9/6/2011 PHẦN II: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM I Khái niệm Dự án Quản lý dự án Các nhiệm vụ quản lý dự án Giải toán quản lý dự án II Nguyên lý quy trình quản lý dự án III Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án IV Các yếu tổ định thành công dự án 1 Dự án (project) • Một dự án cơng việc có thời hạn nhằm tạo sản phẩm, dịch vụ hay kết – Temporariness : có điểm bắt đầu điểm kết thúc – Uniqueness : • Dự án riêng biệt, độc lập • Có sản phẩm cụ thể cuối • Sản phẩm mơi trường dự án • Mang lại yếu tố cho đội ngũ thực  Dự án cần quản lý với giả định xảy thay đổi 9/6/2011 Dự án phần mềm • Do đội ngũ thành viên gồm người thực • Giới hạn thời gian, ngân sách, nhân lực • Sản phẩm phần mềm phần mềm có sẵn cải tiến • Sản phẩm phải góp phần tạo dựng quy trình nghiệp vụ mới, hữu ích, mang lại lợi ích đáng kể cho quy trình nghiệp vụ có Quản lý dự án • Quản lý dự án áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đáp ứng yêu cầu dự án (PMBOK) – Đạt mục tiêu dự án – Đạt vượt yêu cầu hay kỳ vọng người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan (stakeholders) – Cân yếu tố: thời gian, chi phí, chất lượng sản phẩm 9/6/2011 Cost + Schedule + Quality • Quản lý dự án để đưa sản phẩm cuối cùng: – phạm vi ngân sách hay nguồn tài cho phép – hạn – với nguồn lực cho phép – phù hợp với đặc tả – chất lượng đủ để phục vụ nhu cầu kinh doanh đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn kỳ vọng công tác quản lý Các nhiệm vụ quản lý dự án KiỂM SOÁT (CONTROLLING) Ai thẩm định kết ? Dựa vào tiêu chuẩn ? CHỈ ĐẠO (DIRECTING) Ai định gì, nào? TÀI NGUYÊN CỦA DỰ ÁN LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING) Nhắm tới mục tiêu nào, sao? TẠO ĐỘNG LỰC (MOTIVATION) TỔ CHỨC (ORGANIZING) Điều khiến người bộc lộ phẩm chất tốt cơng việc ? Liên quan đến gì, sao? 9/6/2011 Các lĩnh vực quản lý dự án Project People People Product Process PHẦN II: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM I Khái niệm II Nguyên lý tiến trình quản lý dự án Giải toán quản lý dự án Sàng lọc dự án Nhiệm vụ người quản lý dự án Các pha quản lý dự án III Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án IV Các yếu tổ định thành công dự án 9/6/2011 Giải toán quản lý dự án PROCESS INPUTS (Typical) Process Maturity, Methodology, Benchmarking and Optimization, Constraints, Templates, Infrastruc-ture, Policy and Cultural Framework PROCESS OUTPUTS (Selected Examples) Project Business Case Information Technology Opt Project Portfolio Mix PROCESS STEPS Qualitative & Quantitative Tools Outputs of Other Processes Material Inputs Stakeholder Interaction Requests, Instructions Quality of Process Inputs, Knowledge, Competence, Experience, Insight, Ability, Communication, Cooperation, Coordination Project Feasibility Report Project Master Plan (or Subsidiary Plans) N Customer Change Request Transformation of Inputs to Outputs Revised Cost and Schedule Baseline TIME & COST Process Effectiveness and Efficiency Given that the output of one project management process normally becomes input to another, deficiencies in one or more processes will consequently reverberate across the entire process chain Sàng lọc dự án Project management uses processes extensively to produce “deliverables” (see small sample above) Some processes are quite complex and have a high risk of error Project Proposal Idea • Tập trung vào đa dạng thành viên nhóm độ phức tạp công việc: – Xem xét việc khác góc độ khác nhau, xuất phát từ thành viên công việc cần làm – Sử dụng quy trình “Plan Do - Check - Act“ – Người quản lý dự án giỏi phải tìm lực tiềm ẩn thành viên sử dụng đầy đủ lực Project Status Report Data Collection and Back-Up Need / Strategic Fit/ ROI / Payback Risk Self-Evaluation of Project Criteria Periodic Assessment of Priorities Reject Priority Team Evaluates Proposal and Reviews Portfolio for Risk Balance Hold for Resources Return for More Information Assign Priority, Resources, Project Manager & Evaluate Progress 10 ROI: return on investment 9/6/2011 Nhiệm vụ người quản lý dự án • Làm để tăng khả năng: – Tạo sản phẩm có chất lượng – Tơn trọng lịch trình thực – Thỏa mãn yêu cầu khách hàng – Tạo khả kinh doanh – Đạt thành công Leadership Team Steering Group Project Director Sponsors Internal Liaison Line Departments Other Projects IT Project Manager External Liaison Trading Partners Suppliers Contractors Project Team Participants Deliverables Tasks 11 PM = Tâm điểm giao tiếp • • • • Không phải công việc bán thời gian Phải biết chu kỳ sống dự án, tiến trình dự án vai trị tiến trình việc thực cơng việc pha khác chu kỳ sống dự án Nhận biết phức tạp môi trường thực dự án Phải chuẩn bị để đối phó với mối xung đột khác Hầu hết dự án thất bại thiếu quản lý dự án quản lý người, lý kỹ thuật 12 9/6/2011 Bài tập • Phân biệt vai trò, nhiệm vụ người quản lý (managers) người lãnh đạo (leaders) • Các kỹ người quản lý dự án cần có 13 Các pha quản lý dự án Phân bố lợi ích Các giai đoạn Kết thúc dự án Lập kế hoạch quản lý Định nghĩa thiết kế dự án Thực thi phức tạp, với nhiều giai đoạn trình Tuân thủ tuyệt đối vòng đời nghiệp vụ, từ việc định nghĩa, chứng minh tính khả thi, phân bổ lợi ích cho doanh nghiệp • Các kỹ quản lý dự án cần thiết từ đầu: hiểu biết rõ quy trình dự án + ước tính đáng tin cậy + lập, xem xét kế hoạch dự án cách cẩn thận • Các lĩnh vực quy trình bổ trợ làm giúp đảm bảo lòng tin dự án tạo kết có giá trị 16 9/6/2011 Các pha quản lý dự án Phân bổ lợi ích Phase / Stage Mobilisation Management Control Reporting Q A Kết thúc dự án Lập kế hoạch quản lý Định nghĩa thiết kế dự án Một dự án trải qua nhiều giai đoạn, giai đoạn có mục tiêu kết cần đạt khác Các giai đoạn thường yêu cầu kỹ năng, cấu trúc mức độ tài nguyên khác Việc lập kế hoạch, ước lượng chi phí phân bổ tài nguyên riêng cho giai đoạn bình thường 17 Các pha quản lý dự án Mobilisation Management Control Reporting Q A Kết thúc dự án Lập kế hoạch quản lý Phase / Stage Benefit tracking & management Quality management Risk management Issue management Scope change control Configuration management Documentation Control Team building, collaboration & internal communication Organisational change management External communication Procurement & Accounting Subcontractor management Rà xét việc thực dự án Phân bổ lợi ích Định nghĩa thiết kế dự án 18 9/6/2011 PHẦN II: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM I Khái niệm II Nguyên lý tiến trình quản lý dự án III Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án Quản lý rủi ro hình thức Định lượng giá lịch biểu Quản lý dự án sở độ đo Theo dõi giá trị gia tăng Theo dõi hậu ảnh hưởng chất lượng mục tiêu Quản lý chương trình hướng người IV Các yếu tổ định thành công dự án 19 Mở đầu • Quản lý dự án bao gồm kỹ quản lý chung (general management) kỹ lãnh đạo (leadership), có tính đến yếu tố cá nhân – Phương pháp kỹ thuật lập kế hoạch, lập dự tốn, kiểm sốt cơng việc để đạt kết mong muốn hạn, phạm vi ngân sách phù hợp với đặc tả kỹ thuật – Quy trình độc lập, gồm hoạt động phối hợp, kiểm sốt được, có thời hạn rõ ràng, thực nhằm đạt mục tiêu phù hợp với yêu cầu cụ thể chi phí, thời gian nguồn lực – Lập kế hoạch, tổ chức, đạo kiểm soát nguồn tài nguyên công ty cho mục tiêu tương đối ngắn hạn nhằm tiến tới hồn thành mục đích mục tiêu cụ thể 20 9/6/2011 Quản lý rủi ro • Rủi ro ? – Những kiện làm phá vỡ dự án – Những điều không chắn, khoản nợ hay điểm yếu làm cho dự án khơng theo kế hoạch định • Tại cần quản lý rủi ro ? – Tất dự án phụ thuộc vào rủi ro – Tiến trình không theo kế hoạch số giai đoạn dự án • Khi cần quản lý rủi ro ? – – – – – Khi Khi Khi Khi Khi lập kế hoạch quản lý dự án sẵn sàng thực thi khôi phục dự án bỏ dở rà xét dự án có sai lệch lớn so với kế hoạch xảy Có thể quản lý rủi ro Không thể loại trừ hết rủi ro Giảm thiểu ảnh hưởng cố trước cho dự án Nâng cao xác suất thực thành công dự án Tạo ý thức kiểm sốt Có giải pháp hiệu kịp thời 21 Quy trình quản lý rủi ro • Giảm tối thiểu ảnh hưởng cố trước cho dự án cách xác định đưa giải pháp tình trước có hậu xấu xảy Xác định Phân tích Quản lý Giám sát Xác định mức rủi ro ban đầu dự án bước lập thành văn rủi ro cụ thể bước Phân tích ảnh hưởng rủi ro bước Xây dựng triển khai kế hoạch quản lý rủi ro bước giám sát cập nhật tài liệu rủi ro 22 10 9/6/2011 Ví dụ • Chậm tiến độ xây dựng phần mềm LTV gặp phải nhiều khó khăn giai đoạn lập trình dự đốn • Với tiến độ tại, xác suất LTV đáp ứng kiện tới hạn khoảng 30 % • Hành động ngăn ngừa gồm: – Giảm thiểu rủi ro: đào tạo huấn luyện bổ sung cho LTV – Loại bỏ rủi ro: hợp đồng th khốn chun mơn với LTV giàu kinh nghiệm 23 Quản lý chất lượng • Thích hợp với mục đích • Giảm tối đa lãng phí cách thực từ lần đầu  Cân chất lượng Mục đích Thoả mãn nhu cầu Phương pháp Thực 24 11 9/6/2011 Quy trình quản lý chất lượng 1.Lập kế hoạch chất lượng 2.Thiết lập khung đảm bảo chất lượng Tiến hành hoạt động kiểm soát chất lượng Triển khai họat động hiệu chỉnh 25 Kiểm soát dự án lập báo cáo • Lập báo cáo kiểm sốt dự án tảng để quản lý dự án – Kiểm soát dự án: Nắm bắt quản lý tiến trình – Lập báo cáo dự án: Truyền bá hiệu kiến thức • Quản trị viên dự án có thể: – – – – – Báo cáo khách quan thực trạng dự án Xác định cản trở hành động hiệu chỉnh Triển khai giải pháp Hiểu ảnh hưởng công việc tương lai Đưa định hợp lý dựa thông tin xác thực 26 12 9/6/2011 Lập báo cáo • Quản trị viên dự án, trưởng nhóm thành viên nhóm phải: – – – Lắng nghe tin nhắn chuyển đến Chấp nhận tin xấu tốt Hỗ trợ tích cực thành viên nhóm để vượt qua trở ngại 27 Trao đổi tình trạng dự án • Tập trung vào thành tựu mục tiêu kinh doanh, khơng phải vào quy trình dự án • Đưa thơng tin xác tin cậy dựa kế hoạch dự án • Nêu bật điểm ngoại lệ so với kế hoạch • Cung cấp thơng tin kịp thời • Bao gồm mức nỗ lực chấp nhận 28 13 9/6/2011 Lập báo cáo – WBS Mức WBS Dự án Giai đoạn Phạm vi Hoạt động Quan sát bên Chi tiết đội dự án Nhiệm vụ Bước t/h 29 Lập báo cáo – WBS • Có nhiều cách phân chia công việc: theo sản phẩm cần bàn giao, theo quy trình, theo mốc thời gian, v.v Project Management 1.1 Planning 1.1.1 Scope Statement 1.1.2 Activity List 1.1.3 Resource Plan 1.1.4 Time Estimate 1.1.5 Cost Estimate 1.1.6 Risk Analysis 1.1.7 Schedule 1.1.8 Project Management Plan 1.2 Executing Design 14 9/6/2011 Lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo Các mục tiêu kinh doanh Báo cáo vấn đề Xác định kết bàn giao Xác định vấn đề Kết bàn giao Báo cáo thực trạng xác định kế hoạch Các báo cáo từ kế haọch Dữ liệu Kế hoạch hoạt động - đầy đủ - cố gắng - chi phí tham gia văn phịng dự án Kế hoạch cập nhật 31 Quy trình lập báo cáo kiểm sốt dự án kế hoạch cơng việc chi tiết theo dõi rà xét kiện mục tiêu rà xét KQBG nỗ lực báo cáo phân tích tiến trình Tái định hướng dự án liệu nhiệm vụ lập báo cáo liệu tiến trình quản lý nguồn kế hoạch quản lý KH công việc chi tiết liệu hồn thiện trạng phân tích xu hướng quản lý thực hành nguồn kiểm soát khác khác hoạt động hiệu chnh tài thay đổi Replan/ Rebaseline phiên giải pháp vấn đề chất lương 32 15 9/6/2011 Khn khổ kiểm sốt dự án Mức kiểm sốt Cơng việc kiểm sốt Báo cáo B/c Ban điều hành kế hoạch quản lý Ban điều hành B/c Quản trị viên dự án kế hoạch quản lý kế hoạch công việc chi tiết Quản trị viên dự án B/c trưởng nhóm kế hoạch cơng việc chi tiết Trưởng nhóm B/c thành viên nhóm danh mục nhiệm vụ Nhóm 33 Chu kỳ kiểm sốt dự án • • • Nêu rõ ràng chu kỳ kiện cho việc lập báo cáo thực trạng Xác định thông tin thông thường yêu cầu với mức điều hành, quản lý, nhóm Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu mức Ai HĐQT Uỷ ban điều hành Quản lý đơn vị kinh doanh Khi Các giám đốc dự án hàng tháng: thứ sáu Các giám đốc dự án Các nhà tài trợ kinh doanh Chủ thực tuần lần: thứ tư Chủ thực Quản trị viên dự án Quản lý kinh doanh tuần lần: thứ hai Nhóm Quản trị viên dự án Các báo cáo biên trạng làm theo quy định VPDA hàng tuần: thứ sáu 34 16 9/6/2011 Quản lý thay đổi vấn đề phát sinh • Thay đổi ? – Bất hoạt động thay đổi phạm vi, kết bàn giao, kiến trúc bản, chi phí, lịch trình dự án • Tại cần phải quản lý thay đổi vấn đề phát sinh ? – Thay đổi vấn đề phát sinh lý thường làm dự án thất bại • Làm để kiểm sốt thay đổi giải vấn đề phát sinh ? – Giảm rủi ro dự án nhờ quy trình hiệu quản lý thay đổi vấn đề – Các thành viên nhóm hiểu quy trình quản lý thay đổi vấn đề – Ghi chép đầy đủ yêu cầu thay đổi/ vấn đề 35 Kiểm soát nguồn thay đổi tiềm Xuất nhà cung cấp phần mềm Các đánh giá khác người sử dụng tổ chức bên Các yêu cầu đưa khám phá Luật pháp Các nguồn thay đổi tiềm Các định sách nghiệp vụ Kiểm tra • Đơn vị • Khối • Tích hợp • Chấp thuận Tinh chỉnh mã nguồn • Khách quan • Chủ quan Các nguồn cụ thể dự án Chuyển đổi Rà xét kiểm soát chất lượng 36 17 9/6/2011 Kiểm sốt chi phí thay đổi Req Design Code Test Live 37 Quản lý cấu hình • Quan niệm sai quản lý cấu hình: – Đây vấn đề LANs, WANs, phần cứng, – Đây hoạt động mang tính kỹ thuật cao – Nó liên quan đến quản lý dự án • Quản lý cấu hình để làm ? – Cung cấp việc truy cập an tồn đơn giản tổng thể kết bàn giao thông qua – Kiểm soát thực trạng kết bàn giao mối quan hệ qua lại lẫn kết 38 18 9/6/2011 Kỹ thuật quy trình quản lý cấu hình • Cung cấp kho chứa an toàn kết bàn giao • Cho phép việc kiểm sốt tiết lộ có ngun tắc kết bàn giao thơng qua vịng đời nó, với đầy đủ dấu tích lịch sử, đảm bảo phiên cập nhật, kiểm tra phát hành • Kiểm sốt thay đổi cuả kết bàn giao, đảm bảo kết lưu theo thứ tự • Cung cấp việc lập báo cáo trạng kết bàn giao thay đổi chúng 39 Kiểm soát phiên 0.1 0.2 0.n 1.1 1.2 1.n Approved 1.0 2.0 40 19 9/6/2011 Các chức quản lý cấu hình Trả lại mục Cập nhật (3) Lấy mục để cập nhật (2) Kho QL Cấu hình Gửi mục & baseline (4) Backup / lưu giữ (5) Bổ sung khoản mục (1) Các báo cáo Kiểm soát (6) 41 PHẦN II: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM I II III IV Khái niệm Nguyên lý quy trình quản lý dự án Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án Các yếu tổ định thành công dự án 42 20 9/6/2011 Bài tập: Tỉ lệ thành công dự án phần mềm ? – – – – 90% 70% 50% 30% ? ? ? ? • Tại dự án lại thất bại ? • Điều khiến dự án thành công ? 43 Dự án thành công ? Dự án tốt ? • Hệ thống A – Bàn giao hệ thống hạn – Hồn thành dự án với kinh phí cấp – Hầu không dùng đến sau nghiệm thu • Hệ thống B – Trễ hạn – Cần thêm vốn đầu tư để hoàn thành dự án – Đã sử dụng 10 năm 44 21 9/6/2011 Dự án thất bại ? • Một dự án mà: – Không đạt mục tiêu dự án, và/hoặc – Bị vượt ngân sách 30% Tại dự án thất bại ? Không quen thuộc với phạm vi phức tạp dự án: 17% lý khác: 12% thiếu thông tin: 21% Không rõ mục tiêu: 18% quản lý dự án không tốt: 32% 45 Nguyên nhân thất bại Project • • • • • • • • • • Cán không hiểu yêu cầu khách hàng Phạm vi dự án không rõ ràng Quản lý thay đổi yếu Công nghệ lựa chọn bị thay đổi Các yêu cầu nghiệp vụ bị thay đổi Hạn công việc không thực tế Khách hàng cản trở Nhà tài trợ bị thay đổi Thiếu cán có kỹ thích hợp Các nhà quản lý lảng tránh kinh nghiệm học tốt 46 22 9/6/2011 Để tránh thất bại Cải tổ việc quản lý dự án Nghiên cứu khả thi Tăng số thành viên tham gia Tăng phương sách từ bên ngồi Khơng phải lý 10 20 30 40 50 60 70 80 90 % Đáp ứng 47 Các mức đánh giá thành công dự án Future Potential Business Success Project Success Project Management Success Level Level Level Level 48 23 9/6/2011 Yếu tố thành cơng dự án • • • • • Bắt đầu đối xử với quyền hạn Luôn quan tâm, theo dõi định kỳ Ln theo dõi ghi chép tiến trình Ra định đắn, sáng suốt Tiến hành phân tích đúc rút học kết thúc dự án 49 10 quy tắc vàng • Quản lý dự án thành cơng vấn đề người • • • Khám phá nguồn hỗ trợ chống đỡ Sự diện dối trá - xem xét lịch trình ẩn đằng sau Phải hiểu người khác có cách nhìn khác • • • • Thiết lập kế hoạch bạn cho chỉnh sửa dễ dàng Đối mặt với kiện có từ trước Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho mục đích dự án Thời gian mục tiêu nhiệm vụ không giống nêu kế hoạch Đọc lại phạm vi mục tiêu dự án tuần lần Không ngạc nhiên! – – • • khơng qn quản trị đặt vào địa vị họ 50 24 9/6/2011 Nguyên tắc 5W2H (Boehm) Tại hệ thống phát triển (Why) Những hồn thành (What) Khi (When)? Ai chịu trách nhiệm chức năng(Who) Nó đặt đâu tổ chức (Where) Cơng việc hồn thành mặt Kĩ thuật quản trị (How) • Lượng tài nguyên cần thiết (How)? • • • • • • 51 Kết luận • Quản lý dự án phần mềm hoạt động bao trùm hoạt động sản xuất phần mềm • Bốn lĩnh vực 4P: People, Product, Process, Project • Nhân tố Con người Các kỹ thuật khác giao tiếp phối hợp dùng để hỗ trợ cơng tác nhân • Quản lý dự án nhấn mạnh cơng tác đánh giá, lượng hố, kế hoạch kiểm soát rủi ro 52 25 ... Giải toán quản lý dự án Sàng lọc dự án Nhiệm vụ người quản lý dự án Các pha quản lý dự án III Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án IV Các yếu tổ định thành công dự án 9/6 /20 11 Giải toán quản lý dự án. .. 41 PHẦN II: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM I II III IV Khái niệm Nguyên lý quy trình quản lý dự án Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án Các yếu tổ định thành công dự án 42 20 9/6 /20 11 Bài tập: Tỉ lệ thành công. .. thực dự án Phân bổ lợi ích Định nghĩa thiết kế dự án 18 9/6 /20 11 PHẦN II: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM I Khái niệm II Nguyên lý tiến trình quản lý dự án III Kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án Quản lý rủi