TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ KINH DOANH.DOC

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Lời nói đầu

Có thể nói ra quyết định là sự lựa chọn một trong số các phơng án hành động là cốt lõi của việ xây dựng kế hoạch Không thể tồn tại một kế hoạch nếu một quyết định đó là những cam kết về những nguồn tài lực, phơng hớng hoặc uy tín nhng cha đợc công bố Các nhà quản lý đôi khi xem việc ra quyết định nh là một công việc trung tâm của họ bởi vì họ phải thờng xuyên lựa chọn phải làm cái gì? Ai làm cái đó? Khi nào, ở đâu? và thậm trí công việc đó đợc làm nh thế nào? Tuy nhiên ra quyết định chỉ là một bớc trong việc lập kế hoạch, đôi khi nó đợc thực hiện một cách nhanh chóng, ít phải xuy nghĩ, hay đôi khi nó chỉ chi phối trong ít phút Nó cũng là một bộ phận trong cuộc sống hàng ngày của mọi ngời Một chơng trình hành động ít khi đợc xem xét một cách độc lập, bởi vì rõ ràng là mọi quyết định đều phải ăn khớp với những kế hoạch khác Có những vấn đề cụ thể đợc xem xét nh những yêu cầu về nghiên cứu và phân tích một cách hệ thống hoá trớc một quyết định đợc tập trung xem xét.

Nhng việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phơng hớng hành động hợp lý Nhng hợp lý cái gì? Khi nào thì đa ra các quyết định một cách hợp lý?

Chính bởi thế bài tiểu luận này nhằm đáp ứng đợc phần nào những yêu cầu nói trên Tuy nhiên trong khuôn khổ có hạn, bài tiểu luận này chắc chắn sẽ không khỏi có những thiếu sót, mong thầy cô và các bạn đóng góp và sửa đổi để bài tiểu luận này đợc hoàn thịên hơn./

Phần I

Tổng quan về Quản trị kinh doanh và quyết địnhQuản trị kinh doanh

I.Quản trị kinh doanh.

Quản trị kinh doanh có thể hiểu: Quản trị kinh doanh là hoạt động liên

tục, có tổ chức, có hớng đích của chủ thể Doanh nghiệp lên tập thể những ng-ời Lao động trong Doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năngvà cơ hội nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra của Doanh nghiệp theo đúng luậtđịnh và thông lệ của xã hội.

II.Quyết định Quản trị kinh doanh.

1 Khái niệm:

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp (Giám đốc) nhằm định ra mục tiêu chơng trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín mùi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống.

Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời đợc các câu hỏi sau đây: Phải làm gì? Làm nh thế nào? Ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Làm ở đâu? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý? Kết quả tối thiểu phải đạt là gì? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo nh thế nào? Hiệu quả của việc ra quyết định?

2 Các loại quyết định.

Có nhiều loại quyết định; theo cách phản ứng của ngời ra quyết định, thì quyết định có hai loại quyết định cơ bản: Những quyết định trực giác và những quyết định có lý giải.

a Các quyết định trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của con ng-ời Ngời ra quyết định không cần phải tới lý trí hay sự phân tích can thiệp vào Đôi khi các quyết định này đợc căn cứ vào các quyết định trớc đó , nghĩa là chúng làm lại điều mà ngời ta đã làm trớc đây trong những trờng hợp tơng

quyết định trực giác thờng giữ chân ta lại trong quá khứ và cung cấp cho chúng ta ít khả năng đề ra đợc cái mới hay cải tiến những phơng pháp hiện có.

b Các quyết định lý giải Các quyết định này dựa trên sự phân tích và sự nghiên cứu có hệ thống một số vấn đề Các sự việc đợc nêu ra, các giải pháp khác nhau đợc đen so sánh, và ngời ta sẽ đi đến quyết định hoàn hảo nhất, dựa theo tất cả các yếu tố liên quan tới nó Đây là các quyết định rất cần thiết trong tất cả các trờng hợp có thể xảy ra, vì nó buộc ta phải vận dụng tất cả các khả năng tâm trí để lựa chọn Nó làm nổi lên các trạng thái sáng tạo về việc giải quyết các vấn đề và cho phép ta cân nhắc các vấn đề với một phơng pháp xuy nghĩ lô-gíc, nhờ đó mà giảm bớt đợc các nhầm lẫn.

Phần II

Những yêu cầu đối với các quyết định quản lý

 Yêu cầu đối với các quyết định quản lý:

1- Tính khách quan và khoa học:

Dựa trên cơ sở phân tích tình hình mọi mặt, bằng kiến thức và kinh nghiệm để xử lý các thông tin, đề ra giải pháp sát đúng; tránh chủ quan tuỳ tiện và đơn giản theo cảm tính Bảo đảm các nguồn lực để cấp dới thực hiện.

Các quyết định là cơ sở quan trọng bảo đảm cho tính hiện thực và hiệu quả của việc thực hiện chúng, cho nên nó không đợc chủ quan tuỳ tiện thoát ly thực tế Vì quyết định là sản phẩm chủ quan sáng tạo của con ngời do đó đảm bảo tính khách quan không phải là việc đơn giản, nhất là trong những trờng hợp việc thực hiện các quyết định có liên quan đến lợi ích của ngời đa ra quyết định.

Tính khoa học của các quyết định là sự thể hiện của những cơ sở căn cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc xử lý, giải quyết những tình huống cụ thể xuất hiện đòi hỏi có sự can thiệp bằng các quyết định của họ, nó phải tuân thủ đòi hỏi của các quy luật khách quan.

2- Có định hớng:

Thực hiện ý đồ chiến lợc của doanh nghiệp, quy tụ mọi nguồn lực hớng vào mục tiêu cần đạt tới; làm cho ngời thực hiện thấy rõ công việc phải làm.

Một quyết định quản trị bao giờ cũng phải nhằm vào các đối tợng nhất định, có mục dích, mục tiêu, tiêu chuẩn xác định Việc định hớng quyết định nhằm để ngời thực hiện thấy đợc phơng hớng công việc cần làm, các mục tiêu phải đạt Điều này đặc biệt quan trọng đối với các quyết định có tính lựa chọn mà ngời thực hiện đợc phép linh hoạt hơn, sáng tạo hơn trong quá trình thực hiện quyết định.

3- Tính hệ thống:

Xem xét mọi yếu tố trong qua trình kinh doanh, liên kết đợc hoạt động của các bộ phận trong hoạt động tổng thể; tránh phiến diện và các mâu thuẫn giữa các quyết định đơn nhất.

Yêu cầu của tính hệ thống đối với các quyết định trong quản lý kinh doanh đòi hỏi mỗi quyết định đa ra phải nhằm đạt đợc một nhiệm vụ nhất định, nằm trong một tổng thể các quyết định đã có và sẽ nhằm đạt đợc mục đích chung.

4- Tính tối u:

Khẳng định phơng án tốt nhất trong các phơng án đợc đa ra xem xét, cân nhắc với đầy đủ căn cứ.

Trớc mỗi vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp thờng có thể xây dựng đợc nhiều phơng án khác nhau cùng nhằm đạt tới mục tiêu Yêu cầu phải bảo đảm tính tối u có nghĩa là quyết định sẽ đa ra để thực hiện phải là quyết định có phơng án tốt hơn những phơng án quyết định khác và trong trờng hợp có thể đợc thì nó phải là phơng án quyết định tốt nhất.

5- Tính cô đọng dễ hiểu:

Dù đợc biểu hiện dới hình thức nào các quyết định đều phải ngắn gon, dễ hiểu, để một mặt tiết kiệm đợc thông tin tiện lợi cho việc bảo mật và di chuyển, mặt khác làm cho chúng đỡ phức tạp làm cho ngời thực hiện có thể hiểu sai lệch về mục tiêu, phơng tiện và cách thức thực hiện.

6- Tính pháp lý:

Quyết định phải tạo đợc sự ràng buộc trách nhiệm mang tính bắt buộc (có th-ởng phạt nghiêm minh), đúng thể chế hiện hành.

Đòi hỏi các quyết định đa ra phải hợp pháp và các cấp thực hiện phải thực hiện nghiêm chỉnh.

7- Tính có độ đa dạng hợp lý:

Trong nhiều trờng hợp các quyết định có thể phải điều chỉnh trong quá trình thực hiện Những quyết định quá cứng nhắc, sẽ khó thực hiện và khi biến động của môi trờng sẽ khó điều chỉnh đợc.

8- Tính cụ thể về thời gian thực hiện:

Các quyết định phải mang tính cô đọng và dễ hiểu với ngời thực hiện, quy định về thời gian rõ ràng.

Trong mỗi quyết định cần bảo đảm những quy định về mặt thời gian triển khai, thực hiện và hoàn thành để cấp thực hiện không đợc kéo dài thời gian thực

Ngời ta chỉ đạt đợc một quyết định lô-gíc khi vấn đề đã đợc định nghĩa rồi Muốn giải quyết có hiệu lực vấn đề, đầu tiên phải hiểu rõ vấn đề đó Thời gian dùng để tìm ra giải pháp cho một vấn đề là vô ích, bởi vì con ngời hay tự thoả mãn trong việc xử lý các diễn biến của nó mà quên không bàn tới nội dung sâu sắc của nó.

b Nguyên tắc về sự xác minh đầy đủ.

Một quyết định lô-gíc phải đợc bảo vệ bằng các lý do xác minh đúng đắn Tất cả mọi quyết định lô-gíc phải đợc dựa trên những cơ sở vững chắc Ngời

ta phải bảo vệ đợc những quyết định đã đề ra bằng cả một tổng thể những sự việc hiển nhiênvà có thể kiểm tra lại để chứng tỏ quyết định đó là hợp lý và lô-gíc Mà một ngời khác nếu quan sát tình hình dới góc độ đó và trong hoàn cảnh đó, thì dù họ có thể có những ý kiến bất đồng hay những kiến nghị và lợi ích khác thì họ cũng buộc phải đi tới cùng kết luận đó.

c Nguyên tắc về sự thống nhất.

Thực tế thờng xảy ra tình trạng cùng một sự việc, có thể có nhiều quan điểm nhiều cách nhìn nhận khác nhau tuỳ thuộc vào ngời quan sát và không gian, thời gian diễn ra sự việc đó

Ví dụ: cạnh tranh dới thời cơ chế quản lý bao cấp của các nớc XHCN bị coi là một hiện tợng xấu, thì ngày nay tất cả các nớc thực hành nền kinh tế thị tr-ờng đều coi là một hiện tơng tất yếu và lành mạnh Cho nên ta cần phải xác định một cáhc rõ ràng những sự việc và để làm việc đó, cần phải chắc rằng ta đã nghĩ tới những sự khác nhau có thể có do các sự thay đổi về địa điểm hay thời đại gây ra.

II.Các bớc đa ra quyết định:

Quá trình đề ra quyết định bao gồm các bớc sau:

1-Sơ bộ đề ra nhiệm vụ:

Quá trình quyết định nhiệm vụ phải bắt đầu từ việc đề ra nhiệm vụ, nh-ng khônh-ng phải bao giờ cũnh-ng đề ra nh-ngay đợc nhiệm vụ một cách chính xác Tuỳ theo mức độ nghiên cứu những vấn đề mới xuất hiện, giải quyết những vấn đề này có ảnh hởng nhiều hay ít đến kết quả của quyết định Vì thế trong quá trình đề ra quyết định, phải làm rõ thêm nhiệm vụ đã đề ra và đôi khi phải thay đổi nhiệm vụ.

Khi đề ra nhiệm vụ, nếu tơng tự nh những nhiệm vụ đã đợc quyết định trớc đây, có thể sử dụng kinh nghiệm đã có và đạt ngay đợc mức độ chính xác cao.

Khi quyết định những nhiệm vụ có nội dung mới ở bớc đầu phải sơ bộ đề ra nhiệm vụ và làm rõ dần nó trong quá trình quyết định nhiệm vụ.

Muốn đề ra nhiệm vụ, trớc hết cần phải xác định:

- Vì sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đó thuộc loại nào, tính cấp

2- Chọn tiêu chuẩn đánh giá phơng án:

Muốn so sánh các phơng án một cách khách quan để lựa chọ phơng án tốt nhất cũng nh thấy rõ khả năng thực hiện mục đích đề ra cần phải có tiêu chuẩn đánh giá có hiệu quả.

Tiêu chuẩn đánh giá có hiệu quả phải thể hiện đợc bằng số lợng, cố gắng phản ánh đầy đủ nhất những kết quả dự tính sẽ đạt đợc, phải cụ

thể, dễ hiểu, đơn giản.

Thờng các tiêu chuẩn đợc chọn từ các chỉ tiêu: chi phí nhỏ nhất, năng xuất cao nhất, sử dụng thiết bị nhiều nhất, sử dụng vốn sản xuất tốt nhất v v… tuỳ theo mục đích chính của nhiệm vụ đựơc đề ra tuỳ theo mục đích chính của nhiệm vụ đựơc đề ra

Việc chọn các tiêu chuẩn dánh giá hiệu quả là quá trình quan trọng và phức tạp Nếu không chú ý đến điều này, khi đề ra nhiệm vụ dễ nêu ra những mục đích chung chung, do đó dễn đến những khó khăn lớn khi chọn quyết định.

3- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra:

Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó khi có thông tin đầy đủ và chính xác Lợng thông tin cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp của

nhiệm vụ đợc xét và phụ thuộc vào trình độ thành thạo, kinh nghiệm của ngời ra quyết định Ngời lãnh đạo lành nghề có kinh nghiệm khi giải quyết những vấn đề thờng gặp, có thể bổ xung những thông tin đã nhận đợc, xuất phát từ kinh nghiệm của mình trong các trờng hợp tơng tự Nhng cần thiết phải thu thập mọi thông tin, nếu điều kiện cho phép, về tình huống nhất định vấn đề một cách cân nhắc, phải có biện pháp bổ sung tin.

Đôi khi cần giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng, ngời lãnh đạo có thể trực tiếp tìm hiểu tình hình tại chỗ Công việc này thờng không tốn nhiều thời gian mà lại giúp ngời lãnh đạo có thông tin cần thiết, đầy đủ và chính xác nhất.

Không phải mọi thông tin thu lợm đợc, luôn luôn chính xác đầy đủ Trong một số trờng hợp, thông tin bị sai lệch một cách có ý thức do xuất phát từ các lợi ích cục bộ, hoặc phải truyền đạt qua nhiều cấp bậc Nhng thông tin bị bóp méo một cách vô ý thức vì cùng một hiện tợng những ngời khác nhau có thể có những ý kiến chủ quan khác nhau hoặc trong cạnh tranh nhiều thông tin giả (nhiễu) đợc các đối thủ ném ra để đánh lạc hớng đối phơng vv… tuỳ theo mục đích chính của nhiệm vụ đựơc đề ra Cho nên, ngời lãnh đạo phải chú ý tất cả những điều đó khi đánh giá các nguồn thông tin.

4- Chính thức đề ra nhiệm vụ:

Bớc này có ý nghĩa rất quan trọng khi đề ra quyết định đúng đắn Chỉ có thể chính thức đề ra nhiệm vụ khi xử lý các thông tin thu đợc do kết quả nghiên cứu về tính chất của nhiệm vụ, tính cấp bách của việc giải quyết nhiệm vụ đó, tình huống phát sinh, việc xác định mục đích và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả.

5- Dự kiến các phơng án tổng thể:

Nếu những phơng án quyết định sơ bộ trình bày dới dạng kiến nghị Những phơng án sơ bộ này thờng xuất hiện ngay ở các bớc đề ra nhiệm vụ Cần xem xét kỹ lỡng mọi phơng án quyết định có thể có Trớc hết, nên sử dụng kinh nghiệm đã có khi giải quyết những vấn đề tơng tự Nếu nh kinh nghiệm đó là kinh nghiệm tốt và những phơng án riêng biệt đã cho những kết quả tốt thì nên đa những phơng án đó vào trong số các phơng án quyết định.

Tuy nhiên, không nên dừng lại ở đó mà nên tìm các phơng án giải quyết nhiệm vụ có hiệu quả hơn.

Có thể dùng phơng pháp lập luận lô-gic và trực giác của ngời lãnh đạo để lựa chọ phơng án Cần xác định xem xây dựng phơng án nào thì có lợi, còn phơng án nào khó thực hiện do nguyên nhân nào đó Để lựa chọn lần cuối chỉ nên để lại những phơng án quyết định thiết thực nhất, bởi vì số lợng các phơng án càng nhiều thì càng khó phân tích, đánh giá hiệu quả của chúng.

6- Xây dựng mô hình toán học:

Các phơng án của những quyết định phức tạp dợc nghiên cứu bằng mô hình toán học Mô hình phản ánh hoặc tái tạo đối tợng, thay thế đối tợng để sau khi nghiên cứu mô hình thu đợc những thông tin về đối tợng đó Mô hình của đối tợng đơn giản hơn và chỉ phản ánh những mặt cơ bản để đạt mục tiêu Các mô hình cho phép nghiên cứu các phơng án quyết định với hao phí về sức lực, phơng tiện và thời gian ít nhất.

Nhờ mô hình và máy vi tính ngời ta xác định hiệu quả các phơng án theo tiêu chuẩn đánh giá đã chọn Trên cơ sở đó, có thể lựa chọn đợc phơng án quyết định tối u.

7- Đề ra quyết định:

Sau khi đánh giá những kết quả dự tính của quyết định và lựa chọn đợc phơng án tốt nhất, chủ doanh nghiệp phải trực tiếp đề ra quyết định và chịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó

8-Truyền đạt quyết định đến ngời thi hành và lập kế hoạch tổ chức:

- Trớc hết, quyết định phải đợc thực hiện dới hình thức mệnh lệnh hay chỉ thị có hiệu lực hành chính, chuyển xuống cấp dới.

- Giải thích cho những ngời thực hiện về tầm quan trọng của quyết định (lợi ích sẽ đạt đợc hoặc hậu quả nếu không chấp hành tốt).

+ Vạch ra chơng trình, kế hoạch tổ chức thực hiện, định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và trình tự tiến hành, phân công rõ ai làm, thời gian bắt đầu và kết thúc, thực hiện bằng phơng tiện gì… tuỳ theo mục đích chính của nhiệm vụ đựơc đề ra

+ Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt Đặc biệt chú ý việc bố trí cán bọ đủ số lợng cần thiết và đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm và quyền hạn.

+ Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót và kịp thời đề ra biện pháp xử lý khắc phục Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của ngời thi hành, động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định.

9- Kiểm tra việc thực hiện quyết định:

Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan trọng vì nó có hai ảnh hởng tới thực tiễn kinh tế Thứ nhất, kiểm tra tác động tới hành vi của con ngời, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiện chính xác những hoạt động đã nằm trong kế hoạch: thứ hai, việc tiến hành kiểm tra liên tục thúc đẩy sự thực hiện kịp thời và có trình tự các nhiệm vụ đã đặt ra.

Nh vậy, tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ đem lại cho quá trình thực hiện quyết định sự linh hoat cần thiết; nếu không xã hội sẽ chịu những thiệt hại lớn Những thiệt hại đó bao gồm những sự trì trệ, sai hỏng vv xảy ra do các quyết định không đợc hoàn thành đúng thời hạn hoặc do kỷ luật lao động bị vi phạm Từ đó, ngời ta thấy rõ mục đích của việc kiểm tra không chỉ là để kịp thời phát hiện những chỗ sai lệch với chơng trình đã định, mà còn để kịp thời đề ra những biện pháp khắc phục những lệch lạc đã thấy, hoặc tốt hơn là nhằm ngăn ngừa việc xảy ra những lệch lạc, tận dụng những thời cơ có lợi.

Việc kiểm tra đợc tổ chức tốt sẽ là một sự liên hệ ngợc có hiệu lực tốt, nếu không sẽ không giải quyết kịp thời các vấn đề đang xuất hiện, không khắc phục đợc những khâu yếu vv… tuỳ theo mục đích chính của nhiệm vụ đựơc đề ra .và quá trình quản trị khó tiến hành một cách bình thờng.

10-Điều chỉnh quyết định:

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định trong quá trình thực hiện chúng Các nguyên nhân đó thờng là:

- Tổ chức không tốt việc thực hiện quyết định.

- Có những sự thay đổi đột ngột do nguyên nhân bên ngoài gây ra.