Đang tải... (xem toàn văn)
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng
BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Trịnh Thị Như Quỳnh CQ 47/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2 Chuyên ngành : Tin học tài chính kế toán Mã số : 404 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: THS.HÀ VĂN SANG HÀ NỘI – 2013 LỜI CAM ĐOAN Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập. Tác giả Trịnh Thị Như Quỳnh Trịnh Thị Như Quỳnh 2 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được rất nhiều kiến thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thì phải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ của các thầy cô trường Học viện Tài chính. Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo HÀ VĂN SANG, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp. Cuối cùng em xin được chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2 đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty. Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2013 Sinh viên Trịnh Thị Như Quỳnh Trịnh Thị Như Quỳnh 3 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp MỤC LỤC DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin PPKKTX Phương pháp kê khai thường xuyên TK Tài khoản PXK Phiếu xuất kho VCNB Vận chuyển nội bộ TNHH Trách nhiệm hữu hạn GTGT Giá trị gia tăng CK Chiết khấu CKTM Chiết khấu thương mại TTĐB Tiêu thụ đặc biệt CPBH Chi phí bán hàng CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp PNK Phiếu Nhập kho DT Doanh thu TTĐB Tiêu thụ đặc biệt DN Doanh nghiệp Trịnh Thị Như Quỳnh 4 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp Trịnh Thị Như Quỳnh 5 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp DANH MỤC CÁC HÌNH Trịnh Thị Như Quỳnh 6 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng. Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Hùng Chung Nghĩa 2, được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em quyết định lựa chọn đề tài “ Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2” . Với đặc thù kinh doanh của công ty là thương mại thì hoạt động mua bán hàng hóa là hoạt động chính và quạn trọng nhất mang lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Hiện nay, tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để hạch toán. Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán bán hàng giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: là hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH Hùng Chung Nghĩa 2. Trịnh Thị Như Quỳnh 7 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp - Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là: + Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế. + Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầu của nghiệp vụ bán hàng. + Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về hàng hóa và công nợ. + Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo. - Phương pháp sử dụng nghiên cứu đề tài: Đề tài đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như nghiên cứu lý thuyết, thực nghiệm, điều tra, phỏng vấn, tư duy logic, phương pháp phân tích hệ thống, phân tích thống kê, so sánh và các phương pháp tin học hoá. - Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: Microsoft Visual Studio C# 2008. - Nội dung của đề tài: ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo tập trung chủ yếu vào 3 chương: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2. Trịnh Thị Như Quỳnh 8 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin Các khái niệm: Thông tin: là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thông tin được coi như là một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu. + Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử có mối quan hệ với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. Vd: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thông tin… + Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. 1.1.1. Các yêu cầu đối với HTTT Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau: 1.1.1.1. Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác. Trịnh Thị Như Quỳnh 9 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp 1.1.1.2. Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức. 1.1.1.3. Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết. 1.1.1.4. Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết. 1.1.1.5. Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức. 1.1.2. Quá trình phát triển một hệ thống thông tin 1.1.2.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án. Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với hệ thống mới. Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề: - Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thế nào? - Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì? Trịnh Thị Như Quỳnh 10 CQ47/41.01 [...]... kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Hình 1.5: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính 1 .2. 6 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng 1 .2. 6.1 Kế. .. thanh toán Số tiền thanh toán CK thanh toán Trịnh Thị Như Quỳnh 32 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 2. 1.1.Giới thiệu về công ty 2. 1.1.1.Đặc điểm tình hình chung của công ty Tên Công ty: Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung. .. theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết Trịnh Thị Như Quỳnh 28 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính... chính Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Hình 1.4 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ 1 .2. 5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực... kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính - Hình thức kế toán Nhật ký chung Trịnh Thị Như Quỳnh 23 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp 1 .2. 5.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các... đốc 2. 1.1 .2. Quy trình bán hàng của công ty Hình 2. 1 Quy trình bán hàng của công ty 2. 1 .2 Cơ cấu của công ty Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2 là công ty hạch toán độc lập dưới sự quản lý trực tiếp Giám đốc và phó Giám đốc (những người sáng lập) Tổ chức bộ máy quản lý gồm năm phòng ban và mỗi phòng ban đều có các trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về công việc... trình bán hàng 1 .2. 2 Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng 1 .2. 2.1 Doanh thu bán hàng * Khái niệm: Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành theo QĐ 149 /20 01/QĐ-BTC ngày 31/ 12/ 2001 định nghĩa doanh thu như sau: Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần. .. nghiệp Hình 2. 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Giám đốc công ty: Là người điều hành hoạt động chung của công ty, trực tiếp liên quan đến mảng hoạt động: nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản, buôn bán vật liệu xây dựng, …chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc kinh doanh của công ty Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc và trực tiếp giúp Giám đốc quản lý về lĩnh vực mặt hàng của công ty Các phòng... hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Hình 1 .2 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái Trịnh Thị Như Quỳnh 25 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp 1 .2. 5.3 Hình thức kế toán Chứng từ... lại * Giảm giá hàng bán: Trịnh Thị Như Quỳnh 21 CQ47/41.01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp - Nội dung: Là khoản giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách trong hợp đồng - Tài khoản sử dụng: TK 5 32- Giảm giá hàng bán 1 .2. 3 Các tài khoản kế toán sử dụng Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng . Tiêu thụ đặc biệt DN Doanh nghiệp Trịnh Thị Như Quỳnh 4 CQ47 /41. 01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp Trịnh Thị Như Quỳnh 5 CQ47 /41. 01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế. nghiệp tại công ty. Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2013 Sinh viên Trịnh Thị Như Quỳnh Trịnh Thị Như Quỳnh 3 CQ47 /41. 01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp MỤC LỤC DANH. thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập. Tác giả Trịnh Thị Như Quỳnh Trịnh Thị Như Quỳnh 2 CQ47 /41. 01 Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong