PHẦN I: BÁO CÁO KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN LỰC 1. Hiện trạng của hệ thống Nguồn nhân lực trong một số doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất. Vấn đề quản trị xét tuyển nhân lực ngày càng trở nên phức tạp, vì có sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của các điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phòng Quản trị nhân lực đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Song, việc tổ chức xét tuyển đã đặt ra rất nhiều yêu cầu phức tạp và gặp nhiều khó khăn. Để có thể quản trị được một nguồn lực là rất quan trọng và tốn kém, vấn đề xét tuyển cũng “đóng góp” một phần không nhỏ. Để khắc phục được điều đó, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào hệ thống tự động hoá. Các hệ thống này không những trợ giúp cho phòng Quản trị nhân lực lưu trữ các thông tin về nhân sự và lập báo cáo định kì mà còn giúp các nhân viên phòng Quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Hệ thống được khảo sát tại công ty TNHH Thành Linh, một công ty với quy mô không lớn. Song, đây là một công, có thể nói, có số lượng nhân viên thay đổi khá lớn. Công ty có khoảng trên 60 nhân viên, trong vòng 2 năm trở lại đây, có khoảng hơn 60 nhân viên đã nghỉ việc vì rất nhiều lý do khác nhau và tương ứng cũng có khoảng hơn 60 nhân viên mới được nhận vào làm. Sự thay đổi thường xuyên như vậy luôn đòi một phần mềm luôn đổi mới, đáp ứng được yêu cầu trong công ty cũng như xã hội. 2.Mụcđíchhoạtđộng. Quản trị nhân lực liên quan đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Dưới góc độ tổ chức, chức năng quản trị nhân lực có nghĩa là thực hiện huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động. Để thực hiện được các chức năng này, bộ phận quản trị nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động, trong đó vấn đề nổi bật cần được giải quyết thật tốt đó là Tuyển chọn người lao động. Hệ thống thông tin về xét tuyển nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người. Qua đó, có thể có một cách nhìn tổng quát, dự đoán được khả năng, trình độ của mỗi người ở thời điểm hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất với các hệ thống quản trị nhân lực của doanh nghiệp, do đó, cũng gắn liền một cách hợp nhất với các hệ thống khác của doanh nghiệp đó như: hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung. Mục đích của hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực là: a. Tự động hóa trong việc nhập dữ liệu về hồ sơ của người dự tuyển từ các địa điểm đăng kí xét tuyển. Lập các thống kê, báo cáo về số lượng người đăng kí xét tuyển đầu vào theo các tiêu chí khác nhau. b.Tổ chức và sắp xếp các nơi, địa điểm phỏng vấn. Đồng thời đánh số thứ tự cho từng người dự tuyển tham gia phỏng vấn, lập danh sách các người tại nơi phỏng vấn. Sau đó gửi các thông báo đến cho từng người đăng kí và các giấy tờ liên quan cho các cán bộ trực tiếp phỏng vấn. c. Tổng hợp lại các thông tin sau nhiều bước phỏng vấn. d. In kết quả phỏng vấn ra giấy, gửi văn bản đó lên ban lãnh đạo phòng quản lý nhân lực. Từ đó thống kê kết quả phỏng vấn theo các tiêu chí khác nhau phục vụ cho công tác tuyển dụng lao động. 3. Các quy trình nghiệp vụ chủ yếu. Công việc quản lý xét tuyển nhân lực cho một doanh nghiệp gồm các nghiệp vụ sau: Công việc quản lý hồ sơ đăng kí của người dự tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau: Từ dữ liệu của các bản đăng kí tìm việc (trực tiếp hoặc thông qua webside), bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ nhập vào dữ liệu đó. Từ dữ liệu đã có đưa ra báo cáo chi tiết về thông tin về người dự tuyển cũng như tổng số các hồ sơ được gửi về từ các địa điểm khác nhau. Sau đó in thành danh sách để sử dụng cho quá trình tuyển dụng sắp tới. Công việc quản lý xét tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau: Thông tin về kế hoạch xét tuyển sẽ được gửi đến cho từng người dự tuyển trong đợt phỏng vấn diễn ra, trong đó phải thông báo địa điểm phỏng vấn, ngày giờ phỏng vấn, các hình thức tổ chức phỏng vấn (IQ, viết tiểu luận bằng tiếng Anh,…) cho từng người dự tuyển (thường qua hình thức liên lác bằng điện thoại)… Cũng trong công việc làm thủ tục xét tuyển đó, bộ phận tuyển dụng sẽ in ra danh sách người dự tuyển tại các địa điểm, các bàn phỏng vấn khác nhau. Nếu trong việc làm thủ tục tuyển dụng có sai sót về thông tin thì sẽ có một bản sửa chữa hồ sơ của người dự tuyển trong đó ghi đầy đủ thông tin lỗi về thí sinh đó (sai sót về họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán,…). Trong quá trình tuyển dụng, người phỏng vấn sẽ phải ghi lại các thông tin như: vắng mặt,… cũng như thông tin về số lượng người phỏng vấn. Tất cả các thông tin trên sẽ được lưu trữ tại và cũng được in thành danh sách [...]... là: chưa có được giao diện tiện ích cho người sử dụng, chưa có đầy đủ các khả năng liên kết các dữ liệ để thuận tiện cho việc sao chép và đối chiếu với các phần mềm khác,… 5 Một số giải pháp được đưa ra Bài toán đặt ra là phải tạo ra một phần mềm quản lý xét tuyển nhân lực có thể khắc phục được những thiếu sót trong phần mềm cũ và đáp ứng được những nhu cầu riêng của công việc xét tuyển nhân lực của công . tại công ty TNHH Thành Linh, một công ty với quy mô không lớn. Song, đây là một công, có thể nói, có số lượng nhân viên thay đổi khá lớn. Công ty có khoảng trên 60 nhân viên, trong vòng 2 năm. tiện cho việc sao chép và đối chiếu với các phần mềm khác,… 5. Một số giải pháp được đưa ra. Bài toán đặt ra là phải tạo ra một phần mềm quản lý xét tuyển nhân lực có thể khắc phục được những