quản lý kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng.doc

quản lý kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng

CHƯƠNG 1MÔ T Đ TÀIẢ Ề

Ch ng đ u tiên lu n văn trình bày các k t qu thu đ c trong quá ươ ầ ậ ế ả ượ trình kh o sát hi n tr ng Qua đó làm rõ các yêu c u tin h c hóa Cách ti p ả ệ ạ ầ ọ ế c n gi i quy t v n đ cũng đ c gi i quy t ch ng này.ậ ả ế ấ ề ượ ả ế ở ươ

1.1 Kh o sát hi n tr ngảệạ

1.1.1 Gi i thi u chung v n đớệấề

Đ n v chung ABC kinh doanh m t hàng s t thép xây d ng Đ nh p ơ ị ặ ắ ự ể ậ hàng, Công ty l p đ n đ t hàng và g i đ n nhà cung c p Sau đó, nhà cung ậ ơ ặ ở ế ấ c p l p các hóa đ n xu t hàng cho đ n v đ t hàng ( có th có nhi u hóa ấ ậ ơ ấ ơ ị ặ ể ề đ n) V i m i hóa đ n, nhà cung c p s xu t làm nhi u l n và đ c ghi ơ ớ ỗ ơ ấ ẽ ấ ề ầ ượ nh n qua các phi u nh p hàng g m các thông tin chính nh : s phi u nh p ậ ế ậ ồ ư ố ế ậ hàng, ngày l p phi u, đ n v , m t hàng, s l ng, đ n giá, thành ti n, đ n ậ ế ơ ị ặ ố ượ ơ ề ơ v tính, s h p đ ng, s hóa đ n…ị ố ợ ồ ố ơ

Cu i m i kỳ ( tháng), n u l ng đ t hàng trong kỳ ch a nh p thì s ố ỗ ế ượ ặ ư ậ ẽ đ c chuy n nh p kỳ ( tháng) sau Trong tr ng h p l ng đ t hàng ch aượ ể ậ ở ườ ợ ượ ặ ư đ c nh p h t hàng mà nhà cung c p không còn hàng xu t thì s đ c ghi ượ ậ ế ấ ấ ẽ ượ nh n qua phi u báo h t g m các thông tin chính: S phi u báo h t, ngày ậ ế ế ồ ố ế ế báo h t, đ n v , s h p đ ng, s hóa đ n, m t hàng, s l ng h t, đ n giá ế ơ ị ố ợ ồ ố ơ ặ ố ượ ế ơ thành ti n…ề

B ph n k toán theo dõi vi c nh p hàng, và l p phi u thanh toán ộ ậ ế ệ ậ ậ ế g m: S phi u chi, ngày l p, đ n v , s h p đ ng, di n gi i, s ti n thanh ồ ố ế ậ ơ ị ố ợ ồ ễ ả ố ề toán.

1.1.2 Ph m vi đ tàiạề

Ch ng trình xây d ng nh m m c đích ph c v công vi c qu n lý ươ ự ằ ụ ụ ụ ệ ả kinh doanh t i m t c a hàng kinh doanh v t li u xây d ng, bao g m nh ng ạ ộ ử ậ ệ ự ồ ữ nghi p v chính sau:ệ ụ

 Qu n lý đ t hàng.ả ặ

Đây là m t ch ng trình có tính cách xây d ng m t h th ng thông tin ộ ươ ự ộ ệ ố đ tin h c hóa các nghi p v cho đ n v ABC bao g m t các nghi p v ể ọ ệ ụ ơ ị ồ ừ ệ ụ trong t ng b ph n c a đ n v ừ ộ ậ ủ ơ ị

Trong ph n này, xây d ng m t h th ng l u tr c s d li u phù h p ầ ự ộ ệ ố ư ữ ơ ỡ ữ ệ ợ v i nhu c u, h tr các công vi c trên.ớ ầ ỗ ợ ệ

1.1.3 Nghiên c u hi n tr ng và gi i quy t v n đứệạảế ấề

Trong c a hàng kinh doanh v t li u xây d ng h th ng t ch c các b ử ậ ệ ự ệ ố ổ ứ ộ ph n có s h tr l n nhau bao g m: Ban đi u hành, b ph n bán hàng, b ậ ự ỗ ợ ẫ ồ ề ộ ậ ộ ph n k toán, b ph n kho, b ph n tài chínhậ ế ộ ậ ộ ậ

1.1.3.1 Ban đi u hànhề

Qu n lý và phân ph i ho t đ ng c a công ty.ả ố ạ ộ ủ Qu n lý và đi u hành ho t đ ng c a nhân viên.ả ề ạ ộ ủ Phân lo i khách hành.ạ

Quy t đ nh giá chính th c cho t ng m t hàng Tuy nhiên giá đ c chia ế ị ứ ừ ặ ượ theo t ng lo i tùy vào khách hàng ( khách hàng mua s l ng nhi u, khách ừ ạ ố ượ ề hàng th ng xuyên…)ườ

Nh n báo cáo t các b ph n khác nh : k toán, hành chính, bán ậ ừ ộ ậ ư ế hàng… T đó có cách nhìn v tình hình công ty, th hi u khách hàng… đ ừ ề ị ế ể có k ho ch đ nh h ng, phát tri n nh m đáp ng yêu c u th hi u khách ế ạ ị ướ ể ằ ứ ầ ị ế hàng và ti n tri n c a công ty.ế ể ủ

1.1.3.2 B ph n hành chínhộậ

Ghi chép nh ng chi phí v v n chuy n, mua hàng t nhà cung c p, ữ ề ậ ể ừ ấ ch đ ti n l ng nhân viên…ế ộ ề ươ

Xem năng su t đ có ch đ khen th ng đ i v i nh ng cá nhân có ấ ể ế ộ ưở ố ớ ữ thành tích góp ph n phát tri n công ty ho c k lu t đ i v i cá nhân không ầ ể ặ ỷ ậ ố ớ hoàn thành nhi m v hay có bi u hi n tiêu c c.ệ ụ ể ệ ự

Bên c nh đó ph i theo dõi bi n đ ng giá c và đây là bi n đ ng theo ạ ả ế ộ ả ế ộ th i gian T đó đ a ra b n giá phù h p cho t ng lo i hàng ờ ừ ư ả ợ ừ ạ

1.1.3.3 B ph n bán hàngộậ

Tr c ti p t i c a hàng: T i c a hàng công vi c bán hàng là l p đ n đ t ự ế ạ ử ạ ử ệ ậ ơ ặ hàng c a khách Khách hàng ph i đăng ký b ph n bán hàng các thông tin ủ ả ở ộ ậ v mình đ d liên l c và qu n lý nh : tên khách hàng, đ a ch liên l c, s ề ể ễ ạ ả ư ị ỉ ạ ố đi n tho i,… và m i khách hàng đ c qu n lý b ng mã s riêng và khách ệ ạ ỗ ượ ả ằ ố hàng dùng mã s đó đ mua hàng hay đ t hàng.ố ể ặ

V t li u đ c tr ng bày t i c a hàng, khách hàng có th ch n nh ng ậ ệ ượ ư ạ ử ể ọ ữ lo i v t li u… b ng cách t ch n t qu y hay thông qua t b ng giá Khi ạ ậ ệ ằ ự ọ ừ ầ ờ ả khách hàng mua hàng, b ph n bán hàng trao đ i thông tin cùng khách ộ ậ ổ hàng, ch u trách nhi m h ng d n, làm đ n đăng ký mua hàng ( trong ị ệ ướ ẫ ơ tr ng h p khách hàng mua) Sau khi ti p nh n yêu c u trên b ph n này ườ ợ ế ậ ầ ộ ậ s làm hóa đ n và thanh toán ti n.ẽ ơ ề

Trong tr ng h p nhi u công ty, các doanh nghi p… có yêu c u đ t ườ ợ ề ệ ầ ặ hàng, mua v i s l ng l n thì c a hàng nhanh ch ng làm phi u đ t hàng, ớ ố ượ ớ ử ố ế ặ phi u thu có giá tr thu cho t ng lo i hàng và giao hàng theo yêu c u.ế ị ế ừ ạ ầ

Công vi c c th cho b ph n bán hàng:ệ ụ ể ộ ậ Theo dõi đ c hàng hóa trong kho.ượ

Nhân viên bán hàng c n ph i nh p nh ng thông tin c n thi t c a t ng ầ ả ậ ữ ầ ế ủ ừ m t hàng vào Ch ng trìng t t o mã s riêng c a khách hàng.ặ ươ ự ạ ố ủ

Nh p thông tin khách hàng v i mã s riêng bi t.ậ ớ ố ệ

Theo dõi, xác đ nh th i gian giao hàng.ị ờ

1.1.3.4 B ph n khoộậ

Ch c năng chính c a b ph n kho là nh p hàng, xu t hàng cho b ứ ủ ộ ậ ậ ấ ộ ph n bán hàng, theo dõi s l ng hàng t n kho.ậ ố ượ ồ

Nhân viên ph i th ng xuyên ki m tra đ bi t đ c s l ng hàng hóaả ườ ể ể ế ượ ố ượ b h h ng, s p h t hay quá h n, khi đó ph i đ xu t ban đi u hành có k ị ư ỏ ắ ế ạ ả ề ấ ề ế ho ch x lý.ạ ử

1.1.3.4.1 Qu n lý hàng hóaả

V t li u đ c l y t các công ty buôn bán v t li u khác, nh ng nhà ậ ệ ượ ấ ừ ậ ệ ữ cung c p t nhân, c c công ty trong n c hay ngoài n c… Công ty còn có ấ ư ấ ướ ướ th là đ i tác cho nh ng công ty khác.ể ố ữ

Các m t hàng kinh doanh đ u ph i có m t lo i mã s riêng đ phân ặ ề ả ộ ạ ố ể bi t v i hàng hóa khác Các m t hàng đ u ph i đ y đ thông tin nh : tên ệ ớ ặ ề ả ầ ủ ư hàng hóa, chi ti t hàng hóa, giá c , thông tin nhà s n xu t…ế ả ả ấ

Các qui đ nh v mã s c a c a hàng th ng đ c l u tr n i b do b ị ề ố ủ ử ườ ượ ư ữ ộ ộ ộ ph n qu n lý đ t.ậ ả ặ

1.1.3.4.2 Quá trình đ t hàng v i nhà cung c pặớấ

Hàng ngày nhân viên kho s ki m ta hàng hóa trong kho và đ xu t lênẽ ể ề ấ ban đi u hành c n x lý v vi c nh ng m t hàng c n nh p Trong quá trình ề ầ ử ề ệ ữ ặ ầ ậ đ t hàng thì ban đi u hành s có trách nhi m xem xét các đ xu t.ặ ề ẽ ệ ề ấ

V nh ng m t hàng yêu c u và quy t đ nh lo i hàng, s l ng hàng ề ữ ặ ầ ế ị ạ ố ượ c n đ t và ph ng th c đ t hàng v i nhà cung c p.ầ ặ ươ ứ ặ ớ ấ

1.1.3.4.3 Quá trình nh p hàng vào khoậ

Quá trình nh p hàng theo nhi u cách khác nhau:ậ ề Mua t bên ngoài ( công ty khác, đ i lý…)ừ ạ

Do b tr l i t qu y bán hàng.ị ả ạ ừ ầ

Sau khi nh n yêu c u đ t hàng qua đi n tho i hay fax, nhà cung c p sậ ầ ặ ệ ạ ấ ẽ giao hàng cho công ty có kèm theo hóa đ n hay b ng kê chi ti t các lo i m t ơ ả ế ạ ặ hàng c a t ng lo i Th kho s ki m tra lô hàng c a t ng nhà cung c p và ủ ừ ạ ủ ẽ ể ủ ừ ấ trong tr ng h p giao hàng hóa không đúng yêu c u đ t hàng hay kém ch tườ ợ ầ ặ ấ l ng… thì th kho s tr l i nhà cung c p và yêu c u giao l i nh ng m t ượ ủ ẽ ả ạ ấ ầ ạ ữ ặ hàng b tr đó Trong khi làm vi c cho nh ng tr ng h p x y ra này thì th ị ả ệ ữ ườ ợ ả ủ kho ph i ghi l i nh ng hàng hóa nh p th c.ả ạ ữ ậ ự

K ti p th kho s ki m tra ch ng t giao hàng ( hóa đ n tr c ti p ế ế ủ ẽ ể ứ ừ ơ ự ế không kh u tr VAT, b ng kê hàng hóa, giá c ) đ gán giá tr thành ti n choấ ừ ả ả ể ị ề t ng loai s n ph m Nh ng lo i hàng hóa này s đ c cung c p m t mã s ừ ả ẩ ữ ạ ẽ ượ ấ ộ ố và đ c c p nh t ngay vào giá bán.ượ ậ ậ

Trong quá trình nh p, ch ng t giao hàng vào máy tính đ làm phi u ậ ứ ừ ể ế nh p trong tr ng h p là m t hàng cũ thì s đ a vào danh sách có mã s ậ ườ ợ ặ ẽ ư ố này tr c đó trong t ng lo i hàng hóa Còn nh ng hàng hóa m i s đăng ký ướ ừ ạ ữ ớ ẽ hàng hóa m i trong danh m c hàng hóa.ớ ụ

Sau khi nh p xong ch ng t giao hàng, nhân viên nh p kho s in m t ậ ứ ừ ậ ẽ ộ phi u nh p đ l u tr trong h s ế ậ ể ư ữ ồ ơ

1.1.3.4.4 Quá trình xu t hàngấ

Quá trình xu t hàng có nhi u hình th c sau:ấ ề ứ Xu t hàng theo yêu c u c a đ n đ t hàng.ấ ầ ủ ơ ặ

Tr cho l i cho nhà cung c p cho tr ng h p hàng không đ t yêu c u, ả ạ ấ ườ ợ ạ ầ kém ch t l ng… kèm theo các gi y t có liên quan.ấ ượ ấ ờ

Xu t hàng đ thanh lý vì quá h n hay h h ng n ng ấ ể ạ ư ỏ ặ

Đ a ra các hình th c khuy n mãi do tình hình th tr ng, hay qu nh ư ứ ế ị ườ ả cáo thông qua các báo bi u, banner…ể

1.1.3.4.5 Đ nh giáị

Vi c đ nh giá cho m t m t hàng tùy vào s quy t đ nh c a b ph n ệ ị ộ ặ ự ế ị ủ ộ ậ kho, giá không đúng v i giá khung khi nh p hàng mà c ng thêm các chi phí ớ ậ ộ phát sinh khác.

Công thức cụ thể

Giá nhập = giá mua + chi phí khác

Trong đó chi phí khác g m: thu nh p kh u, chi phí v n chuy n…ồ ế ậ ẩ ậ ể

Giá thành = giá nh p + chi phí khácậ

Trong đó chi phí khác g m: kh u hao…ồ ấ

Giá v n = giá thành + chi phí khácố

Trong đó chi phí khác g m: bao bì, qu ng cáo, nhân viên bán hàng…ồ ả

Giá bán = giá thị trườngLãi l = giá bán – giá v nỗố

1.1.3.5 B ph n k toán th ng kêộậếố

Công vi c c a b ph n này là th c hi n các nghi p v nh th ng kê ệ ủ ộ ậ ự ệ ệ ụ ư ố các hóa đ n bán hàng, các phi u nh p kho, các đ n đ t hàng và doanh thu ơ ế ậ ơ ặ chi c a c a hàng vào cu i m i kỳ.ủ ử ố ỗ

Báo cáo giá tr thành ti n c a toàn b hàng hóa, báo cáo s ti n m i ị ề ủ ộ ố ề ỗ nhân viên bán đ c.ượ

Th ng kê hàng hóa: Nhân viên k toán ph i ki m tra quá trình nh p ố ế ả ể ậ xu t hàng Đa ph n các ch ng t là phi u nh p, phi u xu t, đ n đ t hàng…ấ ầ ứ ừ ế ậ ế ấ ơ ặ th ng kê các lo i hàng hóa bán ch y nh t hay ch m nh t.ố ạ ạ ấ ậ ấ

Th ng kê năng su t c a nhân viên trong t ng công vi c.ố ấ ủ ừ ệ

1.1.3.6 B ph n qu n trộậảị

Công vi c c a b ph n này là th c hi n các nghi p v qu n lý v ệ ủ ộ ậ ự ệ ệ ụ ả ề nhân viên, c ng c và đ m b o c s d li u luôn “ refresh”.ủ ố ả ả ơ ở ữ ệ

1.2 Yêu c u tin h c quáầọ

1.2.1 N i dung đ tàiộề

V i nhu c u thông tin và qui mô kinh doanh ngày càng m r ng cho cácớ ầ ở ộ công ty, doanh nghi p nh m t o s thu hút cũng nh gi i quan tâm v mua ệ ằ ạ ự ư ớ ề bán, có th quan h h p tác và trao đ i tr c ti p nh ng v n đ c n thi t v ể ệ ợ ổ ự ế ữ ấ ề ầ ế ề mua bán, hay tìm hi u v chính công ty, hàng hóa c a mình Do đó ch ng ể ề ủ ươ trình này đòi h i ph i ti n l i, đ n gi n, đ p m t, d dùng và cách h ng ỏ ả ệ ợ ơ ả ẹ ắ ể ướ d n s d ng ch ng trình sao cho d hi u, các thao tác d dàng, luôn c p ẫ ử ụ ươ ể ể ễ ậ nh t nh ng s n ph m, m t hàng m i c a công ty mình.ậ ữ ả ẩ ặ ớ ủ

V i nhân viên qu n lý.ớ ả

Ch ng trình đòi h i nhân viên ph i th ng xuyên theo dõi các thông ươ ỏ ả ườ tin v hàng hóa, x lý đúng yêu c u, đúng ch c năng do nhân viên nh p vàoề ử ầ ứ ậ và thao tác d dàng v i công vi c qu n lý d li u ph i đáp ng đ c yêu ễ ớ ệ ả ữ ệ ả ứ ượ c u.ầ

Nhân viên ph i nh p các thông tin cho các v t li u m i, nhà cung c p ả ậ ậ ệ ớ ấ m i, khách hàng m i vào trong d li u và có s ki m tra v tính chính xác, ớ ớ ữ ệ ự ể ề

Hàng hóa: tìm ki m thông tin v v t li u lo i hàng.ế ề ậ ệ ạ Đ n đ t hàng: thông tin v hàng hóa đã đ c đ t mua.ơ ặ ề ượ ặ

Khác: Các thông tin v các h ng d n h tr k thu t, h ng d n mua ề ướ ẫ ỗ ợ ỹ ậ ướ ẫ hàng, các văn b ng kinh doanh, gi i thi u c a hàng ằ ớ ệ ử

 L u tr :ư ữ

Hàng hóa đây là h th ng d li u v qu n lý hàng hóa, bao g m các ệ ố ữ ệ ề ả ồ thông tin v hàng hóa: tên, chi ti t, lo i, giá Trong đó các thao tác v hàng ề ế ạ ề hóa là thêm chi ti t t ng v t li u.ế ừ ậ ệ

Lo i hàng: d li u thông tin qu n lý v các hàng hóa có trong kho nh ạ ữ ệ ả ề ư

Phi u xu t: d li u qu n lý n i dung các thông tin xu t.ế ấ ữ ệ ả ộ ấ

Phi u nh p: d li u qu n lý n i dung các thông tin nh p t đ n đ t ế ậ ữ ệ ả ộ ậ ừ ơ ặ

N u hàng l y đi m t đ n v thì s l ng hàng s gi m đi.ế ấ ộ ơ ị ố ượ ẽ ả Ti n chi phí khi di chuy n, giao hàng, đ t hàng.ề ể ặ

Tính giá thành nh p xu t.ậ ấ

Th ng kê thu chi vào cu i m i kỳ.ố ố ỗ Th ng kê hàng hóa bán đ c.ố ượ Th ng kê khách hàng.ố

Th ng kê đ n đ t hàng.ố ơ ặ Theo dõi.

Theo dõi giá thành, khách hàng Theo dõi hàng mua.

Theo dõi hàng nh p.ậ Theo dõi hàng ch a nh p.ư ậ Theo dõi hàng h t.ế

Báo cáo

Báo cáo công nợ Báo các doanh thu

1.3 Cách ti p c n và gi i quy t v n đếậảế ấề

1.3.1 Cách ti p c nếậ

Dùng ph ng pháp h ng đ i t ng đ ti p c n v n đ rõ h n, t o ươ ướ ố ượ ể ế ậ ấ ề ơ ạ

1.3.2 Gi i quy t v n đảế ấề

Có nhi u cách đ gi i quy t v n đ Nh ng đây, lu n văn ch n phânề ể ả ế ấ ề ư ở ậ ọ tích– thi t k h ng đ i t ng b ng ngôn ng UML – Unified Modeling ế ế ướ ố ượ ằ ữ Language đ gi i quy t v n đ đ t ra G m các b c sau:ể ả ế ấ ề ặ ồ ướ

 Mô hình hóa nghi p v :ệ ụ

D a trên kh o sát th c tr ng, lu n văn s d ng các công c c a UML ự ả ự ạ ậ ử ụ ụ ủ đ mô hình hóa các nghi p v ể ệ ụ

 Phân tích:

b c này, lu n văn phân tích đ đ a ra nh ng mô hình t ng quát

quan sát tr ng thái tĩnh c a các nghi p v , quy trình c a m i nghi p v và ạ ủ ệ ụ ủ ỗ ệ ụ các Actor ( tác nhân ) S d ng các công c c a UML.ử ụ ụ ủ