LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện đề tài “Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều”bên cạnh sự cố gắng của bản thân còn nhận được sự giúp đỡ từ rất nhiều thầy cô hướng dẫn và cán bộ nhân viên tại cơ sở thực tập. Lời đầu tiên em cảm ơn chân thành đến Thạc Sĩ Nguyễn Văn Huân là Trưởng khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình định hướng em kiến thức về nghiệp vụ kế toán. Đồng thời em gửi lời cảm ơn Tiến Sĩ Vũ Thị Minh Luận Học Viện Chính sách và Phát triển – Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Kỹ Sư Nguyễn Văn Giáp giảng viên ngành thương mại điện tử là những người trực tiếp hướng dẫn tận tình trong quá trình thực hiện đề tài về kiến thức kế toán và công nghệ. Khóa luận tốt nghiệp cũng thể hiện một phần kết quả học tập của em tại khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc trường đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông sau bốn năm vì thế em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo trong khoa đã truyền thụ cho em những kiến thức, kinh nghiệm quý giá trong lĩnh vục kế toán và công nghệ phần mềm là nền tảng vững chắc trong quá trình làm luận văn và công việc sau này. Để hoàn thành luận văn em đã hết sức cố gắng nhưng thiếu sót là điều không thể tránh khỏi, em rất mong được đóp góp ý kiến, nhận xét của quý thầy cô và các bạn để đề tài hoàn thiện hơn. Thái Nguyên, tháng 6 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Duyên i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp: Xây dụng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều là kết quả của quá trình bản thân em cố gắng tìm hiểu, học tập và nghiên cứu trong thời gian làm khóa luận. Những phần sử dụng tài liệu tham khảo trong khi làm đề tài đã được nêu rõ trong phần tài liệu tham khảo. Các kết quả và số liệu và nội dung được trình trong khóa luận hoàn toàn chính xác, trung thực không sao chép từ các đề tài khác, nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước hội đồng. Thái Nguyên, tháng 6 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Duyên ii MỤC LỤC Rút tiêng gửi NH về Gứi tiền vào NH 5 iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNH – HĐH: Công nghiệp hóa hiện đại hóa DMNV: Danh mục nhân viên DMCT: Danh mục chứng từ DMNT: Danh mục ngoại tệ DMKH:Danh mục khách hàng DMNH: Danh mục ngân hàng DMTK : Danh mục tài khoản NVKT: Nhân viên kế toán TK : Tài khoản TGNH : Tiền gửi ngân hàng SXKD : Sản xuất kinh doanh XDCB : Xây dựng cơ bản TM : Tiền mặt TSCĐ : Tài sản cố định KTTT : Kế toán thanh toán KTT : Kế toán trưởng iv DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Doanh thu doanh nghiệp qua các năm 17 Bảng 2.1: Bảng danh mục chứng từ 37 Bảng 2.2: Bảng danh mục tài khoản 37 Bảng 2.3: Bảng danh mục ngoại tệ 38 Bảng 2.4: Bảng danh mục nhân viên 38 Bảng 2.5: Bảng danh mục khách hàng 39 Bảng 2.6: Bảng danh mục ngân hàng 39 Bảng 2.7: Bảng danh mục phiếu chi… 40 Bảng 2.8: Bảng danh mục phiếu thu 40 Bảng 2.7: Bảng danh mục giấy báo nợ 42 Bảng 2.10: Bảng danh mục giấy báo có 43 v DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Phiếu thu tiền mặt theo mẫu 01-TT quyết định 48 3 Hình 1.2: Phiếu chi tiền mặt theo mẫu 02-TT theo quyết định 48 4 Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền mặt 6 Hình 1.4: Ủy nhiệm chi mẫu 01 8 Hình 1.5: Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng 9 Hình 1.6: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 18 Hình 2.1: Quy trình thu tiền mặt 19 Hình2.2: Quy trình chi tiền mặt 20 Hình 2.3: Quy trình thu tiền gửi ngân hàng 21 Hình 2.4: Quy trình chi bằng tiền gửi ngân hàng 22 Hình 2.5: Biểu đồ phân cấp chức năng 23 Hình 2.6: Biểu đồ luồng mức khung cảnh 24 Hình 2.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 26 Hình 2.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí chung 28 Hình 2.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiền mặt 30 Hình 2.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiền gửi 31 Hình 2.11: Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng báo cáo 32 Hình 2.12: Mô hình lược đồ quan hệ 36 Hình 3.1: Giao diện chính đăng nhập 45 Hình 3.2: Giao diện chính của chương trình 46 Hình 3.3: Giao diện chính thông tin kháchhàng 47 Hình 3.4: Giao diện tài khoản 48 Hình 3.5: Giao diện cập nhật chứng từ 49 vi Hình 3.6: Giao diện nhật ký thu tiền tài khoản 111 50 Hình 3.7: Giao diện sổ quỹ tiền mặt 51 Hình 3.8: Giao diện sổ tiền gửi ngân hàng 52 vii MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, nguồn vốn đối với mọi doanh nghiệp đều khó khăn đặc biệt trong năm 2012, phần lớn các doanh nghiệp đều khan hiếm nguồn vốn. Mặc dù chính phủ đã có các chính sách hỗ trợ giảm lãi suất vay, gia hạn các khoản nợ hay khoanh tròn nợ giúp cho doanh nghiệp tránh được nợ quá hạn, nợ xấu, miễn thuế, gia hạn thuế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù có nhiều chính sách ưu đãi như vậy nhưng để tiếp cận được nguồn vốn đối với các doanh nghiệp vẫn còn rất khó khăn đó là phải đáp ứng rất nhiều yếu tố rất khắt khe. Như vậy, để có được nguồn vốn bên ngoài phục vụ cho sản xuất rất khó khăn đặc biệt vốn lưu động của doanh nghiệp được sử dụng hợp lí, tránh láng phí cần phải có cơ chế quản lí, giám sát chặt chẽ việc sử dụng nguồn vốn tại doanh nghiệp trong đó có tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Tiền mặt – gửi đóng vai trò quan trọng và là mẫu chốt giải quyết cho các phân hệ kế toán trong doanh nghiệp. Nó quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Do đó, để giúp cho người quản lí nhanh chóng nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác về tiền mặt – tiền gửi thì cần phải tin học hóa việc quản lí nó trong việc lưu trữ sổ sách chứng từ cũng như hiểu rõ hơn về trình tự lưu chuyển chứng từ, trình tự ghi chép vào sổ sách và cách thức lập phiếu thu, phiếu chi, lên các báo cáo tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Doanh nghiệp Hoàng Triều về nghiệp vụ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, là một sinh viên Tin học Kinh tế với mục đích chính là áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc, đồng thời được sự giúp đỡ của nhân viên kế toán của doanh nghiệp, được sự đồng ý của Ban chủ nhiệm Khoa hệ thống thông tin kinh tế và hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn là Tiễn sĩ Vũ Thị Minh Luận và thầy giáo Nguyễn Văn Giáp, em quyết định chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt - gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều" làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. viii 2. Mục tiêu thiết thực của đề tài Xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều. 3. Nội dung của khóa luận Chương 1: Cơ sở lý thuyết Nội dung chính của phần này là giới thiệu sơ lược về kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng, ngữ lập trình ứng dụng vào xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp. Chương 2: Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống Trong chương này sẽ trình bày cụ thể những vấn đề : Quá trình hình thành cơ cấu tổ chức và phát triển của doanh nghiệp, xây dựng ứng dụng cho phân hệ tiền mặt – gửi, đồng thời xây dựng sơ đồ chức năng, biểu đồ luồng và cơ sở dữ liệu cho bái toán. Chương 3: Xây dựng chương trình Xây dựng chương trình ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều dựa trên ngôn ngữ lập trình visuabasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access xây dựng một số chức năng cơ bản dùng hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt – tiền gửi như giấy báo có, giấy báo nợ, phiếu thu, phiếu chi. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp tổng hợp tài liệu: Tiến hành thu thập tài liệu có liên quan đến doanh nghiệp Hoàng Triều. Thu thập các số liệu và chứng từ có liên quan phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi trong doanh nghiệp. Phương pháp Top -Down: Là phương pháp dùng trong quá trình thiết kế hệ thống.Theo phương pháp này, quá trình thiết kế hệ thống chia các chức năng chính của hệ thống thành các chức năng nhỏ hơn, các chức năng này sẽ được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn nữa cho đến khi các chức năng đủ nhỏ. 5. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu : Là doanh nghiệp tư nhân Hoàng Triều – Phường Mỏ Chè TX.Sông Công – Thái Nguyên. ix 6. Cơ sở dữ liệu cho đề tài - Báo cáo tài chính của doanh nghiệp năm 2011 trở về trước. - Chứng từ kế toán hiện có của doanh nghiệp từ năm 2011 trở về trước. - Các tài liệu tìm hiểu về các vấn đề chung như kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguồn vốn lưu động… 7. Ý nghĩa đề tài Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình Visuabasic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Top - Down trong xây dựng ứng dụng cho phân hệ kế toán tiền mặt – gửi tại doanh nghiệp kinh doanh sắt thép Hoàng Triều có ý nghĩa rất lớn cho ta cách nhìn tổng quan và chi tiết về chức năng của hệ thống này. Đồng thời, kết quả của đề tài là cơ sở khoa học giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý, nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình sử dụng tiền mặt – gửi và đề tài giúp cho bản thân em tổng hợp được những kiến thức được học trong trường và x [...]... của doanh nghiệp trực tiếp tham gia quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm 18 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Quy trình hoạt động kế toán tiền mặt và tiền gửi Tại doanh nghiệp hình thức thanh toán tiền mặt và tiền gửi khá phổ biến, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt chia thành hai hình thức đó là thu bằng tiền mặt và chi bằng tiền mặt Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp. .. số tiền trong tài khoản của doanh nghiệp tăng lên, là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán tiền gửi và các sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ thu tiền gửi[ 1] 1 Giấy báo nợ: Giấy báo cho chủ doanh nghiệp biết nội dung và số tiền trong tài khoản đã giảm đi một khoản tiền là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán tiền gửi và các sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ chi tiền gửi[ 1] 1.2 Tiền mặt 1.2.1 Nguyên tắc kế toán. .. 1121 – Tiền gửi Ngân hàng Có TK 1111 – Tiền mặt - Nhận được tiền khách hàng trả trước hoặc thanh toán nợ bằng chuyển khoản: Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng Có TK 131 – Phải thu khách hàng - Thu lãi tiền gửi Ngân hàng: Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính - Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng - Thanh toán tiền. .. chính theo kỳ kế toán phù hợp với doanh nghiệp - Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: thực hiện và quản lý các hoạt động thu, chi, thanh toán, chuyển khoản, liên quan đến tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng bằng đồng nội tệ hoặc ngoại tệ để đưa ra các báo cáo về quỹ tiền mặt và tiền gửi - Tiền mặt: Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam,... hàng gửi cho doanh nghiệp giấy báo có (trong đó ghi rõ doanh nghiệp được báo có với nội dung gì) Khi nhận được chứng từ trên kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp lập chứng từ thu tiền gửi ngân hàng chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Sau đó, bộ phận này nhận lại chứng từ thu và hạch toán vào sổ tiền gửi ngân hàng sử dụng theo dõi tiền gửi ngân hàng và lên các báo cáo cuối kỳ kế toán Ngân hàng Kế toán. .. chi tiền mặt theo yêu cầu Hình 2.6: Biểu đồ luồng mức khung cảnh 24 Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống chỉ có một chức năng duy nhất là “quản lý kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngoài ra còn có hai tác là nhân nhân viên kế toán và bộ phận quản lý Nhân viên kế toán: Tại doanh nghiệp nhân viên kế toán bao gồm có kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, công nợ, kế toán. .. 141 – Tạm ứng Có TK 111 – Tiền mặt - Xuất quỹ tiền mặt cho hoạt động tài chính, hoạt động khác doanh nghiệp Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 811- Chi phí khác Có TK 111 – Tiền mặt - Xuất quỹ tiền mặt thanh toán lương cho công nhân sản xuất và nhân viên quản lí trong doanh nghiệp Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên Có TK 111- Tiền mặt Sơ đồ nghiệp vụ kế toán tiền mặt 112 111 Rút tiêng gửi. .. quỹ Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 – Thu nhập khác Có TK 3331 – Thuế - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng Nợ TK 1121 – Tiền mặt Có TK 11 1– Tiền mặt - Xuất quỹ mua tài sản cố định về phục vụ sản xuất kinh doanh Nợ TK 21 1– Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt ( tổng tiền thanh toán) - Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên... năng của hệ thống quản lý kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng Là bước quan trọng sử dụng bổ trợ cho việc xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh báo cáo yêu cầu lập báo cáo thu chi, sổ quỹ thông tin yêu cầu cung cấp QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN MẶT VÀ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nhân viên kế toán Bộ phận quản lý thông tin cung cấp cho hệ thống báo cáo, thông tin gửi cho hệ thống... toán ngân hàng tại Kế toán trưởng tại doanh nghiệp doanh nghiệp Nhận tiền Lập chứng từ giao dịch Nhận chứng từ giao dịch Lập giấy báo có Ký duyệt báo có Ghi sổ tiền gửi Hình 2.3: Quy trình thu tiền gửi ngân hàng [4] 21 Đối với chi bằng tiền gửi ngân hàng: Trong doanh nghiệp khi cần chi trả một khoản bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi dựa trên các chứng từ liên quan . của em tại khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc trường đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông sau bốn năm vì thế em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo trong khoa đã truyền. viên tại cơ sở thực tập. Lời đầu tiên em cảm ơn chân thành đến Thạc Sĩ Nguyễn Văn Huân là Trưởng khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình định hướng em kiến thức về nghiệp vụ kế toán. Đồng thời. nguồn vốn. Mặc dù chính phủ đã có các chính sách hỗ trợ giảm lãi suất vay, gia hạn các khoản nợ hay khoanh tròn nợ giúp cho doanh nghiệp tránh được nợ quá hạn, nợ xấu, miễn thuế, gia hạn thuế cho các