Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA.doc.DOC

Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA

Lời mở đầu

Có thể thấy rằng kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp phải đơng đầu với hàng loạt những khó khăn thử thách từ môi trờng bên ngoài cũng nh những vấn đề nảy sinh trong nội bộ doanh nghiệp Ng ời ta vẫn thờng nói: Quản trị kinh doanh là khoa học, quản trị kinh doanh là nghệ thuật với ý nghĩa nhà quản trị phải nắm chắc và biết vận dụng những quy luật trong quá trình vận động của tự nhiên xã hội cũng nh tạo ra mối quan hệ hài hoà giữa các cá nhân để phát huy tối đa lợi thế của họ phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp Các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Điều hành và kiểm tra Trong đó chức năng kiểm tra có vai trò hết sức quan trọng Theo H Rayol: " Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xen mọi việc có đợc thực hiện theo nh kế hoạch đã đợc vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã đợc ấn định hay không? Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con ng ời và hoạ động " Đối với các nhà quản trị, kiểm tra còn có ý nghĩa giúp họ đ a ra các quyết định điều chỉnh một cách phù hợp, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đi theo một mục tiêu chung đã định.

Không có một doanh nghiệp nào trong suốt quá trình hoạt động của mình mà không phải thực hiện các quyết định điều chỉnh Điều chỉnh là tất yếu bởi điều chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp thích ứng với sự biến động của môi trờng kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng nh tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu dài.

Với những kiến thức đã đợc học cùng với kinh nghiệm thực tế qua quá trình thực tập tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LGIS-VINA, trong chuyên đề này em xin trình bày một số vấn đề về công tác thu thập thông tin cho quá trình kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.

Nội dung chuyên đề bao gồm hai phần chính:

Phần 1: Phần lý thuyết chung.

Thế nào là điều chỉnh? Lập sơ đồ phân hệ thông tin điềuchỉnh các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.ứng dụng các khái niệm và sơ đồ trên vào thực tế hoạt động củacông ty

Phần 2: Phần thực hành.

Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện

các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA.

Để giải quyết đợc những vấn đề trên em đã cố gắng vận dụng kiến thức mình đã học vào thực tế hoạt động của công ty LGIS-VINA Tuy nhiên do còn hạn chế về nhận thức cũng nh kinh nghiệm thực tế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự góp ý, đánh giá của thầy để hòan thiện hơn nữa chuyên đề của mình Trong quá trình thực hiện chuyên đề, em đã nhận đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Kim Truy cũng nh sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty LGIS-VINA Em xin chân thành cảm ơn.

Phần 1

Lý luận chung về công tác kiểm tra và điều chỉnh các quyết định sản xuất kinh

doanh trong doanh nghiệp.

I Tổng quan về hoạt động kiểm tra trong doanh nghiệp.

1.1.Khái niệm kiểm tra.

Kiểm tra là quá trình xem xét, đo l ờng, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, hế haọch của doanh nghiệp đợc hoàn thành một cách có hiệu quả nhất.

Kiểm tra đợc thực hiện không chỉ nhằm phát hiện các sai sót, ách tắc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có giả pháp xử lý kịp thời mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để tận dụng, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đạt tới mục tiêu đã định.

1.2 Vai trò của kiểm tra.

 Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng sai của đ ờng lối chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và dự án, tính tối u của cơ cấu tổ chức.

 Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch đ ợc thực hiện với hiệu quả cao.

 Kiểm tra giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp thực thi đợc quyền lực quản lý của mình.

 Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự biến động của môi trờng.

 Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới doanh nghiệp.

1.3 Bản chất của kiểm tra.

 Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của cáchoạt động.

Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo l ờng kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch Sau đó để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đa ra một chơng trình điều chỉnh và thực hiện ch ơng trình nhằm đi tới kết quả mong muốn.

Tuy nhiên cơ chế xác định các sai lệch nh trên có nhiều khuyết điểm:

- Gây tốn kém cho doanh nghiệp do phải khắc phục những hậu quả của sự sai lệch.

- Hầu nh không có tác dụng đối với việc nâng cao chất lợng của quá trình tạo ra sản phẩm.

- Hình thức kiểm tra này không có tác dụng dự báo cho các nhà quản trị doanh nghiệp Đó chính là nguyên nhân ra đời của hệ thống kiểm tra dự báo.

 Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo.

Hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình thực hiện đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Hình thức kiểm tra này đảm cho các hoạt dộng điều chỉnh có thể thực hiện trớc khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hởng.

Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo.

Với hệ thống kiểm tra này doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình thu thập thông tin đầu vào và thông tin hoạt động đáy ứng một số yêu cầu sau:

 Phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng nh các đầu vào và những quá trình quan trọng.

 Xây dựng mô hình hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt động nhất định.

 Đảm bảo mối liên hệ thờng xuyên giữa đầu vào, đầu ra của hệ thống  Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào, đầu ra so với kế

hoạch và ảnh hởng của chúng tới kết quả cuối cùng.

 Tiến hành các tác động kịp thời lên các yếu tố của hệ thống dể điều chỉnh những sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.

1.4 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra.

Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều vơn tới mục tiêu xây dựng một hệ thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch đặt ra Hệ thống đó cần đáp úng các yêu cầu:

1.4.1 Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo kế hoạch.

Hệ thống kiểm tra phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch

1.4.2 Hệ thống kiểm tra phải đồng bộ.

Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lợng của cả quá trình chứ không phải chỉ quan tâm đén chất lợng cuối cùng của hoạt động.

1.4.3 Kiểm tra phải công khai, chĩnh xác, khách quan.

Việc kiểm tra phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời Tránh thái độ định kiến, không công bằng, u thành tích.

1.4.4 Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong doanh nghiệp.

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.

- Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cơ cấu tổ chức và con ngời trong doanh nghiệp.

- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị.

- Kiểm tra phải đơn giản, tạo điều kiện cho cá nhân sử dụng kinh nghiệm, sự kháo léo của mình để hoàn thành công việc đợc giao.

1.4.5 Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.

Hệ thống kiểm tra phải cho phép tién hành đo lờng đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả cũng nh áp dụng nhiều phơng pháp kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tợng.

1.4.6 Kiểm tra cần phải hiệu quả.

Theo nghĩa, kiểm tra có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với mức chi phí thấp nhất.

1.5 Hệ thống kiểm tra.

Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm những con ngời, phơng pháp công cụ để thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của quá trình kiểm tra: giám sát hoạt động, đo lờng, đánh giá hoạt động và tiến hành điều chỉnh.

1.5.1 Quá trình kiểm tra.

Một quá trình kiểm tra phải bao gồm các công việc: xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra, thu thập thông tin đấnh giá các hoạt động và có các biện pháp điều chỉnh nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có, đảm bảo cho doanh nghiệp đi đúng mục tiêu đã định.

Sơ đồ: Quá trình kiểm tra.

1.5.2 Xác định các tiêu chuẩn kiểm tra.

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.

Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra

Đo lờng và đánh giá

Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản

 Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con ngời Mục tiêu là tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thớc đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá két quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành nghĩa vụ đợc giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân.

 Các tiêu chuẩn thực hiện chơng trình

 Các xhỉ tiêu chất lợng đối với sản phẩm, dịch vụ

 Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

 Các tiêu chuẩn về vốn : là cơ sở đánh giá sự đầu t và hiệu quả sử dụng vón kinh doanh của doanh nghiệp.

 Các chỉ tiêu thu nhập.

Khi xây dựng các tiêu chuẩn doanh nghiệp cần chú ý lợng hoá các tiêu chuẩn kiểm tra về dạng định lợng; tối thiểu hoá các tiêu chuẩn cũng nh đảm bảo sự linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

1.5.3 Đo lờng và đánh giá sự thực hiện.

 Đo lờng sự thực hiện.

Việc đo lờng sự thực hiện các hoạt động đợc tiến hành tại các điểm kiểm tra thiết yếu và khu vực hoạt động thiết yếu Không chỉ đo lờng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đo lờng trong từng giai đoạn hoạt động, những dáu hiệu và thay đổi có thể ảnh hởng đến kết quả hoạt động để có tác động điều chỉnh kịp thời.

 Đánh giá sự thực hiện các hoạt động.

Dựa trên những tiêu chuẩn đã đợc vạch ra doanh nghiệp cần tiến hành xem xét sự phù hợp giữa thực hiện với kế hoạch Nếu có bất kỳ một sai lệch nào trong quá trình thực hiện thì các nhà quản trị phải tiến hành phân tích các nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động cảu doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần điều chỉnh hay không và tién hành xây dựng chơng trình điều chỉnh nếu cần.

1.5.4 Điều chỉnh các hoạt động.

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.

1.6 Các kỹ thuật kiểm tra.

Ngày nay với sự tin bộ của khoa học quản lý và sự xuất hiện những công cụ hiện đại, hàng loạt các công cụ phơng tiện đã ra đời đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh.

2.3.1 Các công cụ kiểm tra truyền thống.

 Các dữ liệu thống kê.

Dữ liệu thống kê phản ánh rõ ràng nhất kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nh:

- Tình hình lãi - lỗ trong sản xuất kinh doanh.

Qua phân tích các dữ liệu thống kê sẽ cho ta thấy xu thế vận động của các sự vật hiện tợng Chính vì vậy nó là công cụ hữu hiệu của kiểm tra.

 Các bản báo cáo kế toán tài chính.

Báo cáo kế toán tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài chính nh tài sản, vốn, công nợ cũng nh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.

Các báo cáo tài chính đợc sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm và dịch vụ vào, ra khỏi doanh nghiệp Chúng là công cụ cơ bản để giám sát ba điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp:

- Khả năng thanh toán - Điều kiện tài chính chung

- Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp

Hình thức của các báo cáo tài chính:

- Bảng cân đối kế toán:

Phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định Thông qua bảng cân đối kế toán có thể đánh giá một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ:

Báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu t và hoạt động tài chính.

Báo cáo lu chuyển tiển tệ là công cụ kiểm tra rất quan trọng vì chúng thể hiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

- Ngân quỹ

Ngân quỹ của doanh nghiệp thể hiện sự biến dộng lu lợng tiền mặt của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Tuy nhiên để kiểm tra bằng ngân quỹ có hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác lập đợc những tiêu chuẩn hợp lý để dựa vào đó, các chơng trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về các nguồn lực khác Đồng thời doanh nghiệp cũng phải có một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết đợc các ngân quỹ đang và sẽ đợc thực hiện nh thế nào.

- Các báo cáo và phân tích chuyên môn.

Tài liệu này thờng đợc sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp Nhờ các báo cáo và phân tích chuyên môn các nhà quản trị có thể phát hiện đợc những nguyên nhân sâu xa của những sai lệch mà không một báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ và dự báo đợc những vấn đề càn giải quyết, những cơ hội cần tận dụng.

2.3.2 Các công cụ kiểm tra hiện đại.

 Phơng pháp đánh giá và kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc theo sơ đồ mạng.

 Lập ngân quỹ cho chơng trình mục tiêu

1.7 Các công cụ và phơng tiện kiểm tra.

Ngoài các công cụ kiểm ra thông thơng nh các hệ thống biểu mẫu, văn bản báo cáo, ngày nay trong doanh nghiệp còn sử dụng những phơng tiện hiện đại nh điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo dõi đo lờng chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý

II Điều chỉnh và phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.

2.1 Khái niệm điều chỉnh.

Điều nhỉnh là việc phát hiện các sai lệch tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa thực hiện với mục tiêu ; từ đó đa ra các giải pháp để xoá bỏ sai lệch.

Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những bớc sau:  Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.

 Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu.

 KHi tiến hành điều chỉnh các nhà quản trị phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.

 Nguyên tắc cơ bản của điều chỉnh là tránh để lỡ thời cơ , tránh bảo thủ  Phải căn cứ vào tình hình thực tế mà kết hợp các phơng pháp điều chỉnh

cho hợp lý.

Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chơnh trình điều chỉnh trong đó chỉ rõ:

- Mục tiêu của của điều chỉnh - Nội dung điều chỉnh.

- Ngời tiến hành điều chỉnh - Biện pháp công cụ để điều chỉnh - Thời gian điều chỉnh

Các quyết định điều chỉnh cũng chỉ là một quyết định thờng xuyên xảy ra trong quản trị nhng đôi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhng kịp thời cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả cao.

Thông thờng điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tợng quản trị và cũng có thể làm thay đổi cả mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp nếu hoạt động kiểm tra chỉ ra sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với tình hình mới.

2.2 Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.2.2.1 Khái niệm thông tin.

 Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tợng trong sự tơng tác và vận động của chúng

 Thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, đ-ợc thu nhận, đđ-ợc cảm thụ và đđ-ợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh Có thể nói thời đại ngày nay là thời đại của thông tin với vô vàn kênh truyền tin khác nhau Các nhà quản trị muốn tổ chức điều hành thành công doanh nghiệp của mình thì nhất thiết phải thiết lập đợc một hệ thống truyền tin trong doanh nghiệp, đảm bảo sự phối hợp hoạt động cũng nh để ra các quyết định sản xuất kinh doanh có hiệu quả

2.2.2 Quyết định quản lý.

Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp nhằm định ra mục tiêu, chơng trình và tiêu chuẩn hoạt động của doanh nghiệp , để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trờng.

2.2.3 Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.

Trong một hệ sản xuất kinh doanh cần thiết phải xây dựng đợc một mạng lới thông tin liên lạc giữa các bộ phận cũng nh đảm bảo cho chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể đa ra những quyết định quản lý phù hợp Thông thờng các phân hệ thông tin gồm có:

- Phân hệ thông tin điều khiển hệ thống

- Phân hệ thông tin điều chỉnh.

Ngoài ra còn có phân hệ thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho lãnh đạo cũng nh những cán bộ quản lý trong doanh nghiệp.

Kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi cán bộ quản trị kinh doanh phải hết sức nhạy bén linh hoạt trong việc ra các quyết định Chính vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin điều chỉnh không chỉ là một yêu cầu mà còn là đòi hỏi của bất cứ một nhà lãnh đạo nào.

Qua sơ đồ trên ta có thể thấy: muốn có đợc các quyết định điều chỉnh thì doanh nghiệp nhất thiết phải sử dụng thành thạo hai công cụ: hạch toán kề toán và hạch toán thống kê Những thông tin về các nguồn lực đợc sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh ngay từ đầu phải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ đảm bảo chất lợng cũng nh sự phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đa ra Không chỉ kiểm soát đầu vào, tất cả những thông tin trong quá trình diễn ra các hoạt động của doanh nghiệp cũng đợc mã hoá, thống kê, đối chiếu

với kế hoạch đặt ra Nguồn thông tin này lu chuyển từ cấp quản lý thấp nhất cho đến các cấp quản lý cao hơn Thông tin qua xử lý tại bộ phận tham mu cho lãnh đạo sẽ đợc chuyển lên cấp lãnh đạo cao nhất Nếu có bất cứ sai sót nào xảy ra trong suốt quá trình hoạt động từ cung ứng đầu vào cho đến kết quả cuối cùng thì cán bộ quản trị phải đa ra các quyết định điều chỉnh, tác động vào hệ sản xuất kinh doanh, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra.

Các công cụ sử dụng trong phân hệ thông tin điều chỉnh: hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh muốn phát huy tối đa lợi ích của chúng buộc doanh nghiệp phải xây dựng đợc một hệ thống kế toán tài khoản thống nhất, linh hoạt và gọn nhẹ Bởi lẽ, các công cụ này không chỉ thống kê về số l ợng, chủng loại các yếu tố đầu vào mà chúng còn cho phép kiểm soát đ ợc tình trạng hiện tại cũng nh khả năng đáp ứng đối với các yêu câu sản xuất đặt ra Không những thế, với khả năng kiểm soát th ờng xuyên việc sử dụng các yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất còn giúp cho doanh nghiệp nắm bắt đợc hiện trạng và hiệu quả sử dụng chúng Tất cả những thông tin liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh sẽ đợc thu nhận và chuyển cho bộ phận liên quan Sau khi đã đ ợc xem xét sơ bộ, những thông tin này sẽ đ ợc chuyển cho cấp quản lý cao hơn để đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời kỳ của doanh nghiệp Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp sau khi tiếp nhận thông tin và tiến hành đối chiếu, kiểm tra, xem xét tính chính xác cũng nh mức độ sai lệch của hiện t ợng so với mục tiêu, thảo luận với ban tham mu và tiến hành ra các quyết định điều chỉnh Nói chung việc ra các quyết định điều chỉnh cũng nh các quyết định khác, để đảm bảo tính hiệu quả của quyết định thì doanh nghiệp nhất thiết phải xác lập một hệ thống thông tin chính xác, toàn diện, bao quát mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp Hoạt động điều chỉnh đôi khi chỉ là một điều chỉnh nhỏ không ảnh h ởng gì lớn đến hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên có những quyết định điều chỉnh có khi làm thay đổi hẳn mục tiêu hoạt động của tổ chức Chính vì vậy các nhà quản trị phải hết sức thận trọng khi đ a ra một quyết định diều chỉnh, đặc biệt là quyết định điều chỉnh hẳn mục tiêu chiến lợc của doanh nghiệp

Phần 2

ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại

công ty LGIS - VINA.

I Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA.

1.1.Sự ra đời và phát triển1.1.1.Sự ra đời

Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG-VINATên giao dịch quốc tế: LGIS-VINA

Công ty đợc thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997 theo giấy phép số: 1875/GP của Bộ Kế hoạch và đầu t với thời gian hoạt động là 25 năm Kể từ ngày cấp giấy phép đầu tiên đến nay, Công ty đã nhiều lần đợc Bộ Kế hoạch và Đầu t (MPI) và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (HPC) phê duyệt sửa đổi cấp giấy phép.

Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Huyện Đông Anh – Thành phố Hà Nội ĐT: (84-04) 8820222 Fax: (84-04) 8820220 LGIS-VINA là một công ty liên doanh giữa:

o Công ty chế tạo Máy điện Việt Nam-Hungary (VIHEM), thuộc Tổng công ty Thiết Bị Kỹ thuật Điện – Bộ Công nghiệp

Công ty VIHEM góp 35% bằng 875000 USD Trong đó: - Bằng giá trị quyền sử dụng đất: 731600 USD - Bằng tiền mặt: 143390 USD

Công ty LGIS góp 55%, bằng 1375000 USD (bằng tiền mặt) Công ty LGI góp 10%, bằng 250000 USD (bằng tiền mặt)

Tổng số CBCNV: 103 ngời Trong đó: Ngời Việt Nam là 99 ngời, ngời nớc

ngoài 04 ngời.

Hoạt động chính: Hoạt động chính của công ty là sản xuất lắp ráp Tủ điện trung hạ thế, Tủ điều khiển và bảo vệ Sản xuất lắp ráp, cung ứng vật t, các sản phẩm thiết bị điện, khí cụ điện và lắp đặt trạm điện.

1.1.2.Quá trình xây dựng và hoạt động của công ty

Thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997, ngay sau khi có giấy phép Công ty đã tập trung xây dung nhà xởng, nhà làm việc, lắp đặt thiết bị.

Ngày 31 tháng 8 năm 1998 Công ty hoàn thành công việc xây dung và đI vào họat động sản xuất kinh doanh.

Từ nhận thức đầy đủ vai trò của thị trờng, Công ty đã xác định rõ phơng châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo Chất lợng sản phẩm và dịch vụ là chìa khóa của mọi thành công Công ty không ngừng phấn đấu

để xứng đáng là một trong những nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Việt Nam, nhằm đóng góp một phần nhỏ bé vào sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa của đất nớc.

Ngay sau khi đI vào hoạt động Công ty đã tập trung xây dung hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9000, Tháng 01 năm 1999 Công ty đã nhận đợc chứng chỉ quốc tế ISO 9001, phiên bản 1994 do tổ chức TUV-CERT của Cộng hòa liên bang Đức cấp Tháng 2 năm 2002 Công ty đợc đánh giá và cấp lại chứng chỉ ISO 9001, phiên bản 2000.

Năm 2002 sau một năm đI vào sản xuất Công ty đã có chỗ đứng trong thị tr-ờng sản xuât- kinh doanh Tủ bảng điện, Công ty bắt đầu có lãI hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đến hết tháng 5 năn 2001 Công ty đã bù lỗ hết của những năm trớc.Tính lũy kế( từ ngày hoạt động) đến 03/4/2003 sau sáu năm thành lập và bốn năm rỡi hoạt động, Công ty đã có lãI lũy kế hoạt động là: 8,967,000,000VNĐ.

Đặc biệt cho đến cuối năm 2004, Công ty dẫ cung cấp cho thị trờng Việt Nam hàng trăm đự án cho ngành Điện lực Việt Nam, ngành tàu thủy Việt Nam, các khu công nghiệp … với những sản phẩm chính sau:

Tủ điện hợp bộ trung thế:762 Tủ điện hợp bộ hạ thế: 2025 Tủ điều khiển và bảo vệ: 701

Xuât khẩu( Xuất khẩu nội địa- thay thế hàng nhập khẩu): Ba năm sản xuất kinh doanh Công ty đã thực hiện xuất khẩu nội địa: 7,500,000 USD.Với những thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho ngời lao động, Công ty đã đợc Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng thởng 3 bằng khen về hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu.

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sảnphẩm của doanh nghiệp

 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Doanh nghiệp chuyên về sản xuất các sản phẩm tủ điện trung hạ và cao thế cùng các dịch vụ lắp đặt các trạm biến áp Các sản phẩm của công ty đợc sản xuất trực tiếp tại phân xởng theo thiết kế của phòng kỹ thuật Đối với những sản phẩm đòi hỏi các thiết bị đặc biệt mà phòng kỹ thuật cũng nh khả năng cung ứng của doanh nghiệp không thể đáp ứng thì công ty sẽ nhập từ công ty mẹ.

 Đăc điểm về tiêu thụ sản phẩm:

Các sản phẩm của công ty sản xuất thờng có giá trị lớn và đợc sản xuất theo các đơn đặt hàng thông qua hoạt động đấu thầu dự thầu các dự án , công trình.Chính vì vậy thị trờng tiêu thụ sản phẩm là khá rộng lớn Không chỉ cung ứng trong nớc mà doanh nghiệp còn mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc

bạn: Trung Quốc, Lào, Campuchia, Hàn Quốc…Mục tiêu của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở đây mà tiến xa hơn doanh nghiệp còn phấn đấu trở thành nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Đông Dơng và không ngừng mở rộng thị tr-ờng xuất khẩu sang các nớc Châu Phi và Đông Âu.

 Đặc điểm về trang thiết bị máy móc (MMTB).

Theo báo cáo ngày 31/12/2003 thì Công ty LGIS-VINA có khoảng 30 chủng loại máy móc thiết bị các loại với tổng giá trị theo nguyên giá là khoảng 19.4 tỉ đồng Tổng TSCĐ hữu hình của công ty là 33.7 tỉ đồng, nh vậy có thể thấy doanh nghiệp đã tích cực đầu t vào máy móc thiết bị nâng cao trình độ tự động hóa cũng nh nâng cao năng suất của lao động Đây là yếu tố cơ bản giúp doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm có chất lợng tốt nhất thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng.

Tất cả máy móc thiết bị sử dụng tại công ty đều mới đợc đầu t khi nhà máy đI vào hoạt động thời hạn sử dụng thờng là 8 đến 15 năm Trong những năm qua cùng với việc đầu t cảI tiến máy móc thiết bị công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác bảo dỡng sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ và nâng cao hiệu suất hoạt động của máy; giảm tối đa thời gian ngừng nghỉ giữa các ca máy; phối hợp sử dụng tốt nguồn nhân lực trong công ty Phòng quản lý chất lợng có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp về hiện trạng sử dụng máy móc thiết bị Công việc kiểm tra hàng ngày và phối hợp thông tin họat động từ phân x-ởng sản xuất đến bộ phận quản lý đợc thực hiện một cách nhanh chóng nhịp nhàng tạo điều kiện khắc phục những sai hỏng và có biện pháp sửa chữa kịp thời.

1.3.Tổ chức bộ máy quản lý

CƠ cấu thành viên Hội đồng quản trị và ban giám đốc đã điều hành công ty trong suôt những năm qua nh sau:

Hội đồng quản trị:

Ông Hà Đình Minh Chủ tịch

Ông Young Ho Youn Phó chủ tịch (miễn nhiẹm ngày 1/1/2003) Ông Sung Teub Park Phó chủ tịch (bổ nhiệm ngày 1/1/2003) Ông Jae Hoon Han Thành viên

Ông Dong Won Park Thành viên Ông Byung Tae Kim Thành viên Ông Vũ Văn Vân Thành viên

Cơ cấu bộ máy quản lý:

Tổng giám đốc: Ông Sung Teub Park Giám đốc tài chính: Ông Tae Yu Roh Phó Tổng giám đốc: Ông Lê Vĩnh Hoàn Giám đốc kỹ thuật: Ông Seong Ryong Jo Giám đốc kinh doanh: Ông Seok-Bae Park

Công ty đợc tổ chức theo cơ cấu chức năng với tám phòng ban và các trợ lý giám đốc Với kiểu tổ chức này các cá nhân trong công ty đợc phân công nhiệm vụ rất rõ ràng phù hợp với lĩnh vực mà họ đợc đào tạo Không những thế trong quá trình thực hiện công việc, các cá nhân có thể dễ dàng đợc đào tạo chuyên sâu dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của ngời khác Ưu điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức trong công ty chính là sự gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả thể hiện ở chỗ: Số lợng nhân viên trong một phòng rât ít nhng có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ và đảm bảo chất lợng công việc Bất cứ một cá nhân nào trong mỗi phòng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trởng phòng và phảI báo cáo công việc với phó tổng giám đốc phụ trách bộ phận Sự phân chia trách nhiệm nh vậy không những đã nâng cao ý thức tự giác của mỗi ngời mà còn giúp cho cấp quản lý có thể theo sát mọi hoạt động diễn ra hàng ngày và có sự điều chỉnh phù hợp với tình hình mới Không có một thành viên nào có cổ phần trong số vốn pháp định của công ty Công ty cũng không có bất cứ thỏa thuận nào nhằm mục đích giúp các thành viên đợc góp vốn vào công ty hay vào bất cứ một bên nào khác Ngoài lơng và các khoản phụ cấp theo lơng, không một thành viên nào có bất kỳ một khoản thu nhập nào khác từ một hợp đồng ký với

1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty LGIS-VINA những năm

Qua bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh nghiệp của doanh nghiệp trong những năm vừa qua có thể thấy doanh nghiệp đã đạt đợc những thành quả nhất định Điều này thể hiện ở chỗ:

o Doanh thu của doanh nghiệp trong bốn năm không ngừng tăng lên, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng khối lợng sản phẩm tiêu thụ và mở rộng thị trờng trên khắp cả nớc Đặc biệt, sau khi ổn định việc tổ chức, đến năm 2001, hai năm sau khi đI vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đã dạt đợc tốc độ tăng trởng rất cao: 34% Đến năm 2003, tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp cũng đạt 31% o Chi phí sản xuất kinh doanh trong bốn năm qua đều tăng lên nhng tốc độ tăng thì ngày càng giảm, thể hiện khả năng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

o Lợi nhuận: Tốc độ tăng trởng của lợi nhuận không đều Từ năm 2000 đén năm 2001, lợi nhuận tăng khá cao 68% Riêng năm 2002 lợi nhuận của doanh nghiệp giảm đáng kể, đó là do ảnh hởng của các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm: chi phí vận chuyển, chi phí lãI vay cũng nh ảnh hởng của các khoản điều chỉnh lợi nhuận cho hoạt động đầu t, chi phí lu kho sản phẩm …Nhng ngay năm sau doanh nghiệp đã khắc phục đợc tình trạng này và phấn đấu nâng cao chất lợng sản phẩm mở rộng quy mô tiêu thụ cũng nh tích cực tham gia công tác dấu thầu dự thầu để đem lại cho doanh nghiệp những hợp đồng cung cấp, lắp đặt các sản phẩm tủ, bảng điện Kết quả đã đẩy tốc độ tăng lợi nhuận lên 270% Điều này đã góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thể hiện ở chỗ doanh lợi doanh thu năm 2003 so với năm 2002 đã tăng lên 160.126%.

o Quy mô vốn: Qua số liệu trên có thể thấy doanh nghiệp đã không ngừng mở rộng quy mô vốn hoạt động, tạo điều kiện đáp ứng nhanh các nhu cầu về sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp Đây là kết quả của việc mở rộng sản xuất, chủ động tìm kiếm khách hàng cũng nh việc nâng cao hiệu quả của các bộ phận thành phần trong doanh nghiệp Quy mô vốn hoạt động của doanh nghiệp tăng lên cũng do doanh nghiệp đã tìm đợc nguồn cho vay thích hợp Tuy nhiên điều này cũng ảnh hởng lớn đến cơ cấu vốn của doanh nghiệp làm cho đòn cân nợ tăng lên Kết quả doanh nghiệp phảI chịu chi phí lãI vay hàng năm khá cao.

o Chính vì không có sự cân đối trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp( tỷ suất nợ trong tổng vốn của doanh nghiệp các năm gần đây đều cao hơn so với năm 2001) làm giảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp Các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán đều không thỏa mãn yêu cầu chung Nh vậy doanh nghiệp khó có thể giảI quyết đợc các khoản nợ đến hạn nếu nh không có sự trợ giúp từ tập đoàn LG cũng nh của các bên liên doanh tham gia góp vốn vào công ty.

o Cùng với việc phát triến sản xuất, mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty cũng luôn luôn hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nớc nh thuế GTGT thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nhiệp cũng nh thuế thu nhập cá nhân Đó là một phần đóng góp vào quá trình xây dựng phát triển đất nớc cũng nh đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp.

o Trong những năm qua thu nhập bình quân của ngời lao động Việt Nam cũng tăng lên đáng kể Công ty không chỉ đảm bảo đủ công ăn việc làm cho ngời lao động mà còn quan tâm đến công tác động viên khen thởng khích lệ tinh thần lao động vì tập thể cho mọi ngời Đời sống của ngời lao động trong công ty không ngừng đợc cảI thiện Đó là kết quả cũng nh thành quả của sự hiệp tác lao động, phù hợp với mục tiêu phát triển sản xuất, mở cửa hội nhập nền kinh tế, phù hợp với công cuộc Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nớc, xây dựng đất nớc ngày càng văn minh giàu đẹp hơn.

II Quá trình ra các quyết định điều chỉnh tại công ty LGIS - VINA.

2.1 Quá trình điều chỉnh

Để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng nh phối hợp tốt mọi hoạt động, cung ứng cho khách hàng những sản phẩm hoàn hảo, LGIS - VINA luôn luôn đề thực hiện công tác kiểm tra, phát hiện các sai lệch và điều chỉnh một cách thích hợp.

Dĩ nhiên để có một quyết định điều chỉnh chính xác công ty đã xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Thông tin đợc thu thập từ mọi kênh, từ những tổ đội sản xuất nhỏ, phân xởng, khách hàng