Một số vấn đề về phương pháp cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp .DOC

Một số vấn đề về phương pháp cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Lời Mở Đầu.

Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, phải tự quyết định từ khâu sản xuất cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm Bên cạnh đó, trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển do đó nó ngày càng tạo ra các loại máy móc, thiết bị hiện đại, các loại dây chuyền sản xuất với công nghệ tiên tiến…đòi hỏi các nhà quản lý phảI nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đợc xây dựng phù hợp với một nền kinh tế thị trờng đầy biến động Vì vậy yêu cầu đòi hỏi đặt ra cho doanh nghiệp là phải xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng đầy những khó khăn và biến động Bộ máy quản lý của một doanh nghiệp đợc coi là một bộ phận đầu não cho sự ra đời những chủ trơng, chiến lợc, chính sách của doanh nghiệp đó Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp đợc tạo lập để thực hiện các kế hoạch, chiến lợc của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải đợc xây dựng để phù hợp với nhiệm vụ, yêu cầu mới Việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp mà hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản mà nó đòi hỏi phải có

sự nghiên cứu một cách kỹ lỡng nhất là đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang trong quá trình hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới Chính vì những lý do đó nên em xin chọn đề tài : “Một số vấn đề về phơng pháp cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp "Vì tầm hiểu biết còn hạn chế nên trong bài em không thể không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em mong các thầy cô của khoa quản lý doanh nghiệp giúp em nhận ra những thiếu sót đó để sửa chữa Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô !

Nội Dung

I-Tổng quan về cơ cấu tổ chức

1- KháI niệm cơ cấu tổ chức.

+ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ cũng nh những công việc chung, sự phân chia các công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai là ngời làm việc gì ? và họ có mối quan hệ với nhau nh thế nào ?, và chỉ rõ họ sẽ phải cùng nhau hợp tác bằng những phơng thức nào ?.

+ Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộ phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống; và khi các bộ phận hoạt động thì cả bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự đIều khiển thống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung.

+ Cơ cấu tổ chức phảI hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định đúng đắn và

tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, đIều hoà phối hợp các hoạt động.

2- Đặc điểm, vai trò của cơ cấu tổ chức

2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức.

+ Đảm bảo sự chuyên môn hoá: Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã đợc huấn luyện thích hợp nhằm đẩm nhiệm chúng Chính vì vậy cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đẩm bảo đợc mỗi cá nhân hay nhóm lam việc có thể chuyên sâu vào công việc nhất định trong chu trình sản xuất.

+ Đảm bảo tính tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp Do đó, cơ cấu tổ chức đảm bảo cho các nhà quản trị theo dõi thành tích của các nhân viên theo một tiêu chuẩn nhất định, đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên của tổ chức.

+ Xác định rõ đợc sự phối hợp: Phối hợp bao gồm những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm Vì vậy cơ cấu tô chức của một doanh nghiệp đảm bảo cho sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giảI quyết những vấn đề của toàn công ty, đòi hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức.

+ Xác định rõ đợc dòng quyền lực: Quyền lực là quyền ra quyết định và đIều khiển hoạt động của ngời khác Cơ cấu tổ chức xác định rõ quyền lực thuộc về tay ai, phân bổ nh thế nào trong một tổ chức, một doanh nghiệp…để từ đó đảm bảo công việc của tổ chức đợc thực hiện một cách tốt nhất.

2.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức.

+ Một là phân bổ các nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể: Mỗi một công việc đều đòi hỏi những nguồn lực khác nhau, do vậy cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp đợc xây dựng nhằm đảo bảo cho các nguồn lực đợc phân công cho đúng các công việc của nó từ đó giúp cho công việc đợc hoàn thành một cách có hiệu quả nhất.

+ Hai là xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức: Cơ cấu tổ chức xác định rõ mỗi một thành viên đều phảI định rõ công việc và trách nhiệm của mình trớc công việc đợc giao để từ đó chịu trách nhiệm trớc những hậu quả mà mình gây ra đảm bảo cho công việc hoàn thành mang tính tối u nhất.

+ Ba là làm cho nhân viên hiểu đợc những kỳ vọng của cấp trên cũng nh của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của

mối công việc: ĐIều đó giúp cho mỗi nhân viên sẽ càng tích cực hơn trong công việc của mình vì họ cảm thấy đợc cấp trên cũng nh tổ chức trân trọng họ từ đó đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc cho doanh nghiêp, cho tổ chức.

+ Bốn là xác định quy chế về thu thập, xử lý thông tin nội bộ từ đó đề ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp giúp cho việc thu thập thông tin nội bộ một cách nhanh chóng nhất, chính xác nhất để từ đó các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đa ra cách thức giảI quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác.

II- Các phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanhnghiệp

1- Bốn phơng pháp thiết kế cơ cấu tổ chức của cácnhà khoa học nghiên cứu về quản lý.

1.1- Phơng pháp loại suy (hay còn gọi là phơng pháp

ngoại suy): Là phơng pháp dùng những kinh nghiệm tiên tiến đIển hình, từ đó suy luận và loại bỏ những đIều kiện bất hợp lý rồi từ đó áp dụng cho các mục tiêu của doanh nghiệp Hay nói cách khác phơng pháp này suy từ cáI có sẵn (bên ngoàI) để lợc bỏ và lấy những cáI phù hợp, hợp lý nhất.

+ Ưu điểm: - Chi phí thấp.

- Đã đợc kiểm nghiệm trên thực tế.

- Đảm bảo tính hợp lý trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

+ Nh ợc đIểm: - Không phù hợp với thời thế

- Dễ bị dập khuôn máy móc - Không phù hợp với đặc điểm nghành nghề và quy mô của doanh nghiệp Việt Nam.

+ Phạm vi áp dụng: Vì phơng pháp này có những -u đIểm cũng nh những hạn chế đã nê-u ở trên nhng trong thực tế muôn màu, muôn vẻ cho nên không phải trong trờng hợp cụ thể nào cũng có thể sao chép, chỉ nên tham khảo để vận dụng cho sáng tạo, chọn lọc các u đIểm phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh nghiệp mình Thực tế cho thấy phơng pháp này đợc áp dụng nhiều ở Việt Nam vì có chi phí thấp ( trong xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thì vấn đề về chi phí xây dựng là một vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam), hơn nữa phơng pháp này lại đợc kiểm nghiệm trên thực tế, từ đó có thể rút ra đợc các kinh nghiệm trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đẩm bảo cho bộ máy của doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất.

1.2- Phơng pháp kết cấu hoá các mục tiêu: Là phơng

pháp dựa trên các mục tiêu của doanh nghiệp để đề ra cơ cấu tổ chức theo nội dung của nguyên tắc 1về tổ chức ( Từ mục tiêu hoạt động mà định ra các chức năng của tổ chức, từ chức năng xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức, từ cơ cấu bộ máy mà bố trí con ngời) Thực chất của phơng pháp này là xuất phát từ để thấy các chức năng cần đợc thực hiện bằng cơ cấu tổ chức phù hợp.

Ưu điểm : - Xác định rõ chức năng của từng phòng ban, tránh trùng lặp các nhiệm vụ.

- Từ các mục tiêu đã đề ra có thể xác định , lập kế hoạch một cách chính xác nhất các nhu cầu phục vụ cho việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

- Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và phù hợp với đIều kiện hiện tại.

ợc điểm : - Phơng pháp này có thể dẫn tơí việc xây dựng co cấu tổ chức cồng kềnh

-Tốn chi phí về nhân công cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.

Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ :

Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phong pháp kết cấu hoá các mục tiêu là cơ cấu chức năng

Đặc điểm là: mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý ( theo dõi và phân tích tình hình , chuẩn bị các quyết định quản lý ,hớng dẫn cấp dới thi hành) Trong một doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng có thể phân ra thành các phòng ban thể hiện việc kết cấu hoá các mục tiêu nh sau :

+ Phòng cung ứng : Nguyên liệu , vật t

+ Phòng kế toán tài chính ( tài vụ ) :tài chính, kiểm

Qua phân tích có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo phuơng pháp kết cấu hoá các mục tiêu là cách tổ chức tổng thể nhằm hoàn thành mục tiêu đă định Mọi việc thực hiện tổ chức phải phục vụ cho cái đích cuối cùng ấy , nếu công việc nào không đóng góp cho mục tiêu ấy thì là không cần thiết và không nên tiến hành Các tổ chức bộ phận cũng thế Mỗi ban , xí nghiệp , phân xởng , đơn vị , tổ , nhóm của công ty đều có mục tiêu cụ thể riêng và là bộ phận của mục tiêu chung, hoà nhịp vói mục tiêu chung

1.3 Phơng pháp chuyên gia: Là phơng pháp dùng kinh

nghiệm và kiến thức của các chuyên gia về các lĩnh vực và các chức năng chuyên môn theo yêu cầu của doanh nghiệp, từ đó các chuyên gia xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức dựa vào mục tiêu, quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp

+ Ưu điểm: - Tận dụng đợc những kiến thức chuyên sâu trong các lĩnh vực khác nhau.

- Các chuyên gia sẽ có cơ hội để thử nghiệm trong điều kiện của doanh nghiệp.

- Tận dụng đợc những kết luận trớc đó của doanh nghiệp thông qua các chuyên gia.

Tóm lại, các chuyên gia là những ngời giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn vì vậy có thể đa ra các ph-ơng án tối u phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.

+ Nh ợc điểm : - Có thể mang tính chất chủ quan - Có thể bị ảnh hỏng của những ngời có quyền lực

- Tốn kém về thời gian và chi phí cho việc thuê các chuyên gia giỏi, nếu các chuyên gia giỏi là những ngời nớc ngoài thì

còn ảnh hởng trong vấn đề bất đồng ngôn ngữ, từ đó có nhiều thông tin không đựơc chính xác.

+ Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có chi phí lớn trong việc xây dựng cơ cấu của doanh nghiệp.

1.4 Phơng pháp mô hình hoá: Là phơng pháp dùng các mô

hình toán học để thông qua đó bằng các dữ liệu của doanh nghiệp rồi vẽ lên sơ đồ cơ cấu tổ chức theo chơng trình hoặc mô hình có sẵn.

+ Ưu điểm: - Nhanh trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí trong việc xây dựng.

- Khá chính xác trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo bộ máy của doanh nghiệp không bị cồng kềnh và bộ máy đó hoạt động một cách có hiệu quả nhất.

+ Nh ợc điểm : Vì dùng các mô hình toán học, hình mẫu, đồ thị…trong việc thiết kế cơ cấu của doanh nghiệp do đó nhiều khi cơ cấu tổ chức sẽ hơi bị gò bó, không mang tính linh hoạt.

Dù có theo bất kỳ phơng pháp nào trong bốn phơng pháp thiết kế cơ cấu tổ chức ở trên thì cũng phảI đối chiếu với các nguyên tắc cơ bản về tổ chức( Tám nguyên tắc trong chơng 1) để kiểm tra tính đúng đắn của phơng án đã lựa chọn và để đảm bảo cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mang lại tính tối u nhất, đạt hiệu quả cao nhất.

2 - Theo một cách khái quát cao hơn, ngời ta có thể gộpchung lại làm hai phơng pháp chính.

2.1 Phơng pháp tơng tự : Đây là phơng pháp thừa kế

những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý trong một số cơ cấu tổ chuức đã tỏ ra có nhiều u điểm Điều kiện để áp dụng phơng pháp này là có những đặc điểm tơng tự giữa doanh nghiệp cần thiết kế tổ chức với doanh nghiệp làm mẫu bao gồm : tính đồng nhất về mục tiêu và kết quả cuối cùng (sản phẩm, dịch vụ, công nghệ ) tính đồng nhất về các chức năng quản lý cần thực hiện;tính gần nhau về đặc điểm địa bàn( điều kiện kết cấu hạ tầng , môi trờng ) cùng các ngành kinh tế, kỹ thuật

+ Đây là phơng pháp áp dụng khá phổ biến, do có các u điểm nổi bật là: Quá trình tổ chức nhanh, chi phí thiết kế ít, thừa kế đợc kinh nghiệm quí báu của quá khứ( đã đợc thực tế kiểm nghiệm) tuy vậy vẫn cần tỉnh táo khi vận dụng tránh sao chép dập khuôn, thiếu phân tích cụ thể không hoàn toàn giống nhau.

2.2 Phơng pháp phân tích theo yếu tố : Đây là

phơng pháp khoa học, đợc áp dụng rộng rãi cho mọi cấp tổ chức quản lý, mọi đối tợng quản lý Tiến trình thực hiện gồm ba giai đoạn nh sau :

- Giai đoạn I : Gồm có các công việc sau + Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát.

+ Xác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của cơ cấu

- Giai đoạn II : Gồm có các công việc sau

+ Xác định các thành phần cho các bộ phận của cơ cấu.

+ Xác định mối liênhệ giữa các bộ phận - Giai đoạn III : Gồm có các công việc sau

+ Xác định những đặc trng của các yếu tố cơ cấu( chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn).

+ Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý( đIều lệ, quy chế ).

- Phơng pháp phân tích theo yếu tố là phơng pháp khoa học, cơ bản nhất đợc áp dụng trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, phơng pháp này đòi hỏi chi phí không cao hơn nữa nó lại đi sâu, đi sát trong công việc thiết kế cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp đảm bảo cho cơ cấu đó hoạt động một cách linh hoạt, có hiệu quả cao từ đó mang lại cho cơ cấu tổ chức tính tối u nhất, đáp ứng đợc với những thay đổi của môi trờng kinh doanh cũng nh những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp nhằm hoàn thiện hơn cho cơ cấu bộ máy của doanh nghiệp Đồng thời, phơng pháp trên còn tiết kiệm đợc tối đa những chi phí trong công việc xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng nh chi phí trong việc điều hành cơ cấu tổ chức đó nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để thu đợc lợi nhuận cao nhất, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp

3 Những nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức

Trình độ xã hội hoá sản xuất càng cao là nguyên nhân làm tăng thêm vai trò của quan hệ tổ chức Có thể quy thành

hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

3.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tợng quản lý

 Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp (Quá trình thử thách, đào tạo con ngời và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống )

 Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống (Đem lại lợi ích cho ai và gây khó khăn trở ngại cho ai )

 Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động,uy tín của họ

 Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới.

 Chính sách sử dụng, đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý …

III- á p dụng xây dựng cơ cấu tổ chức ở Việt Nam.1- Đặc điểm nền văn hoá, kinh tế Việt Nam.

1.1 Văn hoá

+ Nằm trong khu vực Đông Nam á do vậy đăc điểm văn hoá Việt Nam mang đậm nét Phơng Đông, đó là : Coi trọng thuần phong mỹ tục, kính trọng ngời lớn tuổi và đề cao yếu tố kinh nghiệm trong mọi lĩnh vực

+ Về tính cách con ngời : Thiên về duy cảm( cảm tính,