Văn phịng vận hành Cơng ty XYZ, với vai trò nhà tài trợ dự án cần phải theo kịp dự án mức chung Giám đốc vận hành người có óc phân tích lo nhu cầu khơng đáp ứng dự án Giám đốc chăm sóc khách hàng quan tâm đến vấn đề nhân trì nhân (retention) Anh ta nhạy cảm với thông tin công ty truyền đại lý chăm sóc khách hàng Giám đốc CNTT lại quan tâm đến yêu cầu thêm băng thơng tiềm ẩn Ứng dụng chăm sóc khách hàng Giám đốc Kho bảo trì xe cộ khơng tin đội IT đáp ứng yêu cầu chức Giám đốc Makerting người thiếu kiên nhẫn, người hi vọng thị phần tăng sau sản phẩm bàn giao Xác định tần suất kênh trao đổi thông tin cho đối tượng liệt kê bảng? Đối tượng Tần suất Kênh trao đổi thông tin Phó Chủ tịch phụ trách Hàng tháng hai tuần Tóm lược thực thi qua vận hành lần email họp Giám đốc vận hành Báo cáo chi tiết hàng tuần Giám đốc chăm sóc khách Hàng tháng cần hàng Giám đốc IT Email Họp nhóm nhỏ Hàng thàng theo yêu Bất kênh thông tin cầu Giám đốc kho bảo trì Chỉ thơng tin sẵn có phù Email gặp trực tiếp xe cộ hợp Giám đốc Makerting Định kì dự án Họp ban quản lý cập gần kết thúc – đưa vào nhật thơng tin qua email Đại lý chăm sóc khách Theo ý giám đốc hàng Thơng qua Giám đốc chăm sóc khách hàng Sau kế hoạch xây dựng xong, cần làm để đảm bảo kế hoạch thực hiện? o Chỉ định vai trò trách nhiệm thực trao đổi thông tin Lý tưởng chọn thành viên đội để quản lý trình trao đổi thơng tin o Viết kế hoạch thành văn Giám đốc dự án phải phê duyệt (trong trưởng hợp Phó chủ tịch phê duyệt) phân phát o Phân bổ thời gian cho việc thực trao đổi thông tin PHÂN PHỐI THÔNG TIN - XÁC ĐỊNH CÁC KÊNH TRAO ĐỔI THƠNG TIN Cung cấp thơng tin cho người vào thời điểm định dạng quan trọng tạo thông tin Các yếu tố quan trọng cần xét: - Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thơng tin - Các phương pháp hình thức khơng hình thức để phân bố thơng tin 141 Kênh trao đổi thông tin (Communication chanel) phương pháp truyền đạt thơng tin Có nhiều cách để truyền đạt thơng tin, có cách thức tức cần phải thời gian, giao tiếp hai chiều, chiều, thức khơng thức Giám đốc dự án cần phải xem xét đến tất nhân tố xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin Cần xem xét đến câu hỏi sau: - Thông tin cần đến với đối tượng tốc độ nào? - Người nhận thích phương pháp nhận thơng tin nào? - Có cần phản hồi khơng? - Có cần ghi chép lại việc trao đổi thơng tin khơng? Nếu cần phải loại ghi chép gì? - Cơng nghệ sẵn có cần phải có để thực trao đổi thơng tin? - Có phương pháp thức khơng nào? - u cầu đặc biệt cho đội dự án phân tán mang tính quốc tế? Bảng trình bày số phương pháp trao đổi thông tin, thuận lợi không thuận lợi phương pháp Bảng 8-3 Các phương pháp trao đổi thông tin Phương pháp Thuận lợi Họp đội dự án Hỗ trợ tương tác thông suốt Có thể thời gian nhóm Cho phép phản thành viên không cần hồi trực tiếp thông tin phải ngồi tham dự Thư báo/Thư điện tử Cung cấp nhanh thơng tin Khơng có cách để biết thư dạng văn vấn đề đọc hay chưa, khơng có dự án phản hồi trừ người nhận chủ động Báo cáo Tài liệu văn chi tiết chính, Khơng có phản hồi trừ cung cấp đủ chi tiết cho việc người nhận chủ động kiểm duyệt đánh giá Thuyết minh Cho phép trình bày thơng tin Thường giao tiếp dạng viết dạng nói chiều Liên hệ khơng thức (Điện thoại…) Hỗ trợ tương tác cá nhân phản hồi trực tiếp Tạo khơng khí tự nhiên, khuyến khích người hợp tác tốt Khơng thuận lợi Mất thời gian phải nhắc lại cho đối tượng khác Thiếu tương tác nhóm Ví dụ: Một cơng ty phát triển phần mềm trụ sở California có dùng lập trình viên Dublin Ai-len giám đốc dự án làm việc văn phòng khu vực Chicago quản lý cho dự án phát triển Đây thử thách riêng vấn đề trao đổi thông tin Quyết định đưa hầu hết việc trao đổi thông tin dự án thực qua thư điện tử, lập trình viên Dublin phải cập nhật thơng tin vào cuối ngày làm việc để giám đốc dự án nhận vào sáng hôm sau, 142 giám đốc dự án phải thông báo lại thay đổi dự án vào cuối buổi làm để kịp cho ca sau xử lý Do chi phí cơng tác, ngơn ngữ chung sẵn có cơng nghệ mạng tiên tiến, hầu hết họp thực thông qua thảo luận qua Web lúc sáng Chicago, tức chiều, Dublin Ví dụ: Truyền thơng email hiệu Việc sử dụng email hiệu không tiết kiệm thời gian mà đảm bảo email đọc người nhận Đặc biệt giai đoạn thực dự án, giao tiếp email công cụ nhanh, tức thời tiết kiệm Thông qua trao đổi email mà người quản lý dự án người có liên quan kiểm sốt, hiểu rõ vấn đề rắc rối, trục trặc nảy sinh trình thực dự án Sau gợi ý để sử dụng email hiệu Tạo dòng chủ đề ngắn gọn, phản ánh tóm lược nội dung trình bày bắt mắt người đọc Nếu dịng chủ đề ngắn gọn, dễ hiểu lơi viết phần thân email không ý nhiều Giữ thông điệp ngắn gọn Những người online bận rộn, đừng lãng phí thời gian họ Kiểm tra tả Dễ dàng để gởi email click chuột phải ý tới email đầy lỗi tả tín hiệu xấu gởi đến người nhận, chí làm cho người nhận hiểu sai vấn đề cần trình bày lỗi nghiệm trọng thực dự án Dùng chữ hoa chữ thường Viết email tất chữ hoa khó đọc Thật khiếm nhã viết email tồn chữ hoa Nếu phản hồi lại thông điệp (nghĩa dùng chức REPLY) xóa hồn tồn thơng điệp người gửi đến xóa phần khơng liên quan Việc gửi lại hoàn toàn thư người gửi cho người ta cảm giác người vội vã, đọc email không kỹ gieo lên nghi ngờ đầu họ khả không chuyên nghiệp Giảm thiểu việc dùng email dạng HTML Phần lớn người ngày không khơng thể dùng Nếu cần dùng HTML xem xét việc sử dụng liên kết bên phần thân email đến trang web mà cần người nhận đọc Nếu gởi email cho nhiều người không muốn người nhận biết người khác nhận email này, dùng BCC (Blind Carbon Copy) chương trình quản lý email Dùng file chữ ký (signature) Đây đặc trưng đặc biệt email Thêm vào thơng tin (tên cơng ty, số điện thoại, fax, email thông tin website), giữ cho chữ ký ngắn gọn (từ đến dịng) Trả lời email nhanh chóng Các nghiên cứu gần cho thấy tỷ lệ lớn email không trả lời trả lời khơng thời hạn Chúng ta nghĩ khơng phản hồi, trả lởi điện thoại chúng ta? Điều chẳng khác với việc khơng trả lời email 10 Giới hạn chiều dài dòng từ 65 đến 70 ký tự Nhớ phần lớn người dùng hình 14 hay 15 inch 143 Nếu gửi email quan trọng, kiểm tra cách gửi cho trước Điều cho hội thấy hình dáng email mà người nhận nhận trước gởi thực Chúng ta nhớ với email, lần nhấn nút SEND đến mailbox để nhận lại Bài tập 8-2: Nội dung cần truyền đạt tới Thời gian: 20 phút Mục tiêu: Xác định nhu cầu thông tin cho dự án Kịch bản: Bạn chịu trách nhiệm xác định nhu cầu trao đổi thông tin cho dự án phát triển Ứng dụng Chăm sóc Khách hàng cơng ty XYZ Xác định nhu cầu trao đổi thông tin cho đối tượng liệt kê bảng? Đối tượng Nhu cầu thông tin Đội dự án Thông tin chi tiết thường xuyên Nhà tài trợ Tóm lược cơng tác thực định kì, thông báo thay đổi quan trọng Đối tượng liên quan dự án – Ban Báo cáo chung định kì tiến quản lý dự án độ, lịch trình Đối tượng liên quan dự án – Các Báo cáo chung định kì tiến đại lý chăm sóc khách hàng trình phát triển ứng dụng Liệt kê kênh trao đổi thơng tin thức hầu hết tổ chức, thảo luận tính hiệu kênh trao đổi thơng tin đó: o Họp nhóm-Hỗ trợ tương tác xác định rõ ràng nhóm, nhiên thời gian, khơng có văn trừ có ghi biên o Họp ban quản lý-Là hội để diễn thuyết, nhiên đòi hỏi phải có kỹ giao tiếp xuất sắc o Họp công ty-Là hội thảo luận mục tiêu/kế hoạch mang tính chiến lược cấp cao, có ủng hộ nhân viên o Thuyết trình-Cho phép cá nhân trình bày nhiều hơn, thời gian o Thư báo - Dễ dàng khơng có đọc không, văn o Thư điện tử - Dễ dàng khơng có đọc khơng, văn o Mạng nội bộ-Là cách dễ dàng để thông báo đến nhiều người, nhiên chế có tác động lớn Liệt kê kênh trao đổi thơng tin khơng thức hầu hết tổ chức o Phòng trà, điện thoại, thư điện tử, nói chuyện sảnh, thang máy Xác định yêu cầu trao đổi thông tin đặc biệt cho đội dự án phân tán mang tính quốc tế 144 o Các yêu cầu đặc biệt bao gồm linh hoạt thời gian giao tiếp có khác nhau, yêu cầu phiên dịch tiềm cho giao tiếp lời hay văn bản, thay đổi cách giao tiếp cho phù hợp với khác văn hoá, họp định kì nhằm nâng cao giao tiếp cá nhân BÁO CÁO HIỆU QUẢ DỰ ÁN Báo cáo hiệu giúp bên tham gia biết thông tin sử dụng tài nguyên để đạt mục tiêu dự án - Báo cáo tình trạng mơ tả dự án giai đoạn - Báo cáo tiến độ mơ tả nhóm dự án đạt khoảng thời gian - Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai dự án dựa thông tin khứ xu hướng phát triển - Các buổi họp đánh giá tình trạng thường có báo cáo hiệu suất Nhiều cơng ty nhận thấy giám đốc điều hành đọc chưa đến 20% số tài liệu mà họ nhận ngày Nhiều người thường than phiền việc bị ngập báo cáo lại thiếu thông tin trầm trọng Họ nhận mục đích ban đầu báo cáo trạng thái thực tế việc sử dụng thơng tin có báo cáo trùng hợp khoảng 20% số trường hợp Điều có nghĩa gì? Nói cách đơn giản viết nhiều báo cáo trạng thái không thông báo cho người đọc họ thực cần biết Báo cáo hiệu dự án (Project performance reporting) thu nhập phổ biến thông tin hiệu dự án đến đối tượng liên quan dự án, tài nguyên sử dụng nhằm đạt mục tiêu dự án Báo cáo hiệu phần quan trọng quản lý trao đổi thông tin dự án Báo cáo phải cung cấp loại thông tin mức độ chi tiết mà đối tượng liên quan đến dự án yêu cầu Hình thức phổ biến báo cáo hiệu biểu đồ Gantt hay cịn gọi biểu đồ thanh, bảng biểu/bảng tính Báo cáo hiệu bao gồm: - Báo cáo trạng thái: Phân tích trạng thái dự án biến động so với kết dự tính, bao gồm lịch trình, ngân sách, phạm vi, tài nguyên, chất lượng rủi ro - Báo cáo tiến trình: Báo cáo đội dự án đạt so với công việc tiếp diễn - Dự báo: Dự đốn/Dự tính hoạt động dự án tương lai Ví dụ: Bảng 8-2 Phân tích biến động ngân sách Công việc Ngân sách đến ($) Thực tế đến tai ($) 25.000 22.500 10.000 12.000 50.000 46.000 Còn Vượt 2.500 2.000 4.000 TỔNG HỢP THÔNG TIN QUẢN LÝ 145 - Báo cáo kết thúc dự án - Nghiệm thu thức kết dự án - Các học rút Dự án địi hỏi phải có giai đoạn kết thúc Kết thúc hành (Administrative closure) tạo tài liệu sau: - Tài liệu lưu trữ dự án, báo cáo kết thúc dự án - Chấp nhận thức kết dự án - Các học rút a) Báo cáo kết thúc dự án Mục đích báo cáo kết thúc dự án trình bày hiệu lực dự án, hiệu dự án tác động mặt văn hóa dự án Ngồi quan trọng trình bày giá trị mà dự án tạo lãnh đạo cần phải làm để trì thúc đẩy đầu tư Báo cáo kết thúc dự án tài liệu thức xác nhận kết thúc dự án Nó tổng kết tiến độ trở ngại dự án Để xây dựng báo cáo kết thúc dự án, thực nguyên tắc sau: - Lập tài liệu cấu tổ chức dự án - Lập tài liệu điểm mạnh điểm yếu dự án kỹ thuật dùng để đạt kết quả: o Hiệu lực dự án- Sử dụng quy định dự án quy định phạm vi để đánh giá dự án có đạt mục tiêu chiến lược không o Hiệu dự án- Xác định dự án có tiến độ, thơng số kỹ thuật kinh phí hay không - Ghi lại đề nghị đội dự án - Xác định tác động văn hóa dự án- tác động dự án cấu tổ chức văn hóa - Giải thích giá trị - Xác định lực bổ sung cho tổ chức giải thích hỗ trợ cho mục tiêu chiến lược - Trình bày đề nghị cho việc bảo dưỡng - Để đối tượng liên quan đến dự án tham gia xác định trách nhiệm quản trị vận hành liên tục để hỗ trợ thúc đẩy khả đảm bảo tính liên tục vận hành b) Nghiệm thu thức kết dự án Nghiệm thu thức xác nhận nhà tài trợ tiêu chí chấp nhận cho dự án đáp ứng Giám đốc dự án phải thuyết minh kết chuyển giao đáp ứng chi tiết kỹ thuật Điều khơng thức hay thức, bao hàm việc kiểm tra nghiệm thu rộng rãi, tùy theo chất dự án Giám đốc dự án cần phải: Trình bày báo cáo kết thúc dự án cho nhà tài trợ Thuyết minh hồn thành dự án Nếu khơng thuyết phục nhà tài trợ tiêu chí nghiệm thu đáp ứng, giám đốc dự án cần thương lượng bước Các bước bao gồm: - 146 Chấp nhận dự án với chênh lệch lập thành tài liệu Chấp nhận dự án với số bồi thường cho nhà tài trợ hay khách hàng cho chênh lệch hay điều chưa hoàn thành - Tiếp tục dự án thỏa mãn tiêu chuẩn nghiệm thu Đạt nghiệm thu cuối Trong trường hợp nghiệm thu thất bại, thương lượng bước c) Các học rút Giờ dự án đạt đến nấc thang cuối cùng! Bạn làm việc cố gắng để hoàn thành dự án tiến độ, kinh phí đặc điểm kỹ thuật Vậy bạn thu học gì? Trong chủ đề này, bạn xem xét số nguyên tắc hướng dẫn để trình tự quản lý dự án trở nên hữu ích đáng hài lịng Việc hồn thành dự án mang lại nhiều xúc cảm Sự nhẹ gánh, hồ hởi, buồn bã, kích động mệt mỏi tất phản ứng bình thường Khi tịa nhà xây dựng, có lễ cắt băng khánh thành, tàu đóng xong, chúng hạ thủy với phô trương ầm ĩ người ta đập vỡ chai sâm banh vào mũi tàu Còn nghi lễ tiến hành để chào mừng việc triển khai thành công tảng CRM đa quốc gia? Hãy xem xét nguyên tắc đề xuất nhớ tất người thích buổi tiệc! Kiểm định việc kiểm tra mục đích thành tựu dự án, bao gồm thỏa đáng, độ xác, hiệu lực, tuân thủ dự án với phương pháp luận quy định áp dụng Nó có khuynh hướng q trình chiều, thức làm nản lịng thành viên đội dự án Rút kinh nghiệm biện pháp thức mang tính hợp tác nhiều nhằm thảo luận mặt tích cực tiêu cực dự án, điều làm điều cần làm khác lần tới Thảo luận bao gồm vấn đề công nghệ, người, mối quan hệ với nhà cung cấp văn hóa tổ chức Ví dụ: Khi kết thúc dự án triệu US$ 18 tháng thực hạn vượt kinh phí 200.000 US$, giám đốc dự án biết bà phải làm kiểm định tổ chức để kiểm tra việc sử dụng nguồn lực để hoàn thành mục tiêu dự án Tuy nhiên bà chọn cách rút kinh nghiệm tạo điều kiện xét duyệt cuối dự án biết giữ cho họp trở nên tích cực nhận ý kiến phản hồi tốt từ đội dự án Cuộc họp tiến hành trước buổi lễ kỷ niệm đội Quản lý tri thức: Các tổ chức giành thời gian để rút kinh nghiệm từ dự án mình, thành cơng lẫn thất bại, để đạt kết tốt Quản lý tri thức đạt được, quản lý phân phối thông tin tổ chức, gồm kinh nghiệm chuyên môn cho người cần biết Là cách để thu thập thông tin trình diễn dự án phân tích sau dự án theo dõi việc thực hành quản lý dự án, nhiều tổ chức xây dựng Văn phòng Quản lý Dự án (PMO), cung cấp hỗ trợ liên tục chuẩn, thực hành hệ thống thông tin xác định quản lý dự án cho tổ chức cung cấp kho thông tin dự án Ghi lại học đạt được: Cuộc họp đánh giá dự án cuối phân tích sau dự án tổ chức sau họp nghiệm thu khách hàng Mục đích họp xác định xem mục tiêu dự án có đạt không để đánh giá thành tựu dự án so với kế hoạch dự án, ngân sách, lịch trình, chất lượng chuyển giao hài lòng khách hàng Cuộc họp nhận diện xem xét học thu dự án sở để kết thúc đội dự án Để phân tích học thu được, theo nguyên tắc sau: 147 - Cuộc họp đánh giá cuối dự án cần tổ chức sớm tốt, để kết thúc dự án thành viên đội chuyển sang dự án Vì họp tham dự tất thành viên đội dự án lớn có đại diện cho khu vực - Mặc dù việc kiểm định thức cần số tổ chức, phương pháp rút kinh nghiệm hiệu họp để nhận phản hồi có giá trị từ đội - Xem xét khía cạnh dự án bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, tài chính, quản lý quy trình, cơng cụ hay phương thức áp dụng - Duy trì tích cực- Tạo điều kiện trao đổi đội học đạt tránh biến họp thành phiên “khiển trách nặng nề” - Thảo luận điều làm được- Xác định yếu tố tích cực nhận dạng nên phát huy, tái sử dụng dự án sau - Thảo luận điều không làm được- Xem xét yếu tố tiêu cực nhận dạng cải tiến tiềm cho dự án sau - Lập tài liệu kết học thu cất giữ chỗ dễ tìm để tận dụng lợi ích học đạt tương lai - Thời gian liên hoan!- Tiến hành lễ tổng kết dự án để kết thúc công việc đội Quản lý kết thúc hành chính: Đóng tài khoản kế tốn cách giải hóa đơn tốn tồn đọng để gỡ bỏ ngừng hoạt động tài khoản kế tốn Đóng hợp đồng dự án cách làm việc với nhà bán hàng nhà cung cấp để kết thúc hợp đồng dự án đảm bảo việc chuyển giao toán Tạo điều kiện cho kiểm toán sau dự án với cơng tác kế tốn nhà đầu tư để duyệt khoản chi dự án Tạo điều kiện cho đánh giá thành viên đội dự án, khuyến khích tái phân công sang dự án Chuyển giao bán, lý tài nguyên vật lý sử dụng dự án Đảm bảo giấy hồ sơ dự án tổ chức, xếp lưu trữ nơi an toàn giai đoạn theo quy định, cần kiểm định lại tương lai TĨM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức phối hợp thông tin, phương pháp truyền thơng q trình quản lý dự án; quy trình quản lý trao đổi thơng tin như: Xác định thông tin - Yêu cầu trao đổi thông tin - Lập kế hoach truyền thông Phân phối thông tin - Xác định kênh trao đổi thông tin Báo cáo hiệu dự án Tổng hợp thông tin quản lý 148 - Báo cáo kết thúc dự án - Nghiệm thu thức kết dự án - Các học rút BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Kỹ thuật truyền đạt sau cải thiện tốt cách hiểu đối tượng liên quan dự án? A Thư điện tử việc thực thi cho tất nhân viên mục tiêu dự án kết mong muốn B Các họp điều hành với đối tượng liên quan để giải thích mục tiêu dự án kết mong muốn C Các họp tồ thị với đội dự án cung cấp thông tin đối tượng liên quan có khả đề nghị câu hỏi D Những phản kháng đối tượng liên quan đội quản lý dự án Phương pháp hiệu việc xây dựng đội dự án tổ chức ma trận tuân theo: A Kế hoạch truyền thông B Kế hoạch quản lý thay đổi phạm vi C Kế hoạch quản lý đội ngũ D Kế hoạch phát triển đào tạo Trong suốt họp đội dự án hàng tuần theo lịch trình, vấn đề lên giải khung thời gian họp theo lịch trình Nếu vấn đề khơng giải làm cho dự án bị tạm ngừng Hoạt động tốt mà giám đốc dự án nên tuân theo để giải vấn đề này? A Tiếp tục họp muộn thời gian theo lịch trình vấn đề giải B Tiếp tục họp theo sách giải xung đột cơng ty C Kết thúc họp giờ, điều tra vấn đề cách kỹ lưỡng trọng vào vấn đề họp dự án hàng tuần D Kết thúc họp xếp họp khác để giải vấn đề Phương pháp giải xung đột hiệu quả? A Giải vấn đề B Ép buộc C Thoả hiệp D Rút lui Giám đốc dự án trải qua bất đồng nhà cung cấp đội dự án Bằng việc điều tra tình hình, giám đốc dự án thấy nhà tài trợ tăng giá ban đầu trí hợp đồng nhu cầu thị trường Phương hướng hành động tốt để giải xung đột này? 149 A Giải thích thoả thuận giá hợp đồng ảnh hưởng gây dự án, đồng thời thông báo cho đối tượng liên quan dự án B Giải thích với nhà cung cấp họ vi phạm hợp đồng bạn lập kế hoạch tìm kiếm hành động pháp lý C Thảo luận với nhà cung cấp quy trình thực trật tự thay đổi để tăng giá D Thảo luận với nhà cung cấp thoả thuận giá ảnh hưởng dự án, yêu cầu trình tự thay đổi đồng thời thông báo cho đối tượng liên quan dự án Các kỹ thuật giải xung đột dùng dự án bao gồm: A Rút lui, thoả hiệp, kiểm soát ép buộc B Kiểm soát, ép buộc, dàn xếp, rút lui C Đối đầu, thoả hiệp, dàn xếp, quản lý D Dàn xếp, đối đầu, ép buộc rút lui Mặc dù có nhiều tác dụng phụ mục tiêu điều khoản khuyến khích giao tiếp là: A Sắp xếp mục tiêu nhà thầu mục tiêu người mua cho phù hợp B Giảm rủi ro cho nhà thầu C Kiểm soát chi phí nhà thầu D Giảm chi phí cho người mua Liệt kê đội ngũ thành viên, nhiệm vụ theo lịch trình kế hoạch đào tạo phận của………… A Kế hoạch dự án B Quy định dự án C Kế hoạch truyền thống D Cấu trúc chi tiết công việc (WBS) Thành phần phận kế hoạch truyền thông hiệu quả? A Biểu đồ luồng liệu B Tần số C PERT (Kỹ thuật duyệt đánh giá dự án) D Thủ tục ký kết hoàn tất 10 Trong số tất xung đột xẩy dự án xung đột bất lợi kết hiệu suất đội? A Các xung đột hội đồng B Những mâu thuẫn cá nhân C Các thoả hiệp kỹ thuật D Xung đột lịch trình 11 Bạn tìm thủ tục sách xác định truyền thơng thực tiễn chấp nhận dự án tích cực đâu? A Sách dự án B Bảng kê cơng việc (SOW) C Tài liệu vai trị trách nhiệm 150 - Phỏng vấn (Interviewing) - Phân tích Mạnh-Yếu-Thời cơ-Nguy (SWOT=Strong-Weak-Opportunity- Threats) b) Chiến lược quản lý rủi ro Trong hầu hết tổ chức, người quản lý dự án thường thấy hoạt động mơi trường động quản lý với tài nguyên hạn chế Số rủi ro, hay tổn thất tiềm cao Những tổn thất thường có tác động tiêu cực tới dự án thời gian lịch biểu, ngân sách, chất lượng hay tổ hợp lĩnh vực Người quản lý dự án muốn ngăn chặn tổn thất mà cách tốt để làm điều kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện hoạt động đe dọa ( Các kiện không mong muốn ) với họ Điều gọi phân tích rủi ro Người quản lý dự án phải xác định xác suất xuất ( thấp, trung bình cao) đe dọa tác động kỹ thuật, vận hành kinh tế lên tổ chức, điều gọi trình đánh giá rủi ro Người quản lý dự án xác định biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa khỏi xuất hay để làm giảm nhẹ tác động đe dọa, điều gọi quản lý rủi ro Ưu điểm kiểm soát rủi ro có nhiều Bằng việc nhận diện hoạt động găng đe dọa với chúng, người quản lý dự án sửa đổi lại ước lượng thời gian chi phí tương ứng Họ tập trung nỗ lực vào hoạt động găng để đảm bảo tác động tối thiểu lên dự án Họ khái lược rủi ro tổng thể dự án Và kết tự chuẩn bị cho phương án đối phó với tương lai khơng chắn Cuối cùng, họ dùng kiểm soát rủi ro để phát triển kế hoạch dự phòng tin cậy, hữu dụng Khi thực kiểm sốt rủi ro, bạn nên khuyến khích tham gia tất người tham dự then chốt vào dự án…Việc đưa vào đầy đủ phù hợp người có khả tương ứng với khác biệt việc kiểm sốt rủi ro tin cậy vơ dụng Việc thiếu họ có nghĩa khơng xác định hoạt động găng đe dọa tương ứng Bạn nên xác định hoạt động quan trọng nhận diện tất đe dọa tiềm cho hoạt động Những hoạt động hay khơng thể hoạt động đường găng Phân tích làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic lịch biểu để phản ánh tầm quan trọng hoạt động Người quản lý dự án nên dùng sổ nhật ký kiểm soát rủi ro, vẽ hình để ghi lại Hoạt động tới hạn (hoạt động găng) Tác động Xác suất Đe dọa Nhật ký kiểm soát rủi ro nên dùng để xây dựng kế hoạch dự phòng giải đe dọa cho hoạt động Găng Những kế hoạch nên giảm bớt hay khử bỏ tác động rủi ro cho hoạt động Găng 154 Kiểm soát rủi ro khơng khử bỏ rủi ro, đơn giản giúp cho người quản lý dự án xác định rủi ro quan trọng với hầu hết hoạt động quan trọng Người quản lý dự án khơng nhận diện tất rủi ro Về chất, tất điều họ làm giảm thiểu số lượng tác động rủi ro Mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc nhiều vào khối lượng công việc, thời gian nỗ lực mà người quản lý dự án sẵn lòng dành để làm Họ bị ngập chìm số thống kê xác suất tính tốn tác động tài tổn thất Mức độ kiểm sốt rủi ro nên phụ thuộc vào quy mô tầm quan trọng dự án Hiển nhiên dự án lớn quan trọng yêu cầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học Bảng 9-2 Bảng đánh giá rủi ro theo hành động Hoạt động Găng Đe dọa Tác động (H,M,L) Xác suất (1) (2) (3) (4) (1) Tên nhiệm vụ cần thực (2) Hành động cản trở hay làm dừng tiến triển nhiệm vụ (3) Mức độ theo đe dọa ảnh hưởng tới nhiệm vụ Người quản lý dự án nên sử dụng danh sách kiểm duyệt để đánh giá rủi ro nêu hình Danh sách kiểm duyệt trợ giúp việc nhận diện rủi ro cho dự án bạn Nhận diện rủi ro kế hoạch, liên quan tới: - Phát biểu công việc - Cấu trúc phân việc - Ước lượng thời gian - Lập lịch biểu - Xác định sản phẩm - Quản lý dự án tổng - Kế hoạch dự án - Vòng đời Nhận diện rủi ro tổ chức liên quan tới - Phân bổ nhiệm vụ - Tuyển nhân viên - Huấn luyện - Phần mềm - Dữ liệu - Đồ cung cấp 155 - Tiện nghi - Sơ đồ tổ chức - Sự tham dự khách hàng - Hỗ trợ quản lý cao cấp Nhận diện rủi ro kiểm soát liên quan tới - Kế hoạch dự phòng - Theo dõi kế hoạch so với thực tế + Chi phí + Lịch biểu + Chất lượng - Họp + Xét duyệt trạng + Xét duyệt kiểm điểm + Nhân viên - Kiểm soát thay đổi - Quản lý cấu hình - Đảm bảo chất lượng - Bảng chuẩn cột mốc Nhận diện rủi ro kỹ thuật liên quan tới - Thủ tục kiểm thử - Phát triển chuyển giao theo vòng đời như: + Tài liệu nghiên cứu khả thi + Tài liệu xác định yêu cầu + Tài liệu phân tích phương án + Tài liệu đặc tả chức + Tài liệu thiết kế sơ + Kế hoạch kiểm chứng/ làm hợp lệ + Kế hoạch thiết lập cài đặt - Kiểm sốt liệu - Cơng cụ phát triển - Kỹ thuật phát triển - Tài liệu người dùng - Chất lượng sản phẩm - Huấn luyện - An ninh Hệ thống - Tài liệu vận hành - Thiết kế + Chương trình 156 + Dữ liệu + Thủ tục + An ninh + Tài liệu Rủi ro (Risk) thước đo xác suất hậu việc không đạt mục tiêu dự án Quản lý rủi ro (Risk Management) kỹ thuật quản lý dùng để xác định nhân tố rủi ro, khả xảy thiệt hại tiềm tàng Chi phí cho chương trình ngăn ngừa rủi ro thường so sánh với thiệt hại dự tính rủi ro gây nhằm xác định chiến lược quản lý thích hợp Chiến lược quản lý rủi ro bao gồm: - Xác định rủi ro - Xác định số lượng (Quantification) tính chất (Qualification) rủi ro Những thông số cho biết khả mức độ nghiêm trọng rủi ro Để định lượng rủi ro (Risk Quantification) người ta thường dùng phần trăm, đơn vị tiền tệ thời gian Để xác định tính chất rủi ro (Risk Qualification), người ta thường dùng phương pháp định tính - Kế hoạch phòng ngừa (Risk Response), Là kỹ thuật phương pháp xây dựng để giám sát nhằm cảnh báo sớm rủi ro hạn chế kiểm soát rủi ro c) Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch rủi ro bao gồm kế hoạch dự phòng, kế hoạch rút lui, quỹ dự phòng : - Kế hoạch dự phịng (đối phó bất ngờ) hoạt động xác định trước mà thành viên dự án thực kiện rủi ro xuất - Kế hoạch rút lui thực cho rủi ro có tác động lớn tới yêu cầu mục tiêu dự án - Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp giữ nhà tài trợ dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu có thay đổi phạm vi hay chất lượng Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm số bước sau: Xác định chiến lược phương pháp quản lý rủi ro phương pháp định lượng định tính, kế hoạch xếp loại Lập kế hoạch dự phòng cách xác định phương pháp đối phó chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng kế hoạch dựa tình huống, tích hợp biện pháp đối phó chiến lược giảm thiểu thành tổng thể toàn diện Lập kế hoạch quản lý rủi ro đường tới hạn cách xác định chất đặc trưng tầm quan trọng rủi ro đường tới hạn Định nghĩa dấu hiệu rủi ro làm dấu hiệu cảnh báo sớm để nhận biết rủi ro Chỉ định người chịu trách nhiệm cho rủi ro mối đe dọa định Định dấu hiệu rủi ro mà họ cần giám sát biện pháp đối phó mà họ cần thực Lập quỹ dự phòng rủi ro (contingency reserve) nhằm hỗ trợ cho kế hoạch Lập quy trình cập nhật kế hoạch suốt vòng đời dự án Bảng 9-3 cập nhật trình theo dõi quản lý dự án Có thể số rủi ro khơng cịn nhiều nguy xuất thêm loại rủi ro khác 157 Bảng 9-3 Theo dõi rủi ro STT Rủi ro Xác suất xẩy Ảnh hưởng tới thành bại Mức độ cần ý Người có trách nhiệm Biện pháp Giá phải trả Giai đoạn xác định Thiếu chuẩn 24 Chậm phê duyệt kinh phí Giai đoạn phân tích Thiếu chuyên gia 6 36 Không phối hợp tốt 12 Không am hiểu người dùng 35 ĐỊNH LƯỢNG RỦI RO - Bản chất rủi ro - Tỷ lệ rủi ro – thành cơng - Phân tích định tính - Phân tích định lượng - Báo cáo ảnh hưởng - Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bước cuối trình khám phá phân tích Trong chủ đề bạn sử dụng ma trận rủi ro để xác định ưu tiên rủi ro dự án Bạn Giám đốc dự án xếp vào hệ thống thư điện tử Thật không may cho bạn hệ thống thư bạn cho Virus tràn ngập cơng ty Điện thoại bàn trợ giúp treo! Khơng mạng bạn truy cập thư điện tử, WEB hay chí máy in mạng Bạn bị Virus cơng cơng việc văn phịng bạn tạm ngừng hoạt động làm cho khách hàng nhà quản lý cấp cao vơ tức giận Điều xảy ra? Nếu bạn đặt kế hoạch cho kịch bạn có chiến lược nhằm giải hỏng hóc thu xếp vấn đề nhanh cang tốt Bằng cách thực đánh giá rủi ro, bạn tránh bị sơ hở tình khơng may a Bản chất rủi ro Rủi ro khơng kiểm sốt dẫn tới thất bại dự án Theo nghiên cứu vào năm 1998 nhóm Gartner có tới 40% dự án CNTT đảm nhận thất bại, bị từ bỏ Tất dự án CNTT có ngân sách triệu usd trở lên có tới 90% thất bại Theo nghiên cứu thất bại xem khơng có khă thực 90% tính hứa hẹn thời gian ngân sách 158 Do đó, rủi ro thước đo tình trạng khơng chắn Nó gồm thành phần: - Bản thân kiện rủi ro - Thước đo khả mà kiện rủi ro xẩy - Ảnh hưởng hay tính nghiêm trọng kiện rủi ro vào dự án bạn Rủi ro dự án CNTT: Dự án CNTT đối mặt với vài yếu tố rủi ro định làm cho chúng dễ thất bại hơn: - Tỷ lệ lớn dự án CNTT chưa thực trước đó, đối tượng vạn khởi đầu nan thường khơng tính tốn quy trình ước lượng - Thiếu nhóm chun gia CNTT nhiều kinh nghiệm cần để hoàn tất dự án Đây thường áp lực lớn, ép buộc ban quản lý dự án - Công nghệ sử dụng nguyên vật liệu xây dựng dự án CNTT dễ lỗi thời nguyên tắc chung lỗi thời sau 18 tháng - Nhiều dự án CNTT lớn kết nối với quy trình nghiệp vụ quan trọng, địi hỏi cơng việc khắt khe nhiều hoạt động bị phá vỡ - Quy tắc quản lý dự án CNTT tương đối mẻ kết chưa có nhiều kinh nghiệm phát triển so với lĩnh vực khác xây dựng … Hãy xem xét dự án CNTT bị hủy bỏ chuỗi siêu thị lớn Canada Dự án việc thi hành SAP toàn quốc mang thẻ ghi giá tiền 89 triệu usd Do trường hợp điển hình với dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nên việc thực thi hệ thống liên kết chặt chẽ với vài quy trình nghiệp vụ Khi hệ thống ngừng hoạt động ngày đưa cơng ty khách hàng vào tình trạng xáo trộn hồn tồn tuần Chi phí dự án, hậu mặt tài từ xáo trộn nghiệp vụ ngày hư hại đến danh tiếng công ty gần chứng tỏ tai họa cho tổ chức Hậu rủi ro: Nhận thức hậu rủi ro dự án CNTT có tác động tàn phá lên cơng ty Ví dụ: - Trong báo cáo đầu quý I năm 2001, ông Phillip Knight – Giám đốc điều hành công ty Nike cho đối tượng liên quan dự án nhà phân tích biết giảm sút 30% tiền lãi dự án quản lý chuỗi cung cấp trị giá 400 triệu usd thất bại - Randstad công ty nhân lớn thứ ba giới nhìn thấy hoạt động Bắc Mĩ họ từ lợi nhuận 46,2 triệu usd nửa đầu năm 2000 thiệt hại 42,7 triệu usd nửa đầu năm 2001 Lý viện dẫn báo cáo đối tượng liên quan dự án việc giảm đáng kể tuyển dụng lựa chọn hội đồng Doanh thu từ hội đồng phụ thuộc lớn vào ứng dụng phận giao tiếp khách hàng (Front office) khơng cịn hoạt động thích hợp Dự án CNTT để thay hệ thống vượt ngân sách hàng triệu usd thời hạn 12 tháng b Tỷ lệ rủi ro – Thành công JP Morgan ghi vào với báo cáo “ Hãy đối mặt với thực tế, kinh doanh chút so với đánh bạc xã hội tơn trọng hợp pháp hóa” Nếu thật dự án CNTT chứng tỏ dạng Poke có tiền đặt cược lớn nguy hiểm Các công ty chấp nhận rủi ro cao, vốn có cho dự án CNTT lý do: Đầu tiên họ thường chấp nhận rủi ro họ khơng hiểu đầy đủ thứ mà thân họ theo Thứ người 159 định tin thành công tiểm ẩn lớn rủi ro Ngôn ngữ nghiệp vụ có vài cách trình bày mối quan hệ rủi ro – thành công Tỷ lệ rủi ro – Thành cơng mối quan hệ mặt tốn học đặt ảnh hưởng tài thất bại lên bên tỉ số cịn thành cơng tài lên bên Có vài cách khác để trình bày khái niệm này: - Chỉ số hoàn vốn đầu tư (ROI) Biến số đầu tư thể vốn mà nhà đầu tư phải chịu rủi ro biến số số hồn vốn đầu tư thể thành cơng mà nhà đầu tư nhận Chỉ số hoàn vốn đầu tư tỉ số đầu tư kết tính dạng phần trăm - Thời gian thu hồi đầu tư Lượng thời gian cần thiết để thu hồi lại vốn đầu tư dự án khơng tính đến chi phí vốn - Tỉ lệ hồn vốn nội (IRR) Phí chiết khấu làm cho giá trị ròng (NPV) tiền mặt tương lai trở lại với đầu tư vốn ban đầu - Dòng tiền mặt chiết khấu (DCF) Giá trị dòng tiền mặt tương lai đầu tư chiết khấu để tính giá trị tiền thu qua thời gian - Giá trị ròng (NPV), Giá trị dòng tiền mặt tương lai đầu tư trừ chi phí đầu tư ban đầu c Phân tích định tính Phân tích định tính hành động liệt kê rủi ro tiểm ẩn ma trận rủi ro phân chia chúng theo điểm số khả xảy hay mức độ nghiêm trọng Điểm số khả xác lập để đặc trưng cho khả xảy mà rủi ro đặc biệt đặc trưng cho hậu hay ảnh hưởng tiểm ẩn mà rủi ro đặc biệt mang lại Tiêu chí ma trận rủi ro Để xây dựng ma trận rủi ro số, bạn phải phân chia mức độ nghiêm trọng rủi ro Bảng minh họa tiêu chí rủi ro Bảng 9-4 Tiêu chí ma trận rủi ro Mức độ Tiêu chí Sẽ xáo trộn dự án.( Điều có nghĩa công nghệ không đáp ứng yêu cầu chất lượng hệ thống phá hủy nghiêm trọng chức nghiệp vụ chủ chốt cơng việc) Có thể gây nguy hiểm cho công việc Giám đốc dự án Nguồn lực phụ quan trọng thời gian chi phí yêu cầu để hoàn tất dự án.Nhà tài trợ cần điều khiển Dự án bị chậm trễ hoàn tất với nguồn lực phụ vừa phải, Giám đốc dự án điều khiển với trợ giúp nhà tài trợ Dự án hoàn tất với nguồn lực phụ nhỏ thời gian hay chi phí Giám đốc dự án điều khiển Sự bất tiện nhỏ ( Điều có nghĩa nguồn lực kỹ bên quan trọng trở nên khơng có giá trị nguồn lực kỹ bên ngồi có giá trị sẵn sàng với chi phí tương đương Giám đốc dự án điều khiển) 160 Bảng 9-5 trình bày ma trân rủi ro mẫu dùng tiêu chí cho việc thực mạng không dây công ty viễn thông Lưu ý khả nhân lên mức độ trầm trọng để tính tồn rủi ro Nhiều yếu tố tính đến phân chia khả xảy kiện rủi ro Đặc biệt Giám đốc dự án lo lắng quy định phủ thông qua hạn chế khả thực thi kế hoạch dự án tổ chức Từ xác định vài lựa chọn mà cơng ty tiếp tục quy định thông qua Mức độ trầm trọng cho tỉ số đặt mức Mặt khác Giám đốc dự án lo lắng ước tính dùng việc chuẩn bị ngân sách khơng xác dự án loại chưa nỗ lực thực trước cơng ty Anh ta xếp hạng mức độ trầm trọng mức rủi ro 5, từ gây nguy hiểm cho thành cơng tồn diện dự án Kết rủi ro cao có giá trị ma trận Rủi ro Khả Mức trầm trọng Tổng(Khả X mức trầm trọng) Thiếu hoàn toàn nguồn lực kỹ cho dự án Giảm ngân sách dự án thay đổi ưu tiên công ty 12 Chưa định quy tắc Chính phủ yêu cầu đặc tính sản xuất phụ Các trang thiết bị khơng cịn giá trị thảm họa tự nhiên 4 Các số liệu thống kê dùng ước tính kinh phí khơng đáng tin cậy 15 Khách hàng không hợp tác (chậm trễ công việc xác định yêu cầu nhận phản hồi kịp thời) 2 Bảng 9-5 Ví dụ ma trận rủi ro d Phân tích định lượng Phân tích định lượng phân tích khả xảy rủi ro cụ thể ảnh hưởng lên tồn dự án Khi phân tích rủi ro định tính thực tốt tổng khả cho tất rủi ro cung cấp hiểu biết sâu sắc toàn rủi ro dự án Phân tích rủi ro định lượng liên quan đến chủ nghĩa thực thành chi phí, lịch trình mục tiêu chất lượng Phân tích định lượng thực sử dụng vài công cụ: - Phỏng vấn đối tượng liên quan dự án chuyên gia nội dung chuyên ngành để xác định khả hạn chế rủi ro - Dùng đinh để phân tích rủi ro - Mơ dự án (xây dựng mơ hình) để xác định nguy đặc biệt tương tác với Lược đồ định: Dùng lược đồ để thực phân tích chi phí/lợi nhuận dựa khả phức tạp ước tính đồng Đôla so với giá trị thực tế trường hợp dự án CNTT Nó cung cấp chế so sánh “táo với cam” nhằm làm bật rủi ro mức 161 độ thành công khác theo nhánh Phương án cho số liệu ước đoán tốt nhất, kết hợp với kiến thức chuyên ngành tăng cường kết cho phân tích SWOT Ví dụ: Một cơng ty cung ứng nhân quốc gia định mua gói phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) trị giá 10 triệu đôla chưa phát triển từ nhà cung cấp lớn Bởi họ nhận triết khấu triệu đơla so với gói cước phát triển hồn tồn trị giá 10 triệu đơla từ nhà cung cấp nhỏ không triết khấu phần mềm họ Một năm sau, công ty cung ứng nhân doanh thu 95 triệu đơla họ thay đổi mơ hình nghiệp vụ để áp dụng phần mềm phải thêm năm để bổ sung hoàn thiện cho phần mềm Nhà cung cấp mà họ mua có tiếng xấu ngành chậm chễ giao hàng, thường lỗi hẹn Nếu họ thực phân tích thực tế xem xét chi phí hội khơng có phần mềm, họ có dẫn chắn tiết kiếm triệu đôla tổn thất doanh thu đáng kể cỡ nào, trường hợp 92 triệu đơla năm Hình 9-2 trình bày phân tích lược đồ mua sắm so với xây dựng cổ điển Hai tiêu chí định sử dụng lợi nhuận thu lịch trình (lợi nhuận dịng tiền mặt hay chi phí hội) Các giá trị tỉ lệ phần trăm xảy trình bày số dựa phân tích ngành nghiệp vụ Định nghĩa định Nút định Nút hội Giá trị đường dịng (Tên định) (Chí phí định) (Khả thưởng phạt) (Khả lợi nhuận chi phí) Hình 9-2 lược đồ mua sắm so với xây dựng 162 e Báo cáo ảnh hưởng Bằng việc cho điểm khả mức độ trầm trọng, phân tích rủi ro định tính hữu ích việc ưu tiên nguồn lực quản lý rủi ro hạn chế Phân tích định lượng tốt thúc đẩy khả xảy số liệu thống kê cho phép nhìn nhận sâu sắc xu hướng rủi ro cho dự án tổng thể Đầu phân tích đinh lượng tập trung vào đánh giá mức độ ảnh hưởng lên dự án Cả hai phương pháp đáng giá hai vấn đề thiếu cách tiếp cận thẳng, trực tiếp thường cần truyền đạt tính xác thực rủi ro dự án nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án Các báo cáo ảnh hưởng phục vụ cho mục đích Trong điều tra vào năm 2000 quản lý điều hanh chức nhà tài trợ dự án có tới 84% cảm thấy rõ ràng lợi nhuận từ dự án bị phóng đại lên rủi ro dự án chưa bị cơng khai hồn tồn Báo cáo ảnh hưởng tài liệu công khai rủi ro chi tiết cho nhà trợ đối tượng liên quan dự án Một báo cáo ảnh hưởng khơng cần phác thảo khả xảy ra, nỗ lực để đưa chiến lược quản lý rủi ro Thay vào mục đích cơng khai chi tiết điều chắn xảy rủi ro cụ thể thấy rõ Báo cáo ảnh hưởng tốt cần phải có số thành phần chính: - Một danh sách rủi ro đặc biệt xác định cho dự án nói tới - Một báo cáo chi tiết phần liên quan tới phân chia hay hậu rủi ro thấy rõ - Nếu thích hợp có danh sách chi phí hội khơng làm - Một vị trí cho nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án ký kết hoàn tất điều mà họ hiểu biết hoàn toàn rủi ro liên quan Sự tương tự: Theo nhiều cách, báo cáo ảnh hưởng giống giấy huỷ bỏ xác nhận bạn ký trước làm phẫu thuật Bác sỹ hay y tá đánh giá biến chứng tiềm ẩn bạn gặp kết thủ tục Sự phân chia biến chứng phác thảo rõ ràng sau bạn đưa cho hội để hỏi câu hỏi mà bạn có thủ tục Một bạn thôgn báo đầy đủ, bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro bạn ký vào giấy từ bỏ coi chấp thuận bạn Báo cáo ảnh hưởng phục vụ mục đích tương tự, cho phép quản lý cấp cao đem lại ủng hộ có hiểu biết cho dự án lên Ví dụ: Một hãng kỹ thuật giới thiệu dự án ứng dụng dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) Dự án chi phí khoảng 1.5 triệu USD 12 tháng để hồn tất Các phân tích rủi ro định tính định lượng hồn tất kế hoạch rủi ro trình đến hồn tất Hình 9-3 ví dụ minh hoạ báo cáo ảnh hưởng có BẢN GHI NHỚ - Báo cáo ảnh hưởng - Dự án PSA 1.Rủi ro nghiêm trọng xáo trộn quy trình quảng cáo Sự xáo trộn quy trình quảng cáo chắn dẫn đến giảm bớt tạm thời 50% dòng tiền mặt Loại xáo trộn dòng tiền mặt đặt áp lực lớn lên vốn dự trữ công ty 163 Hiện có tiền mặt dự trữ trải 30 ngày hoạt động biình thường Dịng tín dụng tính đến vốn vận hành thêm 60 ngày việc sử dụng thêm chi phí lãi suất đáng kể cho lỗ lãi chưa lập kế hoạch dự đoán ngân sách Chắc chắn chi phí lãi suất chưa lập kế hoạch phải chịu lợi nhuậnhoạt động ròng cho năm giảm khoảng 5% đến 7% Giám đốc hoạt động Giám đốc CNTT (COO) (CIO) Giám đốc tài (CFO) Hình 9-3 Báo cáo ảnh hưởng f Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro kết hợp với dự án công nghệ thông tin cụ thể hoạt động phức tạp lợi dụng nhiều điểm tham khảo ứng dụng nhiều kỹ thuật - Nhớ dùng tỷ lệ rủi ro – thành công khác để hiểu biết mục tiêu - Làm việc với chuyên gia nội dung chuyên ngành đối tượng liên quan dự án để xác định rủi ro dự án rủi ro nghiệp vụ tiềm ẩn kết hợp với dự án - Các nguồn lực quản lý rủi ro hạn chế, phải áp dụng chúng dựa phân tích định tính bạn - Xác định dấu hiệu rủi ro rủi ro nhận thấy rõ hay sức chịu đựng rủi ro tổ chứcbị vượt - Phân công người chịu trách nhiệm rủi ro cho hay đe doạ cụ thể xác định dấu hiệu rủi ro để giám sát - Nhớ dùng báo cáo ảnh hưởng báo cáo kết dự án để giải thích rõ ràng rủi ro nghiệp vụ dự án công nghệ thông tin GIẢM THIỂU RỦI RO (KẾ HOẠCH ĐỐI PHĨ RỦI RO) - Các biện pháp đối phó - Kế hoạch dự phòng Sau nhận biết mức độ rủi ro, bạn phải định đối phó Ta có chiến lược chính: - Tránh rủi ro: loại trừ rõ ràng mối đe dọa hay rủi ro, thường loại trừ nguyên nhân - Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết rủi ro xảy - Thuyên chuyển rủi ro: luân phiên hậu rủi ro giao trách niệm quản lý cho bên thứ ba - Giảm nhẹ rủi ro: việc giảm bớt ảnh hưởng kiện rủi ro việc cắt giảm cố xảy 164 a) Các biện pháp đối phó Biện pháp đối phó(countermeasure) hành động phịng ngừa đội dự án lựa chọn nhằm loại bỏ trung hoà rủi ro.Các biện pháp phòng ngừa phương pháp cơng tích cực nhằm ngăn ngừa xảy Ví dụ: Đặt hải đăng bờ biển đầy đá biện pháp đối phó giúp cho tàu thuyền tránh tảng đá tiềm ẩn nguy hiểm định Giảm thiểu (mitigation) hành động thực nhằm giảm thiểu tác động rủi ro xảy ra.Giảm thiểu phản ứng nhanh nhay sau rủi ro xảy Ví dụ: Đặt túi khí tơ ví dụ giảm thiểu,vì chúng thiết kế để phản ứng nhằm giảm thiểu thương tích-rủi ro-khi có tai nạn Thuật ngữ giảm thiểu dùng với ý nghĩa biện pháp đối phó giảm thiểu b) Kế hoạch dự phòng (Contingency Planning) Lập kế hoạch dự phòng bao gồm dự đốn đáp ứng với hồn cảnh gây tác động tiêu cực lên dự án.Tiến trình yêu cầu người quản lý dự án xác định bước cần thiết để vượt qua vấn đề dự kiến Trong chừng mực đó, kế hoạch dự phịng thực thơng qua phân tích rủi ro Với rủi ro nhận diện,người quản lý dự án đưa mô tả, xác suất xuất (như thấp, vừa, hay cao), tác động(như thấp, vừa, hay cao) đáp ứng thích hợp Một xem xét quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch dự phịng có hỗ trợ từ người tham dự bị ảnh hưởng tình Sự chấp thuận cần thiết kế để làm cho dự án tiến lên.Thiếu chấp thuận gây việc thực kế hoạch dự phịng bị chậm trễ Với hồn cảnh khơng thể dự kiến trước mà lại không bao quát kế hoạch dự phòng, người quản lý dự án xây dựng sổ nhật kí khoản mục hành động giống nêu Bảng 9-6 Sổ nhật kí khoản mục hành động nên chứa cột để ghi lại điều sau: Bảng 9-6 Sổ nhật ký Mô tả Ưu tiên [1] Người chịu trách nhiệm [2] [3] [1] Xác định tầm quan trọng vấn đề hay biến cố [3] Định danh cá nhân giải quýêt vấn đề hay biến cố [4] [4] Tạo lời thuật vấn đề hay biến cố [2] Ngày giải Xác định thời gian vấn đề hay giải quết Người quản lý dự án xét duyệt sổ nhật kí khoản mục hành động họp trạng,vốn cung cấp hội lí tưởng để bổ sung thêm vào sổ nhật kí khoản mục hành động Kế hoạch dự phòng (continggency Planning) kỹ thuật quản lý dùng để xác định cụ thể hành động mà đội dự án cần thực để xử lý rủi ro dự án nhằm đạt thành công cho dự án.Kế hoạch dự phòng bao gồm chiến lược giảm thiểu biện pháp đối phó Ví dụ: 165 Một giám đố dự án bắt tay vào dự án phát triển Web đề khoản chi phí dự phịng ngân sách cho chi phí tài nguyên phát sinh,chuẩn bị phương pháp xếp lịch trình thay ,các biện pháp phản ứng nhanh với tình trạng khẩn cấp nhằm giảm ảnh hưởng thiếu hụt kỹ tiềm ẩn.Anh ta tính tốn khoản nợ tiềm tàng dự án vượt chi phí lịch trình,đồng thời xây dựng kế hoạch dự phịng với nhà tài trợ Có thể có tranh luận gay gắt việc quản lý quỹ dự phòng (contingency fund), từ phương pháp “khoản tiền lớn” (big pot) để chi tiêu cho rủi ro đế việc tăng phần tiền phân bổ cho công việc dựa rủi ro tương ứng chúng Nhiều người thường nhầm lẫn rủi ro kinh doanh với rủi ro dự án,và dự an CNTT không tránh khỏi nhầm lẫn này.Cần ghi nhớ rủi ro dự án rủi ro thân dự án.Tính biến động tốc độ thị trường CNTT khiền cho việc hoạch định dự án kéo dài năm gần không thể.Những rủi ro kèm với dự án CNTT thường đa dạng phức tạp Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm số bước, vài bước giới phần trước này: Xác định chiến lược phương pháp quản lý rủi ro dùng việc định nghĩa phương pháp định hướng định tính, kế hoạch xếp loại Lập kế hoạch dự phòng cách xác định phưong pháp đối phó chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng kế hoạch dựa tình KIỂM SỐT RỦI RO - Giám sát kiểm sốt rủi ro liên quan tới việc hiểu biết tình trạng chúng - Kiểm soát rủi ro liên quan đến việc thực kế hoạch quản lý rủi ro chúng xảy - Kết việc giám sát kiểm soát rủi ro điều chỉnh hoạt động, yêu cầu thay đổi dự án, cập nhật kế hoạch - Kiểm sốt đối phó rủi ro liên quan đến việc chấp hành quy trình quản lý rủi ro kế hoạch rủi ro để đối phó với kiện rủi ro - Rủi ro phải kiểm soát theo đặc điểm giai đoạn cụ thể, có định rủi ro có chiến lược làm giảm nhẹ rủi ro TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức chất rủi ro quy trình quản lý rủi ro dự án như: Xác định rủi ro - Nhận biết rủi ro - Chiến lược quản lý rủi ro - Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Định lượng rủi ro - Bản chất rủi ro - Tỷ lệ rủi ro – thành cơng - Phân tích định tính - Phân tích định lượng 166 - Báo cáo ảnh hưởng - Đánh giá rủi ro Giảm thiểu rủi ro - Các biện pháp đối phó - Kế hoạch dự phịng Kiểm soát rủi ro BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Giám đốc dự án ưu tiên rủi ro nào? A Bằng ảnh hưởng tài B Bằng ảnh hưởng đường thời gian C Bằng toàn ảnh hưởng lên dự án D Bằng ưu tiên thực thi Phản ứng với kiện rủi ro không xác định trước việc xẩy gọi là: A Phản ứng giảm thiểu rủi ro B Phản ứng nhanh C Phản ứng hoạt động hiệu chỉnh D Phản ứng dự phòng Kỹ thuật sau dùng để theo dõi rủi ro dự án? A Ma trận xác suất ảnh hưởng B Biểu đồ Pareto C Biểu đồ R D Phân tích PERT (Kỹ thuật duyệt đánh giá dự án) Trong suốt giai đoạn xây dựng dự án, đội dự án xác định số lượng rủi ro ảnh hưởng tới chất lượng kết Trước xây dựng kế hoạch phản ứng rủi ro, đội dự án nên: A Không để ý đến rủi ro không nằm đường tới hạn B Liệt kê tất ràng buộc dự án C Phân tích khả rủi ro xẩy ảnh hưởng tiềm ẩn rủi ro D Sử dụng phương pháp luận kỹ thuật duyệt đánh giá chương trình để ưu tiên rủi ro Chiến lược phản ứng rủi ro nhằm làm giảm khả hay ảnh hưởng kiện rủi ro bất lợi tới ngưỡng cửa chấp thuận gọi là: A Tránh rủi ro B Chuyển giao rủi ro C Giảm thiểu rủi ro D Chấp thuận rủi ro Phương pháp thích hợp để định liệu rủi ro xác định có cụ thể hố hay khơng gì? A Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro 167 B Dùng phân tích độ nhạy cảm C Xác định xem liệu dấu hiệu rủi ro có đạt hay không D Duyệt sổ ghi vấn đề Bạn giám đốc dự án bắt đầu cách tháng Dự án bảo vệ khoảng năm phó chủ tịch phận việc quản lý tài trách nhiệm nhà tài trợ giao phó cho trưởng phận Một vài giám đốc khác nằm danh sách phê chuẩn tài liệu dự án Tài liệu dự án ban đầu hoàn tất phê duyệt dự án nằm lịch trình Các yêu cầu xác định, lập tài liệu đệ trình để chấp thuận trách nhiệm nhà tài trợ Những phê duyệt theo yêu cầu nhận vào cuối ngày phân bổ theo vòng phê duyệt Tuy nhiên phê duyệt giám đốc phụ thuộc vào việc thêm ba yêu cầu quan trọng Các yêu cầu không lường trước phạm vi dự án ban đầu chúng khám phá suốt giai đoạn phân tích yêu cầu Rủi ro bạn chắn cần phải trọng nhất? A Thay đổi phạm vi dự án B Mất hỗ trợ nhà tài trợ C Thay đổi ngân quỹ dự án D Thay đổi lịch trình dự án Hai kết xẩy kế hoạch dự án kinh phí bắt buộc xác lập thấp gì? (Chọn hai đáp án) A Dự án bị huỷ bỏ B Lịch trình dự án tăng lên C Lịch trình dự án giảm xuống D Tính dự án giảm xuống E Chất lượng dự án giảm xuống Đối phó mối đe doạ rủi ro thông thường rơi vào ba loại nào? (Chọn 3) A Phủ nhận B Giảm thiểu C Tránh khỏi D Chấp thuận E Cơ hội 10 Một công ty định không cạnh tranh gói thầu Lý giám đốc đưa hội hoàn tất dự án khung thời gian dự định mong manh Đây chiến lược giải rủi ro nào? A Chấp thuận rủi ro B Tránh rủi ro C Chuyển giao rủi ro D Giảm thiểu rủi ro 168 ... dự án, báo cáo kết thúc dự án - Chấp nhận thức kết dự án - Các học rút a) Báo cáo kết thúc dự án Mục đích báo cáo kết thúc dự án trình bày hiệu lực dự án, hiệu dự án tác động mặt văn hóa dự án. .. dự án- Xác định dự án có tiến độ, thơng số kỹ thuật kinh phí hay không - Ghi lại đề nghị đội dự án - Xác định tác động văn hóa dự án- tác động dự án cấu tổ chức văn hóa - Giải thích giá trị -. .. việc - Cấu trúc phân việc - Ước lượng thời gian - Lập lịch biểu - Xác định sản phẩm - Quản lý dự án tổng - Kế hoạch dự án - Vòng đời Nhận diện rủi ro tổ chức liên quan tới - Phân bổ nhiệm vụ - Tuyển