Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HTTT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Một số khái niệm Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức khoa học giúp các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để. Hệ thống là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau có mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một vấn đề nào đó. Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối, … dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.2. Phân loại HTTT Có rất nhiều cách để phân loại các HTTT trong một tổ chức. Nếu lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại thì HTTT được chia thành các loại chính như sau:  Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems) Là hệ thống hỗ trợ cho những công việc hàng ngày nhờ việc duy trì những bản ghi thông tin chi tiết. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp vì vậy sẽ giúp công ty giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ giữa những hoạt động trong kinh doanh.  HTTT quản lý (Management IS) 1 Đồ án tốt nghiệp Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của tổ chức. Chúng làm giảm nhẹ công việc quản lý bằng cách đưa ra những báo cáo tóm tắt có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động có tính lặp đi lặp lại và qui chuẩn. Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý  Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems) Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định của các cấp quản lý.  Hệ thống chuyên gia (ES) Là các HTTT đặc biệt, cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về những vấn đề bán cấu trúc.  Hệ tự động văn phòng (Office Automation System) 2 Đồ án tốt nghiệp Là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử lý những thông tin liên lạc giữa các cá nhân dưới dạng chữ viết, lời nói hoặc hình ảnh.  Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS) Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao bằng cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất. 1.1.3. Thành phần của một HTTTQL trong doanh nghiệp Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình. (1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin. (2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. (4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. (5) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. 3 Đồ án tốt nghiệp Hình 1.2 – Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT 1.1.4. Tầm quan trọng của một HTTTQL Như chúng ta đã biết, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra. Chính vì thế, sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: - Tin cậy. - Đầy đủ. - Thích hợp. - Dễ hiểu. - Được bảo vệ. - Đúng thời điểm. (1) Độ tin cậy: 4 Đồ án tốt nghiệp Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dễ gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trình phân tích, xử lý để đưa ra những quyết định đối với một tổ chức. (2) Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. (3) Tính thích hợp và dễ hiểu: Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết. (4) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn vốn và nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận được nguồn thông tin. Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. (5) Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Chính vì vậy, làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề 5 Đồ án tốt nghiệp đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT. 1.1.5. Phương pháp phát triển HTTTQL 1.1.5.1. Tại sao phải phát triển HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các HTTT quản lý đã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của HTTT quản lý giúp doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn. - Đầu tư vào việc phát triển HTTT sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ. - Xây dựng HTTT sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. - Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp. - Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. - Đầu tư vào phát triển HTTT còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp như: Tổ chức ảo, tổ chức theo thảo thuận… 1.1.5.2. Phương pháp phát triển HTTTQL Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản 6 Đồ án tốt nghiệp chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: - Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. - Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết. - Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích. 1.1.5.3. Các giai đoạn phát triển HTTTQL Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước khắc phục những sai sót. Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá khả thi 1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn II: Phân tích chi tiết 2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết 7 Đồ án tốt nghiệp 2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại 2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4. Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5. Đánh giá lại tính khả thi 2.6. Sửa đổi đề xuất của dự án 2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn III: Thiết kế logic 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic 3.5 Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp 4.1. Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học 4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài 5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra 5.3. Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa 8 Đồ án tốt nghiệp 5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống 6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong 6.3. Lập trình 6.4. Thử nghiệm hệ thống 6.5. Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác 7.1. Lập kế hoạch cài đặt 7.2. Chuyển đổi 7.3. Khai thác và bảo trì 7.4. Đánh giá 1.2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Qui trình xây dựng phần mềm Quá trình xây dựng một phần mềm trong thực tế cơ bản được phân chia thành 8 bước như sau: Bước 1: Khảo sát nhu cầu Tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng của khách hàng. Bước 2: Phân tích 9 Đồ án tốt nghiệp Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong rất nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản lý. Bước 3: Thiết kế hệ thống Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2 tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho hệ thống. Bước 4: Xây dựng Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao diện đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong quá trình này luôn cập nhật về tiến độ của dự án. Bước 5: Kiểm thử Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạo dựng và hoạt động để kiểm thử. Bước 6: Chuyển giao Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách hàng. Bước 7: Đào tạo Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc. Bước 8: Bảo hành, bảo trì Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh. 10 [...]... kế toán thanh toán 12 Đồ án tốt nghiệp 1) Tiếp nhận đề nghị thanh toán Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, … 2) Kế toán. .. cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng 1.3.2 Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán 1.3.3 Nghiệp vụ kế toán các khoản phải thu và ứng trước 1.3.3.1 Kế toán phải thu của khách hàng Quy định chung 1 Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội... với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán lập và in phiếu thu – chi Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC) Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt 6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC 13 Đồ án tốt nghiệp 7) Thực hiện thu – chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu... FoxPro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng và tiện lợi cho bạn và cho người sử dụng (2) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu  Chức năng của hệ quản trị CSDL - Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu - Hệ quản trị CSDL cung cấp... khác Vì vậy cuối kỳ kế toán phải kiểm tra đối chiếu, xác nhận số phát sinh và số dư theo từng nội dung phải thu, phải trả nội bộ, tiến hành thanh toán bù trừ theo từng đối tượng Tài khoản kế toán TK 136-Phải thu nội bộ 1361-Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 1368-Phải thu nộ bộ khác Số dư bên Nợ: số còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu Hạch toán ở đơn vị cấp... ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi: Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, Có TK 111 - Tiền măt 1.3.4 Nghiệp vụ kế toán các khoản phải trả 1.3.4.1 Kế toán khoản phải trả cho người bán 26 Đồ án tốt nghiệp Quy định chung 1 Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán. .. giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán 4 Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng Tài khoản kế toán TK 331-Phải trả cho người bán Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán,... nộp lại quỹ, nghiêm cấm chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng, theo nội dung tạm ứng ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng Tài khoản sử dụng TK 141-Tạm ứng 25 Đồ án tốt nghiệp Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu 1 Khi tạm ứng tiền mặt hoặc... cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL - Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lý, giám sát chặt chẽ dữ liệu (3) Công cụ tạo báo cáo Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được... nước (3331) - Cuối kỳ kế toán, tính và kết chuyển doanh thu kinh doanh cho thuê hoạt động tài sản trong kỳ hiện tại, ghi: Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113 - Đối với doanh thu cho thuê hoạt động TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình; 5117 - Đối với doanh thu cho thuê hoạt động bất động sản đầu tư) - Sang kỳ kế toán tiếp sau, tính và kết chuyển doanh thu . Thiết kế hệ thống Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2 tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho hệ thống. . PC cho kế toán. Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng. 1.3.2. Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán 1.3.3. Nghiệp vụ kế toán các. thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh. 1.3. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1. Công việc của kế toán thanh toán