-1- CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP -2- 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.1 Khái niệm: 1.1.1.3 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Kiểm sốt nội q trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây:  Báo cáo tài đáng tin cậy  Các luật lệ quy định tuân thủ  Hoạt động hữu hiệu hiểu Trong định nghĩa trên, bốn nội dung trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng hiểu sau:  Kiểm sốt nội q trình  Kiểm soát nội thiết kế vận hành người  Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý,  Các mục tiêu kiểm soát nội bộ: * Đối với báo cáo tài chính, kiểm sốt nội phải đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy * Đối với tính tn thủ, kiểm sốt nội trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định * Đối với mục tiêu hữu hiệu hiểu hoạt động, kiểm soát nội giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiểu nguồn lực 1.1.2 Các phận cấu thành Hệ thống kiểm sốt nội 1.1.2.1 Mơi trường kiểm soát Phản ánh sắc thái chung đơn vị tạo tảng cho cấu phần khác hệ thống kiểm sốt nội thơng qua việc thiết lập sách kiểm sốt cơng ty Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt là: * Tính trực giá trị đạo đức doanh nghiệp * Năng lực chuyên môn cán nhân viên doanh nghiệp -3- * Sự hữu chất lượng hội đồng quản trị ủy ban kiểm toán doanh nghiệp * Triết lý kinh doanh phong làm việc ban lãnh đạo doanh nghiệp * Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp * Công tác phân công quyền hạn trách nhiệm doanh nghiệp * Các sách thủ tục nguồn nhân lực doanh nghiệp 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro Nhận biết phân tích rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh công ty Dù cho quy mơ, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, cơng ty bị tác động rủi ro xuất từ yếu tố bên bên ngồi Do đó, hệ thống kiểm sốt nội cần có phần xác định rủi ro * Xác định mục tiêu đơn vị * Nhận dạng rủi ro * Phân tích đánh giá rủi ro 1.1.2.3 Hoạt động kiểm sốt Tồn sách thủ tục thực nhằm trợ giúp Ban Giám Đốc công ty phát ngăn ngừa rủi ro để đạt mục tiêu kinh doanh  * Phân chia trách nhiệm đầy đủ * Kiểm soát trình xử lý thơng tin nghiệp vụ * Kiểm tra độc lập việc thực * Phân tích sốt xét lại việc thực 1.1.2.4 Thơng tin truyền thông : Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh chuyển giao kết cơng ty, cho phép nhân viên cấp quản lý thực tốt nhiệm vụ 1.1.2.5 Giám sát Là trình đánh giá tính hiệu hệ thống kiểm sốt nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm sốt có vận hành cách trơn chu, hiệu -4- Bảng 1: Bảng tóm tắt phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Bộ Nội dung chủ yếu Các nhân tố phận Tạo sắc thái chung ổ - Tính trực giá trị đạo đức t Môi trường chức; chi phối đến ý thức kiểm soát - Đảm bảo lực kiểm người tổ chức; - Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm soát tảng cho tất phận toán c kiểm soát nội - Triết lý quản lý v phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Phân định quyền hạn v trách nhiệm - Chính sách nhân Đơn vị phải nhận biết đối phó Đánh giá rủi với rủi ro cách thiết - Xác định mục tiêu đơn vị lập mục tiêu tổ chức hình - Nhận dạng rủi ro ro thành chế để nhận dạng, - Phân tích đánh giá rủi ro phân tích đánh giá r i ro liên ủ quan Các sách thủ tục để - Phân chia trách nhiệm đầy đủ Hoạt động giúp đảm bảo thị - Kiểm soát trình xử lý thơng kiểm nhà quản lý thực có tin sốt hành động cần thiết rủi - Kiểm soát vật chất ro nhằm thực mục tiêu - Kiểm tra độc lập việc thực đơn vị - Phân tích sốt xét l i việc thực Thông tin Hệ thống đựoc thiết lập để - Hệ thống thông tin bao gồm hệ thành viên đơn vị có khả thống thơng tin kế tốn phải đảm truyền nắm bắt trao đổi thông tin bảo chất lượng thông tin thông cần thiết cho việc điều hành, quản - Truyền thông bảo đảm kênh -5- trị kiểm sốt hoạt động thơng tin bên bên ngo ài hoạt động hữu hiệu Giám sát Tồn quy trình hoạt động phải - Giám sát thường xuyên giám sát điều chỉnh cần - Giám sát định kỳ thiết Hệ thống phải có khả phản ứng động, thay đổi theo yêu cầu môi trường bên bên 1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng Hệ thống kiểm soát nội + Những hạn chế xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai dẫn cấp báo cáo cấp dưới… + Khả đánh lừa, lẫn tránh nhân viên thông qua thông đồng với hay với phận bên đơn vị + Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý đến nghiệp vụ khơng thường xun, sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua + Yêu cầu thường xuyên hết người quản lý chi phí bỏ cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây + Ln có khả cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng + Điều kiện hoạt động đơn vị thay đổi nên dẫn tới thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp… 1.1.4 Các mục tiêu kiểm sốt nội bộ: Có mục tiêu mà cấu trúc kiểm soát nội phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót sổ Nhật ký sổ sách Cơ cấu kiểm sốt nội cơng ty phải đầy đủ để cung cấp đảm bảo hợp lý là: Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có hợp lý (tính có hợp lý): Chỉ ghi chép nghiệp vụ kinh tế có thực Cơ cấu kiểm sốt nội -6- khơng thể cho phép việc ghi vào nghiệp vụ không tồn nghiệp vụ giả vào sổ Nhật ký sổ sách kế toán khác Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn (sự phê chuẩn) Trước thực hoạt động phải đảm bảo chúng phê chuẩn hợp lệ Nếu nghiệp vụ kinh tế không phê chuẩn xảy ra, dẫn đến nghiệp vụ lừa đảo, ảnh hưởng làm lãng phí phá hoại tài sản cơng ty Các nghiệp vụ kinh tế có phải ghi sổ (tính đầy đủ) Khơng loại bỏ, giấu bớt nghiệp vụ phát sinh Các thể thức công ty phải ngăn ngừa gạt bỏ nghiệp vụ kinh tế sổ sách Các nghiệp vụ kinh tế phải đánh giá đắn (sự đánh giá) Khơng để xảy sai phạm tính tốn, áp dụng sách kế tốn Một cấu kiểm soát nội đầy đủ gồm thể thức để tránh sai số tính tốn ghi sổ số tiền nghiệp vụ giai đoạn khác trình ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phải phân loại đắn (sự phân loại) Đảm bảo số liệu phân loại theo sơ đồ tài khoản đơn vị, ghi nhận vào loại sổ kế toán liên quan Quá trình phân loại đắn tài khoản phù hợp với cấu tài khoản công ty phải thực sổ nhật ký báo cáo tài trình bày đắn Các nghiệp vụ kinh tế phải đươc phản ánh lúc, kịp thời ( thời hạn) Việc ghi nhận doanh thu, chi phí kỳ, kịp thời cung cấp thơng tin kế tốn, tài cho nhà quản lý cần thiết Việc ghi sổ nghiệp vụ kinh tế trước sau chúng xảy làm tăng khả bỏ qn khơng ghi sổ nghiệp vụ khả ghi sổ với số tiền khơng xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy vào lúc cuối kỳ báo cáo tài bị sai Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đắn vào sổ phụ tổng hợp xác (q trình chuyển sổ tổng hợp) Số liệu kế toán phải ghi vào sổ đắn, tổng hợp xác, giúp phản ánh tình hình tài kết kinh doanh đơn vị Trong nhiều trường hợp, nghiệp vụ cá lẻ phải tổng hợp tính tổng cộng trước chúng ghi vào sổ nhật ký Sau -7- đó, từ sổ nhật ký chuyển qua Sổ tổng hợp Sổ tổng hợp dùng để lập báo cáo tài Khơng cần biết đến phương pháp dùng để nhập nghiệp vụ vào Sổ phụ để tổng hợp nghiệp vụ, trình kiểm sốt đầy đủ cần thiết để đảm bảo q trình tổng hợp xác 1.1.5 Các phương pháp mơ tả Hệ thống kiểm sốt nội 1.1.5.1 Bảng tường thuật: Là mô tả văn hệ thống kiểm soát nội đơn vị Tài liệu thường dùng phối hợp với tài liệu khác kiểm soát nội 1.1.5.2 Bảng câu hỏi: Là bảng liệt kê gồm nhiều câu hỏi chuẩn bị trước trình kiểm sốt lĩnh vực, kể mơi trường kiểm soát Trong hầu hết trường hợp, bảng câu hỏi thiết kế dạng trả lời “Có”, “Khơng”, “Khơng áp dụng” Câu trả lời “Có” thường quy ước biểu thị tình trạng kiểm sốt tốt; ngược lại câu trả lời “Không” cho thấy yếu kiểm sốt nội bộ, sai sót tiềm tàng có khả phát sinh 1.1.5.3 Lưu đồ: Là hình vẽ biểu thị hệ thống thơng tin kế tốn hoạt động kiểm sốt có liên quan ký hiệu quy ước 1.2 Kiểm sốt nội chu trình chi phí Chu trình chi phí gồm nghiệp vụ kế tốn ghi nhận kiện phát sinh lên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ toán cho nhà cung cấp Có bốn kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình chi phí Đó là: Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu Xác định nghĩa vụ toán Doanh nghiệp tốn tiền -8- CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CƠNG TY YẾN SÀO KHÁNH HỒ -9- 2.1 Khái qt chung Công Ty 2.1.1 Giới thiệu khái quát Cơng Ty 2.1.1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty Cơng ty Yến Sào Khánh Hồ Doanh nghiệp Nhà nước thành lập theo định số 78/QĐ-UB ngày 16/01/1993 UBND Tỉnh Khánh Hoà Điện thoại : 84 – 58 822472 Fax : 84 – 58 829267 Giấy phép : 78/QĐ – UB Loại hình : Doanh nghiệp Nhà nước + Sự phát triển: Cuối năm 2001, Công Ty tiếp nhận Trại Dừa Cam Thịnh Năm 2002 công ty tiến hành xây dựng phân xưởng chế biến Xơ Dừa Tháng 09/2002 Công ty khởi công xây dựng Nhà máy Nước Giải Khát Cao Năm 2004, hình thành Trung Tâm D ịch Vụ Du Lịch Sanest Tourist chuyên hoạt động lĩnh vực du lịch 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 2.1.1.2.1 Chức Công Ty Yến Sào Khánh Hoà Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất kinh doanh với chức sau:  Quản lý, khai thác, chế biến kinh doanh xuất nhập trực tiếp sản phẩm …  Thu mua, gia công chế biến, kinh doanh xuất - nhập hàng nông thuỷ sản loại, vật liệu công cụ phục vụ sản xuất… 2.1.1.2.2 Nhiệm vụ  Sản xuất kinh doanh theo mục tiêu ngành nghề đăng ký  Thực tốt nhiệm vụ nghĩa vụ Nhà Nước giao  Thực tốt sách cán bộ, chế độ tài chính, lao động tiền lương… 2.1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản suất kinh doanh công ty 2.1.1.3.1 Các nhân tố bên - 10 - 2.1.1.3.1.1 Cơ chế quản lý Với việc áp dụng chế quản lý theo kiểu chức từ xuống dưới, việc thực sản xuất kinh doanh thực đồng quán, tạo hiệu cao công việc 2.1.1.3.1.2 Chính Sách chế độ người lao động Do có sách tiền lương, phụ cấp, khen thưởng lãnh đạo công ty quan tâm mức nhằm đem lại cho người lao động mức thu nhập tương xứng kết lao động 2.1.1.3.2 Các nhân tố bên 2.1.1.3.2.1 Điều kiện tự nhiên Tình hình thời tiết năm vừa qua có thay đổi bất thường gây hư hỏng máy móc, trang thiết bị dụng cụ khai thác 2.1.1.3.2.2 Nhân tố kinh tế Công đổi bước qua tuổi 20, kinh tế thị trường có quản lý Nhà nước thành tựu to lớn Đảng Chính Phủ đề hàng loạt sách kinh tế, sách giá cả, sách tiền tệ, sách giải cơng ăn việc làm cho người lao động khuyến khích Doanh nghiệp chủ động phát triển dựa lực 2.1.1.3.2.3 Yếu tố mơi trường pháp lý Việt Nam tự hào quốc gia có ổn định trị so với nước khu vực nước giới Đã tạo môi trường kinh doanh thuận lợi thu hút nhà đầu tư nước 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty Cơ cấu quản lý Trong Cơng ty, mối quan hệ Giám Đốc , Phó Giám Đốc phòng ban đơn vị quan hệ trực tuyến, quan hệ phòng ban với sở sản xuất quan hệ chức nhiệm vụ - 68 - 3.1.2.1 Nội dung Bảng 10: Kiểm soát nghiệp vụ mua hàng Hoạt động kiểm soát Mua hàng tồn kho Về mặt - Về việc ủy quyền: ủy quyền Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh xét Doanh ủy quyền mua hàng hoá duyệt - Về việc xét duyệt: + Giám Đốc Công Ty người có thẩm quyền xét duyệt, ph ê chuẩn mua hàng hố dịch vụ hay khơng Việc xét duyệt thể qua chữ ký Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc quyền phê chuẩn việc mua hàng Giám Đốc vắng việc ủy quyền thể Mua dịch vụ - Về viêc ủy quyền: Phòng Tổng Hợp/ Phòng Kinh Doanh ủy quyền mua - Về việc xét duyệt : + Giám Đốc Công Ty người có thẩm quyền xét duyệt, ph ê chuẩn mua dịch vụ hay không Việc xét duyệt thể qua chữ ký Phó Giám Đ ốc Kinh Doanh Phó Giám Đốc Kỹ Thuật quyền phê chuẩn việc mua hàng Giám Đốc vắng việc ủy quyền thể văn văn với đầy đủ chữ ký với đầy đủ chữ ký người người ủy quyền người ủy quyền người ủy ủy quyền để làm pháp lý quyền để làm pháp lý Phân chia - Có độc lập, khơng có kiêm nhiệm chức vụ trách phận mua hàng (Phòng Kinh nhiệm Doanh Phòng Tổng Hợp) với Phòng Kế Hoạch Tài Vụ, phận độc lập với - Có độc lập Kế tốn vật tư kho hàng Khi hàng hoá chuyển đến, phận nhận h àng đối chiếu kiểm tra số lượng , quy cách, - Có độc lập, khơng có kiêm nhiệm chức vụ phận mua hàng (Phòng Kinh Doanh Phòng Tổng Hợp) với Phòng Kế Hoạch Tài Vụ, phận độc lập với - Cần có tách biệt người ký nhận Hóa Đơn Bán Hàng chứng nhận dịch vụ đ ã - 69 - phẩm chất hàng thực tế nhận cung cấp thực với với Giấy Đề Xuất, Đ Đặt phận mua hàng (Phịng Kinh ơn Hàng … để đảm bảo hàng hố Doanh Phòng Tổng Hợp) nhận theo yêu cầu cam kết Về mặt - Hàng hoá chuyển đến công ty bảo vệ tài kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất Để sản hàng hóa nhận theo đặt hàng - Bộ phận nhận dịch vụ ký nhận nhận dịch vụ Hoá Đơn Bán Hàng c a Nhà ủ cung cấp - Cần lập Báo cáo nhận hàng, ghi Khi nhận hàng hoá, phận nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng số hàng thực tế nhận - Các Bộ Phận liên quan: Phòng Kinh Doanh/ Phòng Tổng Hợp (bộ phận mua hàng), Kế Tốn rõ loại hình dịch vụ nhận số thông tin li n quan ê khác - Báo Cáo Nhận Hàng cần lập thành 04 liên: Vật Tư (người lập Phiếu Nhập Kho) Bộ Phận Nhận H àng cần phải kiểm tra hàng cách độc lập Về mặt Giấy đề xuất êm sử dụng - Giấy đề xuất cần lập th chứng từ liên : Tờ trình Được phận yêu Giấy đề xuất - Giấy đề xuất cần lập th êm liên Tờ trình cầu trực tiếp lập Tờ Trình với Giấy đề xuất gửi lên Phòng Kế Hoạch Tài Vụ Và Ban Giám Đốc xem xét ký duyệt - Tờ trình lập hàng hố, vật tư có giá trị lớn - Hàng hố mua vào có giá tr ị - Được phận yêu cầu trực tiếp lập Tờ Trình với Giấy đề xuất gửi lên Phòng Kế Hoạch Tài Vụ Và Ban Giám Đốc xem xét ký duyệt - Tờ trình lập dịch vụ có giá trị lớn nhỏ thì khơng c lập Tờ - Dịch vụ mua vào có giá trị nhỏ ần trình thì khơng cần lập Tờ trình Phiếu báo giá: Phiếu báo giá: - 70 - - Phiếu báo giá lấy từ nh - Phiếu báo giá lấy từ nh à cung cấp cung cấp Đơn đặt hàng: - Đơn đặt hàng lập Phiếu báo giá phê duyệt Ban Giám Đốc - Đơn đặt hàng cần lập tất hàng hoá mua, - Đơn đặt hàng lập lựa Đơn đặt hàng: - Đơn đặt hàng lập Phiếu báo giá phê duyệt Ban Giám Đốc - Đơn đặt hàng cần lập tất dịch vụ, - Đơn đặt hàng lập lựa chọn nhà cung cấp thích hợp từ danh sách nhà cung cấp chấp nhận - Đơn đặt hàng cần lập thành liên, Hợp đồng: - Hợp đồng lập dựa chọn nhà cung cấp thích hợp từ danh sách nhà cung cấp chấp nhận - Đơn đặt hàng cần lập thành liên, Hợp đồng: - Hợp đồng lập dựa Đơn đặt hàng đồng ý Nhà cung cấp - Hợp đồng lập hàng mua với số lượng giá trị lớn đặc thù - Hợp đồng lập sau thoả thuận điều khoản Đơn đặt hàng đồng ý Nhà cung cấp - Hợp đồng lập dịch vụ có giá trị lớn đặc thù - Hợp đồng lập sau thoả thuận điều khoản đạt thống đạt thống bên, có đầy đủ chữ ký Giám Đốc công ty đại diện pháp lý bên bán Bộ chứng từ toán: - Bộ chứng từ mà phận kế tốn dùng để theo dõi khoản bên, có đầy đủ chữ ký Giám Đốc công ty đại diện pháp lý bên bán Bộ chứng từ toán: - Bộ chứng từ mà phận kế toán dùng để theo dõi khoản phải trả người bán cần đầy đủ phải trả người bán cần đầy đủ hơn: hơn: + Giấy đề xuất + Giấy đề xuất (bộ phận u cầu + Tờ trình (nếu có) gửi) + Phiếu báo giá + Tờ trình (nếu có) - 71 - + Đơn đặt hàng + Hợp đồng mua bán (nếu có), + Phiếu báo giá + Đơn đặt hàng + Báo cáo nhận hàng + Giấy đề nghị nhập kho (bộ phận nhận hàng gửi) + Phiếu nhập kho (đã đánh số trước) + Giấy đề nghị toán / Giấy đề nghị chuyển khoản + Hợp đồng mua bán (nếu có), + Báo cáo nhận hàng + Giấy đề nghị toán / Giấy đề nghị chuyển khoản + Hoá đơn bán hàng Như vậy, Phịng Kế Hoạch Tài Vụ theo dõi chặt chẽ + Hố đơn bán hàng Như vậy, Phịng Kế Hoạch Tài Vụ theo dõi chặt chẽ từ bắt đầu đến có đ ược hàng hoá, đảm bảo việc ghi sổ đắn nghiệp vụ mua hàng - Trước ghi nhận khoản phải từ bắt đầu đến có đ ược hàng hoá, đảm bảo việc ghi sổ đắn nghiệp vụ mua hàng - Trước ghi nhận khoản phải trả người bán làm thủ tục tốn kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng trả người bán làm thủ tục từ gốc đảm bảo việc ghi tốn kế tốn tiến hành đắn ngiệp vụ mua dịch vụ kiểm tra, đối chiếu chứng từ mua hàng, kiểm tra số lượng , mẫu mã Hoá đơn bán hàng bên nhà cung cấp cách so sánh với thơng tin báo cáo nhận hàng, đảm bảo việc ghi đúng, ghi đủ 3.1.2.2 Hiệu quả: Thực kiểm soát chặt chẽ việc lựa chọn nhà cung cấp khơng giúp mua hàng hố, dịch vụ tốt, giá phù hợp mà ngăn chặn phận mua hàng nhà cung cấp thông đồng với kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp Một số thủ tục kiểm sốt mà cơng ty cần áp dụng thêm với hoạt động kiểm soát có sẵn cơng ty để kiểm sốt tốt hoạt động mua hàng - 72 - 3.2 Biện Pháp 2: TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THAN TOÁN TRONG CHU H TRÌNH CHI PHÍ TẠI CƠNG TY 3.2.1 Quy trình xử lý nghiệp vụ toán tiền mặt Giải thích:  Kế tốn cơng nợ: Sau nhận chứng từ liên quan đến việc mua hàng từ phân chuyển đến bao gồm:  Giấy đề xuất  Tờ trình (nếu có)  Phiếu báo giá  Đơn đặt hàng  Hợp đồng (nếu có)  Báo cáo nhận hàng  Giấy đề nghi nhập kho  Phiếu nhập kho  Hoá đơn bán hàng Kế toán cơng nợ kiểm tra chứng từ, phân tích số liệu, định khoản … Kế toán tiến hành ghi nhận khoản công nợ phải trả người bán, chuyển chứng từ sang cho kế toán toán nhà cung cấp gửi thơng báo tốn theo đạo kế hoạch toán cho nhà cung cấp Ban Giám Đốc  Nhận 01 liên phiếu chi từ thủ quỹ tiến hành lập Bảng tổng hợp chứng từ toán ghi nhận hoá đơn mua hàng ghi nhận trước tốn Sau đó, kế tốn cơng nợ chuyển phiếu chi cho kế toán tổng hợp  Kế toán tốn: Nhận chứng từ kế tốn cơng nợ chuyển sang, tiến hành xem xét, kiểm tra tính hợp lệ chứng từ chữ ký, tính toán so sánh, đối chiếu số tiền … Căn vào chứng từ viết phiếu chi (3 liên) ghi rõ nội dung chi tiền, trình phiếu chi cho Kê Toán Trưởng ký duyệt  Giám đốc Kế Toán Trưởng: Nhận phiếu chi chứng từ kế toán toán chuyển đến, tiến hành kiểm tra đối chiếu phiếu chi chứng từ Kế Toán Trưởng Giám Đốc ký vào phiếu chi, Phiếu Chi hợp - 73 - lệ phải phiếu phê chuẩn Giám Đốc Và Kế Toán Trưởng Sau phê chuẩn, Phiếu Chi chuyển sang cho thủ quỹ để làm thủ tục chi tiền toán  Thủ quỹ: Nhận Phiếu Chi Giám Đốc Và Kế Toán Trưởng ký duyệt, Thủ Quỹ kiểm tra lại phê chuẩn Phiếu Chi Nếu đảm bảo tính hợp lý, Thủ Quỹ tiến hành chi tiền Khi chi tiền, Thủ Quỹ ghi rõ số tiền chi chữ yêu cầu người nhận tiền ký xác nhận vào Phiếu Chi Thủ Quỹ tiến hành ghi vào Sổ quỹ sau chuyển liên Phiếu Chi cho kế tốn cơng nợ liên cịn lại với chuyển lại cho Kế Toán Thanh Toán để ghi sổ  Kế Toán Tổng Hợp: Nhận chứng từ gốc liên quan đến mua hàng chứng từ kế toán viên chuyển đến, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, đối chiếu sau thực ý số liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập sổ tài khoản, tiến hành lưu chứng từ vào hồ sơ kế tốn theo q - 74 - Hình 21: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ toán tiền mặt - 75 - 3.2.2 Quy trình xử lý nghiệp vụ toán tiền gửi gửi ngân hàng Hình 22: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ tốn tiền gửi ngân hàng - 76 - Giải thích:  Kế Tốn Cơng Nợ: Sau nhận chứng từ liên quan đến việc mua hàng từ phân chuyển đến bao gồm:  Giấy đề xuất  Tờ trình (nếu có)  Phiếu báo giá  Đơn đặt hàng  Hợp đồng (nếu có)  Báo cáo nhận hàng  Giấy đề nghi nhập kho  Phiếu nhập kho  Hố đơn bán hàng… Kế tốn cơng nợ kiểm tra chứng từ, phân tích số liệu, định khoản … Kế toán tiến hành ghi nhận khoản công nợ phải trả người bán, chuyển chứng từ sang cho kế toán toán nhà cung cấp gửi thơng báo tốn theo đạo kế hoạch toán cho nhà cung cấp Ban Giám Đốc  Kế toán toán: Căn vào chứng từ lập Ủy nhiệm chi (2 liên) ghi rõ nội dung số tiền cần chuyển, tên người nhận, số tài khoản người nhận …trình Ủy nhiệm chi cho Kế Tốn Trưởng Giám Đốc ký duyệt Nhận Ủy nhiệm chi với Phiếu hạch toán chuyển đến tiến hành kiểm tra, đối chiếu kỹ chứng từ Uỷ Nhiệm Chi với Phiếu hạch tốn sau tiến hành nhập phân tích xử lý, kế tốn ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi khoản toán, chuyển Uỷ nhiệm chi, Phiếu hạch toán sang cho Kế Tốn cơng nợ, đồng thời chuy chứng từ gốc sang cho Kế Toán ển Tổng Hợp với báo cáo  Giám Đốc Kế Toán Trưởng: Nhận Uỷ nhiệm chi kèm theo chứng từ kê toán toán chuyển đến, tiến hành kiểm tra đối chiếu Ủy nhiệm chi chứng từ Kế Toán Trưởng Giám Đốc ký vào Ủy nhiệm chi Phiếu Chi chuyển sang cho thủ quỹ đem đến ngân hàng để làm thủ tục nhờ ngân hàng toán cho nhà cung cấp - 77 -  Thủ quỹ: Khi nhận Ủy nhiệm chi ký duyệt Giám Đốc Và Kế Toán Trưởng tiến hành đem Ủy nhiệm chi đến Ngân Hàng mà cơng ty có tài khoản làm thủ tục chuyển khoản toán cho nhà cung cấp Nhận lại liên Ủy nhiệm chi Phiếu Hạch Toán từ ngân hàng chuyển cho Kế Toán Thanh Toán để vào sổ sách báo cáo liên quan  Kế Toán Tổng Hợp: Nhân chứng từ gốc liên quan đến mua hàng chứng từ kế toán viên chuyển đến, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, đối chiếu sau thực thao tác nhập mã bảo vệ, xử lý số liệu lập chứng từ ghi sổ, khoá sổ lập sổ tài khoản, tiến hành lưu chứng từ vào hồ sơ kế toán theo quý 3.2.3 Tổ chức hoạt động kiểm soát nghiệp vụ chi tiền 3.2.3.1 Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền Bảng 11: Bảng Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền Hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát Thanh toán tiền mặt Thanh toán tiền gửi ngân hàng Về việc ủy - Về mặt ủy quyền: quyền Việc chi tiền toán hàng xét duyệt hoá dịch vụ cho nhà cung cấp ủy quyền cho Thủ quỹ chi tiền sau xét duyệt người có thẩm quyền - Ủy quyền: Việc toán cho nhà cung cấp hàng hố, dịch vụ cho nhà cung cấp hình thức chuyển khoản uỷ quyền cho ngân h àng thực sau xét duyệt - Về mặt xét duyệt: Việc xét duyệt, phê chuẩn cho toán thực người là: Giám Đốc công ty Kế Tốn Trưởng - Phó Giám Đ cơng ty có ốc người có thẩm quyền - Về mặt xét duyệt: Việc xét duyệt, ph chuẩn cho ê toán thực người là: Giám Đốc cơng ty Kế Tốn Trưởng - Phó Giám Đốc cơng ty có quyền quyền ký thay cho Giám Đốc trường hợp Giám Đốc vắng thể văn cụ thể ký thay cho Giám Đốc trường hợp Giám Đốc vắng thể văn cụ thểNếu cơng việc kiểm sốt - 78 - Nếu cơng tốn việc mua hàng tốt việc kiểm soát toán việc mua hàng tốt - Có tách biệt hoạt động độc lập người lập Phiếu Chi (Kế Toán Thanh Toán), người xét duyệt phiếu chi (Ban Giám Đốc Kế Toán Trưởng) người làm thủ tục chi tiền - Có tách biệt người lập Uỷ Nhiệm Chi ( Kế Toán Thanh toán) người xét duyệt Uỷ Nhiệm Chi (Ban Giám Đốc Kế Toán trưởng - Phải có tách biệt hoạt động (Thủ Quỹ) - Có hoạt động độc lập cơng việc kế toán toán thủ quỹ - Có hoạt động độc lập cơng việc thủ quỹ kế toán tổng hợp Về việc phân chia trách nhiệm độc lập Kế toán ngân hàng kế Tốn Tổng hợp - Có hoạt động độc lập cơng việc kế tốn cơng nợ kế tốn tổng hợp - Có hoạt động độc lập cơng việc kế tốn cơng nợ kế toán tổng hợp Bảo vệ an Phiếu chi: toàn tài - Được lập dựa chứng từ đầy đủ: sản - Chỉ ký vào phiếu chi Ủy nhiệm chi: - Kế toán viết ủy nhiệm chi dựa chứng từ đầy đủ - Ủy :: nhiệm chi ký sau điền ghi đầy đủ nội dung - Phiếu chi xét duyệt Giám Đốc Kế Toán trưởng - Phiếu chi phải chuyển cho thủ quỹ sau ký duyệt - Cần lưu lại phiếu chi ghi đầy đủ nội dung - Ủy nhiệm chi xét duyệt Giám Đốc Kế Toán trưởng - Ủy nhiệm chi phải gửi đến Ngân Hàng sau ký duyệt - Ủy nhiệm chi phải gửi đến sai ngân hàng nhân viên khác - Thường xuyên có kiểm tra, với kế toán toán đối chiếu kế toán - Cần lưu lại Ủy nhiệm chi ghi sai, - 79 - toán thủ quỹ số tiền bỏ chiếu chi - Kế tốn tốn cơng ty thường xuyên có kiểm tra, đối chiếu với ngân hàng Chứng từ - Bộ chứng từ gốc mà kế toán - Bộ chứng từ gốc mà kế toán căn làm sở toán làm sở toán cần đầy cần đầy đủ bao gồm: đủ bao gồm: + Giấy đề xuất + Giấy đề xuất + Tờ trình (nếu có) + Tờ trình (nếu có) + Phiếu báo giá + Phiếu báo giá + Đơn đặt hàng +Hợp đồng mua bán (nếu có) + Hố Đơn bán hàng + Báo cáo nhận hàng + Giấy đề nghị nhập kho + Phiếu nhập kho + Giấy đề nghị toán + Đơn đặt hàng +Hợp đồng mua bán (nếu có) + Hố Đơn bán hàng + Báo cáo nhận hàng + Giấy đề nghị nhập kho + Phiếu nhập kho + Giấy đề nghi chuyển khoản - Các chứng từ cần khớp nhau, đặc biệt số tiền mua hàng hoá, dịch vụ - Các chứng từ cần kiểm tra, đối chiếu, tính tốn kỹ lưỡng trước có ký duyệt ng ười có thẩm - Các chứng từ cần khớp nhau, đặc biệt số tiền mua hàng hoá, dịch vụ - Các chứng từ cần kiểm tra, đối chiếu, tính tốn kỹ lưỡng trước có ký duyệt người có thẩm quyền quyền Ghi sách tốn s Ghi sổ chi tiết: ổ k + Sổ chi tiết tiền mặt ế + Sổ chi tiết phải trả ng ười bán Bảng tổng hợp chi tiết Lập bảng kê phân loại Ghi chứng từ ghi sổ Ghi sổ Ghi sổ chi tiết: + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết phải trả người bán Bảng tổng hợp chi tiết Lập bảng kê phân loại Ghi chứng từ ghi sổ Ghi sổ - 80 - 3.3 Biện pháp 3: KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ T ỐN TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Mục đích việc kiểm sốt việ ứng dụng chương trình kế toán máy c nhằm ngăn ngừa phát sai sót q trình nhập liệu, xử lý số liệu đễ đảm bảo liệu chuyển xác từ hình thức xử lý tay sang hình thức máy kết xử lý thực xác, hợp lý  Quy trình kiểm sốt xử lý tốt: thực việc kiểm tra xác thơng tin kế tốn q trình xử lý liệu, loại trừ yếu tố bất thường xử lý đảm bảo vận hành hiệu quả, liệu có liên kết với , tập tin liệu xắp xếp theo trình tự …  Kiểm soát đầu đảm bảo cung cấp xác việc xử lý số liệu: kết xuất đảm bảo nội dung thông tin cung cấp hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thơng tin, chuyển giao xác thơng tin đến người sử dụng, đảm bảo cho kết xuất thông tin nhạy cảm công ty… Cho nên em đưa biện pháp tập trung vào khâu kiểm soát nhập liệu nhằm góp phần hồn thiện q trình ứng dụng phần mềm Kiểm soát đầu vào:  Kiểm soát nguồn liệu: * Kiểm tra việc đánh số trước liên tục chứng từ gốc * Kiểm tra phê duyệt chứng từ * Đánh dấu chứng từ sử dụng sau nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng chứng từ để nhập liệu lần vào hệ thống  Kiểm sốt q trình nhập liệu: thơng thường, thủ tục kiểm sốt lập trình kiểm sốt cài đặt sẵn chương trình xử lý nghiệp vụ Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu là: * Kiểm tra nhập liệu * Kiểm tra đầy đủ * Kiểm tra hợp lệ Các thao tác kiểm tra máy thường thể dạng “check box” như: Option, Commbo box, List box kế toán nhập sai, hệ thống tự động báo lỗi - 81 - Tóm lại: Với thủ tục cách thức kiểm sốt chu trình chi phí trình bày đây, cơng ty khắc phục nhiều vấn đề: Không vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm kiểm sốt nội có tách rời phận khn khổ cho phép Thuận lợi cho tất phận liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ theo dõi, kiểm tra lượng hàng thực nhận Bộ chứng từ mà phận kế toán sử dụng để kiểm tra, đối chiếu, theo dõi khoản nợ phải trả người bán đầy đủ, đảm bảo yêu cầu hạch toán, toán hạn kiểm soát tồn q trình mua hàng tốn tiền chu trình Cơng Ty điều hồ tình hình tài mình, làm sở để đảm bảo vững giao dịch buôn bán Đồng thời cịn giúp cơng ty bảo vệ tài sản, đảm bảo kết tài rõ ràng minh mạch Việc tạo lập nhiều liên cho chứng từ luân chuyển hợp lý chúng đến phận liên quan giúp cho tất phận theo dõi trình mua hàng từ lúc bắt đầu kết thúc Nhờ mà phận kiểm tra, giám sát lẫn tồn quy trình nhằm giúp hồn thành tốt nhiệm vụ phận nhiệm vụ chung tồn cơng ty Hơn nữa, việc xây dựng quy chế kiểm sốt nội cơng ty phù hợp với sách, chế độ Nhà Nước quy định ngành, nhằm đảm bảo cho hoạt động công ty tuân thủ nghiêm chỉnh sách, chế độ nhà nước - 82 - KẾT LUẬN Đối với tất doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực, làm để kiểm sốt tốt chi phí hoạt động doanh nghiệp trở thành vấn đề mà nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm Bởi lẽ, quản lý tiết kiệm chi phí cách để kiểm sốt hoạt động doanh nghiệp hiệu Để đạt mục tiêu tất doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa nhỏ tổ chức quản lý theo phương hướng khác để đạt hiệu kinh doanh thiết thực Qua thời gian thực tập Cơng Ty Yến Sào Khánh Hồ, em thấy cơng tác kiểm sốt nội với chu trình chi phí cơng ty thực tương đối tốt Nó tác động tích cực đến việc phát điều chỉnh sai sót cơng tác quản lý cơng tác kế tốn chu trình chi phí cơng ty Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội cơng ty chu trình chi phí hồn thiện cơng ty áp dụng số thủ tục trình bày Trong thời gian thực tập công ty, thân em cố gắng để tìm hiểu nghiên cứu cơng tác kế tốn kiểm sốt chu trình chi phí cơng ty Xuất phát từ thực tế, sở kiến thức học với giúp đỡ tận tình Cơ Nguyễn Thị Hiển, thầy Bộ Mơn Kế Tốn cô chú, anh chị công ty, em hoàn thành đồ án “Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt cho chu trình chi phí Cơng Ty Yến Sào Khánh Hồ“ Qua em hi vọng đóng góp phần cho q trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Tuy nhiên thời gian thực tập có hạn vốn kiến thức cịn hạn chế nên đồ án em khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy bạn để đồ án hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn giúp đỡ Cô Nguyễn Thị Hiển , thầy cô Bộ Mơn Kế Tốn chú, anh chị công ty Nha trang, ngày 12 tháng 11 năm 2007 Sinh viên thực Bùi Thị Mỹ Huyền ... BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CƠNG TY YẾN SÀO KHÁNH HỒ -9- 2.1 Khái qt chung Cơng Ty 2.1.1 Giới thiệu khái qt Cơng Ty 2.1.1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty Cơng ty Yến Sào Khánh Hoà... chức kiểm soát hoạt động kinh tế chu trình chi phí cơng ty Qua tìm hiểu quy trình, nghiệp vụ, phương thức, biện pháp kiểm soát hoạt động mua hàng, ghi nhận nợ, tốn chu trình chi phí cơng ty, ta... Nước Yến Thuế GTGT Thu tiền tạm ứng Khách hàng trả nợ Chi cấp vốn cho Nhà máy Chi cấp vốn cho TT DV Du Lịch Chi cấp vốn cho Trại Dừa Chi trả nợ người bán Chi tạm ứng cho nhân viên công ty Chi phí