Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 26 - Công tác phục vụ, vệ sinh công nghiệp. - Bảo vệ tuần tra canh gác. 2.2 Phòng kế toán- tài chính 2.2.1 Chức năng Phòng kế toán tài chính có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong công tác kế toán, tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đợc duy trì liên tục và có hiệu quả kinh tế cao. 2.2.2 Nhiệm vụ - Nhiệm vụ chung. + Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn của công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn, phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty +Kiểm tra tình hình thực hiện kết quả sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ và sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn , các nguồn kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tợng tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ quản lý kinh tế, kỷ luật tài chính của Nhà nớc. - Công tác tài chính +Lập và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nớc và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nớc quy định. + Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu t (nếu có). Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ, đúng chế độ Nhà nớc quy định. + Quản lý và tổ chức sử dụng đồng vốn đúng mục đích có hiệu quả. Bảo toàn và phát triển vốn của công ty, thực hiện tốt các chế độ tài chính của Nhà nớc - Công tác hạch toán kế toán + Thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống nhất. Mở sổ sách theo dõi, ghi chép tình hình cung ứng quản lý vật t hàng hóa của công ty bao gồm lợng và giá trị. +Hạch toán chi phí, nhập- xuất vật t đến các phân xởng sản xuất. Theo dõi việc mua sắm sử dụng tài sản trong công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản. 2.3.Phòng kế hoạch- kinh doanh-xuất nhập khẩu 2.3.1 Chức năng : Tham mu giúp việc cho giám đốc về các lĩnh vực: - Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty. - Công tác cung ứng vật t sản xuất và quản lý vật t, sản phẩm của công ty trong các kho do phòng quản lý. - Theo dõi và quản lý vật t, sản phẩm gia công ở các đơn vị khác. - Công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nớc, tiêu thụ các phế liệu. - Công tác nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phụ tùng,phục vụ sản xuất kinh doanh và phát triển công ty, đồng thời xuất khẩu sản phẩm của công ty ra nớc ngoài. 2.3.2 Nhiệm vụ Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 27 - Kế hoạch sản xuất: + Căn c vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết, giao dịch, nhận đơn hàng của khách hàng về số lợng, giá cả, thời gian giao nhận hàng. Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, kể cả sản phẩm mang gia công ngoài trình giám đốc duyệt. + Phân bổ kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất, điều hành phối hợp giữa các đơn vị trong công ty để thực hiện kế hoạch sản xuất đúng tiến độ. +Tổ chức việc nhập- xuất vật t sản phẩm cho các đơn vị trong và ngoài công ty khẩn trơng, chính xác. Thực hiện nghiêm chế độ cấp phát sổ sách, luân chuyển giao nhận chứng từ, chế độ kiểm kê báo cáo, chế độ quyết toán vật t. -Kinh doanh Xây dựng và tổ chức thiện kế hoạch mua sắm NVL phục vụ cho sản xuất đảm bảo đầy đủ, kịp thời NVL cho các đơn hàng . Các mặt hàng vệ cho công ty đảm bảo chất lợng, giá cả phù hợp. 2.4. Phòng kỹ thuật 2.4.1. Chức năng : tham mu cho giám đốc về các lĩnh vực: - Kỹ thuật may cơ khí - Lập kế hoạch mua NVL phục vụ sản xuất, kế hoạch mua sắm thiết bị, phụ tùng cần dùng cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất. - Định mức kinh tế kỹ thuật may, sử dụng NVL cho các đơn hàng ,định mức lao động và hao phí lao động. - Xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật chất lợng sản phẩm đảm bảo đúng chất lợng sản phẩm tho yêu cầu của khách. Kiểm tra chất lợng sản phẩm. - Điều khiển các đơn vị trong công ty trong mọi lĩnh vực kỹ thuật. 2.4.2 Nhiệm vụ - Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật, qui trình công nghệ cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất . Xây dựng định mức sử dụng NVL cho sản phẩm. - Nghiên cứu, thiết kế sản xuất thử các phẩm mới hoặc may mới - Giám sát theo dõi các phân xởng sản xuất thực hiện đầy đủ, chính xác thiết kế công nghệ đã ban hành - Hớng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giúp các phân xởng sản xuất phát hiện và khắc phục kịp thời các biến động lớn về chấtlợng đmr bảo mặt hàng sản xuất ra luôn đạt các yêu cầu,tiêu chuản đã định. Triển khai theo dõi thực hiện thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu. - Hớng dẫn, theo dõi , đôn đốc và kiểm ttrạíup các phân xởng lập và thực hiện kế hoạch lịch trình tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dung bảo trì đã đợc Giám đốc phê duyệt. - Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân lành nghề. Tham gia đào tạo tay nghề công nhân. - Tổ chức kiểm soát xây dựng ban hành các định mức sử dụng vật t nguyên liệu. - Tổng kết đánh giá thực hiện công tác kỹ thuật hàng năm, xây dựng phơng hpngs chiến lợc năm sau và lâu dài của công ty. Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 28 2.5. Bộ phận quản lý đơn hàng 2.5. 1. Chức năng Cán bộ nghiệp vụ làm công việc này là ngời giúp việc cho Giám đốc trong vấn đề lập kế hoạch điều hành sản xuất . 2.5.2. Nhiệm vụ - Triển khai đơn hàng + Nhận và biên tập tài liệu + Làm hớng dẫn sản xuất cho phòng kỹ thuật. + Làm định mức NVL. + Đặt mua các loại NVL cần thiết cho đơn hàng. + Làm kế hoahj sản xuất chi tiết . + Làm bảng màu vải. + Làm bảng hớngdẫn NVL. + Hớngdẫn là, bao gói đóng thùng. Theo dõi đơn hàng + Theo dõi vật t + Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng. + Giao dịch với các khách hàng về các vấn đề. 3. Mối quan hệ công tác Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ta thấy rằng mối quan hệ công tác trong công ty là mối quan hệ theo chiều dọc, chiề ngang. Liên hệ giữa cấp trên và cấp dới có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mu cho lãnh đạo tuyến trên trong phạm vi chức năng và chuyên môn của mình. Mối quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh ttrong công ty là hệ thống quản lý theo tuyến. Mối quan hệ trong hệ thống là mối quan hệ theo chiều dọc. Các cán bộ quản lý và điều hành theo chiều dọc từ trên xuống dới tới ccác phòng ban và các phân xởng sản xuất. Nói cách khác, cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý kinh doanh thuộc bộ phận mình. Qua sơ đồ ta thấy, dứng đầu công ty lầ Giám đốc, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của công ty. Giúp việc cho Giám đốc gồm 3 P. Giám đốc. Họ phải thực thi quyết định của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớcnhững công việc ở trên đa xuống. Tổ chức của công ty bao gồm 5 phòng chức năng và 5 phân xởng. Các phòng ban và phân xởng sản xuất với chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắm bắt thông tin trong khối mình phụ trách của các P. Giám đốc nhanh chóng, chính xác và kịp thời trình lên Giám đốc khi có yêu cầu. Đứng đầu các phòng ban là các cán bộ trởng phòng có nhiệm vụ điều hanh mọi hoạt động của phòng ban mình phụ trách. Quan hệ chiều ngang Toàn bộ hệ thốnh đợc chia ra thành nhiều chức năng. Công ty căn cứ vào chức năng này để phân công lao động. Việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn kỹ thuật của lao động quản lý. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty ta thấy, Công ty có 5 phòng ban chức năng. Các phòng ban này vừa phải đảm nhiệm hoạt động tốt các nhiệm vụ Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 29 trong phòng ban của mình vừa phối hợp với các phòng ban khác nhằm tạo ra sự nhịp nhàng trong hoạt động quản lý và việc xử lý các thông tin trong sản xuất kinh doanh . Nh vậy, đẻ thực hiện tốt sự cộng tác này, đòi hỏi công ty phải có nội qui, qui chế rõ ràng, xem xet và phân bổ chính xác chức năng nhiệm vụ của từng phòng sao cco chúng không bị chồng chéo lên nhau. Mặt khác, phải qui định mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Đặc biệt là những công việc mà các phòng ban phải s dụng kết quả của nhau.Phải đợc qui định thời gian chuyển giao hoặc thônng báo số liệu và kết quả có liên quan. 4.Tổ chức lực lợng lao động quản lý ở công ty Lao động là tài sản quý giá nhất ở mỗi doanh nghiệp , là nguồn lực quan trọng nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế-xã hội nói chung. Chất lợng lao động, số lợng lao động cũng nh việc bố trí hợp lý lao động trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hơn nữa nó là chỉ tiêu để đáng giá trình độ, năng lực của bộ máy quản lý công ty. Trên quan điểm lao động là nguồn sáng tạo ra mọi của cải vật chất cho xã hội. Hiệu quả sử dụng lao động sẽ tác động rất lớn vào khối lợng sản xuất vật chất. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần phải tăng cờng quản lý lao động. Trong điều kiện hiện nay, lao động là lao động hiệp tác ở trình độ cao và trên một phạm vi rộng lớn. Xét riêng trong một doanh nghiệp lao động ấy phải đợc hiệp tác chặt chẽ trong từng tổ sản xuất, từng phân xởng và trong từng doanh nghiệp. 4.1 Phân tích số lợng lao động quản lý trong công ty Qua những con số thống kê về số lợng lao động quản lý trong công ty ta thấy: số lợng lao động quản lý đợc điều chỉnh ngày càng gọn nhẹ. Cụ thể năm 2002 số lao động quản lý giảm gần 4% so với năm 2001, năm 2003 giảm xấp xỉ 2% so với năm 2002 và quý I năm 2004 giảm 1,1% so với năm 2003. Mặc dù vậy do đặc điểm sản xuất ngành may không đòi hỏi phải có nhiều ngời quản lý. Vì vậy công ty phải có biện pháp nhằm tinh giản bộ máy quản lý để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình hơn. 4.2 Đáng giá về chất lợng lao động quản lý Quản lý lao động là quản lý một nhân tố cơ bản nhất, quyết định nhất của lực lợng sản xuất. Trong điều kiện cách mạng khoa học và kỹ thuật hiện nay, nhiều nhân tố khác của sản xuất đã có sự thay đổi, nhng nếu thiếu một đội ngũ lao động có trình độ, có tổ chức thì cũng không thể phát huy hết đợc tác dụng của các nhân tố khác. Vì vậy, khi đánh giá về chất lợng lao động quản lý thì một trong những tiêu chuyển là chuyên môn nghiệp vụ và trình độ học vấn của lao động quản lý. Xét về phơng diện này thì hầu hết các lao động quản lý của công ty đều có trình độ trên trung cấp, đã đợc bồi dỡng về quản lý kinh tế, hành chính. Bên cạnh đó thì việc sắp xếp và sử dụng lao động đúng tiêu chuẩn và mục đích tăng cờng mối quan hệ hợp tác giữa các cán bộ quản lý sẽ là một chỉ tiêu đánh giá chất lợng quản lý. Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 30 III.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Minh Trí. 1. Phơng hớng phát triển sản xuất kinh doanh Trong cơ chế của nền kinh tế mở ở nớc ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất kinh doanh thì không những phải xây dựng chiến lợc kinh doanh phù hợp, nghiên cứu kỹ các vấn đề công nghệ, các chiến lợc quảng cáo, bán hàng mà còn phải xây dựng cho đựơc một bộ máy quản lý hợp lý, luôn hoàn thiện để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc định ra các phơng hớng phát triển cho công ty là rất quan trọng. Phơng hớng phát triển sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp : - Tăng kết quả sản xuất kinh doanh - Giảm chi phí sản xuất kinh doanh - Đảm bảo thu nhập cao nhất cho ngời lao động. - Thoả mãn tối đa nhu cầu thị trờng. 2. Quan điểm hoàn thiện Nền sản xuất lớn TBCN và XHCN ra đời đã làm thay đổi cơ bản nền tảng vật chất kỹ thuật của xã hội đồng thời làm thay đổi vai trò chức năng và trình độ văn hoá, khao học kỹ thuật của con ngời. Biểu hiện chủ yếu của sự thay đổi đó là sự thay đổi về cơ cấu quản lý, phơng thức quản lý và ngày càng hoàn thiện hơn bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nớc ta là một nớc đi lên XHCN từ một nền sản xuất nhỏ nên việc mở rộng quy mô sản xuất nhằm đạt mục tiêu tăng trởng kinh tế đang là nhiệm vụ cấp thiết . Muốn vậy, chúng ta phải nghiên cứu và đa những thành tựu của khoa học quản lý và hoàn thiện bộ máy quản lý. Đồng chí Lê Duẩn trong quyển Mấy vấn đề về tổ chức và cán bộ trong XHCN đã viết: Chúng ta có hai phơng thức tổ chức: thủ công nghiệp hay đại công nghiệp. Nếu đa những quan niệm và phơng pháp của sản xuất nhỏ vốn quen thuộc với chúng ta từ bao đời nay và hoạt động tổ chức quản lý thì cũng không thể có đợc CNXH, CNXH thật sự với một nền sản xuất lớn, cơ giới hóa. Nh vậy, quan điểm hoàn thiện bộ máy quản lý: - Tổ chức bộ máy quản lý đủ về số lợng, mạnh về chất lợng. - Bố trí hợp lý, cân đối. - Hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng. - Hoàn thành tốt mục tiêu doanh nghiệp đề ra . 3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Từ những phơng hớng và nhiệm vụ quản lý nh trên cùng với thực trạng của cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Trong thời gian thực tế tại công ty Minh Trí tôi thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn đợc ban lãnh đạo quan tâm. Tuy vậy, bộ máy quản lý của công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải giải quyết nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh . 3.1 Sắp xếp bố trí lại các phòng ban chức năng Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty đợc sắp xếp khá gọn nhẹ tuy nhiên phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty kiêm quá nhiều chức năng. Do vậy, việc cần thiết phải giảm gánh nặng cho bộ phận này, qua đó sẽ tăng . nhiệm vụ quản lý nh trên cùng với thực trạng của cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Trong thời gian thực tế tại công ty Minh Trí tôi thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn. học quản lý và hoàn thiện bộ máy quản lý. Đồng chí Lê Duẩn trong quyển Mấy vấn đề về tổ chức và cán bộ trong XHCN đã viết: Chúng ta có hai phơng thức tổ chức: thủ công nghiệp hay đại công nghiệp. . hoạt động tổ chức quản lý thì cũng không thể có đợc CNXH, CNXH thật sự với một nền sản xuất lớn, cơ giới hóa. Nh vậy, quan điểm hoàn thiện bộ máy quản l : - Tổ chức bộ máy quản lý đủ về số