CHƯƠNG 5: CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN NỘI DUNG  Mục đích: Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án và các qui trình quản lý chi phí.  Nội dung:  Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên  Ước lượng chi phí  Dự toán ngân sách cho các chi phí  Kiểm soát chi phí GIỚI THIỆU  Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí  Trong các dự án CNTT, hồ sơ theo dõi về việc đạt được mục đích về giá cả thường kèm hiệu quả.  Khảo sát: Hầu hết các dự án đều có chi phí trung bình vượt mức dự toán ban đầu. Ở Mỹ, năm 1995 là 189% và năm 2001 là 145% (nghiên cứu của CHAOS).  Ở Mỹ, các dự án bị hủy làm tiêu tốn 81 tỷ đô la (năm 1995). GIỚI THIỆU  Khái niệm quản lý chi phí dự án  Chi phí là tài nguyên được đưa vào sử dụng, tiêu hao, kết chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi. o Chi phí cần được tính toán trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. o Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.  Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong điều kiện cho phép của ngân sách. GIỚI THIỆU  Quy trình quản lý chi phí dự án  Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án.  Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án.  Dự toán chi phí: phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một đường mức cơ sở (Base line) cho việc đo lường việc thực hiện  Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án. LẬP KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN TÀI NGUYÊN  Nguyên tắc ước lượng chi phí  Chi phí nguyên vật liệu  Chi phí cơ sở vật chất LẬP KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN TÀI NGUYÊN  Nhiều dự án CNTT được định hướng bởi các yêu cầu kỹ năng và chi phí chứ không phải lịch trình.  Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức:  Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc cụ thể trong dự án?  Có phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên?  Tổ chức đã thực hiện những công việc nào tương tự như dự án?  Tổ chức đó có đủ người, trang thiết bị và vật tư để thực hiện dự án? NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ  Đánh giá các tài liệu yêu cầu:  Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể không?  Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?  Các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ không?  Đảm bảo hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không?  Ước tính có được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không? NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ  Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được thực hiện trước đây.  Đảm bảo ước lượng chính quy có các thành phần chính sau:  Danh sách các giả định dùng trong việc xây dựng ước lượng.  Đưa ra phạm vi biến động cho ước lượng.  Xác định khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực. NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ  Đảm bảo thời hạn ước tính của các dự án theo nguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận (do họ hiểu các yêu cầu về nguồn lực và các kỹ thuật liên quan đến việc thực hiện công việc thực sự):  Có biết nhiệm vụ nào theo năng lực không?  Có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không? [...]... máy ch truy c p và s i cáp quang CHI PHÍ CƠ S V T CH T Là lo i chi phí dùng đ ch các công c , thi t b v t ch t hay cơ s h t ng dùng trong su t d án không tr thành b ph n c a các ph n có th chuy n giao Trong nhi u t ch c, chi phí cơ s v t ch t đơn thu n đư c xem như t ng chi phí hay chi phí c đ nh Ví d : D án phát tri n ng d ng thương m i, c n chi phí cơ s v t ch t: không gian, bàn làm vi c, máy tính... CH S HAY CSDL D ÁN Thông tin l ch s là các d li u hay tài li u có t d án trư c tương t như d án hi n t i, có th bao g m các m c sau: Báo cáo s c Yêu c u k thu t, ch c năng và nghi p v Ư c tính l ch trình và chi phí chi ti t Kinh phí d án C u trúc chi ti t công vi c Chi phí th c và d li u hi u su t theo l ch trình ( m c gói công vi c) Bài h c thu đư c THÔNG TIN L CH S HAY CSDL D ÁN Thông tin tương... Ư C LƯ NG CHI PHÍ Đ m b o r ng n l c c n đ n đư c trình bày b ng các thu t ng c th : Trình bày ư c tính b ng đơn v đo lư ng phù h p v i nh ng đ i tư ng đã đư c theo dõi v phương di n l ch s C n tính c chi phí ngu n l c bên trong quá trình tính toán toàn b n l c NGUYÊN T C Ư C LƯ NG CHI PHÍ Đ m b o cơ s v t ch t, nguyên v t li u c n đ n đư c trình bày b ng các thu t ng tài chính: L p chi phí theo đơn... v t li u cho d án CHI PHÍ NGUYÊN V T LI U Là lo i chi phí dùng đ chi t t c các thành ph n, b ph n và ngu n cung c p ho c đư c dùng trong các d án ho c tr thành b ph n c a các ph n có th chuy n giao Các công c đư c dùng đ th c hi n công vi c không ph i là nguyên v t li u n u chúng không tr thành b ph n c a các ph n có th chuy n giao Ví d : D án nâng c p m ng, nguyên v t li u bao g m: Các máy tính đ... ph i quay tr l i và c n nhi u chi phí hơn Ư C LƯ NG THEO GIAI ĐO N Ư C LƯ NG THEO THAM S Là k thu t ưu tiên cho các d án CNTT chưa t ng đư c th c hi n trư c đây và không có d li u l ch s L y ki n th c thu đư c t các d án tương t , đ ng th i s d ng các tham s như chi phí trên đơn v đ ư c tính thông tin l ch trình và chi phí Có th s d ng cho các d án l n b ng cách phân chia chúng thành các đơn v công... tính chi phí và l ch trình m c đ gói công vi c c a c u trúc chi ti t công vi c và sau đó t ng h p l i đ tính t ng s cho d án Là k thu t có giá tr cao nh t đ i v i giám đ c d án CNTT Ư c tính cho d án theo nghĩa đen là t ng c a các ph n, do v y n u ư c tính gói công vi c không hoàn thi n thì ư c tính d án cũng không hoàn thi n Ư C LƯ NG T DƯ I LÊN Có m t s gi đ nh: Kh năng Ngư i ư c tính chi phí và... thành ph n chính: Danh sách các gi đ nh đư c s d ng trong vi c xây d ng ư c lư ng Ví d : các chi phí đ u vào v lao đ ng và nguyên v t li u Ư C LƯ NG CHÍNH QUY Ph m vi bi n đ ng cho ư c lư ng đư c đưa ra Ví d : +/- 20% Kho ng th i gian ư c lư ng có hi u l c Ví d : ư c lư ng này có hi u l c trong vòng 60 ngày Ngư c l i, ư c lư ng không chính quy là ư c đoán d a trên s suy đoán, ph ng đoán ch quan Ư C... n đư c chia thành các ph n và ư c tính m i đư c xây d ng cho t ng ph n c a d án Ư C LƯ NG THEO GIAI ĐO N Xác l p c ng c a giai đo n: các ph n có th chuy n giao và các quy t đ nh c n thi t ph i đư c phác th o rõ ràng cho t ng giai đo n Ưu đi m: D án đư c ki m soát b i các quy t đ nh gia tăng d a vào thông tin hơn là d a vào s ph ng đoán Như c đi m: Có th t o v t trong vi c qu n lý mà đ i d án thư ng... t các d li u l ch s t các d án tương t => Không th th c hi n ư c lư ng cho m t d án m i hoàn toàn D a vào b ng c u trúc chi ti t công vi c và m t s gi đ nh r t “nguy hi m” Ư C LƯ NG T TRÊN XU NG Các gi đ nh: Tính tương t c a d án Công th c phân chia các ngu n l c d a vào các d li u l ch s c a m t lo i d án c th => N u d án đang đư c ư c tính khác nhau v cơ b n so v i d án dùng đ xây d ng công th... án dùng đ d đoán bao nhiêu th i gian và t ng s ngu n l c mà d án c n đ n Chào th u là m t tài li u thương m i ghi rõ th i gian và ti n b c c n đ hoàn t t công vi c d án trong đó có lãi ròng cho d án => Chào th u đ nh hư ng v khách hàng và nhà tài tr , có s tăng giá và có tính đ n lãi ròng cho d án, trong khi đó ư c tính thư ng đư c dùng bên trong ho c gi a các nhà th u ph v i m c đích th hi n chi phí . CHƯƠNG 5: CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN NỘI DUNG  Mục đích: Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án và các qui trình quản lý chi phí.  Nội dung:  Lập kế hoạch về nguồn. kế hoạch về nguồn tài nguyên  Ước lượng chi phí  Dự toán ngân sách cho các chi phí  Kiểm soát chi phí GIỚI THIỆU  Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí  Trong các dự án CNTT, hồ sơ theo. án đều có chi phí trung bình vượt mức dự toán ban đầu. Ở Mỹ, năm 19 95 là 189% và năm 2001 là 1 45% (nghiên cứu của CHAOS).  Ở Mỹ, các dự án bị hủy làm tiêu tốn 81 tỷ đô la (năm 19 95) . GIỚI THIỆU 