Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời cảm ơn Trớc hết, cho phép em đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong khoa kế toán-trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, những ngời đã trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành tối giai đoạn thực tập tốt nghiệp này. Em cũng xin đợc bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt của mình tới thầy giáo Th.S. Tô Văn Nhật-Ngời đã trực tiếp giảng dạy, hớng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt thời gian thực tập. Ngời đã dốc hết tâm huyết của mình để truyền đạt và hớng dẫn em trong việc lựa chọn, nghiên cứu đề tài để có thể hoàn thành một cách tốt nhất chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Và cuối cùng cho phép em đợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, các anh chị trong Phòng Kiểm toán Dự án của Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), đặc biệt là anh Nguyễn Minh Hải-Trởng phòng Kiểm toán Dự án, chị Chi Thành-Kiểm toán viên phòng Dự án đã cho em những kiến thức quý báu về thực tế cũng nh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp của mình. Vì điều kiện thời gian cũng nh hạn chế về mặt kiến thức cho nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong nhận đợc sự thông cảm và chỉ bảo của các thầy cô, các anh chị và những ngời quan tâm để chuyên đề tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Nga Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 1 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Mọi hoạt động xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của những nhu cầu nảy sinh. Chân lý ấy đã đợc thực tiễn chứng minh. Kiểm toán độc lập ra đời là kết quả của xu thế quốc tế hoá, xu thế hội nhập hóa nền kinh tế mà trong đó việc công khai các thông tin tài chính đòi hỏi phải thực sự trung thực và hợp lý. Theo đó, chất lợng cuộc kiểm toán lại là kết quả của sự tồn tại và phát triển vủa hoạt động kiểm toán độc lập này. Nó là yêu cầu đòi hỏi tất yếu của đối tợng sử dụng dich vụ kiểm toán này và cũng là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức cung cấp dich vụ kiểm toán này. Chân lý trên một lần nữa lại đợc chứng minh, chất lợng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lợng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính lại là sản phẩm tổng hợp do chất lợng kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại. Trong đó, chất lợng của chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh hởng đến quyết định đến chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính này. Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù các Công ty kiểm toán đều đã xây dựng một chơng trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hết các chơng trình kiểm toán này chỉ có ý nghĩa nh một tài liệu tham khảo do không đảm bảo đợc sự đầy đủ và thuận tiện cho kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán. Hơn nữa mức độ chi tiết của các chơng trình này cha cao, cha đợc vi tính hoá. Với những lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán-AASC, em đã chọn đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Việc nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra các quan điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này. Dựa trên phơng pháp luận: duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic, nghiên cứu các chơng trình kiểm toán mẫu của các Công ty kiểm toán có uy tín trong và ngoài nớc ., kết hợp với ph ơng pháp thu thập tài liệu: phỏng vấn, quan sát trực tiếp, phân tích và tổng hợp Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này do AASC thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là công ty MBS và khách sạn Vega , từ đó đa ra một số phơng hớng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của AASC. Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 3 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu chuyên đề của em bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính Phần II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện Phần I Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 5 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính I. Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán 1. Vị trí, vai trò chu trình mua hàng và thanh toán Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôn có những quan điểm khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mức tổng hợp toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và b y tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệ thống phơng pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực. (LTKT, tr 49). Trong đó, kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũng nh trong quá trình phát triển, đợc thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập. (KTTC, tr 9). ở Việt Nam, theo quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân (NĐ số 07/CP ngày 21/09/1994 của Chính phủ: " kiểm toán độc lập là việc kiểm tra và xác nhận của kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập và tính đúng đắn hợp lý của các tài liệu ". Nh vậy, kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ, t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo trợ, đợc quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán. Do sự độc lập, khách quan trong hoạt động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng. Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của kiểm toán độc lập càng trở nên cần thiết và khó có thể thay thế đợc. Mục đích của kiểm toán độc lập, trớc hết và cơ bản không phải là lợi nhuận mà là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất và góp phần tăng cờng quản lý tài chính ở đơn vị đợc kiểm toán. Và do đó, có thể khẳng định rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ quan nhà nớc trong việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các kiểm toán viên độc lập xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC. Tuy nhiên, để có thể xác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì ngời kiểm toán viên trớc hết phải là ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập nên BCTC đó. Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho ngời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinh doanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Vì vậy, khi tiến hành Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 7 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp kiểm toán BCTC, kiểm toán viên cần phải chia BCTC thành các phần hành để kiểm toán. Thông thờng có hai cách phân chia: * Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ nh kiểm toán TK doanh thu, TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả * Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán động thời. Chẳng hạn, các nghiệp vụ về mua hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số d các khoản phải trả ngời bán đều nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán. Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những khoản mục ở vị trí khác nhau nhng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặp chẳng hạn nh hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Trong thực tiễn kiểm toán, cách phân chia thứ hai đợc ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phơng thức tiếp cận kiểm toán này logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính. Với cách phân chia nh vậy, một chu trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền lơng và nhân viên, chu trình hàng tồn kho. Các chu trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn có của các nghiệp vụ kinh tế và từ đó thu gom đợc các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng trong BCTC. Mối quan hệ này đ- ợc thể hiện qua sơ đồ số 1.1 dới đây Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán Tiền mặt chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình huy động và hoàn trả vốn Chu trình mua hàng và thanh toán chu trình tiền l- ơng và nhân sự Chu trình hàng tồn kho Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 9 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chu trình khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cách phân loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Việc xem xét hai loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng, có ảnh hởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Hơn thế, số tài khoản chịu ảnh hởng của chu kỳ mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả các chu kỳ khác kết hợp lại. Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mất nhiều thời gian để kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán hơn là đối với các chu kỳ khác. 2. Bản chất chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc (KTTC 201). Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục nh nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì Chu trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức. Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra, đánh giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Nh đã phân tích ở trên, chu kỳ mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối kế toán nh: tài khoản về tài sản, công nợ phải trả, tài khoản tiền và các tài khoản phí tổn trên báo cáo kết quả kinh doanh Số l ợng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đổ 2.1. Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 2.1 chỉ minh hoạ cho trờng hợp mua hàng trả chậm. Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 1 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 2.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán Các khoản phải trả Tiền gửi ngân hàng Nguyên liệu mua vào Hàng mua trả lại và đợc giảm giá Chiết khấu mua vào Phí tổn sản xuất Tài sản cố định Bảo hiểm trích trớc Hợp đồng thuê Phí tổn quản lý Phí tổn lu động 3. Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ với quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau: 3.1.Xử lý các đơn dặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các b- ớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm: - Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 1 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ở những doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung cấp hàng. - Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lợng cũng nh chủng loại hàng hoá cần cung cấp). Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng. - Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn kiến nghị mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn đặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. - Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán, - Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn dặt mua hàng này. Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (bản yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính thức của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của họi đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bằng các viên chức nhất định, vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 1 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trớc. 3.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng là một điểm quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách. Khi hàng hoá nhận đợc, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác. Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhận hàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán (nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ. 3.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho. Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các Báo cáo tài chính đợc lập và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ. Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải so sánh mẫu mã. giá, số lợng, phơng thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng nếu hàng đã về. Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng ở chức năng này là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc liên quan đến tiền mặt, các Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 1 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chứng khoán thị trờng và các tài sản khác (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Bên cạnh đó, các chứng từ và sổ sách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ, và các phiếu chi độc lập cũng là những quá trình kiểm soát cần thiết của chức năng này. 3.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền. Các chứng từ thanh toán này sau đó đợc sao làm nhiều bản mà bản gốc đợc gửi cho ngời đợc thanh toán, bản sao đợc lu lại trong hồ sơ cho ngời đợc thanh toán. Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn). Trớc khi kí phiếu chi phải xem xét kĩ lỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi với ngời chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải đợc đánh số thứ tự từ trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi ngời nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phơng pháp để huỷ bỏ các chứng từ, chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phơng pháp thờng dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh. Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng trong chu kì sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán một cách có hiệu quả. Với các bớc công việc cần thực hiện này, các chứng từ sổ sách đợc sử dụng trong chu trình bao gồm: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn của ngời bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, sổ cái các tài khoản, bản đối chiếu của nhà cung cấp, phiếu chi Các bớc công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 3.1 Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 1 1 [...]... trình mua hàng và thanh toán Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Khảo sát các qúa trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán Khảo sát chi tiết số d tài khoản của chu trình mua hàng va thanh toán Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Công bố báo cáo kiểm toán Để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán khoa... với các chu trình mua hàng và thanh toán theo sơ đồ 4.1 Sơ đồ: 4.1 Các bớc triển khai những mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Các Báo cáo tài chính Chu trình mua hàng và thanh toán - Một bộ phận cấu thành của Báo cáo tài chính Xác nhận của Ban Quản trị về chu trình mua hàng và thanh toán Các mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình mua hàng và thanh toán Các mục tiêu kiểm toán đặc... d và nghiệp vụ một cách tơng xứng 2 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Các cuộc kiểm toán BCTC dù đơn giản hay phức tạp, quy mô lớn hay nhỏ thì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung đảm bảo tính khoa học, tính hiệu năng và hiệu quả ở đây, khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán , KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau: Sơ đồ: 5.1 Quy trình kiểm toán chu trình. .. thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãI và trắc nghiệm phân tích 2.2 Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.1 Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán Trong quá trình kiểm toán, KTV luôn tìm cách giảm tối thiểu các kiểm tra chi tiết bằng cách dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán không... khách hàng mà còn cung cấp cho KTV "một khung" kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến giai đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng Từ đó, trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán năm trớc, kiểm toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho năm hiện hành * Qua thảo luận, phỏng... toán Kế toán quỹ Lập chứng từ chi quỹ Thủ trởng kế toán trởng Duyệt chứng từ Thủ quỹ Chi quỹ Nhân viên thanh toán Nhận tiền và thanh toán Kế toán Ghi sổ 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lu chứng từ * Đối với nghiệp vụ thanh toán 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 1.Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Để thực hiện đúng hớng và có hiệu... phảI trả 2.2.2 Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoản mục trong số đó có liên quan đến chu trình kiểm toán nh kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho Mặt khác, ph ơng pháp luận để thực hiện các khảo sát chi tiết đối với mỗi tàI khoản trong chu trình là nh nhau, đảm bảo thu thập đợc những... của bằng chứng kiểm toán từ đó xây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng phải chú ý đặc biệt trong việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán * Qua xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán trớc và hồ sơ kiểm toán chung Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các thông tin chung về khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng mà còn cung... kiểm toán , phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm toán đợc hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch kiểm toán còn giúp KTV phân công công việc giúp cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV khác và chuyên gia khác về công việc kiểm toán " Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là phải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm. .. xảy ra trong trờng hợp khi BCTC có chứa đựng sai sót trọng yếu mà trong quá trình kiểm toán KTV và công ty kiểm toán không phát hiện đợc Mô hình rủi ro kiểm toán: AR = IR * CR * DR Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV có thể nhận xét một số rủi ro qua các tín hiệu sau: Sơ đồ: 7.1 Tín hiệu các rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán Tín hiệu - Đơn đặt hàng có thể đợc lập không chính thức . vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán- AASC, em đã chọn đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện cho chuyên đề. chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm. chu trình mua hàng và thanh toán Khảo sát chi tiết số d tài khoản của chu trình mua hàng va thanh toán Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Công bố báo cáo kiểm toán Để