1 Nội dung Nội dung 1 Lời mở đầu 3 Chương 1. Bài toán xếp lịch bảo vệ tốt nghiệp cao học 4 1.1.Mô tả bài toán 5 1.1.1.Cơ cấu tổ chức 5 1.1.2.Quy trình xử lý 6 1.1.3.Quy tắc quản lý 7 1.1.4. Mô hình tiến trình nghiệp vụ 7 1.2. Xác định yêu cầu 10 1.2.1. Những tình huống phát sinh 10 1.2.2. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống 12 Chương 2. Phân tích hệ thống 14 2.1.Phân tích về chức năng 14 2.1.1.Sơ đồ phân rã chức năng 14 2.1.2.Sơ đồ luồng dữ liệu 17 2.2.Phân tích về dữ liệu 24 2.2.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu mức quan niệm 24 2.2.3. Mô hình liên kết thực thể 30 Chương 3. Thiết kế hệ thống 31 3.1.Thiết kế dữ liệu 31 3.1.1.Xác định các bảng dữ liệu 31 3.1.2. Mô tả các bảng dữ liệu 33 3.1.3.Mô hình quan hệ 47 3.2.Thiết kế các tiến trình 48 3.2.1.Tiến trình tính thời gian tổ chức 48 3.2.2.Tiến trình xếp lịch 52 2 3.2.3.Kiểm tra trùng lịch 52 3.2.4. Tiến trình tính công cán bộ 53 3.3.Xây dựng chương trình 54 3.3.1.Công cụ 54 3.3.2.Xây dựng chương trình 59 Kết luận 64 Danh mục tài liệu tham khảo 65 Phụ lục 66 3 Lời mở đầu Ngày nay, hầu hết quá trình của bất kỳ ngành nghề nào cũng có sự góp mặt của tin học, đặc biệt là trong kinh doanh, du lịch, hàng không, giáo dục … Chính vì thế, việc tổ chức, xử lý, lưu trữ, sắp xếp một khối lượng thông tin lớn luôn là một điều rất khó khăn, tốn nhiều thời gian. Việc cập nhật thông tin một cách chính xác và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả là rất cần thiết cho mọi nhu cầu của xã hội hiện đại. Như vậy, việc quản lý thời gian cũng trở nên cần thiết được giải quyết bằng tin học, và các bài toán lập lịch được đặt ra. Hiện nay có những bài toán lập lịch rất khó như bài toán lập lịch thời khóa biểu, cũng đã được giải quyết rất tốt. Không chỉ vậy, có những bài toán lập lịch xoay quanh giáo dục trong nhà trường và đại học cũng đã được đặt ra và giải quyết như lập lịch trực cho cán bộ, lập lịch giảng dạy cho giáo viên, lập lịch thi cho Học viên… Và, trong bài tập này, một bài toán nữa cũng được đặt ra: “Lập lịch bảo vệ luận văn tốt nghiệp”. Đây là một đề tài đáp ứng một vấn đề rất thực tế, vì phải có một sự sắp xếp hợp lý của lịch bảo vệ, thì các buổi bảo vệ mới hoạt động nhịp nhàng và có kế hoạch, giúp việc hoàn thành trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc xếp lịch bảo vệ luận văn tốt nghiệp hiện nay được xếp chủ yếu bằng tay, lưu trữ bằng sổ sách giấy tờ, không tránh khỏi việc bị trùng lặp hoặc mất thông tin. Vì thế việc xếp lịch một cách chính xác trở nên rất khó khăn và chỉ một số người làm công việc xếp lịch trong một thời gian dài và phải có cả chuyên môn và kinh nghiệm quản lý nữa thì mới có thể làm được. Việc bảo vệ luận văn có ý nghĩa quan trọng, cho nên cần đòi hỏi sự chính xác cao về thời gian. Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ cho công việc này là một điều cần thiết. 4 Đề tài này tập trung vào việc xây dựng một hệ thống hỗ trợ xếp lịch bảo vệ bằng tay, đảm bảo các ràng buộc và tạo điều kiện hỗ trợ tốt cho người xếp lịch có thể xếp lịch một cách nhanh chóng, thuận tiện, chính xác. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS.TS. đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành hệ thống này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1. Bài toán xếp lịch bảo vệ tốt nghiệp cao học 5 1.1.Mô tả bài toán Để đơn giản bài toán, ta đưa bài toán về quy mô một khoa trong một trường đại học. Cụ thể, trong hệ thống này, ta áp dụng bài vào việc xây dựng hệ thống xếp lịch bảo vệ tốt nghiệp cho học viên cao học ở khoa công nghệ thông tin Học viện kỹ thuật quân sự. Hệ thống được mô tả như sau: 1.1.1. Cơ cấu tổ chức Mỗi một năm, các trường đại học đều tổ chức bảo vệ luận văn tốt nghiệp cho Học viên cao học lấy cơ sở đánh giá kết quả học tập của Học viên tại trường. Việc bảo vệ luận văn được thực hiện bằng việc tổ chức các hội đồng đánh giá luận văn. Hệ thống cần phải xếp thời gian bảo vệ cho học viên và các cán bộ trong từng hội đồng. Đối tượng liên quan cần được xếp lịch là : • Học viên : Người bảo vệ luận văn cao học đã đăng kí bảo vệ trong đợt đó. Mỗi một học viên đủ điều kiện sẽ được nhận đề tài và giáo viên hướng dẫn, mỗi đề tài có thể được xếp vào nhiều hướng chuyên sâu khác nhau, và có một giáo viên hướng dẫn đề tài đó. Đồng thời, học viên phải đăng ký đợt bảo vệ. • Hội đồng đánh giá luận văn: các cán bộ khoa học, giảng viên tham gia chấm điểm, đánh giá việc bảo vệ. Mỗi một luận văn của một Học viên cần bảo vệ thì thành lập một hội đồng. Một hội đồng đánh giá gồm có 5 thành viên: 01 chủ tịch, 01 thư ký, 02 phản biện, 01 ủy viên thường, trong hội đồng phải có ít nhất 2 thành viên ở ngoài cơ sở đào tạo. Các thành viên trong hội đồng có là cán bộ khoa học, giảng viên trong hoặc ngoài trường, đều có học hàm, học vị, có hướng chuyên sâu phù hợp, cán bộ ngoài trường thì phải có cơ sở quản lý cũng như nơi công tác. 6 Giáo viên hướng dẫn đề tài của Học viên là cán bộ khoa học, có thể tham gia đánh giá trong các hội đồng, nhưng không được tham gia hội đồng mà Học viên đó bảo vệ. Cán bộ làm phản biện của hội đồng cần phải có phải là người am hiểu đề tài luận văn. Đồng thời, người làm phản biện không được đồng tác giả với người bảo vệ trong các công trình công bố có liên quan đến đề tài luận văn. Chủ tịch của hội đồng phải là người có năng lực và uy tín chuyên môn, có kinh nghiệm trong tổ chức điều hành công việc của hội đồng. 1.1.2. Quy trình xử lý Mỗi một năm, các trường đại học đều tổ chức bảo vệ luận văn tốt nghiệp cho Học viên cao học lấy cơ sở đánh giá kết quả học tập của Học viên tại trường. Việc bảo vệ luận văn được thực hiện bằng việc tổ chức các hội đồng đánh giá luận văn, và một năm tổ chức thành nhiều đợt bảo vệ. Trước khi xếp lịch bảo vệ, người xếp lịch đã có danh sách các Học viên và đề tài bảo vệ. Ban đầu, khi bắt đầu đợt bảo vệ, khoa sẽ có dự định tổ chức bảo vệ trong một khoảng thời gian nhất định. Học viên muốn bảo vệ luận án, thì phải đăng kí trước với nhà trường. Trước khi xếp lịch, người có trách nhiệm xếp lịch sẽ thông báo cho các cán bộ trong và ngoài trường về khoảng thời gian dự định tổ chức để xem xem họ có thể tham gia được vào những ngày nào. Sau đó, từ thông tin về thời gian tham gia của cán bộ trong và ngoài cơ sở mà chọn ra những ngày liên tiếp thích hợp nhất để cơ sở tổ chức các hội đồng đánh giá sao cho có nhiều cán bộ có thể tham gia được nhất. Sau khi xác định được chính xác các ngày tổ chức bảo vệ, người xếp lịch sẽ thông báo lại cho các cán bộ trong và ngoài cơ sở về các ngày tổ chức và xác định lại một lần nữa chính xác về cán bộ nào sẽ tham gia và thời gian chính xác mỗi cán bộ sẽ tham gia trong những ngày này bằng việc gửi giấy mời. 7 Các ngày tổ chức bảo vệ là liên tiếp nhau. Các hội đồng được bố trí ở một số các phòng hoặc hội trường nhất định. Thời gian làm việc của một hội đồng, tính theo một kíp là 1 giờ 30 phút. Với cùng một kíp bảo vệ có thể có tối đa số hội đồng được tổ chức bằng đúng số phòng được chọn. Giữa các kíp bảo vệ có thời gian để cán bộ có hai kíp liền nhau có thể có thời gian di chuyển đến hội đồng khác, nhưng trong hệ thống, để đơn giản, ta coi thời gian di chuyển này không đáng kể và không tính đến. Vấn đề thù lao của các cán bộ trong hội đồng cũng được quan tâm. Các chức vụ khác nhau trong hội đồng thì nhận được mức thù lao khác nhau theo quy định nhà nước và cơ sở dựa trên số lượng hội đồng và chức vụ đảm nhiệm trong mỗi hội đồng mà cán bộ tham gia. 1.1.3. Quy tắc quản lý Học viên trước khi bảo vệ phải đăng kí với khoa để bảo vệ trong đợt đó. Đồng thời, học sinh phải đạt được yêu cầu thì mới được bảo vệ luật văn, nếu không đạt thì được yêu cầu sửa chữa bảo vệ lần thứ hai. Lịch bảo vệ lần thứ hai của khóa học phải được ấn định sau ngày cuối cùng của kỳ bảo vệ lần thứ nhất từ bốn đến sau tháng hoặc cho phép bảo vệ luận văn với khóa kế tiếp. 1.1.4. Mô hình tiến trình nghiệp vụ 1.1.4.1. Các ký hiệu sử dụng - Ký hiệu hình chữ nhật: trên mô hình gốm hai phần nhằm mô tả các thành phần chính của hệ thống và các chứng năng của nó: Ví dụ: Bộ phận tổ chức +Duyệt đăng ký +Thống kê danh sách Học viên +Thống kê danh sách 8 cán bộ “Bộ phận tổ chức” là tên của bộ phận này, bao gồm những chức năng: duyệt đăng ký, thống kê danh sách học viên, thống kê danh sách cán bộ. - Ký hiệu hình e líp: Dùng để mô tả tác nhân ngoài của hệ thống. Ví dụ: Ở đây, học viên là tác nhân nằm bên ngoài hệ thống, nó chỉ có nhiệm vụ gửi bản đăng ký bảo vệ cho nhân viên của bộ phận tổ chức (ở đây là phòng sau đại học) mà không tham gia vào quá trình quản lý bên trong hệ thống. - Ký hiệu mũi tên: chỉ hướng luồng dữ liệu, tên dữ liệu ghi trên hình mũi tên. Ví dụ: Nghĩa là bộ phận 1 sẽ đưa dữ liệu di chuyển đến bộ phận 2 Học viên 9 1.1.4.2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ 10 1.2. Xác định yêu cầu 1.2.1. Những tình huống phát sinh Những vướng mắc thường gặp phải của hệ thống lập lịch bảo vệ luận văn tốt nghiệp cho Học viên cao học là: Xếp lịch có thể bị trùng: Do người xếp lịch mệt mỏi hoặc làm việc trong một thời gian dài có thể không cẩn thận, hoặc do việc xếp dựa trên rất nhiều giấy tớ, thông tin rất phức tạp và dễ sai sót, hoặc do việc bảo vệ được tổ chức đồng thời ở nhiều phòng bảo vệ trong cùng một thời gian khiến cho việc xếp lịch trở nên phức tạp. Đó đều là nguyên nhân dẫn đến có thể khiến cho người lập lịch mắc sai sót và xếp lịch bị trùng. Khi đó, một cán bộ có khi bị xếp vào hai hội đồng trong cùng một kíp sẽ phải qua lại giữa hai hội đồng trong cùng môt kíp bảo vệ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá luận văn không chính xác và gây nên sự mệt mỏi cho cán bộ. Vì vậy, khi xếp lịch, ta phải dựa theo thông tin về cán bộ và kíp mà cán bộ đã tham gia để tránh trùng lịch. Vấn đề thời gian di chuyển: Nếu các phòng tổ chức bảo vệ ở cách xa nhau, như vậy sẽ phải tính cả thời gian di chuyển của các cán bộ để không ảnh hưởng đến thời gian bảo vệ. Nhưng trong hệ thống này, với điều kiện và quy mô ở một khoa, nên ta không tính đến thời gian di chuyển. Vấn đề hướng chuyên sâu của cán bộ: Để đảm bảo các cán bộ trong hội đồng đều có thể đánh giá chính xác được kết quả bảo vệ của Học viên, thì các cán bộ trong hội đồng trong hội đồng đều phải có chuyên sâu về đề tài mà Học viên cần bảo vệ, nhưng trong thực tế, thường thì không có đủ cán bộ để xếp vào hội đồng để đáp ứng được 100% cán bộ phải từng nghiên cứu sâu về đề tài này, nên thông thường, chỉ có khoảng [...]... trong Tên tác nhân trong 19 2.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ DFD mức khung cảnh (mức 0) Sơ đồ DFD mức 0 hệ thống xếp lịch bảo vệ 20 Sơ đồ DFD mức đỉnh (mức 1) Sơ đồ DFD mức 1 hệ thống xếp lịch bảo vệ 21 Sơ đồ DFD mức khung cảnh (mức 2) Sơ đồ DFD mức 2 chức năng tổ chức bảo vệ 22 Sơ đồ DFD mức 2 chức năng xếp lịch bảo vệ 23 Sơ đồ DFD mức 2 chức năng hỗ trợ xếp lịch 24 2.2.Phân tích về dữ liệu 2.2.1... hiện tượng trùng lịch, • Chuyên môn của cán bộ trong hội đồng phù hợp với hướng chuyên sâu của đề tài cần bảo vệ, • Cán bộ là giáo viên hướng dẫn của học viên thì không nằm trong hội đồng đánh giá luận văn của Học viên đó, • Hội đồng có 5 thành viên, 3 thành viên là cán bộ trong cơ sở, 2 thành viên là cán bộ ngoài cơ sở 13 • Xác định được ngày tổ chức bảo vệ Theo thực tế tại khoa, ngày tổ chức sẽ... ngày này phải đảm bảo có nhiều cán bộ tham gia nhất • Tính được tiền thù lao cho cán bộ: Tính xem cán bộ đã tham dự bao nhiêu hội đồng, và chức vụ đảm nhiệm trong hội đồng để hỗ trợ cho người xếp lịch cân bằng lịch • Tính khoảng thời gian trống của cán bộ: Là thời gian trống lớn nhất trong một ngày của cán bộ, đơn vị tính có thể là kíp để người xếp có thể cân bằng lịch Không để lịch của cán bộ bị dồn quá... cán bộ tham gia các hội đồng trong những ngày tổ chức bảo vệ 1.2.2 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống Từ mô tả bài toán và phân tích các tình huống phát sinh, hệ thống cần có những nhiệm vụ cơ bản sau: Xây dựng được chương trình xếp lịch bằng tay thuận lợi cho người xếp lịch từ việc nhập dữ liệu đầu vào, tìm kiếm thông tin cho đến việc hỗ trợ việc xếp lịch và các cán bộ đảm bảo: • Tránh hiện tượng trùng lịch, ... đã tốt nghiệp Tình trạng =2 : Học viên không đủ điều kiện tốt nghiệp, hoặc học viên quá thời gian bảo vệ luận văn 6 Thời gian ĐKBV Thời gian cho phép Thời gian Học viên đăng đăng kí bảo vệ kí 29 bảo vệ Được mã hóa theo đợt và năm bảo vệ VD: Học viên đăng kí bảo vệ vào đợt bảo vệ đầu tiên trong năm 2011 Ta có: 012011 30 2.2.3 Mô hình liên kết thực thể 31 Chương 3 Thiết kế hệ thống 3.1 Thiết... những hướng chuyên sâu mới Đồng thời, các cán bộ khoa học cũng luôn luôn có những nghiên cứu trong những lĩnh vực mới nên hướng chuyên sâu cũng thay đổi Việc quản lý thông tin cán bộ : Hệ thống cần đến hai đối tượng cán bộ là cán bộ trong và cán bộ ngoài Thông tin về cán bộ ngoài cơ sở thì rất khó quản lý Đồng thời, mỗi năm, cơ sở có thể nhận thêm những cán bộ mới, hoặc có những cán bộ về hưu, thuyên chuyển... quả đánh giá kém chính xác Cụ thể:  Cán bộ một ngày được xếp 2 trên tổng số 6 kíp làm việc nhưng lại xếp 1 kíp vào sáng sớm và 1 kíp chiều tối, như vậy sẽ rất bất tiện  Việc cán bộ bị xếp lịch một ngày dồn lại 4-5 kíp trong khi hôm sau chỉ có 1 kíp  Việc có những cán bộ bị xếp quá nhiều hội đồng trong khi có những cán bộ chỉ phải tham gia rất ít hội đồng  Một cán bộ liên tục làm phản biện hoặc chủ... chú Mã của cán bộ, giảng chính 2 Ý nghĩa Khóa Mã cán bộ Khóa viên.VD: CB0001 Phân loại cán bộ, giảng Loại cán bộ viên, thuộc tính nhận 2 giá trị 0,1 Loại CB=0: Cán bộ ngoài cơ sở Loại CB=1: Cán bộ trong 3 4 Học hàm Học vị Học hàm cơ sở Học hàm của cán bộ Học vị Giáo sư, Phó giáo sư, … Học vị của cán bộ Ví dụ: Tiến sĩ, Phó tiến sĩ, Thời gian rảnh Thời gian rảnh 5 Thạc sĩ Khoảng thời gian mà cán bộ có thể... kí đợt bảo vệ Chỉ những học viên đăng kí thì mới được xếp lịch bảo vệ Nhưng không phải học viên nào cũng có thể bảo vệ được đề tài đúng thời gian quy định, có những học viên đã đăng kí nhưng đến hạn mà đề tài vẫn chưa xong hoặc đề tài không đáp ứng yêu cầu thì không đủ điều kiện bảo vệ, mà phải chờ những đợt sau Những học viên này muốn bảo vệ thì vẫn phải tiếp tục đăng ký ở đợt sau Về việc quản lý... thời gian tham gia của cán bộ lại thay đổi lại toàn bộ, cho nên tốt nhất là mỗi một đợt lại mở một bảng thời gian cán bộ mới, trong đó có thông 36 tin của cán bộ có thể tham gia trong đợt đó, như vậy sẽ thuận lợi hơn cho việc lựa chọn cán bộ để xếp vào các hội đồng Có thể đặt tên các tệp như sau: TG_CB_32011, TG_CB_52011: Bảng thời gian cán bộ trong đợt tháng 3 năm 2011, tháng 5 năm 2011  . quyết như lập lịch trực cho cán bộ, lập lịch giảng dạy cho giáo viên, lập lịch thi cho Học viên… Và, trong bài tập này, một bài toán nữa cũng được đặt ra: Lập lịch bảo vệ luận văn tốt nghiệp chức bảo vệ luận văn tốt nghiệp cho Học viên cao học lấy cơ sở đánh giá kết quả học tập của Học viên tại trường. Việc bảo vệ luận văn được thực hiện bằng việc tổ chức các hội đồng đánh giá luận. Đồng thời, học viên phải đăng ký đợt bảo vệ. • Hội đồng đánh giá luận văn: các cán bộ khoa học, giảng viên tham gia chấm điểm, đánh giá việc bảo vệ. Mỗi một luận văn của một Học viên cần bảo