MỤC LỤC MỤC LỤC 1 PHẦN 1. TÌM HIỀU ĐỀ TÀI 1 1.1 Chức năng của hệ thống quản lý thư viện 3 1.2 Mục tiêu: 4 1.2.1 Mục tiêu trước mắt 4 1.2.2 Mục tiêu lâu dài 5 1.3 Chức năng 6 1.4. Thuận lợi, khó khăn: 6 1.4.1. Thuận lợi 6 1.4.2. Khó khăn 6 PHẦN 2: XÂY DỰNG HTTT QL SÁCH TẠI ĐH Thương Mại 8 2.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ) 8 2.1.1 Mô tả các chức năng trong quản lý thư viện 8 2.1.2 Xây dựng biểu đồ 10 2.2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu. (DFD) 11 2.2.1 Xây dựng DFD mức ngữ cảnh 11 2.2.2 Xây dựng DFD mức đỉnh 12 2.2.3 Xây dựng DFD mức dưới đỉnh 13 2.3 Xây dựng biểu đồ thực thể liên kết 17 2.3.1 Mô tả biểu đồ 17 PHẦN 1. TÌM HIỀU ĐỀ TÀI Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện tại đại học Thương Mại Hoạt động của thư viện trong trường đại học Thương mại được thực hiện như sau: Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện. Quản lý độc giả: nhập thông tin độc giả khi độc giả đến đăng ký làm thẻ. Các thông tin về độc giả bao gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại nhà riêng, cơ quan công tác, mã đối tượng và những thông tin để xác nhận độc giả như số chứng minh thư hay số hộ chiếu. Mỗi độc giả có một định danh duy nhất là: mã độc giả. Sau khi xác nhận các thông tin về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựa trên các thông tin đó. Trên thẻ độc giả có các thông tin: mã thẻ, tên độc giả, ngày sinh, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn. Các thông tin về độc giả và thẻ độc giả được lưu trữ lại. Mỗi độc giả chỉ có một thẻ độc giả và mỗi thẻ độc giả chỉ thuộc một độc giả. Khi mượn sách độc giả được phép mượn với số lượng và thời gian hạn chế. Nhưng trước khi mượn họ phải trình thẻ độc giả và không có sách mượn quá hạn. Hoạt động mượn trả sách được thực hiện như sau: sau khi kiểm tra thẻ độc giả và kiểm tra sách quá hạn, nếu đúng là độc giả đã đăng ký và không có sách quá hạn, thì các sách mà họ yêu cầu sẽ được kiểm tra xem sách đó đã được mượn hay chưa nếu sách chưa bị cho mượn thì thông tin về việc mượn sách được lưu lại trên phiếu mượn. Phiếu mượn có các thông tin sau: mã độc giả, tên sách, ngày…). Khi độc giả trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả sách của độc giả. Nếu độc giả trả muộn so với ngày quy định trên phiếu mượn thì họ phải chịu một khoản lệ phí theo từng loại sách. Mỗi thẻ độc giả có thể có nhiều phiếu mượn, mỗi phiếu mượn chỉ ghi một thẻ độc giả. Trên mỗi phiếu mượn có thể mượn nhiều sách, mỗi đầu sách có thể cho mượn nhiều lần. Mỗi phiếu mượn do một nhân viên lập, một nhân viên có thể lập nhiều phiếu mượn. Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát hiện các độc giả mượn quá hạn. Nếu độc giả mượn quá hạn dưới 3 ngày thì họ sẽ nhận được một phiếu nhắc trả sách. Phiếu nhắc trả sách gồm các thông tin sau: mã phiếu, tên sách, tên độc giả, thời gian, mức phí. Ngoài ra vào tuần cuối cùng của tháng thư viện cũng tạo các báo cáo thống kê số lượng sách mượn trong tháng và báo cáo về loại sách đang được yêu thích, số lượng độc giả mượn sách. Việc quản lý sách của thư viện như sau: thường xuyên nhập thêm các đầu sách dựa trên việc chọn sách từ các danh mục sách mà các nhà cung cấp gửi tới. Khi các sách quá cũ hoặc không còn giá trị sử dụng thì thanh lý sách. Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, thể loại, tình trạng, năm xuất bản, nhà xuất bản, tác giả. Một nhà xuất bản xuất bản nhiều đầu sách khác nhau. Mỗi đầu sách do một nhà xuất bản xuất bản. Một tác giả viết nhiều đầu sách, một đầu sách do một tác giả viết (nếu có nhiều tác giả cùng viết thì chỉ cần lưu thông tin người chủ biên. Thông tin về tác giả bao gồm: mã tác giả, tên tác giả, cơ quan công tác, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại. 1.1 Chức năng của hệ thống quản lý thư viện. Hệ thống quản lý của dự án nhóm thực hiện được tóm lược như sau: Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện.  Quản lý độc giả: khi có nhu cầu làm thẻ độc giả, độc giả đến thư viện và cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện, sau đó nhân viên thư viện sẽ nhập thông tin độc giả cung cấp bao gồm: tên độc giả, ngày sinh, giới tính, email, số điện thoại. Sau khi xác nhận các thông tin về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựa trên các thông tin đó. Sau khi nhận thẻ độc giả, độc giả mới có thể tiến hành mượn sách thư viện. Thông tin thẻ độc giả bao gồm: mã thẻ, tên độc giả, tên thư viện, hạn dùng thẻ. Các thông tin về độc giả và thẻ độc giả sẽ được tự động lưu trữ lại.  Hoạt động mượn sách: khi có nhu cầu mượn sách, độc giả tiến hành tìm kiếm mã sách, tên sách trên máy tính tìm kiếm của thư viện rồi cung cấp mã sách yêu cầu và thẻ độc giả cho nhân viên thư viện. Nhân viên thư viện sẽ tiến hành kiểm tra thẻ độc giả, kiểm tra sách (sách quá hạn trả mà độc giả phải trả, tình trạng sách độc giả muốn mượn); nếu đủ điều kiện cho mượn-thẻ độc giả còn hạn dùng, độc giả không mượn quyển sách nào quá hạn và quyển sách được yêu cầu có thể cho mượn thì độc giả sẽ được mượn sách. Nhân viên thư viện sẽ lấy sách cho độc giả và lập cho độc giả 1 phiếu mượn sách. Thông tin về phiếu mượn: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả. Các thông tin về phiếu mượn sách cũng được tự động lưu lại.  Hoạt động trả sách: khi muốn trả sách, độc giả đưa sách và phiếu mượn sách cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả sách của độc giả. Nếu sách độc giả đem trả bị rách, mất mát hoặc trả muộn so với ngày quy định trên phiếu mượn thì họ phải chịu một khoản lệ phí theo quy định. Nhân viên thư viện sẽ lập 1 phiếu thu phí cho độc giả. Thông tin về phiếu thu phí: mã phiếu, tên sách, mã thẻ,tên độc giả, thời gian, mức phí. Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát hiện các độc giả mượn quá hạn. Nếu độc giả mượn sách quá hạn trên 3 ngày thì họ sẽ nhận được một phiếu nhắc trả sách qua mail. Thông tin phiếu nhắc trả sách bao gồm: mã phiếu, tên sách, mã thẻ, tên độc giả, thời gian. Các thông tin về phiếu thu phí và phiếu nhắc trả sách sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu tương ứng.  Quản lý sách thư viện: thư viện cũng thường xuyên nhập thêm các đầu sách mới và thanh lý sách cũ không còn giá trị sử dụng. Ngoài ra có thể sửa thông tin về sách khi cần thiết. Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, năm xuất bản, tác giả, NXB. Cuối tháng nhân viên thư viện lập báo cáo về hoạt động trong tháng gửi cho ban quản lý thư viện về: sách mới nhập, sách đã thanh lý, sách được mượn nhiều nhất. 1.2 Mục tiêu: 1.2.1 Mục tiêu trước mắt Hệ thống cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện: - Quản lý tư liệu : Yêu cầu không chỉ quản lý các tư liệu cùng các nguồn tư liệu sẵn có của thư viện, còn cần phải có sự liên hệ cùng các thư viện liên kết. Các quá trình làm và dán các nhãn phích cho các tư liệu mới cần được tiến hành tự động . Dựa trên danh mục các thống kê về sử dụng của tư liệu, hệ phải tự đưa ra được các báo cáo về các danh mục sách cần thanh lý, đưa ra các giả pháp xử lý tư liệu hợp lý. Yêu cầu hệ thống cung cấp các giao diện thân thiện dễ dùng cho việc cập nhật tạo mới và hủy bỏ các thông tin về tư liệu - Quản lý độc giả : cần phải chuẩn hóa các thông tin về độc giả. Hồ sơ độc giả phải được lưu trữ một cách tập trung nhưng cần được xử lý một cách phân tán. Hệ thống cần phải có các giao diện dễ sử dụng. Hệ thống cũng cần hoạt động tương thích YỚi các thiết bị phần cứng như các máy đọc thẻ. - Quản lý phục vụ: Chủ yếu của chức năng này là quản lý quá trình mượn và trả tư liệu của độc giả. Yêu cầu phải xử lý thông tin tự động các quá trình như kiểm tra tính hợp lệ của thẻ độc giả, khả năng sử dụng thẻ của độc giả (có the mượn được bao nhiêu tư liệu ). Hệ thống cần cung cấp chức năng cho phép độc giả tìm kiếm trên máy tính các tư liệu một cách nhanh chóng. Độc giả có the sử dụng mạng máy tính nội bộ của thư viện để đưa ra các yêu cầu mượn sách tới thủ thư mà không cần phải viết phiếu khai nhận. Thủ thư cũng không cần phải xử lý thủ công các yêu cầu của độc giả, tất cả các nhiệm vụ này phải được hộ thống đảm nhiộm. Ngoài ra hộ thống cần đảm bảo chức năng sử dụng thư viện liên kết trong việc tra cứu tư liệu. Nhờ đó, hệ thống có thể giúp đỡ độc giả mượn được các tài liệu không có trong kho của thư viện. Các thao tác xử lý để hệ thống có thể thưc hiện được chức năng liên kết với các thư viện khác cần được đảm bảo. Việc xử lý phạt đối với độc giả trong quá trình sử dụng tư liệu cần phải được xử lý tự động - Báo cáo thống kê: nhiệm vụ rất quan trọng của hệ thống. Yêu cầu hệ thống phải tự động thống kê các thông tin về tư liệu các quá trình mượn trả tư liệu của độc giả. Hệ thống phải có chức năng đưa ra các báo cáo thống kê định kĩ về các tài liệu được sử dụng thường xuyên, các tài liệu ít nguời tham khảo. Qua đó giúp cho người quản lý trong việc duy trì và bổ sung nguồn tư liệu mới cho thư viện. Ngoài ra, hệ thống cần phải thường xuyên đưa ra danh sách các độc giả vi phạm nội quy của thư viện (mượn sách quá hạn) để thư viện có chính sách xử lý phù hợp. 1.2.2 Mục tiêu lâu dài Xây dựng hệ thống quản lý thư viện tiên tiến hiện đại có thể đáp ứng được tất cả những yêu cầu cần có. Sử dụng Internet để cho phép hệ thống có thể trao đổi thông tin giữa các thành phần con trong hệ thống cũng như trao đổi thông tin với các hệ thống thư viện khác trong nước và trên thế giới. Xây dựng trang web cho phép bạn đọc tra cứu tư liệu trực tuyến. Đào tạo đội ngũ nhân viên có khả năng tốt về công nghệ thông tin, có hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ để có thể vận hành hệ thống. 1.3 Chức năng Trong hoạt động của hệ thống mới, một số khâu trong quy trình nghiệp vụ sẽ vẫn phải thực hiện bằng thủ công như: Bảo quản sách, liên hệ, vận chuyển Tuy nhiên có thế đưa tin học vào thực hiện một số chức năng đế giảm bớt thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả hệ thống:  Áp dụng ngay Tin học hoá trong công tác tìm kiếm và tra cứu, đây là công việc từ trước tới nay tốn nhiều công sức.  Áp dụng Tin học hoá trong khâu nhập, sửa đổi, bổ sung và phân loại tài liệu. Đây cũng là một khâu dễ sai sót, nhầm lãn và mất nhiều cống sức.  Áp dụng Tin học hoá trong khâu thống kê và in ấn, đây cũng là một khâu tốn thời gian, hay nhầm do công việc lớn, nhân viên có hạn và không hiệu quả.  Áp dụng tin học hoá trong công tác quản lý mượn trả của Thư viện. 1.4. Thuận lợi, khó khăn: 1.4.1. Thuận lợi  Giảm công việc thủ công nhàm chán cho cán bộ Thư viện.  Cán bộ, sinh viên nói chung sẽ rất thú vị khi công việc của mình hoàn tất nhanh chóng.  Khâu quản lý, kiểm kê, báo cáo nhanh, chính xác chuyên nghiệp hơn, cập nhập thông tin nhanh nhiều, giao tiếp trong ngoài thuận tiện hơn. 1.4.2. Khó khăn  Yêu cầu trang bị máy tính, cài đặt mạng.  Hướng dẫn chỉ đạo sử dụng hệ thống quản lý bằng máy tính.  Kiểm soát dữ liệu trong máy tính phải chính xác, khoa học không cẩu thả trong việc cập nhập sửa đổi, bổ sung thông tin. Kết luận: Như vậy, nếu giải quyết tốt những khó khăn trên ta sẽ xây dựng được một hệ thống thông tin thư viện tốt, kết hợp hài hoà những ưu điểm của công nghệ thông tin với công việc thủ công truyền thống. PHẦN 2: XÂY DỰNG HTTT QL SÁCH TẠI ĐH Thương Mại 2.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ) 2.1.1 Mô tả các chức năng trong quản lý thư viện. a. Quản lý độc giả . Độc giả muốn làm thẻ độc giả của thư viện sẽ đến bộ phận quản lý độc giả, khai báo các thông tin cần thiết với nhân viên . - Trước tiên bộ phận nhân viên quản lý độc giả sẽ nhập các thông tin cần thiết theo quy định được độc giả cung cấp vào kho dữ liệu độc giả. - Những thông tin này sẽ được hệ thống kiểm tra và xác thực tính đúng đắn và hợp lệ của thông tin. - Thông tin sau khi được xác thực sẽ được nhân viên in thẻ dùng làm cơ sở để làm thẻ độc giả cho độc giả. b. Quản lý mượn sách. Độc giả muốn mượn sách sẽ tìm sách trên giá sách thư viện và đem đến bộ phận quản lý mượn sách, xuất trình thẻ độc giả và đưa sách cho nhân viên cho mượn sách. - Khi độc giả xuất trình thẻ độc giả để mượn sách, nhân viên phụ trách việc mượn sách sẽ kiểm tra thẻ và tình trạng sách. - Nếu có thể cho mượn, nhân viên phụ trách việc mượn sách sẽ lập phiếu mượn sách và lấy sách cho độc giả. c. Quản lý trả sách. Độc giả muốn trả sách sẽ đem sách và phiếu mượn sách đến bộ phận quản lý trả sách và xuất trình phiếu mượn sách. - Khi đó nhân viên phụ trách trả sách sẽ kiểm tra quyển sách độc giả đem trả với thông tin trên phiếu mượn sách. Nếu không có vấn đề gì thì nhận lại sách, cập nhật thông tin và kết thúc quá trình trả sách. - Nếu sách bị hỏng, mất mát hoặc trả quá hạn sẽ tiến hành thu phí từ độc giả. - Ngoài ra, khi đã quá hạn quy định mà không thấy độc giả đem trả nhân viên phụ trách trả sách sẽ lập 1 phiếu nhắc trả sách và gửi cho độc giả. d. Quản lý sách. - Khi có nhu cầu bổ sung thêm sách mới, nhân viên thư viện sẽ nhập thêm sách mới cho thư viện. - Khi thư viện thanh lý sách cũ, nhân viên phụ trách thanh lý sách cũ sẽ lập phiếu thanh lý và gửi cho khách hàng khi giao hàng. - Cuối tháng, nhân viên thư viện sẽ lập báo cáo về hoạt động trong tháng gửi cho ban quản lý thư viện. - 2.1.2 Xây dựng biểu đồ. [...]...2.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) 2.2.1 Xây dựng DFD mức ngữ cảnh - Các tác nhân ngoài: ban quản lý thư viện, độc giả - Xây dựng biểu đồ: 2.2.2 Xây dựng DFD mức đỉnh -Kho dữ liệu: độc giả, thẻ độc giả, phiếu mượn sách, phiếu nhắc trả sách, sách, phiếu thu phí - Xây dựng biểu đồ 2.2.3 Xây dựng DFD mức dưới đỉnh • Xây dựng DFD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý độc giả - Phân rã chức năng quản lý. .. mức phí Thông tin về phiếu nhắc trả sách sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu phiếu nhắc trả sách - Xây dựng biểu đồ: • Xây dựng DFD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý sách - Phân rã chức năng quản lý sách:  Nhập sách: khi có nhu cầu bổ sung thêm sách cho thư viện, nhân viên sẽ nhập sách mới và cập nhật thông tin vào kho dữ liệu sách  Thanh lý sách cũ: khi có nhu cầu thanh lý sách cũ trong thư viện, ... đưa cho độc giả Thông tin phiếu mượn sách: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả sách Thông tin phiếu mượn sách sẽ được lưu vào kho dữ liệu phiếu mượn sách, thông tin về sách cho mượn - cũng được cập nhật vào kho dữ liệu sách Xây dựng biểu đồ: • Xây dựng DFD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý trả sách - Phân rã chức năng quản lý trả sách:  Nhận sách và cập nhật thông tin: nhân viên... nhu cầu thanh lý sách cũ trong thư viện, nhân viên sẽ thanh lý sách cũ và cập nhật thông tin sách thanh lý vào kho dữ liệu sách  Lập báo cáo, thống kê: cuối tháng nhân viên thư viện lập báo cáo về tình hình hoạt động của thư viện trong tháng: sách mới, sách thanh lý, sách được ưa thích nhất và gửi cho ban quản lý thư viện - Biểu đồ 2.3 Xây dựng biểu đồ thực thể liên kết 2.3.1 Mô tả biểu đồ - Thực thể:... độc giả:  Nhập thông tin độc giả: nhân viên tiến hành nhập các thông tin cần thiết được độc giả cung cấp: họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email  Lập thẻ độc giả: các thông tin độc giả đã xác thực sẽ được dùng làm căn cứ để làm thẻ độc giả Thẻ độc giả có các thông tin: mã thẻ, tên độc giả, hạn dùng thẻ, tên thư viện Thẻ độc giả làm xong sẽ được cấp cho độc giả, thông tin về độc giả và... Xây dựng biểu đồ • Xây dựng DFD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý mượn sách - Phân rã chức năng quản lý mượn sách:  Kiểm tra thẻ, tình trạng sách: nhân viên nhận thẻ độc giả từ độc giả và tiến hành kiểm tra xác minh thẻ độc giả Nếu thẻ độc giả hợp lệ,nhân viên sẽ kiểm tra sách quá hạn trả mà độc giả chưa trả Nếu độc giả không mượn sách quá hạn, nhân viên sẽ kiểm tra sách được yêu cầu qua thông tin. .. cũng như thông tin trên phiếu mượn sách Nếu không có vấn đề gì thì cất sách vào kho cập nhật thông tin về sách đã trả vào kho dữ liệu sách  Lập phiếu thu phí: nếu sách bị rách hay có mất mát gì hoặc đã quá hạn trả thì nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu thu phí và thu phí của độc giả theo quy định Nội dung phiếu thu phí:mã phiếu thu phí, tên sách, tên độc giả, mã thẻ,thời gian, mức phí Thông tin về phiếu... chỉ thuộc về 1 độc giả, 1 độc giả chỉ được lập 1 thẻ độc giả + 1 độc giả có thể có tên trong nhiều phiếu thu phí, 1 phiếu nhắc thu phí chỉ ghi tên 1 độc giả Mô hình thực thể liên kết: 2.3.2 Xây dựng mô hình quan hệ: • • • • • • • • • • • • • Độc giả (tên độc giả, ngày sinh, giới tính, email, sđt) Sách (mã sách, tên sách, tác giả, năm XB, NXB) Phiếu thu phí (mã phiếu thu, tên sách, tên độc giả, thời... kết 2.3.1 Mô tả biểu đồ - Thực thể: + Độc giả: tên độc giả, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, số chứng minh Khóa chính là tên độc giả + Thẻ độc giả: mã thẻ, tên độc giả, hạn dùng thẻ, tên thư viện Khóa chính là mã thẻ + Sách: mã sách, tên sách, tác giả, năm xuất bản, NXB Khóa chính là mã sách + Phiếu mượn sách: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, tên độc giả,ngày mượn, hạn trả Khóa chính... trả) Phiếu nhắc trả sách (mã phiếu nhắc trả sách, mã thẻ, mã sách, thời gian) Độc giả (tên độc giả, ngày sinh, giới tính, email, sđt,mã phiếu thu) Thẻ độc giả (mã thẻ, tên độc giả, hạn dùng thẻ, tên thư viện, mã phiếu nhắc trả sách, mã phiếu mượn sách, mã sách) Phiếu mượn sách (mã phiếu mượn sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả, mã thẻ) Phiếu nhắc trả sách (mã phiếu nhắc trả sách, mã thẻ, mã sách, . TÀI Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện tại đại học Thư ng Mại Hoạt động của thư viện trong trường đại học Thư ng mại được thực hiện như sau: Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì. sẽ xây dựng được một hệ thống thông tin thư viện tốt, kết hợp hài hoà những ưu điểm của công nghệ thông tin với công việc thủ công truyền thống. PHẦN 2: XÂY DỰNG HTTT QL SÁCH TẠI ĐH Thư ng Mại 2.1 lưu thông tin người chủ biên. Thông tin về tác giả bao gồm: mã tác giả, tên tác giả, cơ quan công tác, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại. 1.1 Chức năng của hệ thống quản lý thư viện. Hệ thống quản