1 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc MỤC LỤC GIỚI THIỆU 4 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC 6 1. Cách khởi động Calc 6 2. Màn hình làm việc của Calc 7 3. Tạo một bảng tính mới 8 4. Lưu bảng tính lên đĩa 9 5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 11 6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 12 CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH 14 1. Thêm và xoá các trang tính 14 2. Đổi tên trang tính 16 3. Sao chép/Di chuyển một trang tính 16 4. Ẩn và hiện lại một trang tính 17 5. Bảo vệ trang tính 18 6. Chọn nhiều trang tính 20 CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 21 1. Các kiểu dữ liệu 21 1.1. Dạng chuỗi (Text) 21 1.2. Dạng số (Number) 22 1.3. Dạng công thức (Formulas) 22 1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) 22 2. Các toán tử trong công thức 23 2.1. Toán tử số 23 2.2. Toán tử chuỗi 23 2.3. Toán tử so sánh 23 3. Nhập dữ liệu 24 3.1. Dữ liệu bất kỳ 24 3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 24 3.3. Dữ liệu kiểu công thức 27 3.4. Công thức mảng 29 4. Sửa, xóa dữ liệu 30 5. Các thao tác với ô 30 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 5.1. Chọn ô 30 5.2. Di chuyển giữa các ô 32 5.3. Cắt, sao chép và dán ô 34 6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 35 6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột 35 6.2. Chèn ô, hàng và cột 37 6.3. Xóa ô, hàng và cột 38 6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại 39 6.5. Ẩn/hiện hàng, cột 41 6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột 41 7. Định dạng dữ liệu 42 7.1. Định dạng ký tự 42 7.2. Định dạng số 44 7.3. Canh biên (dóng hàng) 44 7.4. Kẻ khung 46 7.5. Tô màu nền 47 7.6. Định dạng tự động 48 8. Đặt tên cho ô hoặc miền 48 8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay 49 8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 50 8.3. Dán tên vào công thức 50 8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên 51 8.5. Xóa tên ô hoặc miền 51 9. Ghi chú cho ô 51 10. Bảo vệ ô hoặc miền 52 11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 53 CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC 56 1. Quy tắc chung 56 2. Xây dựng công thức 57 3. Các hàm trong Calc 59 3.1. Hàm ngày tháng 59 3.2. Hàm ký tự 64 3.3. Hàm toán học 68 3 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 3.4. Hàm logic 72 3.5. Hàm thống kê 73 3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu 74 CHƯƠNG 05: ĐỒ THỊ 79 1. Tạo đồ thị mới 79 2. Chỉnh sửa đồ thị 83 2.1. Thay đổi vị trí đồ thị 83 2.2. Thay đổi kích thước đồ thị 84 2.3. Thay đổi loại đồ thị 84 2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 84 2.5. Chỉnh sửa các đối tượng 85 2.6. Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 85 CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 86 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu 86 2. Sắp xếp dữ liệu 87 3. Lọc dữ liệu 88 3.1. Các yếu tố cơ bản 88 3.2. Lọc tự động (AutoFilter) 89 3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) 90 4. Tổng kết theo nhóm 91 4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): 91 4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm 93 CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN 96 1. Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 96 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 98 3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 100 4. In 101 BÀI TẬP 103 PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 117 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 123 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc GIỚI THIỆU OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp. Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năng mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác. Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng. Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo người dùng. Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 5 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0. 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Calc ♦ Chương 02: Các thao tác với trang tính ♦ Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính ♦ Chương 04: Hàm trong Calc ♦ Chương 05: Đồ thị ♦ Chương 06: Quản trị dữ liệu ♦ Chương 07: Trình bày trang và in ♦ Bài tập thực hành ♦ Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel ♦ Một số câu hỏi thường gặp 7 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động Calc  Màn hình làm việc của Calc  Tạo một bảng tính mới  Lưu bảng tính lên đĩa  Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa  Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 1. Cách khởi động Calc Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org Calc. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet. - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,… - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định. 8 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 2. Màn hình làm việc của Calc Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau: Hình 1. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc - Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một con số. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn. 9 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc - Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó. - Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính. - Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,… - Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính. - Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536. - Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23. - Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức. 3. Tạo một bảng tính mới Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\New\Spreadsheet; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet; hoặc - Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính mới. 4. Lưu bảng tính lên đĩa Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc. Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. Biểu tượng này sẽ có màu xanh đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới; hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính. [...]... ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng… 11 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được... File\Exit; hoặc 13 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q 14 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Thêm và xoá các trang tính  Đổi tên trang tính  Sao chép/Di chuyển một trang tính  Ẩn và hiện lại một trang tính  Bảo vệ trang tính  Chọn nhiều trang tính 1 Thêm và xoá các trang tính Theo... chọn 21 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Các kiểu dữ liệu  Các toán tử trong công thức  Nhập dữ liệu  Sửa, xóa dữ liệu  Các thao tác với ô  Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính  Định dạng dữ liệu  Đặt tên cho ô hoặc miền  Ghi chú cho ô  Bảo vệ ô hoặc miền  Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 1... sao chép công thức này cho tới ô F7 29 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 30 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc + Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số Sau khi tính toán ta có: Hình 14 Kết quả tính toán theo công thức 3.4 Công thức mảng Ngoài công thức tương đối như trên, Calc còn cung cấp một phương tiện nhỏ.. .Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Hình 2 Hộp hội thoại Save As - Chọn vị trí lưu bảng tính mới - Đặt tên bảng tính tại ô File name - Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp dưới dạng xls, xml,… - Nhấn nút để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa Nếu bảng tính đã được lưu trước đó,... một bảng tính mới chứa ba trang tính trống Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu Cách thực hiện như sau: - Thêm trang tính: + Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: 15 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org. .. phím Ctrl+Shift+Enter Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng - Sửa một công thức mảng: + Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng 31 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 4 Sửa, xóa dữ liệu • Sửa: Làm theo một trong hai cách sau: - Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa Ta nên nhấn chuột... thành ô hiện thời • Chọn nhiều ô liền nhau Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột - Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột: + Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn + Nhấn và giữ chuột trái 32 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 33 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc + Di chuyển chuột + Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột - Để chọn một... phím Shift 34 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 35 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc  Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm + Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:  Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm  Giữ phím Ctrl  Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn - Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính Hình 15... Ẩn một trang tính: 18 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc + Chọn trang tính cần ẩn + Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời - Hiện lại trang tính: + Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 7 Hộp hội thoại Show Sheet + Chọn trang tính cần hiện trong danh sách + Nhấn nút để hiện lại trang tính đó 5 Bảo . dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice. org Calc. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice. org Impress. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 5 Hướng. sách OpenOffice. org 3.0 cũng bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice. org Writer. Tài liệu hướng dẫn sử dụng. 5 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Calc 2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0. 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Calc Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Bảng