Bộ Công Thương Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ thông tin    Báo cáo bài tập lớn Môn: PTTKHT Đề tài : Quản lí khách sạn La Thành Địa chỉ: 218 – Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Lớp:KHMT2-K4 Giáo viên hướng dẫn : Ths. Nguyễn Thị Thanh Huyền Nhóm thực hiện 13 : - Nguyễn Duy Hưng - Phạm Văn Tuấn - Trần Ngọc Thuật - Lê Huy Công - Phạm Viết Hiệp Hà Nội-6/2011 LỜI NÓI ĐẦU Ngành Du lịch là một ngành kinh doanh có từ rất lâu trên thế giới. Tại các nước phát triển, ngành Du lịch phát triển hết sức mạnh mẽ với lợi nhuận cao do sự hỗ trợ đắc lực của công nghê thông tin trong tổ chức và hoạt động. Tại nước ta, ngành Du lịch có thể xem là một ngành kinh doanh lâu đời. Nhưng trong những năm gần đây, ngành Du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin cho ngành Du lịch vẫn đang còn hạn chế. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng chưng trình quản lý cho ngành Du lịch là vô cùng cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như chất lượng phục vụ khách hàng. Bài toán đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp công nghê thông tin khả thi, phù hợp về quy mô phát triển và khả năng đầu tư của khách sạn vừa và nhỏ ở nước ta.Để giải quyết bài toán trên cơ sở thực tế, nhóm 13 đã tiến hành khảo sát và thực nghiệm tại khách sạn La Thành ở 218 Đội Cấn – Ba Đình – Nà Nội do đây là khách sạn đã hoạt đông lâu năm nhưng các khâu trong công tác quản lý cũng như kinh doanh còn khá thủ công. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 I, Cơ cấu tổ chức của hệ thống khách sạn: 4 II, Hoạt động của hệ thống 5 IV, Mô hình phân cấp chức năng 7 V, Mô hình luồng dữ liệu 9 1, Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 9 2, Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 10 10 VI, Xây dựng mô hình thực thể liên kết 11 1, Xác định các thực thể, định danh tương ứng 11 2, Xác định liên kết giữa các thực thể 11 3, Xác định các thuộc tính 12 4, Tách liên kết nhiều-nhiều 13 5, Mô hình liên kết thực thể của hệ thống 14 VII, Thiết kế CSDL vật lý 15 1,Lập từ điển dữ liệu 15 2, Mô hình quan hệ giữa các bảng 18 VIII, Một số giao diện chính 18 1, Các biểu mẫu dùng cho nhập dữ liệu 18 1.1, Biểu mẫu nhập thông tin phòng 18 1.2, Biểu mẫu nhập thông tin nhân viên 19 1.3, Biểu mẫu nhập thông tin dịch vụ 20 1.4, Biểu mẫu nhập thông tin tiện nghi 20 1.5, Biểu mẫu nhập tiện nghi phòng 21 1.6, Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng 22 1.7, Biểu mẫu nhập thông tin phiếu thuê 22 1.8, Biểu mẫu nhập thông tin phòng thuê 23 1.9, Biểu mẫu nhập hóa đơn dịch vụ 24 1.10, Biểu mẫu nhập thông tin hóa đơn thanh toán 24 2, Các biểu mẫu xử lý 25 2.1, Biểu mẫu Tìm kiếm phòng 25 2.2, Biểu mẫu tìm kiếm dịch vụ 26 2.3, Biểu mẫu Tìm kiếm khách hàng 26 2.4, Biểu mẫu Tìm kiếm nhân viên 27 2.5, Biểu mẫu Tìm kiếm tiện nghi 27 2.6, Biểu mẫu Tìm kiếm phòng thuê 28 2.7, Biểu mẫu tìm kiếm hóa đơn dịch vụ 29 2.8, Biểu mẫu Tìm kiếm hóa đơn thanh toán 29 3, Thiết kế tài liệu xuất 30 3.1, Phiếu thuê 30 3.2, Hóa đơn dịch vụ 31 3.3, Hóa đơn thanh toán 31 3.4, Báo cáo doanh thu 32 3.5, Báo cáo danh sách khách thuê 32 3.6, Báo cáo tình trạng phòng 33 IX, Tổng kết 33 I, Cơ cấu tổ chức của hệ thống khách sạn:  Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận • Giám đốc khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn. • Phòng lễ tân: Có nhiệm vụ tiếp nhận khách thuê phòng , trả lời những yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lý thông tin về phòng và khác hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi khách hàng muốn sử dụng dịch vụ của khách sạn. Lập phiếu thanh toán khi khách hàng trả phòng và chuyển sang phòng tài chính để lập hóa đơn thanh toán. • Phòng bảo vệ: Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân vác hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. Theo dõi và chịu trách nhiệm về các thiết bị của khách sạn. • Phòng phục vụ: Các nhân viên trong phòng phục vụ có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt là khi khách yêu cầu, kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng. • Phòng tài chính: Quản lý thông tin tài chính thu chi trong khách sạn, có nhiệm vụ lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng, lập phiếu thu chi khi khách sạn cần chi tiêu cho việc sửa chữa hoặc mua sắm phục vụ việc kinh doanh của khách GIÁM ĐỐC PHÒNG LỄ TÂN PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG PHỤC VỤ PHÒNG TÀI CHÍNH sạn. Hàng tháng phòng tài chính phải tiến hành kiểm kê tài chính thu chi và đóng thuế kinh doanh cho khách sạn. II, Hoạt động của hệ thống  Hệ thống quản lý khách sạn phải làm những hoạt động sau: + Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng khi dăng ký thuê phòng phải cung cấp các thông tin cá nhân để khách sạn dễ dàng quản lý. Những thông tin này sẽ được quản lý khi khách còn ở trong khách sạn. + Quản lý việc đăng ký thuê và trả phòng: Gồm việc lập phiếu đăng ký và lập hóa đơn thanh toán, khi có khách hàng đến thuê phòng thì phải lập phiếu đăng ký với thông tin ngày lập, nhân viên lập để quản lý. Còn khi khách hàng trả phòng thì nhân viên sẽ lấy thông tin từ phiếu dăng ký để lập hóa đơn thanh toán. + Quản lý hiện trạng từng phòng: Việc quản lý hiện trạng phòng được nhân viên phục vụ kiểm tra trong quá trình dọn phòng. + Quản lý các dịch vụ mà khách sạn cung cấp: Các khách hàng muốn sử dụng dịch vụ nào đó sẽ được nhân viên lễ tân ghi vào phần dịch vụ sử dụng riêng và những dịch vụ này khi thanh toán sẽ được tính vào tiền sử dụng dịch vụ. + Quản lý tài chính của khách sạn: Gồm việc quản lý các hóa đơn, phiếu chi để tiến hành kiểm kê thu chi theo định kì. Dựa vào các hóa đơn thu chi trong khách sạn để tính lãi, đóng thuế và trả lương cho nhân viên. + Quản lý phòng, nhân viên: Các phòng được phân loại và quản lý theo khu vực, theo tầng và các nhân viên khách sạn cũng được quản lý theo khu vực làm việc.  Quy trình hoạt động của hệ thống: - Khi có khách hàng đến thuê phòng thì bộ phận tiếp tân sẽ ra nhận, kiểm tra những phòng trống phù hợp với yêu cầu của khách, lập phiếu đăng ký, cập nhật thông tin về khách hàng vào hệ thống quản lý. - Nhân viên bảo vệ sẽ tiếp nhận giữ xe, khuân hành lý và dẫn khách lên nhận phòng. - Khi khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ, nhân viên lễ tân sẽ lập phiếu và cung cấp dịch vụ cho khách. - Nhân viên phục vụ sẽ hàng ngày lên dọn dẹp phòng hoặc phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt là khi khách yêu cầu. - Khi khách trả phòng thì bộ phận tiếp tân sẽ lập phiếu thanh toán rồi chuyển sang phòng tài chính để lập hóa đơn tiến hành thanh toán cho khách. - Khi khách sạn cần sửa chữa, nâng cấp, mua nguyên liệu hay sử dụng các dịch vụ phục vụ việc kinh doanh của khách sạn cần phải lập phiếu ghi (do nhân viên phòng tài chính đảm nhiệm). - Hàng tháng nhân viên phòng tài chính sẽ tiến hành kiểm kê thu chi, phát lương và đóng thuế kinh doanh. - Giám đốc khách sạn sẽ quản lý và chịu trách nhiệm về các nhân viên trong khách sạn của mình và cũng là người chịu thuế. III, Câu hỏi phỏng vấn. Với giám đốc: - Ông, bà có thể cho biết cơ chế hoạt động của hệ thống khách sạn mình đang quản lý được không? - Ông, bà thấy các phòng ban của mình đang hoạt động thế nào? - Trong tương lai thì ông,bà đã có dự định gì để phát triển hệ thống quản lý của mình chưa? - Trong thời gian ông, bà quản lý khách sạn này thì ông có hay nhận được những phản hồi từ khách hàng cũng như nhân viên không? Và ông, bà đã và sẽ xử lý các phản hồi đấy như thế nào? - Khi có một khách hàng đến thuê phòng thì chúng ta phải thực hiện những công việc gì, phải quản lý những gì? - Khách sạn mình ngoài cho thuê phòng còn có những dịch vụ tiện ích gì nữa không? - Làm sao để có chiến lược hoạt động tốt, thu hút được khách hàng? Tạo được sự tin cậy? - Trong công tác quản lí,ông, bà thường gặp phải những khó khăn gì? - Để quản lí tốt khách sạn, yêu cầu đặt ra với giám đốc quản lí là gì? - Dữ liệu gì trên hệ thống mà bạn muốn bảo mật một cách tốt nhất? Với khách hàng: - Bạn thấy cách phục vụ của các nhân viên trong khách sạn này thế nào? - Bạn cảm thấy thoải mái và an toàn khi ở trong khách sạn này chứ? - Bạn thấy những dịch vụ trong khách sạn này thế nào, có đáp ứng tốt nhu cầu của bạn không? - Bạn có ý kiến đóng góp gì để cho hệ thống quản lý ở đây ngày một hoàn thiện không? Với nhân viên: - Nhiệm vụ chính của các bạn hàng ngày là gì? - Trách nhiệm của bạn về công việc này như thế nào? - Bạn có thấy điều gì không phù hợp trong hệ thống quản lý này không? - Bạn nghĩ khách hàng có cảm thấy hài lòng khi được phục vụ và sử dụng các dịch vụ của khách sạn không? - Bạn thấy công việc mình đang làm cũng như cách quản lý của khách sạn này thế nào? - Những trợ giúp nào bạn mong muốn có trên hệ thống? IV, Mô hình phân cấp chức năng Quản lý khách sạn Quản lý khách hàng Quản lý sử dụng dịch vụ Quản lý phòng Quản lý tiện nghi Quản lý nhân viên Báo cáo và thống kê Quản lý thuê phòng Mô hình phân rã chức năng Nhập thông tin tiện nghi mới Thống kê doanh thu Thống kê tình trạng phòng Nhập thông tin nhân viên Sửa thông tin nhân viên Xóa bỏ nhân viên Sửa thông tin tiện nghi Nhập thông tin phòng Sửa thông tin phòng Thêm thông tin khách hàng Sửa thông tin khách hàng Xóa thông tin khách hàng Thống kê khách hàng thuê Xóa thông tin phòng Xóa thông tin tiện nghi Kiểm tra yêu cầu dịch vụ Nhập thông tin dịch vụ mới Sửa thông tin dịch vụ Kiểm tra phòng Từ chối cho thuê Lập phiếu thuê Thống kê tình trạng thuê phòng Xóa thông tin dịch vụ Lập hóa đơn Lập hóa đơn dịch vụ V, Mô hình luồng dữ liệu 1, Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh Sơ đồ luông dữ liệu mức khung cảnh 2, Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh [...]... thông tin tiện nghi phòng 1.6, Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng - Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng - Người thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhà quản lý khách sạn, nhân viên lễ tân - Thơi gian thực hiện: Khi có khách hàng mới vào thuê phòng - CSDL liên quan: bảng KhachHang - Mẫu thiết kế: + + + + + + Nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng Nut “Lưu” để lưu dữ liệu vừa nhập vào CSDL và kích... Tìm kiếm khách hàng - Người thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhân viên lễ tân - Thơi gian thực hiện: Khi muốn xem thông tin khách hàng có nhu cầu - CSDL liên quan:KhachHang - Mẫu thiết kế: + + Người dùng kích vào chọn cách tìm kiếm theo mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ hoặc quốc tịch Sau đó nhấn nút “Tìm kiếm” để hiển thị kết quả Nút “Thoát” để thoát khỏi chức năng tìm kiếm khách hàng 2.4,... thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhân viên phục vụ - Thơi gian thực hiện: Khi có khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn - CSDL liên quan: HDDV, KhachHang, NhanVien, DichVu, DVSuDung Mẫu thiết kế: + + + + + + + Nút “Thêm mới” để nhập hóa đơn dịch vụ mới Nut “Lưu” để lưu dữ liệu vừa nhập vào CSDL Nút “Chọn” để chọn dịch vụ khách hàng cần sử dụng Nút “Hủy” để hủy chọn dịch vụ mà khách hàng không cần... dụng để sửa thông tin khách hàng khi nhập sai hoặc có thay đổi Nút “Xóa” để xóa khách hàng không thuê phòng Nút “Reload” để cập nhật lại dữ liệu Nút “Thoát” để thoát khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng 1.7, Biểu mẫu nhập thông tin phiếu thuê - Tên biểu mẫu: Lập phiếu thuê - Người thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhân viên lễ tân - + + Thơi gian thực hiện: Khi có khách hàng mới vào thuê phòng... thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhà quản lý khách sạn - Thơi gian thực hiện: Khi có tiện nghi mới được nhập vào - + + + + + + CSDL liên quan: bảng TienNghi Mẫu thiết kế: Nút “Thêm mới” để nhập thông tin tiện nghi mới Nút “Lưu” để lưu trữ thông tin vừa nhập vào CSDL Nút “Sửa” được sử dụng để sửa thông tin tiện nghi khi nhập sai hoặc có thay đổi Nút “Xóa” để xóa tiện nghi khỏi khách sạn Nút “Reload”... kiếm” để kich hoạt biểu mẫu TKhoadondv Nút “Thoát” để thoát khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng 1.10, Biểu mẫu nhập thông tin hóa đơn thanh toán - Tên biểu mẫu: Hóa đơn thanh toán - Người thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhân viên lễ tân - Thơi gian thực hiện: Khi có khách hàng trả phòng khách sạn - CSDL liên quan: HoaDon, KhachHang,NhanVien,PhieuThue,HDDV, DichVu,Phong,PhongThue Mẫu thiết... null Not null Not null Not null Null Not null PK/FK Mô tả PK Mã hóa đơn PK Mã phiếu thuê Ngày lập FK Mã nhân viên Tên khách hàng Tổng tiền Kiểu Nchar(10) Nvarchar(50) Nchar(10) Int Nvarchar(50) Int Nvarchar(50) Nchar(10) Ràng buộc PK/FK Mô tả Not null PK Mã khách hàng Not null Tên khách hàng Null Giới tính Null Số CMND Null Địa chỉ Null Số điện thoại Null Quốc tịch Null Số hộ chiếu Kiểu Nchar(10) Nvarchar(50)... hình quan hệ giữa các bảng VIII, Một số giao diện chính 1, Các biểu mẫu dùng cho nhập dữ liệu 1.1, Biểu mẫu nhập thông tin phòng - Tên biểu mẫu: Thông tin phòng - Người thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhà quản lý khách sạn - Thơi gian thực hiện: Khi có phòng mới được đưa vào kinh doanh - CSDL liên quan: bảng Phong - Mẫu thiết kế: + + + + + + Nút “Thêm mới” để nhập thông tin phòng mới Nút “Lưu” để lưu... cập nhật lại dữ liệu Nút “Thoát” để thoát khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên 1.3, Biểu mẫu nhập thông tin dịch vụ - Tên biểu mẫu: Thông tin dịch vụ - Người thực hiện: Người quản trị hệ thống, nhà quản lý khách sạn - Thơi gian thực hiện: Khi có dịch vụ mới được đưa vào kinh doanh - CSDL liên quan: bảng DichVu - Mẫu thiết kế: + + + + + + Nút “Thêm mới” để nhập thông tin dịch vụ mới Nút “Lưu”... định danh tương ứng Phiếu thuê : Số PT Nhân viên: Mã NV Khách hàng: Mã KH Hóa đơn: Số HD Tiện nghi: Mã TN Phòng: Số phòng Dịch vụ: Mã DV Hóa đơn dịch vụ: SốHDDV 2, Xác định liên kết giữa các thực thể Khách hàng C ó Hóa đơn C ó L ập Phiếu thuê Nhân viên C ó C ó C ó Hóa đơn dịch vụ C ó Phòng C ó Tiện nghi Dịch vụ 3, Xác định các thuộc tính Khách hàng Mã KH Tên KH Giới tính Số CMND Địa chỉ Điện thoại Quốc . Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng khi dăng ký thuê phòng phải cung cấp các thông tin cá nhân để khách sạn dễ dàng quản lý. Những thông tin này sẽ được quản lý khi khách còn ở trong khách sạn. +. khách sạn này thế nào? - Những trợ giúp nào bạn mong muốn có trên hệ thống? IV, Mô hình phân cấp chức năng Quản lý khách sạn Quản lý khách hàng Quản lý sử dụng dịch vụ Quản lý phòng Quản. Thương Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ thông tin    Báo cáo bài tập lớn Môn: PTTKHT Đề tài : Quản lí khách sạn La Thành Địa chỉ: 218 – Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Lớp:KHMT2-K4 Giáo viên