn thư Lưu trữ làm tốt công tác lưu trữ của bộ phận mình nói riêng và công tác lưu trữ của UBND xã nói chung Tuy nhiên, để đảm bảo tốt hơn cho công. .. vực văn phòng thống kê, 01 phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ Công chức văn thư - lưu trữ đã qua đào tạo trung cấp hành chính Thư ng xuyên tạo điều kiện để công chức phụ trách văn thư - lưu trữ tham gia các lớp tập huấn về văn thư - lưu trữ do UBND thị xã Hương Trà và Sở Nội vụ Thừa Thiên Huế tổ chức tạo điều kiện công chức SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu. .. còn thiếu nên công tác ứng dụng công nghệ tin học vào lưu trữ vẫn chưa thực hiện được Qua quá trình khảo sát thực tế về tình hình văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND &UNBND xã Hương Phong, tôi nhận thấy rằng: Thứ nhất: Về công tác văn thư Tại Văn phòng HĐND &UBND xã Hương Phong các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước Hầu hết các văn bản đi - đến của cơ... trị văn phòng PHẦN II KẾT QUẢ THỰC HÀNH CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND XÃ HƯƠNG PHONG I ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Tại văn phòng HĐND và UBND xã Hương Phong hằng ngày tiếp nhận một khối lượng văn bản do UBND xã ban hành và từ nơi khác gửi đến Được sự tin tưởng của cán bộ văn thư tôi được trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ trong việc giải quyết văn bản đi và văn. .. văn phòng, UBND xã đã ban hành quy chế văn thư - lưu trữ chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư và công tác lưu trữ ở cơ quan Thông qua các buổi họp UBND xã đã hướng dẫn việc thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức văn bản hành chính và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư đến tận cán bộ, công chức để mọi người thực hiện theo đúng quy định Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công. .. Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nâng cao hơn nữa về chuyên môn nghiệp vụ để giải quyết các công việc được phân công 1.2 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND xã - là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác văn thư ở Văn. .. hai: Về công tác lưu trữ Hàng năm văn phòng đã tiến hành việc thu thập tài liệu, phân loại sắp xếp chỉnh lý hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, trang thiết bị dùng trong việc lưu trữ hồ sơ vẫn còn hạn chế Bên cạnh đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ vẫn chưa được áp dụng SVTH: Đặng Thị Thu Hiền - Lớp: LT3-TT Huế 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Lưu trữ học và Quản... vụ công tác văn thư như: ban hành quy chế văn thư - lưu trữ Thư ng xuyên tổ chức cho văn thư đi tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ Bộ phận văn thư là nơi giao dịch và tiếp nhận mọi văn bản của các cơ quan, cá nhân nên được bố trí ở vị trí ở cạnh cửa ra vào của cơ quan nhằm thuận tiện và thích hợp cho việc giao dịch và tiếp nhận văn bản của các cơ quan, cá nhân; trang thiết bị được cơ quan trang bị... 92/2009/NĐ-CP được biên chế với 02 công chức Theo sự phân công có 01 công chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ của UBND xã Ngoài công chức phụ trách văn thư - lưu trữ của cơ quan, các bộ phận chuyên môn không có văn thư riêng Bộ phận chuyên môn nào thì có trách nhiệm soạn thảo, ban hành các văn bản và chuyển cho công chức phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét thẩm quyền và nội dung sau đó chuyển cho văn . tình hình công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Hương Phong. Phần II: Khảo sát về tình hình thực tế công tác văn thư, quản. trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Hương Phong. Phần III: Kết quả thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quả trị văn phòng và công. vụ công tác văn thư như: ban hành quy chế văn thư - lưu trữ. Thư ng xuyên tổ chức cho văn thư đi tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ. Bộ phận văn thư là nơi giao dịch và tiếp nhận mọi văn