Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lí dự án ngày nay
Kuhn Reas Reco sess Harmmmit oniz e M 11 - Pe op le w ar e Sep 11 Churn Ambiguity Gues si Games ng s Tool Negotiations M on ito rin g s es oc Pr Unp redi ctab ility Infrastructure GO! Tim e-f ram Non-linear e ls oo T ert Al QLDA NGÀY NAY!!! SLI M N ’PLA K O COM CO OV Reviews Authority Risk on ocumentati D Testing Cr it e ria s Differences $$ k Ris rs Use Co m pr es si on ile Ag Security QUALITY Good-enuf ge ia Tr Dot-bomb Priorities Networks Eth IEEE AC M ics n leo e am Ch DM Ri sk Cri teri a Stakeholders re ss u Pre Sch Sta edule ff “Knowledge is of two kinds: We know a subject ourselves, or where can find information about it” Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết chủ thể, hay biết tìm kiếm thơng tin đâu Samuel Johnson, 1709-1784 M 11 - HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Thơng tin xác kịp thời thiết yếu cho việc quản lý dự án Hầu hết DA có nhiều liệu (data) mà khơng đầy đủ thơng tin (information) thích hợp dự án đâu so với mục tiêu tiến độ, chi phí, chất lượng Định luật 80-20: thiết yếu mà tầm thường nhiều (There will be the vital few and trivial many) M 11 - HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Vì thế, hệ thống để thu thập, xếp phân phối thông tin cần thiết cho DA HTTT QLDA xác hồn chỉnh phải thiết lập để tạo tảng cho dự án vận hành HTTT QLDA nơi lưu trữ thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát dự án hiệu cung cấp cho bên liên quan (stakeholders) “kho” thơng tin tình trạng dự án M 11 - HTTT QLDA: Định Nghĩa Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ, hoạch định, báo cáo, dự báo kiểm soát hầu hết khía cạnh DA Bao gồm nhiều công cụ kỹ (cả tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, cung cấp kế hoạch thành QLDA M 11 - HTTT Trong Hệ Thống QLDA Kiểm Soát HTTT QLDA Hoạch Định Thông Tin Hệ Thống QLDA Hỗ Trợ từ Tổ Chức Nhân Sự Văn Hoá Nguồn: Cleland Ireland, 2002 M 11 - HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin Chỉ dẫn tổ chức thông tin hổ trợ Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA Các sách, thủ tục, thị DA Thông tin kinh nghiệm (historical information) Các tập tin từ DA khác Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu DA trước Ngân sách, tiến độ, thước đo thực thi kỹ thuật DA trước Thông tin DA thời (current project information) Tập tin cũ từ DA thời khơng cịn cần thiết cho cơng việc thực Vật liệu thay Hồ sơ nhân viên cũ Hợp đồng lý M 11 - Thơng Tin: Các Thuộc Tính Đúng đắn (accurate) Chính xác (precise) Đáng tin cậy (reliable) Mức độ chi tiết (level of detail) Các đồ họa, hình ảnh, minh họa khác Toán học số M 11 - Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Chủ đầu tư/Khách hàng •Tình Lãnh đạo cơng ty •Tình trạng tiến triển DA •Các thay đổi quan trọng chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Khó khăn việc thực mục tiêu DA trạng tiến triển DA •Các thay đổi quan trọng chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi nhu cầu tài ngun •Khó khăn việc thực mục tiêu DA M 11 - 10 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thơng Tin Cần Giám Đốc DA •Tình trạng tiến triển DA •Các thay đổi quan trọng chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi nhu cầu tài nguyên •Các yêu cầu hay thay đổi tiêu chí kỹ thuật •Giải vấn đề hay chậm trể định quan trọng •Tình trạng tiến triển phần tương ứng Trưởng phịng họ chức •Các thay đổi thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc trách nhiệm họ •Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm họ M 11 - 36 TRUYỀN ĐẠT TRONG MƠI TRƯỜNG ĐA VĂN HỐ Sự khác biệt truyền đạt văn hóa: Chú trọng vào nhiệm vụ hay phát triển quan hệ Vai trò truyền đạt viết (văn bản) Vai trò họp Phong cách tranh luận lý giải Mức độ hình thức truyền đạt cá nhân Phong cách trình bày miệng Các hành vi truyền đạt phi ngôn ngữ M 11 - 37 TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Các phẩm chất cho việc truyền đạt thành cơng văn hóa Kiên nhẫn Khoan dung Khách quan Thông cảm Tôn trọng M 11 - 38 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Mục đích việc trình bày Trình bày thành đạt Cập nhật thơng tin cho thính giả Trình bày nhiệm vụ chức tổ chức cho đơn vị có quan tâm Đưa vấn đề tồn tại, bàn bạc để tìm giải pháp Thu hút người nghe để nhận trợ giúp chấp nhận cho ý tưởng M 11 - 39 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Hình thành chiến lược Hiểu biết phương tiện Nói phù hợp với lỗ tai Chú trọng vào phần Mở đầu kết luận Làm sinh động trình bày Sử dụng cơng cụ nghe nhìn cách hiệu Chuẩn bị cho câu hỏi M 11 - 40 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Các bước trình trình bày Chuẩn bị Trình bày Nhận phản hồi từ thính giả M 11 - 41 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU Chuẩn bị Đánh giá mức độ cần thiết buổi trình bày Chuẩn bị nội dung thật cẩn thận Chuẩn bị kiến thức, thông tin cần thiết trình bày Xem xét lựa chọn người trình bày Xác định cách thức tiến hành buổi trình bày M 11 - 42 KỸ NĂNG PHẢN HỒI Khi nhận đưa phản hồi, cần thực tế, lịch sự, vui vẻ M 11 - 43 KỸ NĂNG PHẢN HỒI Người gửi người nhận cần có: Sự trí mục tiêu người nhận Những động có tính xây dựng Chú trọng vào tơn trọng M 11 - 44 KỸ NĂNG PHẢN HỒI Đưa phản hồi Nên cụ thể chung chung Mô tả, không phán Thảo luận điều mà người hành động theo Chọn hai điều mà người nhận trọng vào Khơng giấu phản hồi tiêu cực có liên quan Tránh suy luận động cơ, dự định, cảm xúc Giới hạn phản hồi vào điều biết chắn Thời điểm quan trọng M 11 - 45 KỸ NĂNG PHẢN HỒI Người nhận phản hồi Cởi mở với điều bạn nghe Nếu có thể, nên ghi chép lại Đề nghị cho ví dụ cụ thể, thấy cần Phán phản hồi sở người đưa phản hồi M 11 - 46 KỸ NĂNG PHẢN HỒI Bước đầu cho việc đưa phản hồi xây dụng Đưa đề nghị, lời khuyên Đề nghị lời khuyên, đóng góp Chấp nhận từ chối đóng góp lời khuyên M 11 - 47 KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Tiêu chuẩn báo cáo tốt: Có ấn tượng Ngơn ngữ sử dụng dễ hiểu Các câu đoạn viết có độ dài vừa phải Sử dụng nhiều tiêu đề, đề mục Xác định rõ mục tiêu, đối tượng Có phần tóm tắt ngắn gọn trang đầu Các thực tế kết đạt được trình bày xác, rõ ràng Đặt vấn đề rõ ràng Các thông tin liệu phân tích cẩn thận Có phần kết luận chung Các kiến nghị nhấn mạnh vào điểm có tính chất thực tế Có dẫn ghi hướng dẫn người đọc M 11 - 48 KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Chỉ dẫn cho việc viết có hiệu Có chiến lược rõ ràng Viết cách logic có cấu trúc chặt chẽ Sử dụng công cụ định dạng màu sắc cách có hiệu Viết cách ngắn gọn súc tích Sử dụng sơ đồ hình vẽ cách khơn ngoan Chú tới phong cách giọng điệu Tránh lỗi tả M 11 - 49 KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Mục đích Các dạng báo cáo Báo cáo cung cấp thơng tin Báo cáo phân tích Báo cáo đưa khuyến nghị M 11 - 50 KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Các bước tiến hành viết báo cáo Chuẩn bị viết báo cáo Xem xét cách bố trí trình bày Tiến hành viết báo cáo Duyệt lại lần cuối ... tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm họ M 11 - 11 QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN Sự cần thiết hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA) Khái niệm HTTT QLDA Các thuộc tính thơng... cho dự án vận hành HTTT QLDA nơi lưu trữ thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát dự án hiệu cung cấp cho bên liên quan (stakeholders) “kho” thơng tin tình trạng dự. .. Thông tin xác kịp thời thiết yếu cho việc quản lý dự án Hầu hết DA có q nhiều liệu (data) mà khơng đầy đủ thơng tin (information) thích hợp dự án đâu so với mục tiêu tiến độ, chi phí, chất