TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ LADEC QUẢN TRỊ HỌC TP HỒ CHÍ MINH 2013 CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA Mục tiêu: + Hiểu khái niệm, mục đích vai trị cơng tác kiểm tra + Hiểu nguyên tắc cần áp dụng kiểm tra + Hiểu tiến trình kiểm tra I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA Khái niệm: Kiểm tra nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh kết đạt với mục tiêu đề ra, nhằm đảm bảo nguồn lực sử dụng có hiệu để đạt mục tiêu cao tổ chức I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA Vai trò kiểm tra:  Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hữu hiệu  Phát kịp thời vấn đề sai lệch , khó khăn q trình thực mục tiêu  Kịp thời đưa biện pháp giải để đạt mục tiêu I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA Mục đích kiểm tra:  Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức đặt  Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hiệu  Làm sáng tỏ đề kết mong muốn cách xác theo thứ tự  Xác định dự đốn chiều hướng thay đổi như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA Mục đích kiểm tra:  Phát kịp thời vấn đề đơn vị chịu trách nhiệm sửa sai  Làm đơn giản hóa vấn đề ủy quyền, huy, quyền hành trách nhiệm  Đưa tiêu chuẩn để loại bớt khơng quan trọng, không cần thiết  Phổ biến dẫn liên tục cải tiến để tiết kiệm thời gian, nâng cao suất, lợi nhuận I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA Các hình thức kiểm tra A Kiểm tra lường trước:  Là loại kiểm tra tiến hành trước hoạt động thực  Kiểm tra lường trước tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Harold Koontz phân tích thời gian trễ nãi q trình kiểm tra quản trị cơng việc kiểm tra cần phải hướng phía tương lai cần có hiệu I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH Các hình thức kiểm tra A Kiểm tra lường trước:(tt) Một số kỹ thuật kiểm tra lường trước:  Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến Sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới gọi kỹ thuật duyệt xét đánh giá chương trình SD hệ thống đầu vào để kiểm tra lường trước tiền mặt dự trữ hàng hóa  Kiểm tra lường trước kỹ thuật cơng trình  SD hệ thống phản ứng người I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH Các hình thức kiểm tra B Kiểm tra đồng thời  Là loại kiểm tra tiến hành hoạt động diễn Loại hình kiểm tra cịn có danh xưng khác: Kiểm tra đạt/khơng đạt (Yes/no control)  Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng giám sát trực tiếp (direct supervision)  Các thiết bị kỹ thuật thường thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH Các hình thức kiểm tra C Kiểm tra phản hồi (tt) II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải theo kế hoạch  Kiểm tra phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra  Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch, thiết kế kiểm tra phải theo kế hoạch hoạt động tổ chức  Kiểm tra cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng kiểm tra II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà quản trị  Điều giúp nhà quản trị nắm xảy ra, việc quan trọng thơng tin thu thập q trình kiểm tra phải nhà quản trị thông hiểu  Thông tin mà NQT khơng hiểu khơng thể sử dụng, kiểm tra khơng cịn ý nghĩa II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải thực điểm trọng yếu  Sai lệch thực tế mong đợi có lúc nhỏ, có lúc lớn, có sai lệch ảnh hưởng nhỏ, có ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng  NQT nên quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết cơng ty yếu tố trọng yếu II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải khách quan  Việc kiểm tra thực theo định kiến NQT dẫn đến đánh giá khơng xác, tổ chức gặp phải tổn thương  Quá trình kiểm tra cần thực với thái độ khách quan để đảm bảo kết kết luận kiểm tra xác II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp  Để kiểm tra có hiệu cần xây dựng quy trình nguyên tắc phù hợp với văn hóa DN VD:  DN có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhn viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo → kiểm tra không nên chặt chẽ II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra cần phải tiết kiệm đảm bảo hiệu kinh tế  Mặc dù nguyên tắc đơn giản thường khó thực hành Thơng thường nhà quản trị tốn nhiều cho công tác kiểm tra, kết thu hoạch việc kiểm tra lại không tương xứng → NQT cần nỗ lực xây dựng, cải tiến công tác kiểm tra để có hiệu II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải dẫn đến hành động  Kiểm tra → phát sai lệch → tiến hành điều chỉnh → ĐÚNG ĐẮN  Điều chỉnh: điều chỉnh kế hoạch, xếp lại tổ chức, điều động, đào tạo lại nhân viên thay đổi phong cách lãnh đạo  Kiểm tra → phát sai lệch → không tiến hành điều chỉnh → KIỂM TRA LÀ VƠ ÍCH III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Bao gồm bước Bước 1: Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đo lường việc thực Bước 2: Đo lường việc thực Bước 3: Điều chỉnh sai lệch III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA •3.1 Xác định tiêu chuẩn  Tiêu chuẩn mà dựa vào nhà quản trị tiến hành đánh giá kiểm tra đối tượng bị quản trị  Tiêu chuẩn kiểm sốt khác tùy thuộc vào đặc tính đối tượng cần kiểm sốt  Tiêu chuẩn mang tính định lượng thuận lợi kiểm sốt III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Những yêu cầu tiêu chuẩn : o Tránh đưa tiêu chuẩn không không quan trọng o Mang tính chất thực (thực tế) o Tránh đưa tiêu chuẩn mâu thuẫn o Phải có giải thích hợp lý tiêu chuẩn đề o Dễ dàng cho việc đo lường III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 3.2 Đo lường kết  Đo lường đối tượng  Đo lường thời điểm  Chọn lựa phương pháp công cụ phù hợp  Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn vị tiêu chuẩn III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA •3.3 Điều chỉnh sai lệch  Phát nguyên nhân (chủ quan khách quan)  Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)  Tiến hành điều chỉnh  Đánh giá kết điều chỉnh III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ ĐIỀU CHỈNH KHÁC BIỆT IV THỰC HÀNH • Phân tích khái niệm, mục đích ý nghĩa cơng tác kiểm tra • Phân tích ngun tắc kiểm tra • Phân tích tiến trình kiểm tra • Thảo luận giải tình QT cụ thể (KIỂM TRA) ... Các hình thức kiểm tra C Kiểm tra phản hồi (tt) II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải theo kế hoạch  Kiểm tra phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra  Cơ sở... tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch, thiết kế kiểm tra phải theo kế hoạch hoạt động tổ chức  Kiểm tra cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng kiểm tra II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải... nhà quản trị tốn nhiều cho công tác kiểm tra, kết thu hoạch việc kiểm tra lại không tương xứng → NQT cần nỗ lực xây dựng, cải tiến cơng tác kiểm tra để có hiệu II CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra