NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 1 CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Chương 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Mục tiêu: - Phân loại sổ kế toán - Biết cách mở, ghi, khóa và sửa chữa sổ kế toán - Hiểu và biết vận dụng nội dung, trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán Chương 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Nội dung: - Sổ kế toán - Hình thức kế toán  Khái niệm  Ý nghĩa  Phân loại  Phương pháp ghi sổ  Phương pháp chữa sổ SỔ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN Ví dụ: Hãy xác định các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ kinh tế: “Chi tiền mặt mua hàng hóa nhập kho 20 triệu đồng”. Phiếu chi Phiếu NK Ghi sổLập KHÁI NIỆM Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 2 Tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý NGHĨA PHÂN LOẠI 1 • Căn cứ vào nội dung ghi chép 2 • Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ 3 • Căn cứ vào nội dung kinh tế 4 • Căn cứ vào PP ghi chép sổ 5 • Căn cứ vào kết cấu sổ Căn cứ vào nội dung ghi chép Sổ tổng hợp • Ghi chép các NVPS theo nội dung kinh tế trên tài khoản cấp 1 (Sổ cái TK 111, 112, …) Sổ chi tiết • Ghi chép các NVPS theo nội dung kinh tế trên tài khoản cấp 2, 3, 4, … (Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, …) Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ Sổ tờ rời • Là những tờ sổ riêng lẻ theo một trình tự nhất định. Sổ đóng thành quyển • Là sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành tập nhất định Căn cứ vào nội dung kinh tế 1 • Sổ quỹ tiền mặt 2 • Sổ tiền gửi ngân hàng 3 • Sổ chi tiết bán hàng 4 • Sổ chi tiết thanh toán 5 • Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 6 • … Căn cứ vào PP ghi chép sổ Sổ ghi theo thời gian • Ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ như Sổ Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, … Sổ ghi theo hệ thống • Ghi chép theo nội dung kinh tế của NVPS như Sổ cái các tài khoản, Sổ chi tiết các tài khoản, … NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 3 Căn cứ vào PP kết cấu sổ Sổ kiểu 2 bên • Mỗi trang sổ chia thành 2 bên để phản ánh riêng SPS Nợ và SPS Có. Sổ kiểu 1 bên • Phần ghi Nợ và ghi Có nằm cùng 1 bên của trang sổ. Sổ kiểu nhiều cột • Sổ mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong 1 trang sổ. Sổ kiểu bàn cờ • Sổ gồm nhiều dòng, nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là 1 TK đối ứng. CÁCH GHI SỔ KẾ TOÁN Đầu kỳ: Mở sổ Trong kỳ: ghi sổ kế tóan - Ghi bằng bút mực. - Không ghi xen thêm phía trên hoặc phía dưới. - Không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng. - Nếu ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. Cuối kỳ: Khóa sổ SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN Điều kiện áp dụng PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung - Sai do diễn giải - Sai sót không ảnh hưởng tới số tổng cộng - Sai do ĐK - Số tiền ghi sai > Số tiền ghi đúng - Số tiền ghi sai < Số tiền ghi đúng Phương pháp sửa sổ PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung - Gạch bỏ chỗ ghi sai, ghi chữ đúng bằng bút mực thường ở phía trên - Ghi lại bằng mực đỏ hoặc (…) - Ghi thêm bút toán đúng - Lập chứng từ ghi bổ sung bằng mực thường SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tháng 1/N 2/1/N PC 01 2/1 Chi TM mua hàng hóa 156 111 3.500 2.000 3.500 2.000 2/1/N PC 01 2/1 Hàng hóa Chi TM mua CCDC 156 111 3.500 3500 Cộng PHƯƠNG PHÁP CẢI CHÍNH Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tháng 1/N 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa 111 156 3.500 3.500 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa 111 156 (3.500) (3.500) 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa 156 111 3.500 3.500 PHƯƠNG PHÁP GHI SỐ ÂM NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 4 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tháng 1/N 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa 156 111 1.500 1.500 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa 156 111 2.000 2.000 PHƯƠNG PHÁP GHI BỔ SUNG SỦA CHỮA SỔ KẾ TOÁN Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” Sai sót phát hiện trước khi BCTC năm nộp cho CQNN: Sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó. Phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho CQNN: Svào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.  Nhật ký chung  Chứng từ ghi sổ  Nhật ký sổ cái  Nhật ký chứng từ  Hình thức kế toán trên máy vi tính HÌNH THỨC KẾ TOÁN HÌNH THỨC KẾ TOÁN Là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc, từ đó lập các BCKT theo trình tự và phương pháp nhất định. Khái niệm HÌNH THỨC KẾ TOÁN Nhật ký chung Nhật ký sổ cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Hình thức kế toán trên máy vi tính DN tổ chức 1 trong 5 hình thức KT NHẬT KÝ CHUNG Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian Sổ KT sử dụng: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái - Sổ nhật ký đặc biệt - Các sổ kế toán chi tiết NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 5 Tr.183 NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các NVKT phát sinh theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK. Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các TK tổng hợp. Sổ NK đặc biệt (chuyên dùng): Là sổ tổng hợp để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu định kỳ tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. TRÌNH TỰ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ NK đặc biệt Sổ nhât ký chung Sổ thẻ KT chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính NHẬT KÝ CHUNG • Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động kế toán. • Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp. • Điều kiện áp dụng: Phù hợp với đơn vị có quy mô vừa, có nhiều lao động. NHẬT KÝ CHUNG Ví dụ: Tại công ty TNHH A trong tháng 3/N có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau (Đơn vị tính: 1.000 đồng) 1) Ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua CCDC dùng ngay cho sản xuất ở phân xưởng bằng tiền mặt 5.500, trong thuế GTGT là 500. 2) Ngày 10/3: phiếu thu số 301, công ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.500 Yêu cầu: Ghi sổ NKC và Sổ cái TK 111, 131 NHẬT KÝ CHUNG Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ĐK như sau: 1, Nợ TK 627 5.000 Nợ TK 133 500 Có TK 111(1111) 5.500 2, Nợ TK 111(1111) 45.500 Có TK 131 45.500 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi số cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 1/N 2/3 PC 432 2/3 Mua CCDC SDTT tại PX 627 133 111 5.000 500 5.500 10/3 PT 301 10/3 Cty Y trả nợ bằng tiền mặt 111 131 45.500 45.500 … Cộng SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm N NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 6 NT GS Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 1/N SDĐK 50.000 2/3 PC 432 2/3 Mua CCDC SD TT PX 01 01 627 133 5.000 500 10/3 PT 301 10/3 Công ty Y trả nợ 01 131 45.500 Cộng 45.500 5.500 SDCK 90.000 SỔ CÁI Năm N Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 NT GS CT Diễn giải Trang sổ NKC TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 1/N SDĐK 80.000 10/3 PT 301 10/3 Công ty Y trả tiền 01 111 45.000 Cộng 45.000 SDCK 35.000 SỔ CÁI Năm N Tên tài khoản: Khoản phải thu Số hiệu: 131 NHẬT KÝ - SỔ CÁI  Đặc trưng: Ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên sổ Nhật ký - Sổ Cái.  Căn cứ để ghi vào sổ: Là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.  Sổ kế toán sử dụng: - Nhật ký, Sổ Cái - Các sổ và thẻ kế toán tiết NHẬT KÝ - SỔ CÁI • Nhật ký - sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ KT phát sinh theo trình tự thời gian; vừa làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các tài khoản kế toán. (Mẫu sổ trang 188 giáo trình) • Sổ và thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng KT mà sổ tổng hợp chưa phản ánh được như thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL, CCDC, TSCĐ,… TRÌNH TỰ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty nhỏ, có số lượng TK ít NHẬT KÝ - SỔ CÁI NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 7 CHỨNG TỪ GHI SỔ Đặc trưng: “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ Trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán sử dụng: - Sổ Cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng cân đối số phát sinh tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Tr.193 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ tổng hợp dùng để: - Ghi chép các NV kinh tế PS theo trình tự thời gian, - Quản lý các CT ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với sổ cái. Bảng cân đối số phát sinh: Dùng để tổng hợp số PS nợ, PS có của các TK trên sổ cái, đồng thời là căn cứ để đối chiếu giữa sổ cái với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ thẻ, kế toán chi tiết: • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL, CCDC,… • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán,… Nội dung và kết cấu của sổ và thẻ kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất của đối tượng hoạch toán CHỨNG TỪ GHI SỔ TRÌNH TỰ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp CT KT cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ưu điểm: Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng. Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản. CHỨNG TỪ GHI SỔ 1, Nợ TK 627 5.000 Nợ TK 133 500 Có TK 111(1111) 5.500 2, Nợ TK 111(1111) 45.500 Có TK 131 45.500 3, Nợ TK 111 10.000 Có TK 112 10.000 Ví dụ: Sử dụng số liệu cho ở VD1 lập các CT ghi sổ, sổ đăng ký CT ghi sổ, và ghi vào sổ cái TK 111, biết SDĐK TK 111 là 50.000 và phát sinh thêm nghiệp vụ 3: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 10.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 8 CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 001/N Ngày 2 tháng 3 năm N Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ có Chi tiền mặt mua CCDC sử dụng cho PXSX 627 133 111 111 5.000 500 PC 432 Cộng 5.500 Kèm theo 1 chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ có Cty Y trả nợ bằng TM 111 131 45.500 PT 301 Rút TGNH về nhập quỹ TM 111 112 10.000 Cộng 55.500 Kèm theo 2 chứng từ gốc CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 002/N Ngày 10 tháng 3 năm N SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm N CHỨNG TỪ GHI SỔ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 001 002 2/3/2005 10/3/2005 5 500 55 000 Cộng 60 500 NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số ngày Nợ Có 2/3 10/3 20/3 001 002 002 2/3 10/3 20/3 Tháng 1/N SDĐK Chi TM mua CCDC cho PX KH Y trả nợ Rút TG nhập quỹ 627 133 131 112 50.000 45.500 10.000 5.000 500 Cộng số PS SD cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu năm 55.500 100.000 100.000 5.500 SỔ CÁI NĂM N TÊN TÀI KHOẢN: TIỀN MẶT SỐ HIỆU: 111 NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Tập hợp và hệ thống hóa các NV kinh tế phát sinh theo bên có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các TK đối ứng nợ Đặc trưng: - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Đặc trưng: NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 9 * Sổ kế toán - Nhật ký chứng từ (10 nhật ký); - Bảng kê (10 Bảng kê); - Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Tr.198 NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ BẢNG KÊ Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết TRÌNH TỰ GHI SỔ Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, có đội ngũ cán bôk chuyên môn cao. NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Đặc trưng: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Sổ kế toán: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sử dụng sổ của hình thức đó TRÌNH TỰ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán -Báo cáo TC -Báo cáo QT Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết . NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 1 CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Chương 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Mục tiêu: - Phân loại sổ kế toán - Biết cách mở,. và sửa chữa sổ kế toán - Hiểu và biết vận dụng nội dung, trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán Chương 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Nội dung: - Sổ kế toán - Hình thức kế toán  Khái niệm . trình tự thời gian Sổ KT sử dụng: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái - Sổ nhật ký đặc biệt - Các sổ kế toán chi tiết NLKT – Chương 7 18/09 2011 Th.S Cồ Thị Thanh Hương 5 Tr.183 NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật