Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
Chun đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Cơng Phương Lời mở đầu Ngày nay, kiểm sốt nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm sốt nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của cơng ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong q trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho q trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh tốn có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một cơng ty nào,vì vậy việc kiểm sốt chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng. Hơn nữa, cơng ty Vinatex lại là một cơng ty dệt may nên khâu mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà cơng ty khơng chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngồi. Do đó, em thấy khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của cơng ty, cho nên nó đòi hỏi cơng ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để cơng ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường. Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại cơng ty cổ phần Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm sốt về chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG. Đề tài gồm ba phần chính: Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm sốt nội bộ nói chung và kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn nói riêng Phần II: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh tốn tại Vinatex Đà Nẵng. Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Cúc SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 1 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng I. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. 2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ - Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn - Nhằm bảo đảm rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện đúng - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế toán. - Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng. đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1. Môi trường kiểm soát Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận hành hiệu quả. 3.1.1. Đặc thù về quản lý Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách, chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Vì vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. 3.1.3. Chính sách nhân sự SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên của mình. Nếu nhân viên có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt thì quá trình kiểm soát không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Nếu doanh nghiệp có chính sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc, thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát không phát huy hiệu quả. 3.1.4. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Công việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. 3.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra thông tin về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như chất lượng công tác kiểm soát. Vì vậy, để bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện được chức năng của mình thì nó phải thuộc một cấp cao, phải đảm bảo tính độc lập tương đối với bộ phậm được kiểm tra để không bị giới hạn chức năng của mình. 3.1.6. Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính - Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. 3.1.7. Các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… 3.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây sẽ được thực hiện: SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê chuẩn hợp lý - Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh đầy đủ. - Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi chép vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện qua ba giai đoạn của quá trình kế toán: - Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kính tế phát sinh. Tính kiểm soát được thể hiện chính là thông qua việc phê chuẩn chứng từ. - Ghi sổ kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo. Sổ sách giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ. - Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành các chỉ tiêu trên báo cáo. Một đặc trưng quan trọng của hệ thống kế toán đó là “ dấu vết kiểm toán” 3.3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Thủ tục kiểm soát thường bao gồm: 3.3.1. Kiểm soát về quản lý Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: không được bố trí thủ kho kiêm luôn nhiệm vụ mua hàng, phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản,… SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 4 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảo bảo tính tập trung của đơn vị. Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. 3.3.2. Kiểm soát về vật chất Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau: - Hạn chế tiếp cận tài sản. - Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro. - Kiểm kê tài sản định kỳ. - Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép. 3.3.3. Kiểm soát về sổ sách và ghi chép - Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp - Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát. - Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán. - Cần có sự đối chiếu giữa các trình ghi chép độc lập và đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Phải đảm bảo ghi chép đúng các quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.3.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá 3.3.4.1. Các rủi ro thường gặp Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng máy. Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau: - Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế. - Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo. + Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ. + Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình xử lý không chính xác. + Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác. Báo cáo có thể chuyển giao không đúng người nhận. - Rủi ro liên quan tới hệ thống: là những rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống. + Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống được phát triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống); hệ thống không đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. + Rủi ro liên quan tới nhân sự + Rủi ro liên quan tới thiết bị SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 5 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương + Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống. • Hệ thống, dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình sử dụng không đúng kỹ thuật. • Hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hủy để sửa chương trình xử lý hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin. • Dữ liệu dễ bị mất do hư máy, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lưu trữ. 3.3.4.2. Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau: - Xác lập kế hoạch an ninh - Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống - Kiểm soát dự án phát triển hệ thống - Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý - Kiểm soát truy cập hệ thống - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu - Kiểm soát truyền tải dữ liệu - Chuẩn hoá tài liệu hệ thống - Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống - Dấu vết kiểm toán - Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại 3.3.4.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính - Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu. + Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra… + Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,… - Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 6 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết,… - Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nôi dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp… II. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 1.1. Xử lý các đơn đặt hàng Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty. Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng. 1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng. 1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng. Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá .) trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán). 1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại. Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt. 2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán - Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được. - Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp. - Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại. - Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. - .Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp. - Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. - Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên một công ty không có thật. 3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán 3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng - Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện. - Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi sổ đầy đủ. - Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên cơ sở giá gốc. - Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán. - Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán. 3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán - Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận. - Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ. - Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương 4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng 4.1.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát 4.1.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã, . của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán. 4.1.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ - Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với các Hoá đơn tương ứng. - Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này. - Những hoá đơn liên quan đến hàng đã mua ( đã thuộc quyền kiểm soát của đơn vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. - Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời. 4.1.1.3. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy - Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào. 4.1.1.4. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác - Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. - Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng. - Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá đơn. - Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn trước khi ghi sổ. - Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán. - Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái. 4.1.1.5. Mục tiêu về sự khai báo - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, . theo yêu cầu của VAS 26 “Thông tin về các bên liên quan”. 4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng: Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết - Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)… SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 9 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả… - Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) - Chọn nhà cung cấp có uy tín… Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận - Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)…. Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ) - Phê duyệt cam kết trả tiền - Theo dõi kế hoạch tiền mặt - Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi) - Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả - Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ …. Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp - Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty… Một số thủ tục kiểm soát khác - Các báo cáo về các biến động bất thường : + Số mua hàng với từng nhà cung cấp + Tình hình giao hàng trễ + Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường) - Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu) - Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu) 4.2. Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán 4.2.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát 4.2.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh - Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi. - Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng. - Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi. - Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi. - Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi. - Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”. - Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn. 4.2.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ - Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. - Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp. 4.2.1.3. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác - Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 10 [...]... từ thanh toán thanh toán mới + Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền 4.3.3 Kiểm soát kết quả đã được xử lý Hệ Chương trình Thủ tục kiểm soát thống Mua In đặt hàng mua Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi tiết hàng đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng trong tập tin Tạo đặt hàng In đặtđặt hàng hàng In báo cáo ghiKiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát này chỉ chép áp dụng khi xử lý theo nhóm Nhóm kiểm. .. thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh 3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex 3.1 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng 3.1.1 Khái quát chu trình mua hàng tại công ty Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Chứng từ Xử lý thủ công Xử lý nghiệp vụ bằng máy Lưu trữ chứng từ Kiểm tra, xét duyệt A Điểm nối Đường lưu chuyển... báo cáo ghi chép Thanh Đối chiếu, tạo chứngĐếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua hàng = Số toán từ thanh toán, inmẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ thanh chứng từ thanh toán toán Kiểm tra hợp lệ SắpKiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát sẽ xếp, kết hợp và inso sánh tổng Hash (tổng số mã các đặt hàng) trong chứng từ thanh toán liệt kê sai sót, trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash... hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ và sổ phụ ngân hàng về cho công ty Kế toán tiền gửi sẽ căn cứ vào bộ chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất thanh toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy báo Nợ và sổ phụ kế toán có khớp với nhau hay không, nếu đúng thì kế toán tiền gửi sẽ dùng User và Password để truy cập hệ thống và cập nhật số liệu và máy tính 3.3 Kiểm soát trong... kiểm soát chu trình thanh toán: PHÒNG KD Lập giấy đề xuất KT THANH TOÁN KT TRƯỞNG THỦ QUỸ Lập giấy thanh toán Kiểm tra, xem xét Lập phiếu chi 2 Phiếu chi 1 A Nhận HĐGGT, bảng báo giá Kiểm tra, xét duyệt Chi tiền Phiếu chi 2 Các chứng từ liên quan Ghi sổ quỹ Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua không lớn lắm thì công ty sẽ lập Phiếu chi để thanh toán Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm... Giấy thanh toán: Khi Giấy đề xuất được chấp nhận thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Giấy thanh toán, trên đó có ghi rõ số tiền cần chi và định khoản GIẤY THANH TOÁN Sau đó, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số tiền và định khoản trên giấy thanh Kính gửitoán với cácGiám Đốc đã đượcVinatex nếu Nẵng phù hợp thì sẽ chuyển lên : Tổng chứng từ công ty duyệt, Đà thấy cho Kế toán: trưởng và Giám... “Tổng tiền thanh toán ; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán ; “Số hiệu TK”; “Số tiền TK” Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ 4.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý Hệ Chương trình Thủ tục kiểm soát SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 11 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Công Phương thống Mua Tạo đặt hàng mua hàng ếm mẫu... - Phiếu chi được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực sự phát sinh), Biên bản nhận hàng và Hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã thực nhận)… Kế toán trưởng và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng từ chi Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán thanh toán sẽ lưu Thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền trên Phiếu chi với... 3.2.2.2 Kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng NGÂN HÀNG KT TIỀN GỬI BỘ PHẬN KHÁC Thông báo từ NH Sổ phụ NH Giấy báo Nợ Đối chiếu, kiểm tra Nhận bộ chứng từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho và phòng KD Cập nhật vào máy Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng Các hình thức thanh toán mà công ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi, L/C và T/T (gồm... nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn 3 Tổ chức hạch toán kế toán 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền gửi Kế toán kho Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ Kế toán các đơn vị trực thuộc Quan hệ trực tuyến Quan hệ đối chiếu Kế toán trưởng là có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong công tác tổ chức thực hiện toàn bộ công . bản nháp… II. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 1.1. Xử lý các đơn đặt hàng Bản yêu. nội bộ nói chung và kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn nói riêng Phần II: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng