Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng tại công ty cồ phần quốc tế PHONG PHÚ
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP TP.HCM, ngày tháng năm NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 1 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng LỜI CẢM ƠN Qua 2 tháng được thực tập tại bộ phận quản lý đơn hàng của công ty cổ phần quốc tế Phong Phú, em đã được tìm hiểu về công việc của một nhân viên quản lý đơn hàng tại SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 2 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng công ty từ việc phát triển mẫu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên phụ liệu cho đến khi sản phẩm được đưa vào sản xuất cần phải trải qua nhiều công đoạn. Việc được thực tập tại đây giúp em biết về công tác quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp mà chưa có điều kiện được học tại trường để hoàn thành báo cáo thực tập và đồ án tốt nghiệp qua sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong nhóm quản lý đơn hàng PPJ1-3 tại công ty Em cũng cảm ơn ban giám đốc công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp cho em trong quá trình thực tập Em kính chúc toàn bộ cán bộ,công nhân viên Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú sức khỏe và đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong lao động,đưa công ty ngày càng phát triển. Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 3 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng 1. Quản lý và quản lý đơn hàng 1.1. Quản lý 6 1.2. Quản lý đơn hàng 6 2. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 2.1. Các phương pháp QLĐH 6 2.2. Các hình thức QLĐH 6 2.3. Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 7 3. Giới thiệu khái quát về Công ty 3.1. Lịch sử hình thành và phát triển 8 3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban 10 3.2. Cơ cấu tổ chức 12 3.4. Sản phẩm chủ lực 13 3.5. Thế mạnh của công ty 15 4. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 15 PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ 1. Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty cổ phần quốc tế Phong Phú 1.1. Trưởng nhóm 17 1.2. Nhân viên 17 2. Quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng 2.1. Quy trình làm việc 2.1.1. Phát triển mẫu, tính giá sản phẩm: - Nhận rập, sản phẩm mẫu, tài liệu kĩ thuật khách hàng 18 - Tiến hành may mẫu 20 - Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng 25 2.1.2. Nguyên phụ liệu - Xác nhận thời gian giao nguyên phụ liệu không bị gián đoạn khi sản xuất 27 - Xác nhận yêu cầu nguyên phụ liệu trên sản phầm 28 - Thử nghiệm và duyệt nguyên phụ liệu theo yêu cầu của khách hàng 29 2.1.3. Sản xuất - Triển khai sản xuất 30 - Quản lý quy trình sản xuất 30 2.2 Các phát sinh và hướng giải quyết 31 3. Hình thức thanh toán và chuyển phát quốc tế 32 3.1. Các phương thức thanh toán quốc tế 32 3.2. Các dịch vụ chuyển phát quốc tế 32 4. Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan 32 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 33 SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 4 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1. Quản lý và quản lý đơn hàng: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 5 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng 1.1. Quản lý: là nghệ thuật ra quyết định dựa trên các thông tin có thể có dùng những nguồn lực của tổ chức để đạt hiệu quả 1.2. Quản lý đơn hàng ngành may: là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận. 2. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng 2.1. Các phương pháp quản lý đơn hàng Có 2 phương pháp quản lý đơn hàng thường được sử dụng: Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên 2.2 Các hình thức quản lý đơn hàng a. Hình thức quản lý trực tiếp: Theo hình thức này, bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ. Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định.Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng nào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể giải quyết được. b. Hình thức quản lý theo chức năng: Là cách thức chia thành các đơn vị chức năng tách biệt theo từng bộ phận gồm: - Bộ phận phát triển mẫu: phát triển các loại sản phẩm may đến khi được khách hàng chấp nhận. - Bộ phận thu mua: tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước, thực hiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng. Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy… - Bộ phận kế hoạch:lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suốt hằng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và cân đối nguyên phụ liệu. Chuẩn bị bản màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất. c. Hình thức quản lý theo sản phẩm: Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên tráchtừ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, qui trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này thì bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm. mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm. d. Hình thức quản lý theo địa lý: Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý. Đây là một hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý khác SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 6 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng nhau thì yêu cầu về sản phẩm cũng khác nhau, vì vậy mà quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng đưa ra. 2.3. Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng a. Yêu cầu về trình độ chuyên môn: - Kiến thức về công nghệ sản xuất may công nghiệp - Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may - Kiến thức về chất lượng sản phẩm may - Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp - Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may b. Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ: Cần thông thao ở cả 4 kỹ năng nghe-nói-đọc-viết ở một số ngoại ngữ phổ biến hiện nay: tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn. c. Yêu cầu về trình độ tin học: Cần trang bị những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng như: Excel, Word, Outlook, Paint, Corel Draw. Ngoài ra cần biết cách sử dụng các loại máy photocopy, scan, máy chụp hình d. Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm việc: -Phẩm chất cá nhân +Khả năng quyết đoán, nhất quán +Tinh thần trách nhiệm (nhận lỗi, sửa lỗi, lắng nghe) +Tinh thần làm việc nhóm +Sự hợp tác trong giải quyết vấn đề +Cẩn thận, nhanh nhẹn +Sự gắn bó với công ty -Kỹ năng làm việc +Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thương lượng +Kỹ năng lập kế hoạch +Kỹ năng quản lý thời gian 3. Giới thiệu khái quát về công ty 3.1. Tên công ty – địa chỉ - ngày thành lập – sản phẩm chủ lực của công ty - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ - Tên tiếng Anh: Phong Phu Joint Stock Company (PPJ) SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 7 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Ngày thành lập: 19/04/2007 - ĐC: Số 48, Đ. Tăng Nhơn Phú, KP 3, P.Tăng Nhơn Phú B, Quận 9, TP. HCM - Tên viết tắt: PPJ - Fax:84-837281846 - Website: http://www.ppj-international.com - ĐT: (08) 7305 6886 Fax: (08) 37.281.846 - Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú là một trong những đơn vị thành viên của Tổng Công ty Cổ phần Phong Phú được thành lập và hoạt động từ năm 2007 – Một trong những doanh nghiệp đầu đàn của ngành Dệt May Việt Nam. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẻ tại Việt Nam theo xu hướng hội nhập quốc tế. Công ty CP Quốc Tế đã không ngừng lớn mạnh cả về lượng và chất trong hệ thống ngành dệt may. Sau khoảng thời gian tổ chức lại hệ thống may mặc cũng như khởi động hàng loạt các dự án may mặc để nâng cao năng suất đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì và phát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạt động như: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 8 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng a. Chi nhánh Tp. HCM. b. Nhà máy May Xuất Khẩu Phong Phú Long An. c. Nhà máy May XK Phong Phú Nha Trang. d. Nhà máy May XK Phong Phú Đà Nẵng. e. Nhà Máy Thời Trang Phong Phú. f. Nhà máy May Thời Trang Phong Phú - Thủ Đức. g. Nhà may May Jean Xuất Khẩu (Khu A – Khu B). Song song đó trong năm 2012 lần lượt cho ra đời các Nhà máy: a. Nhà máy May Thun Xuất Khẩu Phong Phú Sài Gòn. b. Nhà máy Phong Phú - Phú Yên. c. Điểm nghiên cứu ứng dụng và phát triển thời trang Phong Phú v.v Nhìn lại khoảng thời gian một năm làm việc, đứng trước tình thế muôn vàn khó khăn của kinh tế thế giới và trong nước. Tập thể Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú với phương châm: “Hiệp lực cùng phát triển” trên dưới một lòng đoàn kết để gặt hái thêm được nhiều thành công tốt đẹp. Cùng với sự chuyển mình của các ngành công nghiệp nói chung và ngành may mặc nói riêng, công ty đã dần thay đổi công nghệ sản xuất số liệu sang công nghệ sản xuất Lean tinh gọn, nâng cao năng suất lao động và từ đó thu nhập cho cán bộ - công nhân viên dần được cải thiện. SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 9 Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Với những kết quả đó, Công ty đã làm hài lòng các khách hàng khó tính trong và ngoài nước. Uy tín được nâng cao, có nhiều Lãnh đạo và các vị khách quý ghé thăm, tham quan và làm việc. Ngoài ra, Công ty cũng đặc biệt chú trọng tới thị trường nội địa phục vụ tiêu dùng trong nước nhằm hưởng ứng lời kêu gọi của nhà nước "Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam”. Công ty đã mạnh dạn thành lập Công ty Cổ phần Thời Trang Quốc Tế Phong Phú để đẩy mạnh thị trường nội địa. Hiện nay sản phẩm mang thương hiệu của PHONG PHÚ như: POP, Enriche, Town Streets, Jolie Maison…đã xuất hiện ở hầu hết ở các vùng miền trong cả nước và được người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phù hợp, chất lượng vượt trội. Từ những kết quả đạt được, Công ty đã mở nhiều đại lý cửa hàng không những trên địa bàn Tp HCM mà còn ở các tỉnh như Bình Dương, Đồng Nai, Long An…và các Trung tâm thương mại, chuỗi hệ thống siêu thị trên toàn quốc. Bước vào giai đoạn thử thách mới, lãnh đạo và toàn thể CBCNV Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã và đang phát huy những lợi thế sẵn có biến thách thức thành cơ hội để hoàn thành tốt sứ mệnh của mình theo đúng mục tiêu định hướng của Tổng công ty CP Phong Phú khŠng định được thương hiệu “Phong Phú Jeans” trên toàn quốc. Vừa qua công ty đã vinh dự nhận danh hiệu “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành may Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội Da giày Việt Nam phối hợp tổ chức. 3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban a Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng thực hiện các công việc thường xuyên liên quan đến tài chính, tiền tệ như: Kế toán tổng hợp; Kế toán ngân hàng; Kế toán công nợ; Kế toán vật tư, thành phẩm, gia công; Kế toán thu chi, kế toán nội bộ; Kế toán giá thành, chi phí; Kế toán kho; Kế toán tiền lương; Thủ quỹ, … b Phòng Hành chính – Nhân sự: Có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành chính, nhân sự; kiểm soát và điều phối hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sánh, bảo hiểm, tiền lương, … của toàn Công ty. c Phòng kinh doanh nội địa: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 10 [...]... Nga-Anh Công) Merchandiser/ Fabric and Trim (Chị Nhớ - Chị Kha) Merchandiser/Production(Anh Đạt- Anh Khoa) PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY PHONG PHONG PHÚ 1 Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty Phong Phú 1.1 Trưởng nhóm: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 16 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng. .. /banking/imexport/testing fty handling $0.70 $0.74 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Các nhà cung ứng nguyên phụ liệu cho công ty: Trực thuộc công ty : Công ty CP Dệt Vải Phong Phú (PPF) Đơn vị liên doanh-liên kết: Công ty TNHH Coats Phong Phú Các công ty nước ngoài: tập đoàn dây kéo YKK (Nhật), tập đoàn sản xuất nhãn The Star Group… - Tùy vào đơn hàng và sản phẩm mà... án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Gửi mẫu cho khách hàng duyệt (tùy theo yêu cầu của từng loại mẫu mà khi gửi cho khách hàng người quản lý đơn hàng cần gắn thẻ bài phù hợp với mẫu đó) Sau đây là một số thẻ bài thường dùng khi gửi mẫu đối với khách hàng là Chico’s) SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 23 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên. .. 26 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Xác nhận yêu cầu phụ liệu trên sản phẩm Dựa vào tài liệu kĩ thuật khách hàng đã gửi Antique silver Antique brass Matter black Sinny silve Matter gold dây kéo YKK SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 27 Dark antique silver Antique copper Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Thử... ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 14 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng - Thị trường chính của công ty là Mỹ và châu Âu nên sản phẩm xuất khẩu của công ty thường đươc kiểm tra kỹ càng về thông số lẫn chất lượng trước khi xuất hàng - Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải quy t những yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng theo một cách khoa học nhất - Có mối quan... - - Thực hiện công việc theo sự phân công của trưởng bộ phận Giao tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất cho công ty Chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận về các đơn hàng được giao Theo dõi, giám sát, điều động các nhân viên trực thuộc theo qui định Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện công việc Hỗ trợ công việc cùng các nhân viên trong nhóm Liên lạc với khách hàng để giải quy t những trở... tiến độ và những sai sót trong khâu sản xuất của mã hàng Là người đốc thúc, giải quy t những vấn đề gặp phải trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng trong thời hạn giao hàng SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 15 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Cơ cấu nhân sự của bộ phận quản lý đơn hàng - Marketting and Head Merchandiser (Anh... – phần vải sẽ được lấy từ những mẫu đã develop trước đó) Mẫu Concept: là mẫu mà công ty làm dựa vào mẫu của khách hàng Mẫu fit (mẫu kiểm thông số):là mẫu đòi hỏi phải đúng thông số yêu cầu trên tài liệu kĩ thuật mà khách hàng gửi SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 20 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng Mẫu PP (mẫu tiền sản xuất): là mẫu gửi cho khách hàng. .. nhân viên theo dõi đơn hàng Sản phẩm mẫu gửi khách hàng gắn kèm thẻ bài, ngoài ra một số loại mẫu còn gắn kèm bảng thông số sau khi sản phẩm được kiểm tra đo thông số c Tính giá cho 1 sản phẩm gửi khách hàng SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 24 CHICOS fty : PPJ Đồ án công date : 04/12/13 nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng TOTAL: 3,000PCS/STYLE Sketch style no.#... cho kiểm tra final (kiểm theo phần trăm, SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 29 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng nhân viên kiểm tra sẽ chỉ định một số thùng nhất định trong số hàng đã đóng để mở kiểm tra, nếu hàng đạt sẽ cho xuất, nếu hàng không đạt sẽ kiểm tra thêm hoặc yêu cầu nhà máy mở ra sửa lại và dời ngày xuất hàng, nếu hàng đạt thì sẽ chờ lập . đơn hàng 15 PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ 1. Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty cổ phần quốc tế Phong. công ty cổ phần quốc tế Phong Phú, em đã được tìm hiểu về công việc của một nhân viên quản lý đơn hàng tại SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 2 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc. trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty Phong Phú 1.1. Trưởng nhóm: SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 16 Đồ án công nghệ :Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng -