Vấn đề tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.DOC

Vấn đề tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

Lời nói đầu

Nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh quyết liệt nh hiện nay, có thể nói vấn đề này mang tính chất sống còn đối với mỗi doanh nghiệp Bên cạnh việc chú trọng các yếu tố đầu vào nh: Lao động, vốn, công nghệ các nhà quản lý đặc biệt lu tâm đến yếu tố nguyên vật liệu bởi lẽ:

- Yếu tố nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi phí sản xuất: trên 60% do vậy những biến động về chi phí nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Để đáp ứng đợc yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần phải có một lợng nguyên vật liêụ dự trữ Lợng nguyên liệu tồn kho bao nhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng nh thế nào? Làm thế nào để phân phối số nguyên vật liệu ấy một cách có hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất? Đây là những câu hỏi luôn đợc đặt ra đối với các nhà quản lý trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tất cả những vấn đề đó đã đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấp thiết: phải tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu.

Sau một thời gian nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu hệ thống kế toán nớc ta, đặc điểm của loại hình doanh nghiệp sản xuất Em xin trình bày chuyên đề :"Vấn đề tổ chức công tác nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp".

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp sản xuất công nghiệp.

Phần II: Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế

toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Việt Nam.

Do thời gian nghiên cứu có hạn, lợng kiến thức tích luỹ đợc cha nhiều chuyên đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót Em mong đợc sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo để có cái nhìn đầy đủ hơn về vấn đề này Em xin chân thành cảm ơn.

Phần thứ nhất

Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

I Sự cần thiết phải tiến hành công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

1 Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của nó trong qúa trình sản xuất.

* Nguyên vật liệu là gì?

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện bằng hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất, trị giá nguyên vật liệu đợc chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

* Đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng:

- Nguyên vật liệu cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất.

- Là bộ phận thuộc tài sản lu động, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất ra sản phẩm.

- Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm.

- Việc cung ứng nguyên vật liệu đúng số lợng, chủng loại chất lơng và đúng lúc sẽ đáp ứng đợc chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị tr-ờng đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra u thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, qui định mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý trong mỗi giai đoạn sản xuất kinh doanh là việc làm rất cần thiết.

Nh trên đã nói: chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất Việc quản lý, sử dụng hợp lý, tiết kiệm, bảo quản tốt nguyên vật liệu tồn kho, góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm doanh nghiệp không những nâng cao đợc khả năng cạnh tranh mà còn có cơ hội thu đợc lợi nhuận cao.

2 Phân loại nguyên vật liệu:

- Xét theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh ngời ta chia thành:

+ Nguyên vật liệu chính: Loại nguyên vật liệu này khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm.

+ Vật liệu phụ: Loại này khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên liệu chính làm tăng thêm chất lợng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất đợc tiến hành thuận lợi.

- Xét theo nguồn nhập nguyên vật liệu + Nguyên vật liệu mua ngoài.

+ Nguyên vật liệu đợc cấp

+ Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công + Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh + Nguyên vật liệu biếu tặng.

3 Tính giá nguyên vật liệu

- Về nguyên tắc thì đối với vật liệu nhập kho: Kế toán phải theo dõi và ghi sổ theo giá thực tế của vật liệu nhập Tuy vậy trong công việc sản xuất kinh doanh việc nhập, xuất nguyên liệu diễn ra hàng ngày do vậy việc phản ánh theo giá thực tế rất phức tạp nên hầu hết các doanh nghiệp thờng sử dụng giá hạch toán để đa ra cách tính giá trị thực tế khác nhau theo từng trờng hợp cụ thể.

* Với vật liệu mua ngoài:

= +

• Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua ghi tên hoá đơn và giá cha thuế và chi phí thu mua là cha có VAT.

• Nếu vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu VAT thì giá mua và chi phí thu mua là giá bao gồm cả thuế VAT.

* Với vật liệu đợc cấp phát, biếu tặng, viện trợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định theo giá thị trờng.

* Với vật liệu nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác gía thực tế là giá do các bên liên doanh thoả thuận.

Đối với xuất nguyên vật liệu: kế toán phải xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng để tiến hành ghi sổ, tuỳ vào từng trờng hợp vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà kế toán có thể tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất theo một

Theo phơng pháp này giả định những vật liệu nhập kho trớc sẽ đợc u tiên xuất trớc, các vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là những vật liệu mua vào các lần sau cùng trong kỳ.

• Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO) Phơng pháp này ngợc với phơng pháp FIFO.

• Phơng pháp giá hạch toán: Với phơng pháp này kế toán sẽ sử dụng giá hạch toán hoặc một giá ổn định nào đó để theo dõi vật liệu xuất trong kỳ Đến cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế:

+ Hệ số giá =

+

Giá thực vật liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá.

• Phơng pháp giá thực tế đích danh: theo phơng pháp này kế toán theo dõi chi tiết vật liệu của từng lần nhập và khi xuất vật liệu sẽ biết đợc vật liệu xuất của lần nhập nào và do vậy sẽ xác định đợc giá thực tế vật liệu xuất chính là giá mua của từng lần nhập.

II Kế toán nguyên vật liệu:

1 Nhiệm vụ, yêu cầu:

- Phải theo dõi vật liệu theo từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lợng cũng nh giá trị.

- Xác định đúng giá trị nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và các nguyên tắc chung do nhà nớc qui định.

- Với mỗi doanh nghiệp cụ thể tuỳ thuộc về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề qui mô mà lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho Công tác ghi sổ sách, chứng từ sử dụng các tài khoản phải phù hợp với phơng pháp ấy.

- Phản ánh chính xác, trung thực sự biến động nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán và vật liệu tồn kho và cung cấp số liệu chính xác để tổng hợp chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm.

- Đánh giá, phân tích những thành tích và yếu kém trong khâu mua, xuất sử dụng nguyên vật liệu để rút kinh nghiệm cho những kỳ sau.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kiểm toán hoàn thành công việc khi có các đợt kiểm toán.

2 Tiến hành kế toán nguyên vật liệu

a Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng các nguyên vật liệu đắt tiền, việc bảo quản và theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu hàng ngày một cách thuận lợi Theo phơng pháp này tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu đợc ghi chép phản ánh hàng ngày theo từng lần phát sinh trên TK 152 "Nguyên vật liệu".

+ Ưu điểm của phơng pháp này là phản ánh kịp thời chính xác tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp kịp thời các chỉ tiêu kinh tế cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý.

+ Nhợc điểm của nó là công việc ghi chép nhiều lần, làm tăng tính phức tạp của công tác kế toán.

Kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau:

- Kế toán nhập kho vật liệu trong các doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ.

TH1: Vật liệu tăng do mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về:

Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi bút toán.

Nợ 152: giá mua cha VAT Nợ 133: thuế VAT đợc khấu trừ

Có 111: số tiền theo giá thanh toán Có 112

Có 141 Có 331 Có 311

Trong trờng hợp doanh nghiệp mua vật liệu đợc hởng chiết khấu hàng mua (chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền trớc thời hạn cho ngời bán thì khoản chiết khấu mua đợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.

Nợ 111, 112, 331 Có 711

TH2: Vật liệu tăng do mua ngoài, hàng về trớc, hoá đơn cha về: khi vật liệu về thủ kho tiến hành nhập kho và kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ riêng gọi là

Chiết khấu hàng mua

tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán ghi sổ giống trờng hợp 1 Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn cha về nhập kho thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ 152

Có 331

Khi hoá đơn về kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế • Khả năng 1: Giá tạm tính lớn hơn giá thực tế - ghi âm

• Khả năng 2: Giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế - ghi bút toán bổ sung

TH3: Vật liệu tăng do mua ngoài, hoá đơn về, hàng cha về: khi hoá đơn về kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đờng Nếu trong tháng hàng về thì kế toán ghi sổ giống trờng hợp 1, nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn cha về thì kế toán

+ Kế toán nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng chịu VAT hay chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp.

Trị giá NVL theo giá thanh toán

Trị giá vât liệu đợc cấp

Giá thành NVL tự sản xuất gia công

Trị giá NVL nhập kho

Có 411

+ Trờng hợp nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thừa hay kiểm kê kho nguyên vật liệu phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân:

Nợ 152

Có 3381

Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK có liên quan:

Nợ 3381: Trị giá nguyên liệu thừa đã xác định đợc nguyên nhân Có 721: Thu nhập bất thờng

Có 152: Bên bán xuất nhầm mình trả lại cho bên bán

Có 331: Bên bán xuất nhầm ta mua nốt và bên bán đồng ý bán + Kế toán xuất kho nguyên vật liệu.

Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152 Tuỳ theo từng trờng hợp xuất mà ghi nợ các TK có liên quan.

(1) Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Nợ 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

(2) Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh:

- Trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:

- Còn trong trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị gía thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn:

Khái quát tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bằng sơ đồ tài khoản(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

b Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp này do áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu ít tiền nhng chủng loại phức tạp việc theo dõi tình hình nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu khó khăn.

- Theo phơng pháp này tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đợc phản ánh trên TK 611: mua hàng.

+ Ưu điểm: giảm bớt đợc khối lợng ghi chép của kế toán vì nhập kho nguyên liệu ghi hàng ngày theo từng lần phát sinh còn xuất kho nguyên liệu hàng ngày không ghi cuối kỳ mới tính và ghi một lần.

* Trong kỳ mua nguyên vật liệu:

- Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu VAT theo phơng pháp khấu

Nợ 611: Giá mua NVL cha có thuế VAT Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán.

- Sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc chịu thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Tính và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ: Xuất = Đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Cuối kỳ

Nợ 621, 627, 641 Có 611

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ(Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế)

Tổng số tiền theo giá thanh

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

(Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ

Giá trị vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ, cha sử dụng

Phần thứ hai

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

I Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp ở Việt Nam hiện nay:

Nh phần đầu đã nói việc tổ chức hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu là việc làm thiết yếu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu một mặt dựa vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, mặt khác phải căn cứ vào chế độ kế toán hiện nay của nớc ta do Bộ tài chính ban hành Trong mỗi giai đoạn nhất định, tuỳ thuộc vào đặc điểm của tình hình mới Bộ tài chính cũng có những bổ sung hoàn thiện, sửa đổi chế độ kế toán và đa ra những những hớng dẫn để các doanh nghiệp vận dụng cho phù hợp Trên thực tế khi vận dụng chế độ kế toán vào việc hạch toán nguyên vật liệu, các doanh nghiệp sản xuất nớc ta gặp nhiều thuận lợi nhng bên cạnh đó không tránh khỏi những khó khăn, bất cập.

* Những thuận lợi của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp khi vận dụng chế độ kế toán hiện nay vào việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu.

- Về hệ thống tài khoản kế toán: chế độ kế toán hiện nay đa ra một hệ thống tài khoản tơng đối chi tiết, đầy đủ cho công tác kế toán nguyên vật liệu Ví dụ có những tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu:

TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu

TK 1524: Phụ tùng thay thế.

Mặt khác khi nhập, xuất nguyên vật liệu theo phơng pháp nào? thanh toán bằng gì? đều có những tài khoản tơng ứng để phản ánh.

- Theo chế độ kế toán hiện hành có 4 hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ sách riêng, có u điểm và nhợc điểm khác nhau thích hợp với từng doanh nghiệp có qui mô và yêu cầu quản lý riêng Điều này tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp khi lựa chọn hình thức phù hợp cho mình Giúp thực hiện có hiệu quả công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng.

- Có các mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán khác nhau để các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình có thể lựa chọn áp dụng.

- Có hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và theo phơng pháp kiểm kê định kỳ: khi kế toán nguyên vật liệu các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình có thể lựa chọn 1 trong hai phơng pháp, đây cũng là một thuận lợi.

+ Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên: Phơng pháp này thích hợp voí các doanh nghiệp qui mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao, sử dụng các loại nguyên vật liệu đắt tiền, việc bảo quản và theo dõi tình hình nhập xuất nguyên liệu một cách thuận lợi Ưu điểm của phơng pháp này là phản ánh kịp thời, chính xác.

+ Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ: những doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại vật liệu ít tiền, chủng loại phức tạp nên lựa chọn phơng pháp này.

Ưu điểm của nó là giảm nhẹ khối lợng ghi chép kế toán.

- Khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có thể lựa chọn một trong số rất nhiều phơng pháp khác nhau Mỗi phơng pháp có những u điểm, nhợc điểm riêng doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình, về yêu cầu quản lý và tuỳ từng thời điểm mà lựa chọn cho thích hợp.

Ví dụ: + Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc có u điểm là giảm nhẹ công tác kế toán nhng lại có nhợc điểm là không đảm bảo độ chính xác Với những doanh nghiệp sử dụng những loại nguyên vật liệu ít biến động thì thích hợp với ph-ơng pháp này.

+ Phơng pháp giá thực tế đích danh: rất chính xác nhng lại đòi hỏi nhiều công sức, làm tăng tính phức tạp.

- Một nguyên tắc trong kế toán là các con số trong sổ sách không đợc tẩy xoá Trong trờng nhân viên kế toán có ghi nhầm thì chế độ kế toán cũng đa ra cách xử lý hợp lý.

Ví dụ: Dùng bút toán đỏ để xử lý phần chênh lệch thừa.

- Liên quan đến chính sách thuế: trong nghiệp vụ mua nguyên vật liệu kế toán cũng phân ra làm hai trờng hợp với hai cách ghi bút toán khác nhau: