lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu đang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc và đang hoang mang không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết sau đây cho bạn những lời khuyên giúp giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả và với một tâm trạng bình tĩnh hơn. Những lời khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn sinh viên hay các bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình. Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và dán Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “ Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện: 1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo. 2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo. 3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A. Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội dung và (3) viết phần kết luận. Bắt đầu công việc từ đâu? Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy, khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần. Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết. Trong khi giải quyết công việc Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và tạm thời quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc. Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều công việc chưa hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn. Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể giải quyết một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có điều kiện. Sau khi giải quyết xong công việc Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả một đĩa nhạc rồi Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch đi công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc của mình. Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “ Viết ra cụ thể khó khăn - phương cách để giải quyết khó khăn "Viết ra được một cách cụ thể khó khăn của mình là đi được một nửa chặng đường giải quyết khó khăn." Tôi sẽ chứng minh câu nói này bằng một câu chuyện có thật do ông Galen Litchfield, một trong những nhà doanh nghiệp thành công nhất ở miền Tây Mỹ, kể cho tôi nghe. Tôi quen ông từ lâu. Năm 1942, ông đang ở Trung Hoa khi quân Nhật chiếm Thượng Hải. Ông kể: "Ít lâu sau khi Nhật chiếm Trân Châu Cảng, chúng ùa vào Thượng Hải. Hồi ấy tôi làm giám đốc một công ty bảo hiểm nhân mạng ở đó. Chúng phái một "Thanh tra quân sự" tới công ty của tôi. Tên này là một đô đốc - và ra lệnh cho tôi giúp đỡ võ quan đó trong khi thanh tra tài sản của công ty. Tôi không có quyền từ chối. Tôi phải hợp tác nếu không mà "nếu không" nghĩa là chết chắc chắn. Không còn cách nào khác, tôi đành tỏ vẻ làm đúng chỉ thị của chúng. Nhưng tôi không kê vào trong bảng thống kê một số tiền ký quỹ trị giá 750.000 đô la vì tôi nghĩ số tiền ký quỹ đó thuộc về chi nhánh ở Hồng Kông, không liên quan gì tới tài sản của công ty ở Thượng Hải. Mặc dầu vậy tôi cũng lo rằng nếu tụi Nhật tìm ra thì tôi sẽ khốn đốn với chúng chứ chẳng chơi. Và quả thật chúng thấy liền. Khi chúng khám phá ra điều ấy thì tôi không có mặt tại văn phòng. Chúng gặp nhân viên kế toán của tôi. Người này kể lại với tôi rằng đô đốc nổi cơn tam bành lên, giậm chân chửi thề, bảo tôi là quân ăn trộm, quân phản nghịch, rằng tôi đã cả gan khiêu khích quân đội Thiên hoàng! Tôi hiểu như vậy nghĩa là gì rồi. Tôi sẽ bị giam vào "nhà giam" của chúng. Nhà giam! Tức là phòng hành tội của quân đội Nhật Bản! Bạn bè của tôi có nhiều người chẳng thà tự tử chứ không chịu bị giam trong đó. Còn những bạn khác thì chết ở đấy sau mười ngày tra tấn. Mà bây giờ chúng đã sắp nhốt tôi vô cái ngục hiểm độc kia! Tôi làm gì lúc ấy! Tôi hay tin chiều Thứ Bảy. Chắc chắn là tôi đã chết điếng. Và tôi đã chết điếng thật, nếu không có sắn một phương pháp nhất định để giải quyết những nỗi khó khăn. Từ lâu rồi mỗi lần gặp nỗi lo lắng gì thì luôn luôn tôi lại bàn đánh máy, đánh hai câu hỏi sau nầy, rồi đánh luôn những câu trả lời nữa: 1. Tôi lo cái gì đây? 2. Làm sao tránh được bây giờ? Trước kia tôi thường trả lời miệng mà không chép lên giấy, nhưng từ lâu tôi bỏ thói quen ấy vì nhận thấy rằng chép những câu hỏi và trả lời lên giấy làm cho óc tôi sáng suốt hơn. Vào chiều Chủ Nhật đó, tôi vào thẳng trong phòng tôi, tại hội các Thanh niên theo Thiên chúa giáo ở Thượng Hải, lấy máy đánh chữ ra đánh: 1. Tôi lo cái gì đây? Lo sáng mai sẽ bị nhốt vào "nhà giam". Rồi tôi lại đánh câu hỏi thứ hai: 2. Làm sao tránh được bây giờ? Tôi suy nghĩ hàng giờ rồi chép lại bốn hành động mà tôi có thể làm được và những kết quả có thể xảy ra của mỗi hành động ấy. 1. Tôi có thể giảng cho viên đô đốc Nhật. Nhưng y không nói tiếng Anh. Dùng một người phiên dịch để cố giảng cho y thì chỉ làm cho y thêm nổi giận và có thể đưa tôi đến chỗ chết được, vì y tính vốn độc ác lắm, sẽ không cho tôi giảng giải gì hết mà giam ngay tôi vào "nhà giam". 2. Có thể kiếm cách trốn được không? Không. Chúng luôn luôn rình tôi. Nếu bỏ phòng của tôi ở hội Thanh niên theo Thiên chúa giáo mà đi chắc bị bắt và bị đem bắn liền. 3. Tôi có thể ở lì trong phòng này mà không lại hãng nữa. nhưng làm vậy viên đô đốc Nhật sẽ ngờ vực, sẽ cho lính lại bắt và giam tôi ngay vào "nhà giam" không cho tôi nói tới nửa lời. 4. Sáng Thứ Hai, tôi có thể vẫn đi làm ở công ty như thường lệ. Như vậy có thể gặp được dịp may là viên đô đốc Nhật bận việc quá sẽ quên điều tôi đã làm. mà nếu y nghĩ tới thì có thể rằng y đã bớt giận không la ó quát tháo nữa. Được vậy thì tốt lắm, còn rủi y có quát tháo thì tôi cũng có dịp để cố giảng giải cho y. Vậy sáng Thứ Hai cứ xuống hãng như thường lệ, và cứ hành động như không có gì xảy ra thì còn có hai dịp may để khỏi bị nhốt vào "nhà giam". Nghĩ vậy và quyết định theo kế thứ tư rồi - nghĩa là sáng Thứ Hai cứ đến công ty như thường lệ - tức thì tôi thấy vô cùng nhẹ nhàng thư thái. Sáng hôm sau, khi tôi đến công ty, viên đô đốc Nhật đã ngồi đó, miệng ngậm điếu thuốc. Y ngó tôi trừng trừng như mọi lần, nhưng không nói gì hết. Và nhờ Trời phù hộ, sáu tháng sau y trở về Tokyo, thế là hết lo. Như tôi đã nói, lần đó tôi thoát chết có lẽ nhờ chiều Chủ Nhật tôi đã ngồi viết ra những hành động có thể làm được cùng những kết quả có thể xảy ra của mỗi hành động. Do đó tôi đã có được bình tĩnh để quyết định. Nếu không thì có lẽ tôi đã vùng vẫy, do dự để rồi đâm quàng đâm xiên dưới sức xô đẩy của tình thế. Nếu tôi đã không suy nghĩ kỹ rồi mới quyết định thì có lẽ tôi đã cuồng loạn vì lo sợ cả buổi chiều Chủ Nhật, mất ngủ đêm đó, và sáng Thứ Hai, xuống hãng, mặt mũi bơ phờ hoảng sợ. Chỉ bấy nhiêu cũng đủ làm cho viên đô đốc Nhật nghi ngờ và tra khảo tôi rồi. Đã kinh nghiệm nhiều lần, tôi thấy rằng việc đi đến một quyết định là một điều rất quan trọng. Chính sự không có lấy một mục đích nhất định, sự chạy loanh quanh hoài, như điên khùng nó sinh ra bệnh thần kinh suy nhược và biến đổi đời sống của ta thành một cảnh địa ngục. Tôi nghiệm 50 phần trăm những nỗi lo lắng của tôi tiêu tan đi, khi tôi quyết định một cách chắc chắn, rõ ràng và khi tôi thi hành quyết định đó thì 40 phần trăm nữa cũng biến mất. Vậy tôi chỉ cần làm bốn công việc nầy là khoảng 90 phần trăm những nỗi lo lắng của tôi tiêu tan hết: 1. Viết rõ ràng lên giấy những nỗi lo của tôi. 2. Viết lên giấy những giải pháp có thể thi hành. 3. Chọn lấy một giải pháp. 4. Bắt đầu thi hành ngay quyết định ấy. Galen Litchfield hiện nay là một trong những nhà doanh nghiệp Mỹ lớn nhất ở châu Á. Ông thú nhận với tôi rằng ông thành công, một phần lớn là nhờ ông biết phân tích những vấn đề 1000 viên bi Vài tuần trước, tôi bước về phía căn nhà dưới tầng hầm, trên hai tay là cốc cà phê và tờ báo buổi sáng. Những điều bắt đầu trong buổi sáng thứ Bảy bình thường hôm ấy đã trở thành một trong những bài học mà thi thoảng cuộc sống vẫn gửi tới cho ta. Tôi dò sóng đài trên điện thoại để nghe chương trình phát sáng thứ Bảy. Trong lúc dò, chợt tôi phát hiện giọng nói có vẻ của một người đã cao tuổi, có gì thật hấp dẫn và đó quả là một chất giọng vàng. Bạn biết đấy, với chất giọng như vậy, có lẽ ông ta đang làm trong ngành phát thanh. Ông đang kể cho mọi người nghe về việc đã nói với ai đó câu chuyện một nghìn viên bi. Tò mò, tôi ngồi xuống và nghe ông nói. “Này Tom, hình như anh đang rất bận việc thì phải. Tôi chắc rằng họ trả anh cũng khá phải không, nhưng thật xấu hổ nếu anh cứ suốt ngày vắng nhà vì công việc như vậy. Không thể tin được một người trẻ tuổi như anh lại cứ quần quật làm việc mỗi tuần từ 60 đến 70 tiếng để trang trải mọi thứ. Sẽ thật tồi tệ nếu anh quên không tham dự buổi biểu diễn khiêu vũ của con gái anh”. Ông tiếp tục, “Tôi sẽ kể cho anh nghe điều này Tom ạ, một điều đã giúp tôi luôn biết nhìn trước những thứ cần ưu tiên trong cuộc sống của mình”. Và khi đó, ông lão bắt đầu giải thích lý thuyết một nghìn viên bi. “Anh biết không, một ngày nọ tôi đã ngồi làm thử một bài toán nhỏ. Mỗi người trung bình sống được khoảng 75 năm. Tôi biết cũng có người sống thọ hơn và cũng có người chết sớm hơn nhưng về trung bình, người ta có thể sống được khoảng 75 năm”. “Sau đó, tôi nhân 75 năm đó với 52 tuần thì được 3900, đó chính là số ngày thứ bảy mỗi người bình thường có được trong cả cuộc đời của họ. Nào tập trung vào câu chuyện của tôi đi Tom, tôi đang chuyển sang phần quan trọng rồi đây”. “Phải đến năm 55 tuổi tôi mới có thể suy nghĩ về mọi việc kỹ càng như vậy”, ông tiếp tục, “và cho tới lúc đó, tôi đã sống qua hơn 2800 ngày chủ nhật của đời mình. Tôi hiểu rằng, nếu tôi sống được đến năm 75 tuổi, tôi sẽ chỉ còn được tận hưởng khoảng 1000 ngày chủ nhật nữa mà thôi”. “Và rồi tôi tới một cửa hàng đồ chơi, mua tất cả những viên bi họ có. Phải đi tới ba cửa hàng tôi mới mua đủ 1000 viên bi cho mình. Tôi đem chúng về nhà, bỏ vào chiếc hộp nhựa lớn, rỗng trong xưởng làm việc, ngay cạnh chiếc đài. Từ đó, khi mỗi ngày thứ Bảy qua đi, tôi lại lấy ra một viên bi ra và ném đi”. “Tôi nhận ra rằng, khi nhìn số lượng những viên bi ngày một giảm dần, tôi đã biết tập trung hơn cho những điều thật sự quan trọng trong cuộc sống. Không gì giống như việc nhìn thời gian tồn tại của mình trên trái đất này cứ vơi dần và nó giúp bạn biết ưu tiên mọi việc thật mau chóng”. “Bây giờ, tôi sẽ kể cho anh nghe một điều cuối cùng trước khi tôi ngừng cuộc trò chuyện này để đưa người vợ thân yêu của tôi đi ăn sáng. Sáng nay, tôi đã nhặt viên bi cuối cùng ra khỏi chiếc hộp. Tôi hình dung nếu tôi có thể giữ nó cho tới sáng chủ nhật sau nữa thì tức là, Chúa đã ban cho tôi thêm một chút thời gian để được ở lại bên những người thân yêu…” “Thật tuyệt khi được trò chuyện với anh Tom ạ, tôi mong anh sẽ dành nhiều thời gian hơn cho những người thân yêu của anh và tôi cũng hy vọng, một ngày nào đó sẽ gặp lại anh. Chúc buổi sáng tốt lành!”. Bạn có thể nghe thấy rõ tiếng gác ống nghe khi ông ấy kết thúc cuộc trò chuyện. Ngay cả người điều phối chương trình cũng lặng đi trong vài giây. Tôi biết ông ấy đã khiến chúng ta phải suy nghĩ rất nhiều. Sáng hôm đó, tôi đã định làm một số việc, sau đó tới phòng tập thể dục. Nhưng rồi, tôi quyết định chạy lên gác, đánh thức vợ bằng một cái hôn. “Dậy thôi em yêu, anh sẽ đưa em và các con đi ăn sáng”. “Có chuyện gì đặc biệt hả anh?”, cô ấy hỏi và cười. “Không, không có gì đặc biệt cả”, tôi nói, “Chỉ vì đã lâu lắm rồi hai vợ chồng mình chưa đi ăn cùng các con. À, khi đi mình dừng lại ở cửa hàng đồ chơi một chút nhé, anh muốn mua một vài viên bi”. . lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu đang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc. tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết. Trong khi giải quyết công việc Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc Tại một thời. trong công việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình. Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày Sau khi đến văn phòng để