o Giám sát báo cáo hiệu suất, đánh giá hiệu suất, họp báo cáo trạng để tìm dấu hiệu việc mở rộng phạmvi tiềm o Kiểm tra- thực kiểm định công việc tiến triển o Giám sát lịch biểu ngân sách - Đảm bảo yêu cầu thay đổi ghi lại sàng lọc để chấp thuận từ chối - Lọc yêu cầu thay đổi: o Loại bỏ thay đổi phạm vi trừ chúng quan trọng cho dự án o Đối với thay đổi có khả chấp thuận, đánh giá ảnh hưởng việc sửa lại kế hoạch liệt kê vấn đề có o Nếu ảnh hưởng nhỏ, giám đốc dự án đội xử lý thay đổi o Nếu ảnh hưởng vừa phải, chuẩn bị báo cáo ảnh hưởng tìm đồng ý đối tượng liên quan đến dự án o Nếu ảnh hưởng lớn, cố đàm phán thay đổi khác hạn chế ảnh hưởng Hãy chuẩn bị báo cáo ảnh hưởng cho nhà tài trợ nhận phê duyệt thức trước tiến hành - Nếu thay đổi chấp thuận, thực điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch dự án để bổ sung thay đổi - Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, đảm bảo định thông báo tới người yêu cầu - Nếu thay đổi chấp nhận, thông báo chấp nhận cho đội dự án, đối tượng có liên quan nhà cung cấp, theo nguyên tắc kế hoạch truyền thơng Ví dụ Một ứng dụng sở liệu Web giai đoạn phát triển cuối cùng, dự án bị chậm lịch số hoạt động quan trọng cịn phải hồn thành Dữ liệu phải lọc chuyển đổi sang XML trước truy cập ứng dụng mới, q trình dự tính 120 lên lịch khoảng ba tuần đòi hỏi dịch vụ riêng DBA với đội Trong đó, giám đốc dự án cần dịch vụ DBA phía phát triển DBA lên lịch để bắt đầu dự án vòng bốn tuần Một công ty tư vấn đáng tin cậy có sẵn nhiều DBA thực cơng việc tuần khơng cịn đủ tiền quỹ dự phịng để trang trải cho chi phí 10.000$ Giám đốc dự án gặp nhà tài trợ chấp thuận cho th ngồi hoạt động Bà dàn xếp Qui định Công việc với nhà cung cấp bao gồm điều khoản NDA (thỏa thuận khơng tiết lộ thơng tin) để bảo vệ bí mật liệu Sau sửa lại kế hoạch dự án gặp đối tượng có liên quan để xem xét kế hoạch họ đảm bảo liệu họ hãng tư vấn quản lý tốt TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức quản lý phạm vi cách thức lập báo cáo phạm vi: Khởi thảo - Ràng buộc tam giác - Tam giác thép 57 - Ma trận trách nhiệm - Tính tăng trường dự án - Kế hoạch dự án tích hợp - Các yếu tố quy định phạm vi Lập kế hoạch - Thảo quy định phạm vi dự án - Thảo tôn dự án - Thảo bảng kê công việc (SOW) Quản lý kiểm soát phạm vi - Các yếu tố quy định phạm vi - Mở rộng phạm vi - Kiểm soát thay đổi - Thay đổi kế hoạch - Giám thiểu mở rộng phạm vi BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Giám đốc dự án định cho dự án lớn thực số lần Đội dự án vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế dự án tiến hành giai đoạn triển khai Tại điểm này, thay đổi xẩy mà khơng phải gánh chịu rủi ro việc tiến hành lại toàn giai đoạn thiết kế? A Phạm vi B Nhiệm vụ C Thiết kế chi tiết D Ngày tháng chuyển giao Đội dự án tiến hành hoàn tất định nghĩa phạm vi trình bày báo cáo phạm vi yêu cầu thay đổi khách hàng nhà tài trợ Với vai trò giám đốc dự án phương pháp tiếp cận tốt gì? A Lắng nghe yêu cầu nguồn lực thêm vào yêu cầu để hoàn tất dự án vào thời hạn B Chấp nhận thay đổi rời khỏi để qua trở lại với báo cáo phạm vi thay đổi C Chỉ thời gian chuyển giao cho dự án kéo dài D Phác thảo ảnh hưởng thay đổi việc đáp ứng mục tiêu dự án sử dụng ví dụ minh hoạ thay đổi phạm vi, thời gian chi phí Phạm vi dự án khách hàng yêu cầu sau chấp thuận thiết kế có khả ảnh hưởng tới số thành phần dự án Điều sau câu trả lời tốt giám đốc dự án? A Thuyết phục khách hàng hoãn thay đổi B Ước tính ảnh hưởng tới chi phí lịch trình phê duyệt trước tiến hành C Đưa thay đổi then chốt bất chấp chi phí ảnh hưởng nó, đồng thời thơng báo cho ban quản lý thay đổi 58 D Thực phân tích ảnh hưởng chi tiết tới chi phí lịch trình, đồng thời triệu tập họp đội dự án Có nhiều phương pháp dùng để giám sát hiệu dự án Hai phương pháp dùng để giám sát thay đổi phạm vi?(Chọn 2) A.Phân tích lịch sử biến động chi phí B.Theo dõi số lượng thay đổi phạm vi C Phân tích lịch sử biến động lịch trình D Theo dõi giá trị đồng đôla công việc thêm vào thực Trong suốt trình xây dựng dự án phê duyệt, giám đốc dự án nhận thấy phạm vi dự án không xác định hợp lý, làm tăng lượng kinh phí đáng kể trễ hạn phần chuyển giao Giám đốc dự án yêu cầu họp với đối tượng liên quan dự án để thông báo cho họ chênh lệch phạm vi theo yêu cầu Giám đốc dự án nên tiếp cận tốt biến động phạm vi cho dự án nào? A Chuẩn bị cấu trúc chi tiết công việc thời gian yêu cầu cho việc hoàn tất dự án kinh phí theo yêu cầu B Thông báo cho đối tượng liên quan dự án thay đổi kinh phí lịch trình theo yêu cầu, giảm bớt chi phí phụ với kế hoạch dự phòng chỗ nhận phê duyệt văn cho thay đổi yêu cầu C Thông báo cho đối tượng liên quan dự án thời gian kinh phí theo yêu cầu cần để hoàn tất dự án với minh chứng mặt tài Phân tích giá trị thu được, ROI (Hoàn trả đầu tư) biến động lịch trình D Xác định biến động chi phí lịch trình đề nghị phê chuẩn thay đổi theo yêu cầu Có nhiều phương pháp dùng để giám sát hiệu dự án Hai phương pháp dùng để giám sát thay đổi phạm vi?(Chọn 2) A Phân tích lịch sử biến động chi phí B Theo dõi số lượng thay đổi phạm vi C Phân tích lịch sử biến động lịch trình D Theo dõi giá trị đồng đơla công việc thêm vào thực Trước bạn nhận phê duyệt từ đối tượng liên quan thay đổi dự án điều chỉnh phạm vi dự án Bạn nên thực ba hoạt động nào? (Chọn 3) A Phân tích vấn đề kinh phí ảnh hưởng chúng B Tính tốn phạm vi vấn đề biến động lịch trình C Phân tích vấn đề kế hoạch dự án ảnh hưởng chúng D Áp dụng thay đổi phạm vi cuối vào kế hoạch dự án E Nghiên cứu khả khác thay đổi phạm vi đưa Trong tình giám đốc dự án yêu cầu phải gửi yêu cầu thay đổi tới nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án A Thời điểm yêu cầu thay đổi xét duyệt B Khi chi phí vượt độ biến động cho phép theo kinh phí C Khi khơng có lựa chọn khả thi 59 D Khi khách hàng đồng ý thay đổi Phạm vi dự án vượt q kinh phí mục mua đắt so với dự liệu ban đầu Lượng dư thừa vượt tổng kinh phí cho dự án Giám đốc dự án nên làm gì? A Khơng thay đổi kinh phí B Tiếp cận đối tượng liên quan dự án để tăng kinh phí C Giảm chi phí phạm vi để khơng vượt q kinh phí D Điều chỉnh mục kinh phí để thu hút chi phí vượt 10 Căn vào báo cáo phạm vi giả định dự án triển lãm điều phải hoàn tất đầu tiên? A Đổi liệu số tiền phải trả cho nhân viên vào tháng 12 B Để số tiền phải trả cho nhân viên sau ngày 31 tháng 11 C So sánh với số tiền phải trả cho nhân viên ba tháng D Để số tiền phải trả cho nhân viên với độ xác 100% tháng 11 Như phận định nghĩa phạm vi tổng thể lập kế hoạch dự án giai đoạn khởi tạo dự án, quy định dự án bảng kê công việc yêu cầu giám đốc dự án phải: A Nghiên cứu quy định cụ thể ngành ảnh hưởng dự án B Đạt trí đội ngũ thành viên nhiệm vụ thời đoạn C Xây dựng cấu trúc chi tiết công việc cách chi tiết D Tính đến dự phịng cho điều chưa biết 12 Giám đốc dự án khách hàng đề nghị thực thay đổi quan trọng cho dự án Những thay đổi không tâm Tài liệu thiết kế hay Phạm vi dự án Cách tốt để giám đốc dự án đáp lại u cầu gì? A Thơng báo với khách hàng thay đổi phạm vi không phép B Trình yêu cầu thay đổi lên Ban quản lý thay đổi C Triển khai thay đổi theo yêu cầu D Thiết kế lại toàn dự án từ vạch xuất phát 13 Điều sau nên tính đến định nghĩa phạm vi quy định dự án? A Phương pháp luận mã chuẩn B WBS (Cấu trúc chi tiết công việc) C CPM (Phương pháp đường tới hạn) D Tiêu chí hoàn tất 14 Khi thẩm quyền phê chuẩn sửa đổi phạm vi đặt ra, giám đốc dự án nên: A Hỏi ý kiến nhà tài trợ dự án B Duyệt quy định dự án gốc C Tham khảo kế hoạch dự án thay đổi D Ra định dựa sơ đồ tổ chức công ty 15 Thông thường tài liệu sửa đổi nhiều dự án gì? A Kế hoạch dự án B Sổ ghi vấn đề 60 C Tài liệu chấp thuận cuối D Sổ ghi yêu cầu thay đổi 16 Điều kiện hợp lý để bắt đầu yêu cầu thay đổi phạm vi dự án gì? A Vấn đề chuyển giao nhà cung cấp B Không giữ thời hạn lịch trình dự án C Vấn đề dự án chưa giải D Yêu cầu đối tượng liên quan dự án đưa 17 Bạn xây dựng phạm vi công việc cho dự án sử dụng nguồn lực kỹ thuật giới hạn Thay đổi số nguồn lực kỹ thuật yêu cầu để điều chỉnh ảnh đầu vào người dùng Cá nhân phải phê chuẩn yêu cầu này? A Nhà tài trợ dự án B Giám đốc dự án C Lãnh đạo đội xây dựng D Đại diện người dùng cuối 18 Chức ban quản lý thay đổi là: A Duyệt ảnh hưởng yêu cầu thay đổi B Đưa yêu cầu thay đổi C Trình bày lợi ích quản lý cao D Xác định phạm vi công việc dự án 19 Năm ràng buộc nên tính đến định nghĩa phạm vi dự án? (Chọn 5) A Phương pháp luận mã hoá chuẩn B Ngày kết thúc dự án xác định rõ C Chủ dự án xác định rõ D Các tiêu chí hồn tất xác định rõ E Thủ tục quản lý thay đổi nghiêm ngặt F Vòng đời “các hoạt động tốt nhất” cho loại hình dự án 20 Tiêu chí quan trọng để nhắc đến tài liệu phạm vi? A Kinh phí B Hồn tất C Chất lượng D Lịch trình 61 CHƯƠNG THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN MỤC ĐÍCH - Hiểu tầm quan trọng việc quản lý thời gian dự án - Hiểu qui trình quản lý thời gian - Hiểu phương pháp dùng để quản lý thời gian: CPM (Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and Review Technique) GIỚI THIỆU CHUNG Ước lượng thời gian hình thành nên sở cho lịch trình dự án Có nhiều phương pháp ước lượng thời gian thành công Trong chủ đề bạn học cách đương đầu với thách thức xây dựng ước lượng thời gian Hãy tưởng tượng đề nghị bạn ước lượng xem để thiết kế xây dựng phân hệ quản lý nhân Nếu bạn chưa thực việc trước bạn chí hồn tồn khơng chác chắn thứ cần có Bạn bị thúc ép mạnh mẽ đưa ước lượng xác Nếu ước lượng bạn khơng bạn kết thúc cơng việc ngồi vĩnh viễn để làm công việc thời gian bạn giao Bạn nên thực số nghiên cứu kỹ lưỡng kiểm tra số liệu với chuyên gia phần mềm quản trị hệ thống thông tin trước bạn đưa câu trả lời Với vai trò giám đốc dự án công nghệ thông tin, bạn phải đối mặt với tình tiến thối lưỡng nan tương tự Bạn thường làm việc dự án bao gồm tình hay cơng nghệ mà bạn chưa thấy trước Hãy giành thời gian bàn bạc với nhà chuyên gia nội dung chuyên ngành a) Tầm quan trọng việc quản lý thời gian - Kết thúc dự án hạn thách thức lớn - Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; trơi qua điều xảy - Các vấn đề lịch biểu lý dẫn đến xung đột dự án, đặc biệt nửa sau dự án, sức ép tiến độ gây căng thẳng, phá vỡ quy định dự án … b) Các qui trình quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian dự án gồm qui trình bảo đảm hồn tất dự án hạn Những qui trình gồm: - Xác định hành động - Ước lượng thời gian cho hoạt động - Triển khai lịch hành động - Kiểm soát lịch hành động NỘI DUNG XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG 62 - Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn - Xác lập mốc quan trọng - Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực - Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian Bạn thường băn khoăn giao cho bạn cơng việc mà bạn chưa làm Trong tình yêu cầu bạn phải sớm có câu trả lời bắt đầu, hồn thành cơng việc Sự thực bạn chưa trả lời bạn chưa xác định hành động cần thiết ước lượng thời gian để hồn thành cơng việc Từ thực tế dự án CNTT, người ta hiểu cách thức giúp người hình dung cho hệ thống sản phẩm có hình ảnh sau dự án hoàn thành Bằng phương pháp mô dự án giúp thực điều Do đó, mơ ngày trở nên phổ biến chúng giúp giám đốc dự án giảm vấn đề khó xác định hành động giai đoạn sớm dự án a) Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn Sự nhầm lẫn xung quanh nỗ lực thời đoạn tồn từ lâu phổ biến Có ý kiến sai lầm tồn thời gian dài bạn quản lý nhiều nguồn lực thực nhiệm vụ cụ thể nhiệm vụ thực nhanh Điều hoạc không Cách hiểu rõ ràng nỗ lực thời đoạn lâu để cải thiện ước tính kế hoạch làm việc xây dựng cho dự án công nghệ thông tin Định nghĩa Nỗ lực thước đo lượng hay lao động dùng để hoàn tất nhiệm vụ cụ thể hay gói cơng việc Các số dùng để thể điều tính thời gian dạng đơn vị Ví dụ ba kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu Theo lực thuật ngữ dùng để mơ tả nhiệm vụ hồn tất nhanh thông qua việc áp dụng nguồn lực lao động hay lượng phụ Thời đoạn thước đo xem gói cơng việc hay nhiệm vụ cụ thể để hoàn tất Các số dùng để thể điều tính đơn vị thời gian Ví dụ xây dựng nhà dân dụng, sau lần đổ trần, người ta thường để tuần để trần ổn định trước tiếp tục xây tầng Khoảng thời gian cố định thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói cơng việc cần đến lượng thời gian để hoàn tất Việc áp dụng nguồn lực phụ không làm thay đổi thời gian yêu cầu Ví dụ Một việc để hồn tất hay khơng thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực áp dụng Hãy nói bạn muốn tạo chai rượu Nhiều người tham gia làm cho việc hái nho vườn trở nên nhanh rượu đặt vào thùng khơng có lượng nỗ lực làm cho rượu lên men nhanh Công việc hái nho theo lực, ủ lên men rượu trường hợp khoảng thời gian cố định b) Xác lập mốc quan trọng Mốc quan trọng trường hợp điểm kiểm sốt dự án, thường việc hồn tất phần chuyển giao tạo u cầu báo cáo yêu cầu ủng hộ khách hàng hay nhà 63 tài trợ trước tiếp tục dự án Mốc quan trọng có thời đoạn Các mốc quan trọng đóng vai trị mốc đánh dấu xác định giám đốc dự án và/hoặc khách hàng Chúng phải xác lập có chọn lựa sử dụng giác quan thơng thường, ví dụ đánh giá thiết kế chính, thử nghiệm mẫu, nguồn vào cần đến từ nguồn bên ngồi, xúc tiến quảng cáo Các mốc quan trọng có ích việc tiến triển điểm số tiến triển thực gói cơng việc ước lượng nên thực cho phù hợp Ví dụ: Một cơng ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng có mốc quan trọng thời điểm bất đầu kết thúc dự án giai đoạn hợp đồng có phần chuyển giao đồng thuận khách hàng yêu cầu trước họ tiếp tục phần đồng thuận, họ triển khai quy trình quảng cáo Sơ đồ mốc quan trọng cho dự án hình 4-1 Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Hoàn tất hành động A Hoàn tất hành động B Hoàn tất hành động C Hoàn tất hành động D Hoàn tất hành động E Hình 4-1: Sơ đồ mốc quan trọng c) Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực Trong nhiều trường hợp, thống kê kỹ cần để hồn tất dự án cơng nghệ thông tin không tồn tình trạng thiếu hụt thời gian Kết hầu hết dự án công nghệ thông tin đối mặt với ràng buộc nguồn lực kế hoạch làm việc chặt chẽ Tìm hiểu mức độ chiếm ưu đấu tranh đóng vai trò định để xây dựng ước lượng Định nghĩa: Dự án hướng theo lịch trình thời hạn chuyển giao cuối ràng buộc quan trọng mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối định dự án Các dự án theo lịch trình dùng hết nguồn lực cần để đảm bảo chuyển giao thời hạn xác lập 64 Dự án hướng theo nguồn lực giá trị nguồn lực, cụ thể nguồn lực kỹ chi phí ràng buộc quan trọng mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối định dự án Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian từ bỏ chất lượng để giữ lại ràng buộc nguồn lực Trong hai trường hợp thuật ngữ “hướng theo” dùng để diễn tả ràng buộc quan trọng cho dự án đưa Ví dụ: Có lẽ ví dụ tốt dự án theo lịch trình cơng nghệ thơng tin dự án có tính chất chương trình Y2K vừa qua Mỗi giám đốc dự án có thời hạn cuối khơng thể thương lượng được, xác 12giờ trưa ngày 31 tháng 12 năm 1999 Các công ty bắt buộc phải dùng hết nguồn lực khổng lồ để nâng cấp thay hệ thống thực mệnh lệnh Hầu hết dự án mạng nội theo nguồn lực Trong nhiều trường hợp, dự án có truy cập nguồn lực phát triển Web hạn chế, điển hình phải đảm nhận dự án thương mại điện tử Web site tập trung theo bề Bài tập 4-1: Xác định dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực Thời gian hoạt động: phút Mục tiêu: Thực hành việc xác định dự án theo lịch trình dự án theo nguồn lực Kịch bản: Bạn chuẩ bị xây dựng ước tính dự án bạn muốn đảm bảo bạn hiểu khác biệt dự án theo lịch trình dự án theo nguồn lực Hoạt động cho phép bạn thực hành kỹ Xác định dự án sau theo lịch trình dự án theo nguồn lực Dự án Theo lịch trình hay theo nguồn lực Ứng dụng phải đưa vào sản xuất ngày 15/8 để kế tốn theo kịp thời hạn ngày 15/9 cho hoạt động xử lý chi phiếu theo tiêu chuẩn SEC Lịch trình Dự án dựa vào phần mềm máy chủ SQL cập nhật có hiệu lực tháng tới chuyên gia SQL để hết tâm chí vào dự án phó giám đốc điều hành yêu cầu Nguồn lực Bạn cho thời hạn cuối ngày 31/12 để hàon tất việc cài đặt ứng dụng phận quản trị văn phòng kinh phí dự án cố định bạn thêm người vào Nguồn lực Bạn giao cửa sổ ngày để nâng cấp xương sống mạng cho chế độ truyền tải không đồng (ATM) Cứ ngày thêm vào cửa sổ ngày đồng nghĩa với việc triệu la doanh thu Lịch trình d) Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian Xây dựng ước lượng thời gian theo nguyên tắc sau: 65 - Đánh giá tài liệu yêu cầu với mắt người phê bình lỗi sai hay điều bỏ sót - Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng cụ thể hay khơng? - Các u cầu chức có hỗ trợ yêu cầu nghiệp vụ không? - Quan trọng yêu cầu kỹ thuật có phác thảo rõ đầy đủ hay không? Đảm bảo ước lượng quy bạn gồm thành phần sau (tham khảo thêm phân loại ước lượng chương 5): - Danh sách giả định dùng việc xây dựng ước lượng - Phạm vi biến động cho ước lượng đưa - Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực Đảm bảo bạn hiểu đầy đủ mục đích dự định ước lượng sử dụng kỹ thuật ước lượng đúng: - Ước lượng dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay để quản lý dự án hay khác? - Không sử dụng ước lượng xuống dự án chưa thực trước - Xác lập mức độ ưu tiên từ mục tiêu xác định quan trọng, có ý nghĩa cho dự án xác nhận yêu cầu nhà tài trợ hay khách hàng Đảm bảo nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án hiểu cách rõ ràng chất dự án nguồn lực dự án theo lịch trình Thường có mối quan hệ hai/và lịch trình nguồn lực: - Hỏi họ xem liệu thời hạn giao chắn phải hoàn tất với chi phí hay khơng? - Hỏi họ xem liệu thời hạn lùi lại nguồn lực trở thành vấn đề hay không? Đảm bảo thời đoạn ước tính dự án theo nguồn lực chuyên gia nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận Chuyên gia nội dung chuyên ngành hiểu yêu cầu nguồn lực kỹ thuật liên quan đến việc thực cơng việc thực sự: - Bạn có biết nhiệm vụ theo cơng việc khơng? - Bạn có biết kỹ cần để thực công việc không? Quan sát trường hợp khoảng thời gian cố định phụ thuộc sở vật chất: - Tìm kiếm trường hợp khoảng thời gian cố định luồng dự án, đặc biệt ý tới phụ thuộc ngược dịng xi dịng - Tìm kiếm trường hợp hay nhiệm vụ đòi hỏi sở vật chất đặc biệt Đặc biệt ý tới phụ thuộc ngược dịng xi dịng Ví dụ Hằng giám đốc cho dự án tự động hố bán hàng với quy mơ lớn phận bán hàng đưa Bà trình làm cho ước lượng thời gian có hiệu lực Ước lượng ban đầu nhà thầu tiềm lực cung cấp cho thấy dự án nên thực khoảng tháng Hằng thông báo đội ngũ bán hàng ý tới xây dựng yêu cầu chức năng, yêu cầu nghiệp vụ yêu cầu kỹ thuật phác thảo rõ ràng chức công nghệ thông tin sử dụng nguyên tắc kiến trúc Hằng đến chỗ nhà tài trợ khẳng định ước lượng dùng để đánh giá tiềm lực dự án ưu tiên nguồn lực dự án cho 24 tháng tới Sau Hằng hỏi nhà 66 Hình 4-3 Mẫu sơ đồ CPM b) Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT Chi phí thời gian lập trình viên (Điều tra Bell Labs) Viết chương trình 13% Đọc tài liệu hướng dẫn 16% Thơng báo, trao đổi, viết báo cáo 32% Việc riêng 13% Việc linh tinh khác 15% Huấn luyện 6% Gửi mail, chat 5% (Điều tra IBM) Làm việc 30% Trao đổi công việc 50% Làm công việc khác,không phục vụ trực tiếp cho cơng việc 20% Khó khăn việc ước lượng thời gian làm phần mềm: - Phần mềm chưa làm (khác với dự án kỹ thuật khác) - Khó dùng lại kinh nghiệm dự án trước - Công nghệ thay đổi - Khó phân danh giới rõ ràng giai đoạn Ví dụ: o Kiểm thử có bao gồm việc gỡ rối hay khơng? o Thiết kế có bao gồm việc vẽ sơ đồ cấu trúc chương trình hay khơng? Cơng sức thời gian cịn phụ thuộc vào vài yếu tố khác 70 Loại dự án Mơi trường áp dụng Hệ số nhân dự phịng Cũ Cũ Cũ Mới 1.4 Mới Cũ 1.4 Mới Mới (Loại dự án cũ có năm kinh nghiệm; Môi trường áp dụng cũ có năm kinh nghiệm) Cơng sức thời gian phụ thuộc vào tay nghề nhóm phát triển (nhóm lập trình) Số năm kinh nghiệm Hệ số nhân 10 0.5 0.6 0.8 1.4 2.6 c) Một số phương pháp ước lượng khác - Hỏi ý kiến chuyên gia - So sánh với dự án tương tự làm để có số liệu ước tính Tuy nhiên điều cho kết tốt số lượng dự án hạn chế Trên giới sử dụng phổ biến phương pháp sở sở liệu (CSDL) báo cáo kết dự án CNTT ISBSG Úc CSDL dự án hãng phần mềm tiếng Ví dụ quan làm nhiều dự án phần mềm (B.A Kitchenham and N.R Taylor, Software Project Development, Journal ò Systems and Software, 5/1985) Thiết kế (%) Lập trình (%) Kiểm thử (%) Người x tháng SLOC Dự án 23 32 45 17 6050 Dự án 12 59 26 23 8300 Dự án 11 83 32 13300 Dự án 21 62 18 5900 Dự án 10 44 45 17 3300 Dự án 28 44 28 68 38990 Dự án 21 74 10 38600 Dự án 66 27 19 12760 Dự án 14 38 47 60 26500 71 Bài tập 4–2: Xây dựng ước lượng thời gian Thời gian hoạt động: 30 phút Mục tiêu: Xây dựng ước lượng quy từ ước lượng khơng quy Kịch bản: Quản lý cao cấp Công ty XYZ định họ muốn tiếp tục đầu tư vào sở hạ tầng công nghệ thông tin nỗ lực tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng Sáng kiến gồm dự án chính: - Thiết kế lại ứng dụng dịch vụ khách hàng - Di trú hệ thống kiểm soát thống kê vào cấu trúc máy chủ khách lớp - Thiết kế lại nâng cấp sở hạ tầng mạng kể thành phần không dây cho mục nhập liệu yêu cầu dễ thay đổi Bạn định giám đốc dự án thiết kế lại nâng cấp mạng Giám đốc Công nghệ thông tin đẩy dự án tới số thời điểm tin dự án nên khoảng 12 tháng triệu đơla Ơng ta cung cấp cho quản lý điều hành số ước lượng gần nhiệm cụ bạn đánh giá ước lượng không quy xây dựng ước lượng u cầu thời gian quy Có 180 điểm bán lẻ 48 bang nhỏ tất cần nâng cấp Mỗi địa điểm gồm có mạng cục 10 BaseT nâng cấp lên 100 BaseT quy trình ngày cho địa điểm Cơ sở hạ tầng định tuyến cần nâng cấp Cấu trúc máy chủ truy cập đề cập đến cung cấp tất kết nối WAN trung tâm điều hành mạng St.Louis, Missouri Chắc chắn nâng cấp sở vật chất cần tới 45 ngày nhà máy cung cấp bên điều chỉnh Thay định tuyến cho WAN điểm bán lẻ hoàn tất đội ngũ nhân viên nội ngày cho điểm bán lẻ Kỹ sư mạng LAN đội dự án thành thạo công nghệ 10/100 Base T kỹ sư cao cấp đội ngũ mạng có khả thực công việc định tuyến WAN nâng cấp mạng LAN Có số thành phần thiếu khơng hồn thiện từ u cầu chức ước lượng khơng quy giám đốc hay khơng? Có, u cầu chức thành phần không dây cần thêm vào mạng cho nguồn vào liệu yêu cầu dễ thay đổi Đây thiếu sót từ liệu ước lượng Các nhiệm vụ mức độ tổng kết cần hồn tất số ngày nỗ lực cho nhiệm vụ? Nâng cấp 180 mạng LAN tới 100 Base T - mạng ngày – 540 ngày Nâng cấp trung tâm điều hành mạng (NOC) – 45 ngày Nâng cấp 180 định tuyến - ngày – 360 ngày Tổng lượng cơng việc hồn tất ngoại trừ sản phẩm không dây thời gian di chuyển bao nhiêu? 940 ngày Giả sử địa điểm ngày di chuyển kỹ sư mạng LAN việc hồn tất nâng cấp mạng LAN tuần? 72 45 tuần (3 ngày làm việc + ngày di chuyển = 180 tuần/4 kỹ sư) (180*5 ngày/4 kỹ sư = 255 ngày = 45 tuần) Giả sử địa điểm ngày di chuyển kỹ sư định tuyến việc hồn tất nâng cấp mạng WAN tuần? 72 tuần (2 ngày làm việc + ngày di chuyển = 144 tuần / kỹ sư) (180*4 ngày /2 kỹ sư = 360 ngày = 72 tuần) Giả sử khơng có sản phẩm khơng dây khơng có kỳ nghỉ dự án tháng? Dự án hồn tất 12 tháng khơng? Khơng, dự án 18 tháng Giả sử điều kiện nhân lực bình thường bạn cung cấp cho quản lý ước lượng thời gian nào? 22 – 24 tháng Trục thời gian dự án rút ngắn nào? Thảo luận nhóm – đào tạo kỹ sư mạng LAN cài đặt định tuyến điểm bán lẻ Mang nguồn nhân lực thuê vào địa điểm bán lẻ TRIỂN KHAI LỊCH TRÌNH - Các thành phần giá trị thu - Chi phí - Biểu đồ theo dõi Gantt - Tính toán giá trị thu Để triển khai lịch biểu xây dựng, bạn cần phải tinh thông phương pháp giám sát lịch biểu, từ cập nhật tình trạng dự án biến động lịch trình (SV) biến động phí (CV) a) Các thành phần giá trị thu BCWS Budgeted Cost of Work Scheduled – Chi phí dự tốn việc xếp lịch BCWP Budgeted Cost of Work Performed – Chi phí dự tốn việc thực Được hiểu Giá trị thu ACWP Actual Cost of Work Performed – Chi phí thực cơng việc thực Quản lý giá trị thu (EVM) kỹ thuật quản lý liên kết việc lập kế hoạch cho nguồn lực với lịch trình chi phí tăng theo giai đoạn Kỹ thuật cho phép đánh giá xác tình trạng cập nhật; đồng thời, tính tốn khoản ước lượng để hoàn thành dự án Giá trị thu cơng cụ đo hiệu suất chi phí, đó, so sánh lượng công việc lên kế hoạch với lượng công việc thực để xác định xem chi phí lịch trình có tiến triển kế hoạch đặt khơng Việc phân tích giá trị thu đem lại tầm nhìn xác dựa việc nhìn nhận biến động lịch trình hay chi phí cách tách biệt Thơng tin cảnh báo cho Giám đốc dự án biết liệu dự án có gặp vấn đề hay khơng; đồng thời 73 cung cấp nguồn thông tin giá trị hành động hiệu chỉnh cần thiết để hoàn thành dự án cách tốt đẹp Ví dụ: Một dự án triển khai thực với thời lượng ước tính hai tháng chi phí dự tốn 30.000 đô la Sau tháng thực hiện, dự án hồn thành 60% khối lượng cơng việc, chi hết 17.000 la Trong đó, chi phí BCWS 15.000 la Chi phí BCWP 18.000 la Và chi phí ACWP 17.000 la b) Chi phí Chi phí khoản ước lượng tính cách cộng tất chi phí từ chi phí lao động trang thiết bị, nguyên vật liệu, tổng chi phí cho gói cơng việc, bao gồm chi phí dự phịng Chi phí sử dụng để đo hiệu suất chi phí Các quy tắc áp dụng vào việc lập kế hoạch Phần trăm hoàn thành (Percent complete) khoản ước tính lượng cơng việc hồn thành hoạt động hay nhóm hoạt động, biểu diễn phần trăm Có nhiều cách tính phần trăm hồn thành: - Quy tắc phần trăm 0/100 Công việc không công nhận hồn thành Khi hồn tất, 100% giá trị cơng việc đóng góp vào hoạt động - Quy tắc phần trăm – 50 – 100 50 – 50 Một nhiệm vụ có ba điều kiện: o Hồn thành 0% = nhiệm vụ chưa bắt đầu o Hoàn thành 50% = nhiệm vụ bắt đầu chưa hoàn thành o Hoàn thành 100% = nhiệm vụ hoàn thành Quy tắc không mô tả chi tiết tiến triển hiệu suất 15%, thấy hồn thành nhiệm vụ mơ tả theo hai giai đoạn - Quy tắc hoàn thành theo phần trăm Các số phần trăm hoàn thành đánh giá thời điểm báo cáo cụ thể Mặc dù quy tắc mang lại hiệu cao kiểm sốt hiệu suất chi phí, điều quan trọng phải nhận phương pháp mang tính chủ quan, chủ yếu số ước tính lạc quan Vẫn có khả năng, dự án lớn, chủ thầu gói cơng việc giấu vấn đề xảy cách dự toán cao cho phần trăm cơng việc hồn thành, sau họ làm việc gấp rút thời gian tới Ví dụ “hồn thành 95%” - Các mốc quan trọng Phương pháp áp dụng thành cơng cho gói cơng việc có thời gian dài nhiều hoạt động Tổng giá trị gói cơng việc chia phân thành cột mốc quan trọng trình thực gói cơng việc Mỗi cột mốc có giá trị dự tốn Giá trị đạt dự án hoàn thành cột mốc c) Biểu đồ theo dõi Gantt Biểu đồ theo dõi Gantt biểu đồ Gantt dùng để hiển thị hiệu suất thực tế so với hiệu suất dự toán; đồng thời hiển thị cơng việc hoàn thành với khoảng trễ cho hoạt động Mặc dù không hiển thị cách rõ ràng mối quan hệ phụ thuộc hoạt động hay đường tới hạn, biểu đồ Gantt lại công cụ hiệu việc cung cấp thông tin tổng kết cập nhật có ích phân tích tổng hiệu suất thời gian dự án Biểu đồ Gantt hiển thị thời gian cột mốc quan trọng cho biết liệu có theo kịp thời hạn khơng 74 Ví dụ: Một biểu đồ theo dõi Gantt dự án điển hình Nó hiển thị hiệu suất giai đoạn báo cáo thứ năm, tuần 10 Hãy lưu ý khoảng trễ (float) áp dụng cho hoạt động C E; hoạt động A hoàn thành kế hoạch, hoạt động B lại hồn thành chậm so với lịch trình Hình 4-4 Biểu đồ theo dõi Gantt d) Tính tốn giá trị thu Để tính tốn giá trị thu được: - Tính Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) cho giai đoạn định Các khoản xác định trình triển khai kinh phí dự án có Cấu trúc chi tiết cơng việc (WBS) cấp độ gói cơng việc - Ước tính phần trăm hồn thành cơng việc dự tốn khoản thời gian - Cần phải xem xét nhân tố sau chọn phương pháp để tính phần trăm hồn thành cơng việc: o Lượng thời gian dành cho gói cơng việc o Độ phức tạp dự án o Khả chịu đựng sức ép thủ tục hành o Phương pháp phù hợp để giảm thiểu tối đa chậm trễ - Tính tốn Chi phí dự tốn việc thực (BCWP), hay gọi giá trị thu khoản thời gian đó, cách lấy phần trăm hồn thành cơng việc nhân với Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) - Tính tốn Chi phí thực công việc thực (ACWP) khoảng thời gian cách xác định số lượng tiền thực tế chi 75 KIỂM SỐT LỊCH TRÌNH - Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án - Cập nhật lịch trình dự án Bạn có theo kịp lịch trình dự án khơng? Hay bạn bị tụt lùi so với lịch trình? Bạn nên ghi nhớ nhân tố quan trọng để đánh giá lực Giám đốc dự án khả bàn giao sản phẩm hẹn Không phải lúc dễ nhận bạn có theo kịp tiến độ lịch trình hay khơng; nhiên, chủ đề giới thiệu công cụ giúp bạn biết có theo lịch trình hay khơng a) Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án Các thành phần Hiệu suất theo lịch trình (SPI) Biến động lịch trình (SV) SV (Biến động lịch trình) SV = BCWP – BCWS SPI (Hiệu suất theo lịch SPI = BCWP / BCWS trình) Các dự án CNTT thường khơng theo sát lịch trình dự án, cho dù kế hoạch lập công phu Một khảo sát nhà lãnh đạo CNTT (CIO) gần cho thấy 10% sáng kiến CNTT hoàn thành kế hoạch kinh phí, dự án theo sát lịch trình thời gian suốt nửa chặng đầu Dự án dài quyền ưu tiên thay đổi nguồn nhân lực bị dịch chuyển qua dự án khác Nhờ phương pháp tính Hiệu suất lịch trình (SPI) Biến động lịch trình (SV), Giám đốc CNTT nắm lịch trình tiến triển theo xu hướng tích cực, tiêu cực, hay trung hòa (Baker and Field, 2001) SV (Biến động lịch trình) độ chênh lệch đo khoản thời gian dự toán thực hoạt động so với khoản thời gian thực để thực hoạt động Nói cách khác, chênh lệch Chi phí dự tốn việc thực (BCWP) Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) Cơng thức tính Biến động lịch trình SV = BCWP - BCWS Nếu kết Biến động lịch trình (SV) số dương (+), nghĩa nhiệm vụ vượt tiến độ Còn kết Biến động lịch trình (SV) số âm (-), nghĩa thời gian thực nhiệm vụ bị tụt lùi so với lịch trình SPI (Hiệu suất tính theo lịch trình) tỉ số cơng việc hồn thành với cơng việc dự tốn Cơng thức tính Hiệu suất lịch trình là: SPI = BCWP / BCWS Nếu giá trị SPI lớn 1, điều có nghĩa cơng việc vượt tiến độ dự tính b) Cập nhật lịch trình Để tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực bước sau: - Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án để xác định khoản thời gian chia - Tính tốn Chi phí dự tốn việc xếp lịch (BCWS) - Tính tốn Chi phí dự toán việc thực (BCWP) 76 - Tính tốn Biến động lịch trình (SV) để xác định xem dự án có theo kịp tiến độ (số dương +) hay bị tụt lùi (số âm -) so với lịch trình - Tính tốn Hiệu suất tính theo lịch trình (SPI) để xác định xem dự án theo tiến độ (lớn 1) hay tụt lùi (bé 1) so với lịch trình TĨM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức thời gian thực dự án phương pháp ước lượng giá trị này: Xác định hành động - Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn - Xác lập mốc quan trọng - Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực - Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian Ước lượng thời gian cho hành động - Các kỹ thuật ước lượng thời gian - Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT - Một số phương pháp ước lượng khác Triển khai lịch trình - Các thành phần giá trị thu - Chi phí - Biểu đồ theo dõi Gantt - Tính tốn giá trị thu Kiểm sốt lịch trình - Sử dụng thơng tin cập nhật lịch trình dự án - Cập nhật lịch trình dự án BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Nhân tố ảnh hưởng lớn tới thời đoạn thực tế nhiệm vụ dự án? A Chi phí nhiệm vụ B Khả nguồn lực C Thông tin lịch sử D Những người trước người thành công Phương pháp cách tiếp cận hiệu để xây dựng ước tính thời đoạn nhiệm vụ dự án? A Ý kiến chuyên gia B Kỹ thuật giá trị C Ước lượng ngẫu nhiên D Ước lượng xuống Phát biểu mô tả sở thực tế để xác lập dự liệu mục tiêu dự án? 77 A Các mốc quan trọng xác lập kế hoạch không nên xê dịch B Mốc quan trọng mục tiêu xác lập lại đường tới hạn dự án thay đổi C Dự án nên lập kế hoạch tính đến điểm định làm hay khơng làm dựa vào bắt đầu việc hoàn tất kết chuyển giao D Hồn tất giai đoạn phân tích hệ thống xác định nhiều yêu cầu so với mong đợi ban đầu, không nên gây số thay đổi tới kinh phí dự án Cách thức thích hợp để xác định thời đoạn dự án trước thực thi gì? A Giám đốc dự án thực tất ước tính B Kết hợp ước tính cá nhân C Giành ước tính chun mơn D Khơng có cách xác định thời đoạn Việc giải khuyết điểm diễn vòng đời dự án? A Trước mốc quan trọng B Sau kiểm thử chấp thuận sản phẩm diễn C Ngay khuyết điểm tìm D Bất kỳ thời điểm suốt vòng đời dự án trước chuyển giao xác định kế hoạch dự án Biểu đồ lịch, lịch trình mốc quan trọng biểu đồ Gantt tồn ví dụ minh hoạ cho: A Quản lý rủi ro B Xác định giá trị dự án C Vai trò đối tượng liên quan dự án D Lập lịch trình theo ước tính trình tự chuỗi cơng việc Mục thể mốc quan trọng? A Nhà tài trợ điều hành ký kết hoàn tất yêu cầu B Tập hợp đội ngũ thành viên C Mua trang thiết bị sở hạ tầng D Phần mềm hoàn tất việc kiểm thử chấp thuận người dùng Người điều hành cao cấp công ty bạn muốn cập nhật lịch trình dự án hàng tháng Bạn gửi sau cho người điều hành? A Biểu đồ mốc quan trọng B Lược đồ mạng theo tỉ lệ thời gian C Lược đồ hoạt động mũi tên D Biểu đồ PERT (Kỹ thuật duyệt đánh giá chương trình) Điều chỉnh lịch trình nhiệm vụ để triển khai nguồn nhân lực hiệu gọi là: A Tăng tốc nguồn lực B Tải nguồn lực C Tối ưu hoá nguồn lực D Điều chỉnh nguồn lực 78 10 Trong dự án thông thường chất lượng nên của: A Ưu tiên lịch trình ưu tiên cao chi phí B Ưu tiên cao chi phí lịch trình C Ưu tiên chi phí ưu tiên cao lịch trình D Ưu tiên chi phí lịch trình 11 Năm danh sách yêu cầu để tạo lịch trình dự án gì? (Chọn 5) A Các phần chuyển giao B Các nhiệm vụ dự án C Các kỹ sẵn có D Các rủi ro dự án E Yêu cầu dự án F Thời gian nguồn lực công việc 12 Tại giám đốc dự án muốn tăng tốc dự án? A Rút ngắn thời đoạn dự án B Giảm bớt rủi ro dự án C Giảm chi phí dự án D Tăng hiệu suất đội 13 Cách thức thích hợp để xác định thời đoạn dự án trước thực thi gì? A Giám đốc dự án thực tất ước tính B Kết hợp ước tính cá nhân C Giành ước tính chuyên mơn D Khơng có cách xác định thời đoạn 14 Dự án chậm lịch trình xung đột thành viên Sau giải xung đột, để đáp ứng ngày tháng chuyển giao giám đốc dự án nên xem xét: A Phân chia lại nguồn lực B Khiển trách việc chuyển giao muộn đội ngũ thành viên C Điều chỉnh nguồn lực D Tối ưu hố lịch trình 15 Điều quan trọng để giám đốc dự án truyền đạt thay đổi dự án cho nhà tài trợ dự án duyệt phê chuẩn truyền thơng này………… A Tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình lập kế hoạch nguồn lực B Cung cấp thông tin biến động cho nhà tài trợ dự án C Tạo điều kiện thuận lợi tăng cường phối hợp đội ngũ thành viên D Đưa chế nhằm quản lý mức độ kỳ vọng nhà tài trợ dự án 16 Để rút ngắn thời đoạn dự án, nguồn lực phải thêm vào nhiệm vụ đường tới hạn Khi kế hoạch nên nhận cho: A Thời gian trễ đường khác B Sự xuất đường tời hạn C Các nguồn lực định cho nhiệm vụ khác đường tới hạn 79 D Nhiệm vụ dài cịn lại kế hoạch 17 Cách thức thích hợp để xác định thời đoạn dự án trước thực thi gì? A Giám đốc dự án thực tất ước tính B Kết hợp ước tính cá nhân C Giành ước tính chun mơn D Khơng có cách xác định thời đoạn 18 Người điều hành cao cấp công ty bạn muốn cập nhật lịch trình dự án hàng tháng Bạn gửi sau cho người điều hành? A Biểu đồ mốc quan trọng B Lược đồ mạng theo tỉ lệ thời gian C Lược đồ hoạt động mũi tên D Biểu đồ PERT (Kỹ thuật duyệt đánh giá chương trình) 19 Dự án chậm lịch trình xung đột thành viên Sau giải xung đột, để đáp ứng ngày tháng chuyển giao giám đốc dự án nên xem xét: A Phân chia lại nguồn lực B Khiển trách việc chuyển giao muộn đội ngũ thành viên C Điều chỉnh nguồn lực D Tối ưu hoá lịch trình 20 Xác định quản lý đường tới hạn yếu tố sống thành cơng dự án vì: A Bố trí nhân viên lãnh đạo giá trị ảnh hưởng tới chất lượng dự án công việc B Tối ưu hố chi phí hay đẩy nhanh chi phí đường tới hạn cao so với chi phí cho hoạt động dự án khác C Các hoạt động đường tới hạn khơng có thời gian khoảng trễ D Ngày tháng bắt đầu phải tính tốn cách thực cơng việc ngược từ kết thúc tới bắt đầu 80 CHƯƠNG CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN MỤC ĐÍCH - Hiểu tầm quan trọng việc quản lý chi phí dự án - Hiểu qui trình quản lý chi phí GIỚI THIỆU CHUNG a) Tầm quan trọng việc quản lý chi phí - Những dự án CNTT thường có hồ sơ theo dõi hiệu cho việc đạt mục đích giá - Chi phí trung bình vượt q dự tốn ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 CHAOS 189%; cải thiện 145% nghiên cứu năm 2001 - Ở Mỹ dự án CNTT bị huỷ làm tốn 81 tỉ đô la năm 1995 b) Khái niệm quản lý chi phí dự án - Chi phí tài nguyên đem vào sử dụng, tiêu hao, kết chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi Chi phí cần tính tốn trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ - Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách c) Qui trình quản lý chi phí dự án Quản lý Chi phí dự án gồm qui trình bảo đảm cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách Những qui trình gồm: - Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết số lượng để thực dự án - Ước lượng chi phí: ước tính chi phí nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án - Dự tốn chi phí: phân bổ tồn chi phí ước tính vào hạng mục cơng việc để thiết lập đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực - Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN TÀI NGUYÊN - Nguyên tắc ước lượng chi phí - Chi phí nguyên vật liệu - Chi phí sở vật chất 81 Trong chủ đề trước bạn nghiên cứu cách để ước lượng thời gian Tuy nhiên nhiều dự án công nghệ thông tin định hướng u câu kỹ chi phí khơng phải lịch trình Trong chủ đề bạn tập chung vào xây dựng ước tính chi phí đủ khả Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào chất dự án tổ chức, sau số câu hỏi cần cân nhắc: - Các khó khăn gặp thực công việc cụ thể dự án? - Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên? - Tổ chức thực công việc tương tự dự án? - Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để thực dự án? Tưởng tượng ràng bạn muốn xây dựng thêm tầng cho ngơi nhà bạn Bạn dự tính kinh phí 2.000 đơla cho dự án bạn biết nhà thầu địi trả gấp đơi để hồn tất cơng việc Do bạn tự làm việc vào ngày nghỉ cuối tuần, kéo dài toàn dự án suốt mùa hè Trong việc lập kế hoạch này, bạn đưa nhiều giả định: bạn từ bỏ kỳ nghỉ cuối tuần để làm việc tầng, thời tiết hợp tác bạn khơng muốn lợi ích dự án Nhiều dự án công nghệ thông tin sử dụng phương pháp chứa đầy giả định tương tự cho nguồn lực chi phí Các giả định khơng hồn thiện sở gây thảm họa cho nhiều dự án a) Nguyên tắc ước lượng chi phí Đánh giá tài liệu yêu cầu với mắt phê bình sai lầm bỏ sót: - Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng cụ thể khơng? - Các yêu cầu chức có hỗ trợ yêu cầu nghiệp vụ không? - Quan trọng yêu cầu kỹ thuật có phác thảo rõ ràng đầy đủ không? - Đảm bảo bạn hiểu đầy đủ mục đích ước tính dùng kỹ thuật ước lượng hay không? - Ước tính dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không? Không sử dụng ước lượng xuống dự án chưa thực trước Đảm bảo ước lượng quy bạn có thành phần sau: - Danh sách giả định dùng xây dựng ước lượng - Phạm vi biến động cho ước lượng đề - Giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực Đảm bảo thời hạn ước tính tất dự án theo nguồn lực chuyên gia nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận Chuyên gia nội dung chuyên ngành hiểu yêu cầu nguồn lực kỹ thuật liên quan tới việc thực hoạt động thực sự: - Bạn có biết nhiệm vụ theo lực khơng? - Bạn có biết kỹ cần để thực công việc không? Đảm bảo nỗ lực cần đến trình bày thuật ngữ cụ thể: - Trình bày ước tính đơn vị đo lường phù hợp với thứ theo dõi phương diện lịch sử - Đừng quên tính chi phí nguồn lực bên q trình tính tốn toàn nỗ lực 82 Đảm bảo sở vật chất, nguyên vật liệu cần đến trình bày thuật ngữ, sức mua hiểu là: - Lập chi phí theo đơn giá, định mức giá thị trường theo cách tính đơn vị tính nguyên vật liệu, sở vật chất - Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án - Đảm bảo yêu cầu sở vật chất, nguyên vật liệu trình bày thuật ngữ tài Ví dụ: Hồn tất việc ước lượng thời gian cho dự án tự động hoá lưc lượng bán hàng quy mơ lớn Amy q trình thơng qua ước tính chi phí Ước tính ban đầu nhà thầu tiềm cung cấp cho biêt dự án chi phí 1,5 triệu USD Do khơng văn phịng quản lý dự án có kinh nghiệm với loại nỗ lực nên chuyên gia nội dung chuyên ngành đưa đến để đánh giá công việc liên quan dự án Các số chi phí nhà cung cấp đưa dựa vào số dự án hoàn tất chuyên gia nội dung chuyên ngành thấy số xác Tuy nhiên ước tính chi phí sở vật chất nỗ lực mong đợi mà công ty mong muốn đóng góp cho dự án Sau hồn tất xét duyệt cẩn thận, Amy cung cấp cho nhà tài trợ ước lượng sửa lại 4,0 triệu USD Ước lượng tính đến tất chi phí kết hợp với nỗ lực, nguyên vật liệu, sở vật chất cung cấp nhà cung cấp cơng ty cần để hồn tất dự án b) Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu loại chi phí dùng để chi tất thành phần, phận nguồn cung cấp dùng dự án trở thành phận phần chuyển giao Các cơng cụ dùng để thực công việc nguyên vật liệu chúng không trở thành phận phần chuyển giao Ví dụ: Các máy tính để bàn, máy dịch vụ, máy chủ truy cập sợi cáp quang nguyên vật liệu dùng dự án nâng cấp mạng Mã quyền phần mềm nguyên vật liệu nhiều dự án công nghệ thông tin Tuy nhiên quan trọng phải nhớ mã quyền cho phần mềm dùng để thực công việc không xem nguyên vật liệu trừ chúng chuyển giao thời điểm hồn tất dự án c) Chi phí sở vật chất Chi phí sở vật chất loại chi phí dùng để cơng cụ, thiết bị vật chất hay sở hạ tầng dùng suốt dự án không trở thành phận phần chuyển giao Trong nhiều tổ chức, mục đơn xem tổng chi phí hay chi phí cố định Ví dụ: Đội dự án tiến hành phát triển ứng dụng thương mại cần có khơng gian, bàn làm việc, máy tính để bàn, máy dịch vụ, mạng LAN/WAN nguồn điện cần để chạy thứ Các công cụ phát triển phần mềm dùng để tạo môi trường chạy dịch vụ dùng để kiêmt tra xem phần chi phí sở vật chất ƯỚC TÍNH CHI PHÍ 83 - Ước lượng quy - Ước tính sử dụng kết chào thầu - Thơng tin lịch sử hay sở liệu dự án - Ước lượng theo giai đoạn - Ước lượng theo tham số - Ước lượng lên - Ước lượng xuống - Độ tin cậy ước lượng Nghiên cứu ngành phần lớn dự án công nghệ thông tin theo nguồn lực theo lịch trình Điều có nghĩa với bạn? Nó thường có nghĩa đẩy mạnh chi phí dự án quan trọng việc dự án Hãy nắm lấy thời gian đảm bảo bạn đưa ước lượng thời gian xác Đầu quan trọng quản lý chi phí dự án ước tính chi phí Có nhiều loại phương pháp ước tính chi phí theo có cơng cụ kỹ thuật giúp tính tốn Điều quan trọng phát triển kế hoạch quản lý chi phí mơ tả dao động chi phí quản lý dự án Tuy nhiên, giám đốc dự án kỳ cựu lần nói đùa: “Sự khác ước tính ước đốn tuyệt đối gì?” Ước tính thường sử dụng chưa xác định rõ yêu cầu đối tượng, mơi trường chất lượng nên q trình ước tính thực giai đoạn đầu dự án – thuật ngữ chuyên ngành tài gọi “tiền kiểm”, sở đưa số gần Liệt kê phương pháp ước lượng: - Ước lượng quy - Ước tính sử dụng kết chào thầu - Thông tin lịch sử hay sở liệu dự án - Ước lượng theo giai đoạn - Ước lượng theo tham số - Ước lượng lên - Ước lượng xuống a Ước lượng quy Ước lượng quy dùng để ước lượng gần Trên thực tế chúng thường tốt chút so với ước đốn khơng rõ ràng Phương pháp không chuẩn bị trước tạo kỳ vọng điều thực với loạt nguồn lực cụ thể lượng thời gian định Ước lượng quy khơng quy cơng cụ ta dùng để dự đoán thời gian nguồn lực cần thiết để thực dự án cụ thể Ước lượng quy dựa phân tích Trong giới lý tưởng, phân tích tiến hành theo chiều sâu Ít phân tích mở đầu phải tiến hành Một ước lượng gồm có thành phần chính: - Danh sách giả định sử dụng việc xây dựng ước lượng (Ví dụ chi phí đầu vào lao động nguyên vật liệu) - Phạm vi biến động cho ước lượng đưa (Ví dụ +/- 50%) 84 ... tháng SLOC Dự án 23 32 45 17 6050 Dự án 12 59 26 23 830 0 Dự án 11 83 32 133 00 Dự án 21 62 18 5900 Dự án 10 44 45 17 33 00 Dự án 28 44 28 68 38 990 Dự án 21 74 10 38 600 Dự án 66 27 19 12760 Dự án. .. tiền tệ - Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách c) Qui trình quản lý chi phí dự án Quản lý Chi phí dự án gồm qui trình bảo đảm cho dự án hoàn... đột dự án, đặc biệt nửa sau dự án, sức ép tiến độ gây căng thẳng, phá vỡ quy định dự án … b) Các qui trình quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian dự án gồm qui trình bảo đảm hồn tất dự án hạn