Đang tải... (xem toàn văn)
103 Các phương pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính
Lời mở đầu Từ kinh tế nớc ta chuyển sang chế thị trờng có quản lý Nhà nớc, thực tiễn trình đổi ngày chứng minh cần thiết kiểm toán, đặc biệt hoạt động kiểm toán độc lập đà bớc khẳng định vị trí kinh tế quốc dân Sự tồn kiểm toán thÕ giíi cho thÊy ®Ĩ cã mét nỊn kinh tÕ động phát triển toàn diện có đóng góp không nhỏ hoạt động kiểm toán độc lập, có thông tin đợc kiểm toán đáng tin cậy cho việc đề định kinh tế Trong kiểm toán, việc đánh giá Hệ thống kiểm soát nội công ty khách hàng bớc công việc quan trọng, yếu tố định đến chất lợng kiểm toán viên Nhiệm vụ kiểm toán viên viƯc thu thËp hiĨu biÕt vỊ c¬ cÊu kiĨm soát nội tìm nguyên lý cấu kiểm soát nội đó, thấy đợc chúng đà đợc vào trình hoạt động chứng minh thông tin thu đợc theo cách thức hữu ích không? Để mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng riêng biệt kết hợp ba phơng pháp chứng minh tài liệu hiểu biết cấu kiểm soát nội là: vẽ Lu đồ, lập Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ, lập Bảng tờng thuật kiểm soát nội từ giúp cho kiểm toán viên hiểu biết tốt Hệ thống kiểm soát nội khách hàng.Vì lý nên em định chọn đề tài: Các phơng pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội kiểm toán báo cáo tài Nội dung đề án đợc trình bày theo bố cục: Lời mở đầu Phần nội dung Phần I Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội I Những tìm hiểu chung hệ thống kiểm soát nội bô Phần II Các phơng pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội I.Bảng câu hỏi Hệ thống kiểm soát nội -1- II.Sơ đồ Hệ thống kiểm soát nội III.Mô tả tờng thuật Hệ thống kiểm soát nội IV.Sự kết hợp ba phơng pháp Kết luận Đề án đợc nghiên cứu dựa sở phơng pháp luận t logic kết hợp với phơng pháp thống kê mô tả kết hợp với nghiên cứu tài liệu để rút kết luận Trong giới hạn đề án môn học, thời gian có hạn kiến thức hạn hẹp nên viết em tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp cô giáo để viết em hoàn thiện -2- Phần nội dung Ch¬ng I: C¬ së lý ln cđa HƯ thèng kiểm soát nội I.Bản chất Hệ thống kiểm so¸t néi bé 1.Kh¸i niƯm vỊ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé Theo chuÈn mùc ISA 400 cña chuÈn mùc kiĨm to¸n qc tÕ: HƯ thèng kiĨm so¸t néi bé toàn sách thủ tục Ban giám đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tuân thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát gian lận sai sót, tính xác đầy đủ ghi chép kế toán đảm bảo lập thời gian mong muốn thông tin tài tin cậy Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Số 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là qui định thủ tục kiểm soát đơn vị đợc kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát Mục đích hệ thống kiểm soát nội việc quản lý: Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vô hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị h hại không đợc bảo vệ hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tơng tự xảy tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin kinh tế, tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Nh thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế, tài Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội đợc thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý -3- liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải đợc tuân thủ mức Cụ thể hệ thống kiểm soát nội cần: - Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp - Ngăn chặn phát kịp thời nh xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, xác nh việc lập Báo cáo tài trung thực khách quan Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý: Các trình kiểm soát đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lÃng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Định kỳ nhà quản lý thờng đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp đợc thực với chế giám sát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp 2.ý nghÜa cđa hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé kiểm toán tài Kiểm toán viên cần am hiểu sâu sắc hệ thống kiểm soát nội khách hàng để xác định mức rủi ro kiểm soát nhằm làm cho việc lập kế hoạch, xác định nội dung, thời gian, phạm vi thủ tục kiểm soát HTKSNB đợc kiểm toán có ảnh hởng lớn tới phơng thức lập kế hoạch thực kiểm toán kiểm toán viên nguồn cung cấp thông tin quan trọng loại khả rủi ro sai phạm trọng yếu xảy báo cáo tài Nó nguồn cung cấp thông tin sở trình, phơng pháp, sổ sách báo cáo mà đơn vị đợc kiểm toán sử dụng để lập báo cáo tài 3.Các mục tiêu chi tiết kiĨm so¸t néi bé - C¸c nghiƯp vơ kinh tÕ ghi sổ phải có hợp lý - Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đắn - Các nghiệp vụ kinh tế có phải đợc ghi sổ - Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đắn - Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đắn - Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh lúc - Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi đắn vào sổ phụ đợc tổng hợp xác -4- 4.Trách nhiệm kiểm toán viên ban quan lý HTKSNB Ban quản lý đơn vị đợc kiểm to¸n cã tr¸ch nhiƯm thiÕt lËp mét HTKSNB, thùc hiƯn hoạt động kiểm soát, điều hành giám sát trì hoạt động kiểm soát nhằm đạt đợc mục tiêu tổ chức đề ra, ngăn chặn, phát hiện, sửa chữa sai phạm trọng yếu Đối với kiểm toán viên, trách nhiệm thiết kế HTKSNB hữu hiệu, trách nhiệm đánh giá hoạt động kiểm soát đơn vị đợc kiểm toán mà có trách nhiệm đánh giá HTKSNB để từ làm điều chỉnh kế hoạch kiểm toán Kiểm toán viên không kiểm soát rủi ro kiểm soát, nhiên kiểm toán viên đa lời khuyên ý kiến t vÊn viƯc thiÕt kÕ mét HTKSNB h÷u hiƯu cho đơn vị khách hàng 5.Những hạn chế cố hữ kiểm soát nội Một cấu kiểm soát nội đợc xem hoàn toàn hiệu mà không cần xét đến thận trọng đà đợc tuân thủ thiết kế vận dụng Cho dï c¸c hƯ thèng ngêi thiÕt kÕ hệ thống lý tởng, tính hiệu phụ thuộc vào khả tính độc lập ngời sử dụng Theo nguyên tắc thứ 6, đợc IAPC phê chuẩn tháng 4/1981 ban hành tháng 6/1981: Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý mục đích nhà quản lý đà đạt đợc hạn chế cố hữu KSNB, nh: - Yêu cầu thờng xuyên nhà quản lý chi phÝ cho viƯc kiĨm tra ph¶i cã hiƯu qu¶ tøc chi phí cho bớc công việc kiểm tra phải mang lại hiệu tơng ứng việc phát giác sai phạm gian lận làm lỗ vốn, tức chi phí cho việc kiểm tra phải tổn thất sai phạm gian lận gây - Thực tế là, hầu hết biện pháp kiểm tra có chiều hớng tập trung vào nghiệp vụ đà thấy trớc vào nghiệp vụ đột xuất - Các khả sai phạm ngời thiếu thận trọng, nhÃng, sai lầm xét đoán hiểu lầm dẫn - Việc điều hành kiểm tra bị phá vỡ việc thông đồng với bên với nhân viên doanh nghiệp - Có thể trách nhiệm cá nhân điều hành, kiểm tra bị lạm dụng chẳng hạn thành viên ban lÃnh đạo vi phạm quy chế -5- - Các thủ tục trở nên không thích hợp điều kiện thực tế đà thay đổi tuân thủ thủ tục không đợc nghiêm túc Giả sử thể thức kiểm kê hàng tồn kho đợc triển khai cách thận trọng quy định hai nhân viên đếm độc lập Nếu không hai ngời hiểu đợc lệnh hai bất cẩn đếm, số đếm đợc hàng tồn kho có khả sai Cho dù số đếm đợc Ban quản trị không cần đếm xỉa đến thể thức đạo cho nhân viên tăng số đếm đợc lên để nâng mức thu nhập báo cáo Tơng tự, nhân viên định tăng số đếm đợc lên cách cố ý để che dấu việc ăn cắp hàng tồn kho hai ngời bọn họ thực Vì hạn chế cố hữu trình kiểm soát kiểm toán viên có nhiều đảm bảo hợp lý tính hiệu trình đó, nên hầu nh luôn có mức độ rủi ro kiểm soát Do đó, với cấu kiểm soát nội đợc thiết kế hiệu nhất, kiểm toán viên phải thu thập chứng kiểm toán việc khảo sát trình kiểm soát hầu hết mục tiêu kiểm toán tài khoản trọng yếu báo cáo tài 6.Tìm hiểu sơ hệ thống kiểm soát nội Trong giai đoạn kiểm toán viên tìm hiểu kiểm soát nội đơn vị hai mặt chủ u: ThiÕt kÕ kiĨm so¸t néi bé bao gåm thiÕt kế quy chế kiểm soát thiết kế máy kiểm soát, hoạt động liên tục có hiệu lực kiểm soát nội Tìm hiểu kiểm soát nội đợc thực giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải tìm hiểu thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát nội khách hàng theo yếu tố cấu thành: - Đánh giá xem liệu có Báo cáo tài kiểm toán đợc hay không? Kiểm toán viên phải thu thập thông tin tính trung thực Ban giám đốc việc lập trình bày sổ sách kế toán để đợc thoả mÃn chứng thu đợc chứng minh cho số d Báo cáo tài - Nhận diện đánh giá sai phạm tiềm tàng - Quyết định mức đánh giá thích hợp rủi ro kiểm soát ảnh hởng đến rủi ro phát từ ảnh hởng đến định số lợng chứng kiểm toán phải thu thập - Có kế hoạch thiết kế khảo sát thích hợp -6- Trong bớc này, kiểm toán viên thờng dùng phơng pháp tiếp xúc, quan sát, vấn Tất kết tìm hiểu sơ Hệ thống KSNB phải đợc lu hồ sơ kiểm toán Cách thức mà kiểm toán viên dùng để mô tả hiểu biết giai đoạn Hệ thống KSNB dùng bảng tờng thuật, bảng câu hỏi điểu tra lu đồ Hệ thống KSNB -7- Chơng II: Các phơng pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội I.Bảng câu hỏi Hệ thống kiểm soát nội 1.Khái niệm Là hệ thống câu hỏi điều tra đợc thiết kế liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ, yếu tố thuộc Hệ thống KSNB dựa câu hỏi cho phép kiểm toán viên hình dung sơ Hệ thống KSNB thuộc đơn vị khách hàng tính hiệu lực Trong hầu hết trờng hợp, bảng câu hỏi đợc thiết kế với yêu cầu trả lời có không, mà câu hỏi không phản ánh nhợc điểm tiềm ẩn cấu kiểm soát nội 2.Ưu điểm nhợc điểm việc sử dụng bảng câu hỏi Ưu điểm: Phơng pháp bảng câu hỏi hoàn thiện tơng ®èi vỊ mỈt tin tøc cđa tõng lÜnh vùc kiĨm toán mà phơng tiện tốt làm đợc.Hơn nữa, bảng câu hỏi đợc lập nhanh vào lúc bắt đầu hợp đồng kiểm toán không bỏ sót vấn đề quan trọng có chuẩn bị trớc kiểm toán viên Đặc biệt câu hỏi đợc chuẩn bị riêng cho phần chu trình nghiệp vụ, nên thuận lợi phân công cho kiểm toán viên khác để hoàn thành bảng câu hỏi Nhợc điểm Những phần riêng lẻ hệ thống công ty khách hàng đợc nghiên cứu mà không cung cấp nhìn khái quát Ngoài ra, bảng câu hỏi chuẩn thờng không khả thi cho số công ty khách hàng đợc kiểm toán, công ty nhỏ bảng câu hỏi đợc thiết kế chung Và việc chuẩn bị câu hỏi hoàn tất chúng thông qua vấn công việc khó khăn, tốn nhiều thời gian, nh xác câu hỏi đợc trả lời phụ thuộc vào trung thực lòng nhiệt tình ngời đợc vấn -8- Các câu hỏi kiểm soát nội Bản câu hỏi kiểm soát nội doanh nghiệp Nhà nớc Các câu hỏi kiểm soát nội Có Không 1 Các trách nhiệm công tác kế toán có đợc quy định cụ thể dễ hiểu nh điều sau không: ã Việc phân công công việc cho nhân viên kế toán có đợc cập nhật thờng xuyên không? ã Các văn chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp có sẵn có cho quan chuyên trách có chức kiểm tra không? Các chức danh máy kế toán có đầy đủ không? ã Các nhân viên kế toán có đợc đào tạo quy không? ã Các nhân viên kế toán có đợc gửi đào tạo việc đào tạo chỗ không? ã Các chức danh kế toán có làm việc ngày nghĩ không? TK Tiền Các bảng đối chiếu với ngân hàng có đợc chuẩn bị hàng tháng không? ã Chúng có đợc cán quản lý tài kiểm tra thờng xuyên không? Các biện pháp kiểm soát tiền mặt quỹ có hữu hiệu không? Các khoản tiền thu có đợc gửi vào ngân hàng cách nhanh chóng không? Đầu t ngắn hạn Các chứng khoán, trái phiếu đầu t tài khác doanh nghiệp có đợc bảo quản chắn không? Có mở sổ phụ theo dõi khoản đầu t ngắn hạn không? ã Nó có khớp với sổ sở tháng không? ã Nó có phù hợp với báo cáo ngời đầu sở hàng tháng không? Giá trị thị trờng loại đầu t ngắn hạn có đợc theo dõi để đảm bảo việc đa định chúng cách kịp thời không? Các khoản phải thu Hệ thống kế toán có hữu hiệu để đảm bảo cho khoản vay doanh nghiệp đợc vào sổ -9- Không áp dụng cách kịp thời xác không? Những ngời chịu trách nhiệm theo dõi khoản phải thu có bị cấm không đợc đảm nhận trách nhiệm công tác giao, nhận hàng thu, chi tiền không? Các quy trình hợp lý có đợc áp dựng để đảm bảo cho khoản phải thu đợc thu giai đoạn hợp lý không? Có mở sổ phụ theo dõi không? ã Nó có khớp với sổ sở hàng tháng không? Hàng tồn kho Cã c¸c biƯn ph¸p kiĨm so¸t thùc tÕ hàng tồn kho không? Đặc biệt sản phẩm tồn kho hàng ký gửi? ã Lối vào khu vực giao nhận hàng có bị cấm không? ã Doanh nghiệp có kiểm soát việc giao chuyển hàng tồn kho nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dở dang hàng thành phẩm không? Các kiểm kê thực tế có đợc thực để xác định số lợng hàng tồn kho không? Doanh nghiệp có trì hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho thờng xuyên không? ã Sổ theo dõi thay đổi thực tế có đóng vai trò quan trọng không? Các tài sản lu động khác Tài khoản theo dõi tài sản lu động khác có đợc kiểm tra định kỳ để đảm bảo số d giá trị chúng lớn phần trừ từ lợi nhuận mà ngời ta hy vọng chúng đem lại tơng lai? Tài sản cố định Có biện pháp kiểm soát thực tế TSCĐ, đặc biệt tài sản cố định hữu hình nh máy vi tính đợc sử dụng bên doanh nghiệp không? Có mở sổ phụ theo dõi TSCĐ không? ã Sự tồn thực tế hạng mục TSCĐ có đợc kiểm kê định kỳ không? Doanh nghiệp có mua loại hình bảo hiểm chống cắp lũ lụt, hoả hoạn không? Đầu t dài hạn Các chứng khoán, trái phiếu đầu t tài khác doanh nghiệp có đợc bảo quản chắn không? Có mở sổ phụ theo dõi đầu t dài hạn không? Đối với cổ phần liên doanh, doanh - 10 - Bản câu hỏi cấu kiểm soát nội chu kỳ tiêu thụ thu tiền sau đợc thiết kế cho việc sử dụng kết hợp với bảy mục tiêu kiểm soát nội bộ: Doanh số ghi sổ hàng hoá gửi cho khách hàng có thật; Các nghiệp vụ tiêu thụ đợc phê chuẩn đắn; Các nghiệp vụ tiêu thụ có đợc vào sổ; Doanh số ghi sổ hàng hoá đợc đặt mua, đợc tính tiền ghi sổ xác; Các nghiệp vụ tiêu thụ đợc phân loại đắn; Doanh số ghi sổ theo thời gian; Các nghiệp vụ tiêu thụ đợc ghi đắn vào sổ phụ đợc tổng hợp xác Hệ thống kế toán/ Bản câu hỏi kiểm soát nội Sau mô tả tốt hệ thống kế toán? Thủ công Tự động hoá Kết hợp thủ công với tự động hoá (Nếu tổ chức sử dụng kế toán thơng mại, xin vui lòng gửi cho copy tài liệu đợc thực thủ công) có sơ đồ kế toán không? Có Không (Nếu có, xin vui lòng cung cấp cho copy sơ đồ kế toán đó) Sau hệ thống sổ sách đợc sử dụng Có Không Sổ Sổ chi phí dự án Nhật ký khoản thu tiền mặt Nhật ký khoản chi tiền mặt Nhật ký bảng lơng Sổ TK nợ phải thu Sổ Tk nợ phải trả Nhật ký bán hàng Nhật ký mua hàng Hệ thống kế toán có xác định đầy đủ khoản thu khoản chi cho hợp đồng hay trợ cấp hay không? Có Không 5.Hệ thống kế toán có cung cấp phí tổn đợc ghi chép cho chơng trình phạm trù chi phí ngân quỹ không? - 15 - Có Không (Nếu có xin vui lòng cung cấp cho copy chi phí hoạt động/báo cáo chi phí dự ¸n cđa hƯ thèng kÕ to¸n cđa tỉ chøc cã thể phát sinh) 6.Bảng chấm công có đợc thiết kế cách khoa học để theo dõi thời gian làm việc nhân viên không? Có Không (Xin vui lòng cung cấp cho mẫu bảng chấm công làm thực tế nhân viên.) Có phân cách trách nhiệm kế toán mua hàng kế toán toán không? Có Không Tất chứng từ khoản toán có vào sổ kịp thời không? Điều tạo điều kiện thuận lợi cho công việc quản lý kinh doanh Có Không Các kiểm soát ngân sách thực tế đà loại trừ ảnh hởng bất thờng vợt giới hạn ngân sách cấp phát không? Có Không 10 Các kiểm soát ngân sách thực tế đà loại trừ ảnh hởng bất thờng vợt phạm trù chi phí ngân quỹ không? Có Không Những bình luận/Những nhận xét: - 16 - Mơc ®Ých cđa mét hƯ thèng kÕ toán tổ chức nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ báo cáo nghiệp vụ kinh tế tổ chức đó, trì khả toán tài sản liên quan mục tiêu đạt đợc qua câu hỏi câu hỏi kiểm soát nội hệ thống kế toán để xét xem hệ thống kế toán tổ chức có hiệu không Mục tiêu kiểm soát nội chi tiết là: XÐt xem c¸c nghiƯp kinh tÕ ghi sỉ cã tÝnh hợp lý, phê duyệt đắn, có đợc ghi sổ đầy đủ, có đợc đánh giá đắn, có đợc phân loại đắn, có đợc phản ánh lúc, có đợc ghi chép xác không? II.Sơ đồ 1.Khái niệm Sơ đồ kiểm soát nội trình bày tài liệu vận động liên tiếp chúng ký hiệu biểu đồ Các kiểm toán viên sử dụng số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo chức cách đơn giản, rõ ràng loại nghiệp vụ, trình tự luân chuyển chứng từ nh thủ tục kiểm soát Kiểm toán viên nên trình bày sơ đồ theo hớng tổng quát từ trái sang phải, từ xuống dới trình bày theo cột để diễn tả công việc diễn phận chức năng, nhân viên 2.Ưu điểm nhợc điểm phơng pháp sơ đồ Ưu điểm Phơng pháp sơ đồ cung cấp nhìn khái quát xúc tích hệ thống khách hàng, có ích kiểm toán viên có tác dụng nh công cụ phân tích đánh giá Một sơ đồ đợc lập tốt giúp cho việc nhận diện thiếu sót qua việc làm dễ dàng hiểu rõ hệ thống vận hành Nhợc điểm Việc mô tả sơ đồ thờng nhiỊu thêi gian hay cã kh«ng cho phÐp nhËn diện đợc yếu điểm kiểm soát nội - 17 - 3.Các kỹ thuật việc lập sơ đồ ã Các ký hiệu vẽ sơ đồ + Các ký hiệu thông thờng đầu đầu vào Tài liệu báo cáo: Mọi tài liệu, giấy tờ nh séc, hoá đơn bán hàng Các ký hiệu chung cho đầu đầu vào: Đợc dùng để thông tin nhập xuất khỏi hệ thống Đầu vào đợc thực phơng pháp thủ công + Các ký hiệu thông thờng quy trình Thao tác máy tính: Mọi chức hoạt động, xác định hoạt động gây biến động giá trị, hình thức vị trí thông tin Thao tác thủ công: Mọi hoạt động thủ công nh chuẩn bị hoá đơn bán hàng, hay chỉnh hợp bảng kê ngân hàng Phân loại + Các ký hiệu khác Điểm nối trang: Thoát hay nối vào phận khác lu đồ Dùng để tránh trờng hợp nhiều lu đồ chuyển cắt nhau, đợc đánh dấu chữ số - 18 - Điểm nối trang khác nhau: Chỉ nguồn đích khoản thoát ra, vào lu đồ Quyết định: Chỉ tình xử lý khác tuỳ theo việc điều kiện có đợc thoả mÃn hay không Trống hay đĩa Băng từ Đờng vận động định hớng Băng đục lỗ Thẻ đục lỗ Lu trữ dây chuyền Lời thích ã Các loại sơ đồ thông dụng + Sơ đồ hệ thống Khái niệm: Sơ đồ hệ thống thờng trình trình bày đơn giản vận động chứng từ sổ sách tổ chức + Sơ đồ kiểm soát nội Khái niệm: Sơ đồ kiểm soát nội trình bày chi tiết so với sơ đồ hệ thống vận động chứng từ sổ sách tổ chức, trình bày chia tách trách nhiệm quyền kiĨm so¸t kh¸c hƯ thèng - 19 - + Sơ đồ chơng trình Khái niệm: Sơ đồ chơng trình chi tiết so với hai loại sơ đồ nhng chúng liên quan với chơng trình máy tính đặc thù (minh hoạ hình vẽ trang bên) Sau danh sách ký hiệu vẽ biểu đồ luồng bản: Tài liệu In tài liệu Điểm bắt đầu C Sổ sổ đăng ký Kho đĩa Bộ hiển thị Máy tính xử lý Đầu đầu vào Các công việc: C: Kiểm tra S: Ký duyệt A: Thêm vào A Lu tạm thời Luồng di chuyển Luồng thông tin Phân nhánh Bàn phím D Lu cố định Đầu nối trang bên Chú thÝch KÕt thóc lng Ng n gưi - 20 - Mục tiêu kiểm soát nội sơ đồ hệ thống thu quỹ - Các nghiệp vụ ghi giảm nợ khách hàng, khoản phải thu đợc ghi sổ phải có tính hợp lý - Các nghiệp vụ kinh tế có trình thu quỹ phải đợc ghi sổ - Các th gửi đến phải đợc phân loại đắn - Các séc, phiếu ký thác Ngân hàng phải đợc phê chuẩn đắn - Các nghiệp vụ thu quỹ phải đợc ghi đắn vào sổ phụ đợc tổng hợp xác - Các nghiệp vụ thu quỹ có phải đợc ghi sổ - Các séc, phiếu ký thác Ngân hàng đợc ghi sổ theo thời gian - 21 - Mẫu sơ đồ kiểm soát nội Benington Co.Inc Sơ đồ hệ thống thu quỹ Bắt đầu Thư gửi đến Nhận thư bưu điện Mở thư chọn lọc phân phối Lập phiếu ký thác NH Séc Theo dõi t¸i ký th¸c cđa sÐc NSF SÐc NSF PhiÕu ký thác 1 Phiếu ký thác Ngân hàng Đà ngân hàng xác nhận Phiếu ký thác 2 Lu hå s¬ theo thø tù SÐc Ghi nhËt ký thu quỹ Ngân hàng Nhậ t ký thu quỹ Ghi giả m nợ KH Sổ phụ khoản phải thu Séc Định kỳ kiểm tra chiếy khấu bán hàng Sổ nhËt ký thu q KÕt thóc - 22 - Mơc tiêu kiểm soát nội chu trình tiền lơng nhân - Các nghiệp vụ tiền lơng có đợc ghi sổ - Các nghiệp vụ tiền lơng ghi sổ số thực tế làm việc tính theo mức lơng; khoản trích đợc tính toán đắn - Các nghiệp vụ tiền lơng đợc phân loại đắn - Các nghiệp vụ tiền lơng đợc vào sổ lúc - Các nghiệp vụ tiền lơng đợc ghi đắn vào sổ thu nhập nhân viên; chúng đợc tổng hợp đắn Thuê mớn nhân viên Sổ sách nhân viên ghi nhận Theo dõi thời gian lập bảng lơng Thanh toán lơng Chuẩn bị chi phiếu Chuẩn bị thẻ thời gian Lập bảng khai thuế lơng nộp thuế Chuẩn bị mẫu khai thuế Thẻ thời gian Mẫu phê chuẩn mức lương khoản khấu trừ Sổ sách nhân viên Mẫu phê chuẩn mức lương khoản khÊu trõ Chi phiÕu Chi phiÕu MÉu khai thuÕ ChuyÓn ghi vào sổ thu nhập nhân viên sổ lương Sổ lương Sổ thu nhập nhân viên - 23 - Gửi cho nhân viên Gửi cho quan Nhà nước III.Mô tả tờng thuật 1.Khái niệm Bản tờng thuật mô tả văn cấu kiểm soát nội khách hàng 2.Ưu điểm nhợc điểm phơng pháp Ưu điểm Việc sử dụng tờng thuật thông dụng cấu kiểm soát nội đơn giản dễ mô tả Nhợc điểm Phơng pháp khó mô tả chi tiết cấu kiểm soát nội chứng từ rõ đơn giản để làm cho dễ hiểu mà cung cấp đủ thông tin cho trình phân tích có hiệu trình kiểm soát đánh giá rủi ro kiểm soát 3.Các đặc điểm tờng thuật cách hệ thống kế toán thể thức kiểm soát có liên quan - Gốc chứng từ sổ sách hệ thống Ví dụ, mô tả phải nói rõ đơn đặt hàng khách hàng đến từ đâu hoá đơn bán hàng phát sinh nh - Tất trình đà xảy Ví dụ, số tiền bán hàng đợc xác định theo chơng tình vi tính nhân lợng hàng gửi với giá tiêu chuẩn hàng tồn kho điều phải đợc mô tả - Sự chuyển giao chứng từ sổ sách hệ thống Ví dụ, việc lu trữ chứng từ, gửi chúng cho khách, huỷ bỏ chúng phải đợc trình bày - Dấu hiệu rõ thủ tục kiểm soát thích hợp với trình đánh giá rủi ro kiểm soát Các thủ tục phải cách ly vỊ tr¸ch nhiƯm vÝ dơ nh c¸ch ly viƯc ghi sổ tiền mặt với việc giữ tiền mặt; phê chuẩn tán thành ví dụ nh tán thành tín dơng vµ kiĨm tra néi bé vÝ dơ nh so sánh đơn giá bán với hợp đồng tiêu thụ - 24 - Bảng tờng thuật kiểm soát nội Bennington Co.Inc Thủ tục thu quỹ Tất khoản thu quỹ đợc nhận qua bu điện dới dạng séc Mỗi sáng, thủ quỹ Lorraine Martin lấy từ bu điện giao cho Helen Ellis, phụ trách sổ sách kế toán, dới dạng cha mở Ngời phụ trách sổ sách kế toán mở th phân phát séc khách hàng để giao cho cho thủ quỹ Thủ quỹ ghi chép khoản tiền vào nhật ký thu quỹ, chuẩn bị hai liên phiếu ký thác gửi khoản thu ngày cho ngân hàng Ngân hàng gửi lại phiếu ký thác đà nhận qua bu điện, ngời phụ trách sổ sách kế toán lu hồ sơ theo thứ tự thời gian, vµ chun tõ nhËt ký thu q sang sỉ phụ khoản phải thu hàng ngày Những séc khách hàng bị Ngân hàng gửi lại khả toán đợc ngời phụ trách sổ sách kế toán giao cho nhà quản lý William Dale Ông theo dõi tái ký thác Ngời phụ trách sổ sách kế toán đồng thời chuyển kê hàng tháng Ngân hàng dới dạng cha mở cho nhà quản lý, Mr.Dale chỉnh hợp kê hàng tháng Ngân hàng với số liệu đơn vị, so sánh ngày tháng số tiền ký th¸c víi c¸c bót to¸n sỉ nhËt ký thu quỹ, kiểm tra đắn khoản chiết khấu bán hàng đợc ghi sổ nhật ký thu quỹ Các thành viên đợc bảo hiểm Kết luận: Kiểm soát nội thu quỹ yếu phân chia chức giữ tiền chức ghi chép sổ sách A.B.C Ngày tháng năm 199xx - 25 - Bảng tờng thuật kiểm soát nội bộ(phần hiểu biết môi trờng kiểm soát) Đây công ty sản xuất phao nhựa đánh bắt cá địa phơng đợc quản lý chủ nhân John Smith Ông nắm toàn công việc quản lý công ty, bao gồm mua bán hàng thuê mớn nhân công phê chuẩn nghiệp vụ chủ yếu.Ông am hiểu công việc kinh doanh ngành nghề hoạt động công ty John cho việc tuyển dụng nhân viên giàu kinh nghiệm thật quan trọng đơn vị nhân viên chuyên trách giám sát Do đó, việc phân chia trách nhiệm bị hạn chế dẫn đến thiếu chức kiểm tra độc lập công việc nhân viên John có thái độ thận trọng rủi ro kinh doanh Tình hình kinh doanh cho thấy khả sinh lợi ổn định John coi việc tối thiểu hoá số thuế phải nộp quan trọng nh kết tài công ty, ông thờng bảo thủ việc ớc tính kế toán John P, ngời giữ sổ kế toán, thờng đợc hÃng t vấn vấn đề kế toán phát sinh hàng ngày, bao gồm việc xác định ớc tính kế toán HÃng giúp đỡ công ty việc tập hợp số liệu báo cáo tài Hội đồng quản trị công ty thành viên gia đình Không thể trông đợi giám sát họ công việc kinh doanh hoạt động ngời chủ kiêm quản lý Hầu hết công việc kế toán quan trọng Williss, ngời giữ sổ kế toán thực th ký John Chris Ross Willis đợc tuyển dụng vào công ty từ năm 1999, có hiểu biết kế toán, lý để chất vấn lực cô Wiliss thờng xuyên trao đổi với hÃng nghiệp vụ bất thờng, qua việc khứ ®· cho thÊy Ýt cã ®iỊu chØnh cho nh÷ng sai sót xảy trình xử lý nghiệp cụ hàng ngày John định mua máy vi tính có phần mềm kế toán để sử dụng Mật mà gốc dùng đợc phần mềm Chỉ có P, C John đợc quyền tiếp cận máy vi tính tập tin máy Ngời chủ quản lý đà xem xét lại cẩn thận c¸c b¸o c¸o m¸y vi tÝnh lËp, nh b¸o cáo tuổi nợ khoản nợ phải thu, so sánh doanh thu chi phí thực năm với số năm trớc Ông giám sát việc thực thi điều khoản hợp đồng vay nợ dài hạn có yêu cầu phải đảm bảo tỷ suất cố định việc trì số d tiền gửi để đảm bảo hoàn trả nợ - 26 - IV.Sự kết hợp ba phơng pháp Mục đích việc kết hợp: Ưu điểm bảng câu hỏi nhờ chuẩn bị sẵn nên kiểm toán viên tiến hành nhanh chóng không bỏ sót vấn đề quan trọng nhng có nhợc điểm đợc thiết kế chung nên không phù hợp với nét đặc thù hay quy mô đơn vị Kỹ thuật Bản câu hỏi ã ã ã Sơ đồ ã ã ã Bản tờng thuật ã Thuận lợi Hoàn thành dễ dàng Bao hàm toàn diện Quan sát đợc điểm yếu Tốt cho hệ thống Dễ theo dõi Bao hàm toàn diện cách rõ ràng Sự phân tích chi tiết ã ã ã ã Hạn chế Có thể đợc bổ sung mà không suy nghĩ Bản câu hỏi đợc tiêu chuẩn hoá Việc xem xét yếu điểm thời không rõ ràng Nh Sử dụng phối hợp bảng câu hỏi sơ đồ chóng sÏ bỉ sung cho ®Ĩ cung cÊp tèi u hình ảnh HTKSNB Các sơ đồ cung cấp nhìn khái quát hệ thống bảng câu hỏi bảng kiểm tra hữu ích để nhắc nhở kiểm toán viên nhiều loại kiểm soát khác tồn Nhờ biểu hình vẽ nên sơ đồ giúp kiểm toán viên hình dung rõ ràng toàn hệ thống nh mối quan hệ phận, chứng từ sổ sách kiểm toán viên nên trình bày sơ đồ theo hớng tổng quát từ trái sang phải, từ xuống dới trình bày theo cột để diễn tả công việc diễn phận chức năng, nhân viên Kiểm toán viên thờng vẽ sơ đồ hệ thống kế toán khách hàng nh phần nội dung nghiên cứu cấu kiểm soát nội bộ, sơ đồ kiểm soát nội trình bày chia tách trách nhiệm quyền kiểm soát khác có hệ thống Nhờ bảng câu hỏi kiểm toán viên nhận dạng yếu điểm hệ thống kiểm soát nội sơ đồ giúp kiểm toán viên có nhìn tổng quát trình vận ®éng cđa hƯ thèng vµ phơc vơ cho mơc ®Ých Sự kết hợp hai hình - 27 - thức vật chất đem lại cho kiểm toán viên nhận xét đắn đánh giá hệ thống kiểm soát nội khách hàng Dòng vận động chứng từ thu tiền mặt cuả Công ty ABC NgiƯp vơ thu tiỊn LËp chøng tõ thu Ký chøng tõ NhËp q tiỊn mỈt Ghi sỉ tiỊn mặt Lưu trữ Người có nhu cầu nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trư ởng Thủ quỹ Kế toán quỹ, kế toán phần hành Quyết định nên sử dụng loại kết hợp hai phụ thuộc vào hai yếu tố: thoải mái tơng việc hiểu biết kiểm toán viên năm hành năm sau chi phí tơng đối trình chuẩn bị - 28 - Kết luận Kiểm toán đem lại thông tin tin cậy tình hình tài doanh nghiệp, gây dựng lòng tin cho ngời sử dụng báo cáo tài việc lập kế hoạch kiểm toán phải thật phù hợp với hiểu biết kiểm toán viên doanh nghiệp Để hoàn thành tốt công việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội đơn vị đợc kiểm toán.Trong điều kiện việc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ngày đòi hỏi việc nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội cần đợc tăng cờng để nâng cao chất lợng quản lý, kiểm toán viên nên sử dụng riêng biệt kết hợp ba phơng pháp chứng minh tài liệu hiểu biết cấu kiểm soát nội bộ: vẽ Lu đồ, lập bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ, lập Bảng tờng thuật kiểm soát nội Trên sở vận dụng phơng pháp nghiên cứu, viết đà đề cập đến lý luận phơng pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội báo cáo kiểm toán tài Em xin chân thành cảm ơn hớng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình cô giáo Ngày tháng 12 năm 2003 Tài liệu tham khảo - 29 - ... bé Các mục tiêu chi tiết kiểm soát nội Tránh nhiệm Kiểm toán viên Ban quản lý hệ thống kiểm soát nội Những hạn chế cố hữu hệ thống kiểm soát nội Tìm hiểu sơ hệ thống kiểm soát nội Chơng II: Các. .. thờng Kiểm toán viên sử dụng bảng câu hỏi kiểm soát nội (yếu tố môi trờng kiểm soát) , qua kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội Với câu hỏi xác phần tợng rủi ro kiểm toán môi trờng kiểm soát. .. sơ kiểm toán Cách thức mà kiểm toán viên dùng để mô tả hiểu biết giai đoạn Hệ thống KSNB dùng bảng tờng thuật, bảng câu hỏi điểu tra lu đồ Hệ thống KSNB -7- Chơng II: Các phơng pháp mô tả Hệ thống