Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 16 Có 2 trờng hợp xảy ra: TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải đợc tiến hành tuần tự qua 3 bớc: - Bớc 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộ máy quản lý tổng quát và xác định những đặc trng cơ bản nhất của cơ cấu này. Kết quả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức: +Xây dựng các phân hệ chức năng. +Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý +Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận - Bớc 2: +Xác định các thành phần kinh tế. +Các bộ phận của cơ cấu tổ chức. +Lập mối quan hệ giữa các bộ phận. Nội dung cơ bản của bớc này đợc thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến - chức năng và chơng trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. - Bớc 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số lợng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cáu tổ chức quản lý. Từ đó xây dựng điều lệ, quy tắc làm việc nhằm đảm bảo cơ chế tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao. Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 17 TH2: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động: Phải nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt đoọng của nó theo những căn cứ nhất định. Nội dung gồm : - Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy. - Phân tích khối lợng công tác thực tế của mõi bộ phận, mỗi ngời , từ đó phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lợng công việc. - Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang dọc trong cơ cấu. - Phân tích tình hình tăng, giảm số lợng và tỷ lệ cán bộ nhân viên gián tiếp so với công nhân trực tiếp sản xuất. 2. Tổ chức lao động quản lý. Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đờng lối chính sách chế độ của Đảng và nhà nớc, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý. Đội ngũ những ngời lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải: 2.1. Lựa chọn cán bộ quản lý: Đây là công việc nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý doanh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp có một bộ máy tổ chức riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải phù hợp với trình độ của ngời quản lý, đồng thời phải thích hợp đối với cơ cấu tạo điiêù kiện cho ngời quản lý phát huy đợc tính tự chủ, tính năng động, đồng thời tạo điiêù kiện thuận lợi cho bộ máy hoạt động linh hoạt có hiệu quả. Để đảm bảo cho việc lựa chọn cán bộ quản lý, doanh nghiệp cần phải xây dựng chức danh và tiêu chuẩn cán bộ giúp cho việc quản lý và lựa chọn cán bộ đợc thuận lợi. 2.2. Tuyển dụng. Nhân lực đợc coi là yếu tố đầu vào của quả trình sản xuất kinh doanh. Nó là yếu tố không thể thiếu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Để việc tuyển dụng đảm bảo tính hiệu quả thì phải tuyển đúng ngời vào công việc phù hợp với khả năng của ngời lao động. 2.3. Công tác Ngày nay với sự phát triển nh vũ bão của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật cho nên để doanh nghiệp không bị tụt hậu thì phải áp dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào sản xuất cũng nh quản lý. Để làm đợc việc đó thì cán bộ quản lý phải là ngời hiểu biết về chuyên môn và ứng dụng kịp thời sự thay đổi của khoa học kỹ thuật vào quản lý. Do vậy, cán bộ quản lý phải đợc đào tạo và đào tạo laị một cách thờng xuyên. Để công tác đào tạo có hiệu quả phải chú ý đến việc phân loại cán bộ quản lý để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo tránh tình trạng đào tạo tràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả. Bên cạnh đó các doanh nghiệp phải xác định phơng pháp đào tạo: Ngắn hạn, dài hạn, đào tạo tại chỗ hay gửi đi học nhằm phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ là công tác quan trọng ở các doanh nghiệp cho các thành viên trong bộ máy quản lý. Đay không chỉ là công việc chung cảu doanh nghiệp mà tự bản thân mỗi cán bộ quản lý phải thấy rõ đợc sự cần thiết và không ngừng nâng cao trình độ, tự học hỏi và nỗ lực vơn lên. Muốn làm đợc việc Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 18 đó thì doanh nghiệp phải kích lệ bằng việc tăng lơng, tiền thởng, thăng chức cho những ngời có trình độ và làm việc có hiệu quả. Làm đợc nh vậy doanh nghiệp sẽ hoạt động tốt hơn. III.Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nhìn lại chặng đờng đổi mới của nớc ta suốt từ năm 1986, cho dù chúng ta gặp không ít những khó khăn nhng chúng ta đã đạt đợc những thành tựu kinh tế đáng kể. Nền kinh tế đã từng bớc khắc phục đợc tình trạng suy thoái, lạm phát đợc đẩy lùi và kiềm chế ở mức một con số, đời sống của nhân dân đợc cải thiện. Có đợc kết quả đó, trớc hết là do đờng lối đúng đắn của Đảng, sự lỗ lực cảu mọi thành phần kinh tế, sự cố gắng vơn lên không ngừng của các doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện hội nhập, nếu mỗi doanh nghiệp không biết tự hoàn thiện và tự đổi mới mịnh để đạt mục tiêu hiệu quả thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại. Trong đó ta không thể không nói đến những thành công trong việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải đợc thông suốt đồng bộ, thống nhất thì vấn đề quan tâm trớc hết là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bởi bộ máy quản lý doanh nghiệp là nơ-i đề ra những chủ trơng, chiến lợc, sách lợc và các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Vì thế một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Ngợc lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp mà cứng nhắc, không phù hợp thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém. Nh vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt. Nếu thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý. Theo điều tra mới đây, giới có thẩm quyền trong lĩnh vực kinh doanh rút ra kết luận: khoảng 75% - 80% các vấn đề khó khăn phức tạp trong công tác quản lý phải giải quyết bắt nguồn từ những nhợc điểm của công tác tổ chức bộ máy quản lý và những phí phạm đáng lo ngại, nhất là những phí phạm về tinh thần và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức do ngời ta coi thờng những quy luật của tổ chức. Thực tế phát triển của đất nớc trong những năm gần đay khi chuyển đổi cơ chế quản lý có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn phát đạt. Đó có thể kể đến công ty cao su Sao Vàng, công ty giầy Thợng Đìnhnguyên do của sự thành công đó có nhiều nh việc mạnh dạn áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào sản xuất và quản lý nhằm tạo ra những sản phẩm mới chất lợng tốttrong đó đặc biệt là do doanh nghiệp đã có những chuyển biến trong công tác quản lý, trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nhng bên cạng đó cũng có nhiều doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả, còn duy trì lối quản lý theo phơpng thức cũ. Do vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải nhanh chõng chuyển biến trớc cơn lốc hội nhập nhằm phát huy những u thế của doanh nghiệp Việt Nam trên trờng quốc tế. Muốn làm đợc việc đó, trong thời gian tới các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ và vững Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 19 mạnh hơn. Tuy bớc đổi mới và hoàn thiện này đang là vấn đề đợc đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam nhng nó phải đợc thực hiện thận trọng theo hỡng vừa làm vừa rát kinh nghiệm để công tác quản lý có tính khả thi cao nhất. * Phơng hớng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: - Bố trí, sắp xếp lại bộ máy. Trong nền kinh tế thị trờng, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn đợc hoàn thiện theo hớng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa số lợng, số khâu quản lý ít nhất, gọn nhẹ nhất, hiệu quả nhất. Bố trí cán bộ nhân viên quản lý hợp lý về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đảm bảo bộ máy quản lý tinh giản, có hiệu lực. - Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý. Việc làm này dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nớc đồng thời kết hợp với chủ trơng, phơng pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý. Lênin đã từng nói, tiêu chuẩn của ngời cán bộ quản lý phải là: những ngời thực sự có tài tổ chức, có óc sáng suốt, có bản lĩnh tháo vát trong thực tiễn, vừa trung thành với chủ nghĩa xã hội lại có trình độ và năng lực tổ chức quản lý có t cách đạo đức tốt. - Bồi dỡng nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp. Con ngời là nhân tố quyết định sự phát triển cảu các doanh nghiệp. Cho nên đào tạo cấn bộ quản lý là một hoạt đọng nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng nh thực tiễn, tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận các chức vụ quản lý doanh nghiệp. Chính vì ý nghĩa quan trọng của nhân tố con ngời trong sự phát triển chung của đất nớc, mà tại các đậi hồi Đảng, Đảng ta luôn nhấn mạnh việc phát triển nhân tố con ngời và tại đại hội Đảng 9, Đảng ta lại một lần nữa khẳng định mục tiêu của chúng ta: Nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực và bồi dỡng nhân tài. - Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nớc. Cổ phần hoádoanh nghiệp Nhà nớc là một biện pháp chuyền doanh nghiệp từ sở hữu Nhà nớc sang hình thức sở hữu nhiều thành phần, trong đó tồn tại một phần sở hữu Nhà nớc. Đây có thể đợc côi là một giải pháp quan trọng góp phần củng cố, phát triển và nâng cao hiệu quả của kinh tế quốc doanh. Theo nghị quyết của Đại hội Đảng 9 đến năm 2005 chúng ta sẽ hoàn thành việc cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nớc. Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 20 Phần II Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Minh Trí. I/ Vài nét về Công ty TNHH Minh Trí. - Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Trí - Tên giao dịch quốc tế: Minh Tri Company Limited - Trụ sở giao dịch: Lĩnh Nam Thanh Trì - Hà Nội. - Điện thoại: 048622802 - Fax: 8623602. Công ty Minh Trí là doanh nghiệp t nhân bắt đầu đi vào sản xuất năm 1995. Công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc bằng vải dệt kim. Sản phẩm của Công ty đã có mặt ở các thị trờng lớn trên thế giới nh:EU, Canada, Đức, Tiệp, Đài Loan, Nhật Bảnđặc biệt là thị trờng Mỹ. Mặt hàng chính của Công ty là các sản phẩm bằng vải dệt kim: áo T- shirt, Polo-shirt, áo khoác ngoài bằng vải Polar Fleece, vải Shepra Knit, bộ thể thao bằng vải French Terry, vải Tricot Hiện nay, Công ty có hai cơ sở sản xuất với diện tích lớn hơn 7000m 2 , hệ thống trang thiết bị máy may thêu hiện đại. Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến thời điểm tháng 8-2002 khoảng 750 ngời. Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn đổi mới, đầu t trang thiết bị may chuyên dụng hiện đại, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để luôn đạt mức tăng trởng và kim ngạch suất cao. Công ty đợc bằng khen của bộ thơng mại về thành tích xuất khẩu năm 1999, 2001. Trong 9 tháng đầu năm 2002, sản lợng xuất khẩu của Công ty đạt 769.000 sản phẩm, kim ngạch xuất khẩu đạt 3.121.000 USD, doanh thu đạt 7.580.523.000, mức lơng bình quân của cán bộ công nhân viên đạt 800.000đồng /ngời/tháng. Với đội ngũ cán bộ có năng lực, đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ kỹ thuật đợc đào tạo cơ bản với tinh thần trách nhiệm cao, hệ thống trang thiết bị máy may và máy thêu hiện đại Công ty luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu của thị trờng, đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. II/ Những nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Minh Trí. 1. Đặc điểm về nhiệm vụ sản xuất và tính chất sản phẩm. May mặc là một ngành nghề phát triển từ lâu ở Việt Nam và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân. Cong ty TNHH Minh Trí là một Công ty may mặc với nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc bằng vải dệt kim. Hiện nay trớc những nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trờng, Công ty không ngững nâng cao chất lợng sản phẩm và làm phong phú sản phẩm của mình trên thị trờng quốc tế. Những mặt hàng chính của Công ty: - áo T- shirt - áo Polo- shirt . 20 Phần II Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Minh Trí. I/ Vài nét về Công ty TNHH Minh Trí. - Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Trí - Tên giao dịch quốc t : Minh. tới các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ và vững Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh. và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Bất kỳ doanh nghiệp