Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng A. Giới thiệu chung về cửa hàng tạp hóa tự chọn Minh Trang: Cửa hàng chuyên kinh doanh các loại mặt hàng khô chủ yếu là phục vụ cho tiêu dùng như: nước giải khát, nước ngọt, gia vị, rượu, bánh snack, đồ khô, sữa các loại, giấy, bánh kẹo, hóa phẩm, văn phòng phẩm, thực phẩm cho thú cưng, những phụ kiện, …Các gian hàng được sắp xếp một cách hợp lí và khoa học, tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng khi mua sắm. Cửa hàng ngoài khu trưng bày các mặt hàng tiêu dùng để phục vụ cho việc lựa chọn của khách hàng còn có 1 kho hàng để dự trữ, cất giữ các mặt hàng cần cho việc cung cấp các các loại hàng hóa cho khách hàng. • Cơ cấu tổ chức của cửa hàng: - Chủ đầu tư không trực tiếp quản lí mà thuê nhân viên quản lí để giám sát toàn bộ hoạt động của cửa hàng. Người chủ sở hữu là người bỏ vốn để đầu tư cho cửa hàng; người chủ sở hữu sẽ có quyền phê duyệt trong việc đầu tư mua sắm các TSCĐ, trong các đơn đặt hàng có giá trị lớn vượt hạn mức chủ đầu tư ủy quyền. - 1 nhân viên quản lí có chức năng giám sát chung trong cửa hàng, được chủ đầu tư ủy quyền phê duyệt các khoàn chi, các đơn đặt hàng trong một hạn mức do chủ đầu tư quy định. Người quản lí sẽ kiêm nhiệm vụ của 1 nhân viên thu ngân. Nhân viên thu ngân có chức năng thu tiền trong bán hàng, cất giữ và bảo quản chúng. - 1 nhân viên quản lí kho chịu trách nhiệm kiểm nhận, theo dõi, lưu trữ, bảo quản các hàng hóa cũng như các tài sản trong kho. - 1 nhân viên kế toán được chủ đầu tư tuyển dụng theo hình thức làm việc ngoài giờ. - 2 nhân viên phục vụ có trách nhiệm sắp xếp các hàng hóa theo đúng trật tự của nó, phục vụ và tư vấn cho khách hàng. B. Kiểm soát nội bộ tại cửa hàng tạp hóa tư chọn: I. KSNB liên quan đến chi phí trong cửa hàng tạp hóa tự chọn: 1. Nội dung của chi phí trong cửa hàng: - Chi phí mua hàng - Chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí điện, nước,… - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí tiền lương cho nhân viên - Các chi phí khác…. Trang 1 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng Vì đây là cửa hàng tạp hóa tự chọn nên hoạt động chính của cửa hàng chủ yếu là mua hàng hóa và cung cấp, bán lại cho khách hàng. Vì vậy chi phí mua hàng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của cửa hàng. Dưới đây là nội dung chi tiết của chu trình mua hàng và thanh toán tại cửa hàng: a. Bản chất cuả chu trình mua hàng và thanh toán trong cửa hàng tạp hóa tự chọn : Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chu kỳ này thường bắt đầu bằng một đơn đặt mua hàng của người có trách nhiệm trong đơn vị có nhu cầu về hàng hoá đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho cung cấp hàng hoá. Chu trình mua hàng và thanh toán có mối quan hệ mật thiết với các chu trình khác và là khâu giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của cửa hàng. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí của cửa hàng. Mặt khác, giá cả, chất lượng của các yếu tố đầu vào cũng có ảnh hưởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Do đó việc thực hiện có hiệu quả quá trình mua hàng và thanh toán là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp làm ăn có lãi. b. Chức năng của chu trình: Chu trình mua hàng và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau: b.1- Chuẩn bị đơn đặt mua hàng hoá: Phiếu yêu cầu mua hàng được lập bởi người quản lí kho và là điểm khởi đầu của chu trình. Sau khi lập xong, phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được trình lên nhà quản lí phê duyệt và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: giá cả hợp lí, có xuất xứ và chất lượng đảm bảo, Đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm ) được lập bởi nhà quản lí sau khi đã được phê duyệt xong. Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá và quy định của cửa hàng. Một đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá thoả thuận mua và thời hạn của việc giao hàng. Trong trường hợp giá trị của đơn đặt hàng vượt quá 7 triệu đồng thì cần phải có sự phê duyệt của nhà đầu tư. Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho người quản lí kho để làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng. Sự phê chẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá được mua theo mục đích đã được phê chuẩn của nhà quản lí và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Trang 2 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng b.2- Nhận hàng hoá: Việc nhận hàng hoá từ nhà cung cấp là một điểm quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm tại đó cửa hàng thừa nhận khoản nợ liên quan đối nhà cung cấp. Khi hàng hoá nhận được, có quá trình kiểm soát thích hợp về kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác đã cam kết về việc mua hàng. Công việc này được thực hiên bởi người quản lí kho và nhân viên phục vụ( nhân viên này được luân chuyển thường xuyên để tránh gian lận). Sau khi nhận hàng và kiểm tra số hàng hoá đã được tiếp nhận thì phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Một bản sao được người quản lí kho giữ và một bản khác gửi cho kế toán để ghi sổ và lưu trữ. b.3- Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng: Sự ghi nhận đúng đắn các khoản nợ về hàng hoá nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lí theo số tiền đúng. Kế toán trước khi ghi sổ phải kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng. Kế toán đối chiếu các thông tin ( tên hàng, số lượng, qui cách, mẫu mã, đơn giá, ) trên hóa đơn với phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ. b.4- Thanh toán với nhà cung cấp: Các hoá đơn về các khoản nợ phải trả lưu giữ theo thời hạn quy định về lưu trữ chứng từ. Việc thanh toán cho nhà cung cấp về các khoản nợ thường được thực hiện bằng cách thanh toán: bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì được đóng dấu “ đã thanh toán”. 2. KSNB các khoản chi phí tại cửa hàng: Khoản mục Rủi ro Kiểm soát nội bộ 1. Mua hàng 1. Chuẩn đơn đặt mua hàng hóa 1.Đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí, thời gian lưu kho lâu có thể làm cho hàng mất phẩm chất - Phân công cụ thể cho người quản lí kho chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng - Người quản lí kho cần mở sổ theo dõi từng mặt hàng cụ thể đã được đặt hàng để tránh trùng lắp. - Trong các dịp lễ, tết người quản lí kho cần xây dựng kế hoạch đề nghị mua hàng cụ thể cho các mặt hàng phù hợp với nhu cầu trong các dịp này và trình lên người quản lí để phê duyệt để tránh trường hợp 1 mặt hàng được đặt nhiều lần. Trang 3 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng 2. Đặt mua hàng chất lượng kém hoặc giá mua cao - Đơn đặt hàng phải dựa trên phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn bởi người quản lí kho. - Phân công cụ thể cho người quản lí chịu trách nhiệm trong việc lập đơn đặt hàng và ủy quyền cho người này duyệt các đơn đặt hàng có giá trị không quá 7 triệu đồng. Trong trường hợp giá trị của đơn đặt hàng vượt quá 7 triệu đồng thì cần phải có sự phê duyệt của nhà đầu tư. - Đối với mặt hàng mua lần đầu tiên hoặc mua với số lượng nhiều thì mỗi lần mua hàng cần phải có ít nhất 3 bảng báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập. 3. Đặt mua hàng không cần thiết hoặc nhiều hơn nhu cầu sử dụng -Phân công cụ thể cho người quản lí kho chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng - Người quản lí kho cần mở sổ theo dõi từng mặt hàng cụ thể đã được đặt hàng để tránh trùng lắp - Đơn đặt hàng phải dựa trên phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn bởi người quản lí kho. 4. Thông tin trên đơn đặt hàng không đúng với yêu cầu mua hàng - Người kí đơn đặt hàng phải đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn bởi người quản lí kho. - Đơn đặt hàng phải dựa trên phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn bởi người quản lí kho. 6. Người quản lí xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lên 2 lần đối với hàng đã nhận được. - Đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. - Giấy đề nghị mua hàng phải lập thành ít nhất 2 liên: 1 liên do người quản lí kho lưu, 1 liên được luân chuyển và do người kế toán lưu. 7. Nhà quản lí thông đồng với nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp mặc dù nhà cung cấp không có hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá hợp lí - Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi có yêu cầu mua hàng trong trường hợp mua lần đầu tiên hoặc với số lượng nhiều. - Đối với mặt hàng mua lần đầu tiên hoặc mua với số lượng nhiều thì mỗi lần mua hàng cần phải có ít nhất 3 bảng báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập. - Phân công cụ thể cho người quản lí chịu trách nhiệm trong việc lập đơn đặt hàng và ủy quyền cho người này duyệt các đơn đặt hàng có giá trị không quá 7 triệu đồng. Trong trường hợp giá trị Trang 4 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng nhất. của đơn đặt hàng vượt quá 7 triệu đồng thì cần phải có sự phê duyệt của nhà đầu tư. - Ban hành qui tắc đạo đức về việc nghiêm cấm nhà quản lí thông đồng, nhận hoa hồng hoặc các lợi ích từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện phải xử lí nghiêm khắc. - Nhà đầu tư cần quản lí danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên. - Chủ đầu tư nên tham khảo ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng mua từ khách hàng, các nhân viên trong siêu thị thông qua họp thư góp ý, trao đổi trực tiếp. 8. Nhà quản lí thông đồng với nhà cung cấp giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp phù hợp yêu cầu. - Nhà đầu tư cần quản lí danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên. - Trong trường hợp giá trị của đơn đặt hàng vượt quá 7 triệu đồng thì cần phải có sự phê duyệt của nhà đầu tư để hạn chế rủi ro này. - Ban hành qui tắc đạo đức về việc nghiêm cấm nhà quản lí thông đồng, nhận hoa hồng hoặc các lợi ích từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện phải xử lí nghiêm khắc. 19. Người không có thẩm quyền vẫn đề nghị mua hàng được. - Phân công cụ thể cho người quản lí kho chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng 9. Người quản lý kho gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà người quản lý kho sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan - Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. - Người quản lý chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được quản lí kho ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng kế toán và người quản lý kho để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh Trang 5 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng đến khoản mua hàng hư cấu đó. toán sau đó. - Các nhân viên trong cửa hàng sẽ thay phiên nhau kết hợp cùng người quản lý kho kiểm tra về số lượng, chất lượng của lô hàng trong mỗi lần nhập hàng về. 2. Nhận hàng hóa 1. Hàng thiếu, kém chất lượng vẫn được nhập kho. - Mỗi lần hàng về nhập kho, người quản lí kho sẽ kết hợp với 1 nhân viên phục vụ để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng. - Nhân viên phục vụ này sẽ được hoán đổi thường xuyên để tránh sự thông đồng trong mỗi lần nhập kho hàng hóa. - Trách nhiệm mỗi lần nhập kho thuộc về nhân viên và người quản lí kho. - Lập biên bản nhận hàng khi đã đảm bảo rằng hàng được giao đúng chất lượng, số lượng, qui cách, mẫu mã,… và được lập thành nhiều liên để dễ dàng đối chiếu. 2. Nhà cung cấp giao hàng quá hạn. - Nhà quản lí trao đổi với nhà cung cấp để xác định thời gian giao hàng trễ trong dự kiến và thỏa thuận các điều khoản phạt trong hợp đồng cho hợp lí nếu vi phạm. 3.Bảo quản hàng 1. Hàng trong kho bị tham ô hoặc thất thoát. - Người quản lí thực hiện kiểm kê đột xuất đối với hàng tồn kho và đối chiếu với sổ sách theo dõi của người quản lí kho. - Gắn trách nhiệm trực tiếp vấn đề liên quan đến hàng tồn kho cho người quản lí kho. 2. Trộm cắp, biển thủ hàng. - Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, kho phải có ổ khóa. Qui định người quản lí kho trước khi ra về phải khóa kho cẩn thận. - Đề cao tính chính trực của nhân viên, tăng cường việc kiểm tra. Trang 6 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng 3. Hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng. - Nhà quản lí và quản lí kho cần phải kiểm tra định kì để phát hiện kịp thời các mặt hàng này và có biện pháp xử lí phù hợp. 4. Kiểm kê hàng hóa 1. Mượn hàng từ bên ngoài để làm tăng số lượng hàng để làm tăng số lượng hàng trong kho ở thời điểm kiểm kê sau đó trả lại khi kiểm kê kết thúc. - Ngoài kiểm kê định kì còn kết hợp với kiểm kê đột xuất để hạn chế rủi ro này. 2. Ngụy tạo hàng bằng hộp hàng rỗng. - Khi kiểm kê cần phải mở bao bì để kiểm kê ngẫu nhiên. 3. Người quản lí kho cố tình sắp xếp hành không theo trật tự để gây khó khăn cho việc kiểm kê. - Quản lí kho sắp xếp ngăn nắp hàng trong kho. 5. Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng, lưu trữ và bảo quản chứng từ 1. Các khoản chi phí được tính vào giá gốc không đúng. - Lập bảng liệt kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo qui định của chuẩn mực kế toán. 2. Hóa đơn, chứng từ dùng để ghi sổ không đúng giá trị. - Kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán. 3. Nghiệp vụ mua hàng bị ghi sổ kế toán - Ghi định khoản trên hóa đơn mua hàng. - Trách nhiệm ghi sổ kế toán thuộc về nhân viên kế toán. Trang 7 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng sai. 4. Kế toán ghi nghiệp vụ mua hàng bị sai giá trị, sai kì. - Kế toán kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. - Qui định kì ghi sổ kế toán. 5. Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị. - Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn ghi đúng giá trị, số lượng và hợp lệ, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng. 6. Thất lạc giấy đề nghị mua hàng. - Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và được giao cho người quản lí kho bảo quản để dễ dàng nhận ra khi giấy đề nghị mua hàng bị thất lạc và có biện pháp xử lí phù hợp. 7. Thất lạc đơn đặt hàng - Đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng để dễ dàng nhận ra khi đơn đặt hàng bị thất lạc và có biện pháp xử lí phù hợp. - Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng được in sẵn - Đơn đặt hàng được lập thành nhiều liên để dễ dàng đối chiếu. 8. Đã thực sự đặt hàng nhưng sau đó cố ý xóa dấu vết của nghiệp vụ mua hàng nhằm biển thủ hàng. - Đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng để dễ dàng nhận ra khi đơn đặt hàng bị thất lạc và có biện pháp xử lí phù hợp. - Đơn đặt hàng phải được bảo quản cẩn thận. - Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng được in sẵn. - Đơn đặt hàng được lập thành nhiều liên để dễ dàng đối chiếu. 9. Nhân viên tìm cách xóa hàng tồn kho khỏi sổ sách, sửa đổi sổ sách - Kế toán và quản lí kho phải cất giữ và bảo quản cẩn thận các sổ sách theo dõi về hàng hóa. - Trách nhiệm bảo quản sổ sách trong kho theo dõi về tình hình hàng hóa trong kho thuộc về người Trang 8 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng ghi chép về hàng tồn kho quản lí kho và trách nhiệm bảo quản sổ sách kế toán thuộc về kế toán. - Các chứng từ liên quan đến việc ghi sổ hàng hóa phải được bảo quản cẩn thận. 10. Có sai sót trên hóa đơn thanh toán dẫn đến ghi sổ sai. - Đối chiếu với các chứng từ liên quan trước khi ghi sổ kế toán. - Nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lí sớm. 6. Thanh toán với nhà cung cấp 1. Thanh toán nhiều lần cho 1 bộ chứng từ mua hàng. - Những chứng từ sau khi sử dụng để thanh toán thì phải được đóng dấu “đã thanh toán” số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại. 2. Trả tiền nhầm cho nhà cung cấp. - Người kí duyệt chứng từ chi( kế toán và nhà quản lí) phải kiểm tra, đối chiếu các chứng từ như: Hóa đơn, biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng. Xem các chứng từ này có khớp với nhau hay không. 3. Trả tiền nhầm lô hàng, nhầm giá so với giá đã thỏa thuận. - Người kí duyệt chứng từ chi( kế toán và nhà quản lí) phải kiểm tra, đối chiếu các chứng từ như: Hóa đơn, biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng. Xem các chứng từ này có khớp với nhau hay không. 4. Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả cho nhà cung cấp. - Trước khi đặt hàng cần phải có bảng kế hoạch rõ ràng về chất lượng, số lượng hàng hóa cũng như kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp. - Theo dõi định kì công nợ phải trả, kế hoạch tiền mặt. 5. Nhân viên nộp chứng từ giả mạo để yêu cầu đơn vị - Tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ. - Trước khi duyệt chứng từ chi, cần phải đối chiếu Trang 9 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng thanh toán. với các chứng từ liên quan xem các chứng từ nhân viên yêu cầu thanh toán có khớp và hợp lệ không. - Tách biệt các chức năng trong quá trình mua hàng. - Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng trên các đơn đặt hàng, phiếu đề nghị mua hàng, biên bản giao nhận, được lập thành nhiều liên và được bảo quản cẩn thận. 6. Thanh toán tiền trễ cho nhà cung cấp ( quá thời hạn thanh toán) - Kế toán lưu vào hồ sơ các hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự các thời hạn thanh toán. - Hằng ngày, chọn danh sách những khoản phải trả đến hạn thanh toán và lập chứng từ thanh toán. 7. Nhà cung cấp gửi hóa đơn tới 2 lần. - Đối chiếu số hóa đơn với những hóa đơn đã nhận được. -Các hóa đơn đã trả tiền được đánh dấu “đã thanh toán” tránh trả tiền 2 lần cho cùng 1 hóa đơn. 2. Chi phí dich vụ mua ngoài 1. Dùng một hóa đơn để thanh toán nhiều lần với mục đích biển thủ số tiền thanh toán. - Các hóa đơn dịch vụ mua ngoài như hóa đơn tiền điện, nước sau khi được trình lên nhà quản lí để phê duyệt phiếu chi thì nhà quản lí phải đóng dấu “Đã thanh toán”. 3.Chi phí tiền lương 1. Chi lương không đúng theo bảng lương - Phê duyệt trước khi chi lương - Khi nhân viên nhận lương thì phải kí vào bảng lương. 4. Chi phí khấu hao TSCĐ. -Tính toán giá trị khấu hao TSCĐ sai, trích khấu hao không đúng. - Tính khấu hao thích hợp cho từng TSCĐ: + Xác định số năm sử dụng để tiến hành khấu hao TSCĐ căn cứ theo qui định của pháp luật và chính sách TSCĐ của đơn vị. + Thiết lập thời điểm bắt đầu tính khấu hao TSCĐ Trang 10 [...]... cửa hàng tạp hóa tự chọn: Trang 23 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng Đây là những yếu tố của cửa hàng có thể ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Dưới đây là đánh giá về môi trường kiểm soát nội bộ trong cửa hàng tự chọn mà chúng em tìm hiểu:... lập Cửa hàng có chính sách thưởng Trang 24 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng phạt rõ ràng tạo điều kiện cho nhân viên có động lực hơn để làm việc 1 cách có hiệu quả - Vai trò của môi trường kiểm soát là rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, là nền tảng, điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng , một môi trường kiểm soát mạnh có thể phát huy hiệu qủa,... thiết bị điện, Trang 11 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng - Thiết lập cơ chế tự kiểm tra, hay nói cách khác mọi việc làm của nhân viên đều có sự kiểm tra, giám sát Việc làm này có thể do quản lí thực hiện hoặc có thể phân công cho các nhân viên kiểm tra lẫn nhau để hạn chế sự sai sót cũng như gian lận trong công việc II KSNB liên quan đến doanh thu: 1 Nội dung các khoản... bán bị trả lại - Phải có sổ theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp để tránh trường hợp nhân viên sử dụng hóa đơn giả để xét duyệt thanh toán Trang 21 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng IV Kiểm soát nội bộ liên quan đến TSCĐ hữu hình: 1 Nội dung của TSCĐ hữu hình: TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do cửa hàng nắm giữ để sử dụng cho hoạt động kinh doanh,... Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ hữu hình là nhằm hạn chế tối đa các rủi ro giúp cho cửa hàng hoạt động hiệu quả, tránh các mất mát, biển thủ, chiếm dụng tài sản 2 Kiểm soát nội bộ về TSCĐ: Khoản mục Rủi ro 1.Đầu tư TSCĐ 1 Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của cửa hàng 2 Mua TSCĐ không cần thiết hoặc mua với giá cao 2.Sử dụng TSCĐ Kiểm soát nội bộ - Sau khi lựa chọn nhà... đặt hàng, biên bản giao nhận,… - Toàn bộ chứng từ thanh toán được lưu trữ lại - Nhân viên sau khi nhận được tiền lương phải kí vào bảng tiền lương đã được lập Trang 20 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng 3 Số dư tiền - Thủ quỹ phải kiểm kê tiền cuối mỗi ngày và đối chiếu với sổ sách kế toán - Kiểm kê quỹ định kỳ và đột xuất - Tiền mặt tại quỹ chưa kịp gửi ngân hàng cần được... khách hàng để khách hàng có thể kiểm tra xem việc tính tiền có chính xác hay không + In phiếu thu hoặc hóa đơn giao cho khách hàng và khuyến khích họ lấy phiếu thu hay hóa đơn để kiểm tra, đối chiếu + Máy tính tiền phải có cài đặt mật khẩu - Nhân viên thu ngân (quản lí) phải có trách nhiệm trong việc thu tiền và bảo quản tiền Trang 18 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang 3 Ghi chép các khoản thu tiền... về việc xác minh tính có thật của các đơn đặt hàng Sau đó nhân viên này mới chuyển cho người có nhà quản lí phê duyệt -Lập hòm thư góp ý để khách hàng phản ánh thái độ làm việc của nhân viên, từ đó tùy sai phạm trừ vào lương của nhân viên Khi xuất kho theo đơn đặt hàng, phải có kèm nhân viên phục vụ kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng xuất kho Trang 13 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang 10 Nhân... Đồng thời cần có 1 đường dây nóng trước quầy thu tiền để khách hàng có thể phản ảnh Nếu như hoạt động của cửa hàng tốt, ta có thể trang bị thêm 1 máy kiểm tiền giả để có thể hạn chế được rủi ro thu tiền giả từ khách hàng mà không biết Trang 16 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang - - III GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng Cần có thêm 1 nhân viên giữ xe cho khách để khách hàng có thể yên tâm mua hàng Nâng cao... chu trình sẽ ảnh hưởng đến khoản mục tiền Các nghiệp vụ liên quan, ảnh hưởng đến khoản mục tiền * Thu tiền: Trang 17 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng - Thu được từ bán hàng thu tiền ngay - Thu nợ khách hàng * Chi tiền: - Chi mua hàng, trả cho nhà cung cấp - Chi mua công cụ, dụng cụ - Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, internet, xăng dầu….) - Chi trả lương cho . tăng cường việc kiểm tra. Trang 6 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng 3. Hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng. - Nhà quản lí và quản lí kho cần phải kiểm tra định kì. thiết bị điện, Trang 11 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường Nguyễn Hưng - Thiết lập cơ chế tự kiểm tra, hay nói cách khác mọi việc làm của nhân viên đều có sự kiểm tra, giám. cửa hàng tốt, ta có thể trang bị thêm 1 máy kiểm tiền giả để có thể hạn chế được rủi ro thu tiền giả từ khách hàng mà không biết. Trang 16 Kiểm soát nội bộ cửa hàng Minh Trang GVHD: Thầy Đường