Đề tài chức năng tổ chức của quản trị MỤC LỤC Mục lục 1 Dẫn nhập 2 Vấn đề 2. Sự phân chia quyền lực trong tổ chức 11 1. Đặt vấn đề 11 2. Vấn đề phân chia quyền lực trong tổ chức 11 2.1. Các vấn đề về tập quyền 11 2.1.1. Khái niệm 11 2.1.2. Đặc điểm của tập quyền 11 2.2 Các vấn đề về phân quyền 13 2.2.1 Khái niệm 13 2.2.2 Đặc điểm của phân quyền 13 2.2.3 Ủy quyền 15 2.2.3.1 Khái niệm và phân loại 15 2.2.3.2 Nguyên tắc ủy quyền 16 2.2.3.3 Quy trình ủy quyền 17 2.2.3.4 Nghệ thuật ủy quyền 18 3. Giải quyết vấn đề 19 DẪN NHẬP Ngày nay, xu thế toàn cầu đang hướng đến việc phát triển nền kinh tế thị trường, Việt Nam cũng đang nỗ lực phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích các nhà đầu tư trong nước và quốc tế tham gia đầu tư vào nền kinh tế nước nhà, hệ quả tất yếu của chính sách này là rất nhiều doanh nghiệp sẽ được thành lập. Mặt tích cực của hệ quả này là làm cho nền kinh tế thị trường ở Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều doanh nghiệp với quy mô lớn nhỏ, nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh mới được ra đời. Tuy nhiên, nó cũng có mặt hạn chế. Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển thì mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau ngày càng quyết liệt. Theo thống kê, mỗi ngày có hàng trăm doanh nghiệp lâm vào tình trạnh phá sản, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ bãn lĩnh để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này. Chỉ có những doanh nghiệp có chiến lược phát triển đúng đắn thì mới có khả năng trụ vững lâu dài. Để đạt được thành quả đó không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các nhà quản trị doanh nghiệp. Hoàn cảnh kinh tế đòi hỏi họ phải nâng cao nhận thức sao cho quản lý tổ chức thật hiệu quả. Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nét nhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mỗi quá trình đều có vai trò rất quan trọng, quyết dịnh sự tồn tại của công ty và giữa chúng có mối quan hệ rất chặt chẽ. Tổ chức là một trong các quá trình của quản trị. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty, Đề tài chức năng tổ chức của quản trị làm nên một thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình để lãnh đạo và kiểm soát. Trong bối cảnh kinh tế, văn hóa, xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, nhà quản trị cần phải xác định việc làm thế nào để tổ chức một mô hình vừa thống nhất, đem lại hiệu quả hoạt động cao và vừa phải linh động sao cho bắt kịp với xu hướng phát triển của thời đại, đặc biệt khi trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin phát triển như hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của chức năng quản trị tổ chức đối với sự phát triển của một doanh nghiệp nên nhóm chúng tôi đã nghiên cứu một số vấn đề về quá trình tổ chức sau đây. VẤN ĐỀ 2: CÁC TÌNH HUỐNG, HOÀN CẢNH VÀ ĐIỀU KIỆN KHI NÀO NÊN TẬP QUYỀN (CENTRALIZATION) VÀ KHI NÀO NÊN PHÂN QUYỀN (DECENTRALIZATION). 1. Đặt vấn đề Cơ cấu tổ chức là phác thảo khuôn khổ của một công ty và hướng dẫn quản lý hoạt động kinh doanh. Chủ sở hữu doanh nghiệp hay nhà quản trị cấp cao thường chịu trách nhiệm cho việc tạo ra cơ cấu tổ chức của công ty họ. Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức chính là mức độ tập quyền, phân quyền nhiều hay ít cho các cấp quản trị thấp hơn. Hai loại cơ cấu tổ chức được tìm thấy trong môi trường kinh doanh là tập trung và phân cấp, mỗi cấu trúc tổ chức đều có những lợi thế và bất lợi nhất định cho doanh nghiệp. Nên vấn đề đặt ra ở đây là trong hoàn cảnh, điều kiện nào thì nhà quản trị nên tập quyền và khi nào thì nên phân quyền để việc sử dụng quyền hạn của mình đạt hiệu quả tốt nhất. 2. Sự phân chia quyền lực trong tổ chức 2.1. Các vấn đề về tập quyền 2.1.1.Khái niệm Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Tập quyền (centralization) còn được gọi là nguyên tắc điều khiển thống nhất (unity of command principle hay chain of command), là phương thức tổ chức trong đó mọi quyết định được tập trung vào chủ sở hữu, quản trị viên tối cao hay cấp quản trị cao nhất của tổ chức. 2.1.2. Đặc điểm của tập quyền Tập quyền được thể hiện dưới dạng cấu trúc tập tổ chức tập trung, là xu hướng quyền lực tập trung vào một người hay vào các nhà quản trị cấp cao nhất mà không hay rất ít được giao phó cho cấp thấp hơn. Tất cả các quyết định quan trọng đều được thực hiện bởi nhà quản trị hàng đầu và các cấp quản trị chức năng tham gia vào việc triển khai thực hiện theo hướng dẫn của cấp cao nhất, tất cả các đối tượng và hành động ở cấp độ thấp hơn đều phụ thuộc vào sự chấp thuận của cấp quản trị cao nhất. Do mọi quyết định đều được thông qua bởi cấp quản trị cao nhất nên thường thì mô hình tập trung quyền lực không có nhiều cấp quản trị, do đó có ít người quản trị. Centralization - Ưu điểm: + Bảo đảm quyền lực thống nhất, không bị phân tán. + Do không có nhiều cấp quản trị nên giảm được các chi phí xét nghiệm, đánh giá tiêu chuẩn, phương pháp, các chi phí văn phòng, máy móc, trang thiết bị… Đề tài chức năng tổ chức của quản trị + Tính thống nhất trong hành động - Rõ ràng khi tập trung, quyền quyết định nằm trong tay của một cá nhân hoặc một trong một vài. Điều này sẽ dẫn vào tính thống nhất của các hoạt động và do đó đảm bảo quyết định thống nhất và quá trình thống nhất. + Cá nhân lãnh đạo - Centralization khuyến khích lãnh đạo cá nhân. Sự ra đời của lãnh đạo cá nhân tạo điều kiện cho hành động nhanh chóng, tiếp thị tích cực và đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn. + Không trùng lặp công việc: tính thống nhất trong các hoạt động và chuyên môn đã giúp cho việc không bị nhân bản công việc. Nên vấn đề thêm lao động và thêm chi phí liên quan đến việc sao chép là có thể tránh được và nền kinh tế được đảm bảo. + Nhanh chóng quyết định: khi có những cơ hội tốt nhưng lại hiếm hoi thì cần phải được nắm bắt kịp lúc và tổ chức tập trung quyền lực giúp cho nhà quản trị có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng. + Kiểm soát hiệu quả : tính đồng nhất trong hoạt động, chuyên môn và tiêu chuẩn hóa tạo điều kiện cho việc giám sát, kiếm soát có hiệu quả hơn - Nhược điểm: + Tập quyền dễ dẫn đến sự chuyên chế, duy ý chí và độc tài của cấp quả trị cao nhất , dễ lạm dụng quyền lực và có thể bị những tác động tiêu cực dẫn đến tình trạng quan liêu. + Tập quyền quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược khi các nhà quản trị cấp cao bị sa lầy trong các quyết định tác nghiệp. Sự ôm đồm của họ đã gạt bỏ các cấp quản trị thấp hơn ra khỏi quyết định và như vậy làm giảm sự quan tâm, tính tích cực và khả năng sáng tạo của họ. + Nhân viên sẽ ít có động lực làm việc cho tổ chức vì họ không có cơ hội để chia sẻ ý tưởng của họ về việc làm thế nào để cải thiện tổ chức.  Các chủ doanh nghiệp nên cẩn thận xem xét loại hình cơ cấu tổ chức để sử dụng trong công ty của họ. Các tổ chức nhỏ thường được hưởng lợi từ cấu trúc tổ chức tập trung bởi vì chủ sở hữu thường đi đầu trong hoạt động kinh doanh, tập trung quyền lực giúp người quản trị có thể giám sát và kiểm soát chặt chẽ cấp dưới, các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng. Tổ chức lớn hơn thường đòi hỏi một cấu trúc phân cấp nhiều hơn kể từ khi công ty đó có thể có một vài ban hoặc phòng ban. Các chủ doanh nghiệp có thể cần phải xem xét thay đổi cơ cấu tổ chức tùy thuộc vào sự tăng trưởng và mở rộng hoạt động kinh doanh. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị 2.2. Các vấn đề về phân quyền 2.2.1. Khái niệm Phân quyền (decentralization) là xu hướng phân tán quyền quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân tán quyền lực đòi hỏi các nhà quản trị phải quyết định khi nào và quyền gì sẽ được uỷ quyền cho cấp dưới, lựa chọn và huấn luyện người được uỷ quyền, thiết lập quy chế kiểm tra thích hợp. Nó là một quá trình mà theo đó trách nhiệm cụ thể được giao cho cấp dưới và được kiểm tra, giám sát bởi cấp quản trị cao hơn. 2.2.2. Đặc điểm của phân quyền Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi công việc quản trị. Đây được xem là cơ cấu tổ chức quản trị hiện đại. Tổ chức phân cấp dựa vào một môi trường đồng đội ở các cấp độ khác nhau trong kinh doanh, là một hệ thống trong đó mỗi quản trị viên có quyền tự chủ về quyết định kinh doanh và hoạt động kinh doanh với các cấp khác. Họ có thể giao quyền hành, trao bớt trách nhiệm và công việc cho người khác mà vẫn còn trách nhiệm về những công việc đã san sẻ. Phân quyền làm cho quyết định mau lẹ hơn ở các cấp. Nhờ có phân quyền mà các quản trị viên cao cấp có nhiều thì giờ nghiên cứu kế hoạch, mục đích hay chính sách của tổ chức. Phân quyền kích thích và động viên tinh thần nhân viên khiến công tác của họ mang lại nhiều hiệu qủa hơn. Điều quan trọng hơn cả là các quản trị viên sẽ ứng phó với những thay đổi của môi trường nhanh chóng hơn. Trong nguyên tắc phân quyền, yếu tố chính để thành công và nhịp nhàng tiến lui trong mọi công tác là sự phối hợp chặt chẽ (coordination) giữa các khâu việc, ban ngành, và nhân sự các cấp. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị Dencentralization - Ưu điểm: + Tránh được sự chuyên quyền, độc tài trong thực hiện quyền lực, quyền hạn. + Đưa tổ chức lên một bước mới trong quản lý. + Phân phối gánh nặng điều hành: thiết lập cơ cấu tổ chức phân cấp tạo cơ hội để nhà quản trị chia sẻ gánh nặng của mình với người khác ở mức độ thấp hơn trong quá trình ra quyết định và quan trọng hơn là cần sự quan tâm của mình. Tạo ra bầu không khí thân mật và hiểu nhau nhiều hơn, phát triển tinh thần đồng đội của những người đang làm việc cho tổ chức. + Tiết kiệm thời gian: nếu như ở tập quyền thì mọi quyết định đều do câp quản trị cao nhất quyết định thì ở đây, khi mà quyền quyết định đã được phân tán cho các cấp quản trị thấp hơn thì việc quyết định những công việc thuộc thẩm quyền của các cấp quản trị chức năng sẽ nhanh hơn, giảm bớt sự ôm đồm công việc của cấp quản trị cấp cao. + Giúp nhân viên phát triển khả năng quyết định, nắm vững thời cơ và nhất là giúp họ sẵn sàng cho những công tác lớn hơn hay chức vụ cao hơn. + Tạo bầu khí tranh đua lành mạnh để thăng tiến tay nghề. + Một trong những phương pháp động viên nhân viên rất hữu hiệu là cho họ nhận ra vai trò quan trọng của chính mình trong đội ngũ. + Hiệu quả lớn hơn: khi quyền quyết định được trao cho các cấp quản trị thấp hơn cũng đồng nghĩa với việc họ phải có trách nhiệm hơn với những quyết định của mình được đưa ra, quan tâm, thận trọng và tiếp cận nhiệt tình với công việc để đảm bảo hiệu quả đầu ra. + Nhanh chóng quyết định hơn. - Nhược điểm: + Dễ dẫn tới sự tranh chấp, kìm hãm lẫn nhau. + Giảm sự đồng bộ, thống nhất và gắn kết giữa các bộ phận trong tổ chức. + Chi phí đào tạo nhân viên cao. + Đòi hỏi những hoạch định và báo cáo tinh vi và chuyên môn. + Việc phân chia quyền hành thường bị trở ngại do việc ngại ngùng ủy thác của những quản trị viên cao cấp, một phần họ không muốn mất quyền hành tuyệt đối, phần khác họ không muốn nhận trách nhiệm của công việc bị bế tắc, trở ngại, hay thất bại do nhân viên dưới quyền gây ra. 2.2.3. Ủy quyền 2.2.3.1. Khái niệm và phân loại Dù ở đâu, bất cứ tổ chức nào trong quản trị cũng cần phải có ủy quyền, bởi người lãnh đạo không ai có thể tự làm hết mọi việc. Nhưng ngược lại, giao phó hết quyền hạn Đề tài chức năng tổ chức của quản trị cho người khác thì nhà quản trị không còn quyền lực nữa. Như vậy, cần hiểu ủy quyền như thế nào cho đúng và làm gì đề ủy quyền có hiệu quả? Ủy quyền là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp cao cho nhà quản trị cấp dưới. Ủy quyền là hình thức hoạt động cụ thể của phân quyền. Trong ủy quyền người ta chia làm 2 loại là trao quyển và ủy thác công việc. - Trao quyền (authorization): là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn nhất định để họ tự ra quyết định thực hiện một số công việc và tự chịu trách nhiệm toàn bộ về quyết định của mình. - Ủy thác công việc (delegation): Ủy thác công việc là việc cấp trên ủy nhiệm cho cấp dưới ra quyết định thực thi một sốcông việc nhưng cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về quyết định của cấp dưới được ủy thác. 2.2.3.2. Nguyên tắc ủy quyền Theo harhold Koontz: “ Vấn đề lớn nhất của việc phân quyền là sự mất khả năng kiểm tra. Chẳng có doanh nghiệp nào lại phân quyền đến mức để cho sự tồn tại của nó bị đe dọa và việc đạt tới các mục tiêu của nó thất bại” (trích Những vấn đề cốt yếu của quản lý). Hiện nay, không ít người hiều rằng, ủy quyền là sự phân quyền trong quản trị nên họ “khoán trắng” cho cấp dưới mà không kiểm tra, giám sát, điều chỉnh kịp thời dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp. Các công trình nghiện cứu đã chỉ ra rằng người quản lý bị thất bại do sự giao quyền quá dở nên muốn tổ chức hoạt động có hiệu quả thì người quản trị cần phải nghiên cứu kỹ năng ủy quyền. Quá trình uỷ quyền cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Đề tài chức năng tổ chức của quản trị - Thiết lập hệ thống kiểm soát hợp lý: khi ủy nhiệm cho cấp dưới làm việc gì cũng phải theo kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, nếu cần thiết thì phải thu hồi quyền hạn để giao lại cho người khác được tín nhiệm hơn. - Chỉ uỷ thác cho cấp dưới trực tiếp: người được ủy thác phải trực tiếp thực hiện công việc được giao. - Việc uỷ thác không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người uỷ quyền. - Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người uỷ thác và người được uỷ thác phải đảm bảo và gắn bó với nhau. Nguyên tắc này đòi hỏi phải có sự gắn chặt, đảm bảo tương xứng giữa quyền hạn, trách nhiệm và quyền lợi. Chỉ có quyền mà không có trách nhiệm thì dễ tạo cho con người ta làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc có thể lợi dụng quyền hạn được giao; ngược lại nếu chỉ có trách nhiệm mà không có quyền lợi thì cũng sẽ thiếu động lực thúc đẩy. - Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ thác phải xác định rõ ràng (Làm cái gì? Quyền hạn đến đâu) là biện pháp nhằm tránh lạm dụng quyền hạn và giúp cho người thụ ủy dễ thực hiện các công việc của mình, đồng thời khi nội dụng, giới hạn của nhiệm vụ ủy thác cho cấp dưới rõ ràng thì khả năng kiểm soát của cấp trên cũng tốt hơn. - Uỷ thác phải tự giác, không áp đặt: bởi một sự áp đặt ( bắt buộc, cưỡng ép) nào đó sẽ tạo ra tâm lý không thoải mái, khiến khó có thể làm tốt nhiệm vụ được giao. - Người được uỷ thác phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc. - Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy thác: nhằm tránh sự lạm dụng quyền hạn, vượt quá thẩm quyền được giao của người thụ ủy, đồng thời giúp cho người ủy thác nắm bắt tiến trình công việc được giao, nhanh chóng điều chỉnh khi gặp trở ngại. 2.2.3.3. Quy trình ủy quyền Việc uỷ quyền cần phải được tiến hành theo những bước cơ bản sau: - Rà soát lại công việc: nhà quản trị cấp cao nên dành thời gian để nhìn lại những công việc mình làm hàng ngày để dễ hình dung những công việc nào mình nên ủy thác. - Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và đặt ra kết quả cần đạt được. Việc giao quyền nhằm làm cho người khác có khả năng thực hiện được công việc. Do đó, Đề tài chức năng tổ chức của quản trị cần phải uỷ thác tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao. - Chọn người và giao nhiệm vụ: nhà quản trị nên điểm lại trong số nhân viên của mình ai có khả năng, năng lực để đảm nhiệm công việc mình muốn giao. - Giao một số quyền hạn và trác nhiệm đủ mạnh để đạt được mục tiêu (quyền tự do ra quyết định đạt mục tiêu…) - Cung cấp và duy trì nguồn lực hỗ trợ - Theo dõi tiến trình thực hiện của người được ủy quyền, nhằm phát hiện những trở ngại phát sinh để kịp thời điều chỉnh. - Đánh giá kết quả, khen thưởng nếu cấp dưới làm việc tốt để động viên tinh thần làm việc của nhân viên. 2.2.3.4. Nghệ thuật ủy quyền Bên cạnh việc tuân thủ những nguyên tắc thì nhà quản trị cũng cần phải quan tâm đến nghệ thuật ủy quyền. Hầu hết các thất bại trong việc sử dụng quyền hạn được giao là do không có nghệ thuật khi giao quyền cho cấp dưới của nhà quản lý. Mặc dù ủy quyền là hành động bình thường của nhà quản lý nhưng việc ủy quyền thô thiển hoặc không phù hợp chính là nguyên nhân căn bản dẫn đến sự thất bại trong ủy quyền. Vì thế, muốn cho việc ủy quyền có hiệu quả, nâng cao chất lượng giao quyền, đòi hỏi ở người quản trị phải có những nghệ thuật ủy quyền nhất định dưới đây: - Sự rộng rãi, phóng khoáng trong ủy quyền, làm cho người nhận ủy quyền chủ động suy nghĩ và nhận nhiệm vụ một cách thoải mái, như vậy sẽ phát huy khả năng tư duy, sáng tạo của cấp dưới. - Người ủy quyền phải sẵn sàng chia sẻ quyền hạn với người thụ ủy, sẵn sàng chia sẻ những khó khăn thất bại với họ, không nên áp đặt quyền lực với họ sẽ làm cho họ làm việc không thoải mái và thiếu tâm huyết. Hãy là chỗ dựa tinh thần và vật chất để họ có đủ điều kiện thực hiện tốt công việc được giao. - Ủy quyền phải thể hiện sự tin cậy cấp dưới nhưng không vì thế mà buông lỏng sự kiểm tra-kiểm soát trong quá trình ủy quyền. - Một nhà quản lý giỏi không thể giao quyền hành của mình cho cấp dưới mà không kiểm tra. Mục đích của việc kiểm tra là nhằm đảm bảo việc quyền hạn được giao đang được sử dụng đúng hướng, đúng mục đích và có hiệu quả. Tuy nhiên,thiết lập hệ thống kiểm tra phù hợp là một nghệ thuật. Các mục tiêu, tiêu chuẩn, kế hoạch kiểm tra phải được thông tin cho cấp dưới từ trước. - Đánh giá, đưa ra nhận xét phản hồi và hổ trợ cho nhân viên thông qua những sai lẩm của họ để họ rút kinh nghiệm cho những lần giao việc sau. - Thừa nhận thành quả công việc, năng lực của người được ủy quyền, như vậy sẽ là sự động viên, khuyến khích, tạo động lực thúc đẩy họ làm việc hiệu quả hơn. Đề tài chức năng tổ chức của quản trị  Phân quyền là công cụ quản trị hữu hiệu mà đòi hỏi nhà quản trị phải biết sử dụng. Phân quyền cho phép nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian hơn đề làm các công việc quan trọng như phát triển chiến lược và các kế hoạch tổ chức, thay vào đó các nhà quản trị cấp thấp hơn giải quyết các công việc sự vụ hàng ngày vì cấp dưới thường gần các hoạt động tác nghiệp cụ thể hơn nhà quản trị cấp cao nên họ nắm bắt tình hình hoạt động tốt hơn. Bên cạnh đó, phân quyền còn đem lại lợi ích cho việc phát triển nhân viên, phát triển kỹ năng quản lý của quản trị cấp dưới, giúp cho hoạt động của các cá nhân giảm thứ tự cấp bậc trong tổ chức và thường đem lại quyết định hiệu quả hơn. Theo Harold Koontz “Cốt lõi của việc phân quyền có hiệu quả là sự cân bằng thích đáng giữa cái gì cần phải tập trung và cái gì cần phải phân tán ” (trích: Những vấn đề cốt yếu của quản lý) Việc xác định cần tập trung hay phân tán quyền lực chịu ảnh hưởng của những nhân tố chủ yếu sau: - Chi phí của các quyết định: nếu quyết định càng tạo ra nhiều chi phí cho tổ chức thì càng được tập trung vào các quản trị gia cấp cao và ngược lại. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xác định mức độ tập trung. - Sự thống nhất về chính trị, chính sách: các chính sách thống nhất cho phép so sánh tính hiệu quả của từng bộ phận của tổ chức và đó là cơ sở để quyết định uỷ quyền hay tập trung. - Nền văn hoá của công ty: yếu tố này có vai trò rất quan trọng đối với việc có nên tập trung quyền lực hay không. Trong những tổ chức có bầu không khí cởi mở, nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định có ảnh hưởng tới họ. - Sự sẵn sàng của các nhà quản trị. Đối với những tổ chức coi kinh nghiệm thực tế là cách huấn luyện tốt nhất để phát huy tiềm năng quản trị thì họ có thể sẵn sàng chấp nhận những lỗi lầm của các nhà quản trị. Do đó, cấp trên có thể sẵn sàng uỷ quyền và giao nhiệm vụ cho cấp dưới. - Cơ chế kiểm soát: chỉ có những doanh nghiệp có cơ chế kiểm soát hữu hiệu mới có thể áp dụng chính sách uỷ quyền rộng rãi và ngược lại. - Ảnh hưởng của môi trường, các yếu tố bên trong và bên ngoài đều có thể tác động đến mức độ tập trung của doanh nghiệp. 3. Giải quyết vấn đề: Từ những cơ sở lý luận trên ta ta rút ra kết luận trong hoàn cảnh, tình huống nào và điều kiện nào thì nhà quản trị tập quyền hoặc phân quyền trong tổ chức của mình. Thứ nhất, về môi trường hoạt động của tổ chức. Đối với những công ty có môi trường tổ chức ổn định, nhà quản trị cấp cao cần ổn định để củng cố quyền lực và khả năng ra quyết định ở phía trên sơ đồ tổ chức, họ có tầm nhìn cụ thể, mong muốn cho nó vẫn giữ nguyên bản chất với quan điểm của họ, khi đó những nhà quản trị này có xu [...]... trong môi này, nhà quản trị sẽ có xu hướng tổ chức phân quyền để phân phối gánh nặng cho các cấp quản trị thấp hơn Ví dụ: DNTN và các kiểu công ty gia đình thường tập quyền để tập trung quyền lực vào tay cấp quản trị cao nhất và tránh sự can thiệp của các cấp quản trị thấp hơn Cty TNHH và Cty cổ phần phần lớn được tổ chức phân cấp vì mô hình tổ chức của các công ty này thường phức tạp với nhiều tầng nấc... hết tất cả các hoạt động ở tất cả các nên cần được phân quyền để các cấp quản trị thấp hơn hổ trợ giám sát, điều hành các bộ phần nhỏ trong công ty Thứ hai, khả năng và kinh nghiệm ra quyết định của nhà quản trị cấp dưới Ở các tổ chức mà nhà quản trị cấp dưới có năng lực và kinh nghiệm trong việc ra quyết định thì sẽ có sự phân quyền Nếu ngược lại thì tổ chức đó có xu hướng tập quyền Rõ ràng, các nhà... tham gia vào việc ra quyết định của họ là rất thấp Nếu giao cho họ quyền ra quyết định sẽ làm họ hoang mang, không biết làm như thế nào để không bị khi n trách, như vậy sẽ mất nhiều thời gian và khi chưa sẵn sàng cho việc ra quyết định thì học cũng không thể hoàn thành công việc với kết quả như cấp trên mong muốn Trong trường hợp này, nhà quản trị cấp cao nên tập quyền và chỉ nên phân quyền khi nhân... ngại phân quyền khi nhân viên cấp dưới mình thiếu kinh nghiệm, họ có thể mắc lỗi dẫn đến hiệu quả công việc không như mong muốn, lỗi do quản trị cấp dưới mắc phải được xem là một dạng chi phí Chính vì vậy trong hoàn cảnh này, nhà quản trị cấp cao sẽ chọn cách tập trung quyền lực, tránh tốn thời gian để giải thích công việc hơn là tự họ làm, giảm bớt các chi phi không đáng có nếu giao quyền Mặt khác, khi. .. điều hành các công việc trong bộ phận của họ như trưởng phòng marketing, trưởng phòng nhân sự…) Thứ năm, tình hình thực tế công ty Đây cũng là một yếu tố rất quan trọng Nhà quản trị cần xác định rõ công ty mình đang ở hoàn cảnh nào để đưa ra cách tổ chức thích hợp Trường hợp công ty đang phát triển, có nhu cầu mở rộng quy mô theo lãnh thổ thì cách tổ chức hữu hiệu nhất là nên phân quyền bớt cho các cấp... không ổn định, gặp nhiều biến động, có nhiều mâu thuẫn xảy ra trong nội bộ, nếu phân quyền thì sẽ có sự chồng chéo các quyết định giữa các nhà quản trị chức năng, làm cho tình trạng công ty thêm tồi tệ Bởi thế, tập quyền giúp quyền lực cho cấp quản trị cao nhất được thống nhất, tránh được tình trạng bè phái trong công ty Khi quyền lực được củng cố, cấp quản trị cao nhất sẽ củng nhau đưa ra một nguồn quyết... triển và kinh doanh hằng năm hay quyết định tổ chức lại công ty… chỉ do cấp quản trị cao nhất là của công ty thông qua Còn đối với những quyết định ít quan trọng, không có tầm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động tổ chức của công ty thì quản trị gia nên phân chia quyền quyết định cho các cấp quản trị thấp hơn để phân phối gánh nặng công việc ( trao quyền cho các nhà quản trị chức năng có thể quyết định và điều. .. tâm đúng mực Điều này tạo nên một tâm lý hài lòng và an tâm của nhân viên để họ tiếp tục đóng góp cho tổ chức − Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực Tổ chức tạo ra sự thống nhất, sự hợp tác (bộ phận, cá nhân với nhau, giữa các nguồn lực, các mục tiêu) tạo nên tính trội của hệ thống Nhờ có công tác tổ chức mà các hoạt động của các bộ phận khác nhau không bị chồng chéo lên nhau, và xác định... trị có năng lực và hình thành nên bộ máy quản lý tốt Đây là điều kiện cần để các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc theo những kế hoạch mà các nhà quản trị đã hoạch định từ trước Nếu bộ máy quản trị không tốt, nếu người quản trị không có khả năng quản lý thì xét ở khía cạnh khách quan, họ không thể nào động viên, đốc thúc nhân viên làm việc tốt được Cơ chế vận hành và sự phối hợp giữa các phòng ban... cấp dưới có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định thì đó là căn cứ để cấp trên thừa nhận năng lực của họ và giao quyền cho họ Khi đó cấp trên đã tin tưởng vào khả năng của cấp dưới và sẵn sàng san sẻ một số công việc gắn liền quyền hạn và trách nhiệm của mình Thứ ba, mức độ sẵn lòng tham gia ra quyết định của nhà quản trị cấp dưới Với những nhân viên thụ động, ngại nêu ra ý kiến và chỉ muốn thực hiện . nghiệp nên nhóm chúng tôi đã nghiên cứu một số vấn đề về quá trình tổ chức sau đây. VẤN ĐỀ 2: CÁC TÌNH HUỐNG, HOÀN CẢNH VÀ ĐIỀU KIỆN KHI NÀO NÊN TẬP QUYỀN (CENTRALIZATION) VÀ KHI NÀO NÊN PHÂN QUYỀN. lợi thế và bất lợi nhất định cho doanh nghiệp. Nên vấn đề đặt ra ở đây là trong hoàn cảnh, điều kiện nào thì nhà quản trị nên tập quyền và khi nào thì nên phân quyền để việc sử dụng quyền hạn. đề: Từ những cơ sở lý luận trên ta ta rút ra kết luận trong hoàn cảnh, tình huống nào và điều kiện nào thì nhà quản trị tập quyền hoặc phân quyền trong tổ chức của mình. Thứ nhất, về môi trường hoạt