Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco.DOC

Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco

Lời nói đầu

Có thể nói xã hội hiện đại là xã hội doanh nghiệp Nền kinh tế thị tr ờng ở nớc ta phát triển, cơ chế kinh tế thoáng đã mở ra những cơ hội cho sự gia tăng của các doanh nghiệp Các doanh nghiệp này với ý nghĩa là tế bào của nền kinh tế hoạt động đã cung cấp ngày càng nhiều các loại dịch vụ, hàng hoá nhằm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con ngời và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xã hội Hơn nữa, trong những năm gần đây, cũng nh nhiều quốc gia khác, việc mở cửa quan hệ kinh tế với các nớc trên thế giới vẫn luôn là mối quan tâm của Việt Nam Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, Việt Nam đã thiết lập đợc nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế thơng mại với nhiều nớc Vì vậy, hàng hoá tràn vào Việt Nam với khối lợng lớn và ngày càng đa dạng, phong phú cả về chất lợng, mẫu mã và chủng loại Từ đó tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nớc và giữa doanh nghiệp trong nớc với các doanh nghiệp nớc ngoài Để chiến thắng trong cuộc cạnh tranh này, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhất là tăng cờng quản lý đối với khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Bởi vì đối với các doanh nghiệp này, tiêu thụ là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong mỗi chu kỳ kinh doanh, nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp và cũng chỉ giải quyết tốt khâu này thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện chức năng của mình là: “cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng”.

Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý tiêu thụ nói riêng, có nhiều công cụ khác nhau, trong đó kế toán là một công cụ hữu hiệu Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý là một trong những cơ sở cung cấp thông tin quan trọng nhất cho việc chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả Để công cụ kế toán phát huy hết vai trò của mình, đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng Sự cải thiện đó không chỉ dừng lại ỏ công tác tổ chức kế toán thuần tuý mà phải cải thiện cả công nghệ làm kế toán Trong thời đại ngày nay- thời đại của công nghệ thông tin, để có sức cạnh tranh mạnh mẽ, mỗi doanh nghiệp cần phải kịp thời nắm bắt, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật này vào hỗ trợ công tác kế toán.

Nhận thức đợc những điều trên đây, qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần dợc TRAPHACO, dới sự giúp đỡ của giáo viên hớng dẫn và các cán bộ, nhân viên của phòng kế toán em đã đi sâu để tìm hiểu tình hình thực tế của công tác kế toán ở đây và em cho rằng kế toán tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy của công ty là một vấn đề đáng nghiên cứu.

Chuyên đề kế toán trởng đợc trình bày theo hai phần cơ bản sau:

 Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dợc Traphaco.

 Phần II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dợc Traphaco.

1

Phần I

tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xáC định kết quả tiêu thụtrong điều kiện ứng dụng kế toán máy

tại công ty cổ phần dợc TRAPHACO1 Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần d ợc TRAPHACO

Công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông vận tải là một công ty nhà nớc cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải Hiện nay, công ty đang là một trong những đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn trong ngành dợc Việt Nam Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đờng sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đờng sắt trong thời kỳ bao cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh cả về lợng và về chất nh ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bớc tiến ngoạn mục.

Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập Năm1981, tổ sản xuất đợc mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờng sắt

Năm1993, để đáp ứng nhu cầu phát triển của xởng nói riêng và để theo kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xí nghiệp dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch là TRAPHACO

Năm1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ thành lập công ty dợc TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chức năng, nhiệm vụ: Thu mua dợc liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh, sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế.

Năm1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO.

Tháng 1 năm 2001, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với 45% vốn của nhà nớc theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở rộng thị trờng ra các nớc trên thế giới đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang xuất nhập khẩu nguyên vật liệu Lúc này công ty mang tên công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh- Quận Ba Đình- Hà Nội Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dợc TRAPHACO và cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dới tên gọi đó với quy mô sản xuất kinh doanh thì không ngừng mở rộng Hiện nay, công ty có một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xởng sản xuất và 10 địa điểm kinh doanh tại 6 quận thuộc thành phố Hà Nội

Ngày nay Công ty Traphaco luôn tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng và trở thành một trong số 130 doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chất lợng cao

2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO là thu mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm, ngoài ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nguyên liệu và hoá chất

Hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trờng cả nớc cũng nh ở nớc ngoài vơí các chủng loại vô cùng phong phú nh các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean, các loại thuốc dạng nớc Công ty đã bố trí một mạng lới phân phối bao gồm 4 cửa hàng thuốc đặt ở Hà Nội tại các địa chỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108 Thành Công và một chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thị trờng miền Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và dợc sĩ t vấn Ngoài ra, hiện nay, công ty đang xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP tại Hoàng Liệt- Thanh Trì Công ty cũng có một hệ thống kho tàng tơng đối hoàn chỉnh với đầy đủ các phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu, hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kinh doanh của mình

Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dù phải vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt, song công ty vẫn khẳng định đợc chỗ đứng của mình trên thị trờng dợc Việt Nam cũng nh thế giới và ngày càng đạt đợc những thành tựu đáng kể Có thể thấy rõ điều đó qua việc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây nh sau: 5 Lợi nhuận trớc thuế 13449805880 17332870601 18734745964 6 Lợi nhuận sau thuế 9145867998 9924067293 12740170860

7 Nộp ngân sách nhà nớc 7063826307 6251039209 8598150820

Biểu1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh

3 Tổ chức quản lý.

Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trực tuyến theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức quản lý của công ty cổ phần dợcTRAPHACO

4.Khái quát chung về ph ơng thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Traphaco.

Tại công ty, công tác kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu

Chỉ đạo trực tiếp Sơ đồ 2:Tổ chức bộ máy kế toán

Báo sổ

5 Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TRAPHACO

Hiện nay công ty đang ứng dụng phần mềm kế toán Fast Accounting- 2002 Chơng trình này cho phép truy cập theo 2 kiểu: theo nghiệp vụ và theo chức năng (nghĩa là ngời dùng tiến hành hạch toán kế toán trên máy tính theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tiến hành sao chép các bút toán đã hạch toán sẵn trên sổ sách của kế toán thủ công vào các chứng từ theo ch ơng trình) Phân tích số liệu liên quan đến khách hàng, vật t, hàng hoá tài sản cố định có thể tiến hành theo 3 chiều mềm dẻo khác nhau (theo khách hàng; theo vật t, hàng hoá hoặc theo tài sản cố định) Bổ sung thêm vào các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính là các báo cáo nhanh và các báo cáo phân tích tình hình tài chính

5.1 Các phân hệ nghiệp vụ của Fast Accounting- 2002.

Các phân hệ nghiệp vụ và các báo cáo chính của Fast Accounting- 2002 đợc liên kết với nhau qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast Accounting- 2002

5.2 Làm việc với Fast Accounting- 2002

Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002

Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002 đợc thiết kế theo kiểu thực đơn, theo phân hệ nghiệp vụ Mỗi khi một mục của thực đơn mẹ đợc chọn thì một thực đơn con sẽ xuất hiện gồm những mục chọn tơng ứng với các thủ tục cho phép ngời dùng thực hiện nhu cầu cập nhật dữ liệu hay kết xuất

báo cáo, liên quan đến phân hệ nghiệp vụ đã chọn.(Màn hình giao diện: Hình 1- Phụ lục)

Với “Hệ thống”, ngời dùng có thể tiến hành cập nhật và kết xuất các danh mục từ điển cơ bản nh danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục ngoại tệ, danh mục khoản mục, danh mục vụ việc và thực hiện các thao tác liên quan đến toàn bộ hệ thống nh khai báo các biến hệ thống, tạo, chọn năm làm viêc, sao chép dữ liệu vào ra, hay quản lý ngời sử dụng hệ thống.

Phân hệ nghiệp vụ “Tiền mặt- Ngân hàng” đợc dùng để cập nhật các chứng từ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền nh phiếu thu/ chi, giấy báo nợ/ báo có và kết xuất các báo cáo có liên quan.

Phân hệ “Bán hàng” đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ bán hàng, với việc cập nhật các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại và các chứng từ phải thu khác cũng nh việc lên các sổ sách kế toán về nghiệp vụ bán hàng

Phân hệ nghiệp vụ “Mua hàng” đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ mua hàng, với việc cập nhật các chứng từ liên quan nh phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất hàng trả lại ngời bán và các chứng từ phải trả khác và lên các báo cáo về nghiệp vụ mua hàng.

Bằng cách sử dụng phân hệ “Vật t”, ngời dùng có thể quản lý và theo dõi đợc tình hình nhập, xuất và tồn kho của các vật t, hàng hoá và thực hiện tính đơn giá trung bình/ đơn giá hạch toán tháng cho những vật t, hàng hoá tính giá trung bình/ giá hạch toán.

Với “Tổng hợp”, ngời dùng có thể thực hiện các bút toán phân bổ, điều chỉnh, kết chuyển và lên các báo cáo tổng hợp.

Phân hệ “TSCĐ”, cho phép ngời dùng theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao cũng nh việc kết xuất các báo cáo về tài sản cố định.

5.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu

Fast Accounting- 2002 quản lý các danh mục từ điển (danh mục các đối tợng cụ thể cần quản lý) và cập nhật số liệu ban đầu bằng hai thực đơn chính là “Hệ thống” và “Vật t” Để cập nhật các danh mục: tài khoản , khách hàng, vụ việc, khoản mục và ngoại tệ với số d đầu kỳ, sử dụng thực đơn “Hệ thống”, với danh mục vật t hàng hoá cùng với tồn kho đầu kỳ, sử dụng thực đơn “Vật t”.

Đối với danh mục tài khoản: Chơng trình đã cập nhật sẵn một danh mục tài khoản theo chế độ, song vẫn cho phép ngời dùng cập nhật thêm, xoá bỏ hoặc sửa các tài khoản tuỳ thuộc yêu cầu quản lý.

Mỗi một tài khoản trong danh mục tài khoản đợc mô tả thông qua các thuộc tính sau:

Số hiệu tài khoản; tên tài khoản; mã ngoại tệ; loại tài khoản ( tổng hợp hoặc chi tiết, khi cập nhật dữ liệu, chỉ đợc phép hạch toán vào tài khoản chi tiết, không đợc hạch toán vào tài khoản tổng hợp, tuy nhiên khi kết xuất báo cáo, chơng trình kế toán vẫn cho phép kết xuất báo cáo liên quan đến tài khoản tổng hợp); tài khoản mẹ; bậc tài khoản (Tài khoản tổng hợp có bậc 0, tài khoản chi tiết có bậc từ 1 trở lên, các tài khoản càng chi tiết có bậc càng cao); tài khoản theo dõi công nợ chi tiết (C/ K): C- tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng, K- tài khoản không theo dõi công nợ chi tiết; nhóm tài khoản; tài khoản sổ cái- tài khoản đợc sử dụng khi lên báo cáo quyết toán nh bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh (C/ K: C- là tài khoản sổ cái, K- không là tài khoản sổ cái) Khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp, chơng trình kế toán sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái, số d đầu kỳ, đầu năm của tài khoản (chỉ vào số d đầu kỳ cho các tài khoản chi tiết)

Đối với danh mục khách hàng:

Danh mục khách hàng cho phép theo dõi chi tiết mua/ bán vật t hàng hoá và các khoản phải thu, phải trả khác cho từng khách hàng Trong số các thuộc tính mô tả khách hàng, mã khách hàng luôn đ ợc sử dụng khi cập nhật, xử lý dữ liệu và kết xuất báo cáo, nên cần hết sức cẩn thận khi thiết kế bộ mã khách hàng sao cho thuận tiện trong sử dụng và hiệu quả trong khai thác.

Các thông tin về khách hàng:

Mã khách hàng, tên khách hàng, loại khách (C/ D): C- khách hàng đơn lẻ, D- khách hàng là đơn vị, địa chỉ, tài khoản: Số hiệu tài khoản công nợ ngầm định của khách hàng (131- nếu là ng ời mua, 331-nếu là ngời bán), hạn thanh toán: Số ngày tín dụng ngầm định khi mua bán với khách hàng (có thể sửa đổi đợc khi cập nhật chứng từ cụ thể).

Đối với danh mục vụ việc:

Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi các chi tiết và tổng hợp phát sinh liên quan đến các vụ việc, hợp đồng, thông qua mã vụ việc đợc khai báo trong danh mục vụ việc.

Các thông tin về vụ việc:

Mã vụ việc, tên vụ viêc, tài khoản (dùng trong trờng hợp muốn theo dõi số d của vụ việc)

Đối với danh mục khoản mục:

Danh mục khoản mục cho phép theo dõi các khoản mục trên các tài khoản chi phí và một số tài khoản khác nh lý do tăng, giảm nguồn vốn; tài sản quỹ: lý do tăng giảm quỹ; tài sản cố định: lý do tăng giảm tài sản cố định Có thể theo dõi các khoản mục này bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tơng ứng Mỗi các có những u ngợc điểm riêng, nên cần tự đánh giá và chọn ra cách theo dõi các khoản mục phù hợp nhất.

Các thông tin về khoản mục: Mã khoản mục

Đối với danh mục ngoại tệ:

Danh mục này dùng để theo dõi các loại ngoại tệ và tỷ giá quy đổi.

Danh mục kho vật t, hàng hoá

Danh mục này dùng để theo dõi các kho vật t hàng hoá và thành phẩm.

Danh mục nhóm vật t hàng hoá

Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi vật t hàng hoá không những theo danh điểm mà còn

theo nhóm vật t hàng hoá Vật t hàng hoá đợc tổ chức phân cấp dới dạng nhóm Mẹ- Con hay còn gọi là

cấu trúc hình cây Nhóm có thể phân cấp đến sáu mức Cây danh mục nhóm các vật t hàng hoá trong Fast Accounting- 2002 rất năng động và uyển chuyển Có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tạo, sửa, xoá hoặc di chuyển các danh điểm vật t hàng hoá giữa các nhóm với nhau, khi cần thiết.

Nhờ việc quản lý vật t hàng hoá theo nhóm, nên trong các báo cáo, có thể cộng giá trị hay số l-ợng theo nhóm

Các thông tin về danh mục nhóm vật t hàng hoá.

Mã, tên nhóm, đơn vị tính (có thể bỏ trống trờng này đối với nhóm hàng thuộc loại dịch vụ), nhóm mẹ (cho các nhóm có bậc từ 2 trở lên), bậc của nhóm vật t hàng hoá, số thứ tự nhóm (khi lên báo cáo, chơng trình sẽ sắp xếp theo số thứ tự nhóm chứ không theo mã hoặc tên nhóm), nhóm cuối ( C- là nhóm cuối, K- cha phải là nhóm cuối).

Danh mục vật t hàng hoá:

Danh mục vật t hàng hoá dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn kho của từng vật t hàng hoá cũng nh các mặt hàng là dịch vụ nh bốc xếp, vận tải.

Thông tin về vật t hàng hoá

Mã, tên vật t hàng hoá, đơn vị tính (nếu không khai báo thì khi cập nhật số liệu, chơng trình sẽ bỏ qua trờng “Số lợng”), số thứ tự (dùng để sắp xếp, khi in hoặc xem), tài khoản kho (152, 153, 155, 156), tài khoản giá vốn, tài khoản hàng bán bị trả lại, tháng, số lợng Min, số lợng Max, tính tồn kho, tính giá tồn kho (giá thực tế, trung bình tháng hoặc giá hạch toán).

Tính thuế GTGT (C/ K) và thuế suất GTGT (%), nếu là vật t hàng hoá đợc khai báo có tính thuế GTGT, thì trong các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, chơng trình kế toán tự động tính thuế theo thuế suất đã định và cập nhật định khoản thuế GTGT.

5

Danh mục chứng từ.

Fast Accounting- 2002 quản lý các loại chứng từ bằng danh mục các chứng từ Mỗi màn hình cập nhật đợc gắn với một hoặc một số chứng từ, mỗi chứng từ gắn với một số tham biến ngầm định, để tiện lợi cho việc cập nhật và xử lý số liệu.

Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, số lợng loại chứng từ đợc Fast Accounting- 2002 định sẵn và ngời sử dụng chỉ đợc phép sửa đổi một vài tham số của chứng từ, chứ không thể thêm hoặc xoá một loại chứng từ trong danh mục hiện có của Fast Accounting- 2002.

Các thông tin về loại chứng từ.

Mã, tên chứng từ, tiêu đề (Tiêu đề trên chứng từ trong trờng hợp in chứng từ bằng máy), số liên, tài khoản Nợ/ Có: là tài khoản Nợ/ Có ngầm định, khi vào một chứng từ mới, nhằm giảm bớt một số thao tác Tuy vậy, chơng trình vẫn cho phép sửa tài khoản này khi nhập số liệu.

Fast Accounting- 2002 cho phép khai báo một số biến hệ thống để chơng trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể Các biến này cần đợc khai báo ngay từ đầu và có giá trị trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống kế toán sau đó (có thể không khai báo những biến hệ thống này nếu không cần máy tự động hạch toán mà kế toán sẽ tự nhập trong từng nghiệp vụ) nh mã ngoại tệ ngầm định, mã đồng tiền hạch toán, kiểu hạch toán ngoại tệ, tài khoản chênh lệch giá hàng tồn kho- chênh lệch giữa giá gốc và giá bình quân cả kỳ dự trữ (412), tài khoản thuế GTGT đầu ra (3331), cho phép cập nhật trờng bộ phận của nghiệp vụ bán hàng, cho phép cập nhật trờng kế toán doanh thu, giá vốn

6 Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở công ty cổ phần d ợc TRAPHACO

Quá trình tiêu thụ tại công ty bao gồm cả tiêu thụ thành phẩm và tiêu thụ hàng hoá Hàng hoá có thể đợc công ty thu mua (gọi là hàng công ty), hoặc do các cửa hàng tự thu mua (gọi là hàng khai thác) Công ty thực hiện tiêu thụ qua 2 hình thức là giao hàng trực tiếp tại công ty và bán lẻ ở các cửa hàng phụ thuộc Các phơng thức thanh toán chủ yếu là:

Đối với phơng thức giao hàng trực tiếp công ty sử dụng các phơng thức thanh toán: Tiền mặt, Séc, trả chậm, trả trớc.

Đối với phơng thức bán lẻ, công ty sử dụng hai phơng thức thanh toán đó là bằng séc hoặc tiền mặt, trong đó chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt.

Có thể khái quát quy trình hạch toán tiêu thụ tại công ty nh sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ

7.Đánh giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho.

Tại công ty, giá vốn thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho đợc tính bằng phơng pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ) Song khoản chi phí mua hàng không đợc tính vào giá vốn của hàng hoá mà lại đợc hạch toán vào khoản chi phí bán hàng bằng tiền khác Cuối tháng hoặc sang đầu tháng sau, khi đã cập nhật đầy đủ các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá, kế toán hàng tồn kho sẽ thực hiện tính giá vốn hàng xuất bằng cách vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, chọn tính giá trung bình, chọn tài khoản chênh lệch nhập, xuất, sau đó chơng trình sẽ tự động tính giá xuất trung bình cho từng loại thành phẩm, hàng hoá

Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá.

Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá đợc vận dụng tuỳ theo phơng thức bán hàng nh sau:

Phơng thức giao hàng trực tiếp

Đây là phơng thức bán hàng trực tiếp tại công ty theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng Theo phơng thức này, trình tự tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đợc thực hiện nh sau:

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng trình ban giám đốc duyệt và ký kết hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng xuất khẩu Sau đó dựa trên những nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng về số lợng, chủng loại, quy cách của hàng hoá và thời gian giao hàng, tiến hành viết hoá đơn GTGT thành bốn liênsau đó chuyển cho kế toán một bản hợp đồng kinh

tế kèm theo một liên hoá đơn GTGT để nhập vào máy tính (Hoá đơn bán hàng: Hình 2- Phụ lục),01

liên lu tại phòng, 01 liên giao cho khách hàng 01 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bán.

Biểu số 2: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng

Hoá đơn (gtgt) Theo công văn số: 195 TCT/ AC

Liên 3: (Kế toán lu) Ngày 16/01/2001 của TCT Ngày 01 tháng 12 năm 2002 Ký hiệu AA/2001

STT Tên, quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Cộng tiền hàng : 739048 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 73904,8

Tổng cộng tiền thanh toán: 812952,8 Số tiền bằng chữ: Tám trăm mời hai nghìn chín trăm năm mơi ba đồng

Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc:

Công ty có 4 cửa hàng phụ thuộc ở Hà Nội, đặt tại 36- Nguyễn Chí Thanh, 102- Thái Thịnh, 20-Giải Phóng, 108- Thành Công.

Khi có lệnh điều động nội bộ đã đợc duyệt của kế toán trởng và giám đốc công ty về việc xuất thành phẩm, hàng hoá xuống các cửa hàng để bán lẻ, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, 1 liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, 1 liên kế toán sử dụng để nhập số liệu vào máy tính, còn 1 liên lu tại phòng kế hoạch kinh doanh

Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngời lập sẽ ghi các chỉ tiêu: Tên nhãn hiệu, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính, số lợng thực tế xuất kho Thủ kho tiến hành xuất đúng theo số lợng, chủng loại đã đợc ghi trên phiếu Sau khi nhận đợc liên 3, phòng kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính trên các chỉ tiêu về số lợng Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập phiếu xuất điều chuyển nội bộ theo định khoản: Nợ TK 6321, 6322

Có TK 155, 156

(Phiếu xuất điều chuyển: Hình 3 - Phụ lục)

Kế toán phải nhập các chỉ tiêu sau: Ngày chứng từ; số chứng từ; diễn giải; mã nhập xuất: kế toán khai báo tài khoản 6321 hoặc 6322 (đây chính là tài khoản đối ứng với tài khoản kho); mã kho xuất; mã kho nhập; mã hàng: kế toán khai báo mã hàng và chơng trình sẽ tự động hiện tên hàng, đơn vị tính, và tài khoản kho (156, 155); số lợng: khai báo số lợng xuất

Cột đơn giá và cột thành tiền (không phản ánh giá bán đơn vị nh Hoá đơn GTGT mà phản ánh giá vốn đơn vị) cha tính đợc tại thời điểm xuất thành phẩm, hàng hoá cho các cửa hàng mà cuối tháng kế toán hàng tồn kho sẽ tính trên máy vi tính và in ra phiếu xuất kho đã có cột đơn giá và cột thành tiền.

Biểu số 3: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ7

Phiếu xuất khoKiêm vận chuyển nội bộ

Ngày 20 tháng 12 năm 2002 Liên 3: kế toán

Căn cứ lện điều động số: ngày tháng năm 20 của về việc Họ tên ngời vận chuyển: Anh Hng Hợp đồng số

Phơng tiện vận chuyển: Ô tô tải Xuất tại kho: Thành phẩm Phú Thợng Nhập tại kho: 102- Thái Thịnh- Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách

phẩm chất vật t (sp,hh) Mãsố Đơn vịtính Số lợng Đơngiá Thànhtiền Thực

xuất Thựcnhập

Xuất, ngày 20 tháng 12 năm 2002 Nhập ngày, 20 tháng 12 năm 2002 Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập

Theo phơng thức này, kế toán bán lẻ phải mở sổ nhận hàng và thanh toán, đối với các đối tợng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, kế toán bán lẻ phải lập bảng kê hàng bán lẻ, theo từng lần bán, từng loại hàng và cuối tháng gửi báo cáo bán hàng về phòng Tài chính- Kế toán, tại đây kế toán bán hàng sẽ nhập hoá đơn bán hàng vào máy tính qua phân hệ kế toán bán hàng.

8.2 Hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá xuất bán.

Để hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá công ty cổ phần dợc TRAPHACO sử dụng phơng pháp thẻ song song.

a Các loại sổ, thẻ sử dụng: - Thẻ kho

- Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá - Bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho.

- Các báo cáo nhập, xuất, tồn kho thành phẩm b Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.

Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.

Tại kho: Thủ kho căn cứ Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho để ghi thẻ kho về mặt số lợng, mỗi chứng từ ghi một dòng thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm sản phẩm, hàng hoá.

Sau khi kế toán nhập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thông qua phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập hoá đơn GTGT thông qua phân hệ kế toán bán hàng, chơng trình sẽ tự động hạch toán lên chi tiết thành phẩm, hàng hoá và báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn nh sơ đồ

trên và kết chuyển sang các phân hệ khác, lên các báo cáo, sổ sách liên quan Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá đợc kế toán mở theo từng kho, từng loại sản phẩm tơng ứng với thẻ kho ở kho nhng theo dõi cả về số lợng và giá trị.

Biểu 4: Mẫu thẻ kho

Thẻ kho

Kho: Kho thành phẩm Phú Thợng

Vật liệu (sp, hh): Hoa hoè Trang:

9 Kế toán giá vốn hàng bán9.1 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán giá vốn hàng bán tại cong ty sử dụng các tài khoản sau:

TK 155: Tài khoản này để theo dõi tình hình biến động và hiện có của thành phẩm trong kỳ TK 156: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hoá trong kỳ.

TK 632: Tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của thành phẩm, giá mua và chi phí thu mua hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và đợc chi tiết nh sau:

TK 6321- Giá vốn hàng bán: Hàng hoá TK 6322- Giá vốn hàng bán: Thành phẩm.

9.2 Trình tự hạch toán.

Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, kế toán tiến hành tính giá vốn cho hàng bán Kế toán chỉ việc vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, sau đó chơng trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá Giá này sẽ tự động cập nhật vào trong các phiếu xuất điều chuyển và hoá đơn bán hàng Đồng thời tổng giá vốn cũng sẽ tự động cập nhật vào nhật ký chung, sổ cái tài khoản 155, 156, tài khoản 6321, 6322, các báo cáo quyết toán kế toán tài chính và báo cáo quản trị liên quan khác.

Biểu số 9 Sổ cái tài khoản

10 Kế toán doanh thu tiêu thụ

Doanh thu tiêu thụ của công ty bao gồm doanh thu tiêu thụ các loại sản phẩm dợc do công ty tự sản xuất, doanh thu từ tiêu thụ các loại hàng hoá dợc phẩm do công ty nhập về, doanh thu tiêu thụ nội bộ nh từ hàng khuyến mại, hàng biếu, hàng quảng cáo, doanh thu hàng xuất khẩu.

10.1 Tài khoản sử dụng.

Để hạch toán doanh thu tiêu thụ công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511: “Doanh thu bán hàng”

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và đợc chi tiết nh sau: K 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”

TK 5112: “Doanh thu bán thành phẩm” K 512: “Doanh thu bán hàng nội bộ”

Tài khoản này đợc công ty sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh , chủ yếu là hàng khuyến mại, hàng sử dụng cho hội nghị khách hàng.

Và đợc chi tiết thành: TK 5121- Doanh thu bán hàng nội bộ: Hàng hoá TK 5122- Doanh thu bán hàng nội bộ: Thành phẩm

10.2 Chứng từ sử dụng.

Các chứng từ đợc công ty sử dụng trong chu trình tiêu thụ bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, báo cáo bán hàng.

10.3 Phơng pháp hạch toán.

Căn cứ vào hoá đơn GTGT và Báo cáo bán hàng, kế toán sẽ tiến hàng nhập liệu vào máy tính Để theo dõi đợc chi tiết cho từng mặt hàng, kế toán nhập Hoá đơn GTGT vào “Hoá đơn bán hàng” trong phân hệ kế toán bán hàng theo định khoản:

Đối với khoản doanh thu bán hàng: Nợ TK 131, 111,

Mã khách công nợ: kế toán cập nhật mã khách hàng (mã này đợc quy định trong danh mục khách hàng), chơng trình sẽ tự động hiện tên khách, địa chỉ, mã số thuế của khách.Trong trờng hợp này (tiêu thụ nội bộ) thì mã khách đợc nhập chính tên công ty.

Diễn giải: nhập nội dung nghiệp vụ

Mã nhập, xuất: khai báo tài khoản doanh thu và thuế GTGT đầu ra (131, 6418) Mã kho: Khai báo mã kho xuất bán, có thể là kho công ty hay kho cửa hàng

Mã hàng: Mã vật t, sản phẩm, hàng hoá bán ra Sau khi chọn xong mã hàng, chơng trình sẽ tự động gán tên hàng, đơnvị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu.

Số lợng: Khai báo số lợng hàng bán ra

Đơn giá vốn: Do công ty sử dụng giá trung bình nên kế toán không phải nhập trờng này mà ch-ơng trình kế toán sẽ tự động cập nhật đơn giá vốn tính đợc sau khi chạy đơn giá trung bình tháng.

Đơn giá bán: giá bán VND hoặc giá bán ngoại tệ.

Thành tiền: tiền vốn và doanh thu Chơng trình tự động cập nhật 2 trờng này.

Mã thuế: thuế suất thuế GTGT đối với mặt hàng tiêu thụ, chơng trình tự động tính tiền thuế Tài khoản thuế: Nhập tài khoản thuế GTGT đầu ra (33311)

Hạn thanh toán: nhập số ngày đến hạn phải thu tiền hàng của ngời mua.

Trong trờng hợp bán hàng trả chậm kế toán chỉ cần nhập hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho Trong trờng hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập nhật cả chứng từ:

Hoá đơn bán hàng: chứng từ này đợc sử dụng để phục vụ cho việc quản lý kho hàng và lên báo cáo thuế GTGT.

Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng): đợc dùng để hạch toán.

Việc khử trùng về chứng từ (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chơng trình tự động thực hiện.

Căn cứ vào các thông tin trên các chứng từ do kế toán nhập trên đây, chơng trình sẽ tự động hạch toán và cho ra các báo cáo, sổ sách về tiêu thụ bao gồm: Bảng kê hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng, báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng, báo cáo tổng hợp thanh toán theo giá bán, sổ cái tài khoản 5111, 5112, nhật ký bán hàng.

BiÓu sè 11. Sæ c¸i tµi kho¶n

11 Kế toán chiết khấu bán hàng

Nghiệp vụ chiết khấu bán hàng phát sinh khi các khách hàng mua với số lợng lớn, hoặc là khách hàng thờng xuyên song thực chất ở công ty, mọi khách hàng đều đợc hởng chiết khấu bán hàng với hai mức: 5 % đối với khách hàng quen mua với số lợng lớn, và 3 % đối với các khách hàng khác Khoản chiết khấu bán hàng khách hàng đợc hởng công ty hạch toán vào tài khoản 6418 “Chi phí bán hàng bằng tiền khác” Về sổ sách kế toán của nghiệp vụ này sẽ đợc trình bày trong phần “Chi phí bán hàng-10.1)

12 Kế toán giảm giá hàng bán

Nghiệp vụ giảm giá hàng bán thờng phát sinh khi khách hàng hoặc khiếu nại rằng sản phẩm, hàng hoá của công ty sắp hết thời hạn sử dụng hoặc hàng bán chậm Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán, công ty cùng với khách hàng phải lập biên bản trong đó ghi rõ số lợng, quy cách hàng hoá, lý do giảm, mức giảm giá theo hoá đơn bán hàng nào Căn cứ vào biên bản điều chỉnh giá do phòng kinh doanh lập, kế toán kê khai điều chỉnh thuế đầu ra cho thích hợp.

Khoản giá giảm công ty sẽ trả cho khách hàng trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc sẽ trừ vào số nợ của khách hàng.

12.1 Tài khoản sử dụng

Để phản ánh khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản: TK 532- Giảm giá hàng bán

Tài khoản này có kết cấu nh sau:

Bên nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ giảm giá hàng bán

Tài khoản này cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết nh sau: TK 5321- Giảm giá hàng bán: Hàng hoá TK 5322- Giảm giá hàng bán: Thành phẩm

12.2 Phơng pháp hạch toán.

15

Căn cứ vào biên bản điều chỉnh giá do phòng kinh doanh lập, kế toán tiến hành định khoản trên

(Xem Hình 6- Phụ lục)

Cụ thể, trên phiếu kế toán, kế toán phải nhập: Số chứng từ, ngày chứng từ

Tài khoản: 5321hoặc 5322, 131, mỗi tài khoản ghi một dòng Diễn giải

Cột phát sinh nợ, có: kế toán nhập số phát sinh nợ vào cột phát sinh nợ tại dòng của tài khoản 5321 hoặc 5322 và dòng của tài khoản 3331 ngay sau khi nhập số hiệu các tài khoản này vào cột tài khoản, sau đó diễn giải vụ việc vào cột diễn giải Sau khi nhập số hiệu tài khoản 131 vào cột tài khoản ở dòng tiếp theo thì chơng trình sẽ tự động cập nhật số phát sinh vào cột phát sinh có tại dòng tài khoản 131, đồng thời cập nhật cả dòng diễn giải cho dòng của tài khoản này.

Trong trờng hợp công ty trả khoản giảm giá cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, thì sau khi nhập phiếu kế toán trên, kế toán phải nhập phiếu chi hoặc giấy báo có của ngân hàng theo định khoản:

Nợ TK 131

Có TK 1111, 1121

Số liệu vừa nhập sẽ đợc chơng trình tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền và lên các sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 5321, 5322

Trong quá trình tiêu thụ tại công ty cũng phát sinh trờng hợp hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do hàng không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng hoặc hàng quá hạn sử dụng mà không th-ơng lợng bằng cách khác đợc, hoặc cửa hàng trả lại do hàng khong tiêu thụ đợc Khi khách hàng mang trả lại hàng, khách hàng phải lập phiếu khiếu lại chất lợng hàng trả về và hoá đơn ghi rõ lý do trả lại hàng Hàng hoá bị trả lại phải qua kiểm nghiệm của ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất lợng Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng bị trả lại và viết phiếu nhập hàng bị trả lại hoặc ký xác nhận luôn vào “phiếu khiếu nại chất lợng hàng trả về kiêm biên bản nhập lại hàng” nếu đúng theo lý do trên và số hàng hoá sẽ đợc nhập kho Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm do ban kiểm nghiệm lập, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần).

01 liên do phòng kinh doanh lu

01 liên do kế toán hàng tồn kho lu để nhập số liệu vào máy tính 01 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho.

Trên phiếu nhập kho, ngời lập ghi các chỉ tiêu: Tên, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính và số lợng thực nhập.

Đơn giá của lợng hàng bị trả lại chính là giá vốn đơn vị của thành phẩm, hàng hoá lúc xuất kho cho tiêu thụ.

Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập liệu trên phiếu nhập hàng bị trả lại trong

phân hệ kế toán “Bán hàng ” (Xem Hình 4- phụ lục)

17

Biểu số 17.

Nơi trả về: phiếu khiếu nại chất lợng hàng trả về Công ty dợc Thanh Hoá (Kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng)

1 Hoàng Thị Dợc Phó phòng kinh doanh 2 Đỗ Huy Huyền Thủ kho

3 Trần Thanh Mai Kế toán

4 Trần Hồng Minh Theo dõi hàng nhập lại

Họ tên ngời giao hàng: Công ty dợc Thanh Hoá Theo số ngày tháng năm 20 Của

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

13.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng tài khoản: 531- Hàng bán bị trả lại Tài khoản này theo dõi doanh thu hàng bán bị trả lại, nó có kết cấu nh sau:

Bên nợ: Tập hợp doanh thu hàng đã tiêu thụ bị trả lại Bên có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại Tài khoản này cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành:

TK 5311- Hàng bán bị trả lại: Hàng hoá TK 5322- Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm

13.3 Phơng pháp hạch toán