2. Nhiệm vụ của các bộ phận: Do Chi Nhánh là đơn vị trực thuộc Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà nằm trong khu vực công nghiệp Biên Hoà I, thành phố Biên Hoà, tỉnh Đồng Nai nên cơ cấu tổ chức của Chi Nhánh chỉ là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công Ty cổ Trưởng chi nhánh B ộ ph ận k ế to án B ộ ph ận th ị tr ư ờng Thủ quỹ Kế toán ĐDMV tại Đà Nẵng ĐDMV tại Quảng Nam ĐDMV tại Quảng Ngãi ĐDMV tại Huế ĐDMV tại Quảng Trị ĐDMV tại Quảng Bình ĐDMV tại Nghê An ĐDMV tại Hà Tĩnh Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị Thủ kho Ghi chú : - ĐDMV : đại diện mại vụ - : quan hệ tham mưu - : quan hệ trực tuyến Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com phần Đường Biên Hoà. Mặt dù chỉ là Chi Nhánh nhưng cũng phải có đầy đủ những bộ phận cần thiết để mà lãnh đạo, điều hành Chi Nhánh hiệu quả. Chi Nhánh bao gồm : trưởng Chi Nhánh, bộ phận kế toán, bộ phận thị trường, các bộ phận liên quan như: bộ phận kho… 2.1. Trưởng Chi Nhánh : Trưởng Chi Nhánh là người đại diện cho Chi Nhánh tại khu vực miền Trung, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng kinh doanh thông qua báo cáo hàng tuần về tình hình tiêu thụ sản phẩm tại khu vực thị trường quản lý. Trưởng Chi Nhánh là người do Công Ty quyết định tuyển chọn, có nhiệm vụ lãnh đạo chỉ huy các hoạt động tiêu thụ, phân phối sản phẩm của Công Ty cho các tỉnh Miền Trung. Hàng tuần, trưởng Chi Nhánh có trách nhiệm báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm và những vấn đề liên quan đến quá trình phân phối sản phẩm cho phòng kinh doanh của Công Ty. Trưởng Chi Nhánh cần có những kể hạch để tìm kiếm, mở rộng thị trường, phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng. Mọi hoạt động của Chi Nhánh phải thông qua trưởng Chi Nhánh. Chính vì vậy trưởng Chi Nhánh có vai trò quan trọng trong Chi Nhánh. 2.2. Kế toán: Thực hiện công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, kiểm kê, báo cáo tình hình nhập xuất tại Chi Nhánh thông qua bộ phận kho của Chi Nhánh. Kế toán chịu trách nhiệm với công việc thực hiện và các số liệu báo cáo. Ngoài ra kế toán cần phải: - Lập hoá đơn bán hàng tại Chi Nhánh. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Cập nhật số liệu tiêu thụ sản phẩm vào máy tính. - Lập phiếu nhập kho sản phẩm, phiếu xuất kho sản phẩm cho các cửa hàng trực thuộc Chi Nhánh. - Theo dõi công nợ khách hàng, có kế hạch thu hồi nợ, báo cáo cho trưởng Chi Nhánh những trường hợp nợ khó đòi. - Nhập toàn bộ các chứng từ, văn bản gởi đến, trình ký văn bản cho trưởng Chi Nhánh. - Theo dõi, ghi nhận những ý kiến khiếu nại của khách hàng, báo cáo cho trưởng Chi Nhánh để có hướng giải quyết, có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ khiếu nại của khách hàng. - Theo dõi tình hình lao động của cán bộ công nhân viên toàn Chi Nhánh. - Định kỳ lập báo cáo, cung cấp kịp thời theo yêu cầu của các phong ban Công Ty hoặc đại diện mại vụ liên quan. 2.3. Thủ quỹ: - Kiểm tra chứng từ: xem chứng từ có đúng hay không, chứng từ có con dấu hay không. - Thực hiện các chức năng thu tiền, chi tiền: thu hộ Công Ty số tiền thanh toán của những khách hàng mua sản phẩm được hưởng ưu đãi và có nhu cầu trả tiền tại Chi Nhánh. Thu tiền qua thông báo nhờ thu của bộ phận theo dõi công nợ phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm thu và giữ tiền bán hàng, các hoạt động kinh doanh khác, thu tiền các cửa hàng trực thuộc, nộp tiền theo định kỳ. Thủ quỹ chi tiền qua các phiếu chi có chữ ký của trưởng Chi Nhánh và có chứng từ kèm theo. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Nộp tiền qua các phiếu uỷ nhiệm chi có xác nhận của trưởng Chi Nhánh, nộp tiền theo quy định của Công Ty hoặc ngân hàng, lập bảng kê chi tiết tiền mặt. Ngoài ra, thủ quỹ lập sổ theo dõi tình hình tiền mặt có trong ngân quỹ, báo cáo thường xuyên cho trưởng Chi Nhánh. Lập báo cáo thu chi ngân quỹ theo quy định của Công Ty, đảm bảo an toàn tuyệt đối sổ sách, thường xuyên đối chiếu với kế toán để kiểm soát sự tồn quỹ thực tế so với thu chi trên sổ sách. 2.4. Đại diện mại vụ: Là bộ phận chịu trách nhiệm thiết lập quan hệ với đại lý, khách hàng của đại lý: hỗ trợ tư vấn thúc đẩy địa lý trong việc xây dựng chính sách phân phối nhằm thúc đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm của Công Ty. Đại diện mại vụ có trách nhiệm quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên tiếp thị. Bên cạnh đó đại diện mại vụ phải thu nhập thông tin về thị trường sản phẩm, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh báo cáo về cho Công Ty, cấp trên để cho Công Tycó những chính sách phù hợp, giúp cho việc tiêu thụ sản phẩm ngày càng tốt hơn. Đại diện mại vụ có trách nhiệm báo cáo thường xuyên cho trưởng Chi Nhánh. 2.5. Tổ tiếp thị: Bao gồm các nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, là những người góp phần phân phối tiêu thụ sản phẩm cho Công Ty góp phần thực hiện mục tiêu của Chi Nhánh. Ngoài ra đội ngũ tiếp thị (Nhân viên bán hàng) cần phải có những cách thức bán hàng hợp lý để giữ vững và mở rộng thị trường cho Công Ty. Đội ngũ tiếp thị hay nhân viên bán hàng đều dưới sự chỉ đạo của các đại diện mại vụ tại các khu vực. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 2.6. Thủ kho: Thủ kho là người có trách nhiệm bảo quản, quản lý hàng hoá cho Chi Nhánh khi hàng hoá chuyển từ Công Ty nhập vào kho. Thủ kho chịu trách nhiệm xuất hàng hoá theo lệnh của Chi Nhánh, đồng thời báo cáo cho Chi Nhánh về tình hình xuất tồn nhập cho bộ phận kế toán của Chi Nhánh. Tóm lại, cơ cấu Chi Nhánh có thể nói là đơn giản hơn so với Công Ty, Chi Nhánh khác bởi vì Chi Nhánh chỉ là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công Ty. Hơn nữa Chi Nhánh chỉ thực hiện khâu tiêu thụ sản phẩm nên mục tiêu của Chi Nhánh là làm sao để sản phẩm của Công Tyđược tiêu thụ nhiều trên thị trường miền Trung. Chi Nhánh trực thuộc Công Ty nên hoạt động phụ thuộc vào hoạt động của Công Ty. Vì vậy, Chi Nhánh phải thực hiện báo cáo hàng tuần cho phòng ban liên quan của Công Ty(phòng kinh doanh). Để sản phẩm được tiêu thụ tốt, các bộ phận trong Chi Nhánh phải có quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ cùng phát triển để Chi Nhánh hoàn thành đúng mục tiêu, tìm kiếm và không ngừng mở rộng thị phần cho Công Ty. Như ta đã biết các sản phẩm: rượu, đường, mì ăn liền… đã có nhiều tổ chức cũng sản xuất các mặt hàng đó. Do vậy đối thủ cạnh tranh của Công Ty là vấn đề mà Công Ty, Chi Nhánh cần quan tâm và đó cũng là vấn đề hết sức khó khăn cho Công Ty cần giải quyết. Vì vậy kết hợp với phân phối sản phẩm Chi Nhánh phải kết hợp tìm hiểu đối thủ cạnh tranh tiến hành báo cáo cho Công Ty để Công Ty có chính sách khuyến mại, chính sách giá… hợp lý nhằm ổn định và nâng cao hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com B - PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BIÊN HOÀ. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay thì sự quản lý các doanh nghiệp là hết sức khó khăn, phức tạp. Trong lĩnh vực kinh doanh và quản trị doanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải hiểu biết, tổ chức phối hợp ra quyết định và kiểm soát mọi công việc trong doanh nghiệp. Đồng thời họ còn có trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo doanh nghiệp hạot động có hiệu quả cao nhất. Vì vậy là nhà quản trị cần phải hiểu rõ và phân tích đúng đắn tình hình sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: - Tình hình sử dụng tài chính: Thông qua tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh được tình hình kinh doanh lãi lỗ của doanh nghiệp, tình hình sử dụng các nguồn vốn, tài sản… - Hoạt động Marketing trong doanh nghiệp: là hoạt động thực hiện các chương trình về: giá cả, sản phẩm, khuyến mại, phân phối. Đây là hoạt động thể hiện tình hình phân phối sản phẩm của doanh nghiệp đến người tiêu dùng hay nói cách khác thông qua hoạt động này thể hiện được kênh phân phối sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu được cách thức thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. - Tình hình sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: là vấn đề mà các nhà quản trị cần quan tâm. Mỗi nhà lãnh đạo giỏi, thành công trên thương trường là người biết sử dụng khéo léo, hiệu quả các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực. Bởi vì người ta thường nói quản trị nhân sự vừa là khoa Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com học, vừa là nghệ thuật, trong đó nghệ thuật chiếm đến 70%, còn khoa học chiếm có 30%. Nhìn chung một doanh nghiệp muốn thành công thì phải biết sử dụng kết hợp các nguồn lực của doanh nghiệp lại với nhau, không nên chú trọng quá nhiều vào một nguồn lực nào cả. Bởi vì nguồn lực nào cũng quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. I. THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC CỦA CHI NHÁNH: 1. Mặt bằng kinh doanh: Chi Nhánh Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà tại Đà Nẵng nằm ở vị trí thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm tại khu vực miền Trung, vì Đà Nẵng là trung tâm thành lớn của miền Trung. Hơn nữa Chi Nhánh này nằm ở trong lòng thành phố nên mọi hoạt động thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm được tiến hành thuận lợi. Chi Nhánh đặt tại Đà Nẵng thuận lợi cho việc chuyên chở, vận chuyển hàng hoá đến các tỉnh miền Trung phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng. Tổng diện tích mặt bằng của Chi Nhánh là 500m 2 . Vì Chi Nhánh chỉ thực hiện khâu tiêu thụ hàng hoá tại các tỉnh thuộc khu vực miền Trung nên cơ sở vật chất chủ yếu là kho để chứa hàng, trụ sở làm việc (phòng trưng bày giới thiệu sản phẩm). Tình hình sử dụng mặt bằng tại Chi Nhánh được thể hiện như sau: Chỉ tiêu Đơn vị tính Diện tích Tỷ lệ % Tổng diện tích làm việc m 2 500 100 Diện tích kho m 2 300 60 Showroom m 2 200 40 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Các bộ phận trong Chi Nhánh làm việc tại lầu 2, còn lầu 1 dùng cho hoạt động kinh doanh. Vì Chi Nhánh không thực hiện khâu sản xuất mà chỉ thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm cho Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà, là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên hầu hết mặt bằng được sử dụng được sự quản lý của Công Ty tại Biên Hoà, Chi Nhánh chỉ có quyền sử dụng. Về tình hình kho bãi, vì diện tích kho chứa hàng còn nhỏ so với nhu cầu chứa hàng của Chi Nhánh nên Chi Nhánh đã thuê kho bãi tại 37 Điện Biên Phủ. Tuy kho bãi có cách xa so với Chi Nhánh nhưng cũng thuận lợi cho việc vận chuyển sản phẩm đến các nơi tiêu thụ. Hiện nay Chi Nhánh nên có chủ trương kiến nghị lên cấp trên về việc tổ chức lại kho bãi sao cho nằm gần Chi Nhánh hơn để thuận lợi hơn trong việc quản lý tiêu thu sản phẩm. 2. Lao động: Lao động là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và là yếu tố quyết định phần nào sự thành công của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn thành công thì doanh nghiệp phải biết sử dụng hợp lý nguồn nhân lực. Số lượng lao động của Chi Nhánh trong 2 năm 2006 – 2007: Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Trưởng Chi Nhánh 1 1 Kế toán 1 1 Thũ quỹ 1 1 Đại diện mại vụ 4 8 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Thủ kho 1 1 Tổ tiếp thị 25 30 Tổng cộng 37 42 * Nhận xét: qua 2 năm hoạt động ta thấy số lượng nhân viên tại Chi Nhánh này ngày càng tăng lên để đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng, tìm kiếm thị trường tại khu vực miền Trung. Do Chi Nhánh mới thành lập vào năm 2001 nên số lượng nhân viên vào lúc đầu còn hạn chế nên chỉ có 5 nhân viên chính thức làm việc tại Chi Nhánh do sự quản lý của Công Ty tại Biên Hoà và 21 nhân viên tiếp thị do Chi Nhánh quản lý nhưng sau này tăng lên đến 12 nhân viên chính thức và 30 nhân viên tiếp thị do Chi Nhánh quản lý. Nguồn nhân lực là vấn đề không thể thiếu cho tất cả các doanh nghiệp. Mọi hoạt động sản xuất diễn ra mà không có con người hỗ trợ thì không thể tiến hành được, lúc đó doanh nghiệp sẽ không tồn tại. Vì vậy nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Là Chi Nhánh tại một khu vực nhất định chỉ thực hiện khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm của Chi Nhánh nên số lượng nhân viên có hạn chế có thể là ít hơn so với các Công Ty hoạt động sản xuất khác. Hơn nữa Chi Nhánh là một bộ phận của Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà nên số lượng nhân viên như vậy cũng đủ để quản lý mọi hoạt động. Là Chi Nhánh thực hiện khâu tiêu thụ sản phẩm nên cần nhiều nhân viên chuyên , giỏi về nghiên cứu thị trường, phát triển thị trường…Có như vậy mới thúc đẩy Chi Nhánh phát triển, mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm, phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng. Với đội ngũ nhân viên gồm 12 người và đội ngũ tiếp Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com thị như hiện nay Chi Nhánh đã tổ chức quản lý hoạt động một cách có hiệu quả, tối đa lợi ích của khách hàng nhằm tối đa lợi nhuận cho Chi Nhánh, Công Ty. Tình hình nhân lực của Chi Nhánh từ khi mới thành lập thì chỉ có 5 nhân viên bao gồm: 1 trưởng Chi Nhánh, 1 thủ quỹ, 1 kế toán, 1 đại diện mại vụ tại Đà Nẵng, 1 thủ kho. Nhưng đến tháng 3/2002 có thêm các đại diện mại vụ tại các tỉnh: Hà Tỉnh, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Huế. Đến tháng 11/2002 có thêm đại diện mại vụ tại các tỉnh Quảng Ngãi, Quảng Nam. Hiện nay Chi Nhánh đã có 12 nhân viên như trước đây. Vì Chi Nhánh cũng mới thành lập nên số lượng nhân viên làm việc tại Chi Nhánh từ trước tới nay không thay đổi đáng kể. là đơn vị thực hiện tiêu thu sản phẩm tại Miền Trung nên số lượng nhân viên cần thiết cho tiêu thụ sản phẩm là rất cần thiết cho Chi Nhánh. Với đội ngũ nhân viên bán hàng, tiếp thị là 30 người dưới sự quản lý của Chi Nhánh, các đại diện mại vụ tại các khu vực đã đưa sản phẩm đến tận người tiêu dùng, làm cho sản phẩm của Công Ty ngày càng được nhiều người biết đến và tiêu dùng hơn trước. * Trình độ của các nhân viên trong Chi Nhánh: Đa số các nhân viên tốt nghiệp đại học, chỉ một số ít là tốt nghiệp trung cấp. Trình độ của các nhân viên đều đã tốt nghiệp đại học, nhưng cũng có nhân viên ở trình độ trung cấp. Nhìn chung cơ cấu về trình độ của các nhân viên trong Chi Nhánh tương đối. Tỷ trọng nhân viên tốt nghiệp đại học cao. Tuy nhiên trình độ cao hay thấp không nhất thiết quyết định sự tồn tại và phát triển của Chi Nhánh. Ngày nay con người có xu hướng chạy theo bằng cấp mà quên rằng nó chưa thể quyết định được mọi thứ. Nếu có bằng cấp cao chưa có thể làm kinh doanh giỏi. Vì Chi Nhánh thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm nên không những đòi hỏi có bằng cấp Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com [...]... yếu là tốt nghiệp cao đẳng hay trung cấp, sơ cấp, một số ít tốt nghiệp đại học Các nhân viên này chỉ do sự tuyển dụng của Chi Nhánh nên không là nhân viên chính thức của Công Ty tại Biên Hoà Chế độ tuyển dụng đào tạo nhân viên: Mọi hoạt động của Chi Nhánh đều do Công Ty tại Biên Hoà kiểm soát và quản lý, bởi vì Chi Nhánh là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà Do đó, việc... Unregistered Version - http://www.simpopdf.com * Tình hình trả công lao động tại Chi Nhánh: Bên cạnh vấn đề về con người còn có vấn đề mà chúng ta cần quan tâm, đó là tại sao con người trong Chi Nhánh họ không có xu hướng nghỉ việc hay thay đổi nơi làm việc cho mình Về tiền lương, Công Ty trực tiếp trả lương cho nhân viên Chi Nhánh, những Công Ty có thực hiện chế độ tiền lương theo phương pháp khoán sản... ngày một tốt hơn Nhận xét về tình hình nguồn nhân lực tại Chi Nhánh: Nhìn chung tình hình lao động tại Chi Nhánh có nhiều lợi thế: có trình độ lao động cao tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động tại Chi Nhánh Tuy nhiên không phải nhất thiết bằng cấp cao thì mới có thể làm việc tốt được, mà đòi hỏi nhân viên phải có năng lực thật sự trong công việc, nhân viên phải nỗ lực hết sức cho công việc thì mới...Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com mà còn phải có khả năng nghề nghiệp nhằm đáp ứng được yêu cầu của công việc là làm thế nào thu hút được khách hàng về phía mình, làm tăng số lượng tiêu thụ, mở rộng thị trường... đầu tiền lương bình quân của nhân viên là 1.500.000đ/người/tháng nhưng thời gian trở lại đây do tình hình kinh doanh ở Chi Nhánh hoạt động tốt số lượng sản phẩm tiêu thị nhiều nên lương của nhân viên có cao hơn so với trước, cụ thể là: 1.700.000đ/người/tháng Do đó nhân viên có thêm động lực để làm việc, họ không có xu hướng nghỉ việc Chính sách khoán sản phẩm của Công Ty đã thúc đẩy ý chí làm việc của... bởi vì Chi Nhánh là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà Do đó, việc tuyển chọn nhân viên cho Chi Nhánh đều do Công Ty quyết định, Chi Nhánh chỉ là người trung gian giới thiệu cho Công Ty còn phần quyết định vẫn do Công Ty Các nhân viên trong Chi Nhánh đảm nhận mọi nhiệm vụ nhất định và hỗ trợ nhau hoàn thành mục tiêu chung của Chi Nhánh Người lãnh đạo có quyền quản lý . kho Ghi chú : - ĐDMV : đại diện mại vụ - : quan hệ tham mưu - : quan hệ trực tuyến Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com phần Đường Biên Hoà. Mặt dù. bộ phận: Do Chi Nhánh là đơn vị trực thuộc Công Ty cổ phần Đường Biên Hoà nằm trong khu vực công nghiệp Biên Hoà I, thành phố Biên Hoà, tỉnh Đồng Nai nên cơ cấu tổ chức của Chi Nhánh chỉ. cần phải: - Lập hoá đơn bán hàng tại Chi Nhánh. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Cập nhật số liệu tiêu thụ sản phẩm vào máy tính. - Lập phiếu nhập