PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera : Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên, con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn, mặc, đi lại Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức lao động. Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán. Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa, tiểu treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự động với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường thạch, đất sét. 2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA: 2.1. Chức năng của nhà máy: Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng. 2.2. Nhiệm vụ của nhà máy: Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là: • Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ vệ sinh VIGLACERA. • Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ. • Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng. 3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy: 3.1. Bộ máy quản lý: Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả, công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng. 3.2. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy: Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ công việc 3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Hội đồng quản trị. Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán. Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề nghị của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển. Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức hành chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp bố trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn, nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận sản phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng. Ngoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong. Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp. Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất. 3.4 Bộ máy kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán: Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu Quan hệ công việc b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty. Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ, theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty. Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán các khỏan thuê và cơ quan thuế. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại lý, bán trực tiếp Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công nợ có kế hoạch thu hồi nợ. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng. Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu với sổ kế toán. 3.5.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: a. Sơ đồ hình thức kế toán: Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Các loại sổ sử dụng tại công ty: • Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ. • Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn. • Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. • Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153. • Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí. • Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái. • Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán. b. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có). Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ, số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành. SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý Ghi cuối tháng (1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ (mua - bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi ghi vào sổ. (2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản . (3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. (4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản. (5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán. 1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ : KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002 1. Tổng doanh thu 8.693.207.098 2. Các khoản giảm trừ 1.644.874 3. Doanh thu thuần 8.691.562.224 4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039 5. Lợi nhuận gộp 1.837.409.185 6. Chi phí bán hàng 482.089.171 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 673.325.068 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: - Thu nhập từ hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính 381.994.946 9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: - Các khoản thu nhập bất thường - Chi phí bất thường 206.506.543 10. Lợi nhuận bất thường X 11. Tổng lợi nhuận trước thuế 475.488.403 12. Thuế thu nhập DN phải nộp 118.872.100 13. Lợi nhhuận sau thuế 356.616.303 II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty : Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó : + Phân theo chuyên môn nghiệp vụ: Cơ cấu lao động Số người Nam Nữ Tỷ lệ (%) Trình độ đại học Trình độ trung cấp Lao động phổ thông 51 Tổng cộng 150 79 81 100 + Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban: Ban giám đốc Phòng kế toán thống kê tài chính Trung tâm kỹ thuật Trung tâm điện báo Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH Trung tâm kinh doanh và tiếp thị Đội thu cước Đội xe Tổ bảo vệ Tổng số 150 100 Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN Lao động có trình độ đại học chiếm 34% Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3% Lao động phổ thông chiếm 58,6% Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo. 2. Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty: a/Tình hình tài chính: Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau: Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý . Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả đóng góp của công ty. Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc. Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng. b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty: Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang thiết bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng. Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta thấy các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm một lượng lớn về số tiền đầu tư. Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc [...]... giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng trong hoạt động kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí Công ty Gốm và Thuỷ tinh trang bị cho công ty PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY : 1.Vấn đề quản lý nhân sự : Công tác quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera... mấy so với việc quản lý nhân sự ở các công ty bạn,tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt nổi trội để phù hợp với đặc thù của công ty Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan hệ gia đình,Quá trình công tác,khen thưởng - kỹ luật Công tác quản lý nhân sự ở công ty đi sâu vào và phân tích các thông tin trên để hiểu rõ - Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần... động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách... các đề tài trước đây đã viết về Quản Lý Nhân Sự, làm sao để thực sự tiện lợi đối với người sử dụng, dễ dàng trong xử lý và đảm bảo an toàn ( tính bảo mật cao ) ,đưa ra kết quả như mong đợi.Mặt khác,vấn đề quản lý nhân sự là một vấn đề hết sức phức tạp,mỗi cơ quan ,công ty vẫn có cách thức quản lý khác nhau, tức là cái hay riêng ở công tác quản lý nhân sự ở mỗi công ty,mặc dù xét cho cùng thì quản lý nhân. .. tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đây hết sức phức tạp - Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành ) II CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA : Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ sơ nhân. .. liệu,lập các báo cáo thống kê Do khối lượng công việc lớn nên dễ gây ra sai sót và mất thời gian,một chương trình quản lý tự động hoá sẽ giúp đỡ cho người quản lý rất nhiều trong quản lý, xử lý thông tin như : thao tác nhanh,kết quả chính xác hơn ,tính bảo mật cao hơn,tránh được các sai sót trong quá trình xử lý thông tin b) Nội dung : - Khảo sát,tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và. .. giữa công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty - Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc - Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản lý và mang lại hiệu quả. .. hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương theo tính chất công việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty d) Các hệ thống dữ liệu khác : Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn Tất cả hệ thống thông tin, dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản lý và đem lại hiệu quả. .. chuyên nghiệp.Tuy nhiên trong công tác quản lý số liệu rất ít cần đến Module.Chỉ khi các công cụ khác không đáp ứng được yêu cầu thì mới sử dụng đến Module 3.Xây dựng chương trình : a) Mục đích : Công tác quản lý nhân sự cần phaỉ thông qua một chương trình tự động hoá và dễ dàng trong sử dụng do công tác quản lý là công tác quan trọng và hết sức phức tạp bởi khối luợng công việc rất lớn từ khâu nhập... người quản lý. Để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương lên ban lãnh đạo của công ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của công ty III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ: 1.Bảng dữ liệu sơ cấp : Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công . THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ. I.THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY : 1.Vấn đề quản lý nhân sự : Công tác quản lý nhân sự ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera. thì công tác quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên về nhân. phận công tác phù hợp với trình độ và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên. Nhìn chung công tác quản