Mục lục LấI NI đầU 3 CHơNG I: GII THIệU CHUNG 4 1. NẫI DUNG đề TI 4 2. GIáO VIêN HNG DẫN 4 CHơNG II: KHảO SáT Hệ THẩNG THC 5 1. QUá TRìNH QUảN Lí H Sơ CáN Bẫ TRONG THC TIễN TạI HC VIệN CHíNH TRị QUâN S 5 1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ 5 II. NHữNG VấN đề C KHả NăNG đẻC TIN HC HOá ( KHả NăNG CHơNG TRìNH C THể GIảI QUYếT đẻC) 6 CHơNG III. PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí 7 1. Mô Tả Hệ THẩNG MI Hệ THẩNG 7 2. CáC CHỉC NăNG Cơ BảN CẹA Hệ THẩNG: 8 2.1. Dữ liệu 8 2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm 9 2.3 - Báo cáo - Thống kê 9 II.2 - BIểU đ PHâN CấP CHỉC NăNG CẹA Hệ THẩNG QUảN Lí QUá TRìNH CôNG TáC CẹA CáN Bẫ TRONG HC VIệN CHíNH TRị QUâN S 10 3. Sơ đ CHỉC NăNG NGHIệP Vễ 10 3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 12 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 12 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh 13 4. PHâN TíCH, XáC địNH THC THể 15 4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu 15 CHơNG IV:THIếT Kế CáC THC THể (CáC FILE Dữ LIệU.DBF ) 20 1. THC THể DANH MễC CHUYêN NGNH ( FILE DM_CNG.DBF ) 20 2. THC THể DANH MễC TRấNG đO TạO ( FILE DM_TDTAO.DBF ) 20 3. THC THể DANH MễC CHỉC Vễ ( FILE DM_CVU.DBF ) 20 4. THC THể DANH MễC đơN Vị PHSSNG BAN ( FILE DM_DVI.DBF ) 20 5. THC THể DANH MễC TRìNH đẫ VăN HOá ( FILE DM_VHOA.DBF ) 21 6. THC THể DANH MễC DâN TẫC ( FILE DM_DTOC.DBF ) 21 7. THC THể DANH MễC KHEN THậNG, K LUậT ( FILE DM_KTKL.DBF ) 21 8. THC THể H Sơ ( FILE HOSO.DBF ) 21 9. THC THể KHEN THậNG V K LUậT ( FILE KT_KLUAT.DBF ) 22 10. THC THể HUâN CHơNG HUY CHơNG ( FILE HCHC.DBF ) 22 11. THC THể QUAN Hệ GIA đìNH ( FILE QH_GDINH.DBF ) 22 1 MẩI LIêN KếT CáC THC THể 23 CHơNG V: PHầN GIAO DIệN CHƯƠNG TRìNH 23 1.CậP NHậT DANH MễC CHỉC Vễ 23 2 Lời nói đầu Trong xã hội hiện nay tin học đợc ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và đã đa lại nhiều kết quả tốt đẹp. Trong lĩnh vực tính toán với khả năng tính toán tốc độ cao đã giải quyết đợc nhiều bài toán phức tạp, khối lợng tính toán lớn mà từ trớc đến nay vẫn cha thể giải quyết đợc bằng tính thủ công. Hơn thế việc mô phỏng công việc của con ngời qua máy tính đã đạt đợc một trình độ cao. Một trong các lĩnh vực đợc phát triển mạnh và đến hiện nay vẫn có hiệu quả đó là các hệ thống quản lý dữ liệu. Việc quản lý dữ liệu trên máy tính giúp cho quá trình xử lý đợc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian tính toán và giảm thiểu nhân công. Với những hệ thống nh vậy nó mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. ở nớc ta hiện nay, với nhu cầu xây dựng một đất nớc có nền công nghiệp hoá hiện đại hoá mà mục tiêu chiến lợc là phát triển con ngời. Ngoài việc phát triển kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong khoa học ngời ta còn quan tâm tới vấn đề quản lý tốt những con ngời trong các lĩnh vực đó. Có quản lý tốt thì mới phát huy đợc sức mạnh của từng ngời trong từng khía cạnh công việc của một cơ quan đơn vị. Với thực tế nh vậy đòi hỏi phải có một công tác quản lý con ngời tốt nh : biết đợc họ là ai,có năng lực ra sao để ban tổ chức tiến cử và sắp xếp công việc cho phù hợp với khả năng của ngời đó. Với thực tế đó, việc nghiên cứu quá trình hoạt động, công tác quản lý cán bộ tại Học viện Chính trị Quân Sự đã từng bớc đa tin học vào quản lý là một yêu cầu bức thiết. Nắm bắt đợc nhu cầu này, cùng với kiến thức của em đợc học trong nhà trờng, em đã nhận nghiên cứu đề tài: Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học viện Chính trị Quân Sự để làm đồ án tốt nghiệp của mình. Qua quá trình nghiên cứu em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Mậu Uyên đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ em trong định hớng nghiên cứu đề tài. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc, các Phòng ban của Học viện chính trị Quân Sự đã giúp em trong việc nghiên cứu mô hình thực tế cũng nh tài liệu tham khảo để em có thể làm đồ án. Cám ơn sự giúp đỡ của gia đình, bạn bè đã trợ giúp và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án. 3 Chơng I: Giới thiệu chung 1. Nội dung đề tài Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học viện Chính trị Quân sự 2. Giáo viên hớng dẫn Nguyễn Mậu Uyên 4 Chơng ii: Khảo sát hệ thống thực 1. Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ trong thực tiễn tại học viện chính trị quân sự Công việc chủ yếu là khi có một cán bộ đợc phân công về học viện công tác, hay thuyên chuyển công tác thì ban cán bộ của học viện phải xem xét hồ sơ của đồng chí đó để nắm đợc lý lịch, bằng cấp của đồng chí mới tới, và quan trọng hơn là nắm đợc quá trình công tác của đồng chí đó. Với việc xem xét này và thông qua Đảng uỷ thì tiến hành phân công công tác cho đồng chí đó trong các công việc mà đồng chí đó đảm nhiệm đợc. Do vậy ban cán bộ của Học viện phải lu lại hồ sơ đó. Trong quá trình công tác của đồng chí này đợc theo dõi và đợc bổ sung dần dần. Sau một năm thì ban cán bộ cấp phát mẫu biểu bổ sung lý lịch của cá nhân. Từ đây để lấy căn cứ cho ban cán bộ tiến hành bổ sung vào hồ sơ cán bộ. 1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ Hồ sơ đợc quản lý đồng thời với một đồng chí nào đó tại một đơn vị. Việc quản lý đợc thực hiện bắt đầu từ khi cán bộ đó về đơn vị công tác, và trong suốt quá trình công tác hồ sơ đợc ban cán bộ quản lý một cách tỉ mỉ. Và quá trình này đợc kết thúc và lu lại cho tới khi cán bộ chuyển công tác hay về nghỉ hu. Hồ sơ đợc cập nhật lại khi cán bộ đó có những thay đổi nh sau: - Khi cán bộ đó lập gia đình - Khi cán bộ đó có con - Khi cán bộ đó đợc đi học - Khi cán bộ đó lên quân hàm - Khi cán bộ đó đợc khen thởng, hay bị kỷ luật - Khi cán bộ đó chuyển vị trí công tác ngay tại Học viện - Khi cán bộ đó về hu Việc cập nhật này là rất thờng xuyên và liên tục, sau mỗi năm thờng hay có những thay đổi cơ bản nh ở trên. 5 II. Những vấn đề có khả năng đợc tin học hoá ( khả năng chơng trình có thể giải quyết đợc) Với một cơ cấu tổ chức và hoạt động nh trên ta nhận thấy có thể tin học hoá đợc một số công đoạn hay ta có thể viết chơng trình hỗ trợ thay thế một số công việc nh sau: Chúng ta có thể tin học hoá quá trình quản lý hồ sơ cán bộ. Việc lu thông tin về lý lịch cũng nh quá trình công tác của mọi đối tợng trong học viện Quản lý quá trình bổ sung cập nhật hồ sơ. Từ những thông tin đó chơng trình có thể đảm bảo cho quá trình tra cứu về thông tin của mọi cán bộ khi có nhu cầu một cách nhanh chóng chính xác. Ch- ơng trình lu đợc thông tin về tất cả các mặt của cán bộ. Với những công việc đó giúp cho quá trình quản lý đợc nhanh chóng chính xác hơn, không rờm rà nhiều sổ sách. Giảm bớt đợc một số nhân công làm thủ công quản lý bằng giấy tờ. Tạo một cơ sở giúp cho việc bổ nhiệm các vị trí phù hợp với khả năng và năng lực của mỗi ngời. 6 Chơng III. Phân tích hệ thống quản lý Là công tác chuyên môn của bộ phận quản lý tổ chức cán bộ. Theo đó toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự, bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch. Cũng nh cung cấp các thông tin cần thiết liên quan cho ban lãnh đạo quản lý về: - Năng lực chuyên môn của cán bộ. - Thông tin về trình độ quản lý của cán bộ. - Tuổi đời của cán bộ. - Chức vụ của cán bộ. - Thâm niên công tác của cán bộ. - Quản lý nhân sự thông thờng đợc một bộ phận phòng ban quản lý cán bộ chịu trách nhiệm. Phòng ban này là Ban cán bộ ( đối với Học viện chính trị quân sự ) còn ở các cơ quan xí nghiệp khác thờng là phòng tổ chức cán bộ - tiền lơng. 1. Mô tả hệ thống mới hệ thống Mô tả công việc Khi tuyển dụng một cán bộ mới Thông tin cố định cơ bản về bản thân của cán bộ là những thông tin không thay đổi, về nguyên tắc là không thay đổi. Nó gắn liền với mỗi bản thân ,với mỗi cán bộ để xác định sự khác biệt giữa ngời này và ngời khác. Ví dụ: Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu th- ờng trú,số chứng minh th Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ Thông tin biến động về bản thân cán bộ: là những thông tin biến đổi gắn liền với mỗi cán bộ, nhằm mô tả những quá trình thay đổi của bản thân Ví dụ : Qúa trình đào tạo tiếp chuyên môn, bằng cấp, lý luận chính trị, 7 Thông tin biến động về quan hệ giữa cán bộ và đơn vị công tác là những thông tin biến động gắn liền với cán bộ và đơn vị công tác. Ví dụ : Chuyển sang phòng ban (đơn vị) khác, khen thởng, kỷ luật, thăng chức Những thông tin thay đổi liên quan đến mỗi cán bộ có hai loại chính nh sau : a. Thông tin bổ sung : là những thông tin cùng loại mà cái đợc cập nhật vào sau có tính bổ sung cho cái đã có trớc nó. Ví dụ :Thông tin về quan hệ gia đình, con cái b. Thông tin nhất thời : là những thông tin cùng loại mà cái đợc cập nhật vào sau mà làm mất ý nghĩa và hiệu lực cái đã có sắn trớc nó. Ví dụ : Trình độ chuyên môn thay đổi, chức vụ Bên cạnh đó ngời lao động cũng có những trách nhiệm đối với đơn vị, cơ quan mà mình đang công tác. Ví dụ : Cố gắng hoàn thành tốt các công việc nh nhiệm vụ, chuyên môn đợc giao. Đáp ứng mọi nhu cầu công việc trong chuyên môn của mình . Khi có yêu cầu thông tin tra cứu Tra cứu hồ sơ của cán bộ , quá trình làm việc phục vụ cho đơn vị Thống kê, đánh giá quá trình làm việc nh khen thởng, kỷ luật Thống kê theo các yêu cầu đựoc đặt ra Thống kê - Báo cáo. Thống kê báo cáo về số lợng cán bộ trong đơn vị. Thống kê báo cáo về trình độ cán bộ trong đơn vị. Thống kê báo cáo việc sắp xếp lao động trong cơ quan, đơn vị . 2. Các chức năng cơ bản của hệ thống: 2.1. Dữ liệu 2.1.1. Cập nhật các từ điển dữ liện Là các danh mục từ điển dữ liệu liên quan. 8 Ví dụ: Danh mục đơn vị (phòng ban). Danh mục chức vụ 2.1.2. Cập nhật thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên + Các thông tin cần quản lý về bản thân nh : Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu thờng trú, trình độ chuyên môn + Các thông tin cần quản lý về quan hệ gia đình: Mỗi ngời trong gia đình nh : bố, mẹ, anh, chị, em, vợ, chồng, con đều quản lý các thông tin nh sau: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nguyên quán, nghề nghiệp . + Các thông tin về quá trình công tác, hệ số lơng, chức vụ, công việc: -Tên cơ quan đơn vị , thời gian công tác (từ ngày - đến ngày) -Chức vụ (tên chức vụ, thời gian từ ngày - đến ngày) -Hệ số lơng (từ ngày - đến ngày). Khen thởng - Kỷ luật + Khen thởng và kỷ luật (Cấp ra quyết định, ngày, lý do, quyết định số, ) 2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm + Tra cứu theo hồ sơ lý lịch. + Tra cứu theo tên. + Tra cứu theo từng đơn vị phòng ban. + Tra cứu theo chức danh. + Tra cứu theo các số liệu tổng hợp. 2.3 - Báo cáo - Thống kê + Thống kê Báo cáo về trình độ ngời lao động trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo về số lao động nam (nữ) trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo về Đảng viên/ Đoàn viên trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo theo từng độ tuổi của ngời lao động trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo theo thâm niên công tác trong đơn vị. 9 II.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học Viện chính trị quân sự 3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ Một sơ đồ dòng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) là một kỹ thuật vẽ ra luồng thông tin và những biến đổi đợc áp dụng khi dữ liệu đi từ đầu vào đến đầu ra. DFD có thể dùng để biểu diễn cho một hệ thống hay một phần mềm bất kỳ ở mức trừu tợng nào. Việc đa ra và làm mịn DFD cho phép ta hiểu sâu thêm về hệ thống. Để thể hiện đợc biểu đồ DFD ta có một số ký hiệu cơ bản cần hiểu rõ trớc đợc thể hiện nh sau: 10 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý Qúa Trình công tác của cán bộ trong HVCTQS Từ Điển DL Quản lý hồ sơ Tra cứu, Tìm kiếm Báo cáo, Thống kê Dm Phòng Dm Quân Hàm Cập nhật HS Bổ sung hồ sơ Chuyển công tác Tra cứu theo lý lịch Tra cứu theo Chức vụ Tra cứu theo quân hàm Theo phòng ban Danh sách cán bộ Dm Chức vụ [...]... ngày đợc kết nạp + Nhập ảnh: góc gián ảnh của từng cán bộ Ghi chú: các kí tự giải thích tơng tự nh ở trên 28 Kết luận Sau một thời gian thực hiện bài tập tốt nghiệp em đã làm đợc một số nội dung theo đề bài đặt ra Cụ thể là các phần nh sau: - Khảo sát đợc một hệ thống quản lý thực tế và mô tả đợc bài toán theo bài toán thực tế - Phân tích đợc hệ thống mà em đã xây dựng - Thiết lập đợc các thực thể cơ... tối đa là 5 ký tự 27 Ghi chú: các kí tự giải thích tơng tự nh ở trên Thông tin bản thân + Mã cán bộ: kí hiệu riêng của từng cán bộ, tối đa có 10 kí tự + Họ và tên: họ tên riêng của từng cán bộ, tối đa có 25 kí tự + Ngày sinh: chỉ ngày sinh của mỗi ngời + Giới tính: là nam hay nữ + Quê quán: chỉ nơi sinh, quê quán gốc ở đâu,tối đa có 50 kí tự + Chỗ ở hiện nay: chỉ nơi ở hiện tại,tối đa có 50 kí tự + Ngày... tiến trình Hình 3.18 Ký pháp sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản 11 3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá trình hoạt động của hệ thống Nhân sự Thông tin CBCNV Hệ thống quản lý nhân sự Đáp ứng Yêu cầu thông tin Yêu cầu thông tin Ban Lãnh Đạo Giải thích sơ bộ: Tác nhân ngoài: Nhân sự sẽ cung cấp thông tin của bản thân mình cho Hệ thống quản lý. ..Từ sơ đồ chức năng nghiệp vụ chúng ta thấy một điểm chung của các chức năng là đều có chức năng quản trị ngời dùng do vậy để thống nhất trong toàn bộ hệ thống em xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu của chức năng quản trị ngời dùng thành một chức năng chung Thực thể ngoài Ngời sản xuất hay ngời tiêu thụ thông tin, nằm ngoài hệ thống đợc mô tả Phép biến đổi thông tin nằm trong hệ thống Tiến trình Khoản... trong lu trữ 15 Trong quá trình thiết kế và xây dựng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngời ta cần các mô hình cơ sở dữ liệu thể hiện các mối quan hệ bản chất của dữ liệu, các dữ liệu này lại phản ánh các mối quan hệ của các thực thể trong thế giới thực Có thể nói mô hình dữ liệu phản ánh các khía cạnh cấu trúc logic mà không đi vào các khía cạnh vật lý của các cơ sở dữ liệu Khi xây dựng các mô hình dữ liệu... thông tin của bản thân mình cho Hệ thống quản lý nhân sự (Ban cán bộ ) cập nhật và xử lý Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo đa các yêu cầu thông tin cho hệ thống và nhận đợc các báo cáo hay kết quả trả lời từ hệ thống 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Ban lãnh đạo Báo cáo, Thống kê Hồ sơ Nhân sự Tra cứu, Tìm kiếm Dữ liệu TG Dữ liệu Các Dm Quản lý hồ sơ Khen thưởng - Kỷ luật 12 Giải thích: - Khi thông tin... vào hệ thống, chức năng Dữ liệu (Thông tin lý lịch CBCNV) sau khi phân loại và xử lý sẽ đa thông tin vào kho Hồ sơ và Hồ sơ lu Chức năng Quản lý dựa vào thông tin có đợc từ dữ liệu của nhân sự sẽ thực hiện việc l trữ và quản lý Chức năng Tra cứu,Tìm kiếm nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác nhân ngoài là Ban lãnh đạo, hệ thống sẽ tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ liệu và trả... bảo tối u về lu trữ Để đảm bảo tốt ta phải từng bớc phân tích và thiết kế hệ thống lu trữ dữ liệu 4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu 4.1.1 Khái quát về mô hình dữ liệu Đối với việc thiết kế và xây dựng các hệ thống thông tin quản lý chúng ta cần xử lý các file dữ liệu Những file này gồm nhiều bản ghi (record) có cùng một cấu trúc xác định (loại bản ghi) Đồng thời mỗi bản ghi đợc chia... ghi khác nhau nhng về mặt nội dung có quan hệ khác nhau Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống quản lý và điều hành các file dữ liệu Nói chung một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng có những đặc tính sau: 1 Có tính độc lập với các công cụ lu trữ 2 Có tính độc lập với các chơng trình phần mềm của ngời sử dụng 3 Có khả năng khai thác tốt tiềm năng của máy 4 Ngời dùng có kiến thức tối thiểu cũng có... của công ty sử dụng chơng trình quản lý này 4 Phân tích, xác định thực thể Tơng ứng trên là sơ đồ dòng dữ liệu và công việc của các chức năng của hệ thống và toàn bộ hệ thống Nó khái quát công việc của hệ thống theo các chức năng phân nhỏ để dễ dàng đi vào phân tích nắm bắt công việc của hệ thống và các chức năng của hệ thống để tiến hành tin học hoá đa từng bớc vào chơng trình Nhng một bớc rất quan . lãnh đạo quản lý về: - Năng lực chuyên môn của cán bộ. - Thông tin về trình độ quản lý của cán bộ. - Tuổi đời của cán bộ. - Chức vụ của cán bộ. - Thâm niên công tác của cán bộ. - Quản lý nhân. nh sau: - Khi cán bộ đó lập gia đình - Khi cán bộ đó có con - Khi cán bộ đó đợc đi học - Khi cán bộ đó lên quân hàm - Khi cán bộ đó đợc khen thởng, hay bị kỷ luật - Khi cán bộ đó chuyển vị. bổ sung vào hồ sơ cán bộ. 1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ Hồ sơ đợc quản lý đồng thời với một đồng chí nào đó tại một đơn vị. Việc quản lý đợc thực hiện bắt đầu từ khi cán bộ đó về đơn vị công