1 Nguyễn Văn Quang 1 4 4 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ CHƯƠNG CHƯƠNG 4 4 Nguyễn Văn Quang 2 MỤC TIÊU CHƯƠNG 4 1. Trình bày được khái niệm, phân loại về KSNB. 2. Nêu và phân tích các nguyên tắc kiểm soát nội bộ. 3. Trình bày các điểm khác biệt với kế toán thủ công có ảnh hưởng đến KSNB. 4. Trình bày & phân tích được những rủi ro trong xử lý bằng máy tính. 5. Trình bày & phân tích được các nội dung trong kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. 2 Nguyễn Văn Quang 3 1. Khái niệm chung về kiểm soát nội bộ (KSNB). 2. KSNB trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính. 3. Kiểm soát chung trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính. 4. Kiểm soát ứng dụng trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính KIỂM SOÁT HTTT KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ Nguyễn Văn Quang 4 1. Khái niệm về KSNB. 2. Phân loại KSNB. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3 Nguyễn Văn Quang 5 KSNB là toàn bộ các chế độ,hoạt động, chính sách, các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị có hiệu quả , đồng thời ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong đơn vị. KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nguyễn Văn Quang 6 - Mục tiêu của KSNB ? - Các nguyên tắc cơ bản áp dụng trong KSNB ? - Sai sót là gì ? - Gian lận là gì ? KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4 Nguyễn Văn Quang 7 Theo mục tiêu kiểm soát: + Kiểm soát ngăn ngừa. + Kiểm soát phát hiện. + Kiểm soát sửa sai. Theo phạm vi kiểm soát: + Kiểm soát chung (tổng quát). + Kiểm soát ứng dụng (trực tiếp). PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nguyễn Văn Quang 8 1. Đánh số trước chứng từ gốc. 2. Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ & hợp lý. 3. Tuyển nhân viên đúng chuyên ngành đào tạo & loại khá/giỏi. 4. Kiểm kê vào cuối kỳ hoặc bất thường. 5. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, 6. Đánh dấu chứng từđãnhập liệu nhằm tránh nhập hai lần. 7. Đối chiếu giữa kế toán chi tiết & tổng hợp. 8. Gởi biên bản đối chiếu công nợđến từng khách hàng. 9. Tách biệt người ghi sổ & thực hiện nghiệp vụ. 10. Tách biệt người thiết kế & lập trình. 11. “Quy định về sửa sổ kế toán”. Cho biết loại kiểm soát ? 5 Nguyễn Văn Quang 9 1. Những điểm khác biệt với kế toán thủ công có ảnh hưởng đến KSNB. 2. Những rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính. 3. Các sai sót, gian lận. KSNB TRONG THỰC HIỆN KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH Nguyễn Văn Quang 10 NHỮNG ĐIỂM KHÁC BIỆT VỚI KẾ TOÁN THỦ CÔNG CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KSNB KToán viên + bộ phận ITNhân sự Tệp DLNơi lưu trữ DL Khó quan sát, theo dõi. Cập nhật 1 lần, lưu vào nhiều tệp Quá trình ghi chép DL Tự động bằng CTrình. Sai hệ thống nếu Ctr viết sai. Xử lý dữ liệu (DL) Điện tửChứng từ kế toán Vi tínhThủ côngĐặc điểm 6 Nguyễn Văn Quang 11 NHỮNG ĐIỂM KHÁC BIỆT (tt) CaoMức độ tập trung DL CaoTính tích hợp Ctr Dễ hư hỏng, mất.Rủi ro đối với vật lưu dữ liệu, chương trình Có thể truy cập dữ liệu, thực hiện Ctrình từ xa Khả năng truy cập DL Vi tínhThủ côngĐặc điểm Tích hợp vào chương trình Quá trình kiểm soát (đối chiếu giữa tổng hợp & chi tiết, lựa chọn danh mục, ) Nguyễn Văn Quang 12 RỦI RO TRONG XỬ LÝ BẰNG MÁY VI TÍNH Rủi ro tiềm tàng Rủi ro xử lý DL Rủi ro Rủi ro hệ thống (HT) Rủi ro trong phát triển HT Rủi ro trong sử dụng hệ thống Rủi ro các thành phần của HT 7 Nguyễn Văn Quang 13 Rủi ro đầu vào Rủi ro đầu ra Rủi ro xử lý DL Rủi ro xử lý -Ghi nhận dữ liệu sai. - Không đầy đủ. - Không hợp lệ. - - Phân loại dữ liệu sai. - Tính toán sai. - Phân loại dữ liệu sai. -Tổng hợp sai. RỦI RO XỬ LÝ DL Nguyễn Văn Quang 14 Hệ quản trị CSDL Cơ sở dữ liệu Chương trình kế toán - Menu 1 - Menu Ghi DL Đọc DL Nhập DL Báo cáo Cá nhân (trong, ngoài DN) -Lấy cắp DL -Sửa DL - Xoá DL Internet, mạng Chương trình khác Ghi DL Đọc DL Sử dụng Sử dụng Người sử dụng BC (trong, ngoài DN) SAI PHẠM LIÊN QUAN ĐẾN CSDL, CHƯƠNG TRÌNH Kiểm soát gì ? 8 Nguyễn Văn Quang 15 1. Khái niệm về kiểm soát chung (KS tổng quát). 2. Các nội dung kiểm soát chung. KIỂM SOÁT CHUNG TRONG KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH Nguyễn Văn Quang 16 Là chếđộ, thủ tục, hoạt động, kiểm soát liên quan đến toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống con của nó. KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHUNG Hệ thống ứng dụng 1 Kiểm soát chung Kiểm soát ứng dụng 1 Hệ thống Hệ thống ứng dụng 2 Kiểm soát ứng dụng 2 Hệ thống ứng dụng n Kiểm soát ứng dụng n 9 Nguyễn Văn Quang 17 1. Xác lập kế hoạch an ninh (Bộ phận chuyên trách ? Cập nhật thủ tục KS ? Thực thi ?). 2. Phân chia trách nhiệm trong xây dựng, bảo dưỡng & sử dụng hệ thống. 3. Kiểm soát dự án phát triển hệ thống (thời gian, chi phí). 4. Kiểm soát thâm nhập vật lý (thay, sửa, mất thiết bị). 5. Kiểm soát truy cập hệ thống (phân quyền CTr, dữ liệu; mật mã PC & Server, internet, cập nhật bản vá lỗi, ). CÁC NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHUNG Nguyễn Văn Quang 18 6. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu (ai, khi nào, thiết bị, công nghệ, nơi lưu trữ, huỷ). 7. Kiểm soát chuyển dữ liệu. 8. Chuẩn hoá tài liệu hệ thống. 9. Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống. 10. Quản lý dấu vết kiểm soát. 11. Kế hoạch phục hồi khi thiệt hại. CÁC NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHUNG 10 Nguyễn Văn Quang 19 KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH KS đầu vào KS đầu ra Kiểm soát ứng dụng KS xử lý KS nguồn DL KS nhập DL Nguyễn Văn Quang 20 + Đánh số trước chứng từ gốc. + Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ & hợp lý. + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, + Đánh dấu chứng từđãnhập liệu nhằm tránh nhập hai lần. + Sử dụng các chứng từ luân chuyển. + Tạo số kiểm tra Î cho phép máy tính tự kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhập vào (xem PP tạo mã tự kiểm). KIỂM SOÁT NGUỒN DỮ LIỆU Các thủ tục kiểm soát: [...]... Văn Quang 23 KIỂM SOÁT THÔNG TIN ĐẦU RA Các thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát nội dung & hình thức báo cáo + Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận + Đảm bảo an toàn các báo cáo & thông tin nhạy cảm của DN + Quy định huỷ các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo trên giấy than, các bản in thử + Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ thống mạng máy tính KẾT THÚC CHƯƠNG Nguyễn Văn...KIỂM SOÁT NHẬP DỮ LIỆU Các thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát tính tuần tự + Kiểm soát kiểu dữ liệu + Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng) + Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục (tài khoản, công nợ, vật tư, ) + Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng này không được để trống Nguyễn Văn Quang 21 KIỂM SOÁT NHẬP DỮ LIỆU Các thủ tục kiểm soát: ... (định khoản mặc định, số chứng từ tự động) + Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng & hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng Nguyễn Văn Quang 22 11 KIỂM SOÁT XỬ LÝ DỮ LIỆU Các thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu + Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu + BCáo các thông tin bất thường (tiền mặt âm, hàng tồn kho âm, ) + Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống (đối chiếu công nợ, tiền gởi ngân hàng, . 4 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ CHƯƠNG CHƯƠNG 4 4 Nguyễn Văn Quang 2 MỤC TIÊU CHƯƠNG 4 1 Kiểm soát chung trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính. 4. Kiểm soát ứng dụng trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính KIỂM SOÁT HTTT KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ Nguyễn Văn Quang 4 1 kiểm soát liên quan đến toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống con của nó. KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHUNG Hệ thống ứng dụng 1 Kiểm soát chung Kiểm soát ứng dụng 1 Hệ thống Hệ thống ứng