i LỜI CÁM ƠN Trong suốt trình học tập trường Đại Học Lạc Hồng, sinh viên, học tập giảng đường rộng lớn trường khoảng thời gian không dài đủ sinh viên em tiếp nhận kiến thức hữu ích khơng lĩnh vực chuyên ngành mà vấn đề xã hội khác, triết lí đạo đức người Nhìn lại trải qua, em đạt suốt thời gian theo học trường em khơng có ngồi lời cảm ơn sâu sắc đến tất quý Thầy Cô giáo trường giúp đỡ dạy bảo em tận tình Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô giáo trường Đại Học Lạc Hồng nói chung Thầy Cơ khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn nói riêng, tận tình giúp đỡ em, dạy, truyền đạt cho em kiến thức quý báu suốt năm tháng theo học mái trường Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cô Lý Thị Thu Hiền giúp đỡ em suốt q trình nghiên cứu hồn thành tốt đề tài Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể anh chị trongcơng ty TNHH Viên Thành, đặc biệt chị Dương Kim Tuyến tận tình bảo giúp đỡ em hồn thành tốt đề tài Xin chân thành cảm ơn! Biên Hòa, tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực Nguyễn Thị Anh Uyên ii MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC VIẾT TẮT v DANH MỤC SƠ ĐỒ vi DANH MỤC BIỂU ĐỒ vii DANH MỤC BẢNG BIỂU viii PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan tở chức cơng tác kế tốn 1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán 1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 1.1.3 Nội dung tở chức cơng tác kế tốn 1.1.4 Ý nghĩa, u cầu việc tở chức cơng tác kế tốn 1.2 Các hình thức tở chức cơng tác kế tốn tở chức máy kế toán doanh nghiệp 1.2.1 Các hình thức tở chức máy kế toán doanh nghiệp 1.2.2 Tở chức máy kế tốn người làm kế toán 1.3 Tở chức thực chế độ, chứng từ kế tốn 10 1.3.1 Chứng từ kế toán 10 1.3.2 Tổ chức thực quy định pháp luật chứng từ kế toán 12 1.3.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh chứng từ kế toán 12 iii 1.3.4 Tổ chức kiểm tra xử lý chứng từ kế toán 14 1.3.5 Tở chức ln chuyển chứng từ kế tốn 15 1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ tiêu huỷ chứng từ kế toán 16 1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17 1.3.8 Lựa chọn hình thức kế tốn hệ thống sở kế tốn áp dụng 18 1.4 Tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp 28 1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28 1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp 29 1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc nội dung tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp 30 1.4.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp 34 1.4.5 Sự cần thiết nguyên tắc hoàn thiện tở chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 34 Tóm tắt chương 37 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 38 2.1 Tình hình tở chức quản lý sản xuất kinh doanh công ty TNHH Viên Thành 38 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 38 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39 2.1.3 Sơ đồ cấu máy quản lý 40 2.1.4 Chức nhiệm vụ phận 41 2.1.5 Một số tiêu phân tích kết kinh doanh 46 2.1.6 Thuận lợi, khó khăn phương hướng hoạt động 48 2.2 Thực trạng tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành 50 2.2.1 Thực trạng tở chức cơng tác kế tốn công ty TNHH Viên Thành 50 iv 2.2.2 Đánh giá thực trạng tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành 62 Tóm tắt chương 80 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỞ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 81 3.1 Quan điểm hồn thiện tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành 81 3.2 Giải pháp hồn thiện tở chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành 82 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tở chức vận dụng chứng từ kế tốn 82 3.2.2 Hồn thiện tở chức máy kế toán 83 3.3 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng công ty TNHH Viên Thành 84 3.3.1 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị người dùng bảo mật hệ thống thông tin 84 3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thơng tin kế tốn 85 3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán 86 Tóm tắt chương 88 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 92 v DANH MỤC VIẾT TẮT BTC : Bộ tài ERP : Enterprise Resource Planning (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) TK : Tài khoản TNHH : Trách nhiệm hữu hạn VND : Đơn vị tiền tệ Việt Nam GTGT : Giá trị gia tăng TSCĐ : Tài sản cố định vi DANH MỤC SƠ ĐỜ Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật Ký Chung 20 Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật Ký Sổ Cái 22 Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sở 24 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 26 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức kế toán máy 27 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty 40 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức máy quản lý 41 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ máy kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành 50 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức hệ thống thông tin công ty TNHH Viên Thành 63 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ hệ thống phần mềm công ty 67 vii DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết kinh doanh công ty TNHH Viên Thành 47 vii i DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng số liệu kết kinh doanh 46 Bảng 2.2: Bảng kê hệ thống tài khoản sử dụng công ty Viên Thành 57 Bảng 2.3: Các phận doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin 62 Bảng 2.4: Các báo cáo bán hàng 69 Bảng 2.5: Các báo cáo mua hàng 70 Bảng 2.6: Báo cáo tình hình hàng tồn kho 71 Bảng 2.7: Khả kiểm soát liệu kế toán 72 Bảng 2.8: Phương pháp kết chuyển liệu 73 Bảng2.9: Khả đáp ứng ở tổ chức ứng dụng hệ thống phần mềm 75 Bảng 2.10: Khả đáp ứng yêu cầu công việc hệ thống phần mềm công tác kế toán 76 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Toàn cầu hoá xu tất yếu quốc gia thời đại ngày nay, q trình tồn cầu hoá khu vực giới dẫn đến hội nhập kinh tế phạm vi quốc tế Việt Nam thời kỳ đổi bước tiến hành nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước với nhiệm vụ quan trọng ổn định không ngừng phát triển kinh tế, đưa tiến khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu kinh tế, đưa nước nhà tiến nhanh vào hội nhập với kinh tế giới Trong kinh tế thị trường hầu hết doanh nghiệp có mục tiêu chung đạt lợi nhuận cao mà họ lợi nhuận thước đo mức độ hiệu suất trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thể trình độ tở chức, quản lí doanh nghiệp Vậy nên, vấn đề mà doanh nghiệp cần trọng quan tâm cơng tác quản lí, nội dung quan trọng tổ chức công tác quản lí cơng tác kế tốn Với chức cung cấp thông tin kiểm tra hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp cơng tác kế tốn cịn có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu cơng tác quản lí doanh nghiệp Chất lượng thơng tin kế tốn cơng cụ quan trọng để đảm bảo an toàn khả mang lại hiệu cao cho định kinh doanh doanh nghiệp đối tượng khác Có thể khẳng định phần lớn định nhà quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào nguồn số liệu kế toán cung cấp Do vậy, để phát huy vai trị kế tốn cơng tác quản lý, để việc cung cấp thông tin giúp nhà quản lý xác, kịp thời đầy đủ việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn cần thiết Vị trí tầm quan trọng vấn đề nêu lý em chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành” 2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trình bày khái qt vấn đề kế tốn, tở chức cơng tác kế tốn tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin công ty TNHH Viên Thành Từ sở lý luận trên, phân tích ưu nhược điểm tở chức cơng tác kế tốn cơng ty, từ đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung vào việc phân tích thực trạng tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý công ty TNHH Viên Thành Việc làm sẽ giúp xác định hạn chế tồn tại, từ đề xuất biện pháp nhằm góp phần hồn thiện tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Công ty TNHH Viên Thành Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp khảo sát: dùng để thu thập thông tin phục vụ cho đề tài - Phương pháp phân tích: dựa thơng tin thu thập được, phân tích ưu nhược điểm, từ đưa đề xuất để hoàn thiện - Phương pháp so sánh: sử dụng q trình phân tích nhằm đánh giá trạng thông tin khảo sát - Phương pháp thống kê: tổng hợp thông tin khảo sát, phân tích, từ sẽ thấy vấn đề tồn cần khắc phục Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, kết cấu đề tài gồm chương sau CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 82 3.2 Giải pháp hoàn thiện tở chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành 3.2.1 Giải pháp hồn thiện tở chức vận dụng chứng từ kế tốn Thu nhận thơng tin xử lí sơ lược chứng từ kế tốn nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, phản ánh chứng từ kế toán bước khởi đầu quy trình kế tốn, có ý nghĩa quan trọng định đến tính khách quan, trung thực số liệu kế toán báo cáo kế tốn, chứng từ kế tốn để ghi chép hệ thống hóa thơng tin kế tốn Chứng từ kế tốn cịn khơng thể thiếu để phục vụ cho công tác kiểm tra kiểm sốt hoạt động kinh tế tài ở công ty * Nhược điểm - Một số chứng từ tốn nội cơng ty cịn thiếu nên chưa thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu số liệu thực tế số liệu sổ sách kế tốn - Các hóa đơn bán hàng hóa đơn phí bảo trì kế tốn cơng nợ lập sau xác nhận cơng nợ hồn thành in, nên thường phải qua ngày tháng sau hồn thành chuyển cho kế tốn tởng hợp để kiểm tra làm báo cáo thuế nên thường công việc dồn vào cuối tháng qua ngày đầu tháng sau - Có số doanh nghiệp nhỏ lẻ cung cấp dịch vụ cho công ty chưa cập nhật thơng tin xuất hố đơn theo quy định Bộ Tài nên có số hố đơn mà công ty nhận không cục Thuế chấp nhận, gây khó khăn cho việc hạch tốn Q trình xử lý hố đơn khơng quy định kéo dài làm tốn nhiều thời gian chi phí cơng ty Từ đó, dẫn đến việc nghiệp vụ phát sinh ở tháng phải hạch toán ở tháng sau phát sinh thêm nghiệp vụ điều chỉnh giảm chi phí cho tháng xảy cố * Kiến nghị - Để đảm bảo cho việc cung cấp đối chiếu thông tin số liệu kế tốn cơng ty kho hàng chứng từ kế toán nội phải đầy đủ việc đối 83 chiếu, kiểm tra cách nhanh chóng Bộ phận kế tốn cơng ty cần phối hợp với phận khác để bổ sung đầy đủ - Trong trường hợp hóa đơn lập sau xác nhận cơng nợ, phận kế tốn giải tốt việc xuất hóa đơn theo ngày chuyển chứng từ cho kế tốn tởng hợp đến ngày cuối tháng sẽ hồn thành xong cơng việc đồng thời xuất xong hóa đơn cuối tháng công việc sẽ không bị tồn đọng sang tháng sau, có thời gian để kiểm tra kỹ lại báo cáo thuế báo cáo khác hạn chế nhiều sai sót khơng đáng kể xảy - Để tránh trường hợp nhận hoá đơn ghi thông tin không quy định, tác giả đề xuất gửi thơng báo đính kèm hướng dẫn ghi hố đơn quy định qua địa email qua máy fax doanh nghiệp Việc thông báo sẽ lặp lặp lại phát sinh nghiệp vụ 3.2.2 Hồn thiện tở chức bợ máy kế tốn * Nhược điểm - Khối lượng công việc ở phịng kế tốn cơng ty tương đối nhiều, nhân viên kế toán phải hoạt động liên tục Nhiều phận đảm nhận trách nhiệm chồng chéo, chưa phân công rõ ràng cụ thể vấn đề trách nhiệm cá nhân - Cơng ty chưa có nhân viên kế toán chuyên đảm trách hàng tồn kho, mà có phận quản lý kho Do đó, kế tốn vật tư khơng thể dự báo số lượng hàng tồn kho thông tin hàng tồn kho bị trả lại không sử dụng được, khiến cho nghiệp vụ mua hàng gặp nhiều khó khăn dựa số lượng hàng tồn kho ở báo cáo định kỳ, dẫn tới khả thiếu hàng cung ứng phải kéo dài thời gian giao hàng khơng đáp ứng nhu cầu từ phía khách hàng Điều ảnh hưởng lớn đến việc dự báo tình hình doanh thu khả phân tích tình hình kinh doanh để kịp thời đề chiến lược phù hợp với giai đoạn * Kiến nghị Hiện cơng ty có mơ tả cơng việc cho nhân viên kế tốn, nhiên chưa chi tiết cụ thể, việc gắn bó trách nhiệm nhân viên với cơng 84 việc cần làm chưa thể hiện, nên có sai sót xảy sẽ có trường hợp đở thừa trách nhiệm cho dẫn tới khó kiểm sốt sai phạm từ đâu Vì cần xây dựng chi tiết công việc thêm phần trách nhiệm cho nhân viên cụ thể để nhân viên có trách nhiệm với phần cơng việc phụ trách, điều giúp cho nhân viên kế toán hồn thành tốt vai trị Để góp phần hồn thiện máy kế tốn cơng ty, tác giả kiến nghị kế toán trưởng nên xem xét phân công lại việc kiêm nhiệm kế tốn vật tư, xem xét tình hình thực tế tuyển thêm nhân viên kế toán hàng tồn kho để phù hợp với tình hình cơng ty Việc có thêm nhân viên kế tốn hàng tồn kho sẽ giúp phận kế toán vật tư tập trung vào nghiệp vụ mình, giúp giảm thiểu sai sót số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều từ nhiều phận khác Hơn nữa, việc có thêm nhân viên kế tốn hàng tồn kho sẽ giúp cho công ty theo dõi số lượng hàng tồn kho bất kỳ thời điểm nào, thống kê số lượng hàng bị trả lại, hàng sử dụng, từ dự báo số lượng hàng tồn kho cần có để đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng cần 3.3 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn nâng cấp phần mềm kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành 3.3.1 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị người dùng bảo mật hệ thống thông tin Thông qua việc đánh giá thực trạng hệ thống thông tin phần mềm công ty TNHH Viên Thành, tác giả để xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị người dùng bảo mật hệ thống thông tin sau: * Công tác quản trị người dùng - Phân quyền chặt chẽ tài khoản người dùng: người dùng cấp tài khoản riêng biệt, tài khoản cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức nhiệm vụ người dùng - Bở sung tính lưu viết liệu: phầm mềm kế toán cần phát triển thêm chức tự động ghi nhận hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa liệu Chức độc lập với hệ thống, kế toán trưởng người có quyền cao 85 hệ thống quyền xem in báo cáo từ nội dung liệu mà khơng quyền xóa, sửa sử dụng chức Các liệu cần ghi nhận ở chức bao gồm: ngày, giờ, phân hệ truy cập, người truy cập, số chứng từ, liệu gốc, liệu sau chỉnh sửa * Công tác bảo mật hệ thống thông tin - Mã hoá liệu kế toán: liệu kế toán phải mã hoá để tránh trường hợp người dùng đọc thông tin trực tiếp từ sở liệu mà không thông qua hệ thống phần mềm thiết lập -Thường xuyên tiến hành lưu liệu dự phòng đề phòng trường hợp liệu hư hỏng đĩa cứng - Thường xuyên bảo trì kiểm tra tính an tồn hệ thống (quét vi rút, cập nhật vá lỗi bảo mật phần mềm hệ điều hành …) 3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành vận hành ổn định Lỗi phát sinh từ hệ thống không nhiều, chủ yếu khả sử dụng tài nguyên máy tính người dùng trục trặc từ thiết bị hỗ trợ Tuy nhiên, trải qua thời gian sử dụng lâu, trang thiết bị hết hạn sử dụng Điều địi hỏi cơng ty phải có chiến lược phù hợp nhằm tránh tình trạng hệ thống gặp cố thiết bị quan trọng hạn sử dụng gặp cố Do tác giả đề xuất số giải pháp sau: - Đối với thiết bị từ phía người dùng: kiểm tra nâng cấp thiết bị (RAM, ổ cứng …) cho máy tính lỗi thời, thay máy tính khơng cịn khả nâng cấp để đảm bảo công việc - Đối với hệ thống máy chủ: rà soát lại thời gian sử dụng, hạn sử dụng toàn hệ thống máy chủ Đối với phận quan trọng hết hạn sử dụng phải lên kế hoạch mua thay (tránh trường hợp nâng cấp), bên cạnh phải có kế hoạch thay phận dần dần, tránh trường hợp thay đồng loạt dẫn tới việc hệ thống khơng vận hành ởn định mà khó xác định nguyên nhân 86 Đối với thiết bị hỗ trợ, thiết bị mau hư hỏng, thời gian sử dụng ngắn dễ thay ngồi việc nâng cấp, thay cần lưu kho số thiết bị để kịp thời thay có cố xảy - Dự báo tình hình nâng cấp hệ thống thông tin thời gian tới, đánh giá hiệu sử dụng chi phí cho dự án phát triển tương lai để nhà quản lý có nhìn tởng quan, kịp thời đưa định chiến lược hoạch định kinh doanh công ty Giải pháp sẽ làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp thời gian tới Tuy nhiên, công ty sẽ tránh rủi ro xảy từ hệ thống kế toán, mà bất kỳ rủi ro khiến cho hoạt động kinh doanh công ty bị ảnh hưởng hệ thống, tổn thất kinh tế sẽ lớn gấp nhiều lần so với chi phí phải bỏ Hơn nữa, xây dựng kế hoạch tốt, chi phí đầu tư sẽ dàn năm, không làm vỡ tỷ lệ chi phí đầu tư lợi nhuận cơng ty 3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán Việc phân cơng nhiệm vụ cho kế tốn đảm nhiệm công việc hàng tồn kho sẽ giúp cho công ty triển khai nhiều tính hệ thống phần mềm kế tốn hỗ trợ cho cơng việc quản lý đưa chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với thực trạng công ty Dựa kết khảo sát, kết hợp với đề xuất nhằm hoàn thiện máy kế tốn cơng ty, tác giả đề xuất cơng ty triển khai thêm số tính cần thiết hệ thống phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công ty công tác quản lý, hoạch định chiến lược kinh doanh Những tính tác giả đề xuất triển khai cụ thể sau: - Báo cáo hàng bán bị trả lại: tính sẽ cho phép kế tốn phụ trách hàng tồn kho thống kê số hàng bị trả lại qua biết số lượng hàng tồn kho sử dụng hàng tồn kho bị trả lại nguyên nhân cụ thể nào, từ đưa biện pháp khắc phục tốt kịp thời - Dự báo số lượng hàng tờn kho cần mua: phận kế tốn vật tư sẽ dựa báo cáo hàng tồn kho kết hợp với báo cáo hàng tồn kho bị trả lại kế tốn phụ trách hàng tồn kho lập để đưa dự báo số lượng hàng tồn kho cần mua 87 bất kỳ thời điểm cần thiết mà không cần phải đợi đến báo cáo định kỳ hàng tồn kho khơng có kế toán phụ trách hàng tồn kho - Dự báo nhu cầu tiền mặt phải trả: triển khai dự báo số lượng hàng tồn kho cần mua, công ty sẽ triển khai dự báo nhu cầu tiền mặt phải trả cho phận kế tốn tiền Tính sẽ giúp cho kế toán tiền dự báo dòng luân chuyển tiền mặt, giúp cho nhà quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh chủ động trước - Báo cáo hàng mua phải trả lại: việc có kế tốn phụ trách hàng tồn kho ngồi việc giúp cơng ty thống kê số lượng hàng tồn kho cịn giúp cho phận kế tốn vật tư thống kê số lượng hàng mua cần phải trả lại lỗi nhà cung cấp chênh lệch số lượng hợp đồng chứng từ thực tế - Báo cáo chênh lệch mua hàng thực tế so với dự toán: với tính này, kế toán vật tư sẽ biết chênh lệch mua hàng thực tế so với dự toán nhu cầu cần thiết công ty Dựa báo cáo này, nhà quản lý sẽ đánh giá tình hình thị trường tại, nhu cầu khách hàng biến động theo thị trường để có sách hợp lý giai đoạn cụ thể - Báo cáo doanh thu thực tế so với dự toán theo mặt hàng: triển khai tính sẽ cho phép nhà quản lý đánh giá xác tình hình kinh doanh công ty lĩnh vực cụ thể Điều cần thiết cho nhà quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh thời điểm cụ thể phù hợp với lĩnh vực cụ thể Việc triển khai tính hồn tồn phù hợp với yêu cầu quản lý công ty Hơn nữa, tính có sẵn hệ thống phần mềm kế tốn, nên ngồi chi phí đào tạo, chi phí nhân lực cơng ty khơng phải tốn chi phí phát triển Những lợi ích thực giải pháp mang lại hiệu kinh doanh, hiệu kinh tế lớn nhiều so với chi phí bỏ để triển khai, đồng thời khai thác sức mạnh hệ thống kế toán 88 Tóm tắt chương Dựa vào thực trạng tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành khảo sát ở chương 2, chương nêu rõ quan điểm cần có để hồn thiện tở chức cơng tác kế tốn điệu kiện ứng dụng công nghệ thông tin Đồng thời, chương đề xuất giải pháp hồn thiện tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành, bao gồm: - Đề xuất giải pháp hồn thiện tở chức cơng tác kế tốn - Đề xuất giải pháp hồn thiện tở chức máy kế tốn - Đề xuất giải pháp hồn thiện tở chức hệ thống thơng tin kế tốn Những đề xuất cơng ty đánh giá cao mang tính thực tiễn, triển khai sẽ đem lại lợi ích cho cơng ty công tác chuyên môn công tác quản lý 89 KẾT LUẬN Trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam nay, chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn có ảnh hưởng lớn đến hiệu kinh doanh Vì vậy, hệ thống quản lý tài kế tốn nhanh, mạnh, cung cấp cách xác kịp thời thơng tin, làm sở cho nhà lãnh đạo định quản trị cách nhanh chóng, hiệu vơ cần thiết Ngày nay, tính đa dạng phức tạp hoạt động kinh doanh, với phát triển ngày phổ cập cơng nghệ thơng tin, phần mềm kế tốn trở thành cơng cụ hỗ trợ hiệu xác Các phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp xử lý thơng tin nhanh, an tồn, cung cấp báo cáo kế toán kịp thời, hiệu Tuy nhiên để khai thác phát huy hết tiện ích công nghệ thông tin công tác kế tốn địi hỏi người sử dụng có trình độ chun mơn kế tốn, hiểu biết kỹ sử dụng phần mềm kế tốn cách thành thạo Chính cần thiết đó, nghiên cứu giải phần nhằm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc công ty TNHH Viên Thành Trong phạm vi nghiên cứu, tác giả đã: - Nghiên cứu khái niệm tở chức cơng tác kế tốn, trạng tở chức kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành với việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn -Trình bày ngun tắc xử lý thông tin, lưu giữ thông tin thể ưu việt so với áp dụng kế toán thủ công - Nghiên cứu bổ sung lý luận tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin làm tiền đề cho việc hồn thiện tở chức cơng tác điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành - Khái quát hóa thực trạng việc áp dụng công nghệ thông tin công tác kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành thời gian qua 90 - Đề xuất điều kiện để thực giải pháp tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin công ty TNHH Viên Thành Với nội dung trên, nghiên cứu khoa học đáp ứng được mục tiêu đề từ đầu Đặc biệt, với kết nghiên cứu đề xuất mình, em cơng ty TNHH Viên Thành đồng ý giữ lại làm việc thức sau thời gian thực tập với chức danh Kế tốn kho Đồng thời, cơng ty lên kế hoạch đào tạo cho em hệ thống phần mềm thời gian sớm để sớm triển khai tính hệ thống phần mềm kế tốn nghiên cứu khoa học em đề xuất Trong thời gian thực tập thực nghiên cứu khoa học mình, hướng dẫn nhiệt tình Lý Thị Thu Hiền giúp đỡ tận tình anh, chị phịng Tài - Kế tốn giúp em hồn thành nghiên cứu Tuy nhiên, việc nghiên cứu đề tài phạm vi rộng thời gian thực tế cịn hạn chế nghiên cứu sẽ tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình Q thầy để đề tài hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Quý thầy cô giáo anh chị công ty tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Hệ thống văn quy phạm pháp luật, trang web Bộ tư pháp http://www.moj.gov.vn [2] Luật kế toán Việt Nam [3] Trang web www.microsoft.com 92 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu khảo sát khả đáp ứng hệ thống phần mềm ở tổ chức ứng dụng hệ thống phần mềm PHIẾU KHẢO SÁT Về khả đáp ứng của hệ thống phần mềm ở tổ chức ứng dụng hệ thống phần mềm Bộ phận khảo sát: Tên nhân viên: Chức vụ: Quý vị vui lòng đánh chéo trả lời vào phía 1/ Phần mềm bạn sử dụng phù hợp với quy định pháp luật kế tốn? Có □ Khơng □ Lý do: 2/ Đáp ứng yêu cầu thông tin quản trị nội doanh nghiệp Có □ Khơng □ Lý do: 3/ Tính linh hoạt phần mềm (có thể nâng cấp thay đởi theo u cầu quản lý doanh nghiệp) Có □ Khơng □ Lý do: 4/ Có thể liên kết, giao tiếp với ứng dụng khác nhập truy xuất liệu từ Excel, Access… Có □ Không □ Lý do: 5/ Độ tin cậy, xác phần mềm (khả tính tốn xác phần mềm) 93 Có □ Khơng □ Lý do: 6/ Tính bảo mật (ngăn cản người khơng có trách nhiệm vào phần mềm thay đổi liệu xem báo cáo quan trọng) Có □ Khơng □ Lý do: 7/ Chế độ, dịch vụ bảo hành (chế độ bảo hành lâu tốt, yêu cầu nhân viên phần mềm sửa chữa hệ thống phần mềm gặp cố) Có □ Khơng □ Lý do: 8/ Phần mềm có yêu cầu hệ thống phần cứng Có □ Khơng □ Lý do: 9/ Giá hợp lý? Có □ Khơng □ Lý do: 10/ Phần mềm hoạt động ổn định, không phát sinh lỗi? Có □ Khơng □ Lý do: Xin chân thành cám ơn giúp đỡ quý vị 94 Phụ lục 2: Phiếu khảo sát khả đáp ứng yêu cầu công việc hệ thống phần mềm cơng tác kế tốn PHIẾU KHẢO SÁT Về khả đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm công tác kế toán Bộ phận khảo sát: Tên nhân viên: Chức vụ: Quý vị vui lòng đánh chéo trả lời vào phía 1/ Khả thích ứng với cơng tác kinh doanh doanh nghiệp Có □ Không □ Lý do: 2/ Tính trị giá hàng nhập kho/ xuất kho Có □ Khơng □ Lý do: 3/ Khấu hao tài sản cố định Có □ Khơng □ Lý do: 4/ Khả sử dụng đơn vị tính/quy cách hàng tồn kho Có □ Khơng □ Lý do: 5/ Khả dự báo nhu cầu hàng tồn kho thời gian đặt hàng Có □ Không □ Lý do: 6/ Khả quản lý nhiều địa điểm hàng tồn kho 95 Có □ Khơng □ Lý do: 7/ Khả tiếp nhận đơn đặt hàng Có □ Khơng □ Lý do: 8/ Khả hạch tốn chiết khấu Có □ Khơng □ Lý do: 9/ Báo cáo phân tích doanh thu Có □ Không □ Lý do: 10/ Báo cáo công nợ khách hàng Có □ Khơng □ Lý do: 11/ Quản lý công nợ phải thu phải trả Có □ Khơng □ Lý do: 12/ Khả quản lý nhân tiền lương Có □ Khơng □ Lý do: 13/ Khả quản lý mối quan hệ với khách hàng Có □ Khơng □ Lý do: 14/ Khả nhập liệu, in báo cáo Có □ Không □ Lý do: 15/ Hạch toán đa tiền tệ xử lý chênh lệch tỷ giá 96 Có □ Khơng □ Lý do: 16/ Khả truy xuất nguồn gốc Có □ Không □ Lý do: 17/ Khả lập báo cáo tài Có □ Khơng □ Lý do: 18/ Khả phân tích tài Có □ Khơng □ Lý do: 19/ Khả lập Báo cáo thuế GTGT Có □ Không □ Lý do: 20/ Khả lập Báo cáo thuế khác Có □ Khơng □ Lý do: Xin chân thành cám ơn giúp đỡ quý vị ... TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 81 3.1 Quan điểm hoàn thiện tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH. .. 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành 50 2.2.1 Thực trạng tở chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành 50 iv 2.2.2... gian qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tất yếu khách quan Vấn đề đặt ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức cơng tác kế tốn cho hợp lý, khoa học hiệu công tác quản trị