Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica BÀI TIỂU LUẬN MƠN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài:“Công tác tổ chức công ty Bibica” Thành viên nhóm thực tiểu luận: Nhóm 10 Nguyễn Thị Quỳnh (nhóm trưởng) Giang Thị Tam Đặng Thế Sơn Trương Thị Tâm Đỗ Thị Thanh Nguyễn Thị Quỳnh Nguyễn Ngọc Thạch Trần Thị Sen Lê Thị Thắm Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, mà xã hội ngày văn minh, phát triển, đời sống người ngày nâng cao hơn, kéo theo xuất nhiều tổ chức kinh doanh tổ chức xã hội Nhưng để trì làm tổ chức đứng vững mơi trường có nhiều cạnh tranh địi hỏi, nhà tiên phong tổ chức phải biết cách chèo lái thật khéo léo hướng tổ chức Hay nói hơn, gọi họ nhà quản trị Trong tổ chức, người ln lấy làm trọng tâm, làm móng cho phát triển chung Vì vậy, để lãnh đạo tốt, làm hài hịa mối quan hệ người với tổ chức việc làm khó thực cần thiết nhà quản trị Hay nói cách khác, nhà quản trị cần thực chức quan trọng tổ chức Vậy phải có tổ chức? đặt câu hỏi sau suy nghĩ: - Xã hội khơng có luật pháp nhà nước có sống mơ trường khơng? - Tại đàn kiến đơng lại bị hàng, thẳng lối? - Tại tổ ong lại phải có ong chúa, ong thợ? Các chức tổ chức giúp trả lời câu hỏi Vậy, khơng làm tốt cơng tác tổ chức, xảy điều gì? Điển hình, cơng ty Bibica, vào năm 2003 xảy cố tài vơ nghiêm trọng quản lý không hiệu chức tổ chức không thực tốt Vậy họ vực dậy cơng ty nào? Tất trả lời thảo luận nhóm chúng tơi Và sau nội dung bài: Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica NỘI DUNG Phần 1: Cơ sở lý thuyết chức tổ chức I Khái niệm vai trò tổ chức Khái niệm tổ chức 1.1 Khái niệm - Tổ chức theo tiếng Hy Lạp “Organon” nghĩa “hài hịa”, hoạt động đem lại chất thích nghi với sống - Theo Harold Koontz: “Cơng tác tổ chức việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho sựu liên kết ngang dọc cấu tổ chức” (“Những vấn đề cốt yếu quản lý”, năm 1993, trang 267) Từ quan điểm khác nhau, rút khái niệm chung sau: Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm người cần phải làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc , nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức  Tổ chức là: - Quy định mối quan hệ thức thành viên nguồn lực để đạt mục tiêu - Phân chia nguồn lực thành phận quy định mối quan hệ nhiệm vụ,quyền hạn để đạt mục tiêu - Một quy trình hai mặt:một phân chia tổ chức thành phận; hai xác lập mối quan hệ quyền hạn phận Ví dụ: Trường học tổ chức Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica 1.2 Mục đích tổ chức Mục đích tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hoàn thành mục tiêu chung tổ chức, cụ thể là: + Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt mục tiêu + Xây dựng máy quản trị gọc nhẹ có hiệu lực + Xác định vị trí, vai trị cá nhân tổ chức + Xây dựng nề nếp văn hóa tổ chức + Phát điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức + Phát huy sức mạnh nguồn tài nguyên vốn có tổ chức + Tạo lực cho tổ chức thích ứng với thay đỏi môi trường Cũng loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu mục tiêu tổ chức phải tuân thủ quy luật khách quan đặc thù công tác tổ chức Ví dụ: Xây dựng nâng cao, phát triển trường học có mục đích học sinh sinh viên có điều kiện học tập tốt hơn, góp phần nâng cao kiến thức, giúp đất nước phát triển lên Vai trị cơng tác tổ chức Tổ chức có vai trị sau: • Tạo “nền móng” cho hoạt động tổ chức nói chung cho hoạt động quản trị nói riêng.Cơng tác hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát phải dựa cấu trúc tổ chức định cho phù hợp hiệu • Sử dụng có hiệu nguồn lực tổ chức, đặc biệt nguồn nhân lực sở vật chất kĩ thuật Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí xác định tầm hạn quản trị phù hợp tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt lực sở trường họ Mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho mở rộng đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ nhà quản trị Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica • Nếu cơng tác tổ chức không thực tốt gây nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản lí Có khoảng 75% - 80% vấn đề khó khăn, phức tạp công tác quản trị phải xem xét giải nhược điểm công tác tổ chức Hơn nữa, phần lớn khuyết điểm mắc phải tổ chức có coi thường vi phạm quy luật tổ chức • Tạo văn hóa tổ chức - tảng hợp tác thành viên tổ chức để nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Ví dụ: Trong trường học phải bầu giáo viên giỏi làm hiệu trưởng, hiệu phó, trưởng khoa để đưa trường học ngày lên II Cấu trúc tổ chức Khái niệm đặc điểm cấu trúc tổ chức 1.1 Khái niệm - Cấu trúc (hay cấu) tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị hay cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau,được chun mơn hóa theo chức trách, nhiêm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định + Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực + Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trị đơn vị, cá nhân, mối liên hệ đơn vị cá nhân này,hình thành nhóm thức tổ chức + Cơ cấu tổ chức phân định rõ dịng thơng tin,góp phần quan trọng việc định quản trị 1.2 Đặc điểm cấu trúc tổ chức - Tính tập trung:phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực tổ chức cho cá nhân hay phận Ví dụ: quyền lực tổ chức tập trung chủ yếu cho cá nhân tính tập trung tổ chức cao ngược lại - Tính phức tạp: phản ánh số lượng cấp, khâu cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp,nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao ngược lại Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica - Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động,các hành vi phận cá nhân, thơng qua sách, thủ tục, quy tắc hay nội quy, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao,tính tiêu chuẩn hóa cao tạo sức mạnh tổ chức Các chuẩn mực phải rõ ràng, ưu thế, lượng hóa thể văn Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức 2.1 Tương thích hình thức chức Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức năng, hay xuất phát từ việc thực chức “Hình thức phải sau chức năng” Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, phận (hay đơn vị) cá nhân phải có tồn khách quan cần thiết, việc tham gia thực chức tổ chức Sự lựa chọn mơ hình, phân cơng, phân quyền hay giao trách nhiệm cho phận, cá nhân… phải xuất phát từ việc thực chức năng, thông qua việc thực mục tiêu xác định 2.2 Tính thống nhất, huy Cấu trúc tổ chức xác lập phải đảm bảo đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp mình, đảm bảo huy mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạnh chồng chéo, mâu thuẫn 2.3 Cân đối Tính cân đối thể cân đối quyền hành trách nhiệm,cân đối công việc đơn vị, cá nhân với Sự cân đối tạo ổn định, bền vững trình phát triển tổ chức 2.4 Tin cậy Đảm bảo tính xác tất thông tin sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo tính thống nhất, ăn khớp hoạt dộng phận, cá nhân tổ chức tính xác định quản trị ban hành 2.5 Linh hoạt Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica Cấu trúc tổ chức phải có khả thích ứng,đối phó kịp thời với thay đổi môi trường bên bên tổ chức 2.6 Hiệu Cấu trúc tổ chức phải xây dựng nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu cao (dựa tiêu chuẩn mối tương quan chi phí dự định bỏ kết thu về) Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 3.1 Mục tiêu chiến lược tổ chức Cấu trúc tổ chức xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu tổ chức Vì vậy,khi mục tiêu chiến lược tổ chức thay đổi cấu trúc tổ chức tổ chức phải có thay đổi,điều chỉnh hồn thiện cho phù hợp đáp ứng yêu cầu mục tiêu chiến lược 3.2 Chức nhiệm vụ tổ chức Đây sở pháp lý, quan trọng để tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực tốt chức năng,nhiệm vụ Chẳng hạn, cấu trúc tổ chức doanh nghiệp kinh doanh chắn phải có khác biệt với cấu trúc tổ chức trường đại học chức năng, nhiệm vụ chúng khác nhau… 3.3 Quy mô tổ chức Quy mô tổ chức lớn, cấu trúc tổ chức phức tạp, quy mơ lớn địi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều phận, đơn vị nên tạo nhiều mối quan hệ phức tạp tổ chức 3.4 Môi trường bên ngồi tổ chức Trong điều kiện mơi trường bên ngồi ổn định,các yếu tố mơi trường dự đốn dễ kiểm sốt cấu trúc tổ chức có tính ổn định, phức tạp Ngược lại mơi trường có nhiều biến động,có nhiều yếu tố khó dự báo cấu trúc tổ chức tổ chức phức tạp hơn, địi hỏi phải có linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn cấu trúc tổ chức hữu cần thiết 3.5 Đặc điểm kỹ thuật,cơng nghệ tổ chức Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica Trong tổ chức, kĩ thuật,công nghệ sử dụng đại bao nhiêu, thiết bị có xu hướng tự động hóa cao cấu trúc tổ chức đơn giản 3.6 Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản trị Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm kiến thức, cấu trúc tổ chức giảm bớt đầu mối, mối quan hệ,các phận quản trị với Với trang thiết bị quản trị đại, đầy đủ đáp ứng tốt u cầu cơng việc, mà cấu trúc tổ chức quản lí đơn giản Các mơ hình cấu trúc tổ chức 4.1 Cấu trúc tổ chức đơn giản (cấu trúc trực tuyến) - Đặc điểm: + Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay người + Có cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều +Mọi thông tin tập trung cho người quản lý cao xử lý định phát từ - Mơ hình cấu trúc tổ chức đơn giản: Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc tuyến Giám đốc tuyến Giám đốc tuyến - Ưu điểm: + Gọn nhẹ, linh hoạt + Chi phí quản lý thấp, mang lại hiệu cao + Kiểm sốt điều chỉnh dễ dàng, hạn chế đến mức thấp tình trạng quan liêu giấy tờ - Nhược điểm: + Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác lúc, hạn chế tính chun mơn hóa + Tình trạng q tải cấp quản trị Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica - Cấu trúc tổ chức đơn giản nên áp dụng tổ chức có quy mơ nhỏ, tính chất hoạt động đơn giản 4.2 Cấu trúc tổ chức chức - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành tuyến chức năng,mỗi tuyến phận hay đơn vị đảm nhận thực hay số chức năng, nhiệm vụ tổ chức Mỗi phận đặt điều hành giám đốc chức + Các hoạt động giống gần giống tập trung lại tuyến chức hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing… - Mơ hình cấu trúc tổ chức chức năng: Tổng giám đốc Giám đốc chức A Giám đốc chức B Giám đốc chức Giám đốc chức - Ưu điểm: + Phản ánh logic chức + Tn thủ ngun tắc chun mơn hóa cơng việc + Nêu bật vai trò chức chủ yếu + Đơn giản hóa việc đào tạo huấn luyện nhân + Dễ kiểm soát - Nhược điểm: + Chỉ có cấp quản trị cao có trách nhiệm lợi nhuận + Tầm nhìn bị hạn chế + Tính phối hợp phận chức + Tính hệ thống bị suy giảm + Kém linh hoạt - Cấu trúc tổ chức theo chức phát huy tác dụng hoạt động tổ chức tương đối ổn định với cấu sản phẩm hoạt động kinh doanh địi hỏi trình độ chun mơn hóa sử dụng trang thiết bị chun dung cơng nghệ cao Ngược lại Nhóm 10 Page Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica bộc lộ nhược điểm môi trường kinh doanh không ổn định kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm 4.3 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm: + Chia tổ chức thành “nhánh”, nhánh đảm nhận toàn hoạt động kinh doanh theo loại nhóm sản phẩm định + Mỗi nhánh sử dụng phận chức chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh giám đốc phận để hỗ trợ hay giúp việc - Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm: Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C Giám đốc sản phẩm - Ưu điểm: + Hướng ý nỗ lực vào tuyến sản phẩm + Trách nhiệm lợi nhuận thuộc nhà quản trị cấp + Phối hợp tốt phận,các nhóm tổ chức + Rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị + Linh hoạt việc đa dạng hóa, dễ dàng đổi thích ứng với thay đổi môi trường - Nhược điểm: + Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp + Cơng việc bị trùng lặp phận khác dẫn tới chi phí giá thành cao + Khó kiểm soát + Cạnh tranh nội nguồn lực - Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm thường phát huy tác dụng môi trường hoạt động tổ chức có thay đổi hay nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía Nhóm 10 Page 10 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica Bước 3: tiến hành giao quyền hạn cho người giao nhiệm vụ rõ cho người thấy trách nhiệm Bước 4: tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực nhiệm vụ trách nhiệm Tầm hạn quản trị 4.1 Khái niệm phân loại * Khái niệm: Tầm hạn quản trị (hay gọi tầm hạn kiểm soát) khái niệm dùng để số lượng cấp mà nhà quản trị quản lý trực tiếp cách có hiệu Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt cho nhà quản trị bình thường từ 03 đến 10 * Phân loại: - Tầm hạn quản trị rộng - Tầm hạn quản trị hẹp 4.2 Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị - Năng lực nhà quản trị - Mức độ ủy quyền cấp cho cấp - Trình độ cấp - Tính chất kế hoạch công việc - Mức độ ổn định công việc - Kĩ thuật phương tiện truyền đạt thông tin IV Hệ thống tổ chức không thức Đặc điểm tồn khách quan hệ thống tổ chức khơng thức 1.1 Khái niệm đặc điểm * Khái niệm: Hệ thống tổ chức khơng thức hệ thống tổ chức bao gồm nhóm mối quan hệ khơng thức hình thành cách tự phát, tự nguyện, không theo kế hoạch ý muốn nhà quản trị * Đặc điểm: - Có mục tiêu mang tính chất tự phát, thành viên nhóm tự đề - Có kỷ luật nhóm, có thủ lĩnh nhóm - Sự kiểm sốt mang tính xã hội - Có yếu tố chống đối đổi 1.2 Sự tồn khách quan hệ thống tổ chức khơng thức - Do nhu cầu hội nhập thành viên tổ chức - Do nhu cầu bảo vệ giúp đỡ lẫn - Do nhu cầu trao đổi thơng tin Nhóm 10 Page 16 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica - Do tình cảm cá nhân Tầm quan trọng việc nghiên cứu hệ thống tổ chức khơng thức - Hệ thống tổ chức thức có nhiều hạn chế - Thơng tin cần truyền đạt nhanh chóng, xác đầy đủ - Hệ thống tổ chức thức khơng thức có tác động qua lại, phụ thuộc, chi phối lẫn nhau, bổ sung cho Phần 2: Cơ cấu tổ chức số tập đoàn, doanh nghiệp lớn Việt Nam  Cơ cấu tổ chức của: Tập Đồn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam – Viện Dầu Khí Việt Nam Ban Lãnh Đạo Hội Đồng Khoa Học Cơng Nghệ Ban Khoa Học Chiến Nhóm 10 Lược Ban Kế Hoạch Tài Chính Ban Quản Lí Nhân Sự Ban Văn Tổ Phòng Chức Nhân Page 17 Sự Ban Công Nghệ Thông Tin Ban Thông Tin Đào Tạo Tịa Soạn Tạp Chí Dầu Khí Tiểu luận: Quản trị học Trung Tâm Nghiên Cứu Tìm Kiếm, Thăm Dị Và Khai Thác Dầu Khí Trung Tâm Nghiên Cứu Và Phát Triển Chế Biến Dầu khí Chức tổ chức công ty Bibica Trung Tâm Ứng Dụng Và Chuyển Giao Cơng Nghệ Trung Tâm Phân Tích Thí Nghiệm TT Nghiên Cứu Và Phát Triển AT & MT Dầu Khí Trung Tâm Nghiên Cứu Kinh Tế Và Quản Lí Dầu Khí Trung Tâm Lưu Trữ Dầu Khí  Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn Hoa Sen (Hoa Sen Group) ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT KHỐI TRỢ LÝ VÀ PHÁP CHẾ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC KHỐI CHỨC NĂNG TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN HOA SEN CÁC CÔNG TY CON VÀ CÔNG TY LIÊN KẾT 108 CHI NHÁNH PHÂN PHỐI VÀ BÁN LẺ CHI NHÁNH NHÀ MÁY TÔNHOA SEN PHÚ MỸ CÔNG TY TNHH MTV TÔN HOA SEN C.TY TNHH MTV VẬN TẢI VÀ CƠ KHÍ HOA SEN  Cơ cấu tổ chức Tập Đồn FPT: Nhóm 10 ĐỒNG CỔ ĐẠI HỘI ĐƠNG Page 18 C.TY TNHH MTV VẬT LIỆU XÂY DỰNG HOA SEN CP TIẾP VẬN & CẢNG QUỐC TẾ HOA SECTN GEMADEPT Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Cơng TY Phần Mềm FPT Công Ty Hệ Thống Thông Tin FPT BAN ĐIỀU HÀNH Công Ty Viễn Thông FPT Công Ty Dịch Vụ Trực Tuyến FPT Công Ty Giáo Dục FPT Công Ty Thương Mại FPT Công Ty Bán Lẻ FPT Công Ty Đầu Tư FPT … Phần3: Giải tập tình Thay đổi cấu tổ chức – Bài toán hiệu Năm 2003 Bibica gặp phải cố tài quản lí khơng hiệu Trước áp lực cổ đông dư luận, ban lãnh đạo cơng ty mặt tìm cách giải khủng hoảng, mặt khác tâm rũ bỏ cách quản lý rời rạc Công ty định đầu tư xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu kinh doanh quản lý Bibica cải tổ tồn hệ thống thơng tin gồm email, website, COS (Company Operation System – Văn phòng điện tử) ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) với tổng vốn đầu tư tỷ đồng Bibica điều chỉnh cấu tổ chức (bỏ chế phó giám đốc), xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều Nhóm 10 Page 19 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica hành giám đốc khối (nhân sự, tài chính, kỹ thuật, sản xuất, bán hàng…) cho phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty đầu tư Thời gian đầu triển khai, tỷ lệ sai số nhân viên ứng dụng hệ thống cao, gần 10% Công ty kiên thực Nhân viên vốn quen với hệ thống cũ bắt đầu phản ứng Có trường hợp nhân viên làm theo hệ thống cũ để bán hàng, sau nhập số liệu theo hệ thống Lãnh đạo công ty không chấp nhận cách làm này, bắt buộc nhân viên phải thực hệ thống Nhân viên sợ hệ thống khơng chuẩn mực phải lấy số liệu hệ thống nhập vào hệ thống cũ để báo cáo không làm ngược lại Cơng ty sẵn sàng bố trí thêm nhân sựu để nhập số liệu Sau thời gian, nhân viên quen với cách làm công ty đưa hệ thống lên mạng Việc tổ chức quản lý hoạt động theo ERP giúp doanh nghiệp kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh, đưa báo cáo xác, cung cấp báo cáo tài tin cậy cho cổ đơng Việc liên kết thông tin chặt chẽ phận giúp cho doanh nghiệp nắm rõ số nguyên vật liệu cần giai đoạn sản xuất, khả đáp ứng số lượng thời gian cho đơn hàng… Từ đưa định xác kịp thời sản xuất, quản lý dòng tiền, giảm thiểu khả chậm trễ hạn đơn hàng, lập kế hoạch mua hàng theo nhu cầu sản xuất… Từ chỗ khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, nhờ vào giải pháp điều chỉnh cấu tổ chức, xếp nhân phù hợp với chiến lược phát triển công nghệ thông tin giúp Bibica đứng vững mà liên tục phát triển với hai nhà máy sản xuất, chi nhánh, 100 đại lý phân phối, doanh thu 290 tỉ đồng( năm 2005) doanh nghiệp trở thành 21 thương hiệu tiếng Việt Nam (do Bộ Văn Hóa Thơng Tin cơng nhận năm 2004) vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê năm 2006 Câu hỏi: Câu 1: Anh (chị) có nhận xét chức tổ chức cơng ty Bibica? Câu 2: Theo anh (chị) học rút qua tình gì? Trả lời: Câu 1: Nhóm 10 Page 20 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica Trước hết, trở lại câu chuyện năm 2002 công ty Bibica, theo báo cáo kết kinh doanh phận tài kế tốn cơng ty từ lãi 8,9 tỉ đồng, đùng phát lỗ 5,4 tỉ đồng Chưa hết, báo cáo ban kiểm sốt thơng báo mức lỗ 12,3 tỉ đồng, sau đến kiểm tốn lần cuối báo cáo lỗ thực 10,086 tỉ đồng Những số liệu sai lệch cách chấp nhận làm cổ đông vô xúc Vì vấn đề quan trọng bất cập lực quản trị tài kế tốn cơng ty hết cấu tổ chức mà công ty vận hành Vì cố này, làm cho năm 2003 năm đầy khó khăn Bibica Cơng ty lại có nhiều biến động nhân sự, đặc biệt phận tài kế tốn Vậy, sai lầm quản lý Bibica nằm đâu? Điều phân tích cụ thể sau: Vì sớm nhận thức lợi ích cơng nghệ thơng tin quản lý, từ năm 1992, công ty Bibica đầu tư hệ thống máy tính để giảm tải việc lặp lặp lại tính lương, quản lý kho, lập báo cáo Tuy nhiên, lúc máy tính thay máy đánh chữ, công việc rời rạc phận Năm 1997, công ty nối mạng (LAN) để dùng chung tài nguyên (thông tin, máy in ) Cơng tác quản lý Bibica lúc đồ sộ, số liệu chứng từ độc lập, riêng lẻ nên lượng nhân viên nghiệp vụ phòng ban gấp đơi so với Nhân viên phịng ban tự viết lấy chương trình Foxpro, Access riêng biệt Năm 2000, nhu cầu phát triển, công ty đầu tư 300 triệu đồng thuê đơn vị công nghệ thông tin khảo sát xây dựng chương trình quản lý gồm phân hệ: Kinh doanh, quản lý vật tư (kho), tài kế tốn, nhân tiền lương Chương trình dự kiến phục vụ việc đưa thơng tin lên sàn chứng khoán năm 2001 Nhưng kết khơng thành cơng qui trình chồng chéo, lấn sân phòng ban nghiệp vụ Do hệ thống thông tin đầu tư không đồng nên quản lý thông tin rời rạc, thông tin xử lý thụ động trùng lặp nhiều nơi, cung cấp cho lãnh đạo q chậm Cơng ty khơng có thơng tin báo cáo tháng, tuần Quy trình sách tài kế tốn khơng đồng dẫn đến việc tính giá thành khơng xác Việc tập hợp chi phí tính giá thành lâu, thực tháng/ lần Đồng thời, đầu tư lúc chưa tạo kết hợp, chia sẻ thơng tin tính giá thành khối tài sản xuất Nhóm 10 Page 21 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica Tồn hệ thống phần mềm cơng ty khơng có chương trình đồng mà mảng riêng lẻ, liệu khơng đồng nhất, gây khó khăn quản lý Việc luân chuyển thông tin từ người sang người khác, từ phận sang phận khác phải xử lý lại thời gian hiệu Ban giám đốc lúc khơng thể nhìn bao qt hoạt động phịng ban tình hình thực kinh doanh: hàng lần, toán Dữ liệu cơng ty lưu trữ phân tán, khơng có chế độ bảo mật, khơng có chế độ lưu định kỳ Báo cáo hệ thống kế tốn khơng đáp ứng nhu cầu quản trị, mang tính thống kê sử dụng định kỳ theo quý Hệ thống không cung cấp báo cáo mang tính chất phân tích tài chính, phản ảnh biến động tức thời, xác trực quan dự báo tương lai Mặt khác, việc quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, đầu khơng khối tài kế tốn trực tiếp điều hành quản lý nên khơng thể kiểm sốt Dữ liệu chia sẻ tự động cho phận liên quan trực tiếp khối mua hàng, khối sản xuất Bibica bị sức ép gia tăng từ đối thủ cạnh tranh khác thị trường Tất yếu tố dẫn đến doanh số bán hàng khơng gia tăng kịp chi phí đầu tư chi phí sản xuất Ý tưởng tin học hóa quản lý doanh nghiệp gặp khó khăn Hậu năm 2002 ban điều hành không quản lý hoạt động kinh doanh Bibica thua lỗ, hệ thống không đáp ứng nhu cầu thông tin cho cổ đông, gây cố tài Bibica đầu năm 2003 Và phát yếu cơng tác quản lý mình, từ tháng 8/2003 ban lãnh đạo Bibica định thay đổi mơ hình tổ chức, phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng Sự thay đổi mạnh mẽ giúp cho Bibica lập nên kì tích với khó khăn vừa kể Bibica kiếm lợi nhuận năm 2003 đến 10,59 tỉ đồng, vượt 30% so với kế hoạch đề ravà đến năm 2005 doanh thu đạt 290 tỷ đồng Đạt điều này, chứng tỏ Bibica chọn đường cần phải đi, biết thay đổi nơi sâu mọt trình quản lý Bibica giải tốt nhược điểm công tác tổ chức, dũng cảm định rũ bỏ cách quản lý rời rạc, đồng thời đầu tư xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu kinh doanh quản lý Nhóm 10 Page 22 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica Trước tiên Bibica sửa đổi hệ thống thông tin gồm email, website, COS, ERP, điều góp phần không nhỏ việc làm nên thành công chiến lược phát triển công ty Hiện nay, Bibica trao đổi thơng tin với bên ngồi (đối tác, khách hàng, người tiêu dùng, cổ đông) qua Email (MDaemon), website (Dot.Net) Trao đổi thông tin nội (trong công ty chi nhánh) qua hệ thống Email, COS (văn phòng điện tử) ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Đồng thời với việc cải tổ hệ thống thông tin, công ty điều chỉnh lại cấu tổ chức - điểm mấu chốt vấn đề quản lý mà công ty gặp phải Công ty bỏ chế phó giám đốc xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành giám đốc khối để phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty đầu tư Bibica thành công áp dụng cấu trúc tổ chức chức Bibica chia tổ chức thành tuyến chức năng, tuyến phận đảm nhận thực nhiệm vụ Mỗi phận đặt điều hành giám đốc khối tài chính, kĩ thuật, bán hàng… điều giúp Bibica có chun mơn hố cơng việc, dễ kiểm sốt cơng việc vai trị chức chủ yếu phát huy có hiệu Sự thay đổi giúp công ty giải vấn đề quản lý, khơng cịn tình trạng chồng chéo, lấn sân phòng ban nghiệp vụ Một ưu điểm Bibica dứt khốt tâm Ban lãnh đạo việc thực sách mới.Mặc dù tỉ lệ sai số nhân viên ứng với hệ thống cao ( khoảng 10%), việc phải bố trí thêm nhân để nhập số liệu làm cho chi phí sản xuất công ty tăng lên, kiên giúp Bibica đứng vững phát triển Điều lần chứng tỏ lĩnh ban lãnh đạo công ty, thực tâm thay đổi để vượt qua khó khăn trước mắt, thật dễ hiểu họ áp dụng cách chuyên chế lên nhân viên, bắt buộc nhân viên phải thực công việc theo thay đổi hệ thống cũ, hệ thống khoa học hơn, hiệu Vậy, từ tất vấn đề phân tích trên, chúng tơi có nhận xét chung sau: Bibica có thay đổi mạnh mẽ, kịp thời hợp lý việc điều chỉnh xếp lại nhân cấu tổ chức công ty, phù hợp với chiến lược phát triển Điều Nhóm 10 Page 23 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica quan trọng giúp bibica vượt qua khó khăn đến thành cơng, kết hợp ăn ý cấu tổ chức việc cải tổ lại toàn hệ thống thông tin, nhờ mà hoạt động tổ chức ngày linh hoạt trở nên nhanh nhạy với thị trường trước Thêm yếu tố khơng thể thiếu góp phần vào thành cơng Bibica việc tìm lỗi sai nhanh chóng sửa sai trình quản lý Ban lãnh đạo, đồng thời đoán việc điều hành công ty theo hướng hiệu hơn, giúp cơng ty khơng tháo gỡ khó khăn trước mắt mà ngày phát triển rực rỡ Câu 2: Để cơng ty phát triển tốt vận hành cách hiệu quả, phải có cấu tổ chức hợp lí, phải bố trí nhân để công việc không bị chồng chéo, khơng bị lấn sân phịng ban nghiệp vụ Phải phát điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức, lỗ hổng công tác quản lý Cần phải nắm bắt đâu điểm mạnh công ty để tiếp tục phát huy, đâu điểm yếu để khắc phục, sửa chữa Có làm bật vai trò chức Khi gặp cố hoạt động kinh doanh cần phải xác định xác khó khăn nhược điểm khâu nào, để có chiến lược phát triển phù hợp với tình hình lúc đó, phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp Ở tình phải có cách giải riêng, không nên áp dụng cách máy móc biện pháp xử lí, làm thiếu khoa học, thiếu hợp lí khơng đạt hiệu Phải đốn đưa sách mới, xóa bỏ số chế thấy không cần thiết xây dựng ban lãnh đạo phù hợp với hệ thống quản lý Khi định thay đổi phải kiên trì thực hiện, ln “vạn khởi đầu nan”, Ban lãnh đạo phải giữ vững tinh thần niềm tin vào hệ thống sách tạo niềm tin từ nhân viên mình, góp phẩn giải tốt vấn đề gặp phải Phải biết dùng nguồn lực công ty để đầu tư vào gì?, cách thức đầu tư sao? Và đầu tư có đem lại hiệu cho cơng ty hay khơng? Hay nói cách khác phải nghiên cứu, cân nhắc kĩ lưỡng trước định đầu tư vào lĩnh vực Nhóm 10 Page 24 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức cơng ty Bibica Điều quan trọng làm khơng tốt khơng khơng thu lợi nhuận từ việc đầu tư, mà gây thua lỗ, thiệt hại cho cơng ty KẾT LUẬN Qua tình cơng ty Bibica, nhận thấy rõ quan trọng chức tổ chức Một tổ chức vận hành tốt khơng có cấu hợp lí, hệ thống quản lý hiệu hết ban lãnh đạo có trách nhiệm, có kinh nghiệm, khả lãnh đạo tốt Mọi việc thực cách dễ dàng, trơn tru có chiến lược cụ thể hợp lí Bibica nhận nhược điểm máy quản lý, việc thực chức tổ chức mình, họ tâm thay đổi chế, đầu tư chỗ Kết là, từ chỗ khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, nhờ vào giải pháp điều chỉnh cấu tổ chức, xếp lại nhân phù hợp với chiến lược phát triển công nghệ thông tin giúp Bibica khơng đứng vững mà cịn liên tục phát triển với hai nhà máy sản xuất, chi nhánh, 100 đại lý phân phối, doanh thu đạt năm 2005 290 tỉ đồng, trở thành 21 doanh nghiệp tiếng Việt Nam, vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê năm 2006 Đây xem học xương máu Bibica, đồng thời đem lại cho tổ chức kinh doanh khác học quý giá vấn đề thực chức tổ chức hiệu cho ************************************* Nhóm 10 Page 25 Tiểu luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica Danh mục tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học – Trường đại học thương mại Báo điện tử Sài Gòn Tiếp Thị Website: www.pcworld.com.vn Website: www.fpt.com.vn Website: www.hoasengroup.vn Website: www.vpi.pvn.vn Website: www.bibica.com.vn Giáo trình marketing – Trường đại học kinh tế quốc dân Nhóm 10 Page 26 ... cấp quản trị Nhóm 10 Page Ti? ??u luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica - Cấu trúc tổ chức đơn giản nên áp dụng tổ chức có quy mơ nhỏ, tính chất hoạt động đơn giản 4.2 Cấu trúc tổ chức chức... trúc tổ chức 3.1 Mục ti? ?u chiến lược tổ chức Cấu trúc tổ chức xây dựng nhằm đáp ứng mục ti? ?u tổ chức Vì vậy,khi mục ti? ?u chiến lược tổ chức thay đổi cấu trúc tổ chức tổ chức phải có thay đổi,điều... mối quan hệ quyền hạn phận Ví dụ: Trường học tổ chức Nhóm 10 Page Ti? ??u luận: Quản trị học Chức tổ chức công ty Bibica 1.2 Mục đích tổ chức Mục đích tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho