ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTT- ĐHQG TPHCM Chương 4. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư. 4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT. 4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm. Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trường Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề dày thành tích về giảng dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học. Với đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã đào tạo được một đội ngũ kỹ sư, chuyên viên và lập trình viên xuất sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc. Hiện nay Trung Tâm có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinh các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo mà còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật tư, thiết bị tin học. Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành hoạt động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng: Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật tư sẽ được xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao. Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư lên cấp trên. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật tư thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có kế hoạch bảo trì thiết bị cho khách hàng. -Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm: Ban Giám Đốc Kho Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng đào tạo 4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý vật tư tại Trung Tâm phát triển CNTT. Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thường phải nhập, xuất hàng hoá với số lượng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý tại Trung Tâm . 4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công. Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị. Mỗi lần xuất hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh củaTrungTâm. Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn. 4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy tính. Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật tư thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, người lập trình có thể đưa ra những chương trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản lý. Quá trình quản lý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính, người quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin như: Lượng tồn kho, tình hình xuất nhập vật tư thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp…, theo yêu cầu của người sử dụng. Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính: Dữ liệu đầu vào: Các hoá đơn nhập, xuất Các thông tin yêu cầu. Khai báo yêu cầu về thông tin đầu ra. 4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật tư . 4.2.1.Phát biểu bài toán: Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau như: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử…Các mặt hàng này được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn. Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách. Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo. 4.2.2.Mục đích quản lý. - Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật tư và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. 4.2.3.Phân tích về chức năng. Vì các chức năng thường vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản. Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng như sự logic được sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dưới đây là một số mô hình và phương tiện diễn tả chức năng được vận dụng ở những mức độ khác nhau: A.Biểu đồ phân cấp chức năng: Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây như mô hình dưới đây: Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng. .Đặc tả chức năng của hệ thống a.Chức năng nhập hàng (1).Chức năng lập đơn mua hàng. - Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần mua sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng các vật tư, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm. (2).Chức năng viết phiếu nhập kho. -Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp. Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu nhập. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo. Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng. Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. (3).Chức năng lập danh sách nhà cung cấp. -Cho phép người sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh sách và lưu vào bảng Nhacungcap. Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một nhà cung cấp mới. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung cấp. Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần. Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ. Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp. Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng . Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. (4).Chức năng lập danh sách hàng -Cho phép người sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng được nhập vào kho của Trung tâm. Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàng mới. Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách. Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới. Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt hàng. Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật tư cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần. Nút”Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ. Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng. Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp. Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng . Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc. b.Chức năng xuất hàng (1).Chức năng nhận đơn đặt hàng -Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách. (2).Chức năng lập hoá đơn bán -Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho khách. Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhật thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mã khách, Mã vật tư [...]... Mã vật tư, Số lượng, Đơn giá) *Quan hệ Hoá đơn mua( SốHĐ_mua, Ngày lập, Mã NCC, Mã NV, Mã vật tư, Số lượng, Đơn giá) Được tách thành 2 quan hệ: Quan hệ 1: HĐ_mua( SốHĐ_mua, Ngày lập, Mã NCC, Mã NV) Quan hệ 2: Dong_HĐmua( SốHĐ_mua, Mã vật tư, Số lượng, Đơn giá) *Quan hệ Hoá đơn bán( SốHĐ_bán, Ngày lập, Mã khách, Mã NV, Mã vật tư, Sốlượng, Đơn giá) Được tách thành 2 quan hệ: Quan hệ 1: HĐ_bán( SốHĐ_bán,... sổ theo dõi xuất -Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã xuất cho khách theo ngày, theo quý mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu xuất (3).Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu -Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được tình hình doanh thu của Trung Tâm theo quý, theo tháng mà người sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng... toán, Số lượng, Đơn giá + Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã vật tư, Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá + Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kượng, Đơn giá +Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã vật tư, Mã khách, Số hoá đơn bán,... thoại, Tài khoản, Fax + Thực thể vật tư gồm các thuộc tính: Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá + Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại + Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho +Thục thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức thanh toán, Tên hình thức thanh toán + Thực thể hoá đơn mua gồm các... được kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá đơn bán vừa cập nhật Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ Nút “Đầu” :Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng Nút “Sau” :Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành Nút “Cuối” :Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng Nút “Thoát” :Cho phép bạn thoát khỏi... -Trong hệ thống quản lý vật tư có những quan hệ sau chưa ở dạng chuẩn ta phải chuẩn hoá: * Quan hệ Phiếu nhập( Số phiếu, Ngày nhập, Mã NCC, Mã vật tư, Mã kho, Số lượng, Đơn giá, Mã NV) Được tách thành 2 quan hệ: Quan hệ 1: Phiếunhập( Số phiếu, Ngày nhập, Mã NCC, Mã NV, Mã kho) Quan hệ 2: NhậpCT( Số phiếu, Mã vật tư, Số lượng, Đơn giá) *Quan hệ Phiếu xuất( Số phiếu, Ngày xuất, Mã khách, Mã vật tư, Mã kho,... cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo *Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu: -Biểu thị cho chức năng: Tên chức năng Ký hiệu: Chức năng được hiểu là khâu biến đổi thông tin -Biểu thị cho dòng dữ liệu: Xử lý TT Ký hiệu: Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đường luân chuyển -Biểu thị cho kho dữ liệu: Ký hiệu: Tên... hệ thống thông tin phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu a.Xác định các thực thể Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật tư ta thấy hệ thống cần lưu trữ những thực thể sau: Thực thể : + Nhà cung cấp + Khách hàng +Vật tư +Nhân viên +Hình thức thanh toán +Hoá đơn mua +Hoá đơn bán +Kho +Phiếu nhập +Phiếu xuất b.Xác định các thuộc tính... Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu xuất Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc (4) .Chức năng lên danh sách khách hàng -Dựa vào thông tin hàng đã có người sử dụng có thể... “Cuối”: Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm việc c.Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu (1).Chức năng lập sổ theo dõi nhập -Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã nhập từ các nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập (2).Chức năng lập sổ theo dõi xuất -Cho phép . ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTT- ĐHQG TPHCM Chương 4. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư. 4. 1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung. đạo. 4. 2.2.Mục đích quản lý. - Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật tư và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. 4. 2.3.Phân. chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao. Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư